Хранение управленческих документов компании — приказов, протоколов и распоряжений — строится по одному Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок задаёт не название документа, а его содержание: приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно, по личному составу — 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. Протоколы коллегиальных органов относятся к документам постоянного хранения. Главное различие, от которого зависит весь порядок работы, — форма создания документа: созданный на бумаге хранится на бумаге, и скан его не заменяет; созданный в электронном виде хранится электронно, и распечатка оригиналом не становится.
Разберём, как определить срок по содержанию приказа, что делать с видами документов, которых в Перечне нет, и почему отраслевой перечень отменяет общий. Покажем состав комплекта, который система КЭДО обязана выдать при проверке: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность. Сроки перехода, таблица по типам компаний, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы о номенклатуре дел и уничтожении документов — во второй половине статьи.
Что относится к управленческим документам и кто обязан их хранить
Управленческие документы — это приказы, распоряжения, протоколы, положения, инструкции, штатные расписания, переписка и документы к ним, то есть всё, чем организация оформляет собственные решения. Обязанность их хранить закреплена не в одном акте: федеральные законы об акционерных обществах и об унитарных предприятиях называют состав документов, которые организация обязана хранить, а конкретные сроки берутся из перечней с указанием сроков хранения. Перечней много, базовый для большинства компаний — Перечень № 236, зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действующий с 18.02.2020.
Закон об архивном деле № 125-ФЗ в пункте 2 статьи 13 даёт организации право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Из этого права вырастает годовой цикл: в конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по утверждённой на этот год номенклатуре дел и передаёт их в архив. Методические материалы и действующие нормативные акты по архивному делу публикует Федеральное архивное агентство, там же размещаются разъяснения по применению Перечня.
Организацию хранения, экспертизу ценности, составление описей, передачу дел и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но порядка хранения не устанавливает — это распространённая точка путаницы, когда кадровик ищет правила хранения в ТК РФ и не находит их. Дополнительно в работе с кадровым массивом применяется 152-ФЗ: приказ по личному составу содержит персональные данные, и режим доступа к нему определяется не только архивными правилами.
Сроки хранения приказов, протоколов и распоряжений
Срок определяется содержанием документа. Перечень объединяет приказы и распоряжения в одну позицию и разводит их по трём группам: основная деятельность, личный состав, административно-хозяйственные вопросы. Поэтому распоряжение о назначении ответственного за пожарную безопасность и распоряжение о выдаче пропусков хранятся разное время, хотя оба называются распоряжением.
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Приказы и распоряжения по основной деятельности, документы к ним | Постоянно |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, оплата труда | 50 лет для дел, завершённых после 01.01.2003; 75 лет для завершённых ранее |
| Приказы по личному составу: ежегодные и учебные отпуска, краткосрочные командировки, дисциплинарные взыскания | 5 лет |
| Протоколы общего собрания участников и заседаний коллегиальных органов | Постоянно |
| Штатное расписание, локальные нормативные акты | Постоянно |
| Трудовые договоры, личные карточки, личные дела | 50 лет для дел, завершённых после 01.01.2003; 75 лет для завершённых ранее |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте (ст. 423 Перечня) | 45 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда (ст. 422 Перечня) | 5 лет |
Две последние строки показывают, почему таблицу нельзя читать по группам документов. Протокол проверки знаний подтверждает событие — человек обучился в конкретную дату, — и через три года будет новая проверка знаний. Журнал инструктажей подтверждает, что с работником регулярно велась работа по безопасности всё время, пока он работал, и понадобится он через двадцать лет, если бывший работник свяжет заболевание с условиями труда.
Факт: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эту статью часто подают слитно, отсюда массовая ошибка при уничтожении.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Журналы инструктажей не выбрасываются никогда в обозримом горизонте: закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Те же 45 лет стоят у книг и журналов регистрации несчастных случаев и учёта аварий. Проверьте по своей номенклатуре, не стоит ли у этих дел срок 5 лет: это самая частая ошибка при разборе архива.»
Что делать, если вида документа нет в Перечне
Отсутствие вида документа в Перечне не означает, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находится наиболее близкий по смыслу вид документа, применяется его срок, а решение фиксируется в номенклатуре дел. Классический пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а прямой строки в Перечне нет. Для них логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от того, что ближе по содержанию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Обоснование выбора обязательно фиксируется. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы предъявляете не догадку, а документированный выбор. В практике Добыто мы просим показать именно этот документ, когда переводим архив компании в электронный вид: без него позиции номенклатуры с нестандартными сроками не переносятся.
Отраслевой перечень имеет приоритет над общим
Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и для специфичных отраслевых документов они имеют приоритет. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Порядок проверки обратный привычному: сначала смотрите, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открываете общий. Ошибка возникает, когда кадровик находит в Перечне № 236 подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком.
Полезно знать: там, где у отрасли своя специфика обучения и допуска к работе, почти наверняка будет и своя специфика хранения. Проверять отраслевой перечень стоит до того, как составлена номенклатура дел, а не после первой проверки.
Форма хранения определяется формой создания
Приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно. Распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя: распечатка остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Приказ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше компания живёт с ним весь срок хранения дела — применительно к приказам по личному составу это 50 лет.
Чтобы распечатка электронного документа хоть что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Обратная ситуация тоже встречается: компания сканирует бумажный архив, уничтожает подлинники и считает задачу решённой. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный документ и электронный образ: образ — это электронная копия того, что изготовлено на бумаге, документ — то, что изначально создано в электронной форме. Требования к подписи у них разные.
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет. Порядок создания архивов электронных документов взят из правил организации хранения, учёта и использования документов — приказа Минкультуры № 526. По этим правилам электронные документы хранятся на материальных носителях: записываются на жёсткие диски, помещаются в контейнеры, шифр наносится физически, носитель укладывается на полку с соблюдением температуры и влажности. Норма выглядит архаично и, вероятно, будет меняться, но на дату публикации закреплено именно так.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Внимание: посмотрите на конкретный файл. Если в нём есть изображение собственноручной подписи — перед вами электронный образ. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит — это электронный документ. От ответа зависит и режим хранения, и состав файлов, которые придётся предъявить.
Проверьте, читается ли подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат на момент проверки. Для откреплённой подписи понадобятся два файла: сам документ и файл с расширением .sig. Регулярная выборочная проверка старых дел — дешёвый способ поймать проблему до того, как документ понадобится в споре.
Сертификат подписи действует несколько лет, а приказ по личному составу хранится 50. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения срока действия сертификата и после смены криптоалгоритмов, применяют усовершенствованные форматы: к базовой подписи добавляется штамп времени от службы TSA, затем ответы службы проверки статуса сертификата, затем архивная метка с периодическим переподписанием.
Электронный архив: что система обязана уметь и что выдать по запросу
Требования к хранению электронных документов сформулированы в приказе Росархива от 15.06.2020 об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это инструкция того, как должна выглядеть СЭД или СХЭД и что она обязана уметь; вся заявленная функциональность направлена на одно — поддержание юридической силы и юридической значимости электронного документа. Отдельно действует ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», где описаны восемь элементов стратегии сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность.
Для кадровых документов к этому добавляется требование к структуре хранения от Минтруда: обязательный XML, отдельный файл подписи, если документ подписывался усиленной электронной подписью, PDF и приложение с доверенностью, если подписание шло по доверенности. Машиночитаемая доверенность при таком подписании входит в состав кадрового документа как обязательная часть, а не как сопроводительная бумага, и публикуется в реестре.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вендору задавайте вопрос не про хранение, а про выгрузку: выдаёт ли система комплект целиком — сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Отдельно выясните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Второй вопрос к системе — разграничение доступа. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком остаётся типовой ситуацией и типовым нарушением: приказ по личному составу содержит сведения о семье, здоровье и доходах, и объём доступа должен соответствовать задаче конкретного сотрудника. В системах, где документ шифруется под конкретных держателей ключа, доступ к трудовому договору получают только специалист по кадрам, ведущий это дело, и сам работник.
Третий вопрос — место хранения данных. Как только кадровые документы уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему персональных данных требует согласия работников. Запрашивайте у поставщика не формулировку «данные хранятся защищённо», а список лиц, получающих доступ: обычно там не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.
Образцы управленческих и кадровых документов для архива
Комплект собран под задачу: посмотрите сначала приказ о распределении обязанностей — это типовой управленческий приказ по основной деятельности, который уходит на постоянное хранение.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Протокол аттестационной комиссии | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
Как разобрать архив и поставить хранение на поток
Разбор начинается не с полок, а с разделения массива на текущие и завершённые документы. Текущие — те, с которыми работают прямо сейчас: открытые журналы, действующие приказы, неподписанные протоколы. Завершённые делятся дальше по порогу десяти лет, и этот порог определяет физическое место: дела до 10 лет живут рядом, их достают, ими пользуются; дела свыше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, а если понадобятся — то в критической ситуации, когда искать некогда.
Как организовать хранение управленческих документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие остаются в подразделениях до конца календарного года.
- Шаг 2. Разделите завершённые по сроку хранения: до 10 лет — приказы по административно-хозяйственным вопросам, протоколы проверки знаний, инструкции; свыше 10 лет — приказы по личному составу, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда.
- Шаг 3. Внутри каждой категории отсортируйте по видам: приказы, распоряжения, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 4. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, и только потом применяйте Перечень № 236. Для видов документов, которых в перечне нет, определите срок по аналогии и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 5. Оформите номенклатуру дел на следующий календарный год с указанием сроков и статей перечня. В конце года каждое подразделение формирует дела по этой номенклатуре и передаёт их в архив.
- Шаг 6. Составьте описи. Для дел длительного хранения делайте опись не по годам, а по людям: при несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а конкретного человека.
Лайфхак: опись по фамилиям для дел свыше 10 лет экономит не часы, а дни. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, а не за один год.
Важный нюанс из практики: аудит делопроизводства — первый этап внедрения КЭДО, а не последний. Мы в Добыто начинаем проект с разбора номенклатуры дел и только потом переходим к локальным актам, выбору вида подписи и согласиям работников: если в номенклатуре стоят неверные сроки, они переедут в электронный архив вместе с делами и будут жить там 50 лет.
Что проверить до того, как запускать электронный архив
Подготовка занимает больше времени, чем сама настройка системы. Перед запуском проверьте пять позиций:
- Утверждена ли номенклатура дел на текущий год и проставлены ли в ней сроки со ссылками на статьи перечня.
- Принят ли локальный нормативный акт о кадровом электронном документообороте и утверждён ли перечень документов и категорий работников, которые переводятся в электронный вид.
- Описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.
- Собраны ли письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ и согласия на передачу персональных данных третьим лицам, если система облачная.
- Выгружает ли система комплект документа целиком: XML, файл подписи, PDF и машиночитаемую доверенность.
Во что обходится ошибка в хранении
Цена ошибки складывается из трёх разных сумм, и штраф здесь обычно наименьшая. Нарушения кадрового учёта, включая неоформленные и утраченные документы, попадают под статью 5.27 КоАП РФ: там свои суммы для должностного лица и для организации, повышенные суммы при повторном нарушении и дисквалификация руководителя. Отдельные составы работают по персональным данным, воинскому учёту и охране труда.
Вторая сумма возникает в трудовом споре. Утраченный приказ означает, что вы не докажете факт, который он оформлял: ознакомление с локальным актом, законность перевода, основание увольнения. Электронный документ суд принимает как письменное доказательство по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ, проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры. Показательный сюжет прошёл четыре инстанции: у работодателя были и Положение о КЭДО, и перечень документов, и согласие работника, а спор развернулся, когда выяснилось, что подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Третья сумма — восстановление. Документ постоянного хранения восстановить нельзя: приказ по основной деятельности 2015 года существует в одном экземпляре, и после утраты остаётся только акт об утрате. Для документов по личному составу последствия переходят на людей: по ним выдаётся архивная справка о стаже и заработке, и запрос приходит тогда, когда человек оформляет пенсию, а компании может уже не существовать. Пятьдесят лет в Перечне стоят именно поэтому: документы нужны не работодателю, а самому работнику.
Когда электронный архив не нужен
Есть ситуации, где перевод хранения в электронный вид не даёт выигрыша. Первая: весь массив создан на бумаге и уже закрыт. Форма хранения определяется формой создания, поэтому оцифровка старых дел не освобождает от хранения подлинников — вы получите удобный поиск и вторую копию, но не сократите площадь архива.
Вторая: компания до 10-15 человек с нулевой текучестью, где весь годовой оборот управленческих документов умещается в одну папку. Здесь затраты на систему и на подготовку локальных актов не окупаются скоростью подписания.
Третья: организация, где отраслевой регулятор прямо требует бумажную форму для части документов. Удостоверения о проверке знаний по охране труда ведутся в бумажном виде, и часть медицинской и разрешительной документации тоже. Такой компании подходит смешанная схема: электронно то, что создаётся электронно, бумага там, где форма предписана.
Что критично для разных компаний: сценарии
Универсальные советы по архиву плохо переносятся между компаниями: у производства и у распределённой розничной сети критичны разные вещи.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Номенклатура дел с верными сроками, сохранность приказов по личному составу | Интеграция с учётной системой, выделенный сервер |
| Распределённая сеть от 500 человек | Выгрузка комплекта (XML, файл подписи, МЧД), устойчивость системы при массовом ознакомлении с ЛНА | Кастомные шаблоны на старте, уведомления в мессенджерах |
| Производство с вредными и опасными условиями труда | Журналы инструктажей на 45 лет, описи по фамилиям, документы специальной оценки условий труда | Скорость подписания заявлений на отпуск |
| Компания с регулярными трудовыми спорами | Порядок идентификации в ЛНА, фиксация даты выдачи подписи, архивные форматы подписи с меткой времени | Единый интерфейс для всех процессов |
| Организация под отраслевым регулятором | Отраслевой перечень сроков, бумажная форма для предписанных документов | Полный отказ от бумаги как цель проекта |
Строка про распределённую сеть закрывает требование, которое почти не попадает в технические задания: работа под нагрузкой. Когда локальный акт уходит на ознакомление всему штату, в систему одномоментно обращаются тысячи человек, и архитектура должна быть к этому готова изначально — масштабировать её после запуска дорого и медленно.
Кейс из практики: федеральный телеком-оператор переводил кадровый документооборот поэтапно с 2017 года, начав с односторонних документов и тех, для которых достаточно ПЭП. К первому кварталу 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, за весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками, а 64% кандидатов трудоустроены с применением электронной подписи. Ключевым в проекте оказалось безопасное хранение документов с интеграцией в учётную систему и сохранением цифрового следа, а не скорость подписания.
В проектах Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию и отдельно проверяем, что работники действительно умеют работать в системе: суд оценивает фактическую способность пользоваться подписью, а не отметку в журнале ознакомления.
Стоимость электронного архива и КЭДО: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и от набора функций: электронный архив, интеграция с учётной системой и приоритетная поддержка входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | Входят в тариф | при подключении |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющих центров | По запросу | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | Входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма считается от численности и от того, нужен ли электронный архив с интеграцией: при переходе между тарифами разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав каждого пакета и условия перехода собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Отдельно считать бюджет на выпуск подписей для сотрудников не нужно: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров, когда вид документа требует именно её.
Выводы
Срок хранения управленческого документа задаёт его содержание, а не заголовок: одно и то же слово «распоряжение» может означать постоянное хранение и пятилетнее. Форма хранения задаётся формой создания и меняться по дороге не может, поэтому решение о бумаге или электронике принимается один раз и действует весь срок жизни дела. Электронный архив держится не на факте хранения файла, а на том, выгружается ли комплект целиком и остаётся ли подпись проверяемой через десятилетия.
Мы в Добыто начинаем проекты с аудита номенклатуры дел, потому что неверные сроки переезжают в электронный архив вместе с делами, а электронный архив и интеграция с учётной системой входят в тариф «Бизнес» без отдельной оплаты за подписи сотрудников.
Частые вопросы
С какого момента считать 50 лет: с даты приказа или с конца года?
Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Приказ о приёме, изданный в марте 2026 года, попадает в дело, которое закрывается 31 декабря 2026 года, и отсчёт начинается с 1 января 2027 года. Для приказов по личному составу это значит 50 лет, поскольку дело завершено после 1 января 2003 года; порог в 75 лет применяется только к делам, завершённым до этой даты.
Что такое приказ 29н и устанавливает ли он сроки хранения
Приказ 29н — это приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н о порядке проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров. Он регулирует процедуру осмотров и состав медицинских документов, а не архивное хранение. Сроки хранения управленческих и кадровых документов берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а порядок хранения, описи и уничтожения — из Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Можно ли уничтожить документы сразу после истечения срока
Нет. Истечение срока — условие, а не основание. Сначала экспертная комиссия проводит экспертизу ценности дел, затем оформляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только после утверждения акта дела уничтожаются. Документы с отметкой экспертной комиссии в перечне требуют отдельного решения по каждому делу, а не автоматического списания по дате.
Обязательно ли хранить архив в том же городе, где зарегистрирована компания
Требования к месту хранения сформулированы через условия, а не через адрес: организация вправе самостоятельно создавать архив по пункту 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ, обеспечив сохранность, учёт и возможность выдать документ по запросу. Ограничение появляется в другой плоскости: базы, содержащие персональные данные работников, должны находиться на территории Российской Федерации по требованию 152-ФЗ, поэтому при выборе облачного хранилища уточняйте физическое расположение серверов и полный перечень лиц, получающих доступ.
Нужен ли бумажный оригинал приказа, если он подписан УКЭП в системе
Не нужен и невозможен: у документа, созданного в электронном виде, бумажного оригинала не существует, распечатка будет его копией. Что действительно нужно — обеспечить выгрузку комплекта в требуемой структуре: XML, отдельный файл подписи, PDF и машиночитаемую доверенность, если приказ подписан по доверенности. Если распечатка понадобится для внешней организации, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом или самой организацией с отметкой о верности копии.
Что происходит с документами по личному составу при ликвидации компании
Документы по личному составу не уничтожаются вместе с организацией: они передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, который затем выдаёт по ним архивные справки о стаже и заработке. Именно поэтому приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки и трудовые договоры хранятся 50 лет — запрос по ним приходит от человека при оформлении пенсии, когда компании может уже не существовать.
