Хранение документов в организации строится одним из трёх способов: собственный архив в помещении компании, передача бумажных дел архивной компании на аутсорсинг или электронное хранилище в системе КЭДО. Сроки от способа не зависят. Трудовые договоры, приказы по личному составу и личные карточки хранятся 50 лет, если дела закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Обеспечить сохранность обязан работодатель, какой бы вариант он ни выбрал. Выбор зависит от того, как документ создан. Подписанный на бумаге хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Созданный в электронном виде с электронной подписью хранится электронно, комплектом из файлов PDF, SGN и XML по приказу Минтруда № 578н.
Ниже показано, какие кадровые документы ТК РФ не разрешает переводить в электронный вид, что меняется в ответственности при передаче архива третьему лицу и какие вопросы задать архивной компании или оператору КЭДО до подписания договора. Отдельно разобрано, как определить срок для документа, которого нет в Перечне № 236. Во второй половине статьи: сценарная таблица выбора, порядок действий при ликвидации, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного хранения на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Сроки хранения кадровых документов: от чего отталкиваться при выборе хранилища
Сроки для большинства организаций задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Как хранить документы, как проводить экспертизу ценности, составлять описи, передавать и уничтожать дела, определяют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Над обоими актами стоит Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 13 разрешает организации самостоятельно создать архив и организовать хранение, а статья 22.1 закрепляет сроки 50 и 75 лет для документов по личному составу.
Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но о том, как хранить, в нём ничего нет. Для электронных документов действует то же правило: статья 22.1 ТК РФ отсылает к срокам законодательства об архивном деле, отдельных сроков для КЭДО нет. Если сравнить строки Перечня, видно, что горизонт хранения колеблется от 1 года до постоянного:
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003; 75 лет для более ранних | ст. 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | постоянно | Перечень № 236 |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень № 236 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Протоколы обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 5 лет | ст. 422, 423 Перечня № 236 |
| Списки работающих во вредных и опасных условиях труда | 50/75 лет | ст. 414 Перечня № 236 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ст. 419 Перечня № 236 |
| Наряды-допуски на работы во вредных и опасных условиях | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях 45 лет | ст. 415 Перечня № 236 |
В одном хранилище почти всегда лежат дела с разными сроками. Пятилетние после экспертизы ценности выделяются к уничтожению, личные дела остаются на полвека, штатные расписания хранятся постоянно. Вариант хранения, в котором нельзя выделить к уничтожению табели 2020 года, не трогая личные дела, закончится переполненным архивом или случайной утратой нужного.
Факт: протоколы обучения по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте 45 лет, в 9 раз дольше. Заполненный журнал инструктажей передаётся в архив, уничтожать его по истечении 5 лет нельзя.
Для документов по личному составу и охране труда такие сроки объясняются тем, что эти дела нужны самому работнику. Понадобиться они могут через много лет после увольнения, когда организации, возможно, уже не будет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены ради человека. Бывает, что через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у прежнего работодателя. Тогда при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Если журнала нет, вы не докажете, что инструктажи проводились, а доказывать придётся вам. Поэтому архив длительного хранения описывайте по людям: искать будут конкретного работника, а не журнал за определённый год.»
Прежде чем выбирать между своим архивом, подрядчиком и электронным хранилищем, выпишите виды документов компании и сверьте их со строками Перечня № 236. Эта сверка ляжет в основу номенклатуры дел.
Свой архив, аутсорсинг или электронное хранилище: сравнение по критериям
У трёх вариантов одни и те же сроки хранения. Отличаются они тем, у кого физически находятся документы, передаются ли персональные данные третьим лицам и в каком виде документ предъявляют инспектору или суду.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Критерий | Свой архив | Аутсорсинг хранения | Электронное хранилище в КЭДО |
|---|---|---|---|
| Какие документы подходят | Созданные и подписанные на бумаге | Созданные и подписанные на бумаге | Созданные в электронном виде и подписанные электронной подписью; бумажный оригинал сканом не заменяется |
| Кто обеспечивает сохранность перед законом | Организация | Организация; подрядчик отвечает перед ней по договору | Работодатель: он несёт расходы на создание, использование и хранение электронных документов (ст. 22.1 ТК РФ) |
| Третьи лица с доступом к персональным данным | Нет | Архивная компания; передача данных требует основания | В облачном варианте: провайдер, владелец инфраструктуры, удостоверяющий центр; на собственных серверах третьих лиц может не быть |
| Что нужно подготовить | Номенклатура дел, описи, экспертная комиссия, помещение и ответственный сотрудник | Номенклатура дел, передача дел по описи, договор с условиями доступа и возврата | ЛНА о КЭДО, согласия работников, перечень документов, формат по приказу № 578н |
| Как документ предъявляется при проверке или в суде | Бумажный подлинник или заверенная копия | Подлинник запрашивается у подрядчика, срок выдачи задаёт договор | Выгрузка комплекта файлов: документ, файл подписи, описание XML, доверенность при подписании по ней |
| При ликвидации организации | Документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ), при любом варианте хранения | ||
Если держать документы у себя, нужны помещение и ответственный сотрудник. Аутсорсинг снимает вопрос с помещением, но передаёт персональные данные третьему лицу. Электронное хранилище избавляет от бумаги только для тех документов, которые с самого начала создаются в электронном виде. Поэтому в большинстве компаний, работающих больше года, одновременно существуют бумажный архив за прошлые годы и электронный за период после перехода на КЭДО.
Свой архив: что нужно, чтобы он работал
По 125-ФЗ организация вправе создать архив сама. На практике это выглядит так: в конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по утверждённой на этот год номенклатуре и сдают их в архив. Номенклатура дел, описи и экспертная комиссия нужны при любом варианте хранения. Отличие своего архива в том, что поиск дела, выдачу копий и выделение дел к уничтожению выполняет собственный сотрудник, а доступ к личным делам не выходит за пределы компании.
Сильная сторона своего архива в контроле доступа, слабая там же. Если вся кадровая служба имеет доступ ко всему кадровому массиву, это распространённая ситуация и распространённое нарушение требования о разграничении доступа. Свой архив подходит, если вы можете назначить ответственного, выдавать дела под запись и ограничить круг лиц, которые работают с личными делами.
Аутсорсинг хранения: что остаётся за работодателем
Кадровые документы содержат персональные данные, в том числе чувствительные: сведения о семье, здоровье, доходах. Когда дела уходят к архивной компании, появляется третье лицо. По 152-ФЗ поручить обработку персональных данных другому лицу оператор может с согласия работника, если закон не предусматривает иного. Ответственность перед работником при этом сохраняется за работодателем. Обязанность хранить документы установленный срок тоже остаётся за организацией. Подрядчик отвечает перед ней по договору, но не перед инспектором, не перед работником и не перед архивом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда документы хранит внешний подрядчик, задавайте ему прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Формулировка «данные хранятся защищённо» ответом не считается, нужен именно список лиц. Обычно в нём три организации: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Этот список понадобится и вам, чтобы объяснить работникам, кому передаются их данные, и собрать согласия на передачу.»
Аутсорсинг подходит, если у компании накоплен большой бумажный архив прошлых лет, а места и людей для него нет. Перед подписанием договора проверьте, как он регулирует три вещи: срок выдачи дела по запросу, порядок выделения дел к уничтожению (кто подписывает акт) и порядок возврата всего массива при расторжении договора или ликвидации.
Электронное хранилище в КЭДО: требования к формату и выгрузке
Электронные кадровые документы ведутся по статьям 22.1-22.3 ТК РФ через платформу «Работа в России» или через информационную систему работодателя. Система должна обеспечивать подписание электронного документа, его хранение и фиксацию факта получения. Сохранность электронных документов работодатель обеспечивает в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле: те же 50 и 75 лет, что для бумаги.
Состав и формат электронного кадрового документа определяют Единые требования, утверждённые приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, они действуют с 1 марта 2023 года. Документ хранится комплектом: основная часть в PDF, файл электронной подписи в SGN и описание документа в XML. Если документ подписан по доверенности, в комплект входит машиночитаемая доверенность. Она является обязательной частью кадрового документа, а не приложением. Если сотрудник, который подписывал кадровые документы по доверенности, увольняется, его доверенность отзывают в первую очередь.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения задаёт Росархив, поэтому к системе у вас два набора требований. Спрашивайте вендора, выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Проверять нужно выгрузку, а не только хранение, потому что при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.»
Хранение на собственных серверах, в отличие от облака, не требует передавать данные внешнему провайдеру. Если облачное решение неприемлемо, это стоит учесть при выборе тарифа. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, и документы синхронизируются автоматически. Для крупных компаний тариф «Корпорация» предусматривает выделенный сервер.
Когда электронное хранилище не подходит: документы, которые остаются на бумаге
Правила электронного документооборота по статье 22.1 ТК РФ не распространяются на четыре группы документов. Для них бумажный архив нужен независимо от того, насколько полно компания перешла на КЭДО:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде по трудовому законодательству;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
В охране труда есть и другие различия по форме: протоколы проверки знаний можно вести как на бумаге, так и в электронном виде, а удостоверения выдаются на бумаге. Кроме того, на бумаге остаются документы работников, которые не дали согласия на КЭДО. По статье 22.2 ТК РФ отсутствие согласия означает отказ работника от электронного взаимодействия.
Внимание: форма хранения документа совпадает с формой, в которой он создан. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла не допускается. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 различает электронный документ и электронный образ. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Электронный образ представляет собой электронную копию бумажного документа. Сканирование бумажного личного дела даёт образ, который помогает в поиске, но подлинник не заменяет. Уничтожить бумагу после сканирования нельзя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Даже после перехода на электронные документы бумага может понадобиться. Суд вправе истребовать подлинник, если подтвердить обстоятельство дела может только он, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Если вы планируете отказаться от бумажного архива, заранее определите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Кейс из практики: спор об увольнении, прошедший четыре судебные инстанции, хорошо показывает, что даёт электронный архив как доказательство. Работодатель перешёл на КЭДО с 01.02.2022: было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, а работник дал письменное согласие. Районный суд и апелляция поддержали работодателя. Кассация отменила эти решения, потому что в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация работника. При новом рассмотрении в январе 2023 года выиграл работник. Суд учёл три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Всё это было зафиксировано в журнале системы работодателя. В практике Добыто выдачу подписи и первые кадровые действия с ней поэтому разносят по времени.
Если вы храните кадровые документы электронно, проверьте три вещи. Описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании? Фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи? Есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какой вариант хранения выбрать: сценарии для разных компаний
Чаще всего выбирают сочетание вариантов. Состав этого сочетания зависит от того, в какой форме создаются документы, какие требования к размещению данных действуют в компании и что с ней происходит сейчас: переход на КЭДО, смена оператора или ликвидация.
| Ситуация компании | Что критично | Что вторично | Вариант хранения |
|---|---|---|---|
| Документы оформляются на бумаге, КЭДО не вводили | Номенклатура дел, описи, разграничение доступа к личным делам | Выбор ИТ-системы | Свой архив; при нехватке места аутсорсинг, если есть основания для передачи персональных данных |
| Компания перешла на КЭДО, часть работников согласия не дала | Разделение массивов по форме создания; бумажные дела отказавшихся и документы, исключённые из ст. 22.1 ТК РФ | Сканирование старых дел | Электронное хранилище плюс бумажный архив |
| Персональные данные по политике компании хранятся только на её серверах | Собственный или выделенный сервер, перечень лиц с доступом, шифрование | Интерфейс системы | КЭДО на выделенном сервере; для бумаги свой архив |
| Отрасль со своим перечнем: здравоохранение, образование, финансовый сектор | Сроки по отраслевому перечню, он имеет приоритет перед Перечнем № 236 | Способ хранения | Любой после сверки сроков с отраслевым перечнем |
| Смена оператора КЭДО | Выгрузка комплекта каждого документа: PDF, SGN, XML, доверенность; порядок возврата архива по договору | Перенос черновиков и маршрутов согласования | Электронный архив у нового оператора или в собственной системе |
| Ликвидация организации | Упорядочение документов по личному составу и дел с неистёкшими сроками, передача в государственный или муниципальный архив | Продление договоров хранения | Передача по ч. 10 ст. 23 125-ФЗ |
Если речь идёт о документах, создаваемых впредь, выбор определяется их формой: электронный документ хранится электронно, бумажный на бумаге. Для уже накопленного бумажного архива выбор сводится к двум вариантам, своему помещению или подрядчику. В любом случае нужны номенклатура дел и сверка сроков.
Для электронного архива важно, чтобы работник умел подписывать документы сам: иначе подпись, выданная ему, окажется в чужих руках. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. На ней проверяется, что работники действительно пользуются системой сами, а не через коллег.
Как подготовить документы к хранению: номенклатура, сроки и выбор подрядчика
Порядок подготовки одинаков для всех трёх вариантов. Если его пропустить, архивная компания примет несистематизированный массив, а электронное хранилище заполнится документами без сроков хранения.
Как навести порядок в документах перед выбором хранилища: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень документов со сроками хранения. Для специфичных для отрасли документов он имеет приоритет перед Перечнем № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел: для каждого вида документа укажите срок хранения и статью перечня.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые. К текущим относятся те, с которыми работают сейчас: открытые журналы, действующие приказы.
- Шаг 4. Завершённые документы разделите по порогу 10 лет. В охране труда, например, до 10 лет хранятся протоколы, приказы и инструкции, а свыше 10 лет журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда. От этого порога зависит место хранения: дела до 10 лет используются в работе, дела свыше 10 лет уходят в архив.
- Шаг 5. Внутри каждой категории разложите документы по видам (журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), а внутри вида по годам, от старых к новым.
- Шаг 6. Для документов, которых нет в перечне, определите срок по аналогии с наиболее близким по смыслу видом. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и заносится в номенклатуру дел.
- Шаг 7. Разведите массивы по форме создания. Бумажные дела передаются в свой архив или подрядчику по описи, электронные комплекты хранятся в системе КЭДО.
Полезно знать: если вида документа нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Например, журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда обязательны к ведению, но в Перечне № 236 их нет. Срок для них определяют по аналогии: по сроку самих инструкций по охране труда либо по сроку журналов инструктажей. Обоснование фиксируют решением экспертной комиссии.
Что спросить у оператора КЭДО до подписания договора
Эти вопросы нужно задать до покупки: ответы на них определяют, получится ли потом выгрузить архив целиком.
- Где физически хранятся данные и кто, поимённо, получает к ним доступ.
- Какие виды подписи поддерживаются со стороны работника и со стороны работодателя, можно ли их комбинировать в одном документе.
- Есть ли интеграция с сервисом государственных электронных подписей.
- Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
- Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам.
- Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде передаются документы.
Образцы документов для личного дела и описи
Начните с описи документов личного дела: по ней дело передают в архив, подрядчику или сверяют с электронным комплектом.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Ликвидация, копии для работников и цена ошибки в хранении
Архив компании не исчезает вместе с ней. По ч. 10 ст. 23 125-ФЗ при ликвидации организации документы по личному составу и документы, у которых не истекли сроки временного хранения, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий передают в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив. Архивные справки по делам ликвидированной компании бывшие работники получают уже в этом архиве. Если личные дела не описаны и не систематизированы, приводить их в порядок придётся ликвидационной комиссии в сжатые сроки.
У работающей компании запросы идут напрямую. Работник, чьи документы ведутся электронно, вправе потребовать их на бумаге: по ТК РФ работодатель безвозмездно выдаёт такие документы или их заверенные копии не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Архив, где на поиск личного дела уходит несколько дней, в этот срок не укладывается.
Штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов установлен статьёй 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей для граждан, от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц, от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Суммы невелики. Куда дороже обходится невозможность доказать факт, когда он понадобится: проведённые инструктажи при расследовании несчастного случая или порядок идентификации работника в споре об увольнении.
Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня № 236 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. Журнал инструктажей хранится 45 лет потому, что из него делают выписки для расследования. Если журнал уничтожен вместе с пятилетними протоколами, организация не сможет подтвердить проведённые инструктажи.
Стоимость электронного хранения кадровых документов на 2026 год
Стоимость электронного хранения в сервисе КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к размещению данных. Цены приведены по тарифам Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому компании с 25 сотрудниками и больше, которой нужно хранить комплекты документов с УКЭП со стороны работодателя, подходит именно он. Если по внутренней политике данные должны храниться отдельно от общей инфраструктуры, нужен тариф «Корпорация» с выделенным сервером. Условия, минимальная оплата и порядок перехода между тарифами описаны на странице тарифов КЭДО Добыто. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Помните, что стоимость электронного хранилища покрывает только документы, созданные в электронном виде. Бумажные дела прошлых лет и документы, которые ТК РФ оставляет на бумаге, по-прежнему нужно хранить в своём архиве или у подрядчика, и эти расходы нужно учесть в бюджете отдельно.
Выводы
Свой архив, подрядчик и электронное хранилище не исключают друг друга. Для каждого массива документов вариант определяется формой создания: бумажные дела остаются на бумаге и хранятся либо в своём помещении, либо у архивной компании, а электронные комплекты хранятся в системе КЭДО. Сроки хранения при этом одинаковы, от 1 года до постоянного, а отвечает за сохранность работодатель. Поэтому выбор начинают со сверки видов документов с перечнем и составления номенклатуры дел, а договор с подрядчиком или оператором проверяют на условия доступа и возврата архива.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде в формате, который требует приказ № 578н, и хранит их в электронном архиве. Бумажный архив прошлых лет при этом остаётся, а новые документы появляются уже в электронном виде.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
Какой перечень сроков применять, если у отрасли есть свой?
Для документов, специфичных для отрасли, приоритет имеет отраслевой перечень, а Перечень № 236 применяется к остальным. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Распространённая ошибка — найти подходящую строку в Перечне № 236 и не проверить отраслевой документ, где срок другой.
Распечатка электронного документа из архива считается оригиналом?
Нет, это копия электронного документа. Чтобы распечатку можно было использовать, её заверяют одним из четырёх способов: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Оригиналом остаётся файл с электронной подписью. Суд по части 8 статьи 75 АПК РФ вправе потребовать оригиналы, если копии представлены в электронном виде.
Можно ли подписывать архивные кадровые документы простой электронной подписью?
Со стороны работника для части документов, например для заявлений на отпуск или командировку, ПЭП допустима. Но простая и неквалифицированная подписи равнозначны собственноручной только при наличии соглашения между участниками обмена, а УКЭП равнозначна собственноручной по закону. Трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью подписать нельзя. В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, это законно. Если в компании используются ПЭП или УНЭП, соглашение и ЛНА с правилами определения лица по его подписи хранятся вместе с документами.
Как оформить и сохранить электронно трудовой договор с человеком, который ещё не работник?
Если на момент подписания трудовых отношений ещё нет, неквалифицированной подписью он может подписать договор только после соглашения об электронном взаимодействии. Это соглашение заключают до трудового договора, и оно хранится в комплекте вместе с ним. Кроме того, соискатель может подписать документ через сервис государственных электронных подписей: неквалифицированная подпись доступна при учётной записи на портале государственных услуг, квалифицированная при наличии биометрического загранпаспорта.
Что означает срок хранения «5 лет с отметкой экспертной комиссии»?
Такой срок в Перечне № 236 установлен, например, для документов о причинах заболеваемости работников (статья 418) и документов о соответствии санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям (статья 429). По истечении 5 лет эти документы не уничтожаются автоматически: экспертная комиссия рассматривает их и решает, выделить их к уничтожению или оставить на хранение. Решение оформляется документально, и при проверке организация показывает его, а не ссылается на истёкший срок.
Нужно ли хранить протоколы психофизиологических обследований так же долго, как личные дела?
Да. По статье 413 Перечня № 236 протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50 лет, если дела закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, то есть так же, как документы по личному составу. Документы о диагностике профессиональной пригодности по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях до замены новыми (статья 412). Эти дела разумно размещать в том же массиве длительного хранения, что и личные дела, с описью по работникам.
