Передача документов на хранение в архив организации идёт по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу сдают не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве. Подразделение составляет опись в 2 экземплярах, работник архива принимает дела по ней в присутствии сдающего, а документы с истёкшим сроком уничтожают только по акту о выделении к уничтожению после экспертизы ценности. Документы по личному составу хранятся 50 лет, законченные до 2003 года — 75 лет. У источника комплектования госархива описи и акты проходят ЭПК архивного учреждения, у остальных компаний достаточно согласования собственной экспертной комиссией.
Материал поможет оформить дела так, чтобы архив принял их с первой попытки, и не уничтожить то, что понадобится через 20 лет при расследовании профзаболевания. Отдельно разобраны электронные кадровые документы: какой комплект файлов уходит в архив и почему скан не заменяет бумажный оригинал. Сценарная таблица, порядок передачи при ликвидации, штрафы по статье 13.20 КоАП, тарифы на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы и в какие сроки передают в архив организации
Правила № 77 делят завершённые дела на две группы по сроку хранения. Дела временного хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются по акту; руководитель вправе передать их в архив, если в подразделении нет условий для хранения. Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу переходят в архив организации в окне от 1 года до 3 лет после завершения дела.
Сроки хранения задают два уровня норм. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает базовый срок для документов по личному составу: 50 лет для законченных делопроизводством после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних. Срок конкретного вида документа ищут в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующем с 18.02.2020. Если Перечень устанавливает для документа по личному составу иной срок, применяется срок Перечня.
Для кадровой службы и службы охраны труда маршрут основных документов выглядит так.
| Документ | Срок хранения | Куда идёт после завершения дела |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении (статья 434 Перечня) | 50 лет, законченные до 2003 года — 75 лет | В архив организации через 1-3 года |
| Трудовые договоры, личные карточки, личные дела работников | 50/75 лет | В архив организации через 1-3 года |
| Приказы о ежегодных отпусках и командировках (статья 434 Перечня) | 5 лет | Остаются в подразделении, уничтожаются по акту |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях (статья 434 Перечня) | 3 года | Остаются в подразделении, уничтожаются по акту |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте (статья 423 Перечня) | 45 лет | В архив организации после закрытия журнала |
| Протоколы обучения по охране труда, журналы проверки знаний (статьи 422, 423 Перечня) | 5 лет | Остаются в подразделении, уничтожаются по акту |
| Списки работающих во вредных и опасных условиях, документы о расследовании профзаболеваний (статьи 414, 419 Перечня) | 50/75 лет | В архив организации через 1-3 года |
| Штатные расписания | постоянно | В архив организации через 1-3 года |
| Трудовые книжки, не полученные при увольнении (пункт 43 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н) | до востребования | Хранятся у работодателя отдельно, по правилам главы IV 125-ФЗ |
Граница в 10 лет определяет физическое место дела: пятилетние приказы об отпусках лежат в отделе кадров до уничтожения по акту, а журнал инструктажа после закрытия уходит в архив и хранится там 45 лет.
Внимание: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний — 5 лет, хотя в обзорах их часто объединяют в одну строку. Закончившийся журнал инструктажа передают в архив: статья 425 Перечня прямо называет выписки из него в составе документов о несчастном случае.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: они нужны самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и расследование запросит выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю. Прежде чем чистить архив, сверьте каждое дело с номенклатурой, где указаны срок и статья перечня.»
Важный нюанс из практики: Перечень № 236 основной для большинства организаций, но для документов, специфичных для отрасли, приоритет имеют отраслевые перечни. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности, договорам и досье клиентов. Ошибка возникает, когда кадровик находит подходящую строку в общем Перечне и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Проверку начинают с отраслевого перечня и только потом открывают общий.
Как подготовить бумажные дела к передаче: экспертиза ценности, оформление, опись и акт
Экспертиза ценности и акт о выделении к уничтожению
Экспертизу ценности ежегодно проводит экспертная комиссия организации (ЭК), а в структурах с подведомственными организациями — центральная экспертная комиссия (ЦЭК). В акт о выделении к уничтожению включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проекты описей постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению ЭК рассматривает на одном заседании. Дальше маршрут расходится. У организации — источника комплектования государственного или муниципального архива руководитель утверждает их после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, у остальных организаций — после согласования с собственной ЭК. До утверждения акта документы не уничтожают: только после него их передают в организацию по переработке отходов, а документы ограниченного доступа, в том числе кадровые дела с персональными данными, измельчают механически или иным способом, исключающим восстановление текста.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если вида документа нет в Перечне, его всё равно хранят. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, и его фиксируют в номенклатуре дел. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда я бы ориентировалась на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. При проверке вы покажете документированный выбор комиссии, и вопросов о происхождении срока не возникнет.»
Полный порядок экспертизы, оформления и передачи дел изложен в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: текст опубликован на сайте Федерального архивного агентства, Правила действуют с 17 сентября 2023 года и заменили правила 2015 года.
Оформление дел перед сдачей
Архивист принимает дело после полного оформления, в которое входят:
- изъятие файлов, скрепок, металлических скоб и стикеров;
- нумерация листов арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, для фотографий и иллюстраций — на обороте;
- лист-заверитель;
- внутренняя опись документов для личных, судебных и других специальных дел;
- оформление обложки;
- подшивка или переплёт в твёрдую обложку.
Дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов при толщине корешка до 4 см. Более объёмное дело делят на тома, и каждый том проходит то же оформление.
Лайфхак: перед подготовкой описей разделите завершённые дела по порогу 10 лет. Документы до 10 лет остаются рядом, ими пользуются, а дела со сроком свыше 10 лет уходят в архив. Внутри каждой группы сортируйте по видам документов, а внутри вида — по годам, от старых к новым.
Опись дел и приём-передача по графику
Описи составляет само структурное подразделение, в 2 экземплярах, и передаёт работнику архива не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. На каждую категорию ведут отдельную опись: дел постоянного хранения, дел временного хранения свыше 10 лет и дел по личному составу. Описи электронных дел формируют в те же сроки и сдают в электронной форме.
Передача идёт по графику, который согласуют с руководителями подразделений и утверждает руководитель организации. Работник архива принимает дела в присутствии работника подразделения и сверяет каждое: заголовок с описью, правильность оформления, качество подшивки, нумерацию листов, наличие листа-заверителя. В описи он указывает количество фактически принятых дел, номера отсутствующих и дату приёма-передачи, оба работника ставят подписи с расшифровкой.
Если дело при передаче не нашлось, составляют акт об утрате документов в произвольной форме. Его подписывают руководитель службы делопроизводства и руководитель подразделения, утверждает руководитель организации. Розыск ведут в течение года, срок можно продлить ещё на год. Когда пути розыска исчерпаны, оформляют акт о необнаружении архивных документов и прикладывают к нему справку о проведённом розыске.
Как передать дела в архив организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел с отраслевым перечнем и Перечнем № 236: у каждого дела должны стоять срок хранения и статья перечня, для отсутствующих в перечне видов — срок по аналогии с решением ЭК.
- Шаг 2. Проведите ежегодную экспертизу ценности: ЭК отбирает дела на хранение и готовит акт о выделении к уничтожению документов, срок которых истёк к 1 января текущего года.
- Шаг 3. Оформите дела полностью: уберите скрепки и скобы, пронумеруйте листы графитным карандашом, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись для личных дел, подшейте в твёрдую обложку не более 250 листов.
- Шаг 4. Составьте отдельные описи дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу в 2 экземплярах и представьте их в архив не позднее чем через 1 год после завершения дел.
- Шаг 5. Утвердите описи и акт: источник комплектования — после утверждения ЭПК архивного учреждения, остальные организации — после согласования с ЭК.
- Шаг 6. Передайте дела по утверждённому графику в окне от 1 до 3 лет после завершения дел: архивист проверяет каждое дело при сдающем и фиксирует в описи число принятых дел, номера отсутствующих и дату.
- Шаг 7. Уничтожьте документы из утверждённого акта через организацию по переработке отходов, дела с персональными данными — механическим измельчением.
Образцы кадровых документов для личных дел и архива
Комплект собран под дела по личному составу, первой смотрите опись документов личного дела: внутренняя опись обязательна для личных дел при передаче в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Электронные кадровые документы: сроки, комплект файлов и передача в архив
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится те же 50 лет, что и бумажный. Копию электронного документа работник по заявлению получает безвозмездно не позднее 3 рабочих дней: на бумаге, заверенную надлежащим образом, или в электронном виде через Госуслуги либо платформу «Работа в России».
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка файл не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и для журналов по охране труда с ним живут 45 лет, поэтому определитесь с формой до того, как переведёте процесс в электронный вид.»
Состав электронного архивного документа задаёт пункт 141 Правил № 77: файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронных подписей и файл описания с метаданными. В метаданных указывают дату и регистрационный номер, вид и заголовок документа, режим доступа, результат проверки подписи, объём и форматы файлов, индекс и заголовок дела, срок хранения. Электронные документы, которые сдают на физически обособленных носителях, включают в систему хранения электронных документов (СХЭД).
Кадровые документы без дублирования на бумаге с 1 марта 2023 года оформляют по единым требованиям к составу и форматам, утверждённым приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Приказ задаёт XML-схему описания электронного документа, описание транспортного контейнера и справочник видов документов. При выборе системы КЭДО проверяют, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы.
Полезно знать: в комплект хранения кадрового документа, подписанного усиленной подписью, входят сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность — обязательная часть кадрового документа, поэтому при увольнении уполномоченного подписанта первой отзывают её.
В Добыто подписанные документы из раздела «Документы» переносятся во вкладку «Архив», в том числе массовым действием «В архив», а статусы согласования, отказа и подписания остаются видны в таблице документов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Сертификат ключа проверки действует ограниченное время, а кадровый документ хранится 50 лет. Для архива подпись усовершенствуют: формат CAdES-T добавляет штамп времени, CAdES-A — архивную метку, которая заверяет штамп времени и ответы службы статусов сертификатов (OCSP) и периодически переподписывается. Такая подпись проверяется и после истечения срока сертификата: проверка подтверждает, что на момент подписания он был действителен.
Для больших архивов проверку автоматизируют: серверные сервисы периодически проходят по электронному архиву организации, находят документы, подпись которых нужно переподписать или улучшить, и выполняют это действие. Для разовой проверки документа перед передачей в архив достаточно формы ниже: результат проверки подписи входит в метаданные архивного документа.
Проверьте электронную подпись на документе перед передачей в архив
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Скан бумажного архива не заменяет оригинал
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил два понятия: электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумаге, электронный документ — созданный сразу в электронной форме. Скан приказа с собственноручной подписью остаётся образом, и суд по части 8 статьи 75 АПК РФ вправе потребовать подлинник, если копию представили в электронном виде. Оцифровка бумажного архива ускоряет поиск, но бумажные оригиналы после неё остаются в деле до истечения срока по Перечню.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Личные дела, трудовые книжки и копии документов для работников
Личное дело относится к документам по личному составу и хранится 50 лет, законченное до 2003 года — 75 лет. В архив его передают с внутренней описью: для личных дел она входит в обязательное оформление по Правилам № 77, и архивист проверяет её наличие при приёме.
Трудовые книжки, которые работник не забрал при увольнении, и книжки умерших работников, не полученные родственниками, хранятся у работодателя до востребования по правилам главы IV 125-ФЗ. Норма закреплена в пункте 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Выдачу книжки из хранения фиксируют распиской с датой получения.
Копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению работника безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней: для бумажных документов это статья 62 ТК РФ, для электронных — статья 22.3 ТК РФ. Отдельного срока для дел, которые уже лежат в архиве организации, закон не устанавливает, поэтому опись должна позволять найти нужный приказ за эти 3 дня.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Для документов длительного хранения я советую строить опись так, чтобы по ней находился конкретный человек. При несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о работнике за весь период его работы, и журнал за отдельный год мало помогает. Документы старше 10 лет, скорее всего, понадобятся редко, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда. Проверьте, позволяет ли ваша опись найти сведения по конкретному работнику.»
Важный нюанс из практики: распечатка электронного кадрового документа остаётся копией электронного документа, а оригиналом не становится. Чтобы такая распечатка что-то значила для бывшего работника или для суда, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
Доступ к архиву кадровых дел разграничивают по ролям. В делах сведения о семье, здоровье и доходах работников, то есть персональные данные, и ситуация, когда весь кадровый массив открыт всей кадровой службе целиком, типична и при этом остаётся нарушением. Проверьте, у кого из сотрудников сейчас есть доступ к архивным личным делам и на каком основании.
Ликвидация компании: куда передать документы по личному составу
При ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают документы на хранение в государственный или муниципальный архив на основании договора. Передаче подлежат документы, включённые в Архивный фонд РФ, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли. Требование закреплено в части 10 статьи 23 125-ФЗ, документы должны поступить в архив в упорядоченном состоянии.
Упорядоченное состояние означает всё, что описано выше: проведённая экспертиза ценности, полностью оформленные дела, утверждённые описи и акт о выделении к уничтожению для документов с истёкшим сроком. Документы с истёкшим сроком в государственный архив не передают, их уничтожают по акту. Кадровый архив без номенклатуры и описей придётся упорядочить до заключения договора с архивом.
Архив определяют по месту регистрации организации. В Москве документы по личному составу ликвидируемых организаций принимают на хранение учреждения Главного архивного управления города Москвы; перечень документов для договора и требования к описям уточняют до начала упорядочения.
Электронные кадровые документы при ликвидации подчиняются тем же срокам хранения. Архиву нужны файлы с подписями и метаданными в форматах, которые позволяют проверить подпись, поэтому выгрузку комплекта из системы КЭДО проверяют до начала ликвидации.
Сценарии передачи документов на хранение: что критично в вашей ситуации
Требования к передаче зависят от статуса организации и от формы, в которой создавались документы.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Организация — источник комплектования госархива | Описи постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению утверждает ЭПК архивного учреждения до утверждения руководителем | Внутренний график передачи дел: его утверждает руководитель организации |
| Коммерческая организация, не источник комплектования | Хранение документов по личному составу 50/75 лет своими силами, согласование описей и актов с ЭК | Участие ЭПК архивного учреждения не требуется |
| Кадровые документы в КЭДО | Хранение в электронном виде в сроки бумажных аналогов, комплект PDF/A, файлы подписи и метаданные, проверяемость подписи | Распечатки с визуальным штампом подписи: юридической значимости сами по себе не несут |
| Смешанный архив: часть на бумаге, часть в КЭДО | Форма хранения совпадает с формой создания, бумажные оригиналы после сканирования не уничтожают | Сканирование бумажных дел: ускоряет поиск, оригинал не заменяет |
| Ликвидация организации | Договор с государственным или муниципальным архивом, упорядоченные документы по личному составу и документы с неистёкшим сроком | Документы с истёкшим сроком: их уничтожают по акту, в архив не передают |
Во всех пяти сценариях работа начинается с номенклатуры дел, где у каждого дела указаны срок хранения и статья перечня: на неё опираются и ЭК при экспертизе, и архивист при приёме.
Кейс из практики: крупный российский оператор связи начал переводить кадровые документы в электронный вид в 2017 году с односторонних документов и документов, для которых достаточно ПЭП. Затем компания запустила личный кабинет кандидата и сотрудника, а с августа 2022 года подписывает кадровые документы сертификатами из приложения «Госключ». К первому кварталу 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустроены с электронной подписью, за всё время подписан 301 244 документа. Этот массив хранится в электронном виде в те же сроки, что и бумажные аналоги.
Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию: на ней видно, способны ли работники подписывать документы сами, до того как электронные дела начнут накапливаться в архиве. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто для неё есть готовый модуль, его устанавливают и настраивают за один день, документы синхронизируются автоматически.
Когда передавать дела в архив не нужно и когда электронный архив не снимает бумажный
Дела временного хранения до 10 лет в архив организации, как правило, не передают: они остаются в подразделении до экспертизы ценности и уничтожения по акту. Исключение — решение руководителя, если в подразделении нет условий для хранения.
Электронный архив не заменяет бумажный для документов, которые закон оставляет на бумаге: трудовых книжек, журналов инструктажа по охране труда, актов о несчастных случаях на производстве. Удостоверения по охране труда тоже ведут на бумаге, хотя протоколы проверки знаний можно вести и электронно. Для таких документов нужны бумажные дела, опись и помещение с условиями хранения на весь срок.
Выбирая систему для электронного архива, задайте вендору прямой вопрос: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Формулировка «данные хранятся защищённо» ответом не считается: нужен перечень всех, кто получает доступ к данным, и подтверждение, что комплект документа выгружается целиком.
Ответственность за нарушение правил хранения и цена ошибки
Санкции за нарушения при хранении и выдаче кадровых документов распределены по трём нормам.
| Нарушение | Норма | Последствие |
|---|---|---|
| Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов | Статья 13.20 КоАП РФ | Предупреждение или штраф: граждане — от 1 000 до 3 000 руб., должностные лица — от 3 000 до 5 000 руб., юридические лица — от 5 000 до 10 000 руб. |
| Копии документов, связанных с работой, не выданы в течение 3 рабочих дней | Статья 62 ТК РФ, часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф: должностные лица — от 1 000 до 5 000 руб., юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. |
| Дело не найдено при передаче в архив | Пункты 65 и 104 Правил № 77 | Акт об утрате, розыск в течение года с продлением ещё на год, акт о необнаружении со справкой о розыске |
Статья 13.20 не применяется к случаям, которые подпадают под статью 13.25 КоАП. Сумма штрафа по ней ниже расходов на повторное восстановление документов, поэтому реальную цену ошибки считают по последствиям: невыданная справка о стаже, недоказанный инструктаж, проигранный спор.
Электронный архив тоже может сработать против работодателя. В споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022) отменил акты в пользу работодателя, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у работодателя были. Перевесили данные его собственной системы: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек.
В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата заявления об увольнении не совпадают, что в ЛНА описан порядок идентификации работника при подписании и что есть регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив входит в тариф «Бизнес», в перечне возможностей тарифа «Старт» его нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно, входят в тариф | на всех тарифах |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Цены приведены на дату публикации. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; итоговую сумму для вашей численности и состав тарифов проверьте на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Архивная передача дел складывается из повторяющегося цикла: номенклатура со сроками и статьями перечня, ежегодная экспертиза ценности, полное оформление, раздельные описи и приём по графику в окне от 1 до 3 лет. Документы по личному составу остаются у работодателя на полвека, и ошибку в сроке или форме хранения чаще всего обнаруживают, когда исправить её уже нельзя. Электронные кадровые документы подчиняются тем же срокам, но хранятся комплектом файлов с подписью и метаданными, а бумажные оригиналы после сканирования остаются в деле.
В Добыто подписанные кадровые документы переводятся в электронный архив вместе со статусами согласования и подписания, поэтому электронная часть кадрового архива ведётся в той же системе, где документы подписывались.
Частые вопросы о передаче документов в архив
Сколько хранить наряды-допуски, протоколы обучения и отчёты по СОУТ?
Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422 Перечня № 236). Наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и журнал их учёта — 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (статьи 415 и 416). Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (статья 407).
Можно ли передать кадровый архив на хранение внешней компании или в облако?
Кадровые документы содержат персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. При передаче их внешнему провайдеру появляется третье лицо, и такая передача должна опираться на согласие работников на передачу данных третьим лицам. Запросите у исполнителя полный перечень лиц с доступом к данным: обычно это не одна компания, а три — провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Сроки хранения при этом не меняются: 50 лет для документов по личному составу, законченных после 1 января 2003 года.
Как проверить подпись на архивном документе, если сертификат подписанта истёк?
У ключа подписи и ключа проверки разные сроки действия: подписывать документ можно до истечения срока ключа подписи, проверять подпись — до истечения срока ключа проверки. Для документов, которые хранятся 50 лет, к подписи добавляют штамп времени, ответ службы статусов сертификата и архивную метку. Тогда проверка подтверждает действительность сертификата на момент подписания. Проверяют только электронный оригинал: PDF с нарисованным штампом подписи сам по себе юридической значимости не несёт.
Как часто проверять наличие дел в архиве организации?
Дела на бумажном носителе проверяют не реже 1 раза в 10 лет, дела с пометкой «Для служебного пользования» — не реже 1 раза в 5 лет (пункт 97 Правил № 77). Наличие электронных архивных документов проверяют по пунктам 152 и 153 Правил. Если при проверке дела не оказалось на месте, оформляют акт об утрате и начинают розыск.
Кому и на какой срок можно выдать дело из архива?
Архивные документы выдают во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя организации. Работникам организации дело выдают на срок не более 1 месяца, судебным и правоохранительным органам — не более 6 месяцев. На место выданного дела ставят карту-заместитель единицы хранения, её изымают при возврате дела.
Чем опись документов личного дела отличается от описи дел для архива?
Внутренняя опись перечисляет документы внутри одного личного дела и подшивается в него: для личных дел она обязательна при передаче в архив. Опись дел перечисляет сами дела подразделения, составляется в 2 экземплярах отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу и служит основанием приёма-передачи. Одна опись другую не заменяет.
