Справка о приеме на работу как выдать ее сотруднику быстро

Справка о приёме на работу выдаётся по письменному заявлению работника бесплатно и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Это требование статьи 62 ТК РФ, и испытательный срок его не откладывает. Единой формы у справки нет. Подтвердить в ней можно только оформленные сведения: должность и дату приёма по трудовому договору, а реквизиты приказа — если приказ издан. Выдать справку можно в день обращения, если приём уже оформлен. Порядок определяет способ получения, который работник выбрал в заявлении. Бумажную справку подписывает уполномоченное лицо. Электронную справку в системе КЭДО работодатель подписывает УКЭП или УНЭП в режимах статьи 22.3 ТК РФ, а ПЭП работодателя для неё норма не называет.

Материал отвечает на рабочие вопросы кадровой службы. Как считать 3 рабочих дня при двух толкованиях начала срока. Какие реквизиты включить и чего не писать без запроса работника. Кто вправе подписать справку и когда электронный вариант лучше заменить бумажным. Отдельно показано, чем справка отличается от СТД-Р и копии приказа и какие документы новый работодатель вправе требовать у кандидата. Стоимость КЭДО на 2026 год и ответы о бывших работниках, совместителях, ИП и запросах НОБД — во второй половине статьи.

Срок выдачи справки о приёме на работу: 3 рабочих дня и два способа счёта

Статья 62 Трудового кодекса РФ (Кодекс от 30.12.2001 № 197-ФЗ) с 01.01.2023 действует в редакции закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ. Она обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать документы, связанные с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Выдача бесплатна. Перечень в статье открытый: в нём названы справки о периоде работы и стоят слова «и другое», поэтому справка о приёме на работу подпадает под ту же норму. Указывать цель и адресата справки статья 62 работника не обязывает, объяснять, зачем ему документ, он не должен.

Испытательный срок право на справку не откладывает: по части 3 статьи 70 ТК РФ в период испытания на работника распространяется трудовое законодательство. Роструд в инструкции о выдаче документов, связанных с работой, на портале Онлайнинспекция.РФ подтверждает трёхдневный срок со дня подачи письменного заявления, безвозмездность выдачи и неисчерпывающий перечень документов.

Норма сформулирована так, что первый день срока читают по-разному. Минтруд в письме от 17.01.2025 № 14-6/ООГ-172 начинает отсчёт с даты подачи заявления. Письмо не нормативный акт и известно по опубликованной копии. Третий кассационный суд общей юрисдикции (Третий КСОЮ) в постановлении от 16.06.2025 № 16-2605/2025 считал срок со следующего дня. Единого обязательного правила нет. Кадровой службе надёжнее планировать выдачу по письму Минтруда: при таком счёте срок соблюдён при любом толковании.

Расчёт ниже сделан для пятидневной недели с выходными в субботу и воскресенье, без праздников в эти дни.

Заявление, поступившее в пятницу вечером, по письму Минтруда уже расходует 1 день срока. Справку по нему готовят с утра понедельника, а не во вторник.

Ответственность за нарушение порядка выдачи наступает по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 это предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для юридического лица от 30 000 до 50 000 руб. За повторное аналогичное нарушение по части 2 штрафы выше. Должностному лицу грозит штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет, ИП — штраф от 10 000 до 20 000 руб., юридическому лицу — от 50 000 до 70 000 руб.

Регистрируйте каждое заявление на справку с датой поступления. От этой даты считается срок при любом толковании, и по ней же подтверждается соблюдение срока.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шаблоны трудового договора, приказа о приёме и ЛНА по КЭДО для подготовки справки

Сведения для справки берутся из трудового договора, поэтому начните с его шаблона, а приказ о делегировании подписи пригодится, если справки подписывает специалист по кадрам.

Что указать в справке о приёме на работу: реквизиты, подпись и печать

Унифицированного бланка справки о приёме на работу нет: статья 62 ТК РФ не задаёт ни формы, ни закрытого перечня полей. Ориентиром служит ГОСТ Р 7.0.97-2025. Он действует с 18.08.2025 вместо стандарта 2016 года (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст) и распространяется в том числе на справки на бумаге и в электронном виде. На дату публикации стандарт значится в реестре Росстандарта действующим. По статье 26 закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации» национальные стандарты применяются добровольно, если иное не предусмотрено законом. Для коммерческого работодателя реквизиты ГОСТа служат рекомендацией.

Состав справки удобно собрать по элементам и для каждого проверить, на чём он держится.

Рабочий минимум справки такой: ФИО работника, должность и дата приёма по трудовому договору, дата и регистрационный номер справки, подпись уполномоченного лица. Остальные сведения добавляются, если работник попросил о них в заявлении.

Подписать справку вправе не любой сотрудник кадровой службы. По статье 20 ТК РФ права работодателя реализуют органы управления организации или уполномоченные ими лица. Должность начальника отдела кадров сама по себе полномочий не подтверждает. Основанием служит приказ, доверенность или локальный нормативный акт. Если справки подписывает специалист по кадрам, проверьте, что такой документ издан и действует на дату подписи.

Для ООО и АО печать по общему правилу не обязательна: они вправе её иметь, а обязанность использовать печать может установить отдельный федеральный закон. Это следует из пункта 5 статьи 2 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и пункта 7 статьи 2 закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2025 связывает печать с документами, для которых её проставление предусмотрено законом. На другие организационно-правовые формы правило для ООО и АО автоматически не переносится.

С 22.11.2021 законом № 377-ФЗ изменена статья 68 ТК РФ: приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Если приказ не издавали, справка подтверждает приём сведениями трудового договора. Создавать приказ задним числом ради справки работодатель не обязан, а копировать несуществующий документ нельзя.

Отдельное согласие работника по закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ для выдачи справки ему самому не требуется. Такая обработка сведений идёт на основании закона и для исполнения трудового договора (пункты 2 и 5 части 1 статьи 6). Размер зарплаты в справку о приёме без запроса работника не включайте. Часть 5 статьи 5 того же закона требует, чтобы объём сведений соответствовал цели, а для подтверждения факта работы зарплата не нужна.

Как выдать справку о приёме в электронном виде через КЭДО

Электронная справка возможна, когда работодатель ведёт кадровый электронный документооборот и справка входит в перечень документов, утверждённый локальным нормативным актом по статье 22.2 ТК РФ. Статья 22.1 ТК РФ позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить такие документы без дублирования на бумаге. Переход на КЭДО для работодателя добровольный. В разделе Минтруда об электронном кадровом документообороте указано, что работодатель выбирает собственную систему или платформу «Работа в России», а правовая основа — закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Там же перечислены требования приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н, которые действуют с 01.03.2023: формат PDF/A-1A, электронные подписи при их наличии и XML-описание документа.

Работник подаёт заявление одним из четырёх способов, если соответствующие каналы используются для КЭДО (часть 10 статьи 22.3 ТК РФ):

• письменно;
• через информационную систему работодателя;
• на электронную почту работодателя в установленном им порядке;
• через «Работу в России».

По части 11 той же статьи работодатель в течение 3 рабочих дней выдаёт справку на бумаге или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, тем способом, который работник указал в заявлении. Минтруд в письме от 27.03.2023 разъяснил: работник выбирает электронный документ или заверенную бумажную копию. Если способ не указан, работодатель запрашивает уточнение.

Способ подачи заявления определяет, как работодатель выдаёт справку и чем её подписывает.

Правило для дистанционных работников специальное и на офисных сотрудников не распространяется. Если заявление пришло через систему, а способ получения в нём не выбран, электронную справку автоматически не отправляйте: сначала уточните способ у работника и сохраните его ответ.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, который подал заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания у него были утверждены. Девятый кассационный суд общей юрисдикции (дело № 8Г-10825/2022, 88-10853/2022) акты отменил, потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении (решение от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023) работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя. Проверьте, описан ли в вашем ЛНА порядок идентификации работника при подписании: он нужен для любого заявления через систему, включая заявление на справку.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перед отправкой электронной справки работнику проверьте её статус в системе. В Добыто в разделе «Документы» у каждого документа видны статус и маршрут согласования, документы сгруппированы по вкладкам «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». По статусу видно, подписана ли справка, до того как она уйдёт работнику.

Какой электронной подписью работодатель подписывает справку о приёме

Справка относится к иным документам. Для них часть 3 статьи 22.3 ТК РФ при использовании системы работодателя допускает три варианта подписи работодателя:

• УКЭП;
• УНЭП, если порядок её проверки установлен соглашением;
• УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

В «Работе в России» подходит УКЭП или такая УНЭП. ПЭП работодателя для подписания справки в этих режимах норма не называет.

По части 1 статьи 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документ с УКЭП равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случаев, установленных законом. Документ с ПЭП или УНЭП равнозначен бумажному только в случаях, предусмотренных законом или соглашением. Внешний получатель, в том числе банк, не обязан принимать любую УНЭП кадрового сервиса. Работнику стоит заранее узнать у получателя, какая подпись ему подходит, и при необходимости выбрать в заявлении бумажную справку.

Подпись сотрудника нужна ему, чтобы подать заявление через систему, а справку подписывает работодатель. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты, УКЭП оформляется через партнёрские удостоверяющие центры.

Когда электронную справку лучше заменить бумажной

Бумажную справку выдают или предлагают в четырёх случаях:

• работник не давал согласия на переход на КЭДО: такому работнику документы выдают на бумаге, надлежаще заверенными и бесплатно (статья 22.2 ТК РФ). Общее правило о согласии не применяется к лицам, принятым после 31.12.2021, у которых на эту дату не было трудового стажа;
• справки нет в перечне документов КЭДО: часть 11 статьи 22.3 ТК РФ разрешает электронную выдачу только по документам, по которым ведётся КЭДО;
• получатель принимает только бумагу или УКЭП, а у работодателя есть лишь УНЭП, порядок проверки которой согласован внутри компании;
• работник выбрал в заявлении бумажный способ.

Скан бумажной справки, отправленный по почте, электронным документом не становится. Это частая причина, по которой получатель не принимает справку.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан бумажной справки с подписью от руки и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте файл перед отправкой. Если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ. Если подпись существует отдельным криптографическим реквизитом, это электронный документ.»

Проверьте подпись на электронной справке перед отправкой

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Как выдать справку о приёме на работу в день обращения

Справку можно выдать раньше предельного срока, в том числе в тот день, когда приём состоялся: статья 62 ТК РФ ограничивает срок только сверху. Подтвердить при этом можно лишь то, что уже оформлено. До подписания проверьте пять условий:

• трудовой договор подписан, дата приёма и должность в нём совпадают с тем, что пойдёт в справку;
• заявление подано письменно или по каналу из части 10 статьи 22.3 ТК РФ, способ получения указан;
• у подписанта есть приказ, доверенность или ЛНА с правом подписи;
• для электронной выдачи справка входит в перечень документов КЭДО, а работник дал согласие на КЭДО или подпадает под исключение;
• работник указал, нужны ли сведения сверх факта работы, включая размер зарплаты.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы с системой КЭДО автоматически. Дату приёма для справки кадровик сверяет с трудовым договором, который уже есть в системе.

Отдельно сверьте даты, если справку через систему просит работник, которому электронную подпись выдали недавно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже если Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что у вас эти даты не совпадают.»

Как выдать справку о приёме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зарегистрируйте заявление с датой поступления. Срок выдачи — 3 рабочих дня; считайте его с даты подачи, чтобы уложиться при любом толковании.
2. Шаг 2. Уточните способ получения: бумажная справка или электронный документ. Если способ в заявлении не указан, запросите уточнение у работника.
3. Шаг 3. Сверьте сведения с трудовым договором: ФИО, должность, дату приёма. Реквизиты приказа включайте, только если приказ издан.
4. Шаг 4. Составьте справку с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, дата, регистрационный номер, текст. Зарплату указывайте, только если работник о ней просил.
5. Шаг 5. Подпишите справку. На бумаге: должность подписанта, собственноручная подпись, инициалы и фамилия, печать при её наличии. В КЭДО: УКЭП или УНЭП в режиме части 3 статьи 22.3 ТК РФ.
6. Шаг 6. Передайте справку выбранным способом и зафиксируйте дату выдачи. Дистанционному работнику по его заявлению справку направляют заказным письмом с уведомлением или электронно.

Справка о приёме, СТД-Р или копия приказа: какой документ выдать по запросу

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работодатель предоставляет по статье 66.1 ТК РФ за период работы у него, кроме случая, когда ведётся бумажная трудовая книжка. В форму входят место работы, трудовая функция, постоянные переводы, увольнение и его основание. Дополнительные сведения, которые нужны получателю, СТД-Р не заменит.

Выбор документа зависит от того, что именно должен подтвердить работник.

Обязанность выдавать справку по форме 182н отменена с 01.01.2023 законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ. Порядок получения сведений о заработной плате для пособия по временной нетрудоспособности СФР описал в разъяснении отделения СФР о сведениях о заработной плате для больничного, опубликованном 14.07.2026. Обычные справки о зарплате и периоде работы по статье 62 ТК РФ по заявлению работника выдаются, как и раньше.

Часть 5 статьи 282 ТК РФ запрещает совместительство на работах с вредными или опасными условиями, если основная работа связана с такими же условиями. Поэтому работник, который устраивается по совместительству на вредное производство, может прийти к основному работодателю за справкой об условиях труда.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Справку с основного места работы для совместителя на вредные работы я выделяю отдельно: в этом месте работодатели нарушают требования регулярно. Смысл нормы в том, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Принимая совместителя на вредное производство, выясните, какие условия у него на основном месте. Если не спросили, а человек отработал два года в двойной вредности, отвечаете за это вы как работодатель.»

Важный нюанс из практики: типовая ситуация — служба безопасности нового работодателя просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания для этого нет. Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ расширяют только закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.

Если работник просит справку для нового работодателя, уточните, какой документ тот запрашивает: справку о приёме, СТД-Р или справку об условиях труда.

Стоимость КЭДО для выдачи справок и кадровых документов в 2026 году

Работник получает справку бесплатно по статье 62 ТК РФ, отдельной цены за её выдачу нет. Платным бывает сервис КЭДО, через который справку подписывают и передают в электронном виде. Его стоимость зависит от численности сотрудников, видов подписи и нужных интеграций.

На тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП, УКЭП — на тарифе «Бизнес». Электронную справку работодатель подписывает УКЭП или УНЭП в режимах статьи 22.3 ТК РФ, поэтому сверьте тариф с видом подписи, закреплённым в вашем ЛНА, а условия по своей численности уточните на странице тарифов КЭДО. Цены приведены по состоянию на 16.10.2026; НДС и общий срок внедрения на странице тарифов не указаны.

Выводы

Справку о приёме работодатель выдаёт по письменному заявлению бесплатно. При двух толкованиях начала срока надёжный ориентир — 3 рабочих дня, включая день подачи. Содержание справки работодатель определяет сам, но подтверждает только оформленное: трудовой договор, а приказ — если он издавался. Электронная выдача возможна, когда справка входит в перечень документов КЭДО и работник выбрал этот способ. Подпись работодателя для неё — УКЭП или УНЭП в режимах статьи 22.3 ТК РФ.

В Добыто кадровые документы проходят согласование, подписание и архив в одной системе с маршрутами и статусами, а ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф. Это сокращает путь справки от заявления до выдачи без отказа от бумажного варианта там, где он нужен.

Частые вопросы о справке о приёме на работу

Может ли бывший работник запросить справку о приёме через несколько лет после увольнения?

Да. Статья 62 ТК РФ отдельного предельного срока обращения не содержит, и Роструд подтверждает право бывших работников запрашивать документы о своей работе. Фактическая выдача зависит от того, сохранились ли документы с учётом сроков их хранения. Если негосударственная организация ликвидирована, документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив по части 10 статьи 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. За сведениями обращаются в этот архив.

Обязан ли работодатель выдать справку внешнему совместителю?

Да. Внешний совместитель работает по трудовому договору (статья 282 ТК РФ), и исключений из статьи 62 ТК РФ для него закон не устанавливает. Срок тот же — 3 рабочих дня со дня подачи письменного заявления, выдача бесплатна. Требования к подписи и содержанию справки для совместителя те же, что для работника по основному месту.

Должен ли ИП выдавать справку о приёме своему работнику?

Да. ИП, который нанял работников по трудовому договору, выступает работодателем по части 5 статьи 20 ТК РФ, и обязанность по статье 62 ТК РФ распространяется на него полностью. Срок и бесплатность те же. За нарушение ИП отвечает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.

Можно ли выдать справку кандидату, с которым трудовой договор ещё не подписан?

Обязанности выдавать такую справку статья 62 ТК РФ не устанавливает: кандидат не становится работником только из-за намерения трудоустроиться. Справка о будущем намерении принять на работу не подтверждает состоявшийся приём. Указывать в ней дату приёма, которой ещё нет, нельзя.

Сколько действует справка о приёме на работу?

Универсального срока действия у справки о работе нет: его не устанавливают ни статья 62 ТК РФ, ни ГОСТ Р 7.0.97-2025. Требования к давности справки определяет получатель. Работнику стоит узнать их до подачи заявления, а работодателю — указать в справке дату выдачи, по которой получатель проверит давность.

Что такое НОБД при приёме педагога и применяется ли это в России?

Запросы про НОБД относятся к Казахстану: систему приёма педагогов там регулирует совместный приказ министров Казахстана от 31.03.2025 № 57 и № 96. В России справку о приёме педагога выдают по статье 62 ТК РФ на общих основаниях. При приёме педагога работодатель запрашивает справку об отсутствии судимости, если к должности не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию. Такая справка подписывается представителем МВД и выдаётся в электронном или бумажном виде.

Может ли банк или другая организация запросить справку о работнике напрямую у работодателя?

По общему правилу ответить на такой запрос без письменного согласия работника нельзя. Статья 88 ТК РФ разрешает передавать сведения о работнике третьим лицам только с его письменного согласия, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и других исключений, установленных законом. Статья 7 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ запрещает раскрывать такие сведения без согласия, если иное не предусмотрено федеральным законом. Практичнее выдать справку самому работнику по его заявлению, чтобы он передал её получателю.