Устройство трудовой книжки какие разделы в ней есть и что там пишут

Устройство трудовой книжки задано приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: в ней есть титульный лист, раздел «Сведения о работе», раздел «Сведения о награждении», а когда страницы одного из разделов заканчиваются, к книжке оформляют вкладыш. В разделе о работе каждая запись занимает 4 графы: номер, дата, содержание и документ-основание с датой и номером. Записи о приёме, переводе, квалификации и награждении вносят не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения, без сокращений и в точном соответствии с приказом. Дисциплинарные взыскания в книжку не вносят, если только взысканием не стало увольнение. У тех, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, бумажной книжки нет: сведения ведутся только в электронном виде. У тех, кто работал раньше, бумажная книжка остаётся носителем записей до 2020 года.

Ниже — что пишут в каждом разделе и графе, какие записи вносят только по желанию работника, как исправляют ошибку без зачёркивания и когда нужен дубликат. Отдельно показано, чем бумажная книжка отличается от СТД-Р и СТД-СФР и почему её нельзя перевести в КЭДО. Сроки выдачи книжки и копий, штрафы за ошибки в записях, судебный пример 2025 года, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Из чего состоит трудовая книжка: титульный лист, два раздела и вкладыш

Форма бумажной трудовой книжки и порядок её ведения утверждены одним документом — приказом Минтруда № 320н, который действует до 01.09.2027. Порядок ведения и хранения книжек вынесен в приложение № 2 к приказу, и все пункты, на которые мы ссылаемся ниже, взяты из него. Устроена книжка так, что у каждой части своё наполнение, свой документ-основание и свой порядок исправления.

Из таблицы видно, что зачёркивание допустимо только на титульном листе и только для смены личных данных. В разделах о работе и награждении любое зачёркивание — нарушение порядка, даже если запись по существу верная.

Общие требования ко всем разделам задаёт п. 3 Порядка: записи делают светостойкими чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета, даты пишут арабскими цифрами, день и месяц двузначные, год четырёхзначный. Запись вида «01.09.2025» соответствует порядку, «1.9.25» — нет. Проверить свою книжку на это требование можно за минуту: достаточно пролистать графу 2 раздела о работе.

Титульный лист: какие данные и на основании каких документов

Фамилию, имя, отчество при наличии и дату рождения переносят на титульный лист из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Образование, профессию и специальность записывают по документам об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а не со слов работника.

Титульный лист подписывают 2 человека: сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После подписей ставят печать организации или кадровой службы, но п. 2 Порядка оговаривает это словами «при наличии печати»: для работодателя без печати требование не действует.

Смена фамилии или исправление даты рождения

Для титульного листа действует отдельное правило п. 7 Порядка. Прежние ФИО или дату рождения зачёркивают одной чертой и рядом пишут новые. Ссылку на документ-основание — свидетельство о браке, решение об изменении имени, новый паспорт — с номером, датой и органом, который его выдал, размещают на внутренней стороне обложки. Запись заверяет подписью работодатель или уполномоченное им лицо и ставит печать при наличии. Работнику, который сменил фамилию, нужно принести в отдел кадров подтверждающий документ: без его реквизитов ссылку на обложке оформить нельзя.

Раздел «Сведения о работе»: что пишут в графах 1-4

Каждая запись в разделе о работе раскладывается по 4 графам, и у каждой графы своё назначение по п. 10 Порядка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Графа 4 связывает запись с приказом. Если реквизиты в ней не совпадают с реквизитами приказа в личном деле, запись теряет опору на документ-основание, и при споре о стаже или основании увольнения это всплывает первым.

Какие записи вносят в раздел о работе

Перед записью о приёме в графе 3 указывают заголовком полное наименование организации, а также сокращённое, если оно есть. Дальше идёт сама запись о приёме: должность, работа, специальность, профессия, квалификация, а структурное подразделение — когда оно названо в трудовом договоре как условие. Обязательные записи по пп. 9-13 Порядка:

• приём на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• квалификация;
• увольнение с причиной и ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ или другого федерального закона;
• переименование работодателя: отдельная запись в графе 3 с прежним и новым наименованием, в графе 4 основание (п. 13).

Записи о приёме, переводе и квалификации вносят не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, об увольнении — в день увольнения. Текст переносят из приказа дословно и без сокращений: «зам. гл. бух.» вместо «заместитель главного бухгалтера» — нарушение п. 10 Порядка.

Запись об увольнении повторяет формулировку ТК РФ или другого федерального закона. Например, при увольнении по собственному желанию пишут «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», а в графе 4 указывают приказ об увольнении с датой и номером.

Записи, которые вносят только при условии

Работу по совместительству в книжку вносят только по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего совместительство (п. 11). Без заявления работника совместитель в основной книжке не появляется. Записи о военной и иной профессиональной служебной деятельности вносят по месту прохождения службы с учётом специальных законов (п. 14): общей обязанности работодателя вписывать службу в армии по призыву Порядок не устанавливает.

Если работник выбрал электронный формат сведений, при выдаче бумажной книжки в ней пишут: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (п. 35). После этой записи бумажную книжку работодатель больше не ведёт и отдаёт на руки.

Дисциплинарные взыскания — замечание и выговор — в книжку не вносят: это прямо запрещает часть 4 статьи 66 ТК РФ. Исключение одно: когда взысканием стало увольнение, его основание отражают в записи об увольнении.

Раздел «Сведения о награждении»: что вносят и что нет

Перечень записей раздела задаёт п. 25 Порядка: государственные награды и почётные звания; награды Президента и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, а для членов профсоюза — награды профсоюзов; почётные грамоты, нагрудные знаки, значки и дипломы работодателя; иные поощрения, предусмотренные законодательством, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В графе 3 пишут, кто наградил, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 — документ-основание с датой и номером (п. 26). Перед записями о награждении, как и в разделе о работе, указывают наименование организации.

Премии, которые входят в систему оплаты труда и выплачиваются в составе зарплаты, в книжку не вносят: это позиция Минтруда в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824. Премия как отдельное поощрение за трудовые заслуги, установленная коллективным договором или ПВТР именно как мера поощрения, подпадает под п. 25. Проверить, к какой группе относится премия, можно по положению об оплате труда: если она там — в книжку её не пишут.

Как исправляют ошибки: недействительная запись, вкладыш и дубликат

Неточную запись в разделах о работе и награждении исправляет работодатель, который её внёс. Если работник уже уволился, исправить запись может и новый работодатель, но только на основании официального документа прежнего работодателя (п. 12). Без такого документа новый работодатель чужую запись не трогает.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Установите, кто внёс ошибочную запись. Исправляет этот работодатель либо новый работодатель на основании официального документа прежнего.
2. Шаг 2. Подготовьте документ-основание для исправления с датой и номером: на него будет ссылка в графе 4.
3. Шаг 3. В графе 1 поставьте следующий порядковый номер записи, в графе 2 — дату исправления.
4. Шаг 4. В графе 3 напишите: «Запись за номером ___ недействительна», указав номер ошибочной записи.
5. Шаг 5. Следующей строкой внесите правильную запись и укажите в графе 4 документ-основание.
6. Шаг 6. Ошибочную запись оставьте как есть: зачёркивание в разделах о работе и награждении п. 12 Порядка не допускает.

Исправленная запись выглядит как пара строк: признание прежней записи недействительной и новая запись с правильными данными и основанием.

Когда оформляют вкладыш и дубликат

Вкладыш оформляют, когда заполнены все страницы одного из разделов книжки. Он становится неотъемлемой частью книжки и без неё недействителен (п. 32). При выдаче каждого вкладыша на титульном листе ставят штамп «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер (п. 33). Вкладыш без такого штампа — первое, что проверяют при приёме на работу человека с объёмной книжкой.

При утрате книжки работник подаёт письменное заявление работодателю по последнему месту работы, где в книжку вносилась запись. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы документов по учёту, исправлению и выдаче трудовых книжек

В комплекте документы, которые нужны кадровой службе на всём цикле работы с книжкой; начинать стоит с книги учёта движения трудовых книжек, если у вас её ещё нет.

Электронная трудовая книжка и бумажная: где хранятся записи

С 01.01.2020 сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и хранятся в Социальном фонде России. Человек, который впервые поступил на работу после 31.12.2020, получает сведения только в электронном виде: бумажную книжку на него не заводят. Для тех, кто работал раньше, переход на электронный формат остаётся добровольным: работник мог сохранить бумажную книжку или подать заявление о ведении сведений по статье 66.1 ТК РФ.

Работодатель передаёт сведения в СФР в составе формы ЕФС-1. О приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, о переводе и о выборе работником способа ведения трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца. Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 утверждены новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения вместо приказа № 2281, а с 01.07.2026 СФР принимает файлы ЕФС-1 в новом электронном формате. Кадровой службе, которая сдаёт отчётность из учётной программы, стоит сверить, что программа формирует файл по новому формату.

Что есть в электронной книжке и чего в ней нет

Сведения, которые выдаёт СФР, оформляются по форме СТД-СФР. В них входят данные о работнике, даты приёма, увольнения, перевода, приостановления и возобновления трудового договора, работодатель, вид мероприятия, должность, профессия, специальность, квалификация и подразделение. Раздела о награждениях в этом перечне нет. Работодатель по последнему месту работы выдаёт свою форму — СТД-Р.

Полный набор записей до 2020 года в электронную книжку автоматически не переносился: по конкретному работодателю в ней может быть последняя кадровая запись на 01.01.2020, но не вся история. Поэтому бумажную книжку нужно сохранить как источник сведений о работе до 2020 года, даже если сведения уже ведутся электронно. Выписку можно получить в личном кабинете на Госуслугах, у нынешнего или бывшего работодателя по последнему месту работы, в территориальном органе СФР или в МФЦ независимо от места жительства. Порядок и состав сведений СФР описывает на странице об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас есть только в одном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Сценарий работника определяет, где искать записи и каким документом подтверждать работу.

Для работника второй строки бумажная книжка не теряет значения после выбора электронного формата: записи до 2020 года существуют только в ней.

Почему трудовую книжку нельзя перевести в КЭДО

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из-под правил кадрового электронного документооборота трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Трудовой договор, допсоглашения, приказы о приёме и переводе, заявления и согласия в КЭДО переводятся, а запись в бумажной книжке по-прежнему делают от руки на основании бумажного приказа об увольнении.

При настройке КЭДО в Добыто трудовую книжку и приказ об увольнении в перечень электронных документов не включаем: этот перечень компания утверждает в локальном акте, и норма статьи 22.1 ТК РФ задаёт его границу. Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что бумажный документооборот в кадрах неизбежен, это верно только для 4 видов документов из части 3 статьи 22.1: остальной цикл от приёма до заявления об увольнении подписывается электронно.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. У работодателя было положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, согласие работника получено в срок. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл, потому что подпись выдали в день подписания заявления, за работника подписывал другой человек, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте, описан ли этот порядок в вашем локальном акте и есть ли регламент действий при поступлении электронного заявления об увольнении.»

Поэтому мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек действительно умеет работать в системе.

Стаж по трудовой книжке: как его считают

Книжка фиксирует периоды работы по трудовому договору: даты приёма и увольнения в графе 2 и приказы-основания в графе 4. Договоры ГПХ и доход самозанятого в неё не попадают, потому что раздел о работе заполняет только работодатель на основании своих приказов. Общий трудовой, страховой и пенсионный стаж считают по разным правилам, и один «калькулятор стажа по трудовой книжке» для всех целей не подходит.

Для пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам страховой стаж считают по правилам приказа Минтруда № 585н. Период считают в календарном порядке, день окончания включают в расчёт, каждые 30 дней переводят в месяц, каждые 12 месяцев — в год. Если у работника 2 коротких периода по 20 и 15 дней, вместе они дают 35 дней, то есть 1 месяц и 5 дней.

С 16.03.2026 в эти правила включены периоды добровольного страхования на случай временной нетрудоспособности: их подтверждают документы СФР о периоде участия, а не записи трудовой книжки. Самостоятельно сверить свой стаж с 2020 года можно по СТД-СФР, а более ранние периоды — по бумажной книжке, сопоставив даты приёма и увольнения в графе 2.

Выдача трудовой книжки, копии и хранение у работодателя

В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если работника в этот день нет или он отказывается получить книжку, работодатель направляет уведомление о необходимости её забрать либо согласиться на отправку почтой. Факт выдачи кадровая служба фиксирует распиской и записью в книге учёта.

Работающему сотруднику книжка тоже доступна в виде копий. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней бесплатно выдать надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой, в том числе выписку из трудовой книжки.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ. Прежде чем отправлять скан куда-либо, выясните, какой из двух режимов от вас ждут.»

Учёт книжек работодатель ведёт в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей, форму которой разрабатывает сам: в неё вносят принятые от работников книжки и выданные вновь книжки и вкладыши с сериями и номерами (п. 40). Работу по ведению, хранению, учёту и выдаче выполняет лицо, назначенное приказом работодателя (п. 42). Невостребованные после увольнения книжки и дубликаты хранятся у работодателя до востребования по правилам архивного законодательства (п. 43): конкретного числа лет сам Порядок не называет.

Типичные ошибки в записях и во что они обходятся

Ошибки в книжке редко связаны с незнанием формы. Чаще запись делают по памяти, а не по приказу, или откладывают её до удобного момента. Список нарушений, которые чаще всего находят при сверке книжки с приказами:

• Сокращения и пересказ приказа. Запись должна точно повторять текст документа-основания, без сокращений. Расхождение с приказом даёт повод оспорить и должность, и период работы.
• Увольнение без ссылки на норму. Запись об увольнении содержит формулировку ТК РФ или другого федерального закона и ссылку на статью, часть и пункт, а в графе 4 — приказ с датой и номером.
• Нарушение сроков. Приём, перевод, квалификация и награждение — не позднее 5 рабочих дней, увольнение — в день увольнения.
• Зачёркивание. В разделах о работе и награждении исправление идёт только через запись о недействительности.
• Выговор или замечание в книжке. Часть 4 статьи 66 ТК РФ такие записи запрещает.
• Премия из системы оплаты труда в разделе о награждении. Минтруд в письме от 08.04.2025 № 14-1/ООГ-1824 указывает, что такие премии не вносят.
• Вкладыш без штампа на титульном листе. Вкладыш без книжки недействителен, а связь между ними подтверждает штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером.

За нарушение порядка ведения книжек работодателя привлекают по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: должностному лицу грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, юридическому лицу — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное аналогичное нарушение квалифицируют уже по части 2 той же статьи.

Штраф — не самая крупная статья расходов. 24.07.2025 Восьмой кассационный суд общей юрисдикции оставил в силе взыскание с работодателя 121 668 рублей заработка за задержку исправления записи и выдачи трудовой книжки после вступившего в силу решения суда и 10 000 рублей компенсации морального вреда. Сумма сложилась из заработка за весь период, пока работодатель не исполнял решение, а не из санкции КоАП.

Ошибки при переходе кадровых документов в электронный вид

Важный нюанс из практики: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена: без него равнозначности нет. В одном из трудовых споров суд признал электронное уведомление работника законным именно потому, что при приёме на работу тот заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО.

Трудовую книжку это не затрагивает: она остаётся бумажной. Но документы, на основании которых в неё вносят записи о приёме и переводе, в КЭДО подписываются электронно, и графа 4 ссылается уже на электронный приказ. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней проверяем, что сотрудники фактически умеют подписывать документы в системе, до того как через КЭДО пойдут приказы для записей в книжках всего штата.

Стоимость КЭДО для кадровых документов, которые сопровождают трудовую книжку

Сама трудовая книжка в КЭДО не переводится, поэтому тариф оплачивает электронный оборот остальных кадровых документов: трудовых договоров, допсоглашений, приказов о приёме и переводе, заявлений. Итоговая цена зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи.

Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт», при большей численности и необходимости УКЭП или обмена с 1С:ЗУП подходит «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по численности и составу функций собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Бумажная книжка состоит из титульного листа, разделов о работе и о награждении и вкладыша, и у каждой части свой документ-основание и своё правило исправления: на титуле зачёркивают одной чертой, в разделах пишут запись о недействительности. Записи переносят из приказа дословно, в сроки 5 рабочих дней или в день увольнения, без взысканий и без премий из системы оплаты труда. Сведения с 2020 года ведутся в СФР, но история работы до 2020 года остаётся только в бумажной книжке, а сама книжка закон выводит за пределы КЭДО.

Добыто переводит в электронный вид кадровые документы, на которые ссылаются записи в книжке, — от трудового договора до приказа о переводе, — и оставляет на бумаге то, что статья 22.1 ТК РФ на бумаге оставляет. Это снимает основную часть ручной работы кадровой службы, не затрагивая порядок ведения самой книжки.

Частые вопросы о разделах и записях трудовой книжки

Нужно ли отдавать бумажную книжку новому работодателю, если я перешёл на электронный формат?

Нет. После заявления по статье 66.1 ТК РФ работодатель выдаёт бумажную книжку на руки с записью «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности…» и больше её не ведёт. Новый работодатель получает сведения о работе из СФР, а книжку вы храните сами: она подтверждает периоды до 2020 года, которых в электронных сведениях нет.

Можно ли внести запись о приёме до того, как подписан приказ?

Нет. По п. 10 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н, запись вносят на основании приказа, распоряжения или иного решения работодателя, а в графе 4 указывают его дату и номер. Без приказа графу 4 заполнить нечем. После издания приказа на запись есть не более 5 рабочих дней.

Попадают ли награды и грамоты в электронную трудовую книжку?

Нет. В состав сведений СТД-СФР входят даты приёма, перевода, увольнения, приостановления и возобновления трудового договора, должность, квалификация и подразделение, а раздела о награждениях там нет. Если вы перешли на электронный формат, награды, полученные позже, подтверждаются приказом или иным документом о награждении, поэтому копию такого документа стоит запросить у работодателя по статье 62 ТК РФ.

Вносят ли в книжку временный перевод?

Пункты 9-10 Порядка называют перевод на другую постоянную работу. Временный перевод в этот перечень не входит, и запись о нём в раздел о работе не вносят. Если временный перевод затем становится постоянным, запись делают на основании приказа о постоянном переводе в течение 5 рабочих дней.

Что будет, если работник не пришёл за книжкой в день увольнения?

Работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи книжки по части 6 статьи 84.1 ТК РФ. Если работник так и не обратился, книжка хранится у работодателя до востребования и учитывается в книге учёта движения трудовых книжек.