Электронные трудовые книжки работникам проще всего объяснить через одно правило: с 1 января 2020 года работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России по каждому работнику, а заявление работника определяет только одно — продолжит ли работодатель вести ещё и бумажную книжку. Стаж до 2020 года не пропадает: его подтверждает бумажная книжка, которая остаётся у работника и используется наравне с электронной. Выписку работник получает у работодателя по форме СТД-Р (при увольнении в день прекращения договора, в период работы не позднее 3 рабочих дней после заявления) либо в СФР, МФЦ и на Госуслугах по форме СТД-СФР. Кто работал до 2021 года и подал заявление о сохранении бумажной книжки, продолжает её вести; кто впервые устроился на работу с 2021 года, имеет только электронные сведения.
Материал помогает HR-специалисту провести разговор с коллективом по фактам: какие вопросы задают работники, какие ответы опираются на статью 66.1 ТК РФ и 439-ФЗ, как работник сам проверит свои записи. Работнику он показывает, где смотреть сведения и кто исправляет ошибку в записи. Сценарная таблица по категориям работников, сроки передачи сведений в СФР, образцы документов, стоимость КЭДО на дату публикации и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что меняется для работника при переходе на электронную трудовую книжку, а что остаётся прежним
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде работодатель формирует по всем работникам, включая тех, кто сохранил бумажную книжку. Обязанность ввела статья 66.1 ТК РФ, которую добавил Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Поэтому фраза «у нас переходят на электронные трудовые книжки» без уточнений вводит людей в заблуждение: электронные сведения уже существуют у всех, кто работал по трудовому договору с 2020 года, а выбор касался бумажного носителя.
Работники, которые трудились в 2020 году, должны были до 31 декабря 2020 года подать работодателю заявление: сохранить бумажную книжку или перейти только на электронные сведения. Кто заявление не подал, продолжил получать записи в бумажную книжку. Сравнение двух форм удобнее показывать коллективу таблицей.
| Параметр | Бумажная трудовая книжка | Электронные сведения о трудовой деятельности |
|---|---|---|
| Какие периоды отражает | Вся трудовая история, включая периоды до 2020 года | Сведения начиная с 2020 года |
| Где хранится | У работодателя, пока ведётся; у работника после выбора ЭТК | В информационных ресурсах СФР |
| Кто вносит данные | Работодатель записью в книжке | Работодатель через форму ЕФС-1, подраздел 1.1 |
| Как работник получает сведения | Заверенная копия или книжка на руки при увольнении | СТД-Р у работодателя, СТД-СФР в СФР, МФЦ, на Госуслугах |
| Можно ли сменить форму | Да, заявлением о переходе на электронные сведения | Нет, возобновление бумажной книжки законом не предусмотрено |
| Для кого обязательна | Ни для кого: ведётся только по заявлению о сохранении | Для всех; для впервые устроившихся с 2021 года — единственная форма |
Из таблицы видно, что работник с бумажной книжкой ничего не теряет и ничего не обязан менять: у него просто две формы учёта одновременно. Переход меняет только одно — где хранится бумажный носитель и как оформляются новые записи.
В электронные сведения попадают: данные о работнике, даты приёма и увольнения, наименование работодателя, должность, специальность, квалификация, основание кадрового мероприятия и причины увольнения. Эти же поля работник увидит в выписке, поэтому перечень стоит раздать коллективу до разговора: так проще сверить свою историю с приказами.
Вопросы работников о переходе на ЭТК и ответы, которые опираются на норму
Тревога коллектива обычно сводится к пяти вопросам, и на каждый есть короткий ответ со ссылкой на закон. Ниже они собраны так, чтобы HR-специалист мог зачитать ответ целиком, а работник — сохранить его себе.
Пропадёт ли стаж, накопленный до 2020 года
Нет. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года, а периоды до 2020 года подтверждает бумажная трудовая книжка, которая продолжает использоваться наравне с электронной. Работник, выбравший ЭТК, хранит бумажную книжку у себя и предъявляет её, когда нужно подтвердить ранние периоды. Сведения о страховом стаже и пенсионных коэффициентах содержатся в выписке из индивидуального лицевого счёта: она заказывается на Госуслугах отдельно от выписки о трудовой деятельности.
Заберёт ли работодатель бумажную книжку
Работник, подавший заявление о ведении сведений только в электронном виде, получает бумажную книжку на руки с записью о сделанном выборе. С этого момента за её хранение отвечает сам работник, поэтому выдачу фиксируют распиской, а в книге учёта движения трудовых книжек отмечают, что книжка выдана. Работник, сохранивший бумажную книжку, оставляет её у работодателя, как и раньше.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Поэтому бумажную книжку с записями до 2020 года работнику нужно беречь, а работодателю — заранее понимать, какие документы у него существуют только в электронном виде и чем он подтвердит их подлинность.»
Можно ли вернуться к бумажной книжке
Переход работает только в одну сторону. Если работник выбрал ЭТК, возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено. Обратный вариант возможен: работник, который в 2020 году подал заявление о сохранении бумажной книжки, вправе позже написать заявление о переходе на электронные сведения. Это стоит проговорить прямо, чтобы никто не подписывал заявление под давлением сроков или коллег.
Сможет ли работодатель незаметно изменить запись
Сведения уходят в СФР с фиксированными сроками, и работник видит их в своём личном кабинете на Госуслугах без участия работодателя. Если запись неверна или неполна, работодатель обязан исправить или дополнить сведения по письменному заявлению работника. Исправление тоже передаётся в СФР, поэтому история изменений остаётся проверяемой, а работнику достаточно раз в несколько месяцев открыть выписку и сверить её с приказами на руках.
Что делать работнику без доступа к Госуслугам
Электронный кабинет не обязателен. Бумажную выписку выдают работодатель, клиентская служба СФР и МФЦ. У работодателя это форма СТД-Р, в СФР и МФЦ — СТД-СФР. Для работников старшего возраста и тех, кто не пользуется порталом, в памятке стоит указать адрес ближайшего МФЦ и порядок подачи заявления на СТД-Р внутри компании.
Кому из работников что объяснять: сценарии по категориям
Содержание разговора зависит от того, когда человек начал работать и какое заявление подавал в 2020 году. Если объяснять всем одно и то же, часть коллектива услышит информацию, которая к ней не относится, и начнёт задавать вопросы о несуществующих рисках. Сценарная таблица помогает разделить коллектив до собрания.
| Категория работника | Что происходит с бумажной книжкой | Что критично объяснить | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Подал заявление о сохранении бумажной книжки | Ведётся работодателем, как раньше | Электронные сведения формируются и по нему; переход на ЭТК возможен позже, но без возврата | Порядок получения СТД-СФР |
| Подал заявление о ведении сведений в электронном виде | Выдана на руки с записью о выборе | Хранить книжку самому: она подтверждает периоды до 2020 года | Правила ведения бумажной книжки |
| Не подал заявление до 31.12.2020 | Продолжает вестись | Право подать заявление о переходе на электронные сведения | Сроки 2020 года, которые уже прошли |
| Впервые устроился на работу с 2021 года | Не оформляется | Все сведения ведутся только в электронном виде; где смотреть выписку | Выбор формы: его у этой категории нет |
Самая уязвимая категория — работники, которые получили бумажную книжку на руки: именно они приходят через несколько лет с вопросом, где подтвердить стаж 2010-х годов. Для них в памятку добавляют отдельную строку о хранении книжки.
Кого правила о трудовой книжке не касаются
Трудовая книжка, бумажная или электронная, ведётся на работников по трудовому договору. У исполнителей по договору ГПХ и самозанятых трудовой книжки нет, и объяснять им выбор формы не нужно. При этом с 2023 года даты заключения и прекращения договоров ГПХ работодатель тоже передаёт в СФР в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, поэтому на вопрос исполнителя «появится ли это у меня на Госуслугах» отвечают отдельно, не смешивая с трудовыми записями. Ещё одно ограничение: электронные сведения не заменяют бумажную книжку для периодов до 2020 года, и обещать работнику, что вся его история окажется в выписке СФР, нельзя.
Где работник видит электронную трудовую книжку и как получить выписку
Сведения доступны в личном кабинете на портале Госуслуг и в мобильных приложениях, а бумажную выписку выдают работодатель, СФР и МФЦ. Официальное описание порядка, перечень сведений и ответы на типовые вопросы собраны на странице Социального фонда России об электронной трудовой книжке: её удобно дать работникам вместе с памяткой.
Выписку из информационных ресурсов СФР работник заказывает сам через услугу выписки из электронной трудовой книжки на Госуслугах. Документ приходит по форме СТД-СФР в личный кабинет в электронном виде и заверяется электронной подписью фонда.
Форма СТД-Р работодателя и СТД-СФР фонда содержат одинаковый набор основных сведений: работодатель, дата приёма, увольнения и основание прекращения трудового договора. Разница в том, кто выдаёт документ и за какой период: работодатель отражает сведения о работе у себя, СФР — по всем работодателям. Работодатель выдаёт СТД-Р в двух случаях:
- при увольнении — в день прекращения трудового договора;
- в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Работники часто присылают в отдел кадров фотографию страниц бумажной книжки или скриншот выписки и считают, что этого достаточно. Для внутренней сверки такой файл годится, но статуса документа у него нет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к ним разные. Если в файле есть изображение собственноручной подписи или печати, перед вами электронный образ, а не электронный документ. Когда работник приносит выписку, проверьте, в каком из двух режимов она существует: СТД-СФР с Госуслуг подписана фондом, а фото страницы книжки остаётся образом.»
Образцы документов по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности
Комплект закрывает выдачу сведений и бумажной книжки работнику; начинать стоит с формы СТД-Р, её запрашивают чаще остальных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
Ошибка в записи электронной трудовой книжки: кто исправляет и в какие сроки подаются сведения
Если в выписке неверная должность, дата или основание увольнения, работник пишет работодателю письменное заявление об исправлении или дополнении сведений. Работодатель обязан исправить данные и передать корректировку в СФР. Когда организация уже ликвидирована или работник сомневается, от кого пришла ошибка, он может обратиться в СФР: выписка СТД-СФР показывает, какой работодатель подал запись.
Работникам полезно знать, когда запись должна появиться в кабинете, иначе задержку принимают за сбой. Сроки передачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 зависят от вида кадрового мероприятия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Кадровое мероприятие | Срок передачи сведений в СФР |
|---|---|
| Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения (расторжения) договора |
| Перевод, переименование, присвоение второй и последующей профессии, запрет занимать должность | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
Отсюда практический ответ на вопрос «почему перевода нет в выписке»: запись о переводе в июне законно появляется до 25 июля. Запись о приёме должна прийти в СФР на следующий рабочий день после приказа, и её отсутствие через неделю — повод обратиться в отдел кадров.
Сколько стоит работодателю ошибка в сведениях
За нарушение срока, неполные или недостоверные сведения в подразделе 1.1 ЕФС-1 СФР применяет к страхователю финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица по части 3 статьи 17 Федерального закона № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Опоздание со сведениями о приёме группы из 20 человек обходится в 10 000 рублей, даже если все приказы оформлены верно. Отказ или задержка в выдаче СТД-Р работнику — нарушение трудового законодательства, которое ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица это штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Электронная трудовая книжка и КЭДО: что работники путают
ЭТК — это сведения в информационных ресурсах СФР, которые работодатель подаёт отчётностью. КЭДО — кадровый электронный документооборот внутри компании: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА подписываются электронной подписью по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, которые ввёл 377-ФЗ. Одно от другого не зависит: компания может передавать сведения в СФР и вести все остальные документы на бумаге, и наоборот. Когда работнику одновременно предлагают перейти на КЭДО и напоминают про ЭТК, он воспринимает это как одну кампанию по отказу от бумаги, и отказ от одного переносит на другое.
Бумажная трудовая книжка при этом остаётся в перечне документов, которые закон не позволяет вести в электронном виде даже при КЭДО. Мы в Добыто при подключении компании всегда проговариваем это отдельно: переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда.
Полезно знать: в КЭДО нельзя перевести четыре вида документов: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку.
Важный нюанс из практики: по документам, подписанным простой электронной подписью через код из SMS, накоплена судебная практика по займам, лизингу и услугам, но к кадровым документам она не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, и ПЭП допустима не для всего. Когда мы встречаем у клиента логику «микрофинансовые организации подписывают кодом из SMS, значит и мы можем», это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Как провести разъяснение в коллективе: план для HR-специалиста
Разговор готовят по данным, а не по общему тексту: до собрания HR знает, у кого книжка на руках, у кого в сейфе, кто пришёл после 2021 года. Тогда ответ на каждый вопрос звучит как сведения о конкретном человеке.
Что проверить до разговора с работниками
- Сверить книгу учёта движения трудовых книжек со списком работников: у кого книжка хранится у работодателя, кому выдана на руки.
- Найти заявления о выборе формы, поданные в 2020 году, и отметить работников без заявления.
- Выделить работников, впервые устроившихся с 2021 года: у них бумажной книжки нет.
- Проверить, что сведения о приёмах, увольнениях и переводах за последние месяцы переданы в сроки подраздела 1.1 ЕФС-1.
- Утвердить порядок подачи заявления на выдачу СТД-Р: в письменной форме или по электронной почте работодателя.
- Подготовить памятку: где смотреть выписку, как исправить ошибку, где хранить бумажную книжку.
Как объяснить работникам переход на электронные сведения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите коллектив по категориям из сценарной таблицы и подготовьте для каждой группы свой короткий текст.
- Шаг 2. Начните разговор с факта: сведения в СФР подаются по всем работникам с 2020 года, выбор касается только бумажной книжки.
- Шаг 3. Объясните, что стаж до 2020 года подтверждает бумажная книжка, и назовите, где она хранится у каждого работника.
- Шаг 4. Покажите, как заказать выписку СТД-СФР на Госуслугах, и назовите альтернативы: МФЦ, клиентская служба СФР, СТД-Р у работодателя в течение 3 рабочих дней.
- Шаг 5. Предупредите о необратимости: после выбора ЭТК вернуть ведение бумажной книжки нельзя, поэтому заявление подаётся без спешки.
- Шаг 6. Примите заявления о переходе, выдайте бумажные книжки под расписку и отразите выдачу в книге учёта.
- Шаг 7. Передайте сведения о поданных заявлениях в СФР в составе ЕФС-1 и через месяц попросите работников сверить выписку.
Если одновременно с разъяснением запускается электронная подпись
Работники чаще всего тревожатся не из-за формы учёта, а из-за того, что за них подпишет кто-то другой. Опасение обоснованное: в споре об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 отменил решения в пользу работодателя, потому что в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а его фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату выдачи подписи.»
Лайфхак: разведите во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя.
В сервисе Добыто мы разводим выдачу подписи и первые кадровые документы во времени и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: на ней видно, кому нужна помощь, до того как документы начнут подписываться массово.
Стоимость КЭДО для кадровых документов в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговый платёж складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия на дату публикации — на странице тарифов Добыто КЭДО. Сама электронная трудовая книжка в тариф не входит: сведения в СФР работодатель подаёт отчётностью ЕФС-1.
Выводы
Паника вокруг электронной трудовой книжки держится на ошибочном представлении, что работник теряет бумажную историю и контроль над записями. На деле сведения в СФР с 2020 года формируются по всем, стаж до 2020 года подтверждается бумажной книжкой, выписку работник получает сам через Госуслуги, СФР или МФЦ, а ошибку исправляет работодатель по письменному заявлению. Разговор с коллективом по категориям и памятка со сроками снимают основную часть вопросов ещё до собрания.
Если одновременно с разъяснением по ЭТК компания переводит на электронную подпись трудовые договоры, приказы и заявления, Добыто закрывает эту часть: выпуск подписей сотрудникам, маршруты подписания и пилотную группу перед запуском на всю компанию.
Частые вопросы об электронной трудовой книжке
Что делать, если на 31 декабря 2020 года человек не работал и заявление о выборе не подавал?
Такой человек делает выбор при трудоустройстве: подаёт новому работодателю заявление о сохранении бумажной книжки или о ведении сведений только в электронном виде. Правило установлено статьёй 2 Федерального закона № 439-ФЗ. Если человек впервые устраивается на работу с 2021 года, выбора нет: сведения ведутся только в электронном виде.
Отражается ли в ЭТК работа по внешнему совместительству?
Да. Работодатель по совместительству тоже передаёт в СФР сведения о приёме, переводах и увольнении в составе подраздела 1.1 ЕФС-1 в те же сроки, что и основной работодатель. В бумажную книжку запись о совместительстве вносится только по месту основной работы и по желанию работника, поэтому электронная выписка бывает полнее бумажной.
Что предъявить при приёме на работу, если бумажной книжки больше нет?
По статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Работник, выбравший ЭТК, приносит выписку СТД-СФР или СТД-Р с прошлого места работы, а для подтверждения периодов до 2020 года — бумажную книжку, выданную ему на руки. Для впервые устраивающихся на работу эти документы не нужны.
В какой форме подаётся заявление на выдачу СТД-Р?
Статья 66.1 ТК РФ допускает заявление в письменной форме или направленное по адресу электронной почты работодателя в установленном им порядке. Работодатель выдаёт сведения на бумаге, заверенными надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП, если такой способ указан в заявлении. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в последний рабочий день.
Что делать, если работник выбрал ЭТК, а бумажную книжку ему так и не выдали?
Выдача книжки на руки с записью о выборе — обязанность работодателя после подачи заявления о ведении сведений в электронном виде. Работник подаёт письменное заявление о выдаче, а работодатель выдаёт книжку под расписку и отмечает выдачу в книге учёта движения трудовых книжек. После выдачи работодатель освобождается от ответственности за её хранение, поэтому расписку стоит сохранить обеим сторонам.
Может ли работник, сохранивший бумажную книжку, перейти на ЭТК при увольнении?
Да, заявление о переходе на электронные сведения подаётся в любой момент, в том числе перед увольнением. Работодатель вносит в бумажную книжку запись о поданном заявлении и выдаёт её вместе с другими документами в день прекращения трудового договора. Вернуться после этого к ведению бумажной книжки уже нельзя.
