Трудовое соглашение и трудовая книжка связаны как основание и учётная запись: трудовой договор по статье 57 ТК РФ фиксирует место работы, должность по штатному расписанию и дату начала работы, а запись в трудовой книжке подтверждает факт работы и должна точно соответствовать приказу или иному решению работодателя. Запись о приёме вносится не позднее 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения, а сведения о приёме в составе ЕФС-1 уходят в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня. Если работник впервые устроился после 31.12.2020 или выбрал электронную форму, бумажной книжки нет и договор сверяется со сведениями в СФР; если книжка бумажная, сверка идёт по разделу «Сведения о работе».
Ниже — сверочная таблица реквизитов договора и записи, порядок сверки по шагам и сценарии, при которых запись в книжке не появляется при действующем договоре: совместительство, ГПХ, работа до 5 дней, электронная форма учёта. Покажем, как исправить запись без зачёркиваний по приказу Минтруда № 320н и как работнику проверить свои сведения через Госуслуги. Во второй половине статьи — образцы документов, оформление договора в КЭДО при бумажной книжке, стоимость сервиса на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Как связаны трудовой договор, приказ о приёме и запись в трудовой книжке
С 22.11.2021 обязательным документом приёма остаётся только трудовой договор. Статья 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ говорит, что работодатель «вправе» издать приказ о приёме на основании заключённого договора. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать условиям договора. Прежнее правило об ознакомлении работника с приказом в трёхдневный срок из кодекса исключено.
Запись в бумажной трудовой книжке опирается на другой документ. По пунктам 9-10 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, запись вносится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя и должна точно ему соответствовать. Должность указывается с учётом штатного расписания, а реквизиты документа-основания приводятся в графе 4. Цепочка выглядит так: договор задаёт условия, приказ или иное решение переносит их в распорядительный документ, запись в книжке повторяет формулировку основания. Расхождение появляется, когда документы готовят по разным исходникам: договор по шаблону, приказ по штатному расписанию.
Параллельно работает электронный контур. С 01.01.2023 сведения о трудовой деятельности работодатель подаёт в СФР в составе ЕФС-1, подраздел 1.1: при приёме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня. По статье 66.1 ТК РФ эти сведения используются для исчисления стажа, и именно их работник видит в электронной трудовой книжке.
Сроки и основания по каждому документу собраны в таблице.
| Документ | Что фиксирует | Срок оформления | Норма |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Место работы, трудовая функция с должностью по штатному расписанию, дата начала работы; для срочного договора — срок и основание | В 2 экземплярах; при фактическом допуске — письменно не позднее 3 рабочих дней | Статьи 57, 67 ТК РФ |
| Приказ о приёме | Решение работодателя, которое должно соответствовать договору | Издаётся по решению работодателя, не обязателен | Статья 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ |
| Запись в бумажной трудовой книжке | Сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании, награждениях | Приём и постоянный перевод — не позднее 5 рабочих дней; увольнение — в день увольнения | Статья 66 ТК РФ, Порядок № 320н |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня | Статья 66.1 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | Период работы у конкретного работодателя | По заявлению — не позднее 3 рабочих дней; при увольнении — в день прекращения договора | Статья 66.1 ТК РФ |
Из таблицы видно, что договор подписывается раньше всех остальных документов, а запись в книжке может появиться через 5 рабочих дней после сведений в СФР. Сверку разумно проводить после того, как истёк самый длинный срок, иначе отсутствие записи будет выглядеть как расхождение.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если во внутренней инструкции по приёму до сих пор упоминается СЗВ-ТД, проверяйте весь документ: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Устарела одна деталь — значит, проверять нужно все. Сроки, названия форм и реквизиты мы сверяем только с действующей редакцией нормы, а из обзорных материалов берём лишь логику и перечни.»
Перед сверкой соберите экземпляр трудового договора, выписку из штатного расписания, приказ о приёме, если он издавался, и трудовую книжку или выписку сведений о трудовой деятельности.
Какие условия трудового договора должны совпасть с записью в трудовой книжке
Первой сверяется должность. Статья 57 ТК РФ требует указывать в договоре трудовую функцию с должностью по штатному расписанию, а Порядок № 320н — вносить должность в книжку с учётом того же штатного расписания. Оба документа ссылаются на один источник, поэтому разные формулировки должности в договоре и в записи означают, что один из документов составлен не по штатке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
При приёме работник предъявляет трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в составе документов по статье 65 ТК РФ. Исключения два: человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Перечень документов при приёме из статьи 65 ТК РФ может расширить указ Президента или постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности в этот перечень входят, справка о доходах с прошлого места или характеристика — нет. Кандидат вправе их не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Реквизиты, которые сверяются между договором и записью, приведены ниже.
| Реквизит | В трудовом договоре | В трудовой книжке | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Должность | Трудовая функция с должностью по штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ) | Должность с учётом штатного расписания (Порядок № 320н) | Дословное совпадение со штатным расписанием в обоих документах |
| Дата начала работы | Указывается в договоре; если не указана, работник приступает на следующий рабочий день после вступления договора в силу (ст. 61 ТК РФ) | Дата в записи о приёме | Дата записи о приёме совпадает с датой начала работы |
| Документ-основание | Номер и дата договора | Графа 4: реквизиты приказа или иного решения работодателя | Указанный документ существует, и его текст совпадает с записью |
| Характер работы | Основная работа или совместительство | Запись о совместительстве — только по желанию работника и по основному месту работы | Должна ли запись появиться в этой книжке вообще |
| Срок внесения | — | Не позднее 5 рабочих дней с приёма или постоянного перевода | Запись внесена в срок по Порядку № 320н |
Срочный договор даёт дополнительную точку сверки: срок и основание срочности есть только в договоре, а в книжке отражается факт приёма. Перечень оснований для срочного договора в кодексе закрытый, поэтому основание из договора проверяется по ТК РФ, а не по записи.
Лайфхак: если бумажный договор занимает несколько листов, попросите стороны подписать каждую страницу. Нормой это не требуется, но подпись на каждом листе исключает подмену страницы и закрывает спор о содержании договора быстрее, чем сшивка с печатью.
Важный нюанс из практики: ознакомление с локальными актами по статье 68 ТК РФ проводится до подписания договора или в момент подписания, но не позже. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе, и это подтверждает порядок действий надёжнее, чем дата, проставленная от руки.
Как сверить трудовой договор и трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите в договоре обязательные условия по статье 57 ТК РФ: место работы, должность, дату начала работы, а для срочного договора — срок и основание.
- Шаг 2. Сравните должность из договора с действующим штатным расписанием. Формулировка должна совпадать слово в слово.
- Шаг 3. Проверьте, издавался ли приказ о приёме. Если издавался, сверьте его с договором: по статье 68 ТК РФ содержание приказа соответствует условиям договора.
- Шаг 4. Откройте раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке. Сверьте дату приёма, наименование должности и реквизиты документа-основания в графе 4.
- Шаг 5. Сравните запись с электронными сведениями: СТД-Р от работодателя или выпиской с Госуслуг. Учитывайте сроки: ЕФС-1 уходит не позднее следующего рабочего дня, запись в книжку вносится до 5 рабочих дней.
- Шаг 6. При расхождении обратитесь к работодателю, который внёс запись. Неверную запись признают недействительной и вносят новую, зачёркивание не допускается.
Когда трудовой договор есть, а записи в трудовой книжке нет
Бумажную трудовую книжку работодатель ведёт на работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа для него основная (часть 3 статьи 66 ТК РФ). Физическое лицо, которое не зарегистрировано как ИП, трудовые книжки на работников не ведёт. Отсюда несколько законных ситуаций, когда договор подписан, а записи нет.
| Ситуация | Запись в бумажной книжке | С чем сверять договор |
|---|---|---|
| Основная работа свыше 5 дней | Вносится не позднее 5 рабочих дней | С записью и со сведениями ЕФС-1 |
| Работа не свыше 5 дней | Книжка не ведётся | Со сведениями о трудовой деятельности |
| Совместительство | Только по желанию работника, вносит работодатель по основному месту работы | С договором о совместительстве и сведениями о трудовой деятельности |
| Договор ГПХ | Не вносится | С выпиской: начало и окончание договора ГПХ передаются в СФР в составе ЕФС-1 |
| Первая работа после 31.12.2020 или выбрана электронная форма | Бумажной книжки нет, сведения ведутся только в электронном виде | С СТД-Р от работодателя или выпиской с Госуслуг |
| Работодатель — физическое лицо без статуса ИП | Не ведётся | Только с экземпляром трудового договора |
Отсутствие записи в книжке само по себе не нарушение: сначала определите строку таблицы, к которой относится ваша ситуация, и только потом ищите ошибку. Договор ГПХ остаётся видимым в электронных сведениях, но в бумажную книжку не попадает никогда, поэтому стаж по такому договору подтверждается выпиской из СФР.
Полезно знать: при приёме по совместительству и при устройстве на работу впервые трудовую книжку или сведения о предыдущей трудовой деятельности не предъявляют. Если человек устраивается впервые, работодатель заводит ему электронную трудовую книжку.
Для дистанционных и надомных работников с 01.01.2026 действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: при приёме или переводе работника на дистанционную либо надомную работу подраздел 1.1 подавать не требуется. С 01.07.2026 СФР принимает ЕФС-1 только в новом формате файла с версией «2026-06-01» и тегом «ЕФС9». Кадровая программа, выгружающая отчёт в формате «ЕФС8», к этой дате должна быть обновлена.
Внешний совместитель требует отдельного внимания, если работа вредная или опасная: при приёме такого работника запрашивается справка с основного места работы.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, а выяснить условия на основном месте обязан работодатель, который принимает совместителя. Поэтому при приёме внешнего совместителя на вредные или опасные работы запросите справку с основного места работы. Если этого не сделать и человек годами работает в двойной вредности, ответственность лежит на вас, а не на нём.»
Расхождение договора и записи в трудовой книжке: как исправить
Зачёркивать неточную запись в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» Порядок № 320н запрещает (пункты 12 и 30). Неверную запись признают недействительной и вносят правильную. Способ исправления зависит от того, где ошибка: в договоре или в книжке.
Если ошибка в договоре, например должность указана не по штатному расписанию, договор меняется дополнительным соглашением, подписанным обеими сторонами. Если ошибка только в записи, а договор и приказ верные, исправляется книжка, и основанием остаётся тот же документ, что и при первой записи.
Кто исправляет запись в трудовой книжке
Исправляет работодатель, который внёс неправильную запись. При реорганизации это делает правопреемник, при ликвидации — работодатель по новому месту работы или по месту последней записи на основании официального документа. Работник при этом приносит книжку и документ, подтверждающий верные сведения.
Как оформить исправленную запись
Под очередным порядковым номером вносится запись о том, что прежняя запись недействительна, затем правильная формулировка. В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого внесено исправление. Порядок действий с полным текстом Порядка опубликован на официальной странице приказа Минтруда № 320н, документ действует с 01.09.2021 до 01.09.2027.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Во что обходится неисправленное расхождение
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организации от 30 000 до 50 000 рублей. Исправление записи при этом остаётся обязанностью работодателя независимо от того, назначено ли наказание.
Вторая статья расходов — статья 234 ТК РФ. Работодатель возмещает неполученный заработок, если задержал выдачу трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности либо внёс неправильную или не соответствующую закону формулировку причины увольнения.
Образцы документов для приёма, исправления записи и выдачи трудовой книжки
Комплект закрывает путь от подписания договора до выдачи книжки при увольнении; начните с образца исправления записи, если расхождение уже найдено.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
Электронная трудовая книжка: как работнику сверить договор со сведениями СФР
Работник, у которого нет бумажной книжки, сверяет договор с данными, которые работодатель передал в СФР. Электронную трудовую книжку можно открыть в личном кабинете на Госуслугах, а бумажную выписку получить у работодателя по последнему месту работы, в территориальном органе СФР или в МФЦ. Способы получения выписки и переход к сервису Госуслуг описаны на странице СФР об электронной трудовой книжке.
Работодатель по заявлению работника выдаёт сведения о трудовой деятельности за период работы у него по форме СТД-Р: не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, а при увольнении — в день прекращения договора. Это сведения только по одному работодателю, тогда как выписка из СФР показывает всю историю. Для сверки конкретного договора удобнее СТД-Р, для подтверждения общего стажа — выписка: статья 66.1 ТК РФ прямо разрешает использовать сведения о трудовой деятельности для исчисления стажа.
В выписке сверяются те же реквизиты, что и в бумажной книжке: дата приёма, должность, реквизиты документа-основания, а также дата и основание увольнения. Сведения в СФР подаёт работодатель, поэтому заявление об исправлении адресуется ему, а не в фонд. Если сведения о приёме ещё не появились, проверьте дату: подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после приёма.
Если вы работодатель и читаете этот раздел, чтобы понять, что работник увидит в выписке, исходные данные для неё — те же договор и приказ. В сервисе Добыто трудовой договор и кадровые документы хранятся в электронном архиве с подписями сторон и синхронизируются с 1С:ЗУП, так что при запросе работника условия договора поднимаются без поиска бумажного экземпляра.
Трудовой договор в КЭДО при бумажной трудовой книжке
Статья 22.1 ТК РФ, введённая 377-ФЗ, исключает трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности из перечня документов, на которые распространяется КЭДО. Трудовой договор и дополнительные соглашения подписываются электронной подписью по правилам статьи 22.3 ТК РФ, а бумажная книжка продолжает вестись по Порядку № 320н. Запись о приёме в книжку вносится обычным порядком, в графе 4 указываются реквизиты электронного документа-основания.
Факт: в электронном виде можно оформлять трудовой договор и допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка в этот перечень не входит и ведётся на бумаге.
Сверка в смешанном режиме идёт по двум носителям: условия — по электронному договору, запись — по бумажной книжке. Распечатка электронного договора остаётся копией электронного документа, а не оригиналом; чтобы она имела значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решение, указав на отсутствие сведений о порядке идентификации и на то, что работодатель не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Технически исправная подпись не закрыла вопрос, пока не было выяснено, как работодатель проверял личность подписанта.
Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию, чтобы проверить, что сотрудники действительно умеют пользоваться системой. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Расхождение договора и записи проще предотвратить на этапе шаблона. В Добыто шаблоны трудовых договоров настраиваются под компанию: если в шаблон заложена формулировка должности из штатного расписания, договор и приказ выходят с одинаковым наименованием, и запись в книжке повторяет его без правок.
Стоимость КЭДО для оформления трудовых договоров в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграций с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения числа сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому уровню опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, цены указаны на дату публикации.
Трудовая книжка в стоимость не входит ни на одном тарифе: по статье 22.1 ТК РФ она ведётся вне КЭДО, и сервис закрывает электронную часть цепочки — договор, дополнительные соглашения и приказы.
Выводы
Трудовой договор задаёт условия работы, а запись в книжке и сведения в СФР лишь отражают их через приказ или иное решение работодателя. Поэтому сверка всегда идёт от договора и штатного расписания к записи, с поправкой на сроки: сведения в ЕФС-1 появляются на следующий рабочий день, запись в книжке — в течение 5 рабочих дней. Совместительство, ГПХ, короткая работа и электронная форма учёта законно оставляют книжку без записи, а найденную ошибку исправляют новой записью без зачёркиваний.
В практике Добыто договор, допсоглашения и приказы оформляются электронно с подписями сторон и хранятся в архиве сервиса, а бумажная книжка ведётся рядом по своим правилам, и обе линии сходятся в одних реквизитах документа-основания.
Частые вопросы о трудовом договоре и трудовой книжке
Вносится ли в трудовую книжку выговор или замечание?
Нет. По части 4 статьи 66 ТК РФ сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Награждения, наоборот, вносятся вместе со сведениями о работе, переводах и увольнении; запись о награждении делается не позднее 5 рабочих дней.
Нужна ли трудовая книжка, если человек устраивается на работу впервые?
Бумажная книжка не заводится. Работники, впервые поступившие на работу после 31.12.2020, получают сведения о трудовой деятельности только в электронном виде по 439-ФЗ. При приёме такой работник трудовую книжку не предъявляет, а сведения о приёме работодатель передаёт в СФР в составе ЕФС-1.
Что делать, если уволенный работник не пришёл за трудовой книжкой?
По статье 84.1 ТК РФ книжка выдаётся в день прекращения договора. Если работник отсутствует или отказывается её получить, работодатель направляет уведомление с требованием явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Сколько ждать дубликат трудовой книжки при утере?
Работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления работника (пункт 27 Порядка № 320н). Заявление подаётся по последнему месту работы, в дубликат переносятся сведения о работе и награждениях по подтверждающим документам.
Можно ли получить бумажную трудовую книжку на руки, не увольняясь?
Да, по письменному заявлению работника работодатель выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней. Если работник подал заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ, книжку выдают в тот же трёхдневный срок, а если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения — не позднее дня увольнения.
Ведёт ли трудовую книжку работодатель — физическое лицо?
Обязанность вести трудовые книжки по статье 66 ТК РФ лежит на работодателе, кроме физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. ИП ведёт книжки на работников, проработавших свыше 5 дней по основному месту работы, на общих основаниях. У работника физлица без статуса ИП основным подтверждением работы остаётся экземпляр трудового договора.
