Копию трудовой книжки заверяет работодатель, у которого хранится подлинник. По пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025, действующего с 18 августа 2025 года, под копией ставят слово «Верно», должность того, кто заверяет, его собственноручную подпись с расшифровкой и дату. Если копия уходит в банк, консульство или другую организацию, отметку дополняют записью о месте хранения подлинника и печатью. По статье 62 ТК РФ работник получает копию по письменному заявлению бесплатно, срок — не позднее 3 рабочих дней. Порядок зависит от формы ведения сведений: при бумажной книжке работодатель заверяет копию или выписку, при электронной выдаёт форму СТД-Р за период работы у себя, а сведения за весь стаж с 2020 года содержит СТД-СФР.
Материал пригодится и работнику, у которого копию запросил банк, и специалисту по кадрам, который её оформляет. Покажем, какие реквизиты обязательны всегда, а какие нужны только для внешней организации, как заверять многостраничную копию, кто вправе подписывать и что делать, если книжка уже на руках у работника. Сценарная таблица, пошаговая инструкция, формы для скачивания, штрафы за нарушение срока и новый порядок получения СТД-СФР с 8 августа 2026 года — во второй половине статьи.
Что считается надлежаще заверенной копией трудовой книжки
Статья 62 ТК РФ требует, чтобы копии документов, связанных с работой, были «заверены надлежащим образом», но сам порядок заверения не расписывает. Интересно, что в перечне статьи названа не копия трудовой книжки, а выписка из неё — и только если книжка на работника ведётся. На практике работники просят полную копию всех заполненных страниц, и работодатель выдаёт её по тем же правилам: 3 рабочих дня со дня подачи заявления, без оплаты.
Содержание понятия «надлежащим образом» раскрывает национальный стандарт. С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025, утверждённый приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к отметке о заверении копии сохранились в пункте 5.26, поэтому копии, оформленные по правилам 2016 года, по составу реквизитов им соответствуют.
Факт: ГОСТ Р 7.0.97-2025 введён в действие 18 августа 2025 года приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ссылки на стандарт 2016 года в инструкции по делопроизводству стоит обновить.
Отметка о заверении проставляется под реквизитом «подпись». Состав реквизитов зависит от того, кому предназначена копия: для личного пользования или для представления в другую организацию.
| Реквизит отметки | Что пишут на копии трудовой книжки | Когда обязателен |
|---|---|---|
| Заверительная надпись | Слово «Верно» | Всегда |
| Должность | Наименование должности лица, заверившего копию, например «Начальник отдела кадров» | Всегда |
| Подпись | Собственноручная подпись этого лица | Всегда |
| Расшифровка подписи | Инициалы и фамилия | Всегда |
| Дата | Дата заверения копии или выписки | Всегда |
| Место хранения подлинника | «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» | Если копия выдаётся для представления в другую организацию |
| Печать организации | Оттиск печати на отметке о заверении | Если копия выдаётся для представления в другую организацию |
| Штамп | Штамп с текстом отметки вместо рукописного текста | По выбору организации, стандарт это допускает |
Копия для банка, визового центра или нового работодателя — это всегда копия для другой организации: на ней нужны и запись о месте хранения подлинника, и печать. Короткую отметку из пяти реквизитов оставляют для копий, которые работник хранит у себя или которые остаются внутри компании.
ГОСТ не единственный источник требований. Национальные стандарты применяются добровольно по статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», если обязательность не установлена законом или сама организация не закрепила стандарт в своих правилах оформления документов. На практике инструкция по делопроизводству почти всегда ссылается на ГОСТ Р 7.0.97, и тогда его требования становятся для компании внутренним правилом.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «ГОСТ Р 7.0.97-2025 сам по себе добровольный, обязательным для компании его делает её собственная инструкция по делопроизводству. Если в инструкции прописано, кто заверяет копии и каким текстом, спор о надлежащем заверении с работником или проверяющим закрывается ссылкой на этот документ. Откройте свою инструкцию и проверьте, на какую редакцию стандарта она ссылается и названы ли в ней должности, которым дано право заверять копии.»
Проверить свою готовность можно за один шаг: найдите в инструкции по делопроизводству раздел об оформлении копий. Если его нет или там указан стандарт 2016 года, это первое, что стоит исправить до следующего запроса от работника.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кто заверяет копию: сценарии для работника и работодателя
Заверить копию трудовой книжки может только тот, у кого хранится подлинник: отметка подтверждает соответствие копии документу, который лежит в деле организации. Пока человек работает и ведёт бумажную книжку, она хранится у работодателя, и заверяет её он. После увольнения книжку выдают на руки в день прекращения трудового договора, и бывший работодатель заверить её копию уже не может: подлинника у него нет.
Работнику, который выбрал электронную форму ведения сведений, бумажную книжку выдали на руки. Работодатель в этом случае заверяет не копию книжки, а выдаёт сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ: за период работы у себя, в выбранной работником форме, не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Какой документ и у кого просить, зависит от того, где сейчас подлинник книжки и какая форма ведения сведений выбрана.
| Ситуация | Кто оформляет | Что получает работник | Срок и основание |
|---|---|---|---|
| Работаете, бумажная книжка хранится у работодателя | Работодатель | Заверенную копию или выписку из трудовой книжки | Не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, бесплатно, статья 62 ТК РФ |
| Для обязательного социального страхования нужен подлинник, а не копия | Работодатель выдаёт книжку | Подлинник трудовой книжки на время | Выдача не позднее 3 рабочих дней; вернуть работодателю не позднее 3 рабочих дней со дня получения книжки в органе социального страхования, статья 62 ТК РФ |
| Выбрана электронная форма, бумажная книжка на руках | Работодатель | СТД-Р за период работы у данного работодателя | Не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения договора, статья 66.1 ТК РФ |
| Уволились, книжка на руках | Бывший работодатель — только по своим документам; копию книжки — нотариус | Копии приказов, справки, СТД-Р; нотариально засвидетельствованную копию книжки | Статьи 62 и 66.1 ТК РФ; статья 77 Основ законодательства РФ о нотариате |
| Нужны сведения обо всём стаже с 2020 года | Социальный фонд России | СТД-СФР | Запрос через Госуслуги, статья 66.1 ТК РФ |
Из таблицы видно, где чаще всего теряется время: уволившийся работник идёт за заверенной копией к бывшему работодателю, а тот не вправе её заверить. В этой ситуации сразу выбирайте между нотариусом и комплектом из СТД-Р и копий приказов, в зависимости от того, что принимает получатель.
Внимание: с 8 августа 2026 года приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н изменил порядок заполнения СТД-Р и СТД-СФР: сведения из ресурсов СФР запрашиваются через Госуслуги, а не через личный кабинет на сайте СФР. Сами бланки форм приказ не изменил.
Бумажная трудовая книжка остаётся одним из немногих кадровых документов, которые нельзя перевести в КЭДО. Поэтому заверенная копия книжки всегда бумажная, даже в компании, где остальной кадровый документооборот электронный.
Когда заверенная работодателем копия не подойдёт
Копия с отметкой «Верно» подтверждает соответствие подлиннику, который хранится у работодателя. Она не заменяет документ в трёх ситуациях. Первая: получателю нужен подлинник, например для обязательного социального страхования — тогда работодатель выдаёт саму книжку на время по части 1 статьи 62 ТК РФ. Вторая: получатель прямо требует нотариально засвидетельствованную копию — работодатель нотариальную форму заменить не может. Третья: книжка на руках у работника, который не работает или выбрал электронную форму, и работодателя, хранящего подлинник, нет.
Единых для всех банков, консульств и визовых центров требований к копии трудовой книжки нет: одни принимают копию с печатью работодателя, другие просят отметку «Работает по настоящее время» или ограничивают давность заверения. Перед подачей заявления работодателю уточните у получателя его требования письменно: это быстрее, чем переоформлять копию.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что заявления на копии приходят в отдел кадров на бумаге и срок по ним сложно отследить, это решается маршрутом согласования. В сервисе Добыто работник подаёт заявление в личном кабинете, документ сразу уходит по маршруту к специалисту по кадрам, а срок согласования виден в карточке документа, так что отсчёт 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ не зависит от того, когда бумага дошла до исполнителя.
Как заверить копию трудовой книжки по ГОСТ Р 7.0.97-2025
Копия должна воспроизводить все страницы книжки с записями: титульный лист со сведениями о владельце, разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», а также вкладыш, если он вшит. Записи копируются в том виде, в каком они есть, включая исправления: отметка «Верно» подтверждает соответствие подлиннику, а не правильность записей.
Многостраничную копию заверяют одним из двух способов. Для государственных организаций оба описаны в пункте 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству, утверждённой приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, коммерческие компании берут их за образец для своих инструкций. Отметку о заверении ставят на каждом листе копии либо один раз на последнем листе прошитой или скреплённой иным образом копии. Запись о месте нахождения подлинника в обоих случаях ставится только на последнем листе.
Важный нюанс из практики: при прошивке листы нумеруют, концы нити выводят на оборот последнего листа и оформляют отметку там же с указанием количества листов, например: «Верно. Всего пронумеровано, прошито и скреплено печатью 10 (десять) листов». Постраничное заверение проще, если получатель может разделить копию на части, прошивка надёжнее, когда копию подают комплектом.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обязательные реквизиты отметки — «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка и дата. Для копии, которая уходит во внешнюю организацию, к ним добавляются запись о месте хранения подлинника и печать, и на многостраничной копии эту запись ставят только на последнем листе. Перед выдачей сверьте каждый лист с таблицей реквизитов: при постраничном заверении подпись и дата стоят на каждом листе, запись о месте хранения — только на последнем.»
Запись «Работает по настоящее время» ГОСТ Р 7.0.97-2025 не предусматривает. Её ставят по сложившейся практике после последней записи о приёме, когда получателю нужно подтверждение, что человек трудится на дату выдачи копии. Если такая запись нужна, её оформляют той же подписью и датой, что и отметку о заверении.
Печать нужна на копии для другой организации, но с 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не иметь печати. Если печати нет, этот реквизит не проставляется; о том, что организация работает без печати, получателю лучше сообщить заранее.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте письменное заявление работника и зафиксируйте дату подачи: от неё считают 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ.
- Шаг 2. Уточните по заявлению, куда пойдёт копия. Для банка, консульства, другого работодателя и любой внешней организации понадобятся запись о месте хранения подлинника и печать.
- Шаг 3. Сделайте копии всех страниц с записями: титульный лист, разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», вкладыш, если он есть.
- Шаг 4. Выберите способ заверения: отметка на каждом листе или прошивка с нумерацией листов и отметкой на обороте последнего листа с указанием их количества.
- Шаг 5. Оформите отметку: «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка, дата заверения. Для внешней организации добавьте на последнем листе «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» и поставьте печать.
- Шаг 6. Если получатель просит подтвердить работу на дату выдачи, после последней записи о приёме добавьте «Работает по настоящее время» с подписью и датой.
- Шаг 7. Сверьте копию с подлинником лист за листом и выдайте её работнику под подпись в журнале или на экземпляре заявления.
Формы для выдачи трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности
Эти формы нужны, когда вместо копии работнику выдают сведения или саму книжку; первой откройте форму СТД-Р.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Ошибки при заверении копии и во что они обходятся
Большинство ошибок возникает не в тексте отметки, а в выборе того, кто и что заверяет. Каждая из них стоит как минимум повторного обращения работника, а часть — штрафа.
Короткая отметка на копии для внешней организации. Специалист ставит «Верно», подпись и дату, потому что так оформляют внутренние копии, и забывает про запись о месте хранения подлинника и печать. Для банка или консульства такая копия не соответствует пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025, и работник возвращается за новой, а срок подачи документов получателю сдвигается.
Заверяет тот, кому это право не дано. Стандарт требует указать должность лица, заверившего копию, но не называет, какая это должность. Если инструкция по делопроизводству или приказ не перечисляют уполномоченных лиц, подпись рядового сотрудника кадровой службы можно оспорить как ненадлежащее заверение.
Бывший работодатель заверяет копию книжки, которая уже на руках у работника. Отметка «Верно» и запись «Подлинник документа находится в…» в этом случае недостоверны: подлинника в деле организации нет. Бывший работодатель вправе заверить только копии своих документов — приказов о приёме, переводах и увольнении, справок — и выдать СТД-Р.
Просрочка, отказ или плата за копию. Статья 62 ТК РФ даёт работодателю 3 рабочих дня и прямо указывает, что копии предоставляются безвозмездно. Нарушение подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Работник, которому не выдали копию в срок, может обратиться в ГИТ, в том числе через портал Онлайнинспекция.РФ, где жалобу подают в электронном виде.
Цена ошибки для работодателя складывается из штрафа и времени специалиста на повторное оформление, для работника — из сорванного срока подачи документов в банк или визовый центр. Проверить себя до выдачи можно по таблице реквизитов из первого раздела и сценарной таблице: они закрывают все четыре ошибки.
Электронная трудовая книжка: чем заменить заверенную копию
Электронная трудовая книжка содержит сведения начиная с 2020 года. Стаж до этой даты подтверждает только бумажная книжка, поэтому работнику, перешедшему на электронную форму, её выдают на руки, а копию этой книжки работодатель уже не заверяет.
Полезно знать: Социальный фонд России прямо указывает, что бумажную трудовую книжку нужно сохранять и после перехода на электронную форму: в ней остаются сведения о стаже до 2020 года, которых в электронной книжке нет.
Вместо копии работодатель выдаёт форму СТД-Р. По статье 66.1 ТК РФ в ней отражаются сведения за период работы у данного работодателя, а форму выдачи выбирает работник: на бумаге, заверенную надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Бумажную СТД-Р заверяют по тем же правилам, что и копию книжки: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата, а для внешней организации — печать.
Сведения обо всей трудовой деятельности с 2020 года, у всех работодателей, содержит форма СТД-СФР. Её формирует Социальный фонд России, а порядок получения и перечень сведений описан в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда. С 8 августа 2026 года сведения из ресурсов СФР для этих форм запрашиваются через Госуслуги.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «СТД-Р по заявлению работника выдаётся не позднее 3 рабочих дней, а при увольнении — в день прекращения трудового договора, и форму выдачи выбирает работник. Электронную СТД-Р работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, простая или неквалифицированная для неё не подходит. До того как придёт первое заявление, проверьте, у кого из подписантов есть действующая УКЭП.»
В сервисе Добыто документ после согласования подписывает электронной подписью руководитель или сотрудник, которому дано право подписывать этот тип документов, затем он сохраняется в электронном архиве, и работник скачивает подписанный файл на своё устройство. Для работников с электронной формой ведения сведений это заменяет поход в отдел кадров за бумажной копией.
Как закрепить порядок заверения копий в локальных актах
Если порядок заверения записан только в памяти специалиста по кадрам, он меняется вместе со специалистом. Закрепить его можно в инструкции по делопроизводству и приказе о праве подписи, и тогда ссылка на ГОСТ Р 7.0.97-2025 становится для компании обязательной.
В инструкции по делопроизводству стоит прописать пять вещей: ссылку на ГОСТ Р 7.0.97-2025 вместо редакции 2016 года; должности, которым дано право заверять копии документов, связанных с работой; текст отметки для внутренних и внешних копий или образец штампа; способ заверения многостраничных копий — постранично или с прошивкой; порядок действий, если у организации нет печати. Отдельным приказом назначают конкретных работников на эти должности, чтобы при смене специалиста не возникал вопрос о полномочиях.
Трудовые книжки, по которым делают копии, хранятся по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года.
Важный нюанс из практики: по приказу № 320н трудовую книжку, которую работник не забрал после увольнения, работодатель хранит до востребования по правилам архивного законодательства. Пока книжка лежит в организации, бывший работник вправе просить заверенную копию именно у этого работодателя: подлинник остаётся в его деле. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой можно по форме из таблицы выше.
В практике Добыто заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, оформляют по шаблону с заранее настроенным маршрутом: работник выбирает шаблон, специалист по кадрам получает уведомление, а фильтр по статусу показывает, какие заявления ещё в работе. Саму трудовую книжку и её копию сервис не переводит в электронный вид: книжка остаётся бумажной, и копию по-прежнему заверяют собственноручной подписью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Бумажная трудовая книжка входит в число документов, которые закон оставляет на бумаге, вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей и актом о несчастном случае. В электронный вид переводится всё вокруг неё: заявление работника, маршрут согласования, СТД-Р с усиленной квалифицированной подписью. Когда настраиваете КЭДО, сразу разделите в инструкции по делопроизводству, какие копии заверяются на бумаге, а какие документы выдаются в электронном виде.»
Стоимость КЭДО Добыто для работы с кадровыми заявлениями и СТД-Р
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли компании УКЭП для подписания документов вроде электронной СТД-Р.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в УКЭП: для электронной СТД-Р нужна именно она, и она доступна с тарифа «Бизнес». Актуальные условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Надлежаще заверенная копия трудовой книжки — это копия всех страниц с записями, на которой тот, у кого хранится подлинник, поставил «Верно», свою должность, подпись с расшифровкой и дату, а для внешнего получателя ещё запись о месте хранения подлинника и печать. Когда книжка уже на руках у работника, заверять её копию работодатель не вправе: остаются нотариус, копии приказов и СТД-Р, а сведения о стаже с 2020 года даёт СТД-СФР. Обязательный характер требования стандарта получают через собственную инструкцию по делопроизводству, поэтому её обновление под редакцию 2025 года снимает большую часть спорных ситуаций.
Добыто переводит в электронный вид всё, что окружает трудовую книжку: заявления работников, маршруты согласования, СТД-Р с УКЭП и электронный архив, чтобы срок по статье 62 ТК РФ отслеживался в системе, а бумажной оставалась только сама книжка.
Частые вопросы о заверении копии трудовой книжки
Может ли работник сам заверить копию своей трудовой книжки?
Нет. Отметку «Верно» по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 ставит организация, у которой хранится подлинник, с указанием должности заверившего лица. Если книжка на руках у работника, верность копии свидетельствует нотариус по статье 77 Основ законодательства РФ о нотариате, а работник может дополнительно предъявить получателю подлинник вместе с простой копией, если получатель это допускает.
Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?
Ни ТК РФ, ни ГОСТ Р 7.0.97-2025 срок действия заверенной копии не устанавливают. Срок задаёт получатель: банк, консульство или визовый центр может принимать копии, заверенные не ранее определённой даты. Уточните это требование до подачи заявления работодателю, чтобы копия не устарела к моменту подачи.
Нужна ли печать на копии трудовой книжки для внутреннего использования?
Нет. Печать и запись о месте хранения подлинника по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 нужны только на копии, которая выдаётся для представления в другую организацию. Для копии, которая остаётся в компании или у работника, достаточно пяти реквизитов: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата.
Можно ли получить заверенную копию трудовой книжки при совместительстве?
Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы, поэтому копию книжки заверяет он. Работодатель по совместительству по статье 62 ТК РФ выдаёт копии своих документов: приказа о приёме, справки о заработной плате, справки о периоде работы у него, а сведения за этот период — по форме СТД-Р по статье 66.1 ТК РФ.
Что делать, если в трудовой книжке ошибка, а копия нужна срочно?
Копия воспроизводит записи в том виде, в каком они есть, и отметка «Верно» ошибку не исправляет. Исправление вносит работодатель, который сделал неправильную запись, либо работодатель по новому месту работы на основании документа, подтверждающего правильные сведения, по правилам Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н. Если ждать исправления некогда, работник получает копию как есть и отдельно подаёт заявление об исправлении записи.
Как быть, если работодатель не выдаёт копию больше 3 рабочих дней?
Срок по статье 62 ТК РФ считается со дня подачи письменного заявления, поэтому сохраните второй экземпляр заявления с отметкой о приёме или отправьте его почтой с описью вложения. После истечения 3 рабочих дней работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда: за нарушение предусмотрены предупреждение или штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей.
