Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует по статье 66.1 ТК РФ и передаёт в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. О приёме и увольнении СФР узнаёт не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, о переводе и заявлении о выборе формы книжки — до 25-го числа следующего месяца. Работнику сведения выдаются по форме СТД-Р: за 3 рабочих дня по письменному заявлению и в день увольнения. Объём работы зависит от выбора работника: по тем, кто сохранил бумажную книжку, вы параллельно ведёте её по приказу Минтруда № 320н и выдаёте на руки при увольнении, а на тех, кто впервые устроился на работу после 2020 года, бумажная книжка не оформляется.
Материал закрывает весь цикл: какие кадровые события отражать и в какой срок, как выдать СТД-Р работнику, что делать с бумажной книжкой, за которой уволенный не пришёл, как исправить ошибку без санкций. Отдельно разобраны внешние совместители, дистанционные работники и исполнители по ГПХ, у которых сроки и ответственность другие. Таблица штрафов, чек-лист самопроверки, образцы документов, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязанности работодателя по электронной трудовой книжке: полный перечень
Статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять её в СФР для хранения. В сведения попадают данные о работнике, месте работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу и об увольнении с указанием основания и причины. Обязанность действует по всем работникам с трудовым договором, независимо от того, какую форму трудовой книжки они выбрали: по тем, кто сохранил бумажную, сведения в СФР подаются так же.
Весь набор обязанностей сводится к семи действиям с разными сроками и основаниями.
| Обязанность | Основание | Срок |
|---|---|---|
| Формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника | ст. 66.1 ТК РФ | по каждому кадровому событию |
| Подавать сведения о приёме и увольнении в подразделе 1.1 ЕФС-1 | ст. 66.1 ТК РФ, ст. 11 27-ФЗ | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Подавать сведения о переводе и заявлении о выборе формы книжки | ст. 11 27-ФЗ | не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Выдавать СТД-Р работнику по письменному заявлению | ст. 66.1 ТК РФ | 3 рабочих дня со дня подачи заявления |
| Выдавать СТД-Р при увольнении | ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ | в день прекращения трудового договора |
| Вести бумажную книжку работника, который её сохранил | ст. 66 ТК РФ, приказ Минтруда № 320н | запись не позднее 5 рабочих дней, об увольнении — в день увольнения |
| Исправить ошибку после уведомления СФР | ст. 17 27-ФЗ | 5 рабочих дней со дня получения уведомления |
Два срока из семи считаются в рабочих днях от приказа, а не от даты кадрового события. Если приказ о приёме подписан в пятницу, сведения уходят в СФР в понедельник, даже когда работник выходит на работу через неделю. Сверьте, от какой даты ваша учётная система считает срок отправки ЕФС-1: от даты приказа или от даты приёма.
Сроки подачи сведений о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1
С 2023 года сведения о трудовой деятельности входят в единую форму ЕФС-1, подраздел 1.1. Отдельного отчёта СЗВ-ТД больше нет, но логика сроков сохранилась: срочные события отправляются на следующий рабочий день, остальные копятся до 25-го числа следующего месяца. Порядок сроков установлен статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
| Кадровое событие | Срок подачи подраздела 1.1 | От какой даты считать |
|---|---|---|
| Приём на работу | не позднее следующего рабочего дня | день издания приказа |
| Увольнение | не позднее следующего рабочего дня | день издания приказа |
| Приостановление и возобновление трудового договора | не позднее следующего рабочего дня | день издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу, переименование, установление квалификации | не позднее 25-го числа следующего месяца | месяц кадрового мероприятия |
| Заявление работника о выборе формы трудовой книжки | не позднее 25-го числа следующего месяца | месяц подачи заявления |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | не позднее следующего рабочего дня | день заключения или прекращения договора |
Временный перевод в подраздел 1.1 не попадает: статья 66.1 ТК РФ говорит о переводах на другую постоянную работу. Сведения о временном переводе на период отсутствия коллеги отправлять не нужно, а ошибочно отправленные придётся отменять.
Форма подачи зависит от численности. Если работающих застрахованных лиц больше 10, ЕФС-1 подаётся только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Бумажный отчёт при такой численности обойдётся в 1 000 рублей санкции. Работодатель с численностью 10 человек и меньше вправе сдавать отчёт на бумаге.
Официальный перечень сроков и порядок получения сведений работником СФР публикует на странице об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России: там же указано, где работник получает выписку СТД-СФР за весь стаж. Перед сдачей отчёта сверьте с этой страницей список событий, которые срочно отправляются на следующий рабочий день.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Выдача сведений о трудовой деятельности работнику: СТД-Р по заявлению и при увольнении
СТД-Р содержит сведения только за период работы у вашего работодателя. Историю за весь стаж работник получает в форме СТД-СФР сам: через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ. Требовать от работодателя выписку по прежним местам работы работник не вправе, и выдавать её вы не обязаны.
Основания выдачи два, и сроки у них разные. В период работы СТД-Р выдаётся не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Заявление принимается в письменной форме или по электронной почте работодателя в порядке, который вы установили. При увольнении сведения выдаются в день прекращения трудового договора, заявление для этого не требуется. Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.
Способ выдачи выбирает работник: на бумаге, заверенной надлежащим образом, или в виде электронного документа, подписанного УКЭП работодателя при её наличии. ПЭП или УНЭП для подписания СТД-Р не подходят. Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается получить сведения, СТД-Р направляется заказным письмом.
Как выдать СТД-Р при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о прекращении трудового договора и проверьте формулировку основания увольнения: она переносится в СТД-Р и в подраздел 1.1 со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ.
- Шаг 2. Уточните у работника форму получения: бумага с подписью уполномоченного лица и печатью при её наличии или электронный документ, подписанный УКЭП.
- Шаг 3. Сформируйте СТД-Р за весь период работы у вас и выдайте её в последний рабочий день вместе с остальными документами, связанными с работой.
- Шаг 4. Если работник отсутствует, в тот же день направьте уведомление о необходимости получить сведения или дать согласие на отправку по почте, а СТД-Р отправьте заказным письмом после согласия.
- Шаг 5. Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, отправьте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с событием увольнения.
Задержка выдачи стоит дороже штрафа. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику неполученный заработок за всё время задержки выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Со дня направления уведомления по статье 84.1 ТК РФ ответственность за задержку с работодателя снимается, поэтому дата отправки уведомления должна быть подтверждена почтовой квитанцией или отметкой в системе.
Если заявление об увольнении работник подаёт через систему КЭДО, вопросы к процедуре возникают раньше, чем к СТД-Р.
Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему кадрового электронного документооборота. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и порядок подписания. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции решения отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации работника, и работодатель не выяснил причины увольнения. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, сам он пользоваться системой не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника, недостаточно, чтобы выиграть спор. Суд отдельно оценивает, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО порядок идентификации не описан, при технически исправной подписи спор будет проигран. Откройте Положение о КЭДО и найдите в нём этот раздел до того, как придёт первое электронное заявление об увольнении.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу выдачи подписей, что у вас такие даты не совпадают.
Бумажная трудовая книжка в 2026 году: кто её сохранил и что с ней делать
Работники, которые до конца 2020 года не подали заявление о выборе, сохранили бумажную книжку, и работодатель ведёт её параллельно с подачей сведений в СФР. На тех, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, сведения ведутся только в электронном виде, бумажная книжка не оформляется. Если такой работник приносит новый чистый бланк, заполнять его нельзя.
Работник с бумажной книжкой вправе в любой момент подать письменное заявление о переходе на электронные сведения. Работодатель выдаёт ему книжку на руки с записью о поданном заявлении, а сведения о заявлении отправляет в СФР не позднее 25-го числа следующего месяца. После этого записи в бумажную книжку больше не вносятся, обратного перехода закон не предусматривает.
Порядок ведения и хранения бумажных книжек установлен приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Записи о работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждении вносятся не позднее 5 рабочих дней после издания приказа, об увольнении — в день увольнения. Записи допускается делать с помощью печатей и штампов, полностью или частично.
Для хранения и учёта бумажных книжек нужны три документа:
- приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и учёт трудовых книжек;
- книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- расписка или отметка работника о получении книжки при увольнении.
В день увольнения книжка выдаётся работнику на руки по статье 84.1 ТК РФ. Если он не пришёл, в тот же день направляется уведомление с предложением явиться за книжкой или дать письменное согласие на отправку по почте. Книжка, за которой работник так и не пришёл, остаётся на хранении у работодателя: выдать её обязаны по первому письменному обращению бывшего работника.
Образцы документов для ведения трудовых книжек и выдачи сведений
Комплект покрывает учёт бумажных книжек и выдачу сведений при увольнении, начинать стоит с приказа о назначении ответственного.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности и в бумажной книжке
Ошибка в подразделе 1.1, которую вы нашли сами до того, как её обнаружил СФР, исправляется без санкций: страхователь вправе представить уточнённые сведения. Неверная запись отменяется сведениями с признаком отмены, а правильная подаётся заново. Если ошибку первым нашёл фонд и прислал уведомление, на исправление даётся 5 рабочих дней со дня его получения. Пропуск этого срока превращает техническую ошибку в нарушение, за которое применяются санкции.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отмена в электронных сведениях не стирает запись бесследно: и ошибочная, и отменяющая строка остаются в системе СФР. Поэтому формулировку основания увольнения и дату приказа сверяйте до отправки, а не после.
Кто исправляет запись в бумажной трудовой книжке
Запись исправляет работодатель, который её внёс. Если ошибку допустил прежний работодатель, исправление по новому месту работы вносится на основании официального документа того работодателя, который ошибся. Самостоятельно, без подтверждающего документа, переписывать чужую запись нельзя.
Как оформить исправление записи
Зачёркивать неточную или неправильную запись приказ № 320н запрещает. Под очередным порядковым номером вносится запись о том, что предыдущая запись недействительна, а затем правильная запись со ссылкой на приказ, в котором исправлены реквизиты.
Внешние совместители, дистанционные работники и исполнители по ГПХ: что отличается
Обязанности по сведениям о трудовой деятельности привязаны к трудовому договору, а к договору ГПХ — только частично. Ниже сравнение по категориям, где чаще всего путают, кто и что подаёт.
| Категория | Сведения в СФР | Бумажная книжка |
|---|---|---|
| Работник, впервые принятый на работу после 2020 года | подаются по общим срокам | не оформляется |
| Работник, сохранивший бумажную книжку | подаются по общим срокам | ведётся по месту основной работы |
| Внешний совместитель | подаёт работодатель по совместительству | запись о совместительстве вносит основной работодатель по желанию работника на основании документа |
| Дистанционный работник | подаются по общим срокам | передаётся лично или заказным письмом с уведомлением |
| Исполнитель по договору ГПХ | заключение и прекращение договора — в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня | записи не вносятся |
Для исполнителя по ГПХ подраздел 1.1 фиксирует даты договора, но трудовых отношений не создаёт: СТД-Р ему не выдаётся, нормы статьи 66.1 ТК РФ на него не распространяются. Ответственность тоже другая: за ошибки по договорам ГПХ СФР применяет финансовую санкцию по 27-ФЗ, а не штраф по КоАП.
Внимание: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела вес, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Дистанционному работнику удобнее получить СТД-Р электронным документом с УКЭП работодателя: заказное письмо добавляет к сроку доставки несколько дней. Если работник всё же просит бумагу, дата отправки письма фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.
Электронная трудовая книжка и КЭДО: что переводится в электронный вид, а что остаётся на бумаге
Электронная трудовая книжка и КЭДО регулируются разными нормами. Сведения о трудовой деятельности работодатель подаёт в СФР по статье 66.1 ТК РФ независимо от того, перешла компания на кадровый электронный документооборот или нет. КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, введённым 377-ФЗ, касается внутренних кадровых документов: трудовых договоров, приказов, заявлений, ЛНА. Бумажную трудовую книжку статья 22.1 ТК РФ прямо исключает из электронного документооборота.
Полезно знать: в КЭДО нельзя перевести 4 вида документов: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку. Приказ об увольнении, на основании которого подаются сведения в СФР, оформляется на бумаге.
На практике КЭДО закрывает всё, что предшествует отчёту: заявление о приёме, трудовой договор, приказ о переводе, заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности. Кадровые события попадают в учётную систему, где готовится ЕФС-1. В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, поэтому дата приказа о приёме в отчёте совпадает с датой его подписания в КЭДО.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления, поэтому пилот показывает, кто из сотрудников не справится с электронным заявлением самостоятельно.
Штрафы за нарушения по трудовым книжкам и цена ошибки
За один и тот же пропуск срока отвечают по разным нормам в зависимости от вида договора и вида нарушения.
| Нарушение | Норма | Размер |
|---|---|---|
| Пропуск срока или ошибка в подразделе 1.1 по трудовому договору | ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ | 300-500 руб. на должностное лицо |
| Пропуск срока или ошибка в подразделе 1.1 по договору ГПХ | ст. 17 27-ФЗ | 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
| Отчёт на бумаге при численности больше 10 человек | ст. 17 27-ФЗ | 1 000 руб. |
| Невыдача СТД-Р или трудовой книжки, нарушение порядка ведения | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | юрлицо 30 000-50 000 руб., должностное лицо и ИП 1 000-5 000 руб. |
| Повторное нарушение трудового законодательства | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ | юрлицо 50 000-100 000 руб., должностное лицо 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года |
| Задержка выдачи книжки или сведений при увольнении | ст. 234 ТК РФ | неполученный заработок за всё время задержки |
Штраф по статье 15.33.2 КоАП символический, дороже обходятся последствия. Работник, которому не выдали СТД-Р в день увольнения, вправе требовать средний заработок за каждый день задержки, а проверка ГИТ по его жалобе затрагивает не один документ, а весь порядок оформления увольнений. Самостоятельное исправление ошибки до уведомления СФР санкций не влечёт, и это самый дешёвый способ закрыть нарушение.
Чек-лист самопроверки кадровой службы
- Назначен приказом ответственный за ведение, хранение и учёт трудовых книжек и за подачу сведений в СФР.
- По каждому работнику известно, ведётся ли бумажная книжка или только электронные сведения.
- Сроки отправки ЕФС-1 в учётной системе считаются от даты издания приказа.
- Временные переводы не отправляются в подраздел 1.1.
- Договоры ГПХ отражаются в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня после заключения и прекращения.
- У руководителя или уполномоченного лица есть действующая УКЭП для отчётности и для выдачи СТД-Р в электронном виде.
- Книга учёта движения трудовых книжек заполнена, выдача книжек подтверждена подписью работника.
- Уведомления отсутствующим в день увольнения работникам отправлены в тот же день, квитанции сохранены.
- Положение о КЭДО содержит порядок идентификации работника при подписании.
Стоимость КЭДО для работы с кадровыми документами и сведениями о трудовой деятельности
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Для компании, которая выдаёт СТД-Р в электронном виде и готовит ЕФС-1 в 1С:ЗУП, минимально подходящий вариант — тариф «Бизнес»: в нём есть УКЭП и интеграция с 1С. Тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия на дату подключения опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Обязанности работодателя по электронной трудовой книжке укладываются в два потока: отчётность в СФР по срокам от даты приказа и выдача сведений работнику по его заявлению или в день увольнения. Бумажная книжка у части сотрудников не отменяет подачу сведений в фонд, а добавляет к ней записи по приказу № 320н и учёт в книге движения. Ошибку дешевле всего исправить до того, как её найдёт СФР, а задержка выдачи документов при увольнении обходится дороже любого штрафа за отчёт.
Добыто закрывает кадровую часть этого цикла: заявления, приказы и трудовые договоры подписываются в КЭДО и попадают в 1С:ЗУП, откуда уходит ЕФС-1, а порядок идентификации и выдачи подписей мы настраиваем так, чтобы электронное заявление выдержало проверку в суде.
Частые вопросы об обязанностях работодателя по трудовым книжкам
Нужно ли согласие работника на передачу сведений о трудовой деятельности в СФР?
Нет. Подача сведений — обязанность работодателя по статье 66.1 ТК РФ и 27-ФЗ, а 152-ФЗ допускает обработку персональных данных без согласия, если она нужна для исполнения обязанности, возложенной законом. Отказ работника подписать согласие не освобождает от отправки подраздела 1.1 в срок.
Подаются ли сведения о приёме, если трудовой договор заключён на несколько дней?
Да. Статья 66.1 ТК РФ говорит о каждом работнике, исключений по сроку договора нет. Если приём и увольнение укладываются в один период, в ЕФС-1 отражаются оба события, каждое не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.
Можно ли выдать СТД-Р в электронном виде, если у работодателя нет УКЭП?
Нет. Электронная форма СТД-Р допускается только с усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Без неё сведения выдаются на бумаге, заверенной надлежащим образом, в те же сроки: 3 рабочих дня по заявлению и в день увольнения.
Новый работник принёс бумажную книжку с записью о переходе на электронную форму. Что с ней делать?
Записи в неё не вносятся и на хранение она не принимается: книжка остаётся у работника как подтверждение стажа до перехода. Сведения о предыдущей работе он подтверждает выпиской СТД-СФР с Госуслуг или СТД-Р от прежнего работодателя, а вы подаёте о нём сведения в СФР на общих основаниях.
Бывший работник через год после увольнения просит отправить ему трудовую книжку по почте. В какой срок?
По статье 84.1 ТК РФ работодатель выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней со дня письменного обращения работника, который не получил её при увольнении. Если в обращении работник просит отправить книжку почтой, она направляется заказным письмом, а запись о выдаче вносится в книгу учёта движения трудовых книжек.
Работник с бумажной книжкой её потерял. Кто оформляет дубликат?
Дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы на основании письменного заявления работника. Приказ Минтруда № 320н отводит на это не более 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник вместо дубликата подаёт заявление о переходе на электронные сведения, бумажная книжка не восстанавливается.
