Что сделать перед приемом на работу нового сотрудника

Мария Ж. 22 мин чтения 30

Приём на работу в России оформляется трудовым договором. До его подписания работодатель выполняет 4 действия: определяет форму отношений и требования должности, запрашивает документы строго по перечню статьи 65 ТК РФ, получает отдельное согласие на обработку персональных данных там, где оно нужно, и знакомит кандидата под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и ЛНА, связанными с его работой. Обязательный медосмотр, вводный инструктаж и обучение по охране труда проводятся до допуска. Сведения о приёме по форме ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после документа-основания. Комплект зависит от категории работника: беременную, женщину с ребёнком до 3 лет и несовершеннолетнего нельзя принять с испытанием, а руководителю и главному бухгалтеру испытание можно установить на срок до 6 месяцев вместо 3.

Материал разбирает 4 ошибки, на которых работодатель теряет позицию при проверке или в суде: требование документов сверх закона, согласие внутри анкеты, испытание без ознакомления с должностной инструкцией и освобождение от инструктажа по устаревшему перечню. Отдельно разобраны приём педагога и вопрос о НОБД. Пошаговая инструкция и образцы документов находятся в середине статьи. Сроки ЕФС-1, штрафы по КоАП в редакции 2026 года, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине.

Содержание

С чего начать подготовку к приёму: форма договора, требования должности и категория работника

Сначала определяется, как работник будет выполнять задачи: на постоянной основе, по совместительству или временно под конкретную задачу. Для конкретной разовой задачи возможен договор гражданско-правового характера. Выбор между ним и трудовым договором определяется существом отношений, и удобство сторон основанием для выбора не служит. Требования, которые закон предъявляет к оформлению работника по трудовому договору, на исполнителя по ГПХ не переносятся.

Затем кандидата сверяют с требованиями должности: ограничениями по здоровью, возрасту, квалификации и стажу. От категории работника зависят состав документов, обязательность медосмотра и право установить испытание. В таблице собраны категории, для которых стандартный комплект меняется.

Категория работника Что проверить или получить до приёма Испытание
Несовершеннолетний Предварительный медосмотр за счёт работодателя до допуска; согласие родителя и разрешение органа опеки в зависимости от возраста; проверка работы по перечню работ, запрещённых для лиц младше 18 лет Нельзя
Беременная женщина, женщина с ребёнком до 3 лет Отказ в приёме по этому основанию запрещён статьёй 64 ТК РФ Нельзя; для женщин с детьми до 3 лет — с 01.09.2026
Выпускник аккредитованной программы СПО или ВО, впервые устраивающийся по специальности в течение года после получения образования Документ об образовании и дата его получения Нельзя
Работник, приглашённый переводом от другого работодателя Стандартный комплект по статье 65 ТК РФ Нельзя
Руководитель организации, его заместитель, главный бухгалтер и его заместитель, руководитель обособленного подразделения Стандартный комплект по статье 65 ТК РФ До 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное
Работник по срочному договору на срок от 2 до 6 месяцев Стандартный комплект по статье 65 ТК РФ Не более 2 недель
Внешний совместитель на вредные или опасные работы Справка с основного места работы По общим правилам статьи 70 ТК РФ
Иностранный работник Патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих в России — вид на жительство; отдельный перечень по статье 327.3 ТК РФ; документы воинского учёта по общему правилу не предъявляются По общим правилам статьи 70 ТК РФ
Педагог Документ об образовании (образовательный ценз), справка о наличии (отсутствии) судимости или уголовного преследования, медицинская книжка По общим правилам статьи 70 ТК РФ

В таблицу не вошли госслужба, должности с допуском к государственной тайне и отраслевые позиции в медицине, на транспорте и в охране. Для них действуют специальные нормы. Сверьте их с отраслевым законом до того, как отправите кандидату список документов.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «С несовершеннолетними до сих пор встречается схема: пусть пройдёт медосмотр сам, потом компенсируем. Медосмотр подростка оплачивает работодатель, причём до допуска, и компенсация после выхода на работу эту обязанность не закрывает. Уволить несовершеннолетнего по инициативе работодателя по статье 269 ТК РФ можно только с согласия ГИТ и комиссии по делам несовершеннолетних. Поэтому на сезонную работу я рекомендую срочный трудовой договор: расставание решается истечением срока, а основание для срочности в такой ситуации настоящее.»

Какие документы запросить у кандидата по статье 65 ТК РФ и какие требовать нельзя

Статья 65 ТК РФ запрещает требовать от поступающего на работу документы сверх тех, что предусмотрены ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. По общему правилу кандидат предъявляет:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или поступает на работу по совместительству;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
  • документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
  • документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний или подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования — для должностей, к которым закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием.

При первом трудоустройстве трудовую книжку, если она должна вестись, оформляет работодатель. Он же передаёт сведения для регистрации в СФР, если индивидуальный лицевой счёт ещё не открыт. У работников образования, торговли, медицины и общественного питания проверяют медицинскую книжку. Для отдельных категорий нужны дополнительные документы:

  • согласие родителя или опеки — для несовершеннолетних;
  • медицинское заключение — для работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
  • сведения о доходах и имуществе — для государственной и военной службы и должностей с коррупционными рисками.
Читайте также:  Воинский учёт при приёме на работу: сведения и сроки 2026

ИНН, фотография, автобиография, справка о браке или семейном положении, характеристика и справка о доходах с прошлого места работы в перечень не входят. Кандидат вправе их не предоставлять, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.

Полезно знать: налоговая не вправе отказать в приёме отчёта, если ИНН физического лица — получателя дохода в нём не указан, поэтому отсутствие ИНН отчётности не мешает. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, когда хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Это документ для бухгалтерии, в личное дело при приёме его не запрашивают.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень статьи 65 вправе федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Типичная ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику, хотя законного основания у такого запроса нет. Перед отправкой кандидату списка документов укажите напротив каждой позиции норму, которая её требует.»

Как законно проверить кандидата до решения о найме

Любая проверка кандидата — это обработка его персональных данных. Для неё нужны конкретная законная цель и основание по статьям 5, 6 и 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласие требуется не на каждую кадровую операцию: обработка, необходимая для исполнения закона или договора, идёт без него. Работу с данными работника дополнительно регулируют статьи 86-88 ТК РФ.

Если согласие нужно, с 1 сентября 2025 года его оформляют отдельно от других документов. Это правило внёс в статью 9 152-ФЗ Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Пункт о согласии внутри анкеты, оффера или трудового договора новому требованию не соответствует. Подготовьте согласие отдельным документом с перечнем целей обработки до того, как анкета кандидата уйдёт в службу безопасности.

В Добыто согласие на обработку персональных данных подписывается отдельным документом, вне анкеты и трудового договора. Платформа соответствует требованиям 152-ФЗ и статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Шесть этапов проверки кандидата от анкеты до решения о найме
Согласие кандидата получают вторым шагом: до запросов по государственным базам и до заключения службы безопасности.

Запрос к прежнему работодателю и данные кандидатов, которым отказали

Сведения о соискателе у прежнего работодателя запрашивают только с согласия кандидата. Такую позицию занимает Роскомнадзор со ссылкой на статьи 5, 6 и 9 152-ФЗ. Если в приёме отказано, собранные о кандидате данные по общему правилу уничтожают в течение 30 дней (статья 21 152-ФЗ). Единого срока хранения для всех сведений о соискателях и всех кадровых документов нет: он зависит от вида документа, цели обработки и архивных правил. Сверьте сроки в своём положении о персональных данных с целями, ради которых сведения собирались.

Границы законной проверки кандидата по 152-ФЗ: с согласием, без согласия, спорные случаи
Схема делит проверки на три группы: что проверяют с согласия кандидата, что без согласия запрещено и где ответ зависит от цели обработки.

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Как оформить отказ по итогам проверки

Статья 64 ТК РФ допускает отказ в приёме по двум основаниям: деловые качества кандидата или ограничение, установленное законом. Возраст, место жительства, семейное положение, беременность и наличие детей основанием для отказа служить не могут. Если кандидат письменно потребует назвать причину, работодатель сообщает её письменно не позднее 7 рабочих дней. Формулировку отказа сразу привязывайте к требованию должности или к норме закона: она понадобится, если отказ обжалуют.

Что подписать с работником до первого рабочего дня

До подписания трудового договора работодатель знакомит работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), с иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и с коллективным договором (часть 3 статьи 68 ТК РФ). Очерёдность закреплена законом: сначала лист ознакомления, затем договор. Если обязанности работника описаны в должностной инструкции, она входит в комплект ознакомления.

В практике Добыто лист ознакомления с ЛНА ставится в маршрут подписания первым, а трудовой договор — следом. Очерёдность части 3 статьи 68 ТК РФ соблюдается самим маршрутом.

Трудовой договор заключается в письменной форме в 2 экземплярах, каждый подписывают обе стороны (часть 1 статьи 67 ТК РФ). Экземпляр работника передаётся ему, а получение он подтверждает подписью на экземпляре работодателя.

Работника могли фактически допустить к работе без договора. В этом случае письменный договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (часть 2 статьи 67 ТК РФ). Это предельный срок для уже возникших отношений, поэтому плановый выход нового сотрудника начинается с подписанного договора.

Приказ о приёме с 22 ноября 2021 года необязателен. По статье 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать на его основании. Если компания продолжает издавать приказы по форме Т-1, дата приказа становится датой документа-основания для срока подачи ЕФС-1.

Этапы онбординга нового сотрудника от оффера до итогов первых 3 месяцев
Оформление документов приходится на этап до выхода: к первому рабочему дню ЛНА и трудовой договор уже подписаны.

Как подготовить приём нового сотрудника: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Определите форму отношений (основное место, совместительство, срочная работа) и сверьте категорию работника с таблицей категорий: от неё зависят документы, медосмотр и испытание.
  2. Шаг 2. Отправьте кандидату список документов по статье 65 ТК РФ и специальным нормам для его категории. Документы сверх перечня не запрашивайте.
  3. Шаг 3. Если обработка данных выходит за рамки исполнения закона и договора, получите отдельное согласие на обработку персональных данных. Только после этого проводите проверку кандидата.
  4. Шаг 4. Направьте кандидата на предварительный медосмотр, если он обязателен для должности или категории. Медосмотр оплачивает работодатель.
  5. Шаг 5. Ознакомьте кандидата под роспись с ПВТР, должностной инструкцией, иными связанными с работой ЛНА и коллективным договором.
  6. Шаг 6. Подпишите трудовой договор в 2 экземплярах. Условие об испытании включите в договор, только если для категории работника оно разрешено.
  7. Шаг 7. Издайте приказ по форме Т-1, если компания продолжает их издавать.
  8. Шаг 8. До допуска проведите вводный инструктаж, а также первичный инструктаж (если работник не освобождён от него), обучение и стажировку, если они предусмотрены для должности.
  9. Шаг 9. Подайте ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1) не позднее следующего рабочего дня после документа-основания. Внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся, и передайте сведения в военкомат по военнообязанным.

Образцы документов для подготовки приёма сотрудника

Комплект выстроен в очерёдности подписания, и начинать стоит с листа ознакомления с ЛНА: его подписывают до трудового договора.

Документ Скачать
Лист ознакомления с локальными нормативными актами Скачать
Согласие на обработку персональных данных Скачать
Трудовой договор по основному месту работы Скачать
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 (если компания издаёт приказы) Скачать
Журнал инструктажа по охране труда Скачать
Чек-лист онбординга Скачать

Испытательный срок: как установить условие, которое выдержит спор

Испытание действует, только если условие о нём включено в трудовой договор по соглашению сторон. Если такого условия нет, работник принят без испытания (часть 1 статьи 70 ТК РФ). Предельный срок испытания — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений он составляет 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При трудовом договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не превышает 2 недель. Периоды болезни и другого фактического отсутствия работника в срок испытания не засчитываются.

В спорах 2022-2023 годов кассационные суды проверяли, было ли у работодателя что оценивать. Второй кассационный суд признал незаконным увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ: работодатель положил в основу заключения комиссии должностную инструкцию, с которой работницу не ознакомили, а в договоре и других ЛНА её обязанности не были определены. Девятый кассационный суд в похожем деле учёл, что сотруднику не сообщили задачи на период испытания и не дали доступ к удалённому рабочему столу.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если работник инструкцию не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмет проверки отсутствует. Перед тем как установить испытание, проверьте минимум: обязанности зафиксированы в договоре или в инструкции, ознакомление под подпись проведено до начала работы, задачи на период испытания доведены, доступ к рабочим инструментам обеспечен.»

Неудовлетворительный результат испытания доказывает работодатель. Служебная записка руководителя без подтверждения остаётся его мнением, и такие увольнения суды отменяли. По позиции Конституционного Суда отсутствие дисциплинарных взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а проступок не означает неудовлетворительного итога: опоздания сами по себе о непрофессионализме не говорят.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Читайте также:  Прием на работу вопросы и ответы для кадровой службы

Лайфхак: закрепите в ПВТР порядок оценки результатов испытания, включая правило, что для оценки достаточно служебной записки непосредственного руководителя. К записке прикладывайте скриншоты переписки и выгрузки из системы учёта заявок. В такой конструкции Второй кассационный суд признал увольнение законным: процедура существовала до конфликта, а записка была подтверждена документами.

В Добыто подписанное ознакомление с должностной инструкцией хранится в электронном архиве вместе с трудовым договором. При споре об испытании его не приходится искать в бумажном личном деле.

Важный нюанс из практики: Верховный Суд включил в обзор практики дело, где с сотрудником несколько раз подряд заключали трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новое испытание. Каждый договор по отдельности укладывался в 3 месяца. Тем не менее суды признали схему злоупотреблением правом, направленным на то, чтобы лишить работника гарантии части 5 статьи 70 ТК РФ, а увольнение по части 1 статьи 71 — незаконным. Повторное испытание оправдано, когда человек принимается на другую должность после реального перерыва.

Когда испытательный срок устанавливать нельзя

Часть 4 статьи 70 ТК РФ запрещает испытание, в том числе для следующих категорий:

  • беременные женщины;
  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет: с 1 сентября 2026 года запрет расширен Федеральным законом от 09.04.2026 № 91-ФЗ, до этой даты он касался детей до 1,5 года;
  • лица младше 18 лет;
  • работники, приглашённые в порядке перевода от другого работодателя;
  • выпускники аккредитованных программ среднего профессионального и высшего образования, которые впервые устраиваются по полученной специальности в течение года после получения образования.

Практика добавляет ещё одну ситуацию: работнику, восстановленному после незаконного увольнения, испытание не устанавливается. Девятый кассационный суд признал незаконным пункт дополнительного соглашения с восстановленным сотрудником об испытании на 3 месяца и взыскал компенсацию морального вреда. Восстановление возвращает работника в прежние отношения, нового приёма при этом не происходит. Если испытание для категории запрещено, условие не включают в договор даже по просьбе работника: его согласие незаконное условие законным не делает.

Медосмотр, инструктажи и обучение по охране труда до допуска

Предварительный медосмотр обязателен не для каждого работника. Статья 69 ТК РФ называет лиц младше 18 лет и иных лиц, для которых его требует закон. Порядок и перечни установлены приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н (приложения № 1-2) в редакции приказа от 29.04.2026 № 327н; приказ действует до 1 апреля 2027 года. Обязательные медосмотры и психиатрические освидетельствования оплачивает работодатель (статья 220 ТК РФ). До допуска он обеспечивает инструктажи, обучение и проверку знаний, а также стажировку, если она требуется для должности (статья 214 ТК РФ).

Инструктажи по Правилам № 2464 в редакции с 31 августа 2026 года

Правила обучения по охране труда утверждены постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464. С 31 августа 2026 года они действуют в редакции постановления от 30.06.2026 № 805. Вводный инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций (пункт 10). От первичного инструктажа и от обучения освобождают только работника, чья деятельность связана исключительно с опасностью от персонального компьютера и офисной техники, и только по утверждённому работодателем перечню должностей и профессий. Любая дополнительная опасность, выявленная на рабочем месте, выводит работника из освобождённой категории. Перечни, собранные в 2022 году по принципу «все, кто сидит в кабинете», под новую редакцию не подходят.

Внимание: во многих положениях об обучении, написанных в 2022 году, срок действия Правил № 2464 указан как 1 сентября 2026 года. С 31 августа 2026 года эта дата недействующая: срок действия Правил продлён до 1 сентября 2032 года, и дату нужно заменить во всех ЛНА.

Общее правило для повторного инструктажа сохранилось: не реже 1 раза в 6 месяцев. Исключение введено для работников, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности: в течение первого года им проводят повторный инструктаж не реже 1 раза в 3 месяца (пункт 14). Срок отсчитывается от даты первого допуска конкретного работника, поэтому график ведут по каждому новичку отдельно. Минимальная стажировка для впервые начинающих трудовую деятельность осталась 2 смены: увеличение до 5 смен в итоговую редакцию не вошло.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Право проводить инструктаж определяется составом пройденных программ, приказ о назначении такого права не создаёт. Тот, кто проводит инструктажи и обучение, проходит программу Б и ту программу В, по которой инструктирует. Члены комиссии по проверке знаний проходят программы А, Б и соответствующую В. Инструктаж, проведённый человеком без этих программ, при расследовании несчастного случая оспаривается целиком, поэтому сверьте программы у всех, кто будет инструктировать новичков.»

Важный нюанс из практики: офисная организация на 10-15 человек арендовала помещение в бизнес-центре. Её работник получил тяжёлые травмы в сломавшемся лифте здания, когда шёл между этажами по рабочим делам. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание. Однако травма получена в рабочее время в связи с выполнением трудовых функций, поэтому её расследуют как несчастный случай на производстве, а при расследовании проверяют инструктажи и обучение пострадавшего.

Перед первым днём сотрудника проверьте 2 вещи. Во-первых, попадает ли его должность в перечень освобождённых от первичного инструктажа по критерию «исключительно ПК и офисная техника». Во-вторых, какие программы прошёл работник, который проведёт инструктаж.

Сроки после подписания: ЕФС-1, трудовая книжка и военкомат

Сведения о приёме передаются в Социальный фонд России в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Так срок сформулирован в разъяснениях СФР о порядке подачи ЕФС-1. Нормативная основа — пункты 2 и 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения на дату публикации утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Приказ зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 под № 84665 и вступил в силу 30.12.2025. Прежний приказ № 2281 как действующий порядок больше не применяется.

Срок считается от даты документа-основания, а дата кадрового события может с ней не совпадать. Сроки для приёма отличаются от сроков для перевода и других мероприятий. Перед отправкой проверьте СНИЛС работника и актуальные коды формы.

Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и HR: «В обучающих материалах по приёму до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, остальные проверяются заново. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте с сайтом СФР и действующей редакцией закона, а из вторичных материалов берите только логику процедуры.»

Если трудовая книжка ведётся на бумаге, запись о приёме вносят в неё и регистрируют в книге учёта движения трудовых книжек. По военнообязанным сведения о приёме передают в военкомат.

Читайте также:  Какие вопросы задавать при приеме на работу чтобы не нарушить закон

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто устанавливается и настраивается за 1 день, а подписанные документы синхронизируются автоматически. Дату договора или приказа, от которой отсчитывается срок ЕФС-1, не приходится переносить вручную.

Приём педагога: образовательный ценз, справка МВД и вопрос о НОБД

К педагогической деятельности допускаются лица с образовательным цензом, который определяется законодательством об образовании (статья 331 ТК РФ, статья 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ). До приёма проверяют документ об образовании и квалификации, справку о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования и ограничения статьи 331. Часть лиц, подвергавшихся уголовному преследованию, может быть допущена к работе по решению комиссии по делам несовершеннолетних. Без медицинской книжки педагога к работе не допускают.

Факт: справку о наличии (отсутствии) судимости кандидат может представить в электронном виде или на бумажном носителе с подписью представителя МВД.

НОБД — Национальная образовательная база данных Республики Казахстан. Её портал относится к системе Министерства просвещения Республики Казахстан. Российский закон обязательного реестра проверки педагогов под таким названием не устанавливает, поэтому правила НОБД на приём в российскую образовательную организацию не переносятся. Для российского найма достаточно статьи 331 и документов по статье 65 ТК РФ. Если организация работает в Казахстане, порядок приёма определяет казахстанское законодательство, и его проверяют по казахстанским первоисточникам.

Во что обходится ошибка при приёме: штрафы по КоАП в редакции 2026 года

Штрафы приведены по КоАП РФ в редакции от 04.08.2026. Размер санкции зависит от того, кого привлекают к ответственности: должностное лицо, ИП или организацию.

Нарушение Норма КоАП Должностное лицо ИП Организация
Нарушение трудового законодательства без специального состава ч. 1 ст. 5.27 предупреждение или 1 000-5 000 руб. предупреждение или 1 000-5 000 руб. предупреждение или 30 000-50 000 руб.
Уклонение от оформления трудового договора или его ненадлежащее оформление ч. 4 ст. 5.27 10 000-20 000 руб. 5 000-10 000 руб. 50 000-100 000 руб.
Допуск без обязательного обучения и проверки знаний, без обязательного медосмотра или при медицинских противопоказаниях ч. 3 ст. 5.27.1 15 000-25 000 руб. 15 000-25 000 руб. 110 000-130 000 руб.
Нарушение срока представления сведений о трудовой деятельности (мероприятие «Приём» в ЕФС-1) ч. 2 ст. 15.33.2 предупреждение или 300-500 руб. — —

Самые крупные суммы приходятся на допуск без обучения и медосмотра, при этом нарушение фиксируется по документам охраны труда без выезда на рабочее место. Повторное аналогичное нарушение трудового законодательства квалифицируется по части 2 статьи 5.27. СФР применяет санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо по 27-ФЗ к ряду иных сведений, но автоматически переносить её на просрочку мероприятия «Приём» нельзя.

Стоимость КЭДО для оформления приёма сотрудников в 2026 году

Стоимость КЭДО считается за каждого подключённого сотрудника в месяц. Она зависит от численности, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Цены указаны на дату публикации.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год подключение за 5 минут
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу по запросу
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах —
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры по запросу по запросу
Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за 1 день

Итоговая сумма зависит от числа подключаемых сотрудников и выбранного тарифа. На тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия его смены опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.

Выводы

Подготовка к приёму сводится к 4 решениям, которые проверяются по документам: форма договора, состав запрошенных у кандидата документов, условие об испытании и допуск только после медосмотра и инструктажа. Закон ограничивает работодателя закрытым перечнем документов и отдельным согласием на обработку данных. Судебная практика требует, чтобы обязанности работника были зафиксированы и доведены до него до начала работы. После подписания договора отсчёт идёт на рабочие дни: сведения ЕФС-1 подаются не позднее следующего.

Добыто ведёт эту цепочку в электронном виде: ознакомление с ЛНА, подписание трудового договора, отдельное согласие на обработку персональных данных и хранение подписанных документов в архиве с синхронизацией в 1С:ЗУП.

Частые вопросы о подготовке к приёму сотрудника

Можно ли установить испытательный срок, если сотрудник уже вышел на работу без договора?

Можно, но только если стороны оформили испытание отдельным соглашением до начала работы (часть 1 статьи 70 ТК РФ). Без такого соглашения работник считается принятым без испытания. Включить это условие в трудовой договор, который оформляется в течение 3 рабочих дней после фактического допуска, уже нельзя. Соглашение подписывают до первой смены и хранят вместе с договором.

Нужен ли вводный инструктаж при переводе сотрудника или оформлении внутреннего совместительства?

С 31 августа 2026 года пункт 7 Правил № 2464 охватывает 3 ситуации: перевод на другую работу или должность, изменение наименования рабочего места или структурного подразделения и оформление внутреннего совместительства. Во всех трёх случаях не требуются вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний, если сохраняются 4 условия: условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Последние 2 условия кадровая служба сама не оценивает, поэтому решение готовят вместе со службой охраны труда.

Кто проводит инструктаж на рабочем месте для руководителя организации?

Пункт 22 Правил № 2464 в редакции с 31 августа 2026 года разрешает поручить инструктаж руководителя организации или филиала специалисту по охране труда. Его может провести и иной уполномоченный работник, на которого эта обязанность возложена приказом работодателя. Такой работник должен пройти программу Б и ту программу В, по которой он проводит инструктаж (подпункт «з» пункта 53).

Как изменится приём стажёров с 1 марта 2027 года?

С 1 марта 2027 года стажировку в сфере труда можно будет оформлять срочным трудовым договором на срок не более 6 месяцев. Для стажёра работодатель обязан организовать наставничество. Если после стажировки тот же работодатель принимает человека на работу, испытание ему установить нельзя. Форму срочного договора для стажёров и ЛНА о наставничестве готовят до этой даты.

Какие согласия нужны для приёма несовершеннолетнего в зависимости от возраста?

С 16 лет подросток заключает трудовой договор самостоятельно, если работа не вредит его здоровью. С 15 лет он тоже заключает договор самостоятельно, но только на лёгкий труд. С 14 лет нужны 2 документа от разных субъектов: письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки, причём одно не заменяет другое. До 14 лет требуется разрешение органа опеки, а круг работ ограничен творческими профессиями. Для сироты разрешение опеки нужно и после 16 лет. Ежегодный отпуск несовершеннолетнего составляет 31 календарный день.

Обязан ли учебный центр выдать работодателю протоколы проверки знаний по охране труда?

С 31 августа 2026 года пункт 94 Правил № 2464 закрепляет это прямо: по запросу работодателя организация или ИП, оказывающие услуги по обучению, предоставляют протокол или выписку из протокола проверки знаний по его работникам. Сам работник сохраняет право получить протокол или выписку на бумажном носителе. В протоколе указывается регистрационный номер записи в реестре обученных лиц. Вместо этого к протоколу можно приложить выписку из реестра, подписанную электронной подписью через ФГИС учёта результатов проведения специальной оценки условий труда.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.