Права работодателя при приеме на работу что он может требовать

Права работодателя при приёме на работу ограничены закрытым перечнем статьи 65 ТК РФ. Работодатель вправе запросить паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта, документы воинского учёта у военнообязанных и документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Сверх этого можно требовать только то, что предусмотрено ТК РФ, федеральным законом, указом Президента или постановлением Правительства. ИНН, характеристики и справки о доходах в комплект не входят. Испытание действует, только если оно записано в трудовом договоре, и по общему правилу длится не более 3 месяцев. Комплект зависит от вида работы: педагог дополнительно предъявляет справку о судимости, внешний совместитель на вредные работы — справку с основного места работы.

Материал помогает собрать законный комплект документов под категорию работника, оформить согласие кандидата на обработку персональных данных, правильно записать испытание и ответить на запрос о причине отказа в срок 7 рабочих дней. Отдельно разобраны изменения 2026 года: с 1 сентября испытание запрещено для женщин с детьми до трёх лет, с 31 августа действуют новые правила инструктажей по охране труда. Порядок оформления, чек-лист, образцы документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.

Что работодатель вправе требовать: закрытый перечень статьи 65 ТК РФ

Часть 3 статьи 65 ТК РФ запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Перечень в части 1 статьи 65 закрытый и делится на два слоя. Первый слой предъявляет каждый кандидат. Второй нужен только при определённом характере работы.

В таблице — состав перечня на дату публикации и условие, при котором работодатель вправе запросить каждый документ.

Для любого кандидата проверяют три позиции: паспорт, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта и трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Последнюю позицию не запрашивают при первом трудоустройстве и при совместительстве. По остальным строкам работодатель сначала проверяет условие. Нужно выяснить, военнообязанный ли кандидат, требует ли должность специальных знаний и есть ли для этой работы законодательный запрет на допуск лиц с судимостью или административным наказанием.

Роструд на портале Онлайнинспекция.рф разъясняет, какие документы работодатель вправе потребовать от работника при приёме на работу, и приводит случаи, когда дополнительные документы прямо предусмотрены законом. Это официальное разъяснение удобно показать руководителю, который просит добавить в комплект документ сверх перечня. Оно же пригодится кандидату, который сомневается в законности запроса.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 не единственный источник требований. Расширить его могут федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания у этой просьбы нет. Кандидат вправе её не выполнять, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Прежде чем добавлять документ в комплект, найдите норму, которая его предусматривает.»

Перед приёмом сверьте запрашиваемый комплект с таблицей. Для каждого документа за пределами первых трёх строк должно быть названо условие, которое применимо к этому кандидату.

Какие дополнительные документы можно требовать у отдельных категорий работников

Часть 2 статьи 65 ТК РФ допускает дополнительные документы с учётом специфики работы, но каждый такой документ опирается на конкретную норму. В таблице — сценарии, в которых комплект меняется, и основания для запроса.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сценарий определяют фактические условия труда. Совместитель на офисной должности справку с основного места работы не приносит. При приёме совместителя на участок с вредными условиями работодатель вправе её потребовать. В практике Добыто эту справку при оформлении внешних совместителей на вредные и опасные работы пропускают чаще других документов.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Норма о справке с основного места работы защищает работника от двойной вредности: трудиться во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство нужно выяснить, в каких условиях он работает по основному месту. Если вопрос не задали и человек два года отработал во вредных условиях на двух работах, ответственность за это несёт работодатель. Запрашивайте справку до подписания договора.»

Приём педагога на работу: справка о судимости, квалификация и вопрос НОБД

Педагога работодатель вправе попросить предъявить справку о наличии или отсутствии судимости и факта уголовного преследования. Статья 351.1 ТК РФ ограничивает допуск к работе в сферах образования, воспитания и развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних. К такой работе не допускаются лица, которые имеют или имели судимость либо подвергались уголовному преследованию за преступления из абзацев третьего и четвёртого части второй статьи 331 ТК РФ. Исключение составляют лица, уголовное преследование которых прекращено по реабилитирующим основаниям.

Квалификацию педагога подтверждает документ об образовании. По части 1 статьи 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» педагогическую деятельность ведут лица, которые отвечают требованиям к образованию и квалификации. Работа в детском учреждении входит в перечень, для которого статья 69 ТК РФ требует предварительного медосмотра.

Запросы вида «НОБД прием на работу педагога» относятся к другой правовой системе: информационная система НОБД используется при трудоустройстве педагогов в Казахстане. В российском законодательстве обязанности проверять кандидата-педагога по НОБД нет, и казахстанский порядок к российскому работодателю не применяется. Российская школа или детский сад собирает комплект по статье 65 ТК РФ и 273-ФЗ. Для педагога до подписания договора проверьте справку о судимости, соответствие документа об образовании должности и результат предварительного медосмотра.

Проверка кандидата и персональные данные: что законно до подписания договора

С соискателем ещё нет трудовых отношений, но его сведения уже относятся к персональным данным. По разъяснениям Роскомнадзора работодатель получает согласие соискателя на обработку персональных данных на период, пока решает вопрос о приёме или отказе. Обрабатываются только сведения, необходимые для законной цели отбора.

Некоторые сведения можно получить только у третьей стороны: у прежнего работодателя или у проверяющей организации. В этом случае статья 86 ТК РФ требует заранее уведомить кандидата и получить его письменное согласие. В уведомлении указывают цели, предполагаемые источники и способы получения данных, а также последствия отказа дать согласие.

Статья 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» предъявляет требования к согласию, если обработка основана именно на нём. Такое согласие должно быть конкретным и оформляется отдельно от иных подписываемых документов. Пункт о согласии внутри анкеты или трудового договора этому требованию не отвечает. Согласие при этом не единственное основание обработки: другие основания перечислены в статье 6 того же закона.

Что проверяют у кандидата с его согласия

Аутсорсинговая служба безопасности работает как оператор персональных данных. Данные кандидата она получает от заказчика вместе с подписанным согласием и без него проверку не начинает. Стандартная проверка охватывает:

• судимость и административные правонарушения;
• задолженности по налогам и проблемы с банками;
• исполнительные производства в базе ФССП;
• розыск по линии МВД;
• действительность паспорта и водительского удостоверения;
• аффилированность кандидата и его родственников с другими бизнесами.

Автоматизированные сервисы дают совпадения по однофамильцам и датам, поэтому каждое найденное сведение сверяют с паспортными данными, прежде чем делать выводы о кандидате. Заключение службы безопасности носит рекомендательный характер, и решение о приёме принимает работодатель. Отказ по результатам проверки при этом подчиняется статье 64 ТК РФ: сведения, не связанные с деловыми качествами, основанием для отказа служить не могут. Исполнительные производства кандидат может заранее проверить сам в банке данных исполнительных производств ФССП.

В сервисе Добыто проверку кандидата запускают через форму ниже, а основанием для неё служит подписанное кандидатом согласие на проверку.

Сверьте данные кандидата перед оформлением

Испытательный срок при приёме на работу: сроки, оформление и запреты в 2026 году

Испытание устанавливается только по соглашению сторон и только условием трудового договора (часть 1 статьи 70 ТК РФ). Иногда работника допускают к работе до оформления договора. Тогда условие об испытании включается в договор, только если стороны до начала работы оформили его отдельным соглашением (часть 2 статьи 70).

В таблице — предельные сроки испытания по статье 70 ТК РФ.

С 1 сентября 2026 года круг лиц, которым испытание не устанавливается, шире. Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ заменил в части 4 статьи 70 ТК РФ слова «до полутора лет» на «до трёх лет», поэтому запрет распространяется на женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет. Испытание по-прежнему не устанавливают беременным женщинам и лицам, избранным по конкурсу. Перечень дополняют иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами и коллективным договором. Проверьте шаблон трудового договора: если кандидат относится к одной из этих категорий, пункт об испытании из договора удаляют.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда испытание устанавливать нельзя или оно не даст результата

Испытание проверяет, соответствует ли работник поручаемой работе, поэтому без описанной трудовой функции проверять нечего. Второй кассационный суд общей юрисдикции признал увольнение по итогам испытания незаконным в деле, где заключение комиссии опиралось на должностную инструкцию. С этой инструкцией работницу при трудоустройстве не ознакомили, а в договоре и других ЛНА её обязанности не были определены. Девятый кассационный суд пришёл к тому же выводу в споре, где работнику не сообщили задачи на период испытания и не дали доступа к удалённому рабочему столу.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы. Перед тем как устанавливать испытание, нужен практический минимум. Обязанности описаны в трудовом договоре или в должностной инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания доведены до него, доступ к рабочим инструментам обеспечен. Проверьте эти четыре пункта по личному делу до первого рабочего дня.»

Важный нюанс из практики: служебная записка руководителя сама по себе неудовлетворительный результат испытания не доказывает, а доказать его обязан работодатель. Во Втором кассационном суде увольнение устояло в деле с двумя условиями. Порядок оценки был заранее закреплён в правилах внутреннего трудового распорядка. К записке были приложены скриншоты переписки и данные системы заявок, по которым видно, что закрытые работником обращения открывали и обрабатывали повторно. В других делах записка осталась мнением руководителя без подтверждения, и Девятый и Второй кассационные суды увольнения отменили.

Медосмотр и охрана труда при приёме: что изменилось с 31 августа 2026 года

Предварительный медосмотр обязателен не для каждого соискателя. Статья 69 ТК РФ требует его от лиц младше 18 лет и от иных категорий, установленных ТК РФ или федеральным законом. К ним относятся работники во вредных или опасных условиях труда, на работах, связанных с транспортом, на отдельных работах в пищевой и медицинской сферах, в торговле и детских учреждениях. Порядок задаёт приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, действующий с 01.04.2021. Требовать медосмотр от кандидата, работа которого в эти категории не входит, работодатель не вправе.

Статья 214 ТК РФ запрещает допускать к трудовым обязанностям работника, который не прошёл обучение по охране труда, инструктаж, стажировку (если она нужна) и проверку знаний. Порядок установлен постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. С 31 августа 2026 года действуют поправки, которые внесло постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Две из них касаются новых работников напрямую:

• работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводят не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года работы;
• от первичного инструктажа освобождают отдельные категории работников, только если их работа связана исключительно с персональными компьютерами, настольной копировально-множительной техникой, единичными стационарными копировальными аппаратами для нужд самой организации, иной офисной оргтехникой и бытовой техникой вне технологического процесса, а условия труда по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) оптимальные или допустимые.

Освобождение касается только первичного инструктажа: вводный инструктаж проходит каждый новый работник.

Кейс из практики: офисная организация на 10-15 человек арендовала помещение в бизнес-центре. Её работник шёл между этажами по рабочим делам и получил тяжёлые травмы, когда сломался лифт здания. Компания не отвечала ни за лифт, ни за здание, но случай расследовали как несчастный случай на производстве. В ходе расследования проверяли инструктажи и обучение по охране труда её работников.

До первого рабочего дня проверьте три вещи: проведён ли вводный инструктаж, нужен ли первичный по новой редакции пункта 13 Правил № 2464 и входит ли работа в перечень, требующий предварительного медосмотра.

Как оформить приём на работу: договор, ознакомление с ЛНА и сведения в СФР

Приём на работу оформляется трудовым договором (часть 1 статьи 68 ТК РФ). Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании договора, но обязанности издавать его нет: такая редакция статьи 68 действует после изменений, внесённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. По части 3 статьи 68 работника до подписания трудового договора знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Ознакомление и подписание договора оформляются отдельными действиями.

Что проверить до подписания трудового договора: чек-лист

1. Определена форма отношений: постоянная работа, совместительство или временная работа. Договор ГПХ возможен только для разовой конкретной задачи, и выбор определяется существом отношений, а не удобством сторон.
2. Кандидат соответствует требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу.
3. Собран обязательный комплект по статье 65 ТК РФ с учётом исключений по трудовой книжке.
4. Проверено, требуется ли для должности справка о судимости.
5. Для совместителя на вредные работы получена справка с основного места работы.
6. Для несовершеннолетнего получены согласия родителей или органа опеки.
7. Для иностранца проверены патент, разрешение на работу или вид на жительство.
8. Документы сверх перечня у кандидата не запрашивались.
9. Согласие на обработку персональных данных оформлено отдельным документом.
10. Работник под подпись ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, относящимися к работе ЛНА и коллективным договором.

Как оформить приём сотрудника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите от кандидата согласие на обработку персональных данных отдельным документом и примите документы по статье 65 ТК РФ, а также дополнительные документы по его категории.
2. Шаг 2. Ознакомьте работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, ЛНА, связанными с его трудовой функцией, и коллективным договором. Это делается до подписания договора.
3. Шаг 3. Подпишите трудовой договор. Если стороны договорились об испытании, условие и его срок указываются в самом договоре.
4. Шаг 4. Если в компании так принято, издайте приказ о приёме на основании заключённого договора. Закон издавать его не обязывает.
5. Шаг 5. Проведите вводный инструктаж и, если работник не освобождён, первичный. Организуйте обучение по охране труда и предварительный медосмотр, если должность входит в перечень.
6. Шаг 6. Внесите запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек, подайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1, а сведения о военнообязанном работнике направьте в военкомат.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, а в обучающих роликах 2024 года ещё встречается СЗВ-ТД. Если в инструкции устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Названия форм, сроки и реквизиты сверяйте с действующей редакцией нормы, а из методичек берите логику и перечни, которые меняются реже.»

В Добыто трудовой договор, документы об ознакомлении с ЛНА и согласия кандидата подписываются онлайн и хранятся в электронном архиве. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с учётной системой автоматически.

Образцы трудового договора, согласий и ответа на отказ для приёма на работу

Комплект шаблонов Добыто для приёма открывается согласием на обработку персональных данных, которое кандидат подписывает первым.

Отказ в приёме на работу: какие основания законны и как ответить соискателю

Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора и отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами кандидата. Законный отказ опирается на деловые качества или прямой запрет закона. Пример такого основания — отсутствие квалификации, которой требует работа, или судимость при поступлении на работу, к которой статья 351.1 ТК РФ таких лиц не допускает. У отказа из-за того, что кандидат не принёс документ сверх перечня статьи 65, законного основания нет. Это касается ИНН, характеристики и справки о доходах с прошлого места работы.

Верховный Суд РФ в обзоре практики от 27.04.2022 указал, что отказ в приёме без указания причин нарушает часть 1 статьи 64 ТК РФ и незаконен. По части 5 той же статьи работодатель по письменному требованию соискателя обязан сообщить причину отказа в письменной форме не позднее 7 рабочих дней со дня предъявления требования. Устный ответ или сообщение в мессенджере эту обязанность не закрывают.

В ответе соискателю называют причину по существу и норму, на которую она опирается. Зафиксируйте дату получения письменного требования: от неё отсчитываются 7 рабочих дней. Шаблон мотивированного отказа входит в комплект образцов к этой статье.

Стоимость КЭДО для оформления приёма сотрудников

Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников, подключённых к кадровому электронному документообороту. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма определяется численностью подключаемых сотрудников и выбранным уровнем функций. Тариф можно повысить или понизить в любое время, и при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого уровня и действующие условия приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

При приёме работодатель вправе требовать документы из статьи 65 ТК РФ и те, что прямо названы в федеральном законе, указе Президента или постановлении Правительства. Всё остальное кандидат приносит по своей воле, и отказать ему из-за отсутствия такого документа нельзя. Испытание работает, когда оно записано в договоре, укладывается в предельный срок и опирается на зафиксированные обязанности. С 1 сентября 2026 года его не устанавливают женщинам с детьми до трёх лет, а проверка кандидата и запрос сведений у третьих лиц законны только при отдельном письменном согласии.

В Добыто этот порядок переведён в кадровый электронный документооборот: согласия, ознакомление с ЛНА и кадровые документы по приёму подписываются онлайн и хранятся в электронном архиве вместе с шаблонами для оформления.

Частые вопросы о правах работодателя при приёме на работу

Можно ли снова установить испытательный срок, если работника повторно принимают на ту же должность?

Риск признания такого условия незаконным высокий. Верховный Суд РФ поддержал вывод о злоупотреблении правом в деле, где с работником неоднократно заключали трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливали новое испытание. Каждое испытание укладывалось в 3 месяца, но цепочка договоров обходила гарантию части 5 статьи 70 ТК РФ, и увольнение по части 1 статьи 71 признали незаконным. Повторное испытание допустимо, когда человека принимают на другую должность после реального перерыва в работе.

Засчитывается ли в испытательный срок время, когда работник перестал выходить на работу без уважительной причины?

Правило о том, что периоды болезни и фактического отсутствия не включаются в срок испытания, защищает работника, который болел или находился в отпуске. Восьмой кассационный суд общей юрисдикции рассмотрел дело работника, который без уважительных причин перестал выходить на работу и был уволен по части 1 статьи 71 ТК РФ. Суд отклонил его довод о том, что срок испытания на время отсутствия продлевался и увольнение поэтому незаконно.

Нужно ли соблюдать порядок дисциплинарного взыскания при увольнении работника, не выдержавшего испытание?

Нет, это разные процедуры с разным предметом. Конституционный Суд РФ указал, что отсутствие взысканий не доказывает успешного прохождения испытания, а дисциплинарный проступок не означает неудовлетворительного результата. Седьмой кассационный суд не относит к юридически значимым обстоятельствам такого спора запрос объяснений и привлечение к ответственности. Второй кассационный суд в споре об опозданиях согласился, что нарушения дисциплины сами по себе не говорят о непрофессионализме работника.

Нужно ли согласие на обработку персональных данных, если соискатель сам разместил резюме в интернете?

Разъяснения Роскомнадзора предусматривают два исключения из правила о согласии соискателя на период решения о приёме. Первое — от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым он заключил договор. Второе — соискатель сам разместил резюме в интернете в доступе для неограниченного круга лиц. Если резюме пришло иным путём, согласие нужно. Запрос сведений о кандидате у третьих лиц по статье 86 ТК РФ требует его письменного согласия независимо от того, где опубликовано резюме.

Кто оплачивает предварительный медосмотр кандидата?

Предварительные медосмотры и психиатрические освидетельствования оплачивает работодатель (статья 220 ТК РФ). Условие о том, что кандидат проходит обязательный осмотр за свой счёт, этой норме не соответствует. Порядок проведения осмотров установлен приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н.

Нужны ли документы по охране труда, если все работники компании работают дистанционно?

Если дистанционно работают все, включая генерального директора, документы по охране труда сводятся к инструкциям по безопасной работе с техникой, которую выдал работодатель. Если технику не выдают, такие инструкции не нужны. СОУТ для дистанционных работников не проводится. При появлении хотя бы одного офисного работника обязательны вводный инструктаж, обучение по охране труда, оценка профессиональных рисков и СОУТ.

У кого работодатель вправе запросить документы воинского учёта?

Статья 65 ТК РФ называет две категории: военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Возрастного диапазона в норме нет, поэтому ориентируются на статус кандидата, который подтверждает военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву. После приёма сведения о военнообязанном работнике направляют в военкомат.