Прием на работу через Госуслуги какие уведомления подаются онлайн

Приём на работу через Госуслуги в 2026 году закрывает 2 подачи работодателя: уведомление МВД о договоре с иностранцем и, при наличии технической возможности, сведения о приёме военнообязанного в военкомат. ЕФС-1 в СФР через портал не подаётся. Отчёт направляют через Кабинет страхователя или оператора связи не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме. Уведомление МВД подают в срок до 3 рабочих дней с даты заключения договора, сведения в военкомат — в течение 5 дней. Работник через портал вправе направить работодателю заявления и уведомления по трудовому законодательству и получить свои сведения о трудовой деятельности. Для гражданина РФ остаются ЕФС-1 и, при воинском учёте, военкомат. Для иностранца к ним добавляется уведомление МВД по форме приказа МВД № 290.

Покажем, какую подачу закрывает портал, а какую через него отправить нельзя, от какой даты считать каждый срок и что меняется с 25 октября 2026 года в обмене сведениями об иностранцах между СФР и МВД. Отдельно разобраны испытательный срок, инструктажи по охране труда и приём педагога, включая вопрос о НОБД. Сценарная таблица по категориям работников, пошаговый порядок приёма, образцы документов, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие сведения о приёме подаются онлайн и какие из них идут через Госуслуги

У одного приёма может быть до 4 получателей сведений: СФР, МВД, военкомат и работодатель, которому документы направляет сам работник. В таблице собраны все подачи, связанные с приёмом, с адресатом, сроком, каналом и участием портала.

Портального канала нет только у ЕФС-1, хотя этот отчёт сдают при приёме каждого работника. Подписание трудового договора в КЭДО и отправка ЕФС-1 не означают, что работодатель уведомил государство через Госуслуги: у этих действий разные адресаты и разные правовые основания.

Универсального кадрового сервиса для работодателя портал не предоставляет. Электронный канал на Госуслугах предусмотрен для конкретных сведений: о договоре с иностранцем и о приёме военнообязанного. Набор подач для вашего работника определяют 3 признака: гражданство, воинский учёт и вид договора. Сверьте их по строкам таблицы до подписания договора.

Уведомление МВД о приёме иностранца через Госуслуги: форма с 1 сентября 2026 года и срок

С 1 сентября 2026 года уведомление о заключении договора с иностранным гражданином подают по форме приложения № 7 к приказу МВД России от 12.05.2026 № 290. Приказ зарегистрирован Минюстом 02.06.2026 № 86820, порядок подачи установлен приложением № 9. До этой даты применялись форма и порядок приказа МВД России от 30.07.2020 № 536. Для договоров, заключённых после 1 сентября, бланк по старому приказу не используется.

Обязанность установлена пунктом 8 статьи 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ о правовом положении иностранных граждан. Уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора подаётся в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты заключения договора. Дата выхода иностранца на работу на этот срок не влияет. Адресат — территориальный орган МВД того субъекта, где иностранец работает. В тот же срок подают уведомление о прекращении или расторжении договора.

В новой форме указывают дату заключения договора и срок его действия. В элементе «с» ставят дату вступления договора в силу, в элементе «по» — дату окончания, если заключён срочный трудовой договор или договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг. К уведомлению прикладывают отдельное согласие на обработку персональных данных.

Электронная подача идёт из кабинета работодателя через сервис уведомлений по трудовым мигрантам на Госуслугах. Из личного кабинета работника это уведомление не отправляется. Порядок допускает и другие каналы: подачу лично в подразделение МВД и почтой. Отправленное уведомление не заменяет трудовой договор, а подтверждение приёма уведомления нужно сохранить.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Если нанят высококвалифицированный специалист, работодатель дополнительно уведомляет МВД об исполнении обязательств по выплате заработной платы по пункту 13 статьи 13.2 закона № 115-ФЗ. Форма и порядок этого уведомления с 1 сентября 2026 года тоже установлены приказом МВД № 290. Уведомление о заключении договора эту обязанность не закрывает.

Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и КЭДО: «Если в инструкции по приёму устарела одна деталь, проверять приходится и всё остальное. Из видеороликов и методичек мы не берём сроки, названия форм и реквизиты: оттуда берутся только логика процедуры и перечни, которые меняются реже. Перед подачей уведомления сверьте, каким приказом МВД утверждена ваша форма и действует ли он на дату заключения договора.»

Что меняется с 25 октября 2026 года в обмене сведениями об иностранцах

С 25 октября 2026 года СФР передаёт МВД сведения о трудовой деятельности иностранных граждан, которые работодатели представили в системе персонифицированного учёта. Обмен идёт через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Норму ввёл Федеральный закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ, официально опубликованный 26 июля 2026 года на портале правовой информации. Это положение вступает в силу по истечении 90 дней после публикации.

Изменение касается обмена между ведомствами: новой формы или отдельной подачи для работодателя оно не вводит. С этой даты ЕФС-1 по иностранцу становится источником данных и для МВД. Порядок уведомления о договоре по приказу № 290 приведённая норма не меняет. Проверяйте, что данные в ЕФС-1 и в уведомлении МВД по одному и тому же иностранцу совпадают: теперь обе подачи попадают в одно ведомство.

ЕФС-1 при приёме: канал подачи и от какой даты считать срок

Сведения о приёме работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Основание — статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте. Срок привязан к документу о приёме: по приказу, изданному в пятницу, отчёт нужно сдать до конца понедельника, если понедельник рабочий.

По статье 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором, а приказ на его основании работодатель вправе издать. Если приказ не издаётся, срок ЕФС-1 считается от иного документа, подтверждающего оформление отношений, то есть от трудового договора.

Через Госуслуги ЕФС-1 не подают. Электронный отчёт принимается через Кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора связи, в том числе через уполномоченное лицо, и подписывается УКЭП. Сроки, каналы и реквизиты действующей формы СФР приводит на странице о представлении ЕФС-1. Её стоит открыть перед первой сдачей отчёта по обновлённой форме.

Форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированным Минюстом 18.12.2025 № 84665. Приказ вступил в силу 30.12.2025 и заменил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 внёс изменения в приказы № 1462 и № 1463. Сведения о трудовой деятельности начиная с отчётных месяцев с мая 2026 года подают в изменённой редакции.

В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль: его установка и настройка занимают 1 день, документы передаются автоматически. Отчёт ЕФС-1 при этом сдаётся отдельно, через Кабинет страхователя или оператора связи. Дата приказа или договора, подписанного в КЭДО, остаётся точкой отсчёта срока.

Соберите приказ о приёме, от даты которого считается срок ЕФС-1

Конструктор формирует файл .docx по унифицированной форме Т-1 с таблицей показателей и блоком ознакомления работника.

Что работник отправляет через Госуслуги и как заключить трудовой договор онлайн

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, в электронной форме. Для этого используют информационную систему КЭДО работодателя или Госуслуги. Право закреплено в нормах о КЭДО (статьи 22.1-22.3 ТК РФ) и касается документов, по которым работодатель ведёт электронный кадровый документооборот. Отчётность работодателя в СФР и уведомления в МВД оно не заменяет.

Свои сведения о трудовой деятельности работник получает через Госуслуги, СФР или МФЦ. По статье 66.1 ТК РФ через единый портал они выдаются в форме электронного документа, подписанного УКЭП. При приёме кандидат, который работает не впервые и не имеет бумажной трудовой книжки, предъявляет работодателю именно эти сведения.

Трудовой договор в КЭДО и на бумаге: что требует ТК РФ

По статье 67 ТК РФ трудовой договор заключают в письменной форме в 2 экземплярах. Если работника фактически допустили к работе до оформления, договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допуска. В КЭДО договор подписывают электронно по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. С дистанционным работником договор можно заключить обменом электронными документами по статьям 312.2-312.3 ТК РФ. Трудовой договор заключают стороны между собой, и портал Госуслуг в этой процедуре не участвует.

Факт: авторизация в Госключе и установка приложения идут через учётную запись Госуслуг. Сертификат УНЭП формируется дистанционно, без визита в удостоверяющий центр, а для граждан РФ сервис безвозмездный.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник получает через партнёров-удостоверяющие центры. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Так проверяется, что каждый работник фактически умеет пользоваться системой до того, как через неё пойдут юридически значимые документы.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 отменил акты: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводят по времени. Проверьте в своей системе, что дата выпуска подписи нового сотрудника не совпадает с датой первого подписанного им документа.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Для спора недостаточно установить, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор можно проиграть и при технически исправной подписи. Начните проверку с текста своего Положения о КЭДО.»

Порядок приёма: документы, инструктажи, испытательный срок и подачи в госорганы

Перечень документов, которые работодатель вправе потребовать при приёме, закрыт статьёй 65 ТК РФ. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании таких оснований не дают.

Мария Ж, HR-эксперт, занимается наймом персонала более 13 лет: «Типовая ситуация: служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для такого требования нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Прежде чем включать документ в список для кандидата, найдите закон, указ или постановление Правительства, которые его называют.»

Вводный инструктаж по охране труда проводят до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы. Это пункты 10 и 13 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 (в редакции от 30.06.2026). Статья 214 ТК РФ запрещает допускать работника к обязанностям без требуемого инструктажа, обучения и проверки знаний, а также без обязательного медосмотра. Обучение по программам пункта 46 Правил и проверку знаний после приёма проводят в сроки Правил, по общему правилу не позднее 60 календарных дней. Обязательность инструктажей до допуска к работе этот срок не отменяет.

Кейс из практики: офисная организация на 10-15 человек арендовала помещение в бизнес-центре. Работник перемещался между этажами по рабочим делам, лифт бизнес-центра сломался, и работник получил тяжёлые травмы. Организация не отвечала ни за лифт, ни за здание. Травма получена в рабочее время при выполнении трудовых функций, поэтому её расследовали как несчастный случай на производстве и проверили инструктажи и обучение по охране труда.

Испытательный срок устанавливают только соглашением сторон и только условием в трудовом договоре. Если такого условия нет, работник принят без испытания. Общий максимум испытания — 3 месяца, для ряда руководителей — 6 месяцев. Статья 70 ТК РФ называет категории, которым испытание не устанавливают, и с 1 сентября 2026 года Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ этот перечень расширил. В госорганы сведения об испытании не подают.

Как оформить приём и подать сведения в госорганы: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте допуск кандидата и комплект документов по статье 65 ТК РФ. Для педагога проверьте ограничения статьи 331 ТК РФ, для иностранца — патент, разрешение на работу или вид на жительство.
2. Шаг 2. Заключите трудовой договор в письменной форме: на бумаге в 2 экземплярах или в КЭДО. Условие об испытательном сроке впишите в договор. Если работник уже допущен к работе, оформите договор не позднее 3 рабочих дней со дня допуска.
3. Шаг 3. Если работодатель издаёт приказ о приёме, оформите его на основании договора. Дата приказа или договора запускает срок ЕФС-1.
4. Шаг 4. До начала выполнения трудовых функций проведите вводный инструктаж, до самостоятельной работы — первичный. Если по должности требуется обязательный медосмотр, работник проходит его до допуска.
5. Шаг 5. Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме, направьте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 через Кабинет страхователя или оператора связи.
6. Шаг 6. Если работник подлежит воинскому учёту, в течение 5 дней направьте сведения в военкомат и (или) орган местного самоуправления: на бумаге или через Госуслуги при наличии технической возможности.
7. Шаг 7. Если работник — иностранный гражданин, в срок до 3 рабочих дней с даты договора подайте уведомление МВД по форме приложения № 7 к приказу № 290 с отдельным согласием на обработку персональных данных. Подтверждение приёма уведомления сохраните.

Образцы трудового договора и приказа о приёме по форме Т-1

Начните с трудового договора: в него вписывают условие об испытательном сроке, а приказ Т-1 понадобится, если работодатель издаёт приказ о приёме.

Сценарии приёма: иностранец, военнообязанный, педагог, совместитель, дистанционный работник

Срок ЕФС-1 одинаков для всех, а дополнительные подачи и проверки допуска зависят от гражданства, воинского учёта, должности и характера работы. В таблице для каждого сценария указано, что подать или проверить и что в этом сценарии не требуется.

Больше всего подач у иностранного высококвалифицированного специалиста: ЕФС-1, уведомление о договоре и уведомление о выплате зарплаты. У педагога и совместителя к госорганам ничего не добавляется, но растёт объём проверки до подписания договора.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Справку с основного места работы при приёме совместителя на вредные работы требуют потому, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Если работодатель не выяснил условия на основном месте, а человек потом 2 года отработал в двойной вредности, отвечает работодатель. Запросите справку до подписания договора с таким совместителем.»

НОБД при приёме педагога: где она применяется

НОБД — Национальная образовательная база данных Республики Казахстан. Модуль «Приём на работу педагогов» запущен на её базе по правилам, утверждённым приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 21.02.2012 № 57, для назначения педагогов государственных организаций образования. НОБД не входит ни в российские федеральные базы, ни в Госуслуги и обязанностей для российских образовательных организаций не создаёт.

Российский работодатель при приёме педагога проверяет допуск по статье 331 ТК РФ. К педагогической деятельности не допускаются лица с перечисленными в статье судимостями или уголовным преследованием и лица, лишённые права заниматься педагогической деятельностью. Отдельных лиц допускают по решению комиссии по делам несовершеннолетних. С 1 сентября 2025 года по Федеральному закону от 21.04.2025 № 100-ФЗ иностранные агенты не допускаются к педагогической деятельности в государственных и муниципальных образовательных организациях.

Ошибки при подаче сведений о приёме и случаи, когда портал не поможет

Ошибки при приёме повторяются в одних и тех же местах: в точке отсчёта сроков, в выборе формы и в смешении КЭДО с отчётностью.

1. Уведомлять МВД после первого рабочего дня иностранца. Срок до 3 рабочих дней считается с даты заключения договора. Если договор подписан за неделю до выхода, к первому рабочему дню срок уже истёк.
2. Отсчитывать срок ЕФС-1 от даты выхода работника. Отчёт подают не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа, иного документа или решения о приёме. Дата выхода на работу срок не сдвигает.
3. Заполнять уведомление по форме приказа МВД № 536. С 1 сентября 2026 года применяется форма приложения № 7 к приказу № 290: в ней указывают дату вступления договора в силу, срок действия и прикладывают отдельное согласие на обработку персональных данных.
4. Считать подписание документов в КЭДО уведомлением государства. КЭДО — обмен документами между работодателем и работником по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. В СФР, МВД и военкомат сведения уходят отдельными подачами.
5. Переносить на кадровые документы практику подписания кодом из SMS. Суды признают такие подписи в спорах по займам и услугам по части 2 статьи 5 63-ФЗ, но в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своими требованиями к виду подписи. В практике Добыто такой довод — первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.

Когда подача через Госуслуги не подходит

• ЕФС-1 о приёме: портал отчёт не принимает, каналы — Кабинет страхователя и оператор связи.
• Сведения в военкомат без технической возможности электронной подачи: их направляют на бумаге.
• Уведомление МВД в момент, когда электронная услуга не работает: доступность сервиса в день подачи никто не гарантирует, а официального общероссийского перечня регионов или работодателей, для которых он недоступен, в открытом доступе нет. Запасной канал — подача лично в подразделение МВД или почтой с подтверждением.
• Трудовой договор, условие об испытании, инструктажи: их оформляют стороны и работодатель, портал в этих процедурах не участвует.
• Приём педагога через НОБД: в России эта система не применяется.

Если срок уведомления МВД истекает, а электронная отправка не проходит, бумажная подача в подразделение МВД остаётся законным способом уложиться в 3 рабочих дня.

Стоимость КЭДО для электронного оформления приёма: тарифы на 2026 год

Стоимость КЭДО зависит от численности работников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Цены приведены по странице тарифов на дату проверки 24.10.2026.

Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и способа получения УКЭП: её работник получает через партнёров-удостоверяющие центры. Повысить или понизить тариф можно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Все условия собраны на странице тарифов КЭДО Добыто.

В составе тарифов перечислены функции КЭДО: подписи, шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив. Подача ЕФС-1 в СФР и уведомлений в МВД среди них не названа.

Выводы

Портал Госуслуг участвует в приёме точечно: через него работодатель уведомляет МВД о договоре с иностранцем и, когда есть техническая возможность, передаёт сведения о военнообязанном в военкомат. ЕФС-1 сдают в СФР через Кабинет страхователя или оператора связи на следующий рабочий день после документа о приёме. Все сроки отсчитываются от даты договора или приказа, а для иностранцев с 1 сентября 2026 года действует форма приказа МВД № 290. Договор, испытание и инструктажи остаются в зоне ответственности сторон, а казахстанская НОБД к российскому приёму педагогов отношения не имеет.

В Добыто договор, приказ и согласия нового сотрудника подписываются в КЭДО подписями, выпущенными в рамках тарифа, а документы синхронизируются с 1С:ЗУП. Дата подписанного документа фиксируется в системе и служит точкой отсчёта для ЕФС-1 и уведомления МВД.

Частые вопросы о сведениях при приёме на работу

Подаётся ли ЕФС-1, если с человеком заключён договор ГПХ, а не трудовой договор?

Да. Срок для заключения и расторжения договора ГПХ тот же, что при приёме по трудовому договору: не позднее рабочего дня, следующего за днём документа или решения, подтверждающего оформление отношений. Сведения подают в составе ЕФС-1 через Кабинет страхователя или оператора связи. Исполнитель по ГПХ при этом не становится работником: нормы ТК РФ об испытательном сроке и инструктажах на него не распространяются.

Можно ли требовать у кандидата ИНН и свидетельства о рождении детей?

Нет, их нет в перечне статьи 65 ТК РФ. Работник вправе принести ИНН сам; налоговая не может отказать работодателю в приёме отчётов, в которых ИНН получателя дохода отсутствует. Свидетельства о рождении детей работник по своей инициативе передаёт в бухгалтерию для налогового вычета или дополнительных гарантий, к комплекту документов для приёма они не относятся.

Какие документы предъявляет кандидат, который устраивается на работу впервые?

Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности он не предъявляет, как и работник, который оформляется по совместительству. Остаются паспорт, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву, документы об образовании, если должность требует квалификации. Для работников образования, торговли, медицины и общественного питания нужна медицинская книжка.

Можно ли установить испытательный срок женщине с ребёнком 2 лет?

С 1 сентября 2026 года нельзя. Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ расширил запрет на испытание при приёме женщин, имеющих детей: возраст ребёнка поднят с полутора до 3 лет. Если условие об испытании в таком договоре всё же записано, оно противоречит статье 70 ТК РФ.

Нужно ли распечатывать трудовой договор, подписанный в КЭДО?

Для действительности договора распечатка не нужна, а сама по себе она остаётся копией электронного документа. Чтобы копия имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. В споре суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначает экспертизу документа или подписи.