Приём на работу: сроки оформления документов в 2026 году

Приём на работу оформляется трудовым договором до того, как человек приступил к работе, а три рабочих дня из части 2 статьи 67 ТК РФ — это срок на письменное оформление договора после фактического допуска, а не на оформление вообще. Приказ о приёме с 2021 года необязателен: статья 68 ТК РФ оставляет его на усмотрение работодателя. Ознакомить работника с ПВТР и другими локальными актами нужно до подписания договора. Дальше сроки расходятся: подраздел 1.1 ЕФС-1 — следующий рабочий день, военкомат — 5 дней, трудовая книжка — когда отработано свыше 5 дней. Подписали договор до выхода — считаете сроки от даты заключения; допустили без договора — от дня допуска.

Разберём каждый срок отдельно: от чего он отсчитывается, в каких днях считается и что именно нарушается при опоздании. Покажем чек-лист действий до первого рабочего дня и порядок, при котором комплект закрывается за часы. Отдельно собрали сроки для педагогов, иностранцев, совместителей и бывших госслужащих: там к базовому комплекту добавляются документы, о которых вспоминают уже после выхода человека. Штрафы по статье 5.27 КоАП, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите трудовой договор с реквизитами сторон, условием об испытании и разделами об оплате и рабочем времени прямо здесь: конструктор подставит данные в текст и отдаст готовый файл .docx.

Какой срок даётся на оформление документов при приёме на работу

Единого срока оформления приёма в Трудовом кодексе нет. Есть набор самостоятельных сроков, каждый со своей точкой отсчёта и своим адресатом: один считается от даты допуска к работе, другой от даты заключения договора, третий от фактически отработанных дней. Путаница начинается там, где кадровая служба держит в голове одну цифру — три дня — и подтягивает под неё всё остальное.

Ниже собраны сроки, которые касаются приёма одного работника в 2026 году. Таблица построена по точкам отсчёта, потому что именно они чаще всего теряются.

Из таблицы видно, что самый короткий срок — вовсе не трёхдневный. ЕФС-1 уходит уже на следующий рабочий день, и ошибка здесь дороже: пропущенный отчёт в Социальный фонд виден внешнему контролю без всякой проверки, а незакрытый вовремя трудовой договор обнаруживается только при жалобе или инспекционной проверке.

Три рабочих дня при фактическом допуске: аварийный срок, а не график работы

Часть 2 статьи 67 ТК РФ описывает ситуацию, которой в нормальном процессе быть не должно. Работника допустили к работе с ведома или по поручению работодателя, договор при этом не подписан, и с этого момента отношения уже считаются трудовыми. Три рабочих дня дают на то, чтобы привести форму в соответствие с фактом.

Отсчёт идёт со дня фактического допущения к работе, в рабочих днях по календарю пятидневной или шестидневной недели, установленному у работодателя. Человек вышел в пятницу — при пятидневке договор должен быть подписан не позднее среды. Ни резюме, ни оффер, ни переписка в мессенджере срок не сдвигают.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Фактический допуск приравнивается к заключению договора. Как только человек начал работать с ведома работодателя, отношения возникли, и дальше речь идёт только о том, насколько быстро вы оформите их письменно. Проверьте по журналу пропусков, по логам корпоративной почты и по табелю, с какого дня человек реально работает: именно эта дата, а не дата на бланке договора, будет отправной точкой для инспектора.»

Второй частый вопрос — испытательный срок. Условие об испытании действует, только если оно есть в трудовом договоре. При фактическом допуске без договора испытание сохраняется лишь тогда, когда стороны оформили его отдельным соглашением до начала работы. Подписали договор на четвёртый день и вписали в него испытание задним числом — условие оспоримо, и работник, уволенный по результатам испытания, восстанавливается. Сами сроки испытания стандартны: не более 3 месяцев, для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и руководителей филиалов — не более 6 месяцев, для договора сроком от 2 до 6 месяцев — не более 2 недель. С 1 сентября 2026 года запрет на испытание распространён на женщин с детьми до трёх лет: раньше порог был полтора года.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что должно быть закрыто до первого рабочего дня

Срок оформления срывается не в кадровой службе, а на подготовке. К моменту, когда человек вышел, часть действий уже физически невозможно выполнить вовремя: медосмотр занимает несколько дней, справка об отсутствии судимости выдаётся не мгновенно, ключ электронной подписи не выпускается за час.

До первого рабочего дня проверьте семь позиций:

1. Должность есть в штатном расписании и её наименование совпадает с тем, что пойдёт в договор. С 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Если наименование или код должности меняется, потребуются приказ об изменении штатного расписания и обновление кадровой программы.
2. Комплект документов кандидата собран по статье 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании, при необходимости медицинская книжка.
3. Проверено, нужны ли справки под конкретную должность: об отсутствии судимости, о том, что лицо не подвергалось наказанию по КоАП за употребление запрещённых веществ.
4. Предварительный медосмотр пройден, если он обязателен для этой работы, и заключение получено на руки.
5. Локальные нормативные акты готовы к ознакомлению: ПВТР, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда.
6. Есть подписант со стороны работодателя и его полномочия подтверждены: доверенность либо приказ о делегировании права подписи кадровых документов.
7. Решён способ подписания: бумага с очной явкой либо КЭДО. Для КЭДО нужны введённый локальный акт о кадровом электронном документообороте, заведённая карточка работника и выпущенный ключ подписи.

Ознакомление с локальными актами — самое уязвимое место в этом списке. Статья 68 требует, чтобы оно прошло до подписания трудового договора, и на бумаге доказать очерёдность практически нечем: и лист ознакомления, и договор датированы одним днём.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Ознакомление с локальными актами допустимо до подписания договора или одновременно с ним, но не позже — позже это уже нарушение статьи 68. В бумажном варианте очерёдность подтверждается только датой, а в электронном её фиксирует метка времени в системе, вплоть до минуты. Если у вас идёт спор об ознакомлении, выгрузите журнал действий и посмотрите, что открывалось раньше: лист ознакомления или карточка договора.»

Как уложиться в срок оформления приёма: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. За 3-5 рабочих дней до выхода направьте кандидату перечень документов по статье 65 ТК РФ и направление на медосмотр, если он обязателен. Зафиксируйте дату отправки.
2. Шаг 2. Подготовьте проект трудового договора с обязательными условиями: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте, гарантии за вредность. Отдельно проверьте условие об испытании.
3. Шаг 3. В день выхода, до подписания договора, ознакомьте работника с ПВТР и остальными локальными актами под подпись или под электронную подпись.
4. Шаг 4. Подпишите договор в двух экземплярах, второй отдайте работнику под подпись о получении. В КЭДО экземпляр считается переданным, когда он доступен работнику в личном кабинете.
5. Шаг 5. Издайте приказ о приёме, если он вам нужен для внутреннего учёта, и проведите вводный инструктаж по охране труда до допуска к самостоятельной работе.
6. Шаг 6. На следующий рабочий день после заключения договора или издания приказа сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1.
7. Шаг 7. В течение 5 дней направьте сведения в военкомат, если работник подлежит воинскому учёту, и в течение 3 рабочих дней — уведомление в МВД, если работник иностранный гражданин.

В сервисе Добыто карточка сотрудника заводится администратором до первого рабочего дня, а комплект документов собирается из шаблона по заданному маршруту подписания: кадровик выбирает шаблон, система подставляет реквизиты работника и отправляет пакет на подпись. Колонка «Срок» в таблице документов показывает, сколько осталось до контрольной даты по каждому документу.

Образцы документов для оформления приёма на работу

Комплект закрывает базовый сценарий приёма на основное место работы, начинать стоит с трудового договора: приказ и остальные бумаги подстраиваются под его условия, а не наоборот.

Сроки, которые продолжают идти после подписания договора

Подписанный договор закрывает только первый контур. Дальше начинаются сроки перед внешними адресатами, и они считаются от разных событий.

Подраздел 1.1 ЕФС-1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения трудового договора. Приняли человека в среду — отчёт уходит не позже четверга, приняли в пятницу — крайний срок понедельник. Приказ о приёме с 2021 года необязателен, поэтому у работодателей, которые его не издают, точкой отсчёта служит дата заключения договора. Действующие форматы, состав подразделов и порядок представления отчётности выложены в базе знаний по ЕФС-1 на сайте Социального фонда России, и сверять их стоит перед каждой сдачей после обновления форм.

Воинский учёт. 5 дней на направление сведений о принятом работнике, подлежащем воинскому учёту, в военный комиссариат. Норма не уточняет, рабочие это дни или календарные, и на практике безопаснее считать календарные.

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности. Обязанность возникает, когда работник проработал свыше 5 дней и работа является для него основной. Для совместителя запись вносится только по его желанию и по основному месту работы.

Охрана труда. Вводный инструктаж проводится до начала самостоятельной работы, инструктаж на рабочем месте — непосредственным руководителем работника, а обучение требованиям охраны труда — не позднее 60 календарных дней после трудоустройства.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «60 календарных дней — это предельный срок, а не длительность обучения. Программа первой помощи занимает 8 часов плюс час на проверку знаний, программа Б — 16 часов плюс час. Начали в понедельник — к пятнице проверка знаний уже пройдена. Растягивать обучение на два месяца смысла нет, а риск при этом реальный: пока протокол не оформлен и не получил регистрационный номер в реестре Минтруда, он недействителен, и работника придётся отстранять.»

Отдельный слой сроков появляется, если компания ведёт кадровые документы электронно. По статье 22.2 ТК РФ согласие на взаимодействие через КЭДО не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж. То есть выпускника вуза без записей о работе можно сразу включать в электронный контур, а кандидата со стажем — только после его письменного согласия. Ошибка здесь отменяет не отдельный документ, а всю электронную переписку с этим работником: суд сначала проверяет право компании вести документы электронно и лишь потом смотрит на конкретную подпись.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Категории работников, у которых сроки и комплект отличаются

Базовый комплект закрывает приём на основное место работы гражданина России без особенностей. Как только появляется хотя бы один дополнительный признак, добавляется документ, срок или внешний адресат.

Самая дорогая строка в этой таблице — справка с основного места работы для совместителя. Её забывают чаще остальных, потому что она не фигурирует в статье 65 как обязательная для всех.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Смысл нормы в том, что нельзя работать во вредных условиях и на основном месте, и по совместительству: организм у человека один. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство вы обязаны выяснить, что у него на основной работе. Не спросили, взяли, человек отработал два года в двойной вредности — отвечать будет работодатель, а не работник. Запрашивайте справку до подписания договора и подшивайте её к личному делу.»

Отдельно про запрос «НОБД приём на работу педагога»: Национальная образовательная база данных — информационная система Республики Казахстан, через HR-модуль которой организации образования размещают вакансии и проводят конкурс на педагогические должности. К российским срокам оформления она отношения не имеет: при приёме педагога в российскую школу действуют статьи 65, 67 и 68 ТК РФ и требования статей 331 и 351.1 ТК РФ о справке об отсутствии судимости.

Что срывает сроки и во сколько обходится опоздание

Опоздание с оформлением редко выглядит как сознательное нарушение. Обычно это цепочка из трёх типовых ситуаций.

Ситуация первая: подписант в отпуске или в командировке. Договор готов, работник вышел, но подписать некому: право подписи не делегировано, а доверенность не оформлена. Решается заранее — приказом об ответственном за кадровые документы и делегировании права подписи. В практике Добыто мы закладываем в маршрут подписания запасного подписанта: если основной не обработал документ в отведённый срок, пакет уходит следующему участнику маршрута, а не зависает.

Ситуация вторая: удалённый работник в другом городе. Комплект уходит курьером или почтой, оригиналы возвращаются через неделю-две. Формально договор считается заключённым с даты подписания обеими сторонами, и восстановить трёхдневный срок постфактум невозможно. Именно этот сценарий чаще всего и приводит компании к КЭДО: доставка перестаёт быть этапом процесса.

Ситуация третья: кандидат не донёс документ. Нет СНИЛС, нет справки о судимости, не пройден медосмотр. Здесь важно различать: отсутствие документа, обязательного для допуска, означает, что человека нельзя допускать к работе вообще, а не что можно допустить и оформить потом.

Цена ошибки считается не по одному эпизоду. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ даёт штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 рублей, на индивидуального предпринимателя — от 5 000 до 10 000 рублей. Допуск к работе без обучения по охране труда обходится в 110 000-130 000 рублей, причём одинаково и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен срок. Штраф считается по каждому работнику, поэтому при приёме группы из 10 человек сумма умножается.

Проверки при этом приходят не только по плану. Прокуратура выезжает по сигналам: несвоевременная выплата заработной платы, жалобы работников, признаки сокрытия трудовых отношений, низкий уровень заработной платы. Уведомление приходит за пару часов до визита. Инспектор спрашивает не только документы, но и самих работников: когда фактически вышли, когда подписали договор, проводился ли инструктаж. Расхождение показаний с датами в документах превращает формально закрытый комплект в доказательство обратного.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если вы приняли кадровое делопроизводство в состоянии, когда приёмы оформлялись как придётся, начните со служебной записки руководителю: зафиксируйте состояние дел на дату вашего прихода и перечислите ответственность по статье 5.27 КоАП. Дальше оформляйте недостающее текущими датами. Инспектор увидит нарушение сроков, но увидит и то, что нарушение выявлено и устранено, — это разница между предупреждением и штрафом.»

Когда КЭДО не ускорит оформление приёма

Электронный документооборот сокращает срок там, где узкое место — подписание и доставка. Если узкое место в другом, эффекта не будет.

КЭДО не ускорит приём, если работники сидят в одном офисе и подписывают документы в кабинете кадровика за пять минут: выигрыш будет в хранении и поиске, но не в скорости оформления. Он не поможет, если срок срывает медосмотр, справка о судимости или согласование вакансии с руководителем — эти этапы лежат вне системы. Не даст эффекта и точечное подключение одного нового сотрудника: до первого электронного документа нужны приказ о введении КЭДО, положение о кадровом электронном документообороте и ознакомление работника с ними, а это отдельный проект, а не действие одного дня.

Не закроет КЭДО и бумажный контур целиком. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, эта позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Журнал инструктажей и бумажная трудовая книжка тоже остаются в бумажном виде. Компания, которая рассчитывает убрать бумагу полностью, получает гибридный процесс, и это стоит закладывать в план сразу.

Отдельная зона риска — первые дни работы человека в системе. В практике Добыто мы отдельно инструктируем новичков перед первым подписанием: суды рассматривают первичное использование системы КЭДО как обстоятельство, при котором ошибочное действие вероятно, и ошибочно сформированное заявление может быть оспорено.

Стоимость подключения КЭДО для оформления приёма в срок

Стоимость складывается из тарифа за сотрудника в месяц и выбранного набора функций: виды подписи, шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа: на «Старте» ограничение по количеству сотрудников, на «Бизнесе» действует минимальный годовой платёж. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в каждый пакет.

Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Это удобно компаниям с сезонным набором, у которых численность в пик найма вырастает в разы.

Выводы

Единого срока на оформление приёма не существует. Трудовой договор подписывается до начала работы, три рабочих дня по части 2 статьи 67 ТК РФ — это аварийный срок для ситуации, когда работника уже допустили без договора. Самый короткий из реальных сроков — подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день после заключения договора или издания приказа. Дальше идут 3 рабочих дня на уведомление МВД по иностранцу, 5 дней на военкомат, 10 дней на сообщение по последнему месту службы бывшего госслужащего и 60 календарных дней на обучение по охране труда. Практически каждое опоздание упирается не в кадровую службу, а в подготовку: не пройден медосмотр, не делегировано право подписи, не выпущена подпись работника.

Мы в Добыто занимаемся именно этим контуром: собираем комплект приёма по шаблону с маршрутом подписания, ведём карточку работника и электронный архив, показываем по каждому документу оставшийся срок и выгружаем журнал действий, когда нужно подтвердить дату и очерёдность подписания. Компаниям с удалёнными и распределёнными командами это снимает основную причину срыва трёхдневного срока — доставку бумаги.

Частые вопросы

Можно ли подписать трудовой договор задним числом, если человек работает уже вторую неделю?

Дата в договоре должна соответствовать фактическому положению дел. Правильный порядок — указать в договоре реальную дату начала работы и подписать его текущей датой. Нарушение срока при этом сохранится, но нарушение перестанет быть длящимся, и у компании появляется основание просить предупреждение вместо штрафа по части 4 статьи 5.27 КоАП. Подделка даты создаёт второй риск: расхождение с табелем, журналом пропусков и логами корпоративных систем инспектор находит опросом работников за пятнадцать минут.

Три рабочих дня считаются по календарю компании или по общему производственному календарю?

По режиму работы, установленному у конкретного работодателя. При пятидневке с выходными в субботу и воскресенье допуск в пятницу даёт крайний срок в среду. При шестидневке отсчёт другой. Нерабочие праздничные дни в счёт рабочих дней не входят в любом варианте.

Нужно ли заводить личную карточку по форме Т-2 и в какой срок?

С 1 сентября 2021 года ведение личной карточки не обязательно: порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, требования дублировать записи в карточке не содержит. Компания вправе продолжать вести Т-2 для внутреннего учёта, закрепив это в локальном акте, но срок в этом случае она устанавливает сама, и претензий по нему не будет.

Кандидат не принёс СНИЛС или трудовую книжку к первому рабочему дню. Что делать?

Отсутствие СНИЛС основанием для отказа не является: если человек устраивается впервые, работодатель сам оформляет его регистрацию в системе персонифицированного учёта. Трудовая книжка не предъявляется при первом трудоустройстве и при приёме по совместительству. При её утрате работник пишет заявление о выдаче дубликата, а договор при этом заключается в общем порядке. ИНН при приёме требовать нельзя вовсе: его отсутствие не мешает сдавать отчётность.

Работник вышел, а второй экземпляр договора ему так и не отдали. Это нарушение?

Да. Часть 1 статьи 67 ТК РФ требует передать один экземпляр работнику, а получение подтверждается его подписью на экземпляре работодателя. В электронном виде экземпляр считается переданным, когда документ доступен работнику в личном кабинете и это зафиксировано в системе. Работник вправе письменно потребовать выдачи документов, связанных с работой, и работодатель обязан выдать их в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ.

Что такое НОБД и действуют ли при приёме через эту систему российские сроки?

НОБД — Национальная образовательная база данных Республики Казахстан. Через её HR-модуль организации образования размещают вакансии и проводят электронный конкурс на замещение педагогических должностей. Это казахстанская процедура, и российские сроки оформления к ней не применяются. При приёме педагога в российскую образовательную организацию действуют статьи 65, 67 и 68 ТК РФ, а также ограничения статей 331 и 351.1 ТК РФ, требующие справку об отсутствии судимости до допуска к работе.

Можно ли принять работника в штат и оформить всё электронно в первый же день?

Можно, если электронный документооборот уже введён: есть локальный нормативный акт о КЭДО, определён перечень документов и категорий работников, работник ознакомлен с актом и у него выпущен ключ подписи. Для принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату отдельное согласие на КЭДО не требуется, для остальных нужно письменное согласие. Вид подписи для трудового договора определяется статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ: простая электронная подпись здесь не подходит.