Прием на работу какие приказы издает компания на нового сотрудника

Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приёме компания издаёт по своему решению. Так звучит часть 1 статьи 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ. Обязателен другой набор документов и действий: договор в двух подписанных экземплярах, ознакомление под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и связанными с работой ЛНА до подписания, вводный инструктаж по охране труда и подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня после приказа или иного документа о приёме. Изданный приказ повторяет условия договора и не заменяет их: испытание, записанное только в приказе, не действует. Для подростка, педагога и совместителя на вредных работах к этому набору добавляются предварительный медосмотр, справка об отсутствии судимости или справка с основного места работы.

Ниже разобрано, какие распорядительные документы на новичка требует закон и какие остаются на усмотрение компании. Отдельно показано, почему штрафы привязаны к договору и к допуску без инструктажа, а отсутствие приказа нарушением не считается. Описаны поправки 2026 года: запрет испытания для женщин с детьми до трёх лет с 1 сентября и повторный инструктаж не реже раза в 3 месяца для тех, кто впервые работает на работах повышенной опасности. Во второй половине статьи — сценарная таблица по категориям работников, приём педагога и вопрос НОБД, цена ошибок и тарифы на электронное оформление.

Если компания решила издавать приказ о приёме, конструктор ниже соберёт его по унифицированной форме Т-1 в файл .docx с таблицей показателей и блоком ознакомления.

Приказ о приёме по статье 68 ТК РФ: когда его издают и что изменил 377-ФЗ

Действующая часть 1 статьи 68 ТК РФ: «Приём на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключённого трудового договора приказ (распоряжение) о приёме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключённого трудового договора». Эту формулировку ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. С тех пор приказ — решение работодателя, обязательным элементом оформления он не считается.

Тот же закон отменил прежнюю часть 2 статьи 68, которая требовала объявить работнику приказ под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. Формулировку можно сверить по действующему тексту Трудового кодекса на сайте Социального фонда России: страница обновлена 28.10.2026 и учитывает поправки этого года. Инструкции, которые до сих пор обязывают новичка расписаться в приказе в течение 3 дней, пересказывают редакцию до 2021 года.

Если приказ всё же издают, к нему предъявляется одно требование: содержание совпадает с условиями заключённого договора. Должность, дату начала работы, условия оплаты и испытания в приказ переносят из договора, новых условий приказ не добавляет. Унифицированная форма Т-1 тоже не обязательна: формы первичных учётных документов утверждает руководитель по части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Конструктор Добыто в начале статьи формирует приказ по Т-1 с блоком ознакомления. Готовый файл остаётся сверить с подписанным договором.

Когда приказ о приёме можно не издавать

От приказа можно отказаться, если по новичку выполнено всё, что закон требует без вариантов. Договор подписан в двух экземплярах. До подписания работник под роспись ознакомлен с ПВТР, связанными с работой ЛНА и коллективным договором. Сведения о приёме ушли в Социальный фонд. Для ЕФС-1 приказ не нужен: подраздел 1.1 подают на основании приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ назначают за уклонение от оформления трудового договора или за его ненадлежащее оформление. Отсутствие приказа, который закон разрешает не издавать, само по себе под эту норму не подпадает.

В обратную сторону правило не работает: приказ без договора приём не оформляет. При фактическом допуске письменный договор нужно оформить не позднее 3 рабочих дней со дня допуска, это часть 2 статьи 67 ТК РФ. Срок установлен для договора, для приказа ТК РФ срока не устанавливает. Перед отказом от приказа сверьте личные дела новичков 2026 года. У каждого должен быть подписанный договор с датой не позже третьего рабочего дня от фактического выхода.

Образцы приказа о приёме и трудового договора

Начинайте с трудового договора: приказ заполняют на его основании, и он повторяет условия договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что обязательно оформить на нового сотрудника: договор, ознакомление, ЕФС-1, инструктажи

На любого нового работника по трудовому договору закон требует 4 действия без исключений: письменный договор, ознакомление с локальными актами под роспись до подписания договора, сведения в Социальный фонд и вводный инструктаж по охране труда. Остальное зависит от работы и категории сотрудника. На исполнителей по договору ГПХ этот порядок не распространяется. Основания и сроки собраны в таблице.

В таблице нет ни одного приказа, который ТК РФ требует издавать на каждого новичка. Обязанности работодателя приходятся на договор, ознакомление, отчётность и охрану труда.

Срок ЕФС-1 отсчитывают от документа, которым компания оформила приём. Подраздел 1.1 раздела 1 подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений (пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). С 30 декабря 2025 года применяется форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Реквизиты для отчёта и порядок заполнения Социальный фонд публикует на странице о сроках и форме ЕФС-1. За несвоевременную подачу подраздела 1.1 о приёме должностное лицо привлекают к ответственности по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Такие дела относятся к компетенции Роструда.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, документы из Добыто синхронизируются с ней автоматически. Модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, поэтому сведения о приёме не приходится переносить в учётную систему вручную.

Документы от кандидата собирают по закрытому перечню. Статья 65 ТК РФ называет базовый набор: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (кроме первого трудоустройства и работы по совместительству), СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных и призывников, документы об образовании. Расширить этот перечень могут только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Перечень статьи 65 ТК РФ расширяют закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, кандидат может отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Перед выходом новичка сверьте свой список запрашиваемых документов со статьёй 65 и уберите из него всё, у чего нет нормативного основания.»

Порядок оформления удобно привязать к календарю новичка. До выхода собирают документы, проводят ознакомление и подписывают договор. В первый день проводят вводный и первичный инструктажи. Обучение по охране труда укладывают в 60 календарных дней после заключения договора, а итоги испытания оценивают к концу его срока.

Как оформить приём нового сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте документы кандидата с перечнем статьи 65 ТК РФ и с требованиями к должности. Педагог приносит справку об отсутствии судимости. Для подростка нужны согласия родителя и органа опеки по возрастному порогу. Совместитель на вредные или опасные работы приносит справку с основного места работы. Иностранный работник предъявляет патент, разрешение на работу или вид на жительство.
2. Шаг 2. Проверьте ограничения по испытанию и медосмотру. Несовершеннолетним, беременным и женщинам с детьми до трёх лет испытание не устанавливают. Если категория работника требует предварительного медосмотра, работодатель организует и оплачивает его до допуска.
3. Шаг 3. Ознакомьте кандидата под роспись с ПВТР, с ЛНА, связанными с его работой, и с коллективным договором. Ознакомление проводят до подписания договора.
4. Шаг 4. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах и передайте один работнику. Условие об испытании включайте в договор: в отдельном приказе оно не действует.
5. Шаг 5. Если компания сохраняет приказ о приёме, издайте его на основании подписанного договора. Должность, дату начала работы, условия оплаты и испытания сверьте с текстом договора.
6. Шаг 6. Проведите вводный инструктаж, а первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы. Обучение требованиям охраны труда назначьте в пределах 60 календарных дней после заключения договора.
7. Шаг 7. Подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа о приёме. Внесите сведения о трудовой деятельности, зарегистрируйте трудовую книжку в книге учёта движения трудовых книжек, если она бумажная. Для военнообязанного работника передайте сведения в военкомат.

Испытательный срок: условие в договоре, приказ его не заменяет

Испытание действует, только если оно записано в трудовом договоре. Без такого условия работник считается принятым без испытания, и отдельный приказ этого не исправит (часть 1 статьи 70 ТК РФ). Если сотрудника допустили к работе до оформления договора, испытание возможно лишь по отдельному письменному соглашению, заключённому до начала работы.

Общий предел испытания — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений — 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель.

Испытание не устанавливают, в частности, несовершеннолетним, беременным, работникам, приглашённым в порядке перевода от другого работодателя по согласованию, и лицам, с которыми договор заключён на срок до 2 месяцев. С 1 сентября 2026 года запрет распространяется на женщин с детьми до трёх лет; раньше порог составлял полтора года. Изменение в часть 4 статьи 70 ТК РФ внёс Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ. Шаблоны договоров, где в разделе об испытании осталась формулировка «до полутора лет», после 1 сентября нужно обновить.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания. Заключение комиссии опиралось на должностную инструкцию, с которой работницу при трудоустройстве не ознакомили, а в договоре и других локальных актах её обязанности определены не были. Работодатель также не опроверг доводы о том, что ей поручали задачи вне согласованной трудовой функции.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Испытание проверяет, подходит ли человек поручаемой работе, а саму работу определяют трудовая функция и должностная инструкция. Если инструкцию работнику не показали, а в договоре обязанности не описаны, проверять просто нечего. Поэтому до выхода новичка с испытанием я проверяю минимум: обязанности закреплены в договоре или инструкции, ознакомление под подпись проведено до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим системам выдан.»

Охрана труда при приёме: обязательные мероприятия вместо приказа на каждого

Абзац 3 части 3 статьи 214 ТК РФ запрещает допускать к работе сотрудника, который не прошёл обязательные для него обучение и проверку знаний по охране труда, инструктаж, стажировку, медосмотр или психиатрическое освидетельствование. Обязательны сами мероприятия и записи о них. Персональный «приказ о допуске» или «приказ об инструктаже» на каждого новичка статьи 214 и 219 ТК РФ и Правила, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, не требуют.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мероприятия для вновь принятого работника и их сроки:

• вводный инструктаж проходят все новички;
• первичный инструктаж на рабочем месте проводят до начала самостоятельной работы, отдельные офисные категории освобождают от него при условиях пункта 13 Правил № 2464;
• обучение требованиям охраны труда — в срок, установленный работодателем, но не позднее 60 календарных дней после заключения договора (пункт 36);
• обучение оказанию первой помощи и применению СИЗ в предусмотренных Правилами случаях — тоже в пределах 60 календарных дней (пункты 39 и 62);
• стажировка — если она требуется для конкретной работы.

С 31 августа 2026 года Правила № 2464 действуют с изменениями, внесёнными Постановлением Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводят не реже одного раза в 3 месяца в течение первого года работы. Если компания берёт выпускника на такие работы, график его повторных инструктажей на первый год составляют по этому правилу сразу при приёме.

Допуск без обязательного обучения, проверки знаний или медосмотра образует состав по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ. Пленум Верховного Суда в пунктах 21-22 постановления от 23.12.2021 № 45 разъяснил, что такой допуск считается отдельным правонарушением по каждому работнику. При массовом найме число эпизодов равно числу людей, допущенных без инструктажа.

Кейс из практики: офисная компания на 10-15 человек арендовала помещения в бизнес-центре. Сломался лифт, и сотрудник, который шёл по рабочим делам между этажами, получил тяжёлые травмы. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но травма произошла в рабочее время при исполнении обязанностей. Её расследовали как несчастный случай на производстве и проверили инструктажи и обучение пострадавшего.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Даже офисной компании стоит проверить, нет ли у неё работ, которые тянут за собой отдельный блок документов по охране труда. Стремянка для замены ламп — это работа на высоте и со средствами подмащивания, один штатный водитель — это работа с транспортом. Такие работы разумнее передать по договору арендодателю или транспортной компании, чем нанимать под них одного сотрудника и оформлять на него весь пакет.»

Перед выходом новичка определите две вещи. Первая — освобождается ли его должность от первичного инструктажа по условиям пункта 13 Правил № 2464. Вторая — нужно ли ему обучение с проверкой знаний. От этого зависит, какие записи появятся в первый день и к какой дате нужно завершить обучение.

Педагоги, подростки, совместители: что добавляется к стандартному приёму

Состав документов и мероприятий при приёме меняется в зависимости от возраста, профессии и условий труда работника. Сценарии, в которых стандартного набора недостаточно:

У подростка, педагога и совместителя на вредных работах проверка начинается до подписания договора. Справки, согласия и медосмотр собирают до первого рабочего дня, иначе допуск придётся переносить.

Мария Ж, HR-эксперт, занимается наймом персонала более 13 лет: «Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство работодатель обязан выяснить, какие условия у него на основном месте. Если этого не сделать и человек проработает в двойной вредности, отвечать будет работодатель, а не работник. Справку с основного места запрашивайте при оформлении, до допуска к работе.»

Важный нюанс из практики: если подросток — сирота, разрешение органа опеки требуется и после 16 лет. Это требование пропускают почти всегда. Специалист по кадрам видит в паспорте возраст 16 лет и применяет общее правило, не уточняя статус, хотя статус меняет комплект документов.

Приём педагога: статья 331 ТК РФ и вопрос НОБД

Статья 331 ТК РФ допускает к педагогической работе лиц с образовательным цензом, который определяется законодательством об образовании. К такой работе не допускают лиц с определёнными судимостями или уголовным преследованием, с ограничениями дееспособности и с заболеваниями из установленного перечня. Справку об отсутствии судимости кандидат приносит в бумажном виде с подписью представителя МВД или в электронном формате. Основание запросить её дают статьи 65 и 331 ТК РФ.

Запросы о приёме педагога через НОБД относятся к другой стране. Национальная образовательная база данных и модуль «Приём педагога на работу» работают в Республике Казахстан, о запуске модуля сообщало Министерство просвещения РК. В российских актах о приёме на работу нет обязанности регистрировать педагога в НОБД или проверять по ней кандидата. Российская школа или детский сад оформляет педагога по общим правилам ТК РФ с проверкой по статьям 65 и 331. Перед подписанием договора проверьте диплом, справку об отсутствии судимости и медицинскую книжку кандидата.

Электронное оформление приёма: какие документы подписывают в КЭДО

В КЭДО ведут трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка и акт о несчастном случае остаются на бумаге. Новичка с первого дня можно оформить электронно: договор, ознакомление с ЛНА и приказ, если компания его издаёт.

Какой электронной подписью подписывают договор и приказ о приёме

Вид подписи для каждого кадрового документа определяют статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ «Об электронной подписи». ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются способом формирования и юридической силой. Там, где закон называет конкретный вид подписи, другим её заменить нельзя.

Законопроект Минтруда о кадровом документообороте через мессенджер MAX на дату публикации не принят. В нём обсуждается и заключение договоров с дистанционными работниками неквалифицированной подписью. Подпись для договора с новичком выбирают по действующей редакции статей 22.1-22.3 ТК РФ. В Добыто ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП оформляется через партнёров — удостоверяющие центры. Новичку не нужно покупать подпись отдельно, чтобы подписать кадровые документы.

Ошибки при оформлении нового сотрудника и их цена

Большинство ошибок при приёме возникает по двум причинам: приказу приписывают силу, которой у него после 377-ФЗ нет, или обязательные действия откладывают на потом.

1. Испытание только в приказе. Условие копируют из шаблона Т-1 и не вносят в договор. Работник считается принятым без испытания по части 1 статьи 70 ТК РФ, и уволить его как не выдержавшего испытание по части 1 статьи 71 нельзя.
2. Приказ вместо договора. Новичок выходит по приказу, договор подписывают позже. Если письменный договор не оформлен в течение 3 рабочих дней со дня фактического допуска, применяется часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, для юридического лица — от 50 000 до 100 000 рублей.
3. Допуск до инструктажа и обучения. Человек приступает к работе в первый день, инструктаж планируют провести позже. Это нарушение по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ, и его квалифицируют отдельно по каждому допущенному работнику.
4. Пропущенный срок ЕФС-1 из-за отсутствия приказа. Компания отказалась от приказа и решила, что сдавать подраздел 1.1 не от чего. Срок отсчитывается от иного документа или решения о приёме, а за опоздание должностное лицо отвечает по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.
5. Приказ расходится с договором. Приказ готовят до подписания договора по черновым сведениям, и должность или оклад в двух документах не совпадают. Часть 1 статьи 68 ТК РФ требует, чтобы содержание приказа соответствовало договору. Приём оформляется договором, поэтому при расхождении действуют его условия.

Проверить себя по этому списку можно за один проход по личным делам новичков за последний квартал. Сверьте дату договора с датой выхода, найдите условие испытания в договоре и записи журналов инструктажей.

Стоимость электронного оформления приёма: тарифы КЭДО на 2026 год

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия перехода опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

После поправок 377-ФЗ приказ о приёме издают по выбору работодателя. Юридическую силу приёму даёт подписанный договор, а штрафы и проверки касаются договора, ознакомления с ЛНА, срока ЕФС-1 и допуска без инструктажа. Испытание устанавливается только договором. Дополнительные документы зависят от категории работника: подростка, педагога, совместителя на вредных работах и новичка на опасных работах проверяют до первого рабочего дня.

В Добыто договор, ознакомление и приказ, если компания его сохраняет, оформляются в одном сервисе с подписями сотрудников и синхронизацией с 1С:ЗУП. Кадровая служба проверяет содержание документов, а подписание и хранение идут в КЭДО.

Частые вопросы о приказах при приёме на работу

Какой документ указать основанием в ЕФС-1, если приказ о приёме не издавали?

Пункт 2 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ связывает срок подачи подраздела 1.1 с днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. Если приказа нет, основанием указывают документ, которым оформлен приём, — подписанный трудовой договор с его датой и номером. Срок не меняется: не позднее рабочего дня, следующего за датой этого документа. Форма утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Применяется ли штраф 500 рублей за опоздание со сведениями о приёме в ЕФС-1?

Финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо Социальный фонд указывает для случаев из статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ. Кадровое мероприятие «Приём» в этот перечень на странице СФР не включено. За опоздание с подразделом 1.1 о приёме отвечает должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ, дело рассматривает Роструд. Если компания исправила ошибку в сведениях сама, до того как её обнаружил фонд, санкция по статье 17 не применяется.

Можно ли установить испытание работнику, которого восстановили по решению суда?

Нет. Восстановление возвращает работника в прежние трудовые отношения, нового приёма при этом нет. Оснований проверять соответствие работе, которую человек уже выполнял, тоже нет. В деле Девятого кассационного суда общей юрисдикции условие об испытании на 3 месяца в дополнительном соглашении с восстановленным работником признали незаконным и взыскали компенсацию морального вреда. Распорядительным документом в такой ситуации был приказ о допуске к исполнению обязанностей в прежней должности, новый трудовой договор не заключали.

Можно ли снова установить испытание, если с работником заключают новый договор на ту же должность?

Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом в деле, где работодатель неоднократно заключал с работником договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ признали незаконным. Каждый договор по отдельности был законным, но суд оценил схему целиком как обход ограничения срока испытания. Повторное испытание возможно, когда человека принимают на другую должность после реального перерыва.

Можно ли отказать в приёме, если кандидат не принёс ИНН?

Нет. ИНН не входит в перечень документов статьи 65 ТК РФ, и требовать его при приёме нельзя. Налоговая не вправе отказать работодателю в приёме отчётности, если в сведениях о физическом лице нет ИНН. Работник может принести его сам. То же касается свидетельств о рождении детей, которые нужны для налогового вычета или дополнительных гарантий: эти документы передают в бухгалтерию, в личное дело при приёме они не входят.

С какого возраста подросток заключает трудовой договор без согласия родителей?

С 16 лет подросток заключает договор самостоятельно, если работа не вредит здоровью. С 15 лет договор тоже заключается самостоятельно, но только на лёгкий труд. С 14 лет нужно письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки, и одно из них не заменяет другое. До 14 лет приём возможен только с разрешения органа опеки и в узком круге работ, по сути творческих.