Пошаговая инструкция приема на работу для кадровой службы

Мария Ж. 24 мин чтения 3

Приём на работу оформляется письменным трудовым договором в двух экземплярах. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но не обязан (статья 68 ТК РФ). До подписания кадровая служба принимает документы только из закрытого перечня статьи 65 ТК РФ. Кандидата знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), локальными актами по его работе и коллективным договором. Вводный инструктаж проводится до начала работы. Подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа об оформлении. Штатному сотруднику с гражданством РФ хватает базового комплекта. У иностранца кадровая служба дополнительно проверяет патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство и уведомляет МВД не позднее 3 рабочих дней.

Инструкция разбита на 10 шагов, у каждого указаны норма и срок. В ней сказано, какие документы требовать нельзя, как установить испытание, чтобы увольнение по его итогам устояло в суде, и что изменилось в охране труда с 31 августа 2026 года. Отдельно разобраны несовершеннолетние, совместители, дистанционные работники и педагоги, включая вопрос о НОБД. Таблица сроков уведомлений, приём через КЭДО, стоимость электронного документооборота на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Содержание

Порядок приёма на работу: 10 шагов кадровой службы

Шаги 1-5 выполняются до первого рабочего дня, шаги 6-7 — в день выхода, шаги 8-10 — в первые дни и месяцы работы. Последовательность одна и та же для бумажного и электронного оформления. Различаются только способ подписания и способ ознакомления с документами.

Как оформить приём работника: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Определите форму отношений: основная работа, внешнее или внутреннее совместительство, срочный договор, дистанционная работа. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений. Сверьте кандидата с требованиями должности по возрасту, здоровью, квалификации и стажу.
  2. Шаг 2. Примите документы из перечня статьи 65 ТК РФ и документы, которые специальные нормы требуют для этой категории работников. Согласие на обработку персональных данных оформите отдельным документом.
  3. Шаг 3. Выдайте направление на предварительный медосмотр, если работа входит в перечень приказа Минздрава № 29н. Если вид работ есть в перечне по приказу № 392н, направьте кандидата на психиатрическое освидетельствование.
  4. Шаг 4. До подписания трудового договора ознакомьте кандидата под подпись с ПВТР, локальными актами, связанными с его трудовой функцией, и коллективным договором.
  5. Шаг 5. Подпишите трудовой договор в двух экземплярах с обязательными условиями статьи 57 ТК РФ. Если стороны договорились об испытании, включите это условие в текст договора.
  6. Шаг 6. Если в компании принято издавать приказ о приёме, оформите его на основании договора. Содержание приказа должно совпадать с условиями договора.
  7. Шаг 7. Проведите вводный инструктаж до начала выполнения трудовых функций. Первичный инструктаж на рабочем месте проводится до самостоятельной работы, если работник от него не освобождён. Оба инструктажа зарегистрируйте.
  8. Шаг 8. Подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с событием «ПРИЕМ» не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа об оформлении.
  9. Шаг 9. Внесите запись в бумажную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней, если книжка ведётся и работа основная. По военнообязанным и призывникам направьте сведения в военкомат в течение 5 дней. По иностранцу направьте уведомление в МВД не позднее 3 рабочих дней.
  10. Шаг 10. Организуйте обучение по охране труда не позднее 60 календарных дней после заключения договора. Работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, на первый год назначьте повторный инструктаж раз в 3 месяца.

Что изменилось в приёме на работу в 2025-2026 годах

С 1 сентября 2025 по 1 сентября 2026 года вступили в силу шесть изменений. Они затрагивают шаблоны договора и анкеты, отчётность и график инструктажей, но часть типовых инструкций по приёму их ещё не учитывает.

Изменение Действует с Что сделать кадровой службе
Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных документов (закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ, ч. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ) 1 сентября 2025 Убрать согласие из текста трудового договора и анкеты, оформлять его отдельным документом
Новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 с изменениями приказа СФР от 15.04.2026 № 389 30 декабря 2025 Сверить форму в программе отчётности. Прежний приказ СФР № 2281 не применяется
Уточнённый порядок обязательного психиатрического освидетельствования: приказ Минздрава России от 02.07.2025 № 392н 1 марта 2026 По видам работ из перечня направлять на освидетельствование по направлению работодателя
Запрет испытания для женщин с детьми до 3 лет вместо прежних полутора (закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ, ч. 4 ст. 70 ТК РФ) 1 сентября 2026 Убрать условие об испытании из договоров с этой категорией
Поправки к Правилам обучения по охране труда № 2464 (постановление Правительства от 30.06.2026 № 805), срок Правил продлён до 1 сентября 2032 31 августа 2026 Пересобрать перечень освобождённых от инструктажа, ввести квартальный инструктаж для новичков на работах повышенной опасности
Новые формы и порядок уведомления МВД о привлечении иностранных работников (приказ МВД России от 12.05.2026 № 290) 1 сентября 2026 Подавать уведомления по новой форме. Срок по ст. 13 закона № 115-ФЗ не изменился

Шаблоны, собранные до сентября 2025 года, содержат устаревшее встроенное согласие на обработку персональных данных. В шаблонах, собранных до сентября 2026 года, устарело условие об испытании для женщин с детьми в возрасте от полутора до трёх лет.

Документы для приёма на работу: что требовать по статье 65 ТК РФ

Перечень статьи 65 ТК РФ закрытый. Дополнительный документ допустим, только если его для конкретной работы прямо требуют ТК РФ, федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Базовый комплект при заключении трудового договора выглядит так:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме тех, кто поступает на работу впервые;
  • документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
  • документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
  • документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний или подготовки;
  • справка о наличии (отсутствии) судимости — только для деятельности, к которой закон не допускает лиц с судимостью или подвергавшихся уголовному преследованию.
Читайте также:  Испытательный срок 3 года почему такое условие признают недействительным

Точные формулировки каждого пункта и исключения приведены в тексте Трудового кодекса на сайте Роструда. Прежде чем добавить новый пункт в анкету кандидата, сверьте его со статьёй 65.

Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя. Налоговая не вправе отказать работодателю в приёме отчётности, где у получателя дохода не указан ИНН. Если работник принёс ИНН по своей инициативе, номер можно внести в учёт.

Свидетельства о рождении детей нужны для налогового вычета и дополнительных гарантий. Работник передаёт их в бухгалтерию по своему желанию, в комплект приёма они не входят. Если кандидату отказали в приёме и он письменно потребовал объяснений, работодатель обязан письменно сообщить причину отказа не позднее чем в течение 7 рабочих дней (статья 64 ТК РФ). Причина должна быть связана с деловыми качествами кандидата или с законным ограничением.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расширить перечень документов при приёме могут федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Прежде чем добавить пункт в чек-лист приёма, найдите норму, которая его требует.»

Проверка кандидата службой безопасности в перечень статьи 65 не входит. Получать сведения о работнике у третьих лиц можно, только если работник уведомлён об этом заранее и дал письменное согласие (статья 86 ТК РФ). С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от анкеты, договора и других документов. Сведения о здоровье запрашиваются только в части, которая касается возможности выполнять трудовую функцию (статьи 86 и 88 ТК РФ).

Шесть этапов проверки кандидата от анкеты до решения о найме
Согласие на обработку персональных данных стоит в цепочке вторым этапом: проверка по государственным базам без него неправомерна.

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Трудовой договор, приказ и фактический допуск

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, по одному для каждой стороны (статья 67 ТК РФ). Обязательные условия по статье 57 ТК РФ:

  • место работы;
  • трудовая функция;
  • дата начала работы;
  • условия оплаты;
  • режим труда и отдыха, если он отличается от общих правил работодателя;
  • условия труда на рабочем месте.

В срочный договор добавляются срок и основание срочности. Перечень оснований закрытый, минимальный срок закон не устанавливает.

Если человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя до подписания договора, договор оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. В силу он вступает со дня допуска (статьи 61 и 67 ТК РФ). Ознакомление с ПВТР, локальными актами и коллективным договором по статье 68 проводится до подписания договора. Ознакомление в момент подписания на практике допускается, ознакомление после подписания уже нарушение. При электронном оформлении очерёдность фиксирует метка времени в системе.

Статья 68 ТК РФ разрешает работодателю издать приказ о приёме на основании договора. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать договору. В части чек-листов приказ до сих пор указан обязательным для каждого найма, хотя действующая редакция статьи этого не требует. Если приказа нет, сроки ЕФС-1 и записи в трудовую книжку отсчитываются от иного документа об оформлении отношений.

Лайфхак: если трудовой договор занимает несколько листов, попросите работника подписать каждую страницу. Норма этого не требует, но такая подпись исключает подмену листа. Она же закрывает спор о содержании договора, если сшивка с печатью не сохранилась.

Важный нюанс из практики: право не принимать локальные нормативные акты и применять типовую форму трудового договора есть у микропредприятий численностью до 15 человек. Малое предприятие — это численность до 100 человек. Компания на 80 работников, которая отнесла себя к микропредприятиям и не приняла ЛНА, получит нарушение по каждому непринятому акту. В практике Добыто категорию субъекта сверяют по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС до выбора формы договора.

Образцы договора, приказа и согласия для приёма на работу

Комплект рассчитан на основное место работы; начните с трудового договора, потому что приказ по форме Т-1 заполняется по его условиям.

Документ Скачать
Трудовой договор по основному месту работы Скачать
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 Скачать
Согласие кандидата на проверку службой безопасности Скачать

Испытательный срок при приёме: кому его нельзя устанавливать и как подтвердить результат

Испытание устанавливается только соглашением сторон и записывается в трудовой договор. Если условия об испытании в договоре нет, работник принят без испытания (статьи 70 и 71 ТК РФ). Предельный срок — 3 месяца. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных подразделений срок составляет 6 месяцев, если федеральный закон не устанавливает иное. При срочном договоре на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может быть длиннее 2 недель.

С 1 сентября 2026 года испытание запрещено беременным женщинам и женщинам, имеющим детей в возрасте до трёх лет. До этой даты запрет касался детей до полутора лет (закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ). Лицам младше 18 лет испытание тоже не устанавливается. Ещё два случая, когда условие об испытании признают незаконным, сложились в судебной практике.

Кейс из практики: с работником несколько раз подряд заключали трудовые договоры на одну и ту же должность, и в каждом устанавливали новое испытание не длиннее трёх месяцев. Работника уволили по части 1 статьи 71 ТК РФ. Суд апелляционной инстанции квалифицировал цепочку договоров как злоупотребление правом с целью обойти гарантию части 5 статьи 70 и признал увольнение незаконным. Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда этот вывод поддержала.

Важный нюанс из практики: работника восстановили после незаконного увольнения и в дополнительном соглашении установили ему испытание на 3 месяца. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал это условие незаконным со ссылкой на часть 2 статьи 9 ТК РФ и взыскал компенсацию морального вреда. Восстановление возвращает работника в прежние отношения, нового приёма при этом не происходит.

Неудовлетворительный результат испытания доказывает работодатель. Служебная записка руководителя служит лишь формой фиксации. В делах, где увольнение устояло, к записке прилагались скриншоты переписки и выгрузки из системы учёта заявок, а порядок оценки был заранее описан в ПВТР. Если записка оставалась единственным документом, суды признавали доказательства недостаточными. Конституционный Суд и кассационные суды разделяют дисциплину и испытание. Отсутствие взысканий не доказывает, что испытание пройдено успешно. Опоздания сами по себе не говорят о непрофессионализме.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Испытание проверяет, соответствует ли работник поручаемой работе, а поручаемая работа определяется трудовой функцией и должностной инструкцией. Если инструкцию работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, предмета проверки нет и оценивать нечего. До установления испытания закрепите обязанности в договоре или инструкции и ознакомьте с ними работника под подпись до начала работы. Доведите и зафиксируйте задачи на период испытания и дайте доступ к рабочим системам.»

Охрана труда при приёме на работу: медосмотр, инструктажи, обучение

Предварительный медосмотр проходят не все. Он обязателен для категорий и видов работ, установленных статьями 69 и 220 ТК РФ и приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, который действует до 1 апреля 2027 года. Осмотр оплачивает работодатель. Для работ, связанных с воспитанием и обучением детей, предварительные и периодические осмотры предусмотрены пунктом 25 приложения к приказу № 29н. С 1 марта 2026 года действует приказ Минздрава № 392н: по видам работ из перечня психиатрическое освидетельствование проводится по направлению работодателя.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вводный инструктаж вновь принятый работник проходит до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы. Оба регистрируются (статья 214 ТК РФ, пункты 10-18 Правил № 2464). С 31 августа 2026 года от первичного инструктажа и обучения освобождают по пунктам 13 и 54 Правил. Освобождение возможно, только если деятельность работника связана исключительно с опасностью от персональных компьютеров, настольной копировально-множительной и иной офисной техники, а также бытовой техники вне технологического процесса. Второе условие — оптимальные или допустимые условия труда по результатам специальной оценки условий труда. Перечни 2022 года, куда включали всех офисных сотрудников подряд, под новую редакцию не подходят: любая дополнительная опасность на рабочем месте выводит работника из освобождённой категории.

Читайте также:  Как оформить прием на работу за один день без бумажной стопки

По пункту 14 Правил повторный инструктаж проводится не реже 1 раза в 6 месяцев. Для тех, кто впервые начал трудовую деятельность и допущен к работам повышенной опасности, в течение первого года он проводится не реже 1 раза в 3 месяца. Срок считается от даты первого допуска конкретного работника, поэтому график ведут по каждому новичку отдельно. Обучение требованиям охраны труда проводится в срок, который установил работодатель, но не позднее 60 календарных дней после заключения договора, если обучение не требуется до допуска. Минимальная стажировка для впервые начинающих осталась 2 смены. Предложение увеличить её до 5 смен в итоговую редакцию постановления № 805 не вошло.

Факт: постановление Правительства от 30.06.2026 № 805 продлило Правила № 2464 до 1 сентября 2032 года. Во многих положениях об обучении 2022 года прямо указана дата 1 сентября 2026 года. С 31 августа эта дата недействующая, и её замену в ЛНА проверяющий заметит первой.

Когда на работу приходит человек, обученный у прежнего работодателя, его обучение проверяют по реестру обученных лиц. Регистрационный номер записи указывается в протоколе проверки знаний либо в приложенной к протоколу выписке, подписанной электронной подписью через ФГИС учёта результатов СОУТ.

Таблица: где проверить сведения об обучении работника по охране труда
Подтверждение инструктажа в реестре обученных лиц не отражается, поэтому при приёме искать его там бесполезно.

Мария Ж, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции: «Право проводить инструктаж по охране труда определяется составом пройденных программ, а приказ о назначении его не даёт. С 31 августа 2026 года это программа Б и та программа В, по которой человек инструктирует. Если такого обучения нет, инструктаж, проведённый этим лицом, при расследовании несчастного случая оспаривается целиком. Сверьте программы у всех, кто инструктирует новичков, прежде чем включать их в график.»

Сведения после приёма: ЕФС-1, трудовая книжка, военкомат и МВД

Подраздел 1.1 ЕФС-1 и запись в бумажную трудовую книжку подчиняются разным срокам и разным нормам. Сведения в военкомат и уведомление МВД — самостоятельные обязанности: отчёт в СФР их не закрывает.

Действие Срок Основание
Подраздел 1.1 ЕФС-1, событие «ПРИЕМ» Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа об оформлении Подп. 2 п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ, приказ СФР № 1462
Запись о приёме в бумажную трудовую книжку (основная работа) Не позднее 5 рабочих дней П. 9 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н
Сведения о военнообязанном или призывнике в военкомат В течение 5 дней П. 1 ст. 4 закона № 53-ФЗ
Уведомление МВД о трудовом договоре с иностранцем Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения П. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ, форма по приказу МВД № 290
Бумажный экземпляр договора дистанционному работнику Не позднее 3 рабочих дней по его письменному заявлению Ст. 312.2 ТК РФ

Срок для военкомата в законе не обозначен как рабочие дни, остальные четыре считаются в рабочих днях. Короче всех срок ЕФС-1 — следующий рабочий день.

Подраздел 1.1 заполняют и по дистанционным работникам, и по совместителям. При приёме в нём указывают событие «ПРИЕМ», дату кадрового мероприятия, трудовую функцию и классификационные коды. В периоды без кадровых событий нулевой отчёт не нужен. Порядок заполнения и сроки по каждому подразделу СФР публикует в базе знаний по ЕФС-1 для страхователей.

Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется: сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде. Если книжка у работника есть и продолжает вестись, запись вносится на основании приказа или иного решения работодателя. В Добыто подписанные документы автоматически синхронизируются с 1С:ЗУП, поэтому дату кадрового документа для отчётности не нужно переносить вручную.

Приём несовершеннолетних, иностранцев, совместителей, дистанционных работников и педагогов

Для каждой из этих категорий дополнительные требования добавляются к базовому пакету статьи 65 ТК РФ и не заменяют его.

Категория Что добавляется к базовому пакету Ограничения и особые шаги
Несовершеннолетний от 14 до 18 лет С 16 лет — общий порядок. С 15 лет — лёгкий труд при условиях ч. 2 ст. 63. С 14 лет — лёгкий труд в свободное от учёбы время и письменное согласие родителя или попечителя, для детей-сирот — органа опеки или иного законного представителя Медосмотр до договора и ежегодно до 18 лет за счёт работодателя. Испытание не устанавливается, совместительство запрещено. Действуют ограничения по видам работ и продолжительности рабочего времени
Ребёнок до 14 лет Случаи из ст. 63, в том числе кинематография, театр, цирк и спорт. Нужны согласие родителя и разрешение органа опеки Трудовой договор подписывает родитель или опекун
Иностранный гражданин Временно пребывающему — патент или разрешение на работу, если закон или международный договор не делает исключения. Временно проживающему — разрешение на временное проживание. Постоянно проживающему — вид на жительство Как правило, трудовые отношения возможны с 18 лет. Обязательно уведомление территориального органа МВД
Внешний совместитель Трудовая книжка не требуется. В договоре прямо указано, что работа — совместительство При вредной или опасной работе нужны сведения о характере и условиях основной работы
Дистанционный работник Документы по ст. 65 можно предъявить в электронном виде, если закон не требует иного Договор заключается и ознакомление с ЛНА проводится обменом электронными документами
Педагог Документ о среднем профессиональном или высшем образовании, справка о судимости Медосмотр по п. 25 приложения к приказу № 29н, проверка ограничений по ст. 331 и 351.1 ТК РФ

Уведомление о договоре с иностранцем направляют в территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец фактически работает, а не по месту регистрации компании. Совместительство можно оформить у нескольких работодателей, если закон не устанавливает запрет (статья 282 ТК РФ). Условия приёма подростков каждого возраста, включая требования к согласиям и к работе в свободное от учёбы время, перечислены в официальной памятке Минтруда о трудовом договоре.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме внешнего совместителя на вредное или опасное производство работодатель обязан выяснить, в каких условиях человек трудится на основном месте. Если этого не сделать и работник годами трудится в двойной вредности, ответственность несёт работодатель. Запросите справку о характере и условиях основной работы до подписания договора.»

Приём педагога на работу: квалификация, судимость и НОБД

По части 1 статьи 46 закона № 273-ФЗ право на педагогическую деятельность имеют лица со средним профессиональным или высшим образованием, отвечающие квалификационным требованиям справочников и (или) профстандартов. Квалификацию сверяют по тексту закона № 273-ФЗ на сайте Минобрнауки. Ограничения по судимости проверяются отдельно, по статьям 331 и 351.1 ТК РФ. При некоторых судимостях за преступления небольшой и средней тяжести человека можно допустить к работе только по решению региональной комиссии по делам несовершеннолетних.

Запрос «НОБД приём на работу педагога» относится к Республике Казахстан. Модуль «Прием на работу педагога» входит в казахстанскую систему НОБД, через неё организации среднего образования Казахстана принимают педагогов онлайн. Российские нормы не обязывают проверять кандидата по НОБД. Российский маршрут включает образование и квалификацию, ограничения статей 331 и 351.1 ТК РФ, справку о судимости и медосмотр.

Читайте также:  Приём на работу иностранца: пошаговый порядок 2026 года

Приём на работу через КЭДО и электронную подпись

Электронный кадровый документооборот работодатель вводит по своему решению. По статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, работодатель утверждает ЛНА с перечнем электронных документов и правилами взаимодействия. От работников, у которых был трудовой стаж на 31 декабря 2021 года, требуется согласие. Отказ кандидата от электронного взаимодействия или отсутствие у него электронной подписи не дают оснований отказать в приёме. Нормативную базу и разъяснения Минтруд собрал в разделе об электронном кадровом документообороте.

Часть документов по статье 22.1 ТК РФ в электронный вид не переводится, в том числе бумажные трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Поэтому даже при электронном оформлении договора регистрация вводного и первичного инструктажа новичка остаётся вне КЭДО.

Работодатель подписывает документы УКЭП. Для заявлений на отпуск и командировку, а также для ознакомления с ЛНА работнику достаточно ПЭП через учётную запись в кадровой системе или на Госуслугах. Трудовой договор работник подписывает усиленной подписью — УНЭП или УКЭП. Удалённый новичок может выпустить её в приложении Госключ, если у него есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах.

Четыре шага подписания кадрового документа удалённым новичком через Госключ
Удалённый новичок входит в Госключ по учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП или УКЭП и подписывает документ, полученный из системы КЭДО.

С 21 сентября по 15 декабря 2026 года идёт эксперимент Минтруда по подписанию кадровых документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией (приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423). Он распространяется только на участников эксперимента и общих правил КЭДО не меняет. Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Первым в электронный вид переводят процесс, где работнику достаточно ПЭП, и через него проходят все сотрудники. Трудовые договоры и дополнительные соглашения подключают на втором этапе.

Когда электронный приём не подходит

Если компания выдаёт электронную подпись только после испытательного срока, трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге. Если в штате много людей, начавших работать до 2022 года, сбор согласий займёт больше времени. Кто-то из них откажется, и для таких работников бумажный учёт придётся вести параллельно. Совмещать бумажный и электронный режим допустимо на переходный период, поэтому его срок определяют заранее.

Внимание: по процессам, которые переведены в электронный вид с согласия работника, документы на бумаге уже не оформляются. Электронный способ заменяет бумажный по каждому переведённому процессу, и вернуться к бумаге по конкретному документу нельзя. Перечень электронных документов в ЛНА определяют до запуска.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Не выдавать подпись до конца испытания разумно с точки зрения безопасности, но тогда приём остаётся бумажным. Если подпись выдаётся при приёме, в электронный вид уходит весь комплект, зато ключи придётся отзывать у тех, кто не останется. Компаниям с низкой текучестью я советую первый вариант. Там, где испытание не проходит заметная часть людей, подойдёт второй. Есть и третий путь — Госключ: если у человека есть учётная запись на Госуслугах, выдавать ему ничего не нужно.»

Решение о моменте выдачи подписи мы рекомендуем принять до выбора системы и описать порядок в ЛНА под собственные процессы. Типовой порядок из шаблона поставщика компании потом применяют годами.

Время на приём одного сотрудника при четырёх уровнях автоматизации кадровых процессов
Инфографика сравнивает ручной учёт, базовую автоматизацию, КЭДО с электронной подписью и полную связку по времени на оформление одного новичка.

Стоимость КЭДО для оформления приёма на работу в 2026 году

Отдельной услуги или тарифа за оформление приёма на работу у Добыто нет. Договор, согласия и ознакомление с ЛНА подписываются в КЭДО, а стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес не указан
Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника / мес не указан
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год оплата за год
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции По запросу по запросу
Готовый модуль для 1С:ЗУП интеграция с 1С входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за 1 день
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах не указан
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры по запросу по запросу

Цены приведены по странице тарифов ДОБЫТО КЭДО на 1 ноября 2026 года. Дата обновления тарифов и срок действия цен на странице не указаны, поэтому бюджет на свою численность сверяйте с актуальной версией. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Приём на работу состоит из трёх этапов с разными сроками. До подписания договора кадровая служба собирает документы и проводит ознакомление, до начала работы проводит инструктаж, а в первые дни передаёт сведения в СФР, военкомат и МВД. В 2026 году в шаблоны приёма нужно перенести четыре обновления: отдельное согласие на персональные данные, расширенный запрет испытания, более узкое освобождение от инструктажа и новую форму уведомления МВД. Для педагога к общему маршруту добавляются квалификация и ограничения по судимости. Проверка по НОБД к российскому найму не относится.

Сервис Добыто берёт на себя электронную часть этого маршрута: подписание договора, согласий и ознакомление с ЛНА проходят в КЭДО, ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются в рамках тарифа. Документы, которые закон оставляет вне электронного оборота, кадровая служба закрепляет в ЛНА под свои процессы.

Частые вопросы о приёме на работу

Нужен ли вводный инструктаж при оформлении внутреннего совместительства?

С 31 августа 2026 года пункт 7 Правил № 2464 не требует вводного инструктажа, повторного обучения и проверки знаний при оформлении внутреннего совместительства. То же правило действует при переводе и при изменении наименования рабочего места или подразделения. Условие — сохраняются условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Последние два параметра кадровая служба сама не оценивает, поэтому решение готовят вместе со специалистом по охране труда.

Кто проводит инструктаж на рабочем месте для нового руководителя организации?

По пункту 22 Правил № 2464 в редакции постановления № 805 инструктаж руководителю организации или филиала может провести специалист по охране труда. Это может сделать и иной уполномоченный работник, если обязанность возложена на него приказом работодателя. Приказ оформляют до выхода руководителя, потому что инструктаж проводится до начала выполнения трудовых функций.

Можно ли обучить нового работника первой помощи дистанционно?

Практические занятия по оказанию первой помощи и применению средств индивидуальной защиты, а также занятия на учебно-тренировочных полигонах и тренажёрах проводятся только очно (пункт 66 Правил № 2464). По пункту 36 практика по первой помощи идёт с применением тренажёров и медицинских изделий. Полностью дистанционный курс с тестом после 31 августа 2026 года обязанность работодателя не закрывает.

Можно ли уволить как не выдержавшего испытание работника, который перестал выходить на работу?

Восьмой кассационный суд общей юрисдикции поддержал такое увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ. Суд отклонил довод о том, что время отсутствия не засчитывается в срок испытания. Правило о незачёте защищает работника, который отсутствовал по уважительной причине, в том числе из-за болезни или отпуска. На человека, переставшего выходить на работу без уважительных причин, оно не распространяется.

Принимается ли при приёме бумажная личная медицинская книжка в 2026 году?

Да. Приказ Минздрава России от 29.07.2026 № 705н, действующий с 22 августа 2026 года, допускает выдачу и ведение ранее выданных бумажных личных медицинских книжек до 1 сентября 2027 года, при этом сведения вносятся в реестр выданных книжек. В электронную форму книжки добавлены поля «пол» и «гражданство». Личная медицинская книжка нужна в том числе работникам образования, торговли, медицины и общественного питания.

По каким разъяснениям оформлять педагогов в детский лагерь?

Действуют разъяснения Минпросвещения России от 25.06.2026 об оформлении трудовых отношений с педагогическими работниками в организациях отдыха детей и их оздоровления. Они заменили совместное письмо Минпросвещения и Общероссийского Профсоюза образования от 27.05.2024 № АЗ-1119/06/287 и отдельно описывают заключение договора с педагогами. Требования статьи 46 закона № 273-ФЗ и статей 331 и 351.1 ТК РФ к таким педагогам тоже применяются.

Нужно ли государственному или муниципальному учреждению отдельное дополнительное соглашение при приёме?

Для работников государственных и муниципальных учреждений Минтруд рекомендует указывать продолжительность основного и дополнительного отпусков и меры социальной поддержки в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Если эти сведения уже есть в тексте трудового договора, отдельное дополнительное соглашение в день приёма не требуется.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.