Архивное хранение документов органов местного самоуправления практика кадровой службы администрации

Архивное хранение документов органов местного самоуправления регулируют 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Администрация хранит документы временно, а документы Архивного фонда передаёт на постоянное хранение в муниципальный архив через 5 лет. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Личные дела уволенных муниципальных служащих передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Главное различие — уровень муниципального образования: администрация муниципального района, муниципального округа или городского округа обязана создать собственный архив по статье 13 125-ФЗ, для поселения закон эту обязанность не называет, но сохранность документов в течение сроков хранения обеспечивать нужно.

Ниже разобрано, как кадровой службе выстроить путь документа от номенклатуры дел до описи и передачи, где проходит граница между 5 годами и 50/75 годами, кому и как выдавать архивные справки и какие кадровые документы можно хранить только в электронном виде. Сценарии реорганизации и ликвидации органа, стоимость электронного кадрового архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие нормы определяют архив администрации и кто обязан его создать

Архивные документы органов местного самоуправления относятся к муниципальной собственности по статье 8 125-ФЗ. Их нельзя продать, подарить или передать по иной сделке, которая ведёт к отчуждению (часть 3 статьи 10), а орган выступает источником комплектования муниципального архива (статья 20). Отсюда ограничение, которого нет у коммерческой компании: администрация не выбирает, хранить ли документы и где, она обязана довести их до муниципального архива в упорядоченном состоянии.

Обязанность создать собственный архив по части 1 статьи 13 лежит на органах местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района. Поселения в этой норме не названы. Для администрации поселения это не освобождение от хранения: статья 17 обязывает органы местного самоуправления обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение всех сроков хранения. Помещения и финансирование архива по статье 15 обеспечивает сам орган.

Порядок работы с документами задают несколько актов, и кадровой службе нужны все:

• 125-ФЗ — сроки временного хранения, сроки для документов по личному составу, правила передачи при ликвидации и реорганизации;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, — сроки хранения по видам документов;
• Правила, утверждённые приказом Росархива № 77, — номенклатура дел, экспертная комиссия, описи, передача в архив, условия хранения, электронные архивные документы;
• 25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в Российской Федерации» — персональные данные и личное дело муниципального служащего;
• Трудовой кодекс РФ и 152-ФЗ — кадровые документы и персональные данные работников;
• законы субъекта РФ об архивном деле и муниципальные правовые акты, которые орган вправе принимать по части 2 статьи 2 125-ФЗ.

Полный текст Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов на сайте Росархива стоит держать под рукой при составлении положения об архиве и положения об экспертной комиссии: большинство вопросов проверяющих относится именно к ним.

Проверить себя можно по положению об архиве: если в нём не названы Перечень № 236, Правила № 77 и региональный закон об архивном деле, положение писали по устаревшему образцу, и его стоит обновить до ближайшей передачи дел.

Сроки хранения кадровых документов в администрации

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (часть 2 статьи 21.1 125-ФЗ). Приказ о приёме, подписанный в марте 2025 года, начинает свой 50-летний срок с 1 января 2026 года. Для кадровой службы администрации важны две разные линии сроков: срок временного хранения документов Архивного фонда до передачи в муниципальный архив и срок хранения документов по личному составу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из таблицы видно, что кадровые документы в большинстве своём не уходят в муниципальный архив через 5 лет: они остаются в архиве администрации на полвека. Поэтому хранилище кадровой службы нужно планировать под объём документов за 50 лет, а не за пятилетний цикл передачи.

По окончании 50 или 75 лет документы по личному составу не уничтожаются автоматически. Часть 3 статьи 22.1 125-ФЗ требует для источников комплектования государственных и муниципальных архивов экспертизу ценности, а часть 6 статьи 6 запрещает уничтожать документы в муниципальной собственности до такой экспертизы.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно: эти бумаги нужны не работодателю, а самому человеку, и часто тогда, когда организации уже нет. В администрации это особенно заметно — бывший служащий приходит за подтверждением стажа через десятилетия. Проверьте, что приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки у вас не лежат в одном деле с документами, которые через 5 лет выделяются к уничтожению.»

Важный нюанс из практики: если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом документа, решение принимает экспертная комиссия, и его фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор со ссылкой на аналогичную статью перечня.

Ошибка в сроке обходится дороже, чем кажется при чистке архива. За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Более ощутимое последствие наступает позже: при споре о стаже или при расследовании профессионального заболевания доказывать проведение инструктажей и факт трудовых отношений придётся администрации, а уничтоженный журнал или приказ восстановить нельзя.

Как кадровые дела администрации попадают в архив: номенклатура, экспертная комиссия, описи

Путь любого кадрового документа в архив начинается с номенклатуры дел. По пункту 11 Правил № 77 номенклатуру разрабатывают в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией и утверждают у руководителя органа; раз в 5 лет её представляют в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения, а при изменении функций и структуры пересматривают раньше. В конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив.

Экспертная комиссия (ЭК) создаётся приказом и работает по положению, разработанному на основе примерного положения (пункт 18 Правил). Экспертизу ценности она проводит ежегодно (пункт 20): отбирает дела для хранения и уничтожения, рассматривает проекты номенклатур и описей (пункт 19). Представитель кадровой службы в составе ЭК нужен по существу: только он знает, какие дела относятся к личному составу и какие документы по личному составу хранятся не 50/75 лет, а 5 лет.

Сроки передачи установлены пунктом 47 Правил: дела передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. Для личных дел служащих, уволенных с государственной или муниципальной службы, правило другое — они передаются по истечении 10 лет со дня увольнения. Описи на дела по личному составу составляются отдельно от описей дел постоянного хранения (пункт 63).

Как передать кадровые дела в архив администрации: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, личные дела работающих служащих — остаются в кадровой службе.
2. Шаг 2. Разделите завершённые дела по сроку: до 10 лет включительно, свыше 10 лет, 50/75 лет и постоянное хранение. От этого зависит, где дело будет храниться физически и в какую опись попадёт.
3. Шаг 3. Внутри каждой группы разложите дела по видам и годам: приказы по личному составу, личные карточки, трудовые договоры, журналы, локальные акты, переписка.
4. Шаг 4. Сверьте дела с номенклатурой. Для документа, которого нет в перечне, получите решение ЭК о сроке по аналогии и внесите его в номенклатуру.
5. Шаг 5. Составьте описи: отдельно на дела по личному составу и на дела постоянного хранения. Проекты описей для ЭПК готовятся в 4 экземплярах на бумаге и в 1 экземпляре в электронном редактируемом формате не позднее 3 лет после завершения дел (пункт 29 Правил).
6. Шаг 6. Одновременно с описями дел постоянного хранения подготовьте акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в 2 экземплярах. Руководитель утверждает описи и акт после их утверждения ЭПК архивного учреждения (пункт 30).
7. Шаг 7. Передайте дела в архив в сроки пункта 47. Личные дела уволенных муниципальных служащих держите в кадровой службе до истечения 10 лет со дня увольнения.

Все работы по отбору, упорядочению и передаче документов, включая транспортировку, выполняются за счёт органа, который их передаёт (часть 2 статьи 23 125-ФЗ). Эти расходы стоит заложить в смету администрации заранее, а не искать средства в год передачи.

Что проверить до передачи дел

• Номенклатура на текущий год утверждена, в ней указаны сроки хранения и статьи Перечня № 236.
• Дела по личному составу не смешаны с делами временного хранения до 10 лет.
• Для документов, которых нет в перечне, есть решение ЭК о сроке по аналогии.
• Журналы инструктажей по охране труда отложены на 45-летнее хранение, а не включены в акт на уничтожение.
• Форма хранения совпадает с формой создания: электронные документы хранятся электронно, бумажные — на бумаге.
• Опись длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
• Помещение архива отвечает пункту 88 Правил: для бумажных документов температура 17-19 °C и влажность 50-55%.

Шаблоны кадровых документов для комплектования личных дел и архива

Комплект нужен для того, чтобы личное дело с первого дня собиралось в том составе, в каком его потом примет архив; начните с описи документов личного дела.

Личное дело муниципального служащего: ведение, доступ и срок передачи

Часть 4 статьи 30 25-ФЗ отсылает к порядку, установленному для ведения личного дела государственного гражданского служащего: отдельного порядка для муниципальной службы закон не вводит. Поэтому состав личного дела муниципального служащего шире, чем у работника коммерческой организации, а сведения в нём относятся к персональным данным, в том числе чувствительным: о семье, здоровье, доходах.

На архивной стадии к личному делу применяются три правила. Первое — срок: 50/75 лет по Перечню № 236 и передача в архив через 10 лет после увольнения по пункту 47 Правил. Второе — доступ: по части 3 статьи 25 125-ФЗ доступ к архивным документам со сведениями о личной и семейной тайне гражданина ограничивается на 75 лет со дня создания документов, раньше его можно открыть только с письменного разрешения самого гражданина, а после его смерти — наследников. Третье — выдача: по пунктам 107-109 Правил документы из архива выдаются работникам структурных подразделений во временное пользование по письменному разрешению руководителя и на срок не более 1 месяца.

Доступ к личным делам внутри администрации — отдельный вопрос. Типовая ситуация, когда весь кадровый массив открыт всей кадровой службе целиком, одновременно является типовым нарушением: доступ к личному делу должны иметь те, кому он нужен по функции. Для электронного архива пункт 131 Правил прямо требует разграничить права доступа к электронным архивным документам локальным актом.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему персональных данных должна опираться на согласие работника. Обычно таких лиц не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Попросите у поставщика системы не заверение, что данные хранятся защищённо, а список всех, кто получит к ним доступ.»

Для проверки откройте приказ о доступе к личным делам: если в нём нет перечня должностей, допущенных к личным делам, и журнала выдачи дел во временное пользование, порядок доступа существует только на словах.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Архивные справки и запросы бывших служащих

Бесплатность архивных справок для пенсии установлена законом, а не оставлена на усмотрение администрации. По части 3 статьи 26 125-ФЗ органы местного самоуправления, у которых есть соответствующие архивные документы, обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Запрос можно направить в форме электронного документа, в том числе через интернет.

Куда направлять запрос, зависит от того, где сейчас лежит дело. Документы по личному составу хранятся в архиве администрации 50/75 лет, личные дела уволенных служащих первые 10 лет остаются в кадровой службе. Если орган ликвидирован, документы по личному составу поступают в муниципальный архив по части 8 статьи 23. Государственные и муниципальные архивы, кроме того, по части 3.1 статьи 26 отвечают на запросы Социального фонда России о сведениях, нужных для пенсионного обеспечения гражданина, через платформу «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере».

Пока человек работает, действует статья 62 ТК РФ: копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи. Для архива администрации есть ограничение, о котором редко пишут: по части 4 статьи 26 муниципальный архив, который является структурным подразделением органа местного самоуправления, не вправе оказывать платные информационные услуги. Порядок использования архивных документов в органе администрация утверждает сама по части 5 той же статьи, с учётом порядка Росархива, поэтому сроки исполнения запросов стоит закрепить в этом акте.

В практике Добыто запросы справок — одна из первых функций, которые кадровые службы переносят в электронный вид: работник заказывает справку из личного кабинета, заявка уходит ответственному специалисту, и срок исполнения виден в системе. Проверить готовность своей службы можно так: возьмите приказ о приёме пятилетней давности и засеките, за сколько минут его найдут по описи.

Электронный кадровый архив в администрации: что можно хранить в цифре, а что нет

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ позволяют вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, но четыре вида документов остаются бумажными: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Работников, принятых до 31 декабря 2021 года, переводят на электронные документы только с их согласия, и отказ дать согласие не основание для санкций.

Форма хранения определяется формой создания документа. Приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и держать бумагу вместо файла нельзя, распечатка остаётся копией. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Бумажный архив администрации при переходе на КЭДО не перерабатывают, он хранится в прежнем виде.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для кадровых документов это 50 лет. Электронный приказ хранится электронно, бумажный — на бумаге. Прежде чем переводить вид документа в электронный маршрут, проверьте, что система умеет хранить и выгружать его на этот срок.»

Состав электронного архивного документа задан пунктом 141 Правил № 77: файл основной части в формате PDF/A, файлы приложений, файлы электронной подписи при их наличии и файл описания с метаданными. Система хранения электронных документов по пункту 137 должна проверять техническое состояние документов, делать резервные копии, конвертировать и переносить документы в новые форматы. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020, а стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017.

Как сохранить проверяемость подписи на 50 лет

Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ по личному составу хранится полвека. Проверяемость подписи поддерживают меткой времени и усовершенствованной подписью, которую формируют поверх прежней при смене криптоалгоритмов. Эту работу выполняет система КЭДО с модулем архивного хранения: учётные кадровые системы на перештамповку и архивное хранение не рассчитаны.

Для органов власти отдельно развивается Госключ — мобильная электронная подпись на портале Госуслуг: УНЭП в нём выпускается бесплатно, на 15.04.2026 Госключ в КЭДО использовали более 1000 компаний, а для федеральной государственной службы он уже встроен в единую информационную систему управления кадровым составом. Архивное хранение документов на долгих сроках («Хронограф») в планах Госключа стоит на 2027 год, поэтому сегодня за долговременное хранение отвечает система, в которой администрация ведёт КЭДО.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Мы закладываем пилотную группу перед переводом на КЭДО всей администрации и разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя. В Добыто подписанные документы попадают в раздел «Архив», откуда их можно выгрузить комплектом с файлами подписи.

Когда электронный архив кадровой службе не подходит

• Документы из перечня исключений: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы об инструктажах остаются бумажными при любой системе.
• Работники, принятые до 31 декабря 2021 года и не давшие согласия: их документы продолжают оформлять на бумаге.
• Служащие без смартфона или компьютера, в том числе работающие пенсионеры: для них бумажный документооборот сохраняется.
• Документы, где нужна УКЭП работника через Госключ: для неё требуется биометрический загранпаспорт, который есть не у всех.
• Система, которая не выгружает комплект документа целиком — файл, подпись, доверенность: при проверке или смене оператора понадобятся именно файлы, а не изображение на экране.

Реорганизация, ликвидация и преобразование муниципального образования: куда уходит кадровый архив

Судьба архива при изменении структуры органа определяется 125-ФЗ, и выбирать место хранения администрация в этих случаях не вправе. Во всех сценариях закон требует передавать документы в упорядоченном состоянии, поэтому описи по личному составу должны быть готовы до решения о реорганизации.

Для кадровой службы самый трудоёмкий сценарий — преобразование муниципальных образований: одновременно меняются работодатель, место хранения личных дел и региональные правила о собственности на документы. В Москве и других субъектах сначала проверяют региональный закон об архивном деле, затем готовят описи и акты приёма-передачи дел.

Стоимость КЭДО с электронным архивом для кадровой службы администрации

Стоимость зависит от численности работников, набора видов электронной подписи и того, нужен ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.

Для администрации с электронным архивом кадровых документов подходит тариф «Бизнес»: в «Старт» электронный архив и УКЭП не входят, а УКЭП нужна работодателю для подписания трудового договора. Итоговая сумма зависит от численности штата с учётом минимальной оплаты за 50 сотрудников; актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

При переходе с тарифа на тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому администрация может начать с пилотной группы и расширить подключение, когда будут собраны согласия остальных работников.

Выводы

Архив администрации живёт по двум часам: документы Архивного фонда через 5 лет уходят в муниципальный архив, а документы по личному составу остаются у органа на 50 или 75 лет, личные дела уволенных служащих — первые 10 лет в кадровой службе. Порядок держится на номенклатуре, ежегодной работе экспертной комиссии и отдельных описях по личному составу, а при реорганизации или ликвидации органа дела передаются только в упорядоченном виде. Электронная форма допустима для большинства кадровых документов, если сохранены правило «форма хранения равна форме создания», проверяемость подписи и выгрузка полного комплекта файлов.

Добыто ведёт кадровые документы от подписания до электронного архива с разграничением доступа и выгрузкой документов вместе с подписями, поэтому кадровой службе администрации не приходится распечатывать электронные приказы ради архива.

Частые вопросы об архиве кадровых документов органа местного самоуправления

С какой даты считать 10 лет для личного дела уволенного служащего и 50 лет хранения?

Это два разных отсчёта. 10 лет для передачи личного дела в архив по пункту 47 Правил № 77 считаются со дня увольнения: служащий уволен в 2026 году — личное дело передаётся в архив в 2036 году. Срок хранения 50 лет по статье 21.1 125-ФЗ начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: для дела, закрытого в 2026 году, — с 1 января 2027 года.

Сколько администрация хранит документы по охране труда?

Сроки по разделу 7.3 Перечня № 236 разные: программы и протоколы обучения по охране труда — 5 лет, журналы проверки знаний — 5 лет, журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет, книги и журналы регистрации несчастных случаев — 45 лет. Документы о расследовании профессиональных заболеваний и списки работающих во вредных и опасных условиях труда хранятся 50/75 лет. Наряды-допуски хранятся 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет.

Протоколы проверки знаний можно хранить в электронном виде?

Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. Протокол, созданный в электронной форме и подписанный электронной подписью, хранится электронно весь срок; протокол, подписанный от руки, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.

Нужна ли доверенность, если кадровые документы подписывает уполномоченный работник администрации?

Да. При подписании кадровых документов по доверенности машиночитаемая доверенность обязательна и входит в комплект хранения вместе с самим документом и файлом подписи. Доверенность публикуется в реестре, а при увольнении уполномоченного работника её отзывают первой, до отзыва других прав доступа.

Скан личного дела в электронной системе — это электронный документ?

Нет. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 разграничивает электронный образ — копию бумажного документа — и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Если в файле видно изображение собственноручной подписи, это образ, и подлинником остаётся бумажный документ в личном деле. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.

Может ли родственник получить сведения из личного дела умершего служащего?

Сведения о личной и семейной тайне в архивных документах закрыты 75 лет со дня создания документов по части 3 статьи 25 125-ФЗ. После смерти гражданина ограничение можно снять раньше только с письменного разрешения его наследников. Справки и копии, связанные с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями, орган местного самоуправления выдаёт бесплатно по части 3 статьи 26 того же закона.

Что делать с документом, срок хранения которого в перечне не указан?

Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, и оно фиксируется в номенклатуре дел. Например, для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентируются на срок самих инструкций или журналов инструктажей. До экспертизы ценности такой документ уничтожать нельзя: это запрещает часть 6 статьи 6 125-ФЗ.