Перечни архивных документов с указанием сроков хранения помогают определить, сколько хранить приказ о приёме на работу, личное дело, трудовой договор, график отпусков и другие кадровые документы. Для обычной организации исходным документом служит Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Если для отрасли есть ведомственный перечень, его применяют к специальным документам, а приказ Минздрава России от 28 января 2021 года № 29н используют для вопросов обязательных медосмотров, не для выбора архивного срока. Результат зависит от вида документа, даты окончания его делопроизводства и наличия отраслевых правил.
В статье есть схема выбора нужного перечня, таблица по кадровым документам и пошаговая проверка для номенклатуры дел. Отдельно показано, как отличить приказ 29н от архивного перечня, где искать срок для личного дела и что делать, если точного названия документа в таблице нет. В конце приведены варианты КЭДО и тарифы, которые позволяют хранить электронные кадровые документы в установленном режиме.
Какой перечень сроков хранения выбрать
Выбор начинается с назначения документа и статуса организации, а не с поисковой фразы «сроки хранения документов».
| Задача | Документ, с которого начинать | Что в нём искать |
|---|---|---|
| Общие управленческие и кадровые документы компании | Приказ Росархива № 236 | Вид документа, статью перечня, срок и примечание |
| Документы, связанные со специальной отраслью | Профильный ведомственный перечень | Отраслевой вид документа и специальное правило хранения |
| Личное дело, трудовой договор, приказ по личному составу | Раздел о трудовых отношениях в перечне № 236 и статья 22.1 Закона № 125-ФЗ | Состав кадрового дела, срок 50/75 лет и условия его исчисления |
| Обязательный предварительный или периодический медосмотр | Приказ Минздрава России № 29н | Категории работ, противопоказания и порядок медосмотра, а не срок архива |
В первых трёх строках указаны разные уровни поиска: общий перечень, специальный акт отрасли и кадровый раздел общего перечня. Последняя строка закрывает отдельный вопрос о медосмотрах и не заменяет проверку срока хранения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала я определяю функцию документа и отраслевой контекст. Если документ связан с особым видом деятельности, проверяю профильный перечень, затем сверяю общую строку приказа № 236 и фиксирую выбранную норму в номенклатуре дел».
В практике Добыто специалисты по кадрам чаще всего начинают поиск с названия файла или приказа, хотя в архивном перечне нужно сопоставлять содержание документа с формулировкой строки. Приказ о приёме, например, относится к документам по личному составу, а не к общей переписке организации. Такое сопоставление заранее снижает риск поставить короткий срок по внешнему названию документа.
Что представляет собой перечень Росархива № 236
Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Документ зарегистрирован в Минюсте 6 февраля 2020 года за № 57449, опубликован 7 февраля 2020 года и применяется с 18 февраля 2020 года.
Перечень рассчитан на организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. В нём собраны управленческие документы, кадровые документы, материалы по охране труда, бухгалтерские и другие виды документации. Для каждой строки нужно читать не только цифру, но и примечание: срок может зависеть от даты, состава дела, места утверждения или наступления события.
Росархив разъясняет, что сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончили делопроизводством. Для журналов, книг и реестров началом отсчёта служит 1 января года, следующего за годом окончания их ведения. Срок не зависит от того, хранится документ на бумаге или в электронной форме.
Факт: в перечне предусмотрены временные сроки 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет. Формулировка «постоянно» означает отдельный режим хранения, а не замену срока произвольным решением организации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Где искать кадровые документы внутри перечня
Личное дело, трудовой договор, личная карточка и приказ о приёме относятся к документам по личному составу. В практической работе их проверяют в кадровом разделе перечня и сопоставляют с частью 1 статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, применяется срок 75 лет. Для документов, законченных после 1 января 2003 года, применяется срок 50 лет. Это правило относится к длительно хранимым кадровым документам, а не ко всем файлам, которые когда-либо попали в личное дело.
Поэтому перед тем как объединять документы в личное дело, проверьте состав дела и срок каждой группы. Документ по отпуску или табель учёта рабочего времени может иметь иной срок, чем трудовой договор и приказ по личному составу. Различия фиксируют в номенклатуре дел, а не устраняют общим названием «личное дело сотрудника».
Почему приказ 29н часто принимают за архивный перечень
Приказ Минздрава России от 28 января 2021 года № 29н утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров работников, перечень медицинских противопоказаний и перечень работ, при выполнении которых проводят такие осмотры. Его предмет можно проверить по официальной публикации приказа № 29н.
В приказе 29н ищут, кому нужен медосмотр, какие специалисты и исследования участвуют в процедуре и какие работы относятся к основаниям для осмотра. Срок хранения кадрового документа по итогам осмотра ищут в перечне архивных документов и, если организация относится к специальной отрасли, в профильном акте.
Например, направление на медосмотр, заключение медицинской организации и сведения о прохождении осмотра могут быть связаны с разными документными группами. Их нельзя автоматически объединить под названием «приказ 29н» и присвоить им один срок. В номенклатуре дел нужно использовать фактическое название дела и указать акт, по которому выбран срок.
Мария Ж, специалист по кадровому делопроизводству: «Приказ № 29н отвечает на вопрос о медосмотре работника: когда он обязателен и для каких работ применяется. Архивный срок нужно искать отдельно, потому что медицинское требование и режим хранения кадрового документа решают разные задачи».
Как читать строку перечня и определить начало срока
Строка перечня состоит из названия документа, срока хранения и примечаний, которые ограничивают или уточняют действие срока.
Сначала сопоставьте содержание дела с названием строки. Затем проверьте, нет ли подпункта для отдельного вида документа, особой организации или специального события. После этого определите год окончания делопроизводства и отсчитайте срок с 1 января следующего года. Для действующего журнала срок ещё не начал исчисляться, пока журнал не закрыт.
В приказе № 236 встречаются сроки «до замены новыми», «до минования надобности», «постоянно», а также сроки в годах. Первые два варианта требуют установить событие, после которого документ можно оценивать на дальнейшее хранение. При формулировке «постоянно» документ нельзя включать в обычное уничтожение после истечения нескольких лет.
Если строка содержит отметку «ЭПК», решение о выделении документа к уничтожению или постоянному хранению проходит экспертную проверку. Внутренний порядок оформления описей и экспертизы ценности организации закрепляют с учётом Правил, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77. Этот акт регулирует хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов в организациях.
Полезно знать: если точного вида документа нет в перечне, срок не исчезает автоматически. В практике, описанной Марией Ж, наиболее близкий по содержанию вид документа выбирают по аналогии, а обоснование решения фиксируют в номенклатуре дел и оформляют через экспертную комиссию.
Сроки хранения кадровых документов: что проверить первым
Для кадровой службы достаточно начать с документов, которые подтверждают возникновение, изменение и прекращение трудовых отношений, а затем отделить их от документов текущего учёта.
| Документ или группа | Ориентир по сроку | Что проверить |
|---|---|---|
| Трудовой договор и соглашения к нему | 50/75 лет | Дату окончания делопроизводства и границу 1 января 2003 года |
| Приказы по личному составу, включая приём, перевод и увольнение | 50/75 лет | Состав приказов и примечания к статье перечня |
| Личное дело и личная карточка | 50/75 лет | Какие документы включены в дело и не смешаны ли в нём короткие сроки |
| Графики отпусков и табели учёта рабочего времени | 5 лет | Год окончания ведения и наличие специальных условий в строке |
| Штатное расписание и локальные нормативные акты | Постоянно | Место утверждения и статус документа |
Таблица показывает, почему единая папка «кадровые документы» неудобна для архива: в ней оказываются дела с разными сроками и разными правилами отсчёта. Для каждого вида создайте отдельную строку номенклатуры и привяжите её к статье перечня.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Архив ищет не абстрактного сотрудника, а документную цепочку: приказ, договор, личную карточку, сведения об изменениях и увольнении. Поэтому личное дело лучше описывать так, чтобы по нему можно было восстановить конкретное кадровое событие и выдать архивную справку».
Как выбрать перечень для конкретной ситуации
Один и тот же работодатель может использовать несколько нормативных источников, но для каждого документа должен быть понятен основной источник срока.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Основной источник | Действие кадровой службы |
|---|---|---|
| Обычная коммерческая организация формирует кадровый архив | Перечень № 236 | Найти строку по содержанию документа и перенести срок в номенклатуру |
| В организации есть специальные производственные или профессиональные документы | Отраслевой перечень для соответствующей сферы | Сначала проверить специальный акт, затем применить № 236 к общим документам |
| Нужно подтвердить трудовой стаж бывшего работника | Кадровый раздел перечня и Закон № 125-ФЗ | Собрать документы по личному составу и проверить дату окончания дела |
| Нужно определить порядок обязательного медосмотра | Приказ № 29н | Определить обязанность пройти осмотр, а срок архива проверить отдельной строкой |
Если вопрос касается одновременно медосмотра и архива, применяются два разных маршрута: приказ № 29н определяет медицинскую процедуру, а перечень архивных документов — хранение конкретного кадрового дела или медицинского результата в составе документного массива.
Как проверить срок хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Назовите документ по его содержанию: приказ о приёме, трудовой договор, личное дело, журнал инструктажа, заключение медосмотра.
- Шаг 2. Определите, относится ли организация к отрасли с собственным перечнем, и проверьте его до обращения к общему акту.
- Шаг 3. Найдите в перечне строку с наиболее точным видом документа и прочитайте примечания, включая подпункты.
- Шаг 4. Зафиксируйте статью перечня и срок в номенклатуре дел, не заменяя их общим обозначением «кадровые документы».
- Шаг 5. Для завершённого дела определите год окончания делопроизводства и начните отсчёт с 1 января следующего года.
- Шаг 6. Если строки нет, оформите решение по аналогии через экспертную комиссию и сохраните обоснование выбора.
Лайфхак: документы со сроком свыше 10 лет в рабочей описи удобно группировать так, чтобы сведения находились по конкретному работнику. При расследовании или запросе бывшего сотрудника поиск по человеку быстрее, чем просмотр всех журналов за календарный год.
Когда общего перечня недостаточно
Перечень № 236 применяется к типовым управленческим документам, но отдельные сферы используют собственные, более детальные перечни. Для здравоохранения, образования и финансового сектора специальные акты могут описывать документы, которых нет в типовой строке или для которых установлен особый срок.
Отраслевой акт имеет приоритет для документов, связанных с его специальным предметом. Общий перечень при этом сохраняет значение для приказов по личному составу, трудовых договоров и других документов, которые не получили специального регулирования. Это позволяет не выбирать между актами целиком, а распределять документы по предмету регулирования.
Пробел в таблице тоже требует оформленного решения. Если обязательный журнал или форма присутствуют в деятельности организации, отсутствие точного названия в перечне не разрешает автоматически уничтожить документ. Выберите близкий по функции вид, укажите причину аналогии, оформите решение экспертной комиссии и включите его в номенклатуру дел.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Для документа, которого нет в перечне, я сохраняю три связанных записи: какой вид документа сравнивали, почему признали его аналогом и кто утвердил срок. Такой пакет показывает последовательность решения и помогает повторить её при следующем комплектовании архива».
Как подготовить архивную справку по кадровым документам
Архивная справка составляется по документам, которые подтверждают событие или период работы: приказам по личному составу, трудовым договорам, личным карточкам, табелям и другим материалам в зависимости от запроса. Сам перечень сроков хранения не подтверждает стаж, должность или факт приёма; он помогает определить, где должен находиться документ и не был ли он преждевременно уничтожен.
Перед выдачей справки сопоставьте фамилию, периоды работы, реквизиты приказов и сведения в личном деле. Если часть документов создана в электронной форме, к запросу должен быть доступен электронный документ с сохранённой подписью и историей хранения, а не только распечатка или скан.
Образец описи для личного дела
Для первичной проверки состава личного дела можно использовать вспомогательную опись. Первым сверяют разделы, в которых отражены приём, изменения условий труда и увольнение, а затем проверяют, не включены ли в опись документы с отдельными сроками.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
Как хранить кадровые документы в электронном архиве
Срок хранения не меняется из-за перехода в КЭДО, а форма документа должна соответствовать форме его создания. Электронный протокол, подписанный электронной подписью, хранится как электронный документ. Бумажный протокол не превращается в электронный оригинал только после сканирования.
В практике Добыто при настройке кадрового архива отдельно проверяют срок, состав метаданных, маршрут подписания и возможность подтвердить действительность подписи в течение всего периода хранения. Кадровый документ проходит маршрут от создания и согласования до архива, где его находят по сотруднику и виду документа.
Для протоколов проверки знаний по охране труда допустима электронная или бумажная форма хранения. Удостоверения в описанном практическом разборе ведутся на бумаге. Такое различие нужно определить при создании документа и закрепить в локальном порядке, чтобы архив не состоял из несогласованных копий.
Внимание: в документах по охране труда журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а протоколы результатов обучения и документы об обучении — 5 лет. Статья 423 перечня разделяет эти группы, поэтому общий срок для «обучения» использовать нельзя.
Где закрепить выбранные сроки в КЭДО
Система КЭДО хранит электронные кадровые документы по тем же срокам, которые организация установила в номенклатуре дел и локальных правилах архивного хранения. При настройке маршрута нужно связать вид документа с его сроком, а для долгосрочных дел предусмотреть поиск по сотруднику, периоду и кадровому событию.
В Добыто электронный архив используется как часть маршрута кадрового документа: после создания, согласования и подписания документ переводится в архив с сохранением сведений о статусе и участниках. Такой порядок помогает отделить действующие документы от завершённых дел и не смешивать приказы по личному составу с документами текущего учёта.
Стоимость КЭДО для хранения кадровых документов
Стоимость зависит от числа сотрудников, набора электронных подписей, шаблонов, интеграции и требований к архиву. В тарифной линейке Добыто указаны следующие варианты.
| Тариф | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указаны |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указаны |
| Корпорация | по запросу | не указаны |
Состав функций и условия оплаты опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. В тариф «Бизнес» входят электронный архив, интеграция с 1С, кастомные шаблоны и ПЭП, УНЭП и УКЭП.
Выводы
Для большинства организаций отправной точкой служит приказ Росархива № 236. Кадровые документы проверяют по разделу о трудовых отношениях и статье 22.1 Закона № 125-ФЗ, отраслевые документы — по специальному перечню, а приказ № 29н используют для определения обязательности медосмотров. Срок нужно закрепить в номенклатуре дел и исчислять с 1 января года, следующего за окончанием делопроизводства.
Добыто КЭДО помогает связать выбранные сроки с электронными кадровыми документами, маршрутами подписания и архивом. Для длительно хранимых дел сохраняется возможность найти документ по работнику и кадровому событию.
Частые вопросы
Нужно ли использовать отдельный перечень для работодателя в Москве?
Само нахождение организации в Москве не заменяет федеральный перечень и не сокращает срок хранения. Сначала проверяют отраслевой статус и вид документа, затем применяют приказ № 236 или специальный акт, если он регулирует соответствующую деятельность.
С какого года считать срок хранения приказа о приёме?
Срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончили делопроизводством. Для документов по личному составу отдельно проверяют границу 1 января 2003 года: для более ранних документов применяется 75 лет, для законченных после этой даты — 50 лет.
Что делать, если в перечне нет названия журнала?
Подберите наиболее близкий по функции и содержанию вид документа, оформите обоснование аналогии и закрепите решение экспертной комиссии в номенклатуре дел. Отсутствие буквального совпадения не означает, что журнал можно уничтожить без оценки его значения.
Устанавливает ли приказ 29н срок хранения заключения медосмотра?
Приказ № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров, медицинские противопоказания и перечень работ, где осмотры обязательны. Срок хранения конкретного кадрового документа или медицинского результата нужно искать в архивном либо отраслевом перечне по его виду.
Можно ли хранить электронный документ только в виде распечатки?
Если документ создан и подписан в электронной форме, распечатка не заменяет электронный оригинал. Если документ составлен и подписан на бумаге, скан также не становится оригиналом; форма хранения должна соответствовать форме создания документа.
Какие документы понадобятся для архивной справки бывшему работнику?
Состав зависит от запроса, но обычно проверяют приказы по личному составу, трудовой договор, личную карточку и сведения об изменениях и увольнении. Перечень сроков хранения помогает найти нужную документную группу, а справка оформляется по самим архивным документам и их реквизитам.
