Хранение документов в РФ какие нормы действуют для работодателя

Хранение документов в РФ для работодателя регулируют три уровня норм: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236, и Трудовой кодекс. Приказ о приёме на работу, трудовой договор, личная карточка и личное дело хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Графики отпусков и приказы о дисциплинарных взысканиях хранятся 3 года, табели и приказы о ежегодных отпусках — 5 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Для электронных документов сроки те же: статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить их сохранность в течение сроков, установленных архивным законодательством. Форма хранения следует за формой создания: документ, подписанный электронной подписью, хранится в электронном виде, подписанный на бумаге — на бумаге, и скан его не заменяет.

Ниже — таблица сроков по статьям Перечня № 236 для основных кадровых документов, порядок хранения электронного архива при КЭДО и документы, которые закон оставляет на бумаге. Покажем, как составить номенклатуру дел, что делать с документом, которого нет в Перечне, и куда уходят личные дела при ликвидации компании. Штрафы по статье 13.20 КоАП, порядок выдачи копий по статье 62 ТК РФ, архивные справки в Москве, стоимость электронного архива, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие законы и приказы регулируют хранение кадровых документов

Нормы о хранении документов работодателя разбросаны по нескольким актам, и каждый отвечает за свой вопрос. Срок конкретного документа ищут в одном месте, порядок уничтожения — в другом, правила электронного хранения — в третьем.

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, базовый срок 50/75 лет (статья 22.1) и порядок передачи документов при ликвидации (статья 23).
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020), — конкретные сроки по статьям. Кадровым документам посвящён раздел 8 «Кадровое обеспечение», табелям и охране труда — раздел 7.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, — организация хранения, экспертиза ценности, описи, передача и уничтожение документов.
• Трудовой кодекс РФ — статьи 22.1-22.3 об электронном документообороте и сохранности электронных документов, статья 62 о выдаче документов, связанных с работой, и их копий.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — режим обработки персональных данных, которые содержатся почти в каждом кадровом документе.

Перечень № 236 применяют все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности: это прямо записано в пункте 1.2 его общих положений. Статья 22.1 закона № 125-ФЗ задаёт общее правило для документов по личному составу: 75 лет для законченных делопроизводством до 1 января 2003 года и 50 лет для законченных после этой даты. Правило не действует там, где перечень устанавливает иной срок. Поэтому приказ о дисциплинарном взыскании хранится 3 года, хотя формально это тоже приказ по личному составу. Официальный текст акта размещён на портале правовой информации: Перечень № 236 в официальном опубликовании — это скан на 230 страницах, поэтому для поиска статьи удобнее алфавитный указатель в конце Перечня.

Порядок работы с актами для кадровой службы: сначала проверить, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы, затем найти статью Перечня № 236, затем свериться с ТК РФ, если документ ведётся в электронном виде. Номер статьи Перечня стоит указывать в номенклатуре дел рядом со сроком: при проверке это первое, что попросят обосновать.

Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236

Срок хранения зависит не от того, насколько документ кажется важным, а от конкретной статьи и подпункта Перечня. Внутри одной статьи 434 о приказах по личному составу разброс — от 3 до 75 лет. Таблица собрана по тексту раздела 8 Перечня и смежных статей о табелях, лицевых счетах и штатных расписаниях.

Запись «50/75 лет» расшифрована в самом Перечне: 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — после. Отметка «ЭПК» означает, что после истечения срока документы могут быть отобраны на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии, поэтому уничтожать их автоматически по истечении 50 лет нельзя. Один и тот же вид документа может попасть в разные строки: приказ об отпуске работнику с вредными условиями труда хранится 50/75 лет, а не 5.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не ради работодателя. Эти документы нужны самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать: для подтверждения стажа и заработка. Поэтому, наводя порядок в архиве, сверяйте каждое дело со статьёй Перечня, а не с тем, как давно человек уволился.»

Внимание: протоколы обучения и проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет (статья 423 Перечня). Закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль: при расследовании несчастного случая из него делают выписки за весь период работы человека.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для самопроверки откройте номенклатуру дел и сравните сроки в ней со статьями из таблицы. Отдельно проверьте строки по приказам об отпусках и командировках, если в компании есть рабочие места с вредными и опасными условиями труда: для них срок другой.

Как хранить электронные кадровые документы при КЭДО

Переход на КЭДО не сокращает и не меняет сроки. Статья 22.3 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, прямо требует: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через информационную систему работодателя или через платформу «Работа в России». Электронный приказ о приёме хранится те же 50 лет, что и бумажный, электронный график отпусков — те же 3 года.

Второе правило касается формы. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл эти режимы: электронный образ — копия бумажного документа, электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Решение о ней принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения: для журналов инструктажа это 45 лет, для кадровых приказов — 50. Посмотрите на свой файл: если в нём изображение собственноручной подписи, это электронный образ, а не электронный документ, и оригинал остаётся на бумаге.»

Хранить электронный документ — значит сохранить не только файл, но и возможность проверить подпись через десятилетия, когда сертификат давно истечёт. Для этого используют архивный формат подписи: документ подписывают при действующем сертификате, к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную. В архив документ уходит в состоянии, в котором подпись остаётся проверяемой.

Важный нюанс из практики: равнозначность собственноручной подписи для УКЭП возникает в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена. Без такого соглашения электронный архив хранит документы, равнозначность подписей в которых придётся доказывать отдельно. Проверьте, что соглашение об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО лежат в деле каждого работника.

Электронный архив хранит не только документы, но и следы их подписания: кто и когда выдал подпись, кто подписал, под чьим контролем находилась система. Эти данные в споре работают на обе стороны.

Кейс из практики: работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему КЭДО. У работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, согласие работника получено в день уведомления о переходе. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, кассация акты отменила: в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, сам он системой пользоваться не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя. Спор прошёл 4 этапа, и решающими стали данные, которые хранила система.

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед развёртыванием на всю компанию закладываем пилотную группу: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Что проверить у себя: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Когда электронный архив не заменяет бумагу

Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота 4 вида документов: трудовые книжки, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении. Они создаются и хранятся на бумаге при любом уровне цифровизации компании. Бумажный архив нужен и для всего, что подписано собственноручно до перехода на КЭДО: сканирование таких документов не отменяет обязанности хранить оригиналы весь срок.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Закрепите порядок электронного хранения в Положении о ведении КЭДО

Личное дело, приказ о приёме и трудовая книжка: что и сколько хранить

Для работников коммерческих организаций закон не устанавливает обязательный состав личного дела. Перечень № 236 в примечании к статье 445 отсылает к локальным нормативным актам: виды документов в личных делах работников, кроме государственных и муниципальных служащих, определяет сама организация. Если компания ведёт личные дела, их состав закрепляют в ЛНА, а каждое дело сопровождают описью. Хранится личное дело 50/75 лет с отметкой ЭПК.

Приказ о приёме на работу относится к подпункту «а» статьи 434 и хранится 50/75 лет вместе с заявлениями и докладными к нему. Столько же хранятся трудовой договор и соглашения о его изменении (статья 435), личная карточка (статья 444), журналы и базы данных учёта приёма, перевода и увольнения (статья 463 «а»). Приказ о приёме можно оформлять и хранить в электронном виде, приказ об увольнении — только на бумаге.

Трудовая книжка работодателю не принадлежит. Статья 449 Перечня относит её к подлинным личным документам вместе с дипломами и удостоверениями: хранится до востребования, а невостребованная — 50/75 лет. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей хранится 50/75 лет (статья 463 «в»), книга учёта бланков — 5 лет (статья 463 «г»). Если уволенный работник не забрал трудовую книжку, она остаётся в архиве на весь срок, и выдать её можно по первому обращению.

Документы кандидатов, которым отказали, хранятся 1 год (статья 438 «б»). Это срок архивного хранения, но не основание для обработки персональных данных: чтобы держать резюме и анкету этот год, нужно согласие кандидата на обработку персональных данных по 152-ФЗ с указанием срока. Само согласие после отзыва или истечения срока действия хранится ещё 3 года (статья 441).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы кадровых документов для личного дела и кадрового архива

Комплект покрывает основные документы личного дела и учёта; начните с описи — по ней видно, какие документы должны лежать в деле.

Как организовать архив: номенклатура дел, экспертиза ценности, уничтожение

Номенклатура дел — основной документ архива: в ней за каждым видом дела закреплены срок хранения и статья Перечня. Сама номенклатура дел организации по статье 157 Перечня хранится постоянно, номенклатуры структурных подразделений — 3 года. Для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок «постоянно» по общим положениям Перечня означает не менее 10 лет.

Документы с истёкшим сроком уничтожают только после экспертизы ценности. Её порядок, описи и оформление уничтожения регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива № 77: экспертная комиссия организации рассматривает дела, решение оформляется актом о выделении документов к уничтожению. Дела с отметкой ЭПК комиссия отдельно проверяет на предмет отбора на постоянное хранение. Уничтожение без акта означает, что компания не докажет, куда делись документы, если их запросит работник, суд или инспекция.

Если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, а решение фиксируют в номенклатуре дел.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, а в Перечне их нет. В таких случаях я ориентируюсь на срок для самих инструкций или на срок журналов инструктажа, в зависимости от содержания. Главное — оформить решение экспертной комиссии, чтобы при проверке показать документированный выбор, а не догадку.»

Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для специфичных документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
2. Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, дела, с которыми работаете сейчас.
3. Шаг 3. Завершённые разделите по сроку: до 10 лет и свыше 10 лет. Первые хранятся рядом с рабочими местами, вторые уходят в архив.
4. Шаг 4. Внутри каждой группы сортируйте по видам документов, внутри вида — по годам, от старых к новым.
5. Шаг 5. Оформите номенклатуру дел с указанием срока и статьи Перечня для каждого дела; для документов, которых нет в Перечне, укажите срок по аналогии и решение экспертной комиссии.
6. Шаг 6. Документы с истёкшим сроком передайте на экспертизу ценности и уничтожайте только по утверждённому акту.

Важный нюанс из практики: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документами до 10 лет пользуются и их достают. Документы свыше 10 лет, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае, профессиональном заболевании или споре о стаже.

В электронном архиве сортировка и поиск по работнику решаются настройкой системы. В Добыто подписанные документы переносятся в раздел «Архив» массовым действием «В архив», а реестр показывает статус каждого документа и маршрут согласования.

Выдача копий и архивные справки: сроки по статье 62 ТК РФ

Хранение документов нужно не только для проверок: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой. Это копии приказов о приёме, переводах и увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и уплаченных страховых взносах, о периоде работы. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются безвозмездно. Обязанность распространяется и на уволенных работников, поэтому архив должен позволять найти документ по человеку быстрее, чем за 3 дня.

При КЭДО статья 22.3 ТК РФ расширяет способы подачи и выдачи. Работник может подать заявление письменно, через информационную систему работодателя, на электронную почту работодателя в установленном им порядке или через платформу «Работа в России». Если по документу ведётся электронный документооборот, работодатель в те же 3 рабочих дня выдаёт его способом, указанным в заявлении: заверенной копией на бумаге или электронным документом, в том числе через Госуслуги. Заявление о выдаче копий хранится 1 год (статья 451 Перечня).

Когда организация ликвидирована, справки о стаже и заработке выдаёт государственный или муниципальный архив, куда переданы её документы по личному составу. В Москве такие справки выдают учреждения Главархива Москвы, в том числе Центральный государственный архив трудовых отношений; порядок запроса описан на странице как получить архивные справки и выписки на mos.ru. Если бывший работодатель действует, архивную справку или копию запрашивают у него по статье 62 ТК РФ.

Что происходит с документами при ликвидации организации

Статья 23 закона № 125-ФЗ устанавливает: при ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий передаёт документы по личному составу и архивные документы с неистёкшими сроками временного хранения в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора. Судьба остальных документов зависит от их срока.

«Упорядоченное состояние» означает, что архив примет дела только с описями и номенклатурой. Компания, которая годами не вела номенклатуру, на этапе ликвидации будет формировать её задним числом, поэтому подготовку архива стоит начинать до решения о ликвидации, а не после.

Ошибки хранения и их цена: штрафы и проигранные споры

Прямой штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов установлен статьёй 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 1 000 до 3 000 рублей, на должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей, если нарушение не подпадает под статью 13.25. Если из-за утраченного архива работник не получил копии документов в срок по статье 62 ТК РФ, это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП: для юридического лица штраф до 50 000 рублей.

Штраф — меньшая часть цены. Отсутствие журнала инструктажей через 15 лет после увольнения работника означает, что компания не докажет проведение инструктажей при расследовании профзаболевания или несчастного случая, а доказывать придётся работодателю. Утраченный приказ о приёме или лицевой счёт оставляет бывшего работника без подтверждения стажа и заработка, и спор об этом разрешается уже в суде.

Типичные ошибки, которые встречаются при аудите архивов:

• Журналы инструктажа уничтожены через 5 лет по аналогии с протоколами проверки знаний, хотя их срок — 45 лет.
• Электронные документы распечатаны, а файлы удалены: распечатка остаётся копией, и оригинала у компании больше нет.
• Бумажный архив уничтожен после сканирования: скан — электронный образ, а не оригинал.
• Сроки взяты из Перечня № 236 без проверки отраслевого перечня.
• Документы уничтожены без экспертизы ценности и акта.
• Кадровые документы подписаны простой электронной подписью по аналогии с потребительскими договорами.

Последняя ошибка возникает из логики «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и мы можем». Практика по займам и услугам к кадровым документам не относится: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи. В практике Добыто такая логика у клиента — первый признак того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены, и с этого мы начинаем настройку.

Чек-лист самопроверки кадрового архива

• Проверено, есть ли для отрасли специальный перечень.
• Номенклатура дел составлена, у каждого дела указаны срок и статья Перечня.
• Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
• Журналы инструктажа и регистрации несчастных случаев отложены на 45 лет.
• Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
• Для документов, которых нет в Перечне, срок определён по аналогии и решение экспертной комиссии оформлено.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
• Невостребованные трудовые книжки учтены в книге учёта движения трудовых книжек.
• В ЛНА о КЭДО описан порядок идентификации работника, система фиксирует дату выдачи подписи.

Стоимость электронного хранения кадровых документов: тарифы КЭДО

Стоимость электронного архива зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой; сам архив входит в тариф, а не оплачивается отдельно за каждый документ.

Электронный архив указан в составе тарифа «Бизнес»; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета — на странице тарифов Добыто КЭДО, цены приведены по состоянию на сентябрь 2026 года.

Выводы

Срок хранения кадрового документа определяет статья Перечня № 236 или отраслевого перечня, а не форма документа: приказы о приёме, трудовые договоры и личные дела остаются в архиве 50 лет, журналы инструктажа — 45, графики отпусков — 3 года. Электронные документы хранятся столько же и в той форме, в которой созданы, а 4 вида документов по статье 22.1 ТК РФ остаются бумажными. Архив с номенклатурой, актами экспертизы и описью по людям позволяет выдать копию за 3 рабочих дня и пройти ликвидацию без восстановления дел задним числом.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с архивом, где подписанные файлы хранятся весь установленный срок вместе с данными о подписании; бумажную часть архива — трудовые книжки, приказы об увольнении, журналы инструктажа — мы при настройке сразу отделяем от электронной.

Частые вопросы о хранении кадровых документов

С какого момента считать 50 лет для личного дела уволенного работника?

Срок 50/75 лет по статье 22.1 закона № 125-ФЗ привязан к окончанию делопроизводства по документу. Личное дело заканчивается делопроизводством после увольнения работника, поэтому 50 лет отсчитывают от закрытия дела, а не от даты приёма. Для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, срок 75 лет.

Может ли бывший работник потребовать уничтожить его кадровые документы?

Нет. Обязанность хранить документы по личному составу установлена законом № 125-ФЗ, а 152-ФЗ допускает обработку персональных данных без согласия, если она нужна для исполнения обязанности, возложенной на оператора законом. Приказы, трудовой договор, личная карточка хранятся 50/75 лет независимо от желания работника. Уничтожить можно только то, что хранилось на основании согласия, например резюме кандидата, после отзыва согласия.

Сколько хранить документы по охране труда, кроме журналов инструктажа?

Отчёты и карты специальной оценки условий труда хранятся по месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (статья 407 Перечня). Документы о расследовании профессиональных заболеваний — 50/75 лет (статья 419), документы о несчастных случаях по месту составления — 45 лет, а связанные с крупным ущербом и человеческими жертвами — постоянно (статья 425). Протоколы обучения по охране труда и журналы проверки знаний — 5 лет (статьи 422 и 423 «б»).

Сколько хранить документы кадрового резерва, листы собеседования и тесты кандидатов?

Документы по формированию кадрового резерва (списки, характеристики, анкеты, резюме) хранятся 5 лет по статье 439 Перечня. Листы собеседования — 5 лет (статья 448), тесты и анкеты по оценке профессиональных и личностных качеств работников — 5 лет (статья 484). Документы кандидатов, которых не приняли на работу, — 1 год, и на их хранение нужно согласие на обработку персональных данных.

Сколько хранить документы воинского учёта?

Планы, перечни должностей, списки и переписка по ведению воинского учёта и бронированию граждан, пребывающих в запасе, хранятся 5 лет (статья 457 Перечня). Карточки, расписки и повестки — 5 лет после снятия гражданина с учёта (статья 458). Журналы проверок воинского учёта и книги учёта лиц, подлежащих воинскому учёту, — 5 лет (статьи 459 и 463 «е»).

Что делать с невостребованными трудовыми книжками при ликвидации компании?

Невостребованная трудовая книжка хранится 50/75 лет по статье 449 Перечня, поэтому к моменту ликвидации её срок почти всегда не истёк. По статье 23 закона № 125-ФЗ документы с неистёкшими сроками хранения ликвидационная комиссия передаёт вместе с документами по личному составу в государственный или муниципальный архив по договору. Движение таких книжек подтверждает книга учёта движения трудовых книжек, которая хранится те же 50/75 лет.