Трудовая книжка образец записи о приеме нового сотрудника в компанию

Трудовая книжка образец записи о приеме нового сотрудника в компанию требует заполнения 4 граф: порядкового номера, даты начала работы, должности и документа-основания. Над записью в графе 3 указывают полное и при наличии сокращенное наименование работодателя. Запись вносят не позднее 5 рабочих дней; сведения о приеме в СФР передают не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового основания. Бумажный образец нужен сотруднику, которому продолжают вести книжку. Для впервые трудоустроенных после 31.12.2020 формируют только электронные сведения, поэтому покупать им бумажный бланк не требуется.

Учебный образец позволяет проверить расположение реквизитов и отделить дату приема от даты приказа или договора. Отдельно разобраны оформление без приказа, совместительство и прием дистанционного работника: для этих ситуаций меняются основание или порядок передачи книжки. Во второй половине материала находятся правила сверки с ЕФС-1 на 2026 год, способы исправления, стоимость электронного оформления и контрольный список. Шаблоны помогают подготовить документы, но названия должностей и даты необходимо переносить из вашего комплекта приема.

Образец записи о приеме: что написать в четырех графах

Рабочая формулировка для учебного примера: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам». Подразделение указывают, если работа в нем предусмотрена трудовым договором. Если договор содержит только должность, в запись не добавляют отдел по собственной инициативе.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. На 03.10.2026 он действует; срок действия установлен до 01.09.2027. Пункты 9-10 определяют основание записи и заполнение раздела «Сведения о работе». Образец относится к трудовым отношениям в Российской Федерации.

Таблица показывает заголовок работодателя и отдельную строку приема. Наименование «Альфа», даты и номера документов условные; это учебный образец, а не сведения о реальном работнике.

Номер 1 подходит только для первой нумерованной записи. Если трудовая книжка сотрудника уже содержит записи, нумерацию продолжают, а новый заголовок работодателя отдельного номера не получает. Дата в графе 2 остается датой начала работы, даже когда приказ оформлен раньше.

Какие сведения не добавляют в строку приема

В записи не указывают размер зарплаты, условие об испытании и срочный характер договора. Для строки приема пункт 10 Порядка № 320н предусматривает сведения о работе, должности, профессии или специальности с квалификацией. Условия договора нельзя переносить в книжку целиком: кадровое основание содержит больше информации, чем требуется для этой записи.

Название должности переписывают без произвольного сокращения. Дату оформляют арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырехзначный. В графе основания пишут «Приказ», а не «пр.»; пункт 3 Порядка № 320н прямо запрещает такие сокращения. Отдельную запись о приеме не требуется заверять печатью или подписью работника.

Если должность или подразделение в договоре и приказе расходятся, сначала устраняют расхождение в основании. Специалист по кадрам не выбирает подходящий вариант по памяти и не переносит в книжку название из вакансии. После сверки в записи остаются документально подтвержденные сведения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Шаблоны основания приема и проверки трудовой книжки

Комплект включает документы приема и последующего контроля; сначала сверяют трудовой договор, затем выбранное основание записи.

Документ-основание: приказ или трудовой договор

Прием оформляют трудовым договором, а приказ работодатель вправе издать дополнительно. Статья 68 ТК РФ не делает приказ обязательным. Если в компании приказ оформляют, его содержание должно соответствовать условиям заключенного договора; для записи в книжке используют реквизиты этого приказа.

При отсутствии приказа в графе 4 допускается указать трудовой договор. Такой вариант разъяснен письмом Минтруда России от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862. Письмо объясняет применение нормы, но не устанавливает самостоятельную обязанность издавать или отменять кадровый приказ.

Для условного примера без приказа графа 4 выглядит так: «Трудовой договор от 02.10.2026 № 14-ТД». Остальные графы заполняют по сведениям о приеме. Дату подписания договора нельзя автоматически копировать в графу 2: стороны могут определить другую дату начала работы. В учебном образце дата основания — 02.10.2026, а начало работы — 03.10.2026.

В Добыто базовые шаблоны документов входят в тариф «Старт», кастомные шаблоны предусмотрены тарифом «Бизнес». Шаблон помогает собрать основание приема; наименование работодателя, должность и дату начала работы специалист по кадрам проверяет по конкретному договору. Бумажная запись остается отдельным действием.

Как внести запись о приеме: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Установить, ведется ли работнику бумажная трудовая книжка и является ли работа основной. Для первой работы после 31.12.2020 бумажный бланк не оформляют.
2. Шаг 2. Сверить дату начала работы, должность и предусмотренное договором подразделение. При наличии приказа проверить совпадение сведений в обоих документах.
3. Шаг 3. В графе 3 написать заголовок с полным и при наличии сокращенным наименованием работодателя. Графы номера, даты и основания на строке заголовка не заполнять.
4. Шаг 4. В следующей строке графы 1 продолжить нумерацию. В графе 2 проставить дату приема в формате с двузначными числом и месяцем и четырехзначным годом.
5. Шаг 5. В графе 3 внести формулировку приема с должностью или работой; подразделение добавить только при соответствующем условии договора.
6. Шаг 6. В графе 4 указать название, дату и номер документа-основания. Приказ использовать, если он издан; при его отсутствии внести реквизиты трудового договора.
7. Шаг 7. Проверить заполненные графы и отдельно проконтролировать представление сведений о приеме в СФР. Завершение бумажной записи не подтверждает сдачу ЕФС-1.

После заполнения проверяют не только отсутствие опечаток. Должность, дата и основание должны описывать одно кадровое событие; расхождение между документами требует отдельного устранения. В контрольном комплекте сохраняют основание записи и подтверждение передачи электронных сведений.

Когда бумажная запись нужна, а когда образец не применяется

Наличие старой трудовой книжки у кандидата само по себе не означает, что новый работодатель должен продолжать ее вести. Работник мог выбрать электронные сведения и получить книжку на руки для хранения. До внесения записи устанавливают его действующий формат учета и характер нового трудоустройства.

Сценарная таблица помогает определить, применяется ли бумажный образец. Передача сведений в СФР обязательна и при сохранении бумажной книжки.

Формат учета и режим работы проверяют отдельно. Совместительство не превращает бумажный учет в электронный, а дистанционная работа не освобождает работодателя от передачи сведений в СФР.

Важный нюанс из практики: Перечень документов приема нельзя расширять внутренним регламентом. Отсутствие характеристики от предыдущего работодателя не заменяет законное основание для отказа. Специалист по кадрам проверяет необходимость каждого дополнительного документа, прежде чем включить его в запрос кандидату.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я проверяю, каким правовым основанием предусмотрен дополнительный документ. Внутренний регламент компании сам по себе не позволяет требовать характеристику или справку о доходах с предыдущего места. Если законного основания нет, отсутствие такой справки нельзя использовать для отказа в приеме.»

Бумажная книжка и электронный договор учитываются отдельно

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) охватывает электронное создание, подписание и хранение кадровых документов. Электронная трудовая книжка — сведения о трудовой деятельности в ресурсах Социального фонда России (СФР). Перевод договора в КЭДО не прекращает ведение бумажной книжки сотрудника, который сохранил этот формат.

Для дистанционного работника статья 312.2 ТК РФ допускает передачу книжки заказным письмом с уведомлением. Работодатель-ИП также ведет книжки работников при наличии установленных условий: исключение касается физических лиц, которые не являются ИП. В конкретном комплекте приема фиксируют, кто передал оригинал и какое основание использовано для записи.

Сроки записи и ЕФС-1: два разных контрольных события

С 30.12.2025 применяется форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. В подразделе 1.1 отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ» для дистанционной и надомной работы. Прием дистанционного сотрудника отражают по действующему порядку; старые коды нельзя переносить из прежнего шаблона.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для бумажной записи пункт 9 Порядка № 320н устанавливает срок не позднее 5 рабочих дней. Условие ведения книжки для основной работы свыше 5 дней из пункта 2 и срок внесения записи из пункта 9 регулируют разные вопросы. Работодатель не использует пятидневный срок бумажной записи как отсрочку отчетности.

Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», пункт 5 статьи 11, требует передать сведения о приеме не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, другого подтверждающего документа или принятия решения. Если приказ не издавали и основанием выступает заключенный трудовой договор, ориентируются на его заключение. Начало работы в будущем не дает права отложить подачу до фактического выхода сотрудника.

Актуальную форму, порядок заполнения и сроки можно сверить на странице СФР предоставления ЕФС-1. Такая проверка нужна при обновлении учетной программы и перед использованием ранее сохраненного шаблона. Внутренний контроль завершают проверкой результата приема отчета фондом.

Важный нюанс из практики: В учебном материале о документах приема может сохраниться прежнее название отчетной формы. Полезная последовательность оформления не подтверждает актуальность сроков и реквизитов. Перед применением инструкции специалист по кадрам отдельно сверяет название формы, ее действующую редакцию и срок подачи.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы отдельно проверяем сроки, названия форм и реквизиты, когда используем ранее подготовленный материал. Логику оформления можно сохранить, но актуальность конкретных требований нужно проверить заново. Перед применением инструкции сверяйте эти элементы.»

Как проверить электронные сведения и учтенные периоды работы

Работник получает СТД-СФР через Госуслуги, СФР или МФЦ и сопоставляет сведения с кадровым основанием. СТД-Р содержит сведения за период работы у выдавшего документ работодателя; она не заменяет выписку по всем работодателям. Если бумажная книжка не ведется, работодатель выдает сведения по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения договора.

Для проверки стажа одной строки приема недостаточно. Даты начала и окончания периодов сопоставляют с документами и сведениями индивидуального лицевого счета. Калькулятор стажа по трудовой книжке выполняет расчет по введенным датам, но не подтверждает, что период учтен СФР. Ошибка исходной даты останется в результате расчета.

Электронные сведения по общему правилу формируются с 2020 года. Бумажную книжку сохраняют как подтверждение более ранней работы; отсутствие старого периода в обычной электронной выписке само по себе не означает его утрату. Для вопроса о пенсионном стаже дополнительно проверяют лицевой счет.

В Добыто электронный архив предусмотрен тарифом «Бизнес». Хранение электронного основания приема и ведение сведений СФР решают разные задачи: наличие договора в архиве не подтверждает, что событие появилось в электронной трудовой книжке. Проверку фонда выполняют отдельно от проверки внутреннего архива.

Как исправить ошибку, не создавая новую неточность

Неверную запись в разделе «Сведения о работе» не зачеркивают. Пункт 12 Порядка № 320н предусматривает признание записи недействительной и внесение правильной. Сначала определяют, где возникла неточность: в записи, в кадровом основании или в переданных электронных сведениях.

Исправление в разделе со сведениями о работе

Если специалист по кадрам переписал должность неверно, а основание оформлено правильно, исправление выполняют по подтверждающему документу. В книжке появляется новая запись с признанием прежней недействительной и правильными сведениями. Нельзя стирать текст, закрашивать его корректором или незаметно менять номер и дату первоначальной строки.

Неточную запись исправляет внесший ее работодатель. В предусмотренных Порядком случаях исправление может сделать новый работодатель на основании официального документа прежнего работодателя. Просьба сотрудника объясняет необходимость проверки, но сама по себе не подтверждает другую должность или дату приема.

Исправление сведений, переданных в СФР

Корректировка бумажной книжки не исправляет электронные сведения автоматически. По статье 66.1 ТК РФ работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить неверные сведения и направить их в СФР. Если расхождение есть в обоих форматах, проверяют результат каждой корректировки.

Практический результат проверки — согласованность кадрового основания, бумажной записи при ее ведении и электронного события. До устранения расхождения нельзя считать оформление завершенным только потому, что один из документов выглядит правильно.

Стоимость электронного оформления приема и хранения документов

Стоимость КЭДО зависит от тарифа, численности сотрудников и состава функций. Электронное оформление трудового договора не включает автоматическое внесение записи в бумажную книжку: эта обязанность остается у работодателя. Отдельная цена за заполнение одной записи на тарифной странице не опубликована.

В тарифе «Бизнес» действует условие: минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Цена «от» не означает отсутствие минимального платежа; условия уточняют по тарифам КЭДО Добыто. Значения приведены из предоставленной тарифной страницы, использованной при подготовке материала на 03.10.2026.

Для готового модуля 1С:ЗУП на странице указан срок установки и настройки за 1 день. Этот срок относится к модулю, а не ко всему внедрению КЭДО, сбору документов или записи в трудовой книжке. Сроки выпуска подписей в предоставленных условиях не указаны, поэтому обещать их выпуск в день приема нельзя.

Риски ошибок и контрольный список перед завершением приема

Перенос даты приказа в графу даты приема создает неверный период работы. За нарушение трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностного лица и ИП — 1 000-5 000 руб., для юридического лица — 30 000-50 000 руб. Опечатка не означает автоматического назначения штрафа: квалификация зависит от обстоятельств нарушения.

Для нарушения срока представления сведений о трудовой деятельности часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусматривает должностному лицу предупреждение или штраф 300-500 руб. Санкцию 500 руб. за застрахованное лицо, известную по другим сведениям персонифицированного учета, нельзя автоматически приписывать любой ошибке в подразделе 1.1 ЕФС-1. Бумажную запись и отчетность проверяют по разным правилам ответственности.

Экономия на сверке документов оборачивается необходимостью исправлять основание и сведения учета. Точную стоимость повторной работы без данных конкретного работодателя рассчитать нельзя. До завершения приема специалист по кадрам проверяет следующие условия.

• Работнику действительно продолжают вести бумажную книжку; исключения для первого трудоустройства и электронного учета проверены.
• Заголовок работодателя содержит полное и при наличии сокращенное наименование.
• Номер записи продолжает предыдущую нумерацию; дата в графе 2 соответствует началу работы.
• Должность и указанное подразделение совпадают с кадровым основанием.
• В графе 4 стоят реквизиты реально оформленного приказа или трудового договора.
• Срок бумажной записи проверен независимо от срока передачи сведений в СФР.
• Отчет подан по действующей форме; результат его приема проверен.
• При обнаруженном расхождении исправление выполнено в каждом затронутом формате учета.

Такой контроль позволяет установить конкретное незавершенное действие: заполнение книжки, исправление основания или корректировку отчета. Прием не закрывают одним общим статусом, пока эти действия требуют выполнения.

Выводы

Для бумажной записи нужны подтвержденные дата начала работы, должность и реквизиты основания. Формат учета устанавливают до заполнения, а сроки внесения записи и передачи события в СФР контролируют отдельно. При расхождении исправляют именно тот документ или сведения, где возникла неточность.

Добыто предоставляет шаблоны кадровых документов и электронный архив в рамках соответствующих тарифов. Эти инструменты поддерживают оформление основания приема; проверка бумажной книжки и результата передачи сведений в СФР сохраняется в кадровой процедуре работодателя.

Частые вопросы о трудовой книжке при приеме

Что делать, если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы?

По пунктам 32-33 Порядка № 320н оформляют вкладыш, если заполнены все страницы соответствующего раздела. Вкладыш составляет неотъемлемую часть книжки и без нее недействителен. Запись о приеме не переносят в другой раздел только ради свободного места.

Можно ли оформить новую книжку, если прежняя потеряна?

Статья 65 ТК РФ предусматривает оформление новой книжки по письменному заявлению работника с указанием причины утраты или повреждения. Правило не применяется, если бумажная книжка этому работнику не ведется. Оформление нового бланка не подтверждает автоматически все прежние периоды работы: для их восстановления нужны документы.

Можно ли после выбора электронного учета снова вести бумажную книжку?

Обратный переход к ведению работодателем бумажной книжки не предусмотрен. Выданную после выбора электронного учета книжку работник хранит для подтверждения прежней трудовой деятельности. Новый работодатель отражает прием в электронных сведениях, даже если сотрудник принес старый бумажный документ.

Нужна ли бумажная книжка несовершеннолетнему при первой работе?

Если первое трудоустройство состоялось после 31.12.2020, сведения формируют только электронно. Возраст работника не меняет это правило. Гарантии и ограничения приема несовершеннолетнего проверяют отдельно от выбора формата трудовой книжки.

Вносится ли договор ГПХ в бумажную трудовую книжку?

Сам по себе гражданско-правовой договор не является основанием для записи о приеме на работу. Сведения о договорах ГПХ, подпадающих под правила персонифицированного учета, отражают в подразделе 1.1 ЕФС-1. Отчетность по такому договору не превращает исполнителя в работника по трудовому договору.

Кто вносит совместительство, если основного места работы уже нет?

Порядок № 320н допускает обращение к работодателю, у которого человек работал по совместительству. Внесение сведений зависит от желания работника и подтверждающего документа. Отсутствие текущего основного работодателя не означает, что запись можно сделать самостоятельно.

Можно ли добавить запись о приеме за прошлый период?

Позднее внесение сведений должно опираться на надлежащее документальное основание, подтверждающее трудовые отношения и период работы. Пункты 9-10 и положения о восстановлении сведений Порядка № 320н не разрешают создавать фиктивные кадровые документы задним числом. Сначала устанавливают основание и действительные даты, затем определяют порядок внесения или исправления записи.