Как подать сведения о приеме на работу в срок и без ошибок

Сведения о приёме на работу работодатель подаёт в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или другого документа, которым оформлены трудовые отношения. Срок считают от даты этого документа, а дата первого рабочего дня на него не влияет. С 30 декабря 2025 года действуют форма и порядок заполнения по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. При приёме в отчёте указывают должность, код выполняемой функции, вид трудового договора и реквизиты документа-основания. Способ подачи зависит от численности застрахованных лиц: при 10 и менее допустима бумага, при 11 и более принимается только электронный отчёт с УКЭП.

Материал помогает рассчитать крайний день подачи для разных вариантов оформления, заполнить подраздел 1.1 без расхождений с кадровыми документами и отличить принятый отчёт от черновика в Кабинете страхователя. Отдельно разобраны обязанности, которые выполняют параллельно с отчётом: трудовой договор, вводный инструктаж по охране труда, испытательный срок и приём педагога, включая вопрос о НОБД. Во второй половине статьи собраны порядок отмены и исправления записи, размеры финансовых санкций, образцы документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Срок подачи сведений о приёме в СФР: от какой даты считать

Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения), иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений. Срок закреплён в подпункте 2 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте и к 2026 году не изменился. Отчёт направляет работодатель-страхователь, в том числе ИП с работниками, в территориальный орган СФР по месту регистрации.

Дату выхода работника при расчёте срока не учитывают. Если трудовой договор и приказ подписаны за неделю до первого рабочего дня, сведения отправляют на следующий рабочий день после подписания, не дожидаясь выхода сотрудника. Для документа, оформленного в пятницу, крайний срок наступает в ближайший рабочий день после выходных.

Приказ о приёме по статье 68 ТК РФ работодатель вправе издать, но не обязан. Если приказа нет, основанием в ЕФС-1 служит трудовой договор или иной документ, которым оформлены трудовые отношения, и срок считается от его даты. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать трудовому договору, поэтому должность и дату приёма сверяют по обоим документам до отправки отчёта.

В типовых ситуациях оформления документ-основание и крайний срок определяются так:

Кадровику достаточно одной контрольной даты: день подписания документа-основания плюс один рабочий день. Испытание, инструктаж и дата выхода на эту дату не влияют.

В сервисе Добыто трудовой договор и приказ подписываются онлайн, а модуль для 1С:ЗУП автоматически синхронизирует подписанные документы. Дату и номер документа-основания для подраздела 1.1 кадровик сверяет с документом, который уже находится в учётной системе, и не переносит реквизиты вручную.

Что указать в подразделе 1.1 ЕФС-1 при приёме по форме 2026 года

С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 заполняют по форме и порядку, которые утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Формат электронного файла установлен приказом № 1463, и оба приказа вступили в силу в один день.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При приёме в отчёт входят титульный лист, раздел 1, подраздел 1 и подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ПРИЕМ». В подразделе 1.1 по каждому принятому работнику отражают:

• СНИЛС;
• фамилию, имя и отчество;
• дату приёма;
• должность (трудовую функцию);
• код выполняемой функции;
• вид трудового договора;
• дату, наименование и номер документа-основания.

Любое кадровое мероприятие отражают с датой, наименованием и номером документа, которым оно проведено. Для приёма СФР отдельно требует указывать должность принятого сотрудника и код выполняемой им функции. По новой форме сообщать о переводе работника на дистанционную или надомную работу больше не нужно.

Графы и коды построчно расписаны в инструкции СФР по заполнению подраздела 1.1. Перед первой подачей по форме № 1462 шаблон учётной системы сверяют с этой инструкцией.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем материале или шаблоне о приёме устарела одна деталь, я проверяю в нём всё остальное. Сроки, названия форм и реквизиты мы из таких источников не берём, оттуда берём только логику и перечни, которые меняются реже. Поэтому шаблон подраздела 1.1 перед первой подачей сверяют с действующим порядком заполнения.»

Как отправить ЕФС-1 о приёме и убедиться, что сведения приняты

Способ подачи определяется численностью застрахованных лиц за отчётный период. При 10 и менее сведения можно сдать на бумаге лично в клиентской службе СФР или почтой. При 11 и более принимается только электронная форма через оператора электронного документооборота или Кабинет страхователя с подписью УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью). В численность включают застрахованных лиц по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Компания с 9 работниками и 3 исполнителями по ГПХ сдаёт отчёт только в электронном виде.

В разъяснениях СФР о способах сдачи ЕФС-1 описан случай, на котором чаще всего теряют срок. Загрузка файла в Кабинет страхователя через общедоступный сервис может создать только проект отчётности, черновик, и в фонд он не поступает. При отправке через личный кабинет датой представления считается дата регистрации, сформированная в кабинете. После загрузки нужно проверить, что отчёту присвоена дата регистрации.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах и используются для подписания кадровых документов в КЭДО. Отчёт ЕФС-1 работодатель подписывает УКЭП, поэтому подпись сотрудника для отправки в СФР не подходит, и квалифицированную подпись для отчётности организация оформляет отдельно.

После отправки СФР присылает протокол проверки. От его статуса зависит, что делать дальше:

Подтверждение отправки и протокол хранят вместе с документом-основанием. По этому комплекту видно, когда издан приказ или подписан договор и когда сведения зарегистрированы в СФР.

Как подать подраздел 1.1 о приёме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите документ-основание и крайний срок. Возьмите дату приказа о приёме, а если приказ не издавался, дату трудового договора или иного документа, которым оформлены отношения. Крайний день подачи наступает на следующий рабочий день после этой даты.
2. Шаг 2. Сверьте сведения о работнике. СНИЛС, Ф. И. О. и дату приёма проверьте по документам, полученным при приёме, должность и вид трудового договора проверьте по договору и приказу.
3. Шаг 3. Заполните отчёт по действующей форме. По приказу СФР № 1462 в отчёт включают титульный лист, раздел 1, подраздел 1 и подраздел 1.1 с мероприятием «ПРИЕМ». В подразделе укажите должность, код выполняемой функции, вид договора, дату, наименование и номер документа-основания.
4. Шаг 4. Выберите способ подачи. При 11 и более застрахованных лицах с учётом исполнителей по ГПХ отчёт подают только в электронном виде через оператора или Кабинет страхователя с УКЭП. При 10 и менее допустима бумага.
5. Шаг 5. Отправьте отчёт и проверьте регистрацию. В Кабинете страхователя убедитесь, что отчёту присвоена дата регистрации и он не остался черновиком. Сохраните подтверждение отправки.
6. Шаг 6. Проверьте протокол. При статусе «Документ не принят» исправьте ошибки и подайте отчёт заново. При статусе «Документ принят частично» исправьте сведения по работникам, указанным в протоколе.
7. Шаг 7. Исправляйте принятую запись через отмену. Подайте исправленный подраздел 1.1 с титульным листом: сначала ошибочную строку с признаком отмены «Х», затем верную запись.

Как исправить ошибку в сведениях о приёме и во что она обходится

Если ошибку в подразделе 1.1 работодатель обнаружил сам, он представляет исправленный подраздел 1.1 с обязательным заполнением титульного листа. Принятую запись заменяют в две строки. Сначала повторяют ранее поданные ошибочные сведения с отметкой «Х» в графе «Признак отмены», затем в следующей строке указывают верные сведения. Этот порядок приведён в памятке СФР для работодателей о единой форме отчётности на 2026 год.

Если неточность обнаружил СФР, фонд направляет уведомление с поясняющим кодом ошибки. На исправление даётся 5 рабочих дней с момента получения уведомления, а срок и код сверяют по тексту самого уведомления.

На тарифе «Бизнес» подписанные в Добыто кадровые документы хранятся в электронном архиве. При исправлении записи дату, наименование и номер документа-основания сверяют с подписанным документом из архива.

Типовые ошибки при подаче сведений о приёме и их цена

По статье 17 Закона № 27-ФЗ за сведения, поданные не в срок, неполные или недостоверные, страхователю начисляют финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо. За нарушение обязательного электронного порядка, то есть за бумажный отчёт при численности 11 человек и более, санкция составляет 1 000 рублей. Основания и размеры собраны в перечне финансовых санкций по ЕФС-1 на сайте СФР.

Должностное лицо отвечает отдельно. По части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ за непредставление сведений, а также за неполные или искажённые сведения предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Срок отсчитывают от первого рабочего дня. Почему так делают: дату выхода принимают за дату оформления. Цена ошибки: если договор подписан за 2 недели до выхода, отчёт опаздывает на весь этот период, и за каждого принятого работника начисляют санкцию 500 рублей.
• Отчёт остаётся черновиком в Кабинете страхователя. Почему так делают: загрузку файла считают отправкой. Цена ошибки: без даты регистрации сведения считаются непредставленными, а это 500 рублей за каждого работника из отчёта и штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей.
• Бумажный отчёт при 11 и более застрахованных лицах. Почему так делают: численность считают только по штату и не учитывают исполнителей по ГПХ. Цена ошибки: 1 000 рублей за нарушение электронного порядка.
• Заполнение по старому шаблону. Почему так делают: шаблон хранится в учётной системе с прошлых лет и не обновлён под приказ СФР № 1462. Цена ошибки: если в отчёте не хватает должности, кода функции или вида договора, сведения неполные, а это 500 рублей за каждое застрахованное лицо и повторная подача.
• Новая запись поверх принятой без отмены. Почему так делают: рассчитывают, что новая строка заменит старую. Цена ошибки: ошибочная запись остаётся в индивидуальном учёте, а за недостоверные сведения начисляют санкцию 500 рублей за каждое лицо.
• Протокол «Документ принят частично» считают успешной сдачей. Почему так делают: в статусе есть слово «принят». Цена ошибки: сведения по работникам из протокола не учтены, их нужно исправить и подать повторно.

Трудовой договор, документы и охрана труда при приёме

Письменный трудовой договор заключают до допуска к работе. Если работника фактически допустили без договора, договор оформляют не позднее 3 рабочих дней со дня допуска, так требуют части 1 и 2 статьи 67 ТК РФ. До подписания договора работника под подпись знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, с локальными актами, которые непосредственно связаны с его работой, и с коллективным договором (часть 3 статьи 68 ТК РФ). Срок подачи подраздела 1.1 от ознакомления не зависит.

Перечень документов, которые кандидат предъявляет при приёме, установлен статьёй 65 ТК РФ, и требовать документы сверх него нельзя. Для всех работников обязательны:

• паспорт;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству;
• СНИЛС, то есть документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
• документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву: военный билет или удостоверение призывника;
• документы об образовании и повышении квалификации;
• медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Для отдельных категорий перечень расширяется. В него входят, в том числе, согласие родителя или законного представителя несовершеннолетнего младше 15 лет, патент, разрешение на работу или вид на жительство для иностранного работника, справка о наличии или отсутствии судимости для должностей, к которым закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием. СНИЛС из обязательного набора напрямую попадает в подраздел 1.1, поэтому номер сверяют с документом до отправки отчёта.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Перечень в статье 65 ТК РФ расширить может только закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании для этого не подходят. Если служба безопасности просит справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания для такого требования нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»

Важный нюанс из практики: после оформления приёма у кадровой службы четыре отдельных действия. Нужно внести запись в трудовую книжку или её электронный аналог, зарегистрировать её в книге учёта движения трудовых книжек, передать сведения о военнообязанных в военкомат и отправить отчёт о приёме в Социальный фонд. Отчёт в СФР не заменяет запись в бумажной трудовой книжке, регистрацию в книге учёта и передачу сведений в военкомат, каждое из этих действий выполняют отдельно.

Охрана труда при приёме на работу: что сделать до допуска

Вводный инструктаж по охране труда проводят для вновь принятых работников до начала выполнения ими трудовых функций. По статье 214 ТК РФ до допуска к обязанностям работодатель обеспечивает обучение, инструктажи, проверку знаний, медицинский осмотр и другие процедуры, предусмотренные законом. Проведение инструктажа фиксируют в журнале. Отчёт в СФР при этом подают по дате документа-основания, даже если инструктаж назначен на первый рабочий день.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Справка с основного места работы для внешнего совместителя, которого принимают на вредное производство или опасные работы, нужна потому, что работать во вредных условиях одновременно на основном месте и по совместительству нельзя. При приёме такого совместителя работодатель обязан выяснить условия его основной работы. Если этого не сделали и человек два года отработал в двойной вредности, отвечает за это работодатель.»

Образцы документов для оформления приёма и исправления записей

Начинать стоит с трудового договора: если приказ не издаётся, срок подачи подраздела 1.1 считают от даты договора.

Испытательный срок при приёме: что фиксировать в трудовом договоре

Условие об испытании включают в трудовой договор по соглашению сторон. Если такого условия в договоре нет, работник принят без испытания (часть 1 статьи 70 ТК РФ). На подачу сведений в СФР испытание не влияет, поэтому основные риски связаны с оформлением самого условия и с последующей оценкой результата.

Важный нюанс из практики: Верховный Суд поддержал вывод о злоупотреблении правом в деле, где работодатель несколько раз заключал с сотрудником трудовые договоры на одну и ту же должность и каждый раз устанавливал новое испытание. Каждый отдельный договор был законен, но цепочку договоров суд расценил как обход ограничения части 5 статьи 70 ТК РФ, и увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ признали незаконным.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания, когда работодатель оценивал работницу по должностной инструкции, с которой её не ознакомили при приёме. В трудовом договоре и других локальных актах её обязанности не были определены.

Доказать, что работник не прошёл испытание, при увольнении обязан работодатель. Служебная записка руководителя выдержала проверку в суде в том деле, где к ней приложили скриншоты переписки и сведения из системы учёта заявок, а порядок оценки был заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. Отсутствие дисциплинарных взысканий само по себе не доказывает, что испытание пройдено успешно, а опоздания сами по себе не доказывают, что результат неудовлетворительный.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На испытании нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы. Если работник не видел должностную инструкцию, а в договоре обязанности не описаны, проверять нечего. Перед тем как устанавливать испытание, я проверяю четыре условия: обязанности записаны в договоре или должностной инструкции, работник ознакомлен с ними под подпись до начала работы, задачи на период испытания ему доведены, доступ к рабочим инструментам обеспечен.»

Приём педагога на работу и НОБД: какие правила действуют в России

В официальных источниках НОБД означает Национальную образовательную базу данных Республики Казахстан. Модуль «Приём на работу педагога» работает на портале hr-nobd.edu.kz, а конкурс на должности педагогов проводится по совместному приказу Минпросвещения РК от 31.03.2025 № 57 и Минтруда РК от 31.03.2025 № 96. Это казахстанская процедура: к российскому работодателю она не применяется и с подразделом 1.1 ЕФС-1 не связана.

Российского закона, который обязывал бы подавать сведения о приёме педагога в НОБД, нет. О приёме педагога работодатель сообщает в СФР в общем порядке и в общий срок, то есть на следующий рабочий день после документа-основания. С НОБД не стоит путать и ФРДО. ФРДО ведётся на официальном ресурсе Рособрнадзора как федеральный реестр сведений о документах об образовании и квалификации, и учёт трудоустройства педагогов к его назначению не относится.

При российском приёме педагога проверяют условия допуска. По статье 331 ТК РФ к педагогической деятельности допускаются лица, имеющие образовательный ценз, с учётом ограничений, установленных законом. Справку о наличии или отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования по статье 65 ТК РФ требуют при поступлении на работу, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием, и педагогические должности относятся к этой группе в первую очередь. Работникам образования также нужна медицинская книжка.

Стоимость КЭДО для оформления приёма сотрудников в 2026 году

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с 1С:ЗУП. Тарифы приведены по состоянию на 23.10.2026.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников, подключённых к КЭДО. Условия смены тарифа описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Электронные подписи для сотрудников входят в тариф: ПЭП и УНЭП выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющих центров.

Выводы

Срок подачи сведений о приёме зависит только от кадрового документа: подраздел 1.1 отправляют в СФР на следующий рабочий день после приказа или трудового договора, а дата выхода, испытание и инструктаж на этот срок не влияют. Ошибки чаще всего возникают на стыке документов и отчёта: в реквизитах документа-основания, в выборе способа подачи при 11 и более застрахованных лицах и в отчёте, который остался черновиком. Принятую запись меняют только через отмену с признаком «Х», а по уведомлению фонда на исправление даётся 5 рабочих дней. Для педагогов в России действует тот же порядок, а НОБД относится к Казахстану.

В Добыто приём оформляется в КЭДО: договор и приказ подписываются онлайн, синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве, поэтому реквизиты для подраздела 1.1 кадровик берёт из подписанного документа.

Частые вопросы о подаче сведений о приёме

Нужно ли сдавать подраздел 1.1, если в месяце никого не приняли?

Нет. Если кадровых мероприятий не было, нулевой подраздел 1.1 не подают, это следует из разъяснения СФР, актуального на январь 2026 года. Отчёт формируют только при кадровом событии и направляют не позднее следующего рабочего дня после документа, которым оно оформлено.

Что делать, если протокол проверки из СФР так и не пришёл?

Сначала проверьте в Кабинете страхователя, что отчёту присвоена дата регистрации и он не остался проектом. Если отправка зарегистрирована, а протокола нет, обратитесь в техподдержку ЕФС-1 Социального фонда и укажите регистрационный номер страхователя, вид отчётности и дату отправки. Отсутствие протокола входит в компетенцию этой техподдержки.

Нужно ли с 1 июля 2026 года подавать отдельные сведения по договорам ГПХ?

Да. Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ дополнил пункт 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ подпунктом 5.1: теперь в СФР сообщают, есть ли в договоре ГПХ условие об уплате взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сведения передают не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора по пункту 6 статьи 11 Закона № 27-ФЗ.

Нужно ли отдельно регистрироваться в ЭДО СФР перед первой электронной отправкой?

С 14 июля 2026 года страхователя, который сдаёт сведения через оператора электронного документооборота, регистрируют в ЭДО СФР без заявления при первой электронной отправке. Это установлено приказом СФР от 29.05.2026 № 651. Правило касается подачи через оператора, а подписывать отчёт по-прежнему нужно УКЭП.

Обязан ли работодатель проверять диплом кандидата в ФИС ФРДО?

Прямой обязанности закон не устанавливает. Статья 65 ТК РФ перечисляет документы, которые кандидат предъявляет при приёме, а проверку по государственным реестрам среди требований не называет. Образовательный ценз педагога по статье 331 ТК РФ подтверждается документом об образованием, который кандидат предъявляет при приёме.

В каком виде педагог может представить справку о судимости?

Справку о наличии или отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования выдают в порядке и по форме, которые устанавливает МВД. Её можно представить в электронном или бумажном виде с подписью представителя МВД. Справку требуют при поступлении на работу, к которой закон не допускает лиц с судимостью или уголовным преследованием, в том числе на педагогические должности.

Можно ли установить испытательный срок работнику, которого восстановили на работе?

Нет. Девятый кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным условие об испытании на 3 месяца в дополнительном соглашении с восстановленным работником и взыскал компенсацию морального вреда. Апелляция сослалась на часть 2 статьи 9 ТК РФ. Восстановление в прежней должности возвращает работника в прежние трудовые отношения, новый трудовой договор при этом не заключается, и проверять соответствие работника работе оснований нет.