Хранение документов в компании — обязанность самой организации: статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» требует сохранять архивные документы, включая документы по личному составу, весь срок их хранения. Отвечает руководитель, а конкретные участки он закрепляет приказами за ответственным по кадровому делопроизводству, по трудовым книжкам, по КЭДО, за экспертной комиссией и архивом. Сроки берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива № 236: приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки хранятся 50 лет, если дела закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Форма хранения следует за формой создания: подписанное на бумаге хранится на бумаге, подписанное электронной подписью в КЭДО — в электронном виде вместе с файлом подписи.
Материал помогает раздать роли так, чтобы у каждого вида документа был названный ответственный, закрепить сроки в номенклатуре дел и не уничтожить журналы, которые хранятся 45 лет. Работнику он показывает, куда обращаться за копией приказа о приёме или архивной справкой и в какой срок её обязаны выдать. Таблица сроков хранения, образцы приказов о назначении ответственных, порядок передачи дел в архив, штрафы по статье 13.20 КоАП и тарифы на электронный архив на 2026 год — во второй половине статьи.
Кто отвечает за учёт и хранение документов в компании
Ответственность за сохранность документов лежит на организации как юридическом лице, а штраф за нарушение правил хранения получает и организация, и конкретное должностное лицо. Поэтому первый рабочий вопрос — не «где лежат папки», а «чья подпись стоит под приказом о назначении». Если приказа нет, отвечает руководитель: обязанность, не переданная распорядительным документом, остаётся за ним.
Статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. Практическая конструкция выглядит так: в конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре дел, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации. Отсюда и распределение ролей: подразделение отвечает за дело, пока оно в работе, архив — после передачи.
Матрица ниже собрана по нормам 125-ФЗ, Трудового кодекса РФ, Правил хранения, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и порядка ведения трудовых книжек.
| Роль | За что отвечает | Чем закрепляется |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Сохранность документов в течение сроков хранения (статья 17 125-ФЗ), назначение ответственных, утверждение номенклатуры дел | Приказ о распределении обязанностей |
| Специалист по кадрам | Приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки Т-2, личные дела, выдача копий по статье 62 ТК РФ | Приказ о назначении, должностная инструкция |
| Ответственный за трудовые книжки | Ведение, учёт, хранение и выдача трудовых книжек и вкладышей | Приказ работодателя по приказу Минтруда № 320н |
| Ответственный за КЭДО | Сохранность электронных документов в сроки архивного законодательства (часть 13 статьи 22.3 ТК РФ), маршруты подписания, права доступа | Приказ о назначении ответственного за КЭДО |
| Руководители подразделений | Формирование дел по номенклатуре и передача их в архив по итогам года | Номенклатура дел, приказ о распределении обязанностей |
| Экспертная комиссия | Экспертиза ценности, решения о сроках для документов, которых нет в Перечне, отбор дел к уничтожению | Приказ о создании комиссии, положение о ней |
| Архив организации или ответственный за архив | Приём дел, описи, учёт, выдача дел во временное пользование, архивные справки | Приказ о назначении, Правила по приказу Росархива № 77 |
| Работник | Право получить копии документов, связанных с работой, и возврат трудовой книжки в 3 рабочих дня после получения её в органе соцстрахования | Статья 62 ТК РФ |
В малой компании несколько ролей совмещает один специалист по кадрам, и это допустимо. Недопустимо другое: роль, которая ни за кем не записана. Чаще всего без хозяина остаются экспертная комиссия и архив, поэтому документы с истёкшим сроком годами лежат рядом с делами на 50 лет, а при проверке никто не может показать, на каком основании что-то было уничтожено.
Персональные данные добавляют к матрице ещё одно измерение — доступ. Статья 88 ТК РФ разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, поэтому в приказе о назначении перечисляют не только обязанности, но и круг документов, которые этот человек вправе открывать.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и одновременно типовое нарушение. Кадровые документы содержат чувствительные сведения о семье, здоровье и доходах, и требование разграничения доступа работает одинаково для бумажного архива и для электронной системы. Проверьте, кто у вас реально открывает личные дела, и сверьте этот список с приказом о назначении.»
Проверить себя можно за полчаса: выпишите все виды документов из номенклатуры дел и напротив каждого поставьте фамилию и реквизиты приказа. Пустая ячейка — участок, за который при проверке ответит руководитель.
Какие нормы задают правила хранения: 125-ФЗ, приказы Росархива № 236 и № 77, ТК РФ
Правила хранения собираются из четырёх уровней, и каждый отвечает на свой вопрос. 125-ФЗ устанавливает обязанность хранить и базовые сроки для документов по личному составу. Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, называет конкретные сроки по видам документов; он действует с 18.02.2020. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, описывают, как хранить: экспертиза ценности, описи, передача дел и уничтожение. Трудовой кодекс РФ обязывает хранить кадровые документы и выдавать копии работнику, но технологию хранения не описывает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для отдельных видов документов действуют ведомственные акты. Трудовые книжки ведутся и хранятся по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н: работодатель назначает ответственного приказом, а сами книжки и вкладыши хранятся в сейфе, металлическом шкафу или специальном помещении, обеспечивающем сохранность. Текст приказа опубликован на официальном сайте Минтруда — там же можно свериться с формой книжки и порядком ведения и хранения трудовых книжек, чтобы проверить, как оформлена книга учёта их движения.
Запрос «приказ 29н» относится к смежной теме — медицинским осмотрам. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н определяет порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров работников, а заключение по итогам осмотра оформляется в нескольких экземплярах, один из которых направляется работодателю. Этот экземпляр становится документом работодателя и хранится по правилам Перечня № 236 и отраслевых перечней.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Сначала проверяйте, есть ли для вашей отрасли свой перечень, и только потом открывайте общий. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе ведомственные перечни имеют приоритет для документов, специфичных для отрасли. Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок и не знает, что для его сферы действует другой документ с другим сроком.»
Полезно знать: если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом документа, а решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированный выбор, а не догадку.
Порядок проверки для любой строки номенклатуры: отраслевой перечень, затем Перечень № 236, затем аналогия с решением экспертной комиссии. Номер статьи Перечня указывается в графе номенклатуры рядом со сроком.
Сроки хранения кадровых документов и документов по охране труда
Для документов по личному составу срок установлен прямо в законе: статья 22.1 125-ФЗ называет 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты. По истечении этих сроков документы организаций, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, проходят экспертизу ценности, а не уничтожаются автоматически.
Сводка по самым частым видам документов, которые попадают в отдел кадров и к специалисту по охране труда:
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении), трудовые договоры, личные карточки | 50 лет для законченных после 01.01.2003, 75 лет для законченных ранее | Статья 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень № 236 |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | Постоянно | Перечень № 236 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | Статья 423 Перечня № 236, подпункт «а» |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | Статья 423 Перечня № 236, подпункт «б» |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | Статья 422 Перечня № 236 |
| Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях | 45 лет по месту составления; при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно; в других организациях — 5 лет | Статья 425 Перечня № 236 |
Разница между 5 и 45 годами внутри одной темы охраны труда — главный источник ошибок при уничтожении. Протокол фиксирует разовое событие, которое через три года перекроет новая проверка знаний. Журнал инструктажей доказывает, что с человеком работали по безопасности весь период его работы, и из него делают выписки при расследовании несчастного случая: статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о несчастном случае.
Внимание: закончившийся журнал вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте уходит в архив, а не в утиль. Срок его хранения — 45 лет, и при расследовании запрашивают выписку за весь период работы конкретного человека.
Перед ежегодным отбором дел к уничтожению сверьте каждую строку акта с номенклатурой: срок должен быть истёкшим по той статье Перечня, которая указана в номенклатуре, а не по памяти.
Приказ о приёме на работу, личная карточка и личное дело
Приказ о приёме на работу — документ по личному составу, поэтому хранится 50 лет при окончании дела после 1 января 2003 года. Тот же срок у трудового договора и личной карточки по форме Т-2. Эти документы нужны не столько работодателю, сколько самому человеку: подтвердить стаж и заработок ему может понадобиться через десятилетия, когда компании уже не будет.
Личное дело Трудовой кодекс РФ коммерческому работодателю вести не обязывает. Если компания его ведёт, состав дела и порядок формирования закрепляют в ЛНА, а внутреннюю опись документов личного дела заполняют при каждом добавлении листа: так при выдаче дела во временное пользование видно, всё ли вернулось. Личное дело становится местом концентрации персональных данных, поэтому круг лиц с доступом к нему ограничивают по статье 88 ТК РФ.
Образцы приказов о назначении ответственных и кадровых документов
Комплект начинается с приказа о распределении обязанностей: он задаёт роли, а остальные документы закрывают отдельные участки учёта.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Как организовать учёт: номенклатура дел, экспертная комиссия и передача в архив
Номенклатура дел связывает все роли из матрицы: в ней указаны вид дела, подразделение, которое его формирует, срок хранения и статья Перечня. Без номенклатуры экспертной комиссии не на что опираться при отборе к уничтожению, а архиву — при приёме дел.
Решение о форме хранения принимается один раз, на входе. Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге. Документ, созданный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет; документ, созданный и подписанный электронно, хранится электронно, и распечатка вместо файла недопустима.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как распределить ответственность за хранение документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с которыми работают сейчас.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, затем сверьтесь с Перечнем № 236. Составьте номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня.
- Шаг 3. Издайте приказ о распределении обязанностей и отдельные приказы о назначении ответственных: за кадровое делопроизводство, трудовые книжки, КЭДО, архив. В каждом приказе укажите круг документов, к которым у ответственного есть доступ.
- Шаг 4. Создайте приказом экспертную комиссию. Для документов, которых нет в перечне, она определяет срок по аналогии и оформляет решение.
- Шаг 5. Разделите завершённые документы по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы, инструкции; свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда. Внутри категории сортируйте по видам, внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 6. В конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их в архив организации по описи.
- Шаг 7. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой можно найти сведения по конкретному работнику.
Лайфхак: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет держат рядом с рабочими местами, ими пользуются; документы свыше 10 лет уходят в архив и достаются редко, но срочно.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На длительное хранение я советую делать опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании через 15-20 лет ищут не журнал за конкретный год, а историю конкретного человека, и искать её приходится в ситуации, когда времени нет. Опись по работникам превращает многочасовой разбор архива в поиск одной строки.»
Важный нюанс из практики: сроки повторного обучения и инструктажей ведут по каждому работнику от его даты, а не от даты приказа на подразделение. Иначе выпадают те, кто в момент приказа был в отпуске или на больничном: график есть, факта нет. В практике Добыто это первое, что выносят в систему при переходе на электронный кадровый документооборот, потому что вручную эти сроки теряются чаще всего.
Результат этого раздела проверяется одним документом: утверждённой номенклатурой дел, где у каждой строки есть срок, статья перечня и подразделение, которое формирует дело.
Хранение электронных кадровых документов в КЭДО
Часть 13 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Отдельных сроков для КЭДО нет: электронный приказ о приёме хранится те же 50 лет, что и бумажный, электронный график отпусков — те же 5 лет. Меняется носитель и состав того, что считается документом.
Статья 22.1 ТК РФ определяет электронный документооборот как создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Состав и форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Для документа, подписанного усиленной электронной подписью, комплект хранения включает сам документ, отдельный файл подписи, а если подписано по доверенности — и доверенность.
Когда работнику в КЭДО пришёл приказ на ознакомление или подпись, подписанный экземпляр не распечатывают и не подшивают в бумажное дело: оригиналом остаётся файл с подписью. В сервисе Добыто подписанные документы попадают в электронный архив системы со статусами и маршрутом согласования, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос к системе звучит не как «хранит ли она документы», а как «выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате»: документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. Спросите поставщика и о том, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Факт: если кадровый документ подписывает уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность является обязательной частью этого кадрового документа и хранится в одном комплекте с ним. При увольнении такого подписанта первой отзывается доверенность.
Как сохранить проверяемость электронной подписи в архиве
Сертификат подписи действует ограниченное время, а приказ по личному составу хранится 50 лет. Проверяемость сохраняют так: документ подписывают при действующем сертификате, добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и передают документ в архив в таком виде.
Облачное хранение добавляет вопрос персональных данных. Когда кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника по 152-ФЗ. Обычно таких лиц не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Запросите у поставщика их полный список и отразите его в согласии на обработку персональных данных.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под электронного документооборота трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником. Для компании на КЭДО это означает смешанный архив: часть дел остаётся бумажной и требует отдельного ответственного, помещения и описи.
Отсюда вывод для матрицы ответственности: переход на КЭДО не упраздняет роль ответственного за трудовые книжки и бумажный архив. Проверьте, что журналы инструктажей и трудовые книжки закреплены за конкретным человеком и после внедрения системы.
Выдача копий, архивная справка и хранение документов при ликвидации
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней выдать копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ: приказа о приёме, приказов о переводах, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются бесплатно.
При КЭДО порядок уточняет статья 22.3 ТК РФ. Заявление можно подать через информационную систему работодателя, по электронной почте или через платформу «Работа в России», и такое заявление считается полученным на следующий рабочий день после отправки. Копию работник получает на бумаге, заверенную надлежащим образом, либо электронным документом через личный кабинет на Госуслугах или платформу «Работа в России». Срок тот же — не позднее 3 рабочих дней.
Архивная справка нужна, когда документ ушёл в архив: для подтверждения стажа, заработка или периода работы. Пока организация действует, справку готовит её архив или ответственный за архив по делам, принятым на хранение. При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ, и после этого за справкой обращаются уже туда. Для компаний, зарегистрированных в Москве, это городские архивы, куда ликвидационная комиссия сдаёт дела.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что заявления о копиях у вас копятся на столе у одного специалиста, срок в 3 рабочих дня удобнее закрывать через систему: в Добыто заявление и готовая копия проходят по маршруту с отметкой даты, и момент получения заявления фиксируется автоматически.
Работнику, который не может получить справку, стоит сначала выяснить статус компании по ЕГРЮЛ: если она ликвидирована, запрос направляют в архив субъекта РФ, куда переданы документы по личному составу.
Ответственность за нарушение правил хранения и цена типовых ошибок
Статья 13.20 КоАП РФ наказывает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. Размеры в действующей редакции: для граждан — предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей. Должностным лицом в таком деле становится тот, за кем обязанность закреплена приказом, а при отсутствии приказа — руководитель.
Сама по себе статья 13.20 невелика по суммам. Дороже обходится то, что без документа нельзя доказать. Невыдача копий в срок по статье 62 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Если не найден протокол проверки знаний, допуск без обучения подпадает под часть 3 статьи 5.27.1 КоАП: от 110 000 до 130 000 рублей на юридическое лицо, и штраф считается по каждому работнику.
Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет по проверочным листам Роструда и за их рамки выходить не вправе. Типовые находки — не отсутствие документов вообще, а их расхождение между собой: например, дата инструктажа в журнале позже даты начала работы по приказу о приёме. Такая ошибка видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно.
Типовые ошибки распределения ответственности и их последствия:
- Журнал инструктажей уничтожен вместе с протоколами через 5 лет. Причина — слитное чтение статьи 423 Перечня. Последствие: при расследовании несчастного случая или профзаболевания работодатель не докажет проведение инструктажей, а доказывать придётся ему.
- Скан вместо бумажного оригинала или распечатка вместо электронного файла. Причина — желание сэкономить место. Последствие: документ, хранящийся не в той форме, в которой создан, не заменяет оригинал.
- Нет приказа о назначении ответственного. Причина — обязанности распределены устно. Последствие: штраф по статье 13.20 КоАП получает руководитель, а у специалиста нет формального права ограничивать доступ других сотрудников.
- Срок взят из Перечня № 236 без проверки отраслевого перечня. Последствие: документ уничтожен раньше срока, установленного для отрасли.
Для самопроверки скачайте проверочные листы Роструда и пройдите по ним: инспектор пойдёт по тому же списку. Отдельно сверьте даты в журналах инструктажей с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов в Добыто
Цена зависит от тарифа, числа сотрудников и того, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
Для задачи хранения ключевая строка — электронный архив, он входит в тариф «Бизнес»; УКЭП сотрудники получают через партнёров-удостоверяющие центры. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а условия под вашу численность собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены указаны на сентябрь 2026 года.
Выводы
Сохранность документов — обязанность организации, но работает она только тогда, когда каждый участок закреплён приказом за конкретным человеком: кадровые документы, трудовые книжки, КЭДО, экспертная комиссия, архив. Сроки определяются по отраслевому перечню, затем по Перечню № 236 и фиксируются в номенклатуре дел, а форма хранения повторяет форму создания документа. Электронный архив не сокращает сроки и не отменяет бумажный участок: трудовые книжки, приказы об увольнении и журналы инструктажей остаются вне КЭДО.
Добыто закрывает электронную часть этой схемы: документы подписываются по маршруту, уходят в электронный архив и хранятся в сроки архивного законодательства, а специалист по кадрам видит, на ком остановился каждый документ.
Частые вопросы о хранении документов
Сколько хранятся документы специальной оценки условий труда?
По статье 407 Перечня № 236 отчёты по СОУТ и документы к ним (протоколы, карты, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия) хранятся 45 лет по месту проведения оценки. Если выявлены вредные и опасные условия труда, срок — 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания дела. В других организациях, куда документы попали в копиях, срок 5 лет.
Сколько хранить наряды-допуски на работы повышенной опасности?
Наряды-допуски и журнал учёта их выдачи хранятся 1 год после закрытия по статьям 415 и 416 Перечня № 236. Если при выполнении работ по наряду произошли травмы, аварии или несчастные случаи, срок увеличивается до 45 лет. Поэтому наряды за год, в котором был несчастный случай, отделяют от остальных до ежегодного отбора к уничтожению.
Сколько хранить документы о выдаче средств индивидуальной защиты?
Списки и ведомости на выдачу средств защиты, смывающих средств, молока и лечебно-профилактического питания хранятся 1 год (статья 428). Документы об обеспечении этими средствами — 3 года (статья 427), но если других документов о вредных и опасных условиях нет, акты и заключения хранятся 50 или 75 лет. Нормы обеспечения по месту утверждения хранятся постоянно.
Можно ли подписать кадровый документ разными видами подписи и как его потом хранить?
Да, в одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП, а работодатель как организация подписывает по более строгим правилам. Для ПЭП и УНЭП нужны соглашение между участниками обмена и ЛНА с правилами определения лица по подписи. Эти документы хранят вместе с кадровым архивом: без них равнозначность подписи собственноручной не подтвердить.
Может ли ГИТ проверить хранение документов, если компании нет в плане проверок?
Может. Мораторий на плановые проверки по постановлению Правительства от 10.03.2022 № 336 действует, но контроль идёт через внеплановые проверки по индикаторам риска из приказа Минтруда от 30.11.2021 № 838н, обращения работников и профилактические визиты. Уклонение от обязательного профилактического визита само по себе становится основанием для внеплановой проверки.
Сколько хранить документы о профессиональных заболеваниях работников?
Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний хранятся 50 или 75 лет по статье 419 Перечня № 236, так же как документы по личному составу. Документы о причинах заболеваемости работников хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии (статья 418): это значит, что по истечении срока комиссия решает, продлевать ли хранение.
