Посмотреть трудовую книжку кандидата до подписания трудового договора работодатель может только в том виде, в каком её предъявит сам кандидат: запросить в СФР сведения о чужой трудовой деятельности компания не вправе. Статья 65 ТК РФ обязывает человека при заключении договора предъявить бумажную трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности: форму СТД-Р от работодателя по последнему месту работы или выписку СТД-СФР, которую кандидат получает на Госуслугах, в СФР или МФЦ. Исключения — трудовой договор заключается впервые или человек устраивается по совместительству. Полноту истории определяет форма ведения: периоды до 2020 года есть только в бумажной книжке, периоды с 2020 года — в электронной выписке, поэтому у кандидата, перешедшего на электронную форму, нужны оба документа.
Материал показывает, какие документы просить в зависимости от ситуации кандидата, как проверить подлинность электронной выписки по подписи СФР, что сверять в записях и как проверить прошлых работодателей по ЕГРЮЛ. Отдельно разобраны границы по 152-ФЗ: когда нужно письменное согласие и что делать с данными кандидата, которому отказали. Пошаговая инструкция, образцы документов, порядок мотивированного отказа по статье 64 ТК РФ, стоимость КЭДО для оформления приёма и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие документы о трудовой истории кандидат обязан предъявить по статье 65 ТК РФ
Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и трудовая история представлена в нём одной позицией: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Обязанность предъявить их возникает при заключении трудового договора. До этого момента, на собеседовании или на этапе проверки службой безопасности, кандидат показывает документы по договорённости, и отказ показать их раньше срока нарушением не является.
Требование не действует в двух случаях: трудовой договор заключается впервые или человек поступает на работу по совместительству. Совместитель предъявляет паспорт, а трудовая история остаётся у основного работодателя. Если бумажная книжка утеряна или повреждена, работодатель по письменному заявлению кандидата с указанием причины оформляет новую, это предусматривает та же статья 65 ТК РФ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень статьи 65 может расширить только федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания для этого нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Факт: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности входят в 6 документов, обязательных при приёме для всех. Исключение — сотрудник устраивается впервые либо планирует работать по совместительству.
Трудовую историю кандидата подтверждают 4 документа, и каждый закрывает свой период и свой круг работодателей.
| Документ | Где кандидат его получает | Какие периоды содержит | Срок получения | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | На руках у кандидата, если он перешёл на электронную форму или уволился | Периоды до 2020 года; после 2020 года — только если кандидат сохранил бумажную форму | Предъявляется сразу | Записи с реквизитами приказов, подписи и печати работодателей |
| СТД-Р | У работодателя по последнему месту работы | Работа у этого работодателя | При увольнении — в день прекращения договора; в период работы — не позднее 3 рабочих дней после заявления | Подпись уполномоченного лица работодателя |
| СТД-СФР | Госуслуги, клиентская служба СФР, МФЦ, без привязки к месту жительства | Все работодатели, периоды с 2020 года | На Госуслугах формируется автоматически | Усиленная электронная подпись СФР |
| Выписка о состоянии индивидуального лицевого счёта | Госуслуги | Страховой стаж и пенсионные коэффициенты | Запрашивается отдельно от СТД-СФР | Предъявляется только по желанию кандидата, в перечень статьи 65 ТК РФ не входит |
У кандидата, который работал и до, и после 2020 года, ни один документ сам по себе полной истории не даёт: СТД-СФР начинается с 2020 года, а бумажная книжка после перехода на электронную форму обрывается записью о выборе. Общего стажа итоговой цифрой нет ни в книжке, ни в СТД-СФР.
Что просить у кандидата: бумажную книжку, СТД-Р или выписку из СФР
В 2020 году каждый работник подавал заявление: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. При выборе электронной формы работодатель вносил в книжку запись о поданном заявлении и выдавал её на руки, и дальше книжка больше не заполнялась. Лицам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде, бумажную книжку им не оформляют. Какой набор документов просить, зависит от того, в какую из этих групп попадает кандидат.
| Ситуация кандидата | Что попросить | Что критично проверить | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Работал до 2020 года и сохранил бумажную форму | Бумажную трудовую книжку | Последнюю запись об увольнении, её дату и основание, организации по ЕГРЮЛ | СТД-СФР — по желанию, для сверки периодов с 2020 года |
| Работал до 2020 года и перешёл на электронную форму | Бумажную книжку и СТД-СФР | Запись о подаче заявления о выборе электронной формы и стыковку последней бумажной записи с первым периодом в выписке | СТД-Р: он покрывает только последнего работодателя |
| Впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года | СТД-СФР | Совпадение периодов и должностей в выписке с резюме и анкетой | Бумажной книжки у такого кандидата нет по закону |
| Заключает трудовой договор впервые | Документы о трудовой истории не требуются | Сведения начнут формироваться после того, как работодатель подаст в СФР сведения о приёме | — |
| Устраивается по совместительству | Паспорт | Для вредных и опасных работ — справку с основного места работы о характере и условиях труда | Трудовая книжка остаётся у основного работодателя |
| Бумажная книжка утеряна или повреждена | Письменное заявление об оформлении новой книжки с указанием причины и СТД-СФР | Периоды с 2020 года по выписке; более ранние периоды восстанавливаются по документам прежних работодателей | — |
Отсутствие бумажной книжки само по себе не признак сокрытия истории: у всех, кто впервые вышел на работу после 2020 года, её нет. Настораживать должно другое — разрыв между последней бумажной записью и первым периодом в СТД-СФР, который кандидат не может объяснить.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: в обучающих роликах и шаблонах до сих пор встречается форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и именно из этих отчётов работодателей складывается выписка, которую кандидат приносит на собеседование.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если в материале устарела одна деталь, например название формы, проверять нужно всё остальное. Сроки, названия форм и реквизиты мы из таких источников не берём, только логику и перечни, которые меняются реже. Прежде чем строить по старой инструкции проверку кандидата, сверьте формы и сроки с действующей редакцией ТК РФ.»
Переход компании на КЭДО на кандидате с бумажной книжкой не отражается: если человек сохранил бумажную форму, записи о приёме и увольнении продолжают вноситься в книжку от руки.
Как проверить подлинность выписки СТД-СФР по электронной подписи
Юридическую силу электронной выписке даёт усиленная электронная подпись СФР, поэтому PDF, присланный кандидатом в мессенджер, сам по себе ничего не подтверждает. Выписку кандидат заказывает в личном кабинете Госуслуг в разделе справок и выписок, формируется она автоматически. На устройство сохраняются два вида файлов: PDF для чтения и архив с XML-версией, к которому приложен отдельный файл подписи с расширением .sig.
Порядок получения сведений и сроки их выдачи СФР описывает на странице об электронной трудовой книжке: онлайн через Госуслуги, на бумаге у работодателя по последнему месту работы, в клиентской службе СФР или в МФЦ. Там же зафиксировано, что в электронной форме отражаются сведения только начиная с 2020 года.
Для проверки попросите у кандидата, кроме PDF, архив out_docs_*.zip и файл подписи out_docs_*.zip.sig. Архив и подпись загружаются в сервис проверки электронной подписи: если документ после подписания меняли, проверка это покажет. Затем сверьте реквизиты выписки, ФИО и дату рождения, с паспортом кандидата.
С СТД-Р работает другая логика. Форму выдаёт только работодатель по последнему месту работы, и она содержит сведения о работе у этого работодателя. Для проверки всей истории после 2020 года СТД-Р недостаточно: другие работодатели в нём не видны, их показывает СТД-СФР.
В сервисе Добыто подпись на документе проверяется из браузера: понадобится файл документа и файл подписи к нему.
Проверьте электронную подпись на выписке кандидата онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что сверять в записях трудовой книжки кандидата
Бумажную книжку до подписания договора смотрят при кандидате и возвращают ему: работником он ещё не стал, и хранить его книжку у работодателя оснований нет. За время просмотра проверяют 6 вещей.
- Титульный лист. ФИО совпадает с паспортом, при смене фамилии есть запись со ссылкой на документ-основание. Дата заполнения титула не может быть раньше года изготовления бланка, указанного в его выходных данных.
- Хронология. Номера записей идут подряд, дата увольнения с одного места не позже даты приёма на следующее. Пересечение периодов объяснимо только совместительством, о котором сделана запись.
- Основание каждой записи. Дата и номер приказа (распоряжения) о приёме, переводе, увольнении.
- Формулировка увольнения. Причина со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ.
- Исправления. По Порядку ведения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, неверную запись не зачёркивают: работодатель, который её внёс, признаёт запись недействительной отдельной строкой и вносит правильную. Исправления поверх текста и подчистки — повод задать кандидату вопрос.
- Реквизиты работодателей. Наименование в штампе и в оттиске печати совпадает с названием организации на дату записи.
Существование прошлых работодателей проверяется по выписке из ЕГРЮЛ на сервисе ФНС: дата регистрации организации должна предшествовать дате приёма кандидата, а дата прекращения деятельности — наступать не раньше даты его увольнения. Выписка бесплатна и формируется по ИНН, ОГРН или названию. Организаций, прекративших деятельность до 1 июля 2002 года, в реестре нет, для давних записей эта проверка не работает.
Как посчитать стаж по записям трудовой книжки
Готового итога стажа нет ни в бумажной книжке, ни в СТД-СФР. Для оценки опыта кандидата считают периоды от даты приёма до даты увольнения по тем должностям, которые относятся к требованиям вакансии. Страховой стаж для пенсии — отдельная величина: его кандидат видит в выписке о состоянии индивидуального лицевого счёта на Госуслугах, и для приёма на работу она не требуется.
Согласие кандидата и границы проверки трудовой истории по 152-ФЗ
Просмотр книжки, которую кандидат сам положил на стол, и её обработка — разные действия с точки зрения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Копия страниц, передача сведений в службу безопасности, внесение в базу кандидатов, запрос отзыва у прошлого работодателя — это обработка персональных данных, и для неё нужно письменное согласие с перечнем целей.
Внимание: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна. Согласие на проверку службой безопасности подписывается до запуска проверки, а не по её итогам.
Прошлый работодатель по статье 88 ТК РФ не вправе сообщать третьей стороне персональные данные своего бывшего работника без его письменного согласия. Запрос отзыва без такого согласия либо останется без ответа, либо поставит под риск обе компании. Если кандидату отказали, цель обработки его данных достигнута: по части 4 статьи 21 152-ФЗ их уничтожают в срок, не превышающий 30 дней, если кандидат не согласился на включение в кадровый резерв.
Согласие на обработку персональных данных входит в документы, которые переводят в КЭДО. В Добыто кандидат подписывает его электронно в одном пакете с остальными документами приёма, и подпись фиксируется до того, как служба безопасности начнёт сверку.
Образцы согласий, запросов и кадровых документов для проверки трудовой истории
Комплект закрывает проверку от согласия кандидата до мотивированного ответа об отказе, начинать стоит с согласия на обработку персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Запрос отзыва прошлому работодателю | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Пояснительная записка кандидата для службы безопасности по спорному эпизоду | Скачать |
| Мотивированный отказ в приёме на работу по статье 64 ТК РФ | Скачать |
Порядок проверки трудовой истории кандидата до подписания трудового договора
Проверка укладывается в период между решением пригласить кандидата на оформление и подписанием договора. Порядок шагов определяется тем, что без согласия нельзя ни копировать документы, ни запрашивать отзывы.
Как проверить трудовую книжку кандидата: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите письменное согласие кандидата на обработку персональных данных с перечнем целей: проверка трудовой истории, запрос отзыва у прошлого работодателя, хранение копий.
- Шаг 2. Определите по сценарной таблице, какой набор документов нужен: бумажная книжка, СТД-СФР или оба документа.
- Шаг 3. Для электронной выписки запросите архив с XML и файл подписи .sig и проверьте подпись СФР.
- Шаг 4. Просмотрите бумажную книжку при кандидате: титульный лист, хронологию, основания записей, формулировки увольнения, исправления.
- Шаг 5. Сверьте периоды и должности с анкетой и резюме, отметьте разрывы и расхождения.
- Шаг 6. Проверьте прошлых работодателей по ЕГРЮЛ: даты регистрации и прекращения деятельности против дат приёма и увольнения.
- Шаг 7. По спорным эпизодам попросите пояснительную записку, при необходимости направьте запрос отзыва прошлому работодателю в пределах данного согласия.
- Шаг 8. Примите решение по деловым качествам и зафиксируйте его основание до подписания трудового договора.
Полезно знать: трудовая книжка входит в перечень документов, которые закон оставляет только на бумаге. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, уведомления и согласия при этом можно оформлять в КЭДО.
Важный нюанс из практики: если кандидата до приёма обучают по ученическому договору, его подписывают до начала обучения. Право заключать такой договор с лицом, ищущим работу, статья 198 ТК РФ даёт работодателю — юридическому лицу. В практике Добыто подписание часто откладывают до первого рабочего дня, когда человек появляется в кадровом учёте, и дата договора оказывается позже фактического начала обучения. Взыскать расходы на обучение по такому договору уже не получается.
Когда проверка трудовой книжки не нужна или ничего не даст
Проверять нечего у тех, кто заключает трудовой договор впервые: документы о трудовой истории от них не требуются, а отсутствие стажа не скрывает никаких эпизодов. У совместителя трудовую книжку просить нельзя, он предъявляет паспорт. Бумажная книжка не поможет и по периодам с 2020 года у кандидата, перешедшего на электронную форму: записей там нет, историю показывает только СТД-СФР. Проверка по ЕГРЮЛ бесполезна для организаций, закрытых до 1 июля 2002 года.
Для совместителей есть обратная ситуация, где сведения о другой работе запросить обязательно.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме совместителя на вредное производство или опасные работы вы обязаны выяснить, что у него на основном месте, и запросить справку о характере и условиях труда. Если не спросили, а человек два года отработал в двойной вредности, ответственность несёт работодатель, а не работник.»
Что делать, если трудовая история кандидата не подтвердилась
Расхождение между анкетой и трудовой книжкой — повод для вопроса, основанием для отказа оно становится не автоматически. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора, и законный отказ связан только с деловыми качествами. Пленум Верховного Суда РФ в пункте 10 постановления от 17.03.2004 № 2 относит к деловым качествам, в частности, квалификацию, уровень образования и опыт работы по специальности, в данной отрасли.
Отсюда практическое разделение. Если вакансия требует опыта определённой продолжительности, а книжка и СТД-СФР его не подтверждают, отказ связан с деловыми качествами. Перерывы в работе, отказ кандидата принести документы сверх статьи 65 ТК РФ или отказ от проверки, не предусмотренной законом, к деловым качествам не относятся. Сначала запросите пояснительную записку по спорному эпизоду: часть расхождений объясняется записью о совместительстве, реорганизацией работодателя или сменой фамилии.
По требованию кандидата работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме не позднее 7 рабочих дней со дня предъявления требования. Отказ может быть обжалован в суд, и тогда основание придётся подтвердить документами: требованиями к должности и результатами сверки.
Во что обходится ошибка на этапе проверки
Ошибки здесь две, и обе дороже самой проверки. Отказ по основанию, не связанному с деловыми качествами, оспаривается в суде. Приём без проверки переносит проблему на время после оформления: представление подложных документов при заключении трудового договора — основание увольнения по пункту 11 части 1 статьи 81 ТК РФ, но к этому моменту работник уже получил доступ к процессам и документам компании, а увольнение по этому пункту требует доказать подлог. Сверка книжки, выписки и ЕГРЮЛ до подписания договора снимает оба риска.
Стоимость КЭДО для оформления приёма в Добыто
Стоимость зависит от численности, видов электронной подписи и нужной интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников в тарифе и набора подписей: для компании до 25 человек на ПЭП и УНЭП достаточно «Старта», УКЭП и интеграция с 1С доступны с тарифа «Бизнес». Условия, состав каждого тарифа и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Трудовую историю кандидата работодатель видит только через документы, которые кандидат предъявляет сам, и обязателен этот показ лишь при заключении договора. Полную картину для тех, кто работал до и после 2020 года, дают вместе бумажная книжка и выписка СТД-СФР с проверенной подписью СФР, а прошлых работодателей подтверждает ЕГРЮЛ. Копирование, запрос отзывов и передача сведений в службу безопасности требуют письменного согласия, а отказ по итогам сверки допустим только по деловым качествам.
Добыто закрывает электронную часть этого процесса: согласие на обработку персональных данных, трудовой договор и документы приёма кандидат подписывает электронно, а подпись на присланной выписке проверяется в том же сервисе.
Частые вопросы о трудовой книжке кандидата
Может ли работодатель сам запросить в СФР сведения о трудовой деятельности кандидата?
Нет. Выписку СТД-СФР получает только сам человек: через личный кабинет на Госуслугах, в клиентской службе СФР или в МФЦ. Форму СТД-Р работодатель по последнему месту работы выдаёт работнику, а не новому работодателю: в период работы — не позднее 3 рабочих дней после заявления, при увольнении — в день прекращения договора. Прошлый работодатель по статье 88 ТК РФ не передаёт персональные данные бывшего работника третьим лицам без его письменного согласия.
Можно ли оставить трудовую книжку у себя до решения о приёме?
Оснований для этого нет. Трудовые книжки работодатель ведёт и хранит на работников, а до подписания трудового договора кандидат работником не является. Книжку просматривают при кандидате и возвращают, копию снимают только при наличии письменного согласия на обработку персональных данных. После приёма, если кандидат сохранил бумажную форму, книжку передают работодателю для записи о приёме.
Что делают с трудовой книжкой и сведениями после подписания трудового договора?
Работодатель вносит запись о приёме в бумажную трудовую книжку или отражает приём в электронной форме, регистрирует книжку в книге учёта движения трудовых книжек, отправляет в военкомат сведения о военнообязанных и подаёт в СФР сведения о приёме. С 2023 года они подаются в составе ЕФС-1, форма СЗВ-ТД больше не применяется.
Можно ли требовать у кандидата ИНН и свидетельства о рождении детей?
Нет, в перечень статьи 65 ТК РФ они не входят. ИНН работник приносит по своей инициативе: налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, в которой ИНН физического лица не указан. Свидетельства о рождении детей работник передаёт в бухгалтерию, если хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Это документы для вычета, а не для личного дела.
Где кандидату посмотреть общий стаж, если в выписке СТД-СФР его нет?
Итоговой цифры стажа в СТД-СФР нет, выписка показывает работодателей, периоды, даты кадровых событий, должности и основания увольнения. Страховой стаж и пенсионные коэффициенты отражаются в отдельной выписке о состоянии индивидуального лицевого счёта, которую кандидат запрашивает на Госуслугах. Периоды до 2020 года подтверждает бумажная трудовая книжка.
Что делать, если кандидат отказывается подписывать согласие на проверку?
Проверка, для которой нужно согласие, в этом случае не проводится: нельзя копировать документы, передавать их в службу безопасности и запрашивать отзыв у прошлого работодателя. При заключении договора кандидат всё равно обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 65 ТК РФ, и их можно просмотреть при нём. Отказ подписать согласие в перечень деловых качеств из пункта 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 не входит.
