Воинский учёт при приёме на работу: сведения и сроки 2026

Воинский учёт при приёме на работу сводится для работодателя к одному обязательному действию: в течение 5 дней со дня приёма направить в военный комиссариат сведения о работнике по форме из приложения № 2 к Положению о воинском учёте (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Обязанность лежит на любой организации независимо от численности и формы собственности, а с 2024 года сведения можно передавать через личный кабинет организации в реестре воинского учёта. Главное различие в порядке действий — состоит работник на учёте или нет: на состоящего вы подаёте сведения о приёме за 5 дней, на обязанного состоять, но не состоящего — сведения о выявлении в течение 3 рабочих дней плюс вручаете направление в военкомат.

Разберём состав сведений по приложению № 2, категории работников, которые подлежат учёту в 2026 году, и порядок действий, когда кандидат пришёл без военного билета: отказать ему по этому основанию нельзя. Покажем, как распределяются сроки и формы по всем отчётам в военкомат и на чём работодатели теряют деньги по главе 21 КоАП. Таблица штрафов, нормативы численности работников воинского учёта, образцы кадровых документов для скачивания, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие сведения работодатель подаёт в военкомат при приёме на работу

Форма сведений установлена приложением № 2 к Положению о воинском учёте и называется «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)». Одна и та же форма закрывает и приём, и увольнение: меняется только отметка о событии и дата. В неё переносятся фамилия, имя и отчество, дата и место рождения, образование, семейное положение, адрес места жительства и места пребывания, должность и структурное подразделение, а также воинские реквизиты из документа работника: воинское звание, военно-учётная специальность, состав, категория годности к военной службе, отношение к воинскому учёту и наименование военкомата, где гражданин состоит на учёте.

Направляются сведения в военный комиссариат по месту жительства или месту пребывания работника, а не по адресу организации. Для компании с сотрудниками в разных регионах это означает не один конверт, а столько отправлений, сколько военкоматов у работников. Срок в Положении сформулирован как «в течение пяти дней» без уточнения «рабочих», поэтому безопаснее считать календарные дни: такая трактовка укладывается в обе возможные позиции проверяющего.

Кроме сведений о приёме и увольнении Положение требует от организаций ещё несколько документов с собственными сроками. Их удобно держать перед глазами одним списком, потому что проверка военкомата обычно идёт именно по этому перечню.

Из таблицы видно, что приём на работу запускает только первую строку, а остальные живут по своему календарю и от кадровых событий не зависят. Компании, которые ставят задачу «подать сведения при приёме» и закрывают на этом тему, чаще всего пропускают сентябрьский и ноябрьский списки: в них попадают не работники, а дети сотрудников и подростки, принятые на подработку.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Военкомат почти никогда не спорит с содержанием сведений, он спорит с датой. Поэтому подтверждение отправки для нас такой же обязательный документ, как сама форма: опись вложения с почтовым штемпелем, отметка о приёме нарочно или квитанция реестра. Заведите одну папку на подтверждения и складывайте туда каждое отправление в день отправки, а не в конце квартала.»

Кто из работников подлежит воинскому учёту и какие документы проверять

Категории определяются полом, возрастом и отношением к военной службе. На воинском учёте состоят мужчины от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе: с 1 января 2024 года верхняя граница призывного возраста поднята с 27 до 30 лет. Дальше идут граждане, пребывающие в запасе, — они состоят на учёте до предельного возраста, который зависит от звания и разряда запаса. Для солдат, матросов, сержантов и старшин первого разряда это 40 лет, второго — 50 лет, третьего — 55 лет, при этом повышение предельных возрастов идёт поэтапно до 1 января 2028 года. Женщины подлежат воинскому учёту только при наличии военно-учётной специальности: предельный возраст для них — 45 лет, а для имеющих звания прапорщиков, мичманов и офицеров — 50 лет.

Возрастной диапазон — самое частое место, где статьи и внутренние памятки отстают от нормы. Формулировка «мужчины от 18 до 27 лет» разошлась по шаблонам кадровых регламентов и до сих пор встречается в действующих инструкциях компаний. Если в вашем локальном документе стоит 27, вы системно не ставите на учёт работников 28-30 лет.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда в источнике устарела одна деталь, проверять надо все остальные. Мы не берём из роликов и чужих памяток сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. По воинскому учёту это правило стоит применить к собственной инструкции: сверьте в ней возраст призывников, название формы карточки и срок подачи сведений, потому что все три реквизита менялись за последние три года.»

Документом воинского учёта может быть удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, военный билет, временное удостоверение, выданное взамен военного билета, или справка взамен военного билета. Проверяют не только наличие, но и соответствие: данные в документе сверяются с паспортом, а отметки о постановке на учёт — с тем военкоматом, куда вы будете направлять сведения. Расхождение в одной букве фамилии или в номере военкомата приводит к тому, что сведения не привязываются к карточке гражданина, и формально отчёт подан, а фактически работник на учёт не встал.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соберите личную карточку работника перед оформлением приёма

Что делать, если кандидат пришёл без документов воинского учёта

Отсутствие военного билета не входит в перечень обстоятельств, исключающих трудоустройство, и отказ по этому основанию попадает под статью 64 ТК РФ как необоснованный. Позиция Роструда допускает оба варианта поведения работодателя: можно не заключать договор с кандидатом, который не представил документы, а можно принять его и передать сведения в военкомат. Разница в том, что второй вариант законен всегда, а первый требует обоснования деловыми качествами, иначе кандидат получает право требовать письменный мотивированный отказ и оспорить его в суде.

Если вы приняли человека без документа воинского учёта и по возрасту он обязан состоять на учёте, включается трёхдневный срок. В военкомат уходят сведения о выявлении гражданина, не состоящего на воинском учёте, а работнику вручается направление для постановки на учёт. Дальше явка в военкомат — его обязанность, а ваша обязанность считается исполненной с момента отправки сведений и вручения направления. Факт вручения фиксируется подписью работника на втором экземпляре или в журнале: без этого при проверке вы доказываете вручение словами.

Третья строка — единственная, где срок считается в рабочих днях, и именно на ней чаще всего ошибаются, механически применяя пятидневку от приёма.

Как поставить работника на воинский учёт: порядок действий кадровика

Постановка на учёт со стороны работодателя — это не регистрационное действие, а передача сведений. Гражданина ставит на учёт военкомат, организация обеспечивает поступление данных и достоверность своей картотеки. Из этого следует порядок работы: сначала проверка документа, потом карточка, потом отправка, и только в конце подшивка подтверждения.

Как поставить работника на воинский учёт: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите, подлежит ли работник воинскому учёту: посмотрите пол, возраст, отношение к запасу и наличие военно-учётной специальности у женщин.
2. Шаг 2. Запросите документ воинского учёта: удостоверение гражданина, подлежащего призыву, военный билет, временное удостоверение взамен военного билета или справку взамен военного билета.
3. Шаг 3. Сверьте данные документа с паспортом и проверьте отметки о постановке на учёт, включая наименование военкомата.
4. Шаг 4. Заполните карточку по форме № 10 и поместите её в картотеку организации по правилам, установленным для группы учёта работника.
5. Шаг 5. Если документа нет или работник обязан состоять на учёте, но не состоит, вручите направление в военкомат под подпись и подготовьте сведения о выявлении.
6. Шаг 6. Оформите сведения по приложению № 2 и направьте их в военкомат по месту жительства или пребывания работника: почтой с описью, нарочно под отметку либо через личный кабинет организации в реестре воинского учёта.
7. Шаг 7. Сохраните подтверждение отправки и внесите запись в журнал учёта: при проверке военкомат смотрит именно доказательство отправки и его дату.

Что проверить до первого рабочего дня

Работа по воинскому учёту ломается не на отправке, а на подготовке. До выхода нового сотрудника в компании должны существовать пять вещей: приказ о назначении работника, ответственного за воинский учёт, согласованный с военкоматом план работы, картотека карточек формы № 10, журнал проверок состояния воинского учёта и карточка учёта самой организации в военкомате. Если хотя бы одного пункта нет, отдельные сведения о приёме вы подадите, но проверку не пройдёте: инспектор оценивает систему, а не единичный документ.

Образцы кадровых документов для оформления приёма

Комплект собран под первый день сотрудника, начните с личной карточки: именно из неё данные переносятся в карточку формы № 10 и в сведения для военкомата.

Реестр воинского учёта: как подавать сведения электронно в 2026 году

Единый реестр воинского учёта создан постановлением Правительства РФ от 19.04.2024 № 506 и собирает данные о гражданах из информационных систем нескольких ведомств. Для работодателя он закрывает старую механику с конвертами: сведения о приёме и увольнении, об изменении персональных данных, о гражданах, обязанных состоять на учёте, но не состоящих, а также списки по запросам военкомата размещаются через личный кабинет организации. Доступ оформляется на портале государственных услуг в разделе для организаций, а полномочия ответственного за воинский учёт настраиваются так же, как любые другие права сотрудника в личном кабинете юридического лица.

Работник со своей стороны видит сведения о себе в личном кабинете и может запросить выписку из реестра воинского учёта: она пригодится, когда данные в военном билете и в реестре расходятся, а исправлять расхождение нужно до подачи сведений о приёме.

Электронный канал не отменяет бумажный: пока функциональность реестра для работодателей достраивается, почтовая отправка с описью и подача нарочно остаются законными способами. Практический вывод простой — способ отправки выбирает организация, а сроки 5 дней и 3 рабочих дня не меняются ни от канала, ни от загрузки военкомата.

Воинский учёт и КЭДО: что уходит в электронный вид, а что остаётся отдельным каналом

Переход на кадровый электронный документооборот не отменяет обязанностей по воинскому учёту и не заменяет их. КЭДО работает внутри отношений работодателя и работника: трудовой договор, приказы, заявления, ознакомление с локальными нормативными актами. Взаимодействие с военкоматом в этот контур не входит, оно идёт по своим правилам и в свой реестр. Совпадает только источник данных: анкетные сведения, которые вы один раз внесли при оформлении приёма, дальше используются и в кадровых документах, и в форме для военкомата.

Почему момент выдачи электронной подписи решает судьбу бумажного приёма

Компании часто выдают работнику электронную подпись после испытательного срока: меньше выданных ключей, меньше отзывов, меньше рисков. Следствие этого решения редко проговаривают вслух. Если подписи при приёме нет, то трудовой договор и весь комплект документов первого дня остаются на бумаге, а самый документоёмкий момент в жизни сотрудника выпадает из электронного оборота. Развилку стоит проходить осознанно: подпись при приёме — весь комплект в электронном виде и риск выдачи ключей тем, кто не останется; подпись после испытания — бумажный приём и меньше отзывов. Третий вариант снимает выбор: подпись из государственного сервиса у человека уже есть, если у него подтверждённая учётная запись на портале.

Важный нюанс из практики: по процессам, которые вы перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ в бумаге уже нельзя. Переход меняет способ, а не добавляет запасной канал, и откатиться назад по конкретному документу не получится. Поэтому в практике Добыто мы сначала разбираем процессы компании и только потом настраиваем систему: последовательность обратная привычной, зато решение принимается один раз.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самый дешёвый старт — отпуска, командировки и ознакомление с локальными актами: там работнику достаточно простой электронной подписи, не нужны ни ключи, ни носители, ни объяснения про пин-коды. Трудовые договоры и документы приёма мы переводим вторым этапом, когда человек уже трижды подписал заявление в системе и получил результат. Посчитайте заранее, сколько у вас сотрудников со стажем, начатым до 1 января 2022 года: именно они вправе отказаться от перехода, и именно на сборе их согласий растягиваются сроки.»

Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и она снимает основную часть ошибок настройки. Пилот на одном подразделении проверяет технологию, пилот на одном процессе для всех сотрудников проверяет людей, а сопротивление людей и есть главная причина, по которой внедрения буксуют.

Как выглядит оформление приёма, когда кадровые документы подписываются электронно

Маршрут документа в КЭДО состоит из четырёх шагов: кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, работник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, подписанный файл уходит в электронный архив. Анкетные данные при этом вводятся один раз, и из той же карточки собираются сведения для военкомата, поэтому расхождение между кадровыми документами и формой приложения № 2 возникает реже, чем при ручном переносе из копий паспорта. В практике Добыто перед подключением мы считаем, сколько сотрудников со стажем до 1 января 2022 года и сколько из них вероятно откажутся: от этого зависит, сколько времени компания проживёт в двух режимах одновременно.

Ошибки работодателей и цена нарушения по главе 21 КоАП

Штрафы за воинский учёт выросли с 1 октября 2023 года и сейчас различаются по составам. Ключевое различие для бюджета компании: за непредставление сведений отвечает должностное лицо, а за непредставление списков и неоповещение о вызове — и должностное лицо, и организация.

Цена ошибки считается не по одному эпизоду. Сведения о приёме подаются на каждого работника отдельно, и пропущенный месяц найма в компании с потоком линейного персонала даёт не один состав, а столько, сколько человек вышло на работу. К этому добавляется работа по восстановлению картотеки: заново собрать документы воинского учёта у людей, которые уже работают, сложнее, чем запросить их в день оформления.

Важный нюанс из практики: служба безопасности нередко просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места, характеристику или другой документ сверх перечня статьи 65 ТК РФ. Законного основания для этого нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме на таком основании нельзя. С документами воинского учёта ситуация зеркальная: требовать их вы обязаны, а отказывать из-за их отсутствия — нет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «После оформления приёма у кадровика три параллельных действия, и они уходят по разным адресам: запись в трудовую книжку или её электронный аналог, отчёт о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1 и сведения о работнике в военкомат. Форма СЗВ-ТД больше не применяется, сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Если у вас в регламенте приёма всё ещё три строки со старыми названиями форм, поправьте их до ближайшего найма.»

Когда отдельный работник по воинскому учёту не нужен

Численность работников, ведущих воинский учёт, привязана не к штату компании, а к количеству граждан, состоящих на воинском учёте. Положение о воинском учёте задаёт четыре порога: при численности менее 500 состоящих на учёте достаточно одного работника, выполняющего обязанности по совместительству; от 500 до 2000 — один освобождённый работник; от 2000 до 4000 — два освобождённых работника; на каждые последующие 3000 добавляется ещё один освобождённый работник.

Для компании на 60-80 человек это означает, что отдельная штатная единица избыточна: задача закрывается совмещением, обычно силами специалиста по кадровому делопроизводству, с приказом о назначении ответственного и доплатой за совмещение. Отдельный специалист или передача функции на аутсорсинг оправданы там, где счёт состоящих на учёте идёт на сотни, сотрудники распределены по регионам и переписка ведётся с десятком военкоматов. Автоматизация кадровых процессов проблему численности не снимает: она сокращает время на оформление приёма и на сбор данных, но подписывать сведения и отвечать перед военкоматом всё равно будет назначенный человек.

Стоимость подключения КЭДО для кадровой службы: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры-партнёры.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора подписей и потребности в интеграции с 1С, поэтому компании с одинаковым штатом платят по-разному. Состав каждого пакета и условия перехода между тарифами перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Обязанность работодателя по воинскому учёту при найме укладывается в два срока и одну форму: 5 дней на сведения по приложению № 2 о принятом работнике и 3 рабочих дня на сведения о том, кто обязан состоять на учёте, но не состоит. Возрастная граница призывников — 30 лет, а не 27, документы воинского учёта входят в закрытый перечень статьи 65 ТК РФ, но их отсутствие не даёт права отказать в приёме. Сведения уходят в военкомат по месту жительства или пребывания работника, а с 2024 года их можно размещать через личный кабинет организации в реестре воинского учёта. Штраф по статье 21.4 КоАП ложится на должностное лицо, по статьям 21.1 и 21.2 — ещё и на организацию, вплоть до 400 000 рублей.

Взаимодействие с военкоматом остаётся отдельным каналом, но качество этих сведений напрямую зависит от того, как в компании оформлен приём. В Добыто мы выстраиваем кадровые процессы так, чтобы анкетные данные вводились один раз и дальше расходились по документам без ручного переноса: это сокращает время на оформление и снимает расхождения, из-за которых сведения не привязываются к карточке гражданина в военкомате.

Частые вопросы

Подаются ли сведения в военкомат на внешнего совместителя

Да. Обязанность привязана к факту приёма на работу, а внешний совместитель принимается по отдельному трудовому договору, поэтому на него оформляются сведения по приложению № 2 в общем порядке и в тот же пятидневный срок. Внутреннее совместительство новым приёмом не является: работник уже числится в организации и повторно в военкомат не заявляется, но при изменении должности или подразделения подаются сведения об изменении.

Нужно ли подавать сведения на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых

Нет. Положение о воинском учёте говорит о принятии на работу, то есть о трудовых отношениях. Исполнитель по гражданско-правовому договору и самозанятый на работу не принимаются, трудовой договор с ними не заключается, сведения по приложению № 2 на них не оформляются. При этом подмена трудовых отношений договором ГПХ оценивается по существу отношений, и если отношения признают трудовыми, обязанности по воинскому учёту возникнут задним числом.

Как вести воинский учёт дистанционных работников

Так же, как остальных: дистанционный характер работы не выводит человека из-под воинского учёта. Сведения направляются в военкомат по месту жительства или месту пребывания работника, а не по адресу офиса, поэтому у компании с распределённой командой количество адресов отправки равно количеству регионов проживания сотрудников. Документы воинского учёта запрашиваются в виде, позволяющем сверить их с паспортом, до оформления приёма.

Обязан ли работодатель вручать работнику повестки из военкомата

Да, организация оповещает работников о вызовах военного комиссариата и обеспечивает возможность своевременной явки. За неоповещение о вызове или за необеспечение явки предусмотрен штраф по статье 21.2 КоАП: от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо и от 350 000 до 400 000 рублей на организацию. Факт вручения фиксируется подписью работника, отказ от подписи оформляется актом.

Можно ли отправить сведения почтой, если доступа к реестру нет

Да. Способ отправки организация выбирает сама: заказным письмом с описью вложения, нарочно под отметку о приёме или через личный кабинет организации в реестре воинского учёта. Срок при этом не меняется — 5 дней со дня приёма или увольнения. Подтверждение отправки с датой сохраняется, потому что при проверке оценивается не только содержание сведений, но и соблюдение срока.

Подлежат ли воинскому учёту иностранные работники

Воинский учёт ведётся в отношении граждан Российской Федерации, поэтому на иностранных работников сведения по приложению № 2 не подаются. Для них проверяется другой комплект: патент или разрешение на работу, а для постоянно проживающих — вид на жительство. Отдельно учитывается ограничение по допустимой доле иностранных работников в отдельных отраслях: с 1 марта 2026 года основание для расторжения договора по статье 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, установленным нормативными актами субъектов РФ.