Приём на работу иностранца: уведомления и сроки в 2026

Мария Ж. 24 мин чтения 1 113

Уведомление о приёме иностранного гражданина подаётся в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней со дня заключения трудового или гражданско-правового договора, основание — пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. С 1 сентября 2026 года применяются формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290: бланки приказа № 536 использовались по 31 августа включительно. Главное изменение процедуры: согласие на обработку персональных данных больше не строка внутри бланка, а отдельный документ, который подписывает сам иностранный гражданин по рекомендуемому образцу из приказа № 290 и который прикладывается к уведомлению при любом способе подачи. Уведомление подаётся в орган МВД каждого субъекта, где человек работает. Комплект обязанностей дальше определяется статусом работника: патент, разрешение на работу, РВП или вид на жительство.

Уведомление МВД о заключении договора с иностранцем

Бланк по приложению № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290. Подаётся в течение 3 рабочих дней со дня заключения трудового или ГПХ-договора, в том числе по работнику с ВНЖ.

ФОРМА С 1 СЕНТЯБРЯ 2026 · БЕСПЛАТНО

Ниже разобраны новые поля формы и порядок их заполнения, пошаговая подача через Госуслуги и что делать, если на портале ещё открыта старая форма. Отдельно показано, кто даёт согласие, готовая формулировка для него и как его приложить, когда уведомление не подаётся и почему по гражданам Беларуси позиция Верховного суда расходится с требованиями территориальных органов. Штрафы по частям 1, 3 и 4 статьи 18.15 КоАП с отдельным счётом на каждого работника, изменения с 3 ноября 2026 года, чек-лист проверки до подписания, порядок работы с электронной подписью для иностранца и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Содержание

Какие уведомления подаёт работодатель и в какие сроки

Маршрут оформления иностранца укладывается в пять действий, у каждого свой срок и свой адресат:

  1. Проверить документы работника и сверить его по реестру контролируемых лиц.
  2. Подписать трудовой договор с условиями статьи 327.2 ТК РФ: реквизиты патента или разрешения, полис ДМС.
  3. Издать приказ о приёме и подать подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
  4. Подать уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней, в каждый субъект, где идёт работа, приложив согласие иностранца.
  5. Для высококвалифицированного специалиста поставить на контроль ежеквартальные уведомления о выплате зарплаты.

Уведомление о заключении договора подаётся в территориальный орган МВД того субъекта РФ, на территории которого иностранный гражданин работает, а не по месту регистрации организации. Обязанность лежит на работодателе и на заказчике работ по договору ГПХ и не зависит от того, есть ли у иностранца патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Три рабочих дня считаются со дня, следующего за днём подписания договора, и в этот срок уведомление должно быть именно подано, а не отправлено на согласование внутри компании.

Помимо миграционного уведомления приём иностранца порождает ещё три отчётные обязанности с собственными сроками и адресатами. Их разводят по разным ведомствам, и пропуск одной не компенсируется своевременной подачей другой.

Что подаётся Срок Куда Основание
Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ 3 рабочих дня со дня заключения Территориальный орган МВД по субъекту, где идёт работа п. 8 ст. 13 115-ФЗ
Уведомление при работе в нескольких субъектах: отдельно по каждому 3 рабочих дня с начала работы в субъекте Территориальный орган МВД в каждом субъекте, где идёт работа Порядок подачи уведомлений, правило введено приказом МВД России от 06.08.2025 № 552 с 01.09.2025
Уведомление о прекращении (расторжении) договора 3 рабочих дня со дня прекращения Тот же территориальный орган МВД п. 8 ст. 13 115-ФЗ
Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1 ЕФС-1 Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме Социальный фонд России Закон о персонифицированном учёте
Уведомление о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту Ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом Орган МВД, выдавший разрешение на работу п. 13 ст. 13.2 115-ФЗ
Уведомление о прибытии, если работодатель выступает принимающей стороной 7 рабочих дней с даты прибытия; 30 дней для граждан государств ЕАЭС; 90 дней для граждан Беларуси Территориальный орган МВД по месту пребывания Закон о миграционном учёте

Из таблицы видно, что самый короткий срок здесь не миграционный, а отчётный: подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в Социальный фонд уже на следующий рабочий день после приказа, тогда как на уведомление МВД есть три дня. Компании, которые ведут приём партиями по понедельникам, срывают именно первый срок.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто
Сроки уведомлений при приёме иностранного гражданина: ЕФС-1, МВД, ежеквартальный отчёт по ВКС
Сроки отсчитываются от разных событий: ЕФС-1 от даты приказа, уведомление МВД от даты договора, отчёт по высококвалифицированному специалисту от окончания квартала.

Факт: место пребывания иностранного гражданина подтверждает отрывная часть уведомления о прибытии с отметкой органа миграционного учёта, а не штамп в паспорте. Попросите её копию до подписания договора и сверьте адрес и срок постановки на учёт.

Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года: что изменил приказ МВД № 290

Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года под номером 86820 и ввёл новые бланки уведомлений о заключении и прекращении договоров с иностранцами. Формы применяются с 1 сентября 2026 года и рассчитаны на срок до 1 сентября 2032 года. До 31 августа 2026 года включительно действовали бланки приказа МВД России от 30.07.2020 № 536.

Содержательных изменений три, и каждое меняет привычный порядок заполнения. В уведомление о заключении договора добавлено поле срока трудового или гражданско-правового договора, а если договор бессрочный, это указывается прямо. Обязательным стал ИНН работодателя, а в форме по высококвалифицированным специалистам убрано поле профессии. Из всех форм по иностранным работникам исключено согласие на обработку персональных данных: теперь оно подаётся отдельным документом. Последнее чаще всего и становится причиной возврата: кадровик заполняет новую форму по памяти о старой и не прикладывает согласие.

Кто даёт согласие на обработку персональных данных и по какому образцу

Согласие подписывает сам иностранный гражданин, а не работодатель: работодатель только прикладывает подписанный документ к уведомлению. Рекомендуемые образцы согласия утверждены приложениями к приказу № 290, и для квартального уведомления о выплатах высококвалифицированному специалисту предусмотрен отдельный образец. Согласие прикладывается при любом способе подачи: и при личном визите, и при отправке почтой, и при подаче через портал госуслуг отдельным файлом. Уведомление без приложенного согласия считается поданным с нарушением порядка, поэтому согласие берут одновременно с подписанием договора, а не догоняют работника через неделю.

Отдельная деталь для компаний, которые уже собирают у кандидатов согласие на обработку персональных данных при приёме: это другой документ. Кадровое согласие оформляется для работодателя как оператора и по форме приказа № 290 не подходит, поэтому прикладывать его к уведомлению нельзя.

Читайте также:  Прием педагога на работу через НОБД: сроки и документы

За основу берётся формулировка ниже: в ней есть все обязательные реквизиты согласия по части 4 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и прямо названо, куда передаются сведения. Перед первой подачей сверьте её с рекомендуемым образцом из приложений к приказу № 290 и подставьте реквизиты своей организации.

Согласие иностранца на обработку персональных данных

Отдельный документ к уведомлению МВД: подписывает сам иностранный гражданин, прикладывается при любом способе подачи. Реквизиты по статье 9 152-ФЗ.

К УВЕДОМЛЕНИЮ ПО ПРИКАЗУ № 290 · БЕСПЛАТНО

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «У нас правило: реквизиты формы и срок подачи мы сверяем по действующей редакции нормативного акта, а не по памяти и не по обзорной статье. Ошибка в одной цифре или в номере приказа обходится дороже, чем пять минут на проверку. Перед первой подачей по новой форме возьмите текст приказа и пройдите бланк по полям сверху вниз.»

Какие поля заполняются в новой форме и где брать данные

Поля, из-за которых чаще всего возвращают уведомление, и источник данных по каждому:

Поле формы Откуда берутся данные Типичная ошибка
Срок договора или отметка о бессрочном характере Трудовой или гражданско-правовой договор Поле пропускают, заполняя новую форму по памяти о бланке № 536
ИНН работодателя или заказчика работ Свидетельство о постановке на учёт, выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП Указывают ИНН обособленного подразделения вместо ИНН юрлица
Реквизиты патента или разрешения на работу Оригинал патента или разрешения Берут из карточки в учётной системе, где данные устарели после переоформления
Документ, удостоверяющий личность Национальный паспорт работника Транслитерация ФИО расходится с написанием в патенте
Адрес места осуществления трудовой деятельности Трудовой договор, приказ о приёме Указывают юридический адрес компании, а не субъект, где человек фактически работает
Дата заключения договора Подписанный экземпляр договора Ставят дату выхода на работу, из-за чего смещается трёхдневный срок

Ошибки в двух последних строках дороже остальных: неверный субъект означает, что уведомление ушло не в тот орган, а неверная дата договора сдвигает отсчёт срока, и нарушение фиксируется даже при формально поданном уведомлении.

Уведомление подаётся тремя способами: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, а также в электронном виде через портал госуслуг. Электронная подача требует усиленной квалифицированной электронной подписи организации. При личной подаче на руки выдаётся отрывная часть бланка с отметкой о приёме — это единственное доказательство того, что вы уложились в срок, и хранить его нужно вместе с копией уведомления.

Как подать уведомление о заключении договора с иностранцем: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и отсчитайте 3 рабочих дня начиная со следующего дня. Праздничные и выходные дни в счёт не идут, но переносы производственного календаря учитываются.
  2. Шаг 2. Возьмите бланк из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, соответствующий типу договора: трудовой или гражданско-правовой. Для высококвалифицированного специалиста применяется отдельная форма.
  3. Шаг 3. Заполните поля по документам работника: паспорт, миграционная карта, патент или разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство, срок договора, ИНН работодателя. Сокращения и исправления в бланке не допускаются.
  4. Шаг 4. Возьмите у работника согласие на обработку персональных данных по рекомендуемому образцу к приказу № 290. Для квартального уведомления по высококвалифицированному специалисту используется отдельный образец.
  5. Шаг 5. Определите, в органы скольких субъектов уходит уведомление: если человек работает в нескольких регионах, оно подаётся в каждый из них.
  6. Шаг 6. Подайте уведомление лично, заказным письмом или через портал госуслуг с УКЭП организации, получите отрывную часть бланка либо электронную квитанцию и подшейте подтверждение в дело работника.

Как подать уведомление через Госуслуги

  1. Шаг 1. Войдите в личный кабинет организации на портале госуслуг. Работать в нём может сотрудник, которому руководитель выдал соответствующие полномочия в профиле компании.
  2. Шаг 2. Подготовьте усиленную квалифицированную электронную подпись организации и проверьте срок действия сертификата заранее: просроченный сертификат обнаруживается в последний день срока подачи.
  3. Шаг 3. Выберите услугу по трудовым мигрантам и нужную форму: уведомление о заключении договора или уведомление о прекращении (расторжении).
  4. Шаг 4. Заполните поля формы, включая срок договора и адрес места работы, и укажите субъект, в орган которого уходит уведомление. По каждому субъекту работы подаётся отдельное уведомление.
  5. Шаг 5. Приложите отдельным файлом согласие иностранного гражданина на обработку персональных данных, подписанное им по рекомендуемому образцу.
  6. Шаг 6. Подпишите уведомление УКЭП, отправьте и сохраните электронную квитанцию о приёме. Статус обращения виден в личном кабинете, и именно квитанция подтверждает дату подачи.

Если на портале по вашей услуге ещё открыта старая форма, ждать обновления нельзя: трёхдневный срок не приостанавливается из-за технических работ. В этом случае уведомление подаётся на бумаге по форме приказа № 290 лично или заказным письмом с описью вложения, а подтверждением служит отрывная часть бланка или почтовая квитанция с описью.

Важный нюанс из практики: миграционные уведомления не закрываются кадровой системой и не уходят в МВД автоматически при оформлении приёма. В практике Добыто мы выносим их в отдельный контрольный список приёма рядом с ЕФС-1, потому что эти два срока считаются от разных событий: один от приказа, другой от даты договора.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Трудовой договор с иностранцем: что должно быть в нём до подачи уведомления

Уведомление воспроизводит реквизиты договора, поэтому ошибка в договоре автоматически становится ошибкой в уведомлении. Статья 327.2 ТК РФ добавляет к обычному составу условий несколько специальных: сведения о разрешении на работу или патенте для временно пребывающего, сведения о разрешении на временное проживание или виде на жительство для проживающих, а для временно пребывающего — условие об оказании медицинской помощи, то есть реквизиты полиса ДМС либо договора работодателя с медицинской организацией. Для высококвалифицированного специалиста договор с медорганизацией допускается как альтернатива полису, и он должен покрывать первичную медико-санитарную и специализированную помощь в неотложной форме.

Документы, которые иностранец предъявляет при приёме, перечислены в статье 327.3 ТК РФ. Она надстраивается над статьёй 65 ТК РФ: к общему перечню добавляются патент или разрешение на работу, полис ДМС, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Трудовая книжка иностранного образца не принимается, и при первом трудоустройстве в России работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Полезно знать: перечень документов при приёме закрытый. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства — не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Требование службы безопасности принести характеристику или справку о доходах с прошлого места законного основания не имеет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация выглядит так: безопасность просит кандидата донести справку с прошлого места работы, а кадровик ставит приём на паузу. Законного основания для такого требования нет, и отказать человеку в приёме по этой причине нельзя. Сверяйте список с тем, что прямо названо в статьях 65 и 327.3 ТК РФ, и не расширяйте его внутренним регламентом.»

Соберите трудовой договор

Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника

Комплект собран под первый день оформления: начинать стоит с трудового договора с иностранным гражданином, он задаёт реквизиты для всех последующих уведомлений.

Документ Скачать
Трудовой договор с иностранным гражданином: патент, разрешение на работу, полис ДМС (ст. 327.2 ТК РФ) Скачать
Допсоглашение при замене патента, смене профессии или субъекта работы Скачать
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 Скачать
Уведомление работнику о переходе на КЭДО Скачать

Когда уведомление не подаётся и где практика расходится

Статус иностранного работника определяет не только комплект документов, но и сам набор уведомлений. Ниже сведены сценарии, которые встречаются чаще всего.

Читайте также:  Испытательный срок и увольнение по инициативе работодателя как обосновать
Статус работника Уведомление в МВД о договоре Что критично дополнительно
Временно пребывающий с патентом (безвизовый порядок) Подаётся, 3 рабочих дня Работа только в регионе выдачи патента и по указанной в нём профессии, реквизиты патента и полиса ДМС в договоре
Временно пребывающий с разрешением на работу (визовый порядок) Подаётся, 3 рабочих дня У работодателя должно быть разрешение на привлечение и использование иностранных работников
Высококвалифицированный специалист Подаётся, 3 рабочих дня Ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты с отдельным согласием; полис ДМС либо договор работодателя с медицинской организацией
Гражданин государства ЕАЭС (Казахстан, Армения, Киргизия) Подаётся, 3 рабочих дня Патент и разрешение на работу не требуются; подраздел 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях
Гражданин Беларуси Практика расходится: по Решению Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 порядок привлечения иностранной рабочей силы к ним не применяется, и эту позицию поддержал Верховный суд Подача уведомления санкций не влечёт, поэтому многие работодатели подают его для страховки
Временно или постоянно проживающий (РВП, вид на жительство) Подаётся, 3 рабочих дня Патент и разрешение на работу не нужны, условие о ДМС статья 327.2 ТК РФ для них не требует
Лицо, включённое в реестр контролируемых лиц Не привлекать к работе: нет законного основания пребывания Проверка по реестру до подписания и в период работы

Строка про Беларусь — единственная в таблице, где однозначного ответа нет. Решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 уравняло граждан двух государств в трудовых правах и вывело их из порядка регулирования привлечения иностранной рабочей силы. Верховный суд дважды признал, что уведомлять МВД о приёме и увольнении гражданина Беларуси не требуется, и отменил штрафы по частям 3 и 4 статьи 18.15 КоАП: постановления от 30.05.2017 № 78-АД17-19 и от 07.06.2018 № 83-АД18-6. Исключений для граждан Беларуси в текст 115-ФЗ при этом не вносили, и территориальные органы нередко требуют уведомление. Практический вывод: неподача грозит спором с территориальным органом, который, по позиции Верховного суда, работодатель может выиграть, а поданное сверх обязанности уведомление нарушением не является.

Что проверить до подписания договора

Три проверки до подписания снимают большую часть миграционных рисков, и все три выполняются за один день силами кадровой службы.

  1. Реестр контролируемых лиц. С 5 февраля 2025 года в России действует режим высылки, введённый Федеральным законом от 08.08.2024 № 260-ФЗ. Иностранцев, находящихся в стране без законных оснований, вносят в реестр контролируемых лиц. Прямого запрета заключать трудовой договор с таким человеком закон не содержит: статья 31.1 закона № 115-ФЗ перечисляет другие ограничения, от регистрации юрлица и сделок с недвижимостью до банковских операций. Но законного основания пребывания у него нет, поэтому привлечение к работе грозит работодателю ответственностью по статье 18.15 КоАП, а действующего работника отстраняют и увольняют по статьям 327.5 и 327.6 ТК РФ. Данные обновляются каждые четыре часа, проверка бесплатна: сверьте кандидата по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России в день подписания договора, а не за неделю до него.
  2. Патент или разрешение на работу. Проверяются срок действия, регион выдачи и профессия. Работа по специальности, не совпадающей с указанной в патенте, и работа за пределами субъекта выдачи образуют самостоятельный состав по части 1 статьи 18.15 КоАП независимо от того, подано уведомление или нет.
  3. Допустимая доля иностранных работников. Правительство ежегодно устанавливает предельные доли по отраслям, и лишних работников выводят до начала соответствующего календарного года.

Внимание: Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ действует с 1 марта 2026 года и изменил статью 327.6 ТК РФ. Раньше работодатель увольнял иностранных граждан для приведения их численности в соответствие с ограничениями федерального уровня, теперь то же основание работает и по ограничениям, установленным нормативными актами субъекта РФ. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта.

В практике Добыто проверка по реестру контролируемых лиц закреплена в чек-листе приёма отдельным пунктом с отметкой о дате и времени сверки. Реестр меняется в течение дня, и отметка показывает, на какой момент кандидат был чист.

Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП

Неуведомление и нарушение порядка уведомления квалифицируются по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — по части 4 той же статьи с повышенными размерами.

Часть статьи 18.15 Нарушение Должностные лица Организации
Часть 1 Привлечение к работе без патента или разрешения, когда они требуются от 25 000 до 50 000 руб. от 250 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14-90 суток
Часть 3 Неуведомление или нарушение порядка и формы уведомления от 35 000 до 50 000 руб. от 400 000 до 800 000 руб. либо приостановление деятельности на 14-90 суток
Часть 4 Те же нарушения в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях от 35 000 до 70 000 руб. от 400 000 до 1 000 000 руб. либо приостановление деятельности на 14-90 суток
С 03.11.2026 Ответственность за нарушения в сфере незаконной трудовой деятельности ужесточается Федеральным законом от 04.08.2026 № 294-ФЗ сверяется по тексту закона сверяется по тексту закона

Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ вносит изменения в КоАП и вступает в силу 3 ноября 2026 года; в числе прочего он повышает ответственность за нарушение правил въезда, режима пребывания и за незаконную трудовую деятельность. Размеры в таблице выше действуют на дату публикации, и перед подачей после 3 ноября их нужно сверить по действующей редакции кодекса.

Ключевая деталь, которую редко проговаривают: по примечанию 2 к статье 18.15 при нарушении в отношении двух и более иностранцев ответственность наступает за каждого отдельно. Штраф не делится и не суммируется по одному эпизоду — он умножается на количество работников. Проверка бригады из пяти человек, по которым не поданы уведомления, в Москве превращается в пять составов и нижнюю границу в 2 000 000 рублей.

Отдельно считаются смежные нарушения. Нарушение порядка отчётности о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту оценивается в 35 000-70 000 рублей для должностного лица и 400 000-1 000 000 рублей для организации. Одна проверка обычно вскрывает сразу несколько составов, потому что источник у них общий — непроверенный комплект документов на входе.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы закладываем 2-3 дня на проверку комплекта перед подачей и считаем это самой дешёвой частью процесса. Пересобрать документы до подачи стоит рабочего времени кадровика, а разбираться после проверки — это уже сумма от 400 000 рублей на организацию и отдельный состав на каждого работника. Сверьте по своим действующим договорам, есть ли у вас подтверждение подачи по каждому иностранцу.»

Охрана труда и первый рабочий день иностранного сотрудника

Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; если специалиста в штате нет, это может быть руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда и не начальник соседнего подразделения. Если руководитель в отпуске или на больничном, инструктаж проводит тот, кто его замещает, либо вышестоящее лицо.

Проводить инструктаж вправе только тот, кто сам обучен в учебном центре. Встречается ситуация, когда журнал заполнен, подписи есть, а протокола проверки знаний и удостоверения у инструктирующего нет — тогда инструктажи не имеют правового значения. За нарушение порядка обучения по охране труда штраф на организацию составляет от 50 000 до 80 000 рублей, и миграционные штрафы его не поглощают.

Освобождение от инструктажа строится от фактических опасностей, а не от должности. Всех офисных работников освободить нельзя: если сотрудник выезжает на объекты, поднимается на строящийся объект или проводит осмотры, он под инструктаж попадает. Для педагогических работников освобождение не применяется вовсе, и здесь же работает второе требование — справка об отсутствии судимости для должностей, к которым не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию. Справка предоставляется в электронном или бумажном виде с подписью представителя МВД.

Читайте также:  Договор с испытательным сроком что прописать чтобы условие не оспорили

КЭДО для иностранных работников: что можно подписать электронно

Кадровый электронный документооборот распространяется на иностранных работников на общих условиях: нужны локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление работника и его письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. Согласие — индивидуальное, и без него использовать электронные документы во взаимодействии с конкретным работником нельзя. Суды в спорах по КЭДО последовательно проверяют четыре обстоятельства: получено ли согласие, ознакомлен ли работник с локальным актом, использовал ли работник электронную подпись, получил ли он электронный документ.

Какие кадровые документы иностранного работника переводятся в электронный вид, а какие остаются на бумаге
Трудовой договор, приказы и согласия по иностранному работнику переводятся в электронный вид, а приказ об увольнении и журнал инструктажей закон оставляет на бумаге.

Лайфхак: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует ни для российского, ни для иностранного работника.

Какая электронная подпись доступна иностранному работнику

Иностранному работнику доступны три варианта, и выбор зависит от того, есть ли у него подтверждённая учётная запись на портале госуслуг. Первый: усиленная неквалифицированная подпись в приложении Госключ. Она выпускается при подтверждённой учётной записи и привязанном к ней номере телефона, а иностранному гражданину дополнительно нужно указать в профиле ФИО на кириллице. Второй: УНЭП, выпущенная в информационной системе работодателя по статье 22.3 ТК РФ, она не требует от работника ни учётной записи на госуслугах, ни установки приложения. Третий: усиленная квалифицированная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре. В сервисе Добыто УНЭП выпускается внутри системы, и это обычно самый быстрый путь для сотрудника, который только приехал и ещё не подтвердил учётную запись.

Три способа получить электронную подпись иностранному работнику: Госключ, система работодателя, удостоверяющий центр
У каждого маршрута своё входное условие: Госключу нужна подтверждённая учётная запись, подписи в системе работодателя — только согласие на КЭДО, квалифицированной подписи — визит в удостоверяющий центр.

Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Для иностранного сотрудника, который одновременно осваивает и новую работу, и незнакомый интерфейс, это особенно заметно: мы закладываем короткий пилот на небольшой группе до раскатки на всю компанию.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё: и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, где ожидаем конфликт.»

Уведомления в МВД при этом остаются вне контура КЭДО: они подаются на бумаге или через портал госуслуг с квалифицированной подписью организации и к подписанию кадровых документов работником отношения не имеют.

Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранным персоналом

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива и видов подписи, доступных работникам.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП от 50 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников оплата за год
Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API по запросу рассчитывается индивидуально
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф выпуск в сервисе
Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») входит в тариф установка и настройка за 1 день

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно остаются на «Старте». УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров, а условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Миграционное уведомление — самостоятельная обязанность работодателя со своим сроком в 3 рабочих дня, своим адресатом и своей ответственностью, которая считается на каждого работника отдельно. С 1 сентября 2026 года заполняются формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, где появился срок договора и обязательный ИНН работодателя, а согласие на обработку персональных данных подписывает сам иностранец по рекомендуемому образцу и прикладывается отдельным документом. Если человек работает в нескольких субъектах, уведомление уходит в орган каждого из них. Статус работника определяет остальное: патент привязывает к региону и профессии, высококвалифицированный специалист добавляет ежеквартальный отчёт, а по включённому в реестр контролируемых лиц риск возникает через статью 18.15 КоАП и основания статей 327.5 и 327.6 ТК РФ.

Электронный документооборот сокращает срок оформления приёма, но не подаёт уведомления за кадровика: он снимает бумажную часть и фиксирует, когда и кем подписан каждый документ. В Добыто мы настраиваем эту связку так, чтобы иностранный сотрудник мог подписывать документы неквалифицированной подписью, выпущенной в системе работодателя, не дожидаясь подтверждения учётной записи на госуслугах, а кадровая служба видела статус комплекта по каждому работнику в одном списке.

Частые вопросы

Нужно ли уведомлять МВД о договоре ГПХ и о работнике с ВНЖ или РВП

Да, и в том и в другом случае. Пункт 8 статьи 13 115-ФЗ распространяется на гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг, срок тот же — 3 рабочих дня со дня заключения и со дня прекращения, но форма используется отдельная: приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 содержит самостоятельные бланки для трудового и гражданско-правового договора, подменять один другим нельзя. По работнику с видом на жительство или разрешением на временное проживание уведомление тоже подаётся, хотя патент и разрешение на работу ему не нужны, а условие о полисе ДМС статья 327.2 ТК РФ для проживающих не требует. Сочетание «ВНЖ плюс договор ГПХ» комбинируется по этим же правилам: бланк по типу договора, срок 3 рабочих дня, согласие на обработку персональных данных отдельным документом.

Что делать, если трёхдневный срок уже пропущен

Уведомление подаётся всё равно и как можно скорее: пропуск срока не отменяет обязанность, а продолжающееся неуведомление увеличивает риск. Размер ответственности по частям 3 и 4 статьи 18.15 КоАП приведён в разделе о штрафах выше, и с 3 ноября 2026 года его нужно сверять по обновлённой редакции кодекса. Подтверждение подачи, отрывная часть бланка или электронная квитанция, фиксирует момент, с которого нарушение прекращено.

В поданном уведомлении нашли ошибку в реквизитах патента. Как её исправить

Исправлений в принятом бланке не делают: подаётся новое уведомление с корректными сведениями. Нарушение порядка уведомления квалифицируется по той же части 3 статьи 18.15 КоАП, что и неподача, поэтому самостоятельное исправление до проверки предпочтительнее. Сверяйте реквизиты патента, разрешения на работу и срок договора с оригиналами документов, а не с карточкой в учётной системе.

Можно ли подать уведомление через портал госуслуг и что для этого нужно

Можно: для этого нужны учётная запись организации на портале и усиленная квалифицированная электронная подпись, а порядок действий разобран пошагово выше. Согласие иностранца прикладывается отдельным файлом. Электронный способ снимает поездку в подразделение по вопросам миграции, но не меняет трёхдневный срок и не отменяет правило о подаче в каждый субъект работы.

Подаётся ли подраздел 1.1 ЕФС-1 на временно пребывающего высококвалифицированного специалиста

Да. Выплаты временно пребывающему ВКС не облагаются взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование и по временной нетрудоспособности, но сведения о трудовой деятельности на него представляются. В поле «Статус ЗЛ» указывается код «ВКС» — на это прямо указало письмо СФР от 14.05.2025 № 19-20/24885.

Ставится ли иностранный работник на воинский учёт

Нет. Воинская обязанность распространяется на граждан Российской Федерации, поэтому сведения о принятом иностранце в военный комиссариат не подаются. Документы воинского учёта запрашиваются только у граждан РФ: военный билет или удостоверение призывника. Это одно из отличий комплекта при приёме иностранца от обычного приёма.

Нужна ли иностранному педагогу справка об отсутствии судимости

Да, если должность относится к тем, к которым не допускаются лица, имеющие или имевшие непогашенную судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию. К педагогическим работникам это требование применяется независимо от гражданства. Справка предоставляется в электронном или бумажном формате с подписью представителя МВД, и запрашивают её до подписания договора, а не после выхода человека на занятия.

Читайте также по теме:

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.