Приём на работу иностранного гражданина закрывается не приказом, а уведомлением в территориальный орган МВД: его подают в течение 3 рабочих дней со дня заключения трудового договора или гражданско-правового договора, основание — пункт 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Тот же срок действует при прекращении договора. С 1 сентября 2026 года применяются новые формы, утверждённые приказом МВД России от 12.05.2026 № 290; бланки приказа № 536 использовались по 31 августа 2026 года включительно. Комплект обязанностей определяется статусом работника: по временно пребывающему с патентом в договор вносятся реквизиты патента и полиса ДМС, а по высококвалифицированному специалисту добавляется ежеквартальный отчёт о выплаченной зарплате.
Сроки по каждому виду уведомления собраны в одну таблицу, отдельно показано, какие поля добавились в формы 2026 года и почему согласие на обработку персональных данных теперь подаётся отдельным документом. Разобраны случаи, когда уведомление не подаётся, и точка, где практика расходится, — граждане Беларуси. Размеры штрафов по статье 18.15 КоАП с отдельным счётом на каждого работника, чек-лист проверки до подписания договора, порядок работы с электронной подписью для иностранца, стоимость подключения КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие уведомления подаёт работодатель и в какие сроки
Уведомление о заключении договора подаётся в территориальный орган МВД того субъекта РФ, на территории которого иностранный гражданин работает, а не по месту регистрации организации. Обязанность лежит на работодателе и на заказчике работ по договору ГПХ и не зависит от того, есть ли у иностранца патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Три рабочих дня считаются со дня, следующего за днём подписания договора, и в этот срок уведомление должно быть именно подано, а не отправлено на согласование внутри компании.
Помимо миграционного уведомления приём иностранца порождает ещё три отчётные обязанности с собственными сроками и адресатами. Их разводят по разным ведомствам, и пропуск одной не компенсируется своевременной подачей другой.
| Что подаётся | Срок | Куда | Основание |
|---|---|---|---|
| Уведомление о заключении трудового договора или договора ГПХ | 3 рабочих дня со дня заключения | Территориальный орган МВД по субъекту, где идёт работа | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Уведомление о прекращении (расторжении) договора | 3 рабочих дня со дня прекращения | Тот же территориальный орган МВД | п. 8 ст. 13 115-ФЗ |
| Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме | Социальный фонд России | Закон о персонифицированном учёте |
| Уведомление о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту | Ежеквартально, не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчётным кварталом | Орган МВД, выдавший разрешение на работу | п. 13 ст. 13.2 115-ФЗ |
| Уведомление о прибытии, если работодатель выступает принимающей стороной | 7 рабочих дней с даты прибытия; 30 дней для граждан государств ЕАЭС; 90 дней для граждан Беларуси | Территориальный орган МВД по месту пребывания | Закон о миграционном учёте |
Из таблицы видно, что самый короткий срок здесь не миграционный, а отчётный: подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в Социальный фонд уже на следующий рабочий день после приказа, тогда как на уведомление МВД есть три дня. Компании, которые ведут приём партиями по понедельникам, срывают именно первый срок.
Лайфхак: если в паспорте нет отметки о регистрации по месту пребывания, запрашивайте справку из МВД. Это рабочая деталь для компаний, которые нанимают приезжих, и она закрывает вопрос о подтверждении места пребывания до подписания договора.
Новые формы уведомлений с 1 сентября 2026 года: что изменил приказ МВД № 290
Приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 зарегистрирован Минюстом 2 июня 2026 года под номером 86820 и ввёл новые бланки уведомлений о заключении и прекращении договоров с иностранцами. Формы применяются с 1 сентября 2026 года и рассчитаны на срок до 1 сентября 2032 года. До 31 августа 2026 года включительно действовали бланки приказа МВД России от 30.07.2020 № 536.
Содержательных изменений три, и каждое меняет привычный порядок заполнения. В уведомление о заключении договора добавлено поле срока трудового или гражданско-правового договора. В форме по высококвалифицированным специалистам появился ИНН и убрано поле профессии. Из всех форм по иностранным работникам исключено согласие на обработку персональных данных: теперь оно подаётся отдельным документом, а не строкой внутри бланка. Последнее чаще всего и становится причиной возврата: кадровик заполняет новую форму по памяти о старой и не прикладывает согласие.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «У нас правило: реквизиты формы и срок подачи мы сверяем по действующей редакции нормативного акта, а не по памяти и не по обзорной статье. Ошибка в одной цифре или в номере приказа обходится дороже, чем пять минут на проверку. Перед первой подачей по новой форме возьмите текст приказа и пройдите бланк по полям сверху вниз.»
Уведомление подаётся тремя способами: лично в подразделение по вопросам миграции, заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения, а также в электронном виде через портал госуслуг. Электронная подача требует усиленной квалифицированной электронной подписи организации. При личной подаче на руки выдаётся отрывная часть бланка с отметкой о приёме — это единственное доказательство того, что вы уложились в срок, и хранить его нужно вместе с копией уведомления.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как подать уведомление о заключении договора с иностранцем: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте дату заключения договора и отсчитайте 3 рабочих дня начиная со следующего дня. Праздничные и выходные дни в счёт не идут, но переносы производственного календаря учитываются.
- Шаг 2. Возьмите бланк из приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, соответствующий типу договора: трудовой или гражданско-правовой. Для высококвалифицированного специалиста применяется отдельная форма.
- Шаг 3. Заполните поля по документам работника: паспорт, миграционная карта, патент или разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство, срок договора. Сокращения и исправления в бланке не допускаются.
- Шаг 4. Подготовьте отдельный документ — согласие работника на обработку персональных данных. В формах 2026 года его внутри бланка больше нет.
- Шаг 5. Подайте уведомление лично, заказным письмом или через портал госуслуг с УКЭП организации, получите отрывную часть бланка либо электронную квитанцию и подшейте подтверждение в дело работника.
Важный нюанс из практики: миграционные уведомления не закрываются кадровой системой и не уходят в МВД автоматически при оформлении приёма. В практике Добыто мы выносим их в отдельный контрольный список приёма рядом с ЕФС-1, потому что эти два срока считаются от разных событий: один от приказа, другой от даты договора.
Трудовой договор с иностранцем: что должно быть в нём до подачи уведомления
Уведомление воспроизводит реквизиты договора, поэтому ошибка в договоре автоматически становится ошибкой в уведомлении. Статья 327.2 ТК РФ добавляет к обычному составу условий несколько специальных: сведения о разрешении на работу или патенте для временно пребывающего, сведения о разрешении на временное проживание или виде на жительство для проживающих, а для временно пребывающего — условие об оказании медицинской помощи, то есть реквизиты полиса ДМС либо договора работодателя с медицинской организацией. Для высококвалифицированного специалиста договор с медорганизацией допускается как альтернатива полису, и он должен покрывать первичную медико-санитарную и специализированную помощь в неотложной форме.
Документы, которые иностранец предъявляет при приёме, перечислены в статье 327.3 ТК РФ. Она надстраивается над статьёй 65 ТК РФ: к общему перечню добавляются патент или разрешение на работу, полис ДМС, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Трудовая книжка иностранного образца не принимается, и при первом трудоустройстве в России работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Полезно знать: перечень документов при приёме закрытый. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства — не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Требование службы безопасности принести характеристику или справку о доходах с прошлого места законного основания не имеет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовая ситуация выглядит так: безопасность просит кандидата донести справку с прошлого места работы, а кадровик ставит приём на паузу. Законного основания для такого требования нет, и отказать человеку в приёме по этой причине нельзя. Сверяйте список с тем, что прямо названо в статьях 65 и 327.3 ТК РФ, и не расширяйте его внутренним регламентом.»
Соберите трудовой договор с реквизитами патента и полиса
Образцы кадровых документов для оформления иностранного работника
Комплект собран под первый день оформления: начинать стоит с трудового договора, он задаёт реквизиты для всех последующих уведомлений.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Когда уведомление не подаётся и где практика расходится
Статус иностранного работника определяет не только комплект документов, но и сам набор уведомлений. Ниже сведены сценарии, которые встречаются чаще всего.
| Статус работника | Уведомление в МВД о договоре | Что критично дополнительно |
|---|---|---|
| Временно пребывающий с патентом (безвизовый порядок) | Подаётся, 3 рабочих дня | Работа только в регионе выдачи патента и по указанной в нём профессии, реквизиты патента и полиса ДМС в договоре |
| Временно пребывающий с разрешением на работу (визовый порядок) | Подаётся, 3 рабочих дня | У работодателя должно быть разрешение на привлечение и использование иностранных работников |
| Высококвалифицированный специалист | Подаётся, 3 рабочих дня | Ежеквартальное уведомление о выплате зарплаты; полис ДМС либо договор работодателя с медицинской организацией |
| Гражданин государства ЕАЭС (Казахстан, Армения, Киргизия) | Подаётся, 3 рабочих дня | Патент и разрешение на работу не требуются; подраздел 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях |
| Гражданин Беларуси | Практика расходится: по Решению Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 порядок привлечения иностранной рабочей силы к ним не применяется | Подача уведомления санкций не влечёт, поэтому многие работодатели подают его для страховки |
| Временно или постоянно проживающий (РВП, вид на жительство) | Подаётся, 3 рабочих дня | Патент и разрешение на работу не нужны, условие о ДМС статья 327.2 ТК РФ для них не требует |
| Лицо, включённое в реестр контролируемых лиц | Договор заключать нельзя | Проверка по реестру до подписания и в период работы |
Строка про Беларусь — единственная в таблице, где однозначного ответа нет. Решение Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 уравняло граждан двух государств в трудовых правах и вывело их из порядка регулирования привлечения иностранной рабочей силы. Часть территориальных органов и консультантов читает это как отсутствие обязанности уведомлять, часть настаивает на общем правиле. Поданное сверх обязанности уведомление нарушением не является, а неподанное при спорной трактовке стоит организации от 400 000 рублей, поэтому осторожный вариант здесь дешевле.
Что проверить до подписания договора
Три проверки до подписания снимают большую часть миграционных рисков, и все три выполняются за один день силами кадровой службы.
- Реестр контролируемых лиц. С 5 февраля 2025 года в России действует режим высылки, введённый Федеральным законом от 08.08.2024 № 260-ФЗ. Иностранцев, находящихся в стране без законных оснований, вносят в реестр контролируемых лиц. Заключать и продлевать с ними трудовой договор нельзя. Данные обновляются каждые четыре часа, проверка бесплатна: сверьте кандидата по реестру контролируемых лиц на сайте МВД России в день подписания договора, а не за неделю до него.
- Патент или разрешение на работу. Проверяются срок действия, регион выдачи и профессия. Работа по специальности, не совпадающей с указанной в патенте, и работа за пределами субъекта выдачи образуют самостоятельный состав по части 1 статьи 18.15 КоАП независимо от того, подано уведомление или нет.
- Допустимая доля иностранных работников. Правительство ежегодно устанавливает предельные доли по отраслям, и лишних работников выводят до начала соответствующего календарного года.
Внимание: Федеральный закон от 17.11.2025 № 419-ФЗ действует с 1 марта 2026 года и изменил статью 327.6 ТК РФ. Раньше работодатель увольнял иностранных граждан для приведения их численности в соответствие с ограничениями федерального уровня, теперь то же основание работает и по ограничениям, установленным нормативными актами субъекта РФ. Трудовой договор прекращается не позднее окончания срока, указанного в акте субъекта.
В практике Добыто проверка по реестру контролируемых лиц закреплена в чек-листе приёма отдельным пунктом с отметкой о дате и времени сверки. Реестр меняется в течение дня, и отметка показывает, на какой момент кандидат был чист.
Сколько стоит ошибка: штрафы по статье 18.15 КоАП
Неуведомление и нарушение порядка уведомления квалифицируются по части 3 статьи 18.15 КоАП РФ: граждане платят от 2 000 до 5 000 рублей, должностные лица от 35 000 до 50 000 рублей, организации от 400 000 до 800 000 рублей либо получают приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях работает часть 4 той же статьи с повышенными размерами: должностные лица от 35 000 до 70 000 рублей, организации от 400 000 до 1 000 000 рублей.
Ключевая деталь, которую редко проговаривают: по примечанию 2 к статье 18.15 при нарушении в отношении двух и более иностранцев ответственность наступает за каждого отдельно. Штраф не делится и не суммируется по одному эпизоду — он умножается на количество работников. Проверка бригады из пяти человек, по которым не поданы уведомления, в Москве превращается в пять составов и нижнюю границу в 2 000 000 рублей.
Отдельно считаются смежные нарушения. Привлечение к работе без патента или разрешения, когда они требуются, идёт по части 1 статьи 18.15: от 250 000 до 800 000 рублей на организацию. Нарушение порядка отчётности о выплате зарплаты высококвалифицированному специалисту оценивается в 35 000-70 000 рублей для должностного лица и 400 000-1 000 000 рублей для организации. Одна проверка обычно вскрывает сразу несколько составов, потому что источник у них общий — непроверенный комплект документов на входе.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы закладываем 2-3 дня на проверку комплекта перед подачей и считаем это самой дешёвой частью процесса. Пересобрать документы до подачи стоит рабочего времени кадровика, а разбираться после проверки — это уже сумма от 400 000 рублей на организацию и отдельный состав на каждого работника. Сверьте по своим действующим договорам, есть ли у вас подтверждение подачи по каждому иностранцу.»
Охрана труда и первый рабочий день иностранного сотрудника
Вводный инструктаж проводит специалист по охране труда либо иное лицо, назначенное приказом; если специалиста в штате нет, это может быть руководитель организации. Инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника, а не специалист по охране труда и не начальник соседнего подразделения. Если руководитель в отпуске или на больничном, инструктаж проводит тот, кто его замещает, либо вышестоящее лицо.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проводить инструктаж вправе только тот, кто сам обучен в учебном центре. Встречается ситуация, когда журнал заполнен, подписи есть, а протокола проверки знаний и удостоверения у инструктирующего нет — тогда инструктажи не имеют правового значения. За нарушение порядка обучения по охране труда штраф на организацию составляет от 50 000 до 80 000 рублей, и миграционные штрафы его не поглощают.
Освобождение от инструктажа строится от фактических опасностей, а не от должности. Всех офисных работников освободить нельзя: если сотрудник выезжает на объекты, поднимается на строящийся объект или проводит осмотры, он под инструктаж попадает. Для педагогических работников освобождение не применяется вовсе, и здесь же работает второе требование — справка об отсутствии судимости для должностей, к которым не допускаются лица с непогашенной судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию. Справка предоставляется в электронном или бумажном виде с подписью представителя МВД.
КЭДО для иностранных работников: что можно подписать электронно
Кадровый электронный документооборот распространяется на иностранных работников на общих условиях: нужны локальный нормативный акт о введении КЭДО, уведомление работника и его письменное согласие по статье 22.2 ТК РФ. Согласие — индивидуальное, и без него использовать электронные документы во взаимодействии с конкретным работником нельзя. Суды в спорах по КЭДО последовательно проверяют четыре обстоятельства: получено ли согласие, ознакомлен ли работник с локальным актом, использовал ли работник электронную подпись, получил ли он электронный документ.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не существует ни для российского, ни для иностранного работника.
Какая электронная подпись доступна иностранному работнику
Здесь у иностранцев есть ограничение, которого нет у граждан РФ. Приложение Госключ доступно только гражданам Российской Федерации, поэтому выпустить через него УНЭП или УКЭП иностранный работник не может независимо от того, есть ли у него подтверждённая учётная запись на портале госуслуг. Остаётся два рабочих варианта: усиленная неквалифицированная подпись, выпущенная в информационной системе работодателя по статье 22.3 ТК РФ, либо усиленная квалифицированная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре. В сервисе Добыто УНЭП выпускается внутри системы, и иностранному сотруднику Госключ для подписания кадровых документов не требуется.
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период стоит подтверждать вне системы. Для иностранного сотрудника, который одновременно осваивает и новую работу, и незнакомый интерфейс, это особенно заметно: мы закладываем короткий пилот на небольшой группе до раскатки на всю компанию.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий в системе не выборочный, он показывает всё: и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Поэтому журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, где ожидаем конфликт.»
Уведомления в МВД при этом остаются вне контура КЭДО: они подаются на бумаге или через портал госуслуг с квалифицированной подписью организации и к подписанию кадровых документов работником отношения не имеют.
Стоимость подключения КЭДО для компаний с иностранным персоналом
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, электронного архива и видов подписи, доступных работникам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно остаются на «Старте». УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров, а условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Миграционное уведомление — самостоятельная обязанность работодателя со своим сроком в 3 рабочих дня, своим адресатом и своей ответственностью, которая считается на каждого работника отдельно. С 1 сентября 2026 года заполняются формы приказа МВД России от 12.05.2026 № 290, где появился срок договора, а согласие на обработку персональных данных вынесено в отдельный документ. Статус работника определяет остальное: патент привязывает к региону и профессии, высококвалифицированный специалист добавляет ежеквартальный отчёт, а включение кандидата в реестр контролируемых лиц закрывает возможность заключить договор вовсе.
Электронный документооборот сокращает срок оформления приёма, но не подаёт уведомления за кадровика: он снимает бумажную часть и фиксирует, когда и кем подписан каждый документ. В Добыто мы настраиваем эту связку так, чтобы иностранный сотрудник подписывал документы неквалифицированной подписью, выпущенной в системе работодателя, без Госключа, а кадровая служба видела статус комплекта по каждому работнику в одном списке.
Частые вопросы
Нужно ли уведомлять МВД, если с иностранцем заключён договор ГПХ, а не трудовой
Да, пункт 8 статьи 13 115-ФЗ распространяется и на гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг. Срок тот же — 3 рабочих дня со дня заключения и со дня прекращения. Форма используется отдельная: приказ МВД России от 12.05.2026 № 290 содержит самостоятельные бланки для трудового и гражданско-правового договора, подменять один другим нельзя.
Что делать, если трёхдневный срок уже пропущен
Уведомление подаётся всё равно и как можно скорее: пропуск срока не отменяет обязанность, а продолжающееся неуведомление увеличивает риск. Ответственность по части 3 статьи 18.15 КоАП составляет от 400 000 до 800 000 рублей на организацию, в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей по части 4. Подтверждение подачи, отрывная часть бланка или электронная квитанция, фиксирует момент, с которого нарушение прекращено.
В поданном уведомлении нашли ошибку в реквизитах патента. Как её исправить
Исправлений в принятом бланке не делают: подаётся новое уведомление с корректными сведениями. Нарушение порядка уведомления квалифицируется по той же части 3 статьи 18.15 КоАП, что и неподача, поэтому самостоятельное исправление до проверки предпочтительнее. Сверяйте реквизиты патента, разрешения на работу и срок договора с оригиналами документов, а не с карточкой в учётной системе.
Можно ли подать уведомление через портал госуслуг и что для этого нужно
Можно. Для электронной подачи нужны учётная запись организации на портале и усиленная квалифицированная электронная подпись. Уведомления о приёме и об увольнении иностранных работников подаются через сервис по трудовым мигрантам. Электронный способ снимает поездку в подразделение по вопросам миграции, но не меняет трёхдневный срок.
Подаётся ли подраздел 1.1 ЕФС-1 на временно пребывающего высококвалифицированного специалиста
Да. Выплаты временно пребывающему ВКС не облагаются взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование и по временной нетрудоспособности, но сведения о трудовой деятельности на него представляются. В поле «Статус ЗЛ» указывается код «ВКС» — на это прямо указало письмо Социального фонда России от 14.05.2025.
Ставится ли иностранный работник на воинский учёт
Нет. Воинская обязанность распространяется на граждан Российской Федерации, поэтому сведения о принятом иностранце в военный комиссариат не подаются. Документы воинского учёта запрашиваются только у граждан РФ: военный билет или удостоверение призывника. Это одно из отличий комплекта при приёме иностранца от обычного приёма.
Нужна ли иностранному педагогу справка об отсутствии судимости
Да, если должность относится к тем, к которым не допускаются лица, имеющие или имевшие непогашенную судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию. К педагогическим работникам это требование применяется независимо от гражданства. Справка предоставляется в электронном или бумажном формате с подписью представителя МВД, и запрашивают её до подписания договора, а не после выхода человека на занятия.
