Типовые сроки хранения документов в организации установлены Перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и личные дела хранятся 50 лет, если дело закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Табели и приказы о ежегодных отпусках хранятся 5 лет, графики отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Для электронных документов сроки те же: так требует статья 22.3 ТК РФ. При вредных и опасных условиях труда срок для табелей, приказов об отпусках и командировках вырастает с 5 до 50/75 лет.
Материал решает практическую задачу кадровика: завести эти сроки в электронный архив так, чтобы документы не исчезли раньше времени и не копились без основания. Внутри — таблица сроков по 19 видам кадровых документов со статьями Перечня, разбор того, что остаётся на бумаге даже при КЭДО, и настройки архива: правила по видам документов, доступ по ролям, выгрузка комплекта с файлом подписи. Пошаговая инструкция, порядок выдачи копий за 3 рабочих дня, тарифы 2026 года и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормы задают сроки хранения кадровых документов
Перечень № 236 распространяется на организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, поэтому для компании в Москве и в любом другом регионе типовые сроки одинаковые. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Официальный текст Перечня на портале правовой информации опубликован сканом на 230 страницах, и номер нужной статьи быстрее искать по алфавитному указателю видов документов в конце акта.
Отметка 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а после этой даты — 50 лет. Та же норма для документов по личному составу закреплена в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Часть 3 этой статьи требует экспертизы ценности после истечения срока, часть 4 оставляет приоритет за специальными перечнями, если они устанавливают иные сроки. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком значит, что по его истечении документы могут отобрать на постоянное хранение.
Срок «постоянно» у организации — источника комплектования государственного или муниципального архива означает передачу документов в этот архив после временного хранения. Если организация источником комплектования не является, такие документы она хранит не менее 10 лет. Срок «до минования надобности» не может быть меньше 1 года, а «до ликвидации организации» — это хранение до ликвидации с последующей экспертизой ценности.
Порядок и форму хранения задают другие акты. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Состав и форматы электронных кадровых документов по статье 22.1 ТК РФ устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом: действующие требования утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и применяются с 1 марта 2023 года. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов и тогда, когда документооборот идёт через платформу «Работа в России».
Полезно знать: отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе — указания Банка России.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Пятьдесят лет для документов по личному составу установлены не случайно. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Бумаги старше десяти лет, скорее всего, не понадобятся никогда, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому, прежде чем ставить срок по Перечню № 236, проверьте, нет ли для вашей отрасли своего перечня, и только потом переносите сроки в номенклатуру.»
Таблица сроков хранения кадровых документов по Перечню № 236
Для настройки архива нужна связка «вид документа — статья Перечня — срок»: номер статьи потом попадает в номенклатуру дел и в правило хранения в системе.
| Документ | Статья Перечня | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, совместительстве, увольнении, оплате труда, поощрении, отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы, документы к ним | 434 а | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах | 434 б | 5 лет; об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 д | 3 года |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Уведомления и предупреждения работникам от работодателя | 436 | 3 года |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 450 | 50/75 лет |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 296 | 50/75 лет ЭПК |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Штатные расписания и изменения к ним | 40 | по месту утверждения — постоянно |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 381 | 1 год после замены новыми |
| Положения и инструкции об обработке персональных данных | 440 | по месту утверждения — постоянно |
| Согласие на обработку персональных данных | 441 | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 451 | 1 год |
| Копии архивных справок, выданных по запросам, и документы к ним | 178 | 5 лет ЭПК |
| Книги, журналы, базы данных учёта приёма, перевода и увольнения, личных дел, личных карточек, трудовых договоров | 463 а, б | 50/75 лет |
| Номенклатура дел организации | 157 | постоянно; номенклатура структурного подразделения — 3 года |
Всё, что фиксирует стаж, заработок и сам факт трудовых отношений, хранится 50/75 лет. Документы о текущих событиях — отпуска по графику, взыскания, уведомления — живут 3-5 лет, а у правил внутреннего трудового распорядка и согласий на обработку персональных данных срок идёт от события: замены документа или отзыва согласия. Статья 463 прямо называет базы данных учёта, поэтому журналы приёма, увольнения и трудовых договоров, которые система КЭДО ведёт в электронном виде, подпадают под тот же срок 50/75 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Охрана труда и медосмотры по приказу 29н: сроки, которые путают
Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422), журналы проверки знаний и профилактических работ — тоже 5 лет (статья 423 б). Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет (статья 423 а). Документы периодических медосмотров, которые проводят по приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н, — отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка — хранятся 3 года (статья 635), а заключительные акты медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет.
Внимание: журналы инструктажа не уничтожают через 5 лет вместе с протоколами. Статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае, а при расследовании запрашивают выписку за весь период работы человека.
Сверьте номенклатуру дел по охране труда с разделом 7.3 Перечня (статьи 407-430) до того, как заводить сроки в систему: в обзорах статью 423 часто подают слитно, и журналы инструктажа получают пятилетний срок вместо 45 лет.
Электронный архив или бумажный: что куда попадает
Электронный документ попадает в архив в конце своего маршрута. В Добыто кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив. Бумажный документ проходит свой путь и хранится на бумаге.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Протокол, подписанный электронной подписью, хранится файлом, распечатывать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения, для журналов инструктажа это 45 лет. Поэтому форму архива определяйте до перевода процесса в КЭДО.»
Когда электронный архив не подходит
Статья 22.1 ТК РФ не распространяет правила электронного документооборота на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, на акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, на приказ об увольнении работника и на документы о прохождении инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктажах оформляются на бумаге и в бумажном архиве хранятся даже в компании, которая полностью перешла на КЭДО. Удостоверения по охране труда тоже ведутся в бумажном виде, протоколы проверки знаний можно вести в любой форме.
Вторая бумажная ветка — работники без согласия на КЭДО. По статье 22.2 ТК РФ переход идёт с письменного согласия работника, без согласия обходятся только те, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Отсутствие согласия считается отказом, а отказавшимся работодатель безвозмездно выдаёт документы на бумаге, заверенные надлежащим образом. Бумажный архив по этим работникам ведётся параллельно, с теми же сроками. Старый бумажный архив, собранный до перехода, остаётся в прежней форме: переводить его в электронный вид сканированием нет смысла, скан оригинал не заменяет.
Важный нюанс из практики: по процессам, которые переведены в КЭДО для работника, давшего согласие, документы уже не оформить на бумаге. Способ оформления меняется, запасного канала не появляется, и откатить конкретный документ обратно нельзя. Решение о переводе процесса одновременно определяет форму его архива на весь срок хранения.
Составьте список процессов, переведённых в КЭДО, и отметьте рядом документы-исключения из статьи 22.1 ТК РФ и работников без согласия: это границы электронного архива, которые нужно описать в локальном акте.
Образцы кадровых документов для электронного архива и личного дела
Комплект закрывает основу электронного архива и первые документы личного дела; начинать стоит с положения о ведении КЭДО, где статья 22.2 ТК РФ требует указать перечень электронных документов и категорий работников.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Что настроить в электронном архиве КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ требует от информационной системы работодателя трёх вещей: подписания электронного документа по правилам кодекса, его хранения и фиксации факта получения сторонами. Остальные параметры архива организация определяет сама, в рамках требований закона: структуру, правила индексирования, поиск, контроль доступа и регулярную проверку целостности данных. Ориентиром при выборе системы архивисты называют Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020.
Правила хранения по видам документов и момент начала отсчёта
Каждому виду документа в системе нужна отдельная запись: вид, статья Перечня, срок и событие, от которого срок считается. Для большинства кадровых документов отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. У части видов событие другое: согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после окончания его действия или отзыва, правила внутреннего трудового распорядка — 1 год после замены новыми. Если система считает срок только от даты подписания, такие документы придётся контролировать вручную.
В сервисе Добыто в разделе «Документы» есть вкладка «Архив», а подписанные документы переносятся туда массовым действием «В архив», без перебора по одному.
Один и тот же вид документа получает разный срок в зависимости от условий, в которых работает компания.
| Ситуация | Что меняется в настройке | Основание |
|---|---|---|
| Есть работники с вредными или опасными условиями труда | Табели, приказы об отпусках и командировках этих работников — 50/75 лет вместо 5; заключительные акты медосмотров — 50/75 лет | Статьи 402, 434, 635 Перечня № 236 |
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Документы со сроком «постоянно» после временного хранения передаются в архив, документы 50/75 лет по истечении срока проходят экспертизу ценности | Примечания к Перечню № 236 |
| Организация не является источником комплектования | Документы со сроком «постоянно» хранятся в организации не менее 10 лет | Примечания к Перечню № 236 |
| Отрасль со своим перечнем: здравоохранение, образование, финансовый сектор | Для отраслевых документов первым применяется отраслевой перечень, общий — для остальных | Ведомственные перечни |
| Часть работников не дала согласия на КЭДО | Параллельный бумажный архив по этим работникам с теми же сроками | Статья 22.2 ТК РФ |
Если у вас есть хотя бы одна должность с вредными условиями труда, заведите для неё отдельную категорию работников в системе: иначе табели и приказы об отпусках по ней получат общий пятилетний срок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Номенклатура дел и документы, которых нет в Перечне
Номенклатура дел организации хранится постоянно (статья 157 Перечня), номенклатура структурного подразделения — 3 года. Она связывает вид документа, дело и срок со ссылкой на статью, поэтому правила хранения в системе заводят из номенклатуры. Описи дел по личному составу хранятся 50/75 лет (статья 172 б).
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в Перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру дел вместе с обоснованием. Тогда при проверке вы показываете документированный выбор.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на ней снимается основная часть ошибок настройки, и сроки хранения по новым видам документов стоит проверить именно на пилоте, пока документов немного.
Доступ по ролям и журнал обращений
Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Если архив размещён у внешнего провайдера, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. В облачной схеме таких лиц обычно три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы сразу — типовая ситуация и типовое нарушение. Трудовой договор можно зашифровать так, что открыть его смогут только сотрудник кадров с ключом доступа к этому документу и сам работник. У поставщика системы запросите поимённый список всех, кто получит доступ к данным: формулировка «данные хранятся защищённо» на этот вопрос не отвечает.»
В настройках архива проверьте роли, которые ограничивают доступ по подразделениям и видам документов, и журнал обращений, где видно, кто и когда открывал документ.
Выгрузка комплекта: документ, файл подписи, доверенность
Приказ Минтруда № 578н утвердил XML-схему описания электронного кадрового документа, схему транспортного контейнера и справочник основных видов документов. Комплект хранения документа, подписанного усиленной электронной подписью, включает XML, PDF, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по доверенности.
Факт: машиночитаемая доверенность при подписании кадрового документа по доверенности — обязательная часть этого документа. Она входит в комплект хранения наравне с файлом подписи.
Мария Ж, спикер конференций по КЭДО и юриспруденции: «Спрашивать поставщика нужно про выгрузку: отдаёт ли система комплект целиком в требуемом формате. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы — сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней, и картинка на экране их не заменит. Отдельно уточните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Проверьте выгрузку на одном закрытом личном деле: документы и подписи должны открываться и проверяться вне системы.
Проверяемость подписи через десятилетия
Трудовой договор хранится 50 лет, а сертификат ключа подписи действует ограниченный срок. Чтобы подпись оставалась проверяемой, документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой и в таком виде передают в архив.
ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» включает в стратегию сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Для кадрового архива из этого следует конкретный вопрос к системе: как она поддерживает проверяемость подписи и читаемость формата на всём сроке 50/75 лет.
Как настроить сроки хранения в электронном архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он применяется раньше Перечня № 236.
- Шаг 2. Выпишите виды документов из положения о ведении КЭДО и номенклатуры дел и найдите для каждого статью Перечня по алфавитному указателю.
- Шаг 3. Для каждого вида зафиксируйте срок и событие начала отсчёта: окончание делопроизводства, замена новым документом, окончание действия или отзыв согласия. Отдельно отметьте должности с вредными и опасными условиями труда.
- Шаг 4. Для видов, которых нет в Перечне, получите решение экспертной комиссии о сроке по аналогии и внесите его в номенклатуру дел.
- Шаг 5. Заведите правила хранения в системе и отделите документы-исключения из статьи 22.1 ТК РФ и документы работников без согласия на КЭДО: они хранятся в бумажном архиве.
- Шаг 6. Настройте роли доступа к архиву и включите журнал обращений.
- Шаг 7. Выгрузите одно закрытое личное дело целиком и проверьте, что документы, файлы подписи и доверенности открываются вне системы.
- Шаг 8. В конце каждого календарного года формируйте дела по номенклатуре и передавайте их в архив, по истечении сроков проводите экспертизу ценности.
Что делать, когда срок хранения истёк
Для документов по личному составу часть 3 статьи 22.1 125-ФЗ требует экспертизы ценности после истечения срока, а документы с отметкой ЭПК по её итогам могут оставить на постоянное хранение. Порядок экспертизы, описей, передачи и уничтожения установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Автоматическое удаление файлов по таймеру эту процедуру не заменяет: сначала решение экспертной комиссии, затем уничтожение. Документы со сроком «до ликвидации организации» при ликвидации тоже проходят экспертизу ценности и могут войти в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Лайфхак: опись документов длительного хранения удобнее вести по работникам. При несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о конкретном человеке, и опись по годам заставляет перебирать журналы за весь период его работы.
Перед первым уничтожением проверьте, что в организации создана экспертная комиссия и её решения оформляются документально.
Архивная справка и копии документов по заявлению работника
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их копий по статье 62 ТК РФ работник подаёт письменно, через информационную систему работодателя, на электронную почту работодателя или через «Работу в России», если работодатель использует эти каналы. По статье 22.3 ТК РФ документы выдаются безвозмездно, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Если документ электронный, форму выбирает работник: копия на бумаге, заверенная надлежащим образом, или электронный документ, в том числе через Госуслуги при интеграции системы работодателя с порталом. К документам, подписанным простой электронной подписью работника, работодатель по его заявлению открывает доступ, направляя их в личный кабинет на Госуслугах.
Сами заявления о выдаче документов хранятся 1 год (статья 451 Перечня), копии архивных справок с заявлениями и перепиской — 5 лет с отметкой ЭПК (статья 178). Трёх рабочих дней должно хватить на поиск, заверение и отправку, поэтому в архиве нужен поиск по ФИО работника, а не только по виду и дате документа.
Ошибки хранения кадровых документов и их цена
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Дороже обходится отсутствие документа в момент, когда он нужен. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследование несчастного случая поднимает историю инструктажей человека, отработавшего двадцать лет. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему. Если раньше срока уничтожены протоколы проверки знаний, обучение по охране труда тоже нечем подтвердить, а допуск работника без обучения и проверки знаний по части 3 статьи 5.27.1 КоАП стоит юридическому лицу от 110 000 до 130 000 рублей, должностному лицу и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей. Штраф считается по каждому работнику.
Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет по проверочным листам Роструда и за их рамки не выходит. Нарушения по обучению почти никогда не выглядят как «обучение не проводилось», это расхождение документов между собой. Дату инструктажа, которая позже даты начала работы, инспектор находит, сопоставляя приказ о приёме с журналом, и фиксирует нарушение по каждому работнику отдельно.
В практике Добыто при переходе на КЭДО первыми в систему выносят сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику: вручную именно они теряются чаще всего. Раз в год сверяйте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год, это та же проверка, которую проведёт инспектор.
Стоимость электронного архива в сервисе КЭДО: тарифы 2026 года
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, нужны ли электронный архив и интеграция с 1С: оба входят в тариф «Бизнес». Цены приведены на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения числа сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итог считается от численности: на тарифе «Бизнес» оплачивается минимум 50 сотрудников, даже если в штате меньше. Актуальный состав и условия перехода между тарифами — на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок хранения кадрового документа определяют по Перечню № 236, предварительно проверив отраслевой перечень и условия труда: документы о стаже, заработке и самих трудовых отношениях живут 50/75 лет, документы о текущих событиях — от 1 года до 5 лет, локальные акты и согласия считаются от замены или отзыва. Электронный архив хранит документы столько же, сколько бумажный. От него дополнительно требуется событие начала отсчёта по каждому виду документа, доступ по ролям с журналом, выгрузка комплекта с файлом подписи и доверенностью и чёткая граница с бумажным архивом для документов-исключений и работников без согласия.
Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с электронным архивом, подписями сотрудников и интеграцией с 1С:ЗУП по требованиям статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. При подключении персональный менеджер помогает с настройкой, и сроки из вашей номенклатуры переносятся в систему по видам документов.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Какой срок у личного дела, если трудовой договор подписан до 2003 года, а работник уволился позже?
Срок 50/75 лет привязан к дате, когда дело закончено делопроизводством; дата подписания документов внутри дела на него не влияет. Личное дело работника, уволенного после 1 января 2003 года, закрыто после этой даты и хранится 50 лет, даже если договор с ним заключён в 1990-х. 75 лет хранятся дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года.
Сколько хранить приказы о командировках и отчёты о них?
Приказы о направлении работников в командировку хранятся 5 лет (статья 434 г Перечня № 236), для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет. Отчёты работников о командировках хранятся 5 лет с отметкой ЭПК (статья 452): по истечении срока их могут отобрать на постоянное хранение.
Сколько хранить должностные инструкции?
Должностные инструкции работников хранятся 50/75 лет (статья 443 Перечня № 236). Типовые должностные инструкции и профили должностей хранятся 3 года после замены новыми (статья 442). В номенклатуре эти виды стоит разнести по разным делам, иначе типовой документ получит срок 50/75 лет или индивидуальная инструкция — трёхлетний.
Что делать с трудовой книжкой и дипломом, которые работник не забрал?
Подлинные личные документы — трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства — хранятся до востребования, а невостребованные — 50/75 лет (статья 449 Перечня № 236). Трудовые книжки выведены из электронного документооборота статьёй 22.1 ТК РФ, поэтому хранятся только на бумаге, в том числе в компании, перешедшей на КЭДО.
Сколько хранить сертификаты электронной подписи уволенных сотрудников?
В организации, которая не является удостоверяющим центром, сертификаты ключа проверки электронной подписи хранятся 5 лет после исключения из реестра сертификатов (статья 570 б Перечня № 236), в удостоверяющих центрах — постоянно. Действие сертификата прекращается с момента внесения записи в реестр, и по статье 14 63-ФЗ у удостоверяющего центра на это 12 часов.
Какой срок хранения у согласия работника на электронный документооборот?
Отдельной статьи для такого согласия в Перечне № 236 нет: в нём есть согласие на обработку персональных данных (статья 441) и согласие на представление заявления о пенсии работодателем (статья 625). Срок устанавливают по аналогии решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел. Согласие требуется от всех, кроме принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату (статья 22.2 ТК РФ), и оно подтверждает законность электронного оформления документов работника.
