Правила хранения, учёта и использования документов в компании опираются на три акта: 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и Перечень типовых управленческих архивных документов по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Единый регламент архива переносит их на вашу организацию: кто отвечает за архив, по какой номенклатуре формируются дела, как экспертная комиссия отбирает документы к уничтожению, кто и на какой срок получает дела. Документы по личному составу хранятся 50 лет, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет. Дела со сроком хранения свыше 10 лет передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения. Форма хранения следует за формой создания: бумажный подлинник остаётся на бумаге, и скан его не заменяет, а электронный документ хранится в электронном виде вместе с файлом подписи.
Ниже — разделы регламента с нормой-основанием для каждого, сроки для кадровых документов, включая журналы инструктажа со сроком 45 лет, и цикл от номенклатуры до акта о выделении к уничтожению. Отдельно разобран электронный архив КЭДО: проверяемость подписи через годы, выгрузка комплекта файлов, разграничение доступа. Пошаговая инструкция по утверждению регламента, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормы задают правила архива компании и кто за него отвечает
Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков хранения лежит на любой организации, независимо от формы собственности. Это прямо сказано в пункте 2 Правил № 77. Там же дан выбор: организация вправе создать архив как структурное подразделение либо возложить обязанности по хранению, комплектованию, учёту и использованию документов на конкретного работника — лицо, ответственное за архив. Для компании без отдельной службы делопроизводства второй вариант оформляется приказом и строкой в должностной инструкции.
Правила № 77 зарегистрированы в Минюсте 06.09.2023 № 75119, действуют с 17.09.2023 и заменили Правила 2015 года. Они распространяются на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Полный текст с приложениями, включая рекомендуемые формы номенклатуры, описей и актов, размещён на странице Правил на официальном сайте Росархива: формы из приложений удобно брать за основу при составлении регламента.
Кадровому архиву одного закона об архивном деле мало. Сроки задаёт Перечень № 236, форматы электронных кадровых документов — Минтруд, требования к персональным данным — 152-ФЗ. Распределение ролей удобнее держать в регламенте таблицей.
| Нормативный акт | Что регулирует в архиве компании |
|---|---|
| 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» | Обязанность хранить документы, сроки для документов по личному составу 50/75 лет, бесплатная выдача справок по социальной защите граждан (статья 26) |
| Правила, приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | Архив или ответственный работник, номенклатура дел, экспертная комиссия, описи, передача в архив, условия хранения, выдача дел, уничтожение |
| Перечень, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020) | Сроки хранения типовых управленческих документов, включая кадровые и документы по охране труда |
| Отраслевые перечни (приказы Минздрава, ведомственные перечни в образовании, указания Банка России) | Сроки для документов, специфичных для отрасли; для них имеют приоритет над Перечнем № 236 |
| Статьи 22.1-22.3 ТК РФ | КЭДО; по части 8 статьи 22.1 работодатель обеспечивает хранение электронных документов в сроки, установленные законодательством об архивном деле |
| Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н | Состав и форматы электронных кадровых документов, для КЭДО установлен формат PDF/A-1a |
| 152-ФЗ «О персональных данных» | Согласия на передачу данных третьим лицам, включая оператора КЭДО, удаление сведений, не нужных для кадрового учёта |
| Статья 13.20 КоАП РФ | Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов |
Из таблицы видно, что регламент архива не может ссылаться только на 125-ФЗ: для каждого раздела нужна своя норма, а для электронных документов — ещё и трудовое законодательство. Проверьте, есть ли у вас приказ о назначении ответственного за архив: без него остальные разделы регламента некому исполнять.
Лайфхак: начинайте подбор сроков с отраслевого перечня и только потом открывайте Перечень № 236. Обратный порядок даёт типовую ошибку: строка в общем перечне найдена, срок проставлен, а для отрасли действует другой документ с другим сроком.
Сроки хранения кадровых документов: что закладывать в номенклатуру дел
Для завершённых дел по личному составу 125-ФЗ установил два срока, и граница проходит по дате 1 января 2003 года. Личные карточки, трудовые договоры, приказы по личному составу, законченные делопроизводством после этой даты, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Документы охраны труда живут по своей логике: протокол подтверждает разовое событие, а журнал инструктажей доказывает регулярную работу по безопасности за весь период работы человека.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Личные карточки, трудовые договоры, приказы по личному составу | 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | Постоянно |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте (ст. 423 «а» Перечня) | 45 лет |
| Журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ (ст. 423 «б») | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда; программы, списки, переписка об обучении (ст. 421, 422) | 5 лет |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним (ст. 407) | По месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет; в других организациях 5 лет |
| Наряды-допуски и журнал их выдачи (ст. 415, 416) | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях 45 лет |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (ст. 419) | 50/75 лет |
| Нормы обеспечения средствами защиты (ст. 426) | По месту утверждения постоянно; в других организациях 3 года после замены новыми |
Разрыв между журналом инструктажа и протоколом обучения — 9 раз, а в обзорах статью 423 часто подают слитно. В номенклатуре дел журналы инструктажа и журналы проверки знаний ведутся отдельными делами: иначе при ежегодном отборе к уничтожению под 5-летний срок попадёт и то, что хранится 45 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: закончившийся журнал инструктажа уходит в архив, а не на уничтожение. Статья 425 Перечня прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, и при расследовании их запрашивают за весь период работы человека.
Отдельный вопрос — документы, которых в Перечне нет. Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но строки для них в Перечне № 236 не найти. Отсутствие строки не освобождает от хранения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: вы берёте ближайший по смыслу вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда я бы ориентировалась на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей — что ближе по содержанию. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и фиксируется в номенклатуре дел, и на проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Откройте действующую номенклатуру и проверьте, что у каждого дела указан срок и статья перечня, а у дел без строки в перечне есть ссылка на протокол экспертной комиссии.
Электронные кадровые документы в архиве: форма, формат и проверяемость подписи
При КЭДО сроки хранения не меняются: часть 8 статьи 22.1 ТК РФ отсылает к законодательству об архивном деле, и трудовой договор в PDF/A хранится те же 50 лет, что и бумажный. Меняется инфраструктура. По пункту 132 Правил № 77 электронные архивные документы хранятся в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) на физически обособленных носителях, а передаются в архив в те же сроки, что и бумажные, — через 1-3 года после завершения дела.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и держать в архиве бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, и для журналов инструктажа вы живёте с ним 45 лет.»
Единица хранения в электронном архиве — комплект файлов. В него входит сам документ, отсоединённый файл подписи с расширением .sig и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности: МЧД в этом случае становится обязательной частью кадрового документа. Штамп с реквизитами сертификата на странице PDF — визуализация подписи. Проверку целостности проходит версия документа без штампа, а копия со штампом формируется системой отдельно, и в регламенте их нельзя смешивать.
Подпись должна проверяться и через 20 лет, когда сертификат подписанта давно истёк. Для этого к подписи добавляют метку доверенного времени (формат CAdES-T), а при смене криптоалгоритмов поверх неё формируют усовершенствованную архивную подпись CAdES-A. Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев, поэтому без метки времени документ, подписанный работником в первый год работы, к концу срока хранения проверить не получится.
Факт: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T, и информационная система работодателя может расширить её до CAdES-A. Сам Госключ — инструмент подписания, а не архив: файл открепленной подписи должен сохраняться в информационной системе работодателя, платформу архивного хранения на Госуслугах планируют только в 2027 году.
В Добыто исполненный документ переходит во вкладку «Архив» вместе с подписью. Просматривать его могут только сотрудники, которым открыт доступ к электронному архиву, а подписанные файлы скачиваются на устройство в любой момент. Проверьте в своей системе две вещи: сохраняется ли файл .sig рядом с документом и выгружается ли комплект целиком, а не только PDF для просмотра.
Проверьте подпись на документе из электронного архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Структура единого регламента архива: разделы и нормы-основания
Регламент собирает в одном ЛНА то, что Правила № 77 раскладывают по отдельным главам, и добавляет то, чего в Правилах нет: электронный архив КЭДО, доступ по ролям, персональные данные. Ниже — разделы, без которых документ не закрывает цикл «создали — сформировали дело — передали в архив — выдали — уничтожили».
| Раздел регламента | Что прописать | Основание |
|---|---|---|
| Общие положения | Сфера действия: бумажные и электронные документы, в том числе по личному составу; перечень применяемых актов | 125-ФЗ, Правила № 77 |
| Архив и ответственные | Архив как подразделение или работник, ответственный за архив; его полномочия | п. 2 Правил |
| Номенклатура дел | Разрабатывается в конце года, согласуется с экспертной комиссией, утверждается руководителем, вводится с 1 января следующего года; сроки со ссылкой на статьи перечня | п. 11 Правил, Перечень № 236 |
| Экспертная комиссия | Состав, положение о комиссии, экспертиза ценности, решения по документам без строки в перечне | п. 14 Правил |
| Формирование дел и описи | Отдельные описи на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу; срок представления — не позднее 1 года после завершения дел | пп. 62, 63 Правил |
| Передача в архив | Не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел; для электронных документов — тот же порядок | пп. 47, 140 Правил |
| Условия хранения | Для бумаги 17-19 °C и влажность 50-55%, колебания не более 5 °C и 10%; для электронных документов — СХЭД и (или) обособленные носители | пп. 88, 89, 132 Правил |
| Выдача и использование | Акт о выдаче, карта-заместитель, сроки выдачи дел; копии документов работникам; архивные справки | пп. 109-113 Правил, ст. 62 ТК РФ, ст. 26 125-ФЗ |
| Уничтожение | Акт о выделении к уничтожению; в него попадают документы, срок которых истёк к 1 января года составления акта; документы с персональными данными уничтожаются в организации шредированием | пп. 26, 31 Правил |
| Электронный архив КЭДО | Состав комплекта файлов, формат PDF/A-1a, метка времени, доступ по ролям, выгрузка при смене оператора, исключения на бумаге | ст. 22.1-22.3 ТК РФ, приказ Минтруда № 578н |
Последняя строка — та, которой нет в типовых положениях об архиве, написанных до КЭДО. Если компания уже подписывает кадровые документы электронно, раздел про электронный архив согласуют с положением о КЭДО, чтобы перечень документов, которые остаются на бумаге, совпадал в обоих ЛНА.
Образцы кадровых документов для формирования дел и описей
Начните с описи документов личного дела: по ней ответственный за архив проверяет комплектность дела перед передачей на хранение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Порядок работы архива: от номенклатуры до акта о выделении к уничтожению
Архивный цикл в организации годовой. В конце года экспертная комиссия согласует номенклатуру на следующий год, дела закрываются 31 декабря, описи на них составляются в течение следующего года, а дела со сроком свыше 10 лет попадают в архив в окне от 1 до 3 лет после завершения. Документы с истёкшим сроком выделяются к уничтожению актом раз в год.
На практике удобнее сначала разделить документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет. Протоколы, приказы по основной деятельности, инструкции со сроком до 10 лет лежат рядом с кадровой службой, ими пользуются. Журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу уходят в архив, и обращаются к ним редко, но в ситуации, когда искать некогда.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Опись на документы длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились сведения о конкретном работнике, а не только о годе. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а историю инструктажей конкретного человека за весь период работы. Проверьте, найдёте ли вы по своей описи всё по одному сотруднику, уволенному пять лет назад.»
Как утвердить регламент архива и запустить архивный цикл: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о создании архива как подразделения или о назначении работника, ответственного за архив, и внесите обязанности в его должностную инструкцию (п. 2 Правил № 77).
- Шаг 2. Утвердите положение об экспертной комиссии: состав, порядок экспертизы ценности, оформление решений по документам, которых нет в перечне (п. 14 Правил).
- Шаг 3. Проверьте, действует ли для вашей отрасли специальный перечень, затем сверьте сроки с Перечнем № 236 и составьте номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня.
- Шаг 4. Согласуйте номенклатуру с экспертной комиссией в конце года, утвердите у руководителя и введите в действие с 1 января следующего года (п. 11 Правил).
- Шаг 5. Утвердите регламент архива как ЛНА с разделами из таблицы выше; если в компании действует КЭДО, согласуйте раздел об электронном архиве с положением о КЭДО.
- Шаг 6. По завершённым делам составьте отдельные описи на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу не позднее 1 года после завершения дел (пп. 62, 63 Правил).
- Шаг 7. Передайте дела в архив по описям не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения (п. 47 Правил).
- Шаг 8. Раз в год составьте акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта, и уничтожьте документы с персональными данными в организации шредированием после утверждения акта (пп. 26, 31 Правил).
Номенклатура прошлого года и акты о выделении к уничтожению сами становятся документами постоянного хранения. Держите их отдельным делом: при проверке именно по ним видно, что уничтожение прошло по процедуре, а не по усмотрению кадровика.
Использование архива: выдача дел, копии документов работникам, архивные справки
Дела из архива выдаются во временное пользование по акту о выдаче, а на место выданного дела кладётся карта-заместитель (пп. 110, 113 Правил № 77). Срок выдачи по пункту 109 Правил — 1 месяц для работников организации и 6 месяцев для судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов. В регламенте стоит указать, кто подписывает разрешение на выдачу: без этого дело по личному составу уходит в соседний отдел без следа.
Работнику копии документов, связанных с работой, выдаются по статье 62 ТК РФ безвозмездно, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, в том числе поданного через систему КЭДО. Бывшим работникам и их правопреемникам архивные справки нужны чаще всего для пенсии. По статье 26 125-ФЗ организации, у которых есть соответствующие архивные документы, выдают справки и копии, связанные с социальной защитой граждан, включая пенсионное обеспечение, льготы и компенсации, бесплатно.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Регламент разграничивает роли: кто видит личные дела, кто только выдаёт справки, кто выгружает архив. Для электронного архива добавляется ещё один круг лиц — те, кто получает данные вне компании.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему персональных данных должна опираться на согласие работника. Поэтому я советую задавать оператору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, и каждое из этих лиц должно быть названо в согласии.»
Важный нюанс из практики: ответственность за электронный архив лежит на работодателе, даже если файлы физически хранятся у оператора КЭДО. Передачи на ответственное хранение, как для бумажных дел, для электронных документов закон не предусматривает. Отдельно в договоре с оператором проверьте, в каком виде и в какой срок отдаётся архив при расторжении и сколько хранятся данные после этого.
В Добыто документы в разделе «Документы» фильтруются по типу, сотруднику, дате создания и статусу, а подписанные файлы скачиваются на устройство. Выгрузку всех кадровых документов одного работника под запрос суда или под архивную справку собирают по фильтру сотрудника, без поиска по годовым папкам.
Ошибки в организации архива и во что они обходятся
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф — меньшая часть цены ошибки. Уничтоженный журнал инструктажа означает, что через 15 лет после увольнения работника, связавшего заболевание с условиями труда, вы не докажете проведение инструктажей, а доказывать это придётся работодателю.
- Журналы инструктажа уничтожены вместе с протоколами обучения по 5-летнему сроку. Причина — одна строка в номенклатуре на все документы охраны труда. Цена — невозможность подтвердить инструктажи при расследовании несчастного случая или профзаболевания.
- Бумажный подлинник заменён сканом, электронный документ — распечаткой. Делают ради места в шкафу или привычки к бумаге. Скан бумажного документа — электронный образ, и суд вправе истребовать подлинник.
- В электронном архиве хранится только PDF со штампом. Без файла подписи и МЧД документ не пройдёт проверку целостности, а штамп подписью не является.
- Срок для документа без строки в перечне выбран на глаз. Без протокола экспертной комиссии выбор нечем подтвердить на проверке.
- В личных делах лежат сведения, не нужные для кадрового учёта: данные о личном автомобиле, о родственниках сверх необходимого. Такие сведения удаляются, а трудовой договор с паспортными данными, адресом и СНИЛС хранится весь срок — удалить его нельзя.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд сначала отказал работнику: у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника. Кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, за работника подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Архив КЭДО хранит не только документы, но и журнал событий, и этот журнал суд читает как доказательство.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда полный отказ от бумажного архива не подходит
Перевести архив в электронный вид целиком не получится в трёх случаях. Первый — документы, подписанные на бумаге: они хранятся на бумаге до конца срока, оцифровка даёт только копию для работы. Второй — документы, которые по практике ведутся только на бумаге: удостоверения по охране труда, а также документы из перечня исключений, который работодатель утверждает в положении о КЭДО по абзацу 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ, например на случай временной недоступности инфраструктуры подписи. Третий — работники, которые не могут пользоваться системой: подпись за них ставит другой человек, и доказательственная конструкция рушится, как в деле выше. Мы в Добыто закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: так до перевода архива видно, кто из работников реально справляется с подписанием.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации по странице тарифов сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, кастомные шаблоны, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит кадровый архив в электронный вид, считать стоимость стоит от него, а не от тарифа «Старт». УКЭП для сотрудников выпускается через партнёров-удостоверяющие центры, тариф можно повысить или понизить в любое время с пересчётом разницы. Актуальные условия по численности и составу функций — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Регламент архива компании собирает в одном ЛНА требования 125-ФЗ, Правил Росархива № 77 и Перечня № 236 и привязывает их к конкретным людям и срокам: ответственный за архив, экспертная комиссия, годовая номенклатура, описи, передача дел через 1-3 года, ежегодный отбор к уничтожению. Сроки для кадровых документов не зависят от носителя, а форма хранения зависит от формы создания, поэтому бумажные подлинники и электронные комплекты с файлами подписи живут в регламенте по разным правилам. Больше всего потерь дают не штрафы, а уничтоженные по ошибке журналы инструктажа и электронные документы без подписи и журнала событий.
В Добыто подписанные кадровые документы уходят в электронный архив вместе с подписью, доступ к ним разграничен по ролям, а выгрузка по сотруднику, типу и дате закрывает запросы на копии и архивные справки. Раздел регламента об электронном архиве мы помогаем согласовать с положением о КЭДО при подключении.
Частые вопросы о хранении и использовании документов компании
Что делать с бумажными личными делами, заведёнными до перехода на КЭДО?
Они продолжают храниться на бумаге весь срок: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Переход на КЭДО меняет форму только новых документов, поэтому личное дело работника, принятого до перехода, становится смешанным. В описи документов личного дела отметьте, какие документы лежат в папке, а какие хранятся в электронном архиве, иначе при выдаче копий по статье 62 ТК РФ часть документов потеряется.
С какой даты считать срок хранения документа?
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено в делопроизводстве. Приказы по личному составу за 2026 год, законченные в декабре 2026 года, отсчитывают 50 лет с 1 января 2027 года. По той же логике в акт о выделении к уничтожению включаются только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
Что происходит с архивом кадровых документов при ликвидации организации?
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с компанией. По статье 23 125-ФЗ ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт их в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Упорядоченное состояние означает сформированные дела и утверждённые описи, поэтому компания, которая годами не вела описи, при ликвидации делает эту работу разом.
Можно ли хранить электронный архив на своих носителях после ухода от оператора КЭДО?
Да. По пункту 132 Правил № 77 электронные архивные документы хранятся в системе хранения электронных документов и (или) на физически обособленных носителях. Условие одно: выгружается полный комплект — документ в PDF/A, файл подписи .sig с меткой времени, МЧД, если документ подписан по доверенности. Файл PDF со штампом без файла подписи через 10 лет проверить будет нечем.
Нужно ли оставлять уволенному работнику доступ к личному кабинету КЭДО?
Закон этого не требует. Часть операторов КЭДО по умолчанию оставляет уволенному доступ на 6 месяцев только на просмотр и скачивание, чтобы бывший работник сам выгружал документы для нового работодателя. Решение принимает работодатель и фиксирует его в регламенте архива. Право бывшего работника получить копии документов по заявлению от этого не зависит.
Что меняется, если организация включена в список источников комплектования государственного архива?
Номенклатура дел такой организации представляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения 1 раз в 5 лет, а при изменении функций или структуры — раньше. Документы постоянного хранения после сроков временного хранения в организации передаются в государственный или муниципальный архив, поэтому описи на них составляются по формам из приложений к Правилам № 77 без отступлений.
