Неверную запись в трудовой книжке исправляют без зачёркивания: ошибочную строку признают недействительной, а после последней записи вносят правильную со ссылкой на документ-основание. Этого требует пункт 12 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует до 1 сентября 2027 года. Исправляет работодатель, внёсший запись, либо работодатель по новому месту работы на основании документа. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник вправе по заявлению получить дубликат без неё. В бумажной книжке исправление оформляется новой строкой в разделе «Сведения о работе», в электронной — отменой строки в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 с отметкой «X» и подачей верных сведений в СФР.
Материал нужен кадровику, который обнаружил ошибку, и работнику, который увидел неточность в своей книжке или в выписке с Госуслуг. Покажем точную формулировку исправительной записи, разберём смену фамилии, недействительное увольнение и ликвидацию прежнего работодателя, объясним, как ошибка отражается на подтверждении стажа для пенсии. Сценарная таблица, пошаговая инструкция и образцы — в середине статьи, штрафы, стоимость и ответы на частые вопросы — во второй половине.
Кто исправляет неверную запись в трудовой книжке: бумажный и электронный вариант
Порядок исправления зависит от носителя. Бумажная трудовая книжка по статье 66 ТК РФ остаётся основным документом о трудовой деятельности и стаже, и ошибки в ней исправляют по Порядку № 320н. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде работодатель передаёт в Социальный фонд России по форме ЕФС-1, и ошибки в них исправляют по статье 66.1 ТК РФ через отчётность в СФР. Если работник сохранил бумажную книжку, одно и то же событие отражается в двух местах: в книжке и в подразделе 1.1 ЕФС-1. Найденную ошибку проверяют на обоих носителях.
Право внести исправление в бумажную книжку пункт 12 Порядка № 320н даёт двум работодателям:
- работодателю, который внёс неверную запись;
- работодателю по новому месту работы — на основании соответствующего документа.
Новый работодатель не исправляет запись «со слов» работника. Ему нужен документ, из которого видны правильные сведения, и реквизиты этого документа попадут в графу 4 исправительной записи. Если организация, внёсшая запись, ликвидирована, пункт 30 Порядка разрешает исправление работодателю по новому месту работы или работодателю, у которого внесена последняя запись, тоже на основании соответствующего документа.
Отдельный случай — когда запись формально верна, но её основание отменили. Увольнение или перевод на другую постоянную работу признаны незаконными, изменена формулировка причины увольнения: такую запись признают недействительной в том же порядке пункта 12. Решение об этом может принять работодатель, контрольно-надзорный орган, орган по рассмотрению трудовых споров или суд. Сама трудовая книжка при этом не заменяется, пока работник не попросит дубликат.
Первое действие при обнаружении ошибки — найти документ-основание: приказ о приёме, переводе или увольнении. По пункту 9 Порядка запись должна точно соответствовать приказу, поэтому сверка с ним сразу показывает, где ошибка: в книжке или в самом приказе. Если неверен приказ, сначала исправляют его, и только потом книжку.
Факт: бумажная трудовая книжка входит в четыре документа, которые нельзя перевести в КЭДО, вместе с приказом об увольнении, документами об инструктаже по охране труда и актом о несчастном случае. Исправительную запись в неё вносят только от руки.
Этим определяется и роль электронного документооборота. В Добыто, как и в любой системе КЭДО, трудовая книжка остаётся вне электронного контура, а в электронном виде оформляются документы вокруг неё: заявление работника об исправлении, приказ, сведения о трудовой деятельности. Перед тем как брать ручку, определите, кто вправе исправлять, и держите под рукой документ, реквизиты которого войдут в запись.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить запись в трудовой книжке без зачёркивания
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неточные, неправильные и признанные недействительными записи запрещено: пункт 12 Порядка № 320н формулирует это прямо. Ошибочная строка остаётся на месте, а её недействительность фиксируется новой записью ниже. Отдельного упоминания корректора в пункте 12 нет, но любое вмешательство в текст ошибочной строки выходит за пределы предусмотренного способа, и при подсчёте стажа такая запись вызывает вопросы.
Формулировку исправительной записи Минтруд показал в письме от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613. Исправление вносят после последней записи в книжке: в графе 3 пишут «Запись за номером таким-то недействительна», в графе 4 указывают реквизиты документа-основания. Письмо не является нормативным правовым актом, но формулировка из него совпадает со сложившейся практикой и не вызывает вопросов у проверяющих.
Пример. В записи № 7 должность указана как «менеджер», а в приказе о приёме — «менеджер по продажам». Последняя запись в книжке — № 9. Кадровик вносит запись № 10: в графе 3 «Запись за номером 7 недействительна», в графе 4 реквизиты приказа о приёме. Следующей строкой, № 11, вносит правильную запись о приёме на должность «менеджер по продажам» со ссылкой на тот же приказ. Записи № 8 и № 9 не трогают.
Какой способ исправления подходит к вашей ситуации
Способ зависит от того, где ошибка, что её вызвало и существует ли работодатель, который внёс запись.
| Ситуация | Кто исправляет | Как оформить | Норма |
|---|---|---|---|
| Ошибка в дате, должности, подразделении, реквизитах приказа в разделе «Сведения о работе» | Работодатель, внёсший запись, или работодатель по новому месту работы на основании документа | После последней записи: «Запись за номером … недействительна», затем правильная запись; в графе 4 реквизиты документа | п. 12 Порядка № 320н |
| Увольнение или перевод признаны незаконными, изменена формулировка причины увольнения | Работодатель по решению работодателя, контрольно-надзорного органа, органа по трудовым спорам или суда | Запись признают недействительной в порядке п. 12 | п. 12 Порядка № 320н |
| В книжке осталась недействительная запись об увольнении или переводе | Работодатель по письменному заявлению работника | Дубликат, в который переносятся все записи, кроме недействительной | п. 30 Порядка № 320н |
| Работодатель, внёсший запись, ликвидирован | Работодатель по новому месту работы или работодатель, внёсший последнюю запись | Исправление на основании соответствующего документа | п. 30 Порядка № 320н |
| Изменились фамилия, имя, отчество или дата рождения | Работодатель на основании подтверждающего документа | Титульный лист: прежние данные зачёркивают одной чертой, вносят новые, ссылка на документ — на внутренней стороне обложки, подпись и печать при наличии | п. 7 Порядка № 320н |
| Ошибка в электронных сведениях о трудовой деятельности | Работодатель, в том числе по письменному заявлению работника | Подраздел 1.1 ЕФС-1: «X» в графе «Признак отмены», следующей строкой верные сведения | ст. 66.1 ТК РФ, форма по Приказу СФР № 1462 |
| Ошибка в электронной книжке, работодатель ликвидирован | Социальный фонд России | Запрос «Корректировка индивидуального лицевого счёта в СФР» на Госуслугах или обращение в клиентскую службу с подтверждающими документами | Разъяснения СФР |
Единственная ситуация в таблице, где зачёркивание допустимо, — смена персональных данных на титульном листе. В разделе «Сведения о работе» тот же приём остаётся нарушением пункта 12, поэтому переносить правило титульного листа на записи о работе нельзя.
Недействительная запись об увольнении или переводе и дубликат
Когда суд, ГИТ или сам работодатель признали увольнение незаконным, в книжке остаются и спорная запись, и запись о её недействительности. Пункт 30 Порядка № 320н даёт работнику выбор: оставить книжку как есть или подать письменное заявление на дубликат. В дубликат переносятся все записи, кроме недействительной, и следующий работодатель её не увидит. Если книжку утратили, дубликат по пункту 27 выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Смена фамилии и другие исправления на титульном листе
Титульный лист живёт по другому правилу. По пункту 7 Порядка при смене фамилии, имени, отчества или даты рождения прежние данные зачёркивают одной чертой и вписывают новые. Ссылку на документ, подтверждающий изменение, делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью при её наличии. Если документа нет, исправление вносить не на чем: сначала работник его предоставляет.
Как исправить запись в бумажной трудовой книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте запись с приказом, на основании которого она внесена. По пункту 9 Порядка запись должна ему соответствовать; если ошибка в приказе, сначала исправьте приказ.
- Шаг 2. Определите, кто вправе исправлять: работодатель, внёсший запись, работодатель по новому месту работы на основании документа или, при ликвидации прежней организации, работодатель по пункту 30.
- Шаг 3. Не зачёркивайте и не правьте ошибочную строку в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
- Шаг 4. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и дату, в графе 3 напишите «Запись за номером … недействительна», в графе 4 укажите реквизиты документа-основания.
- Шаг 5. Следующей строкой внесите правильную запись в точном соответствии с документом.
- Шаг 6. Проверьте, ушла ли та же ошибка в подраздел 1.1 ЕФС-1. Если да, отмените ошибочную строку и подайте верные сведения.
- Шаг 7. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сообщите работнику о праве получить дубликат по письменному заявлению.
Образцы для исправления записи и оформления дубликата
Начните с образца исправительной записи: по нему видно расположение граф и формулировку, а заявление на дубликат и форма СТД-Р нужны для отдельных случаев.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке через СФР
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Работник видит их в выписке на Госуслугах или в форме СТД-Р, которую выдаёт работодатель. По статье 66.1 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить или дополнить неверные или неполные сведения и передать их в информационные ресурсы СФР. Заявление пишется в свободной форме: универсального бланка нормативные акты не устанавливают.
С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 сдают по форме, утверждённой Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Механика исправления в подразделе 1.1 такая: работодатель отменяет прежнюю строку, проставляя «X» в графе «Признак отмены», и следующей строкой подаёт правильные сведения. Удалить строку или подать правильную запись поверх ошибочной форма не позволяет. Если ошибку нашёл сам фонд и направил уведомление, на её устранение отводится 5 рабочих дней. Разъяснения фонда по порядку и срокам собраны на странице об электронной трудовой книжке на сайте СФР.
С 1 июля 2026 года СФР принимает электронную ЕФС-1 только в новом формате. Изменения, внесённые приказом СФР от 15.04.2026 № 389, касаются в том числе справочника кодов должностей бюджетных страхователей для подраздела 1.3 и порядок исправления строк подраздела 1.1 не меняют.
Сроки подачи исходных сведений и выдачи СТД-Р
Ошибку проще не допустить, чем отменять. Сведения о приёме и увольнении подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, о переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Эти сроки установлены подпунктами 2 и 3 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. СТД-Р работодатель выдаёт по заявлению работника не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. После исправления отчётности работнику имеет смысл запросить свежую выписку и убедиться, что верная строка появилась.
Кадровая часть этой процедуры — заявление работника, приказ, СТД-Р — относится к документам, которые можно оформлять электронно. В Добыто заявление об исправлении сведений работник подписывает электронной подписью, приказ подписывает руководитель, а подписанные документы остаются в электронном архиве и доступны при проверке. Бумажной остаётся только сама трудовая книжка.
Если работодатель, внёсший сведения, ликвидирован
Статья 66.1 возлагает исправление на работодателя, и когда организации нет, заявление подавать некому. Для этого случая СФР указывает, что исправить ошибку можно через фонд: электронный запрос «Корректировка индивидуального лицевого счёта в СФР» на Госуслугах или обращение в клиентскую службу фонда с подтверждающими документами. Единого закрытого перечня документов для такого обращения фонд не публикует, поэтому собирайте всё, что подтверждает правильные даты и должность: трудовой договор, выписки из приказов, расчётные документы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как неверная запись влияет на стаж и назначение пенсии
Ошибка в трудовой книжке не означает автоматической потери стажа. По памятке СФР на 2026 год записи в книжке должны соответствовать законодательству, действовавшему на день их внесения. Если сведения неточные или неполные, пункт 11 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, утверждённых постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015, разрешает подтверждать периоды работы другими документами:
- письменными трудовыми договорами;
- справками, выданными работодателями или соответствующими государственными органами;
- выписками из приказов;
- лицевыми счетами;
- ведомостями о выдаче заработной платы.
Практическое следствие для работника: ошибку в старой записи проверяют задолго до выхода на пенсию, пока работодатель существует и архив его приказов доступен. Чем больше лет прошло, тем сложнее получить выписку из приказа или лицевой счёт. Заявление о корректировке индивидуального лицевого счёта подаётся через Госуслуги или клиентскую службу фонда, а порядок описан на странице СФР об исправлении ошибок в индивидуальном лицевом счёте.
Для работника с бумажной книжкой порядок проверки такой: сверить каждую запись с выпиской сведений о трудовой деятельности на Госуслугах, выписать расхождения по датам, должностям и основаниям увольнения и по каждому найти документ, который подтверждает правильный вариант. С этим комплектом обращаются к работодателю, а если его нет — к новому работодателю или в СФР.
Если вы работодатель и читаете раздел с мыслью о сотрудниках предпенсионного возраста, проверку их книжек проще провести до того, как они сами придут с претензией к стажу. Интеграция Добыто с 1С:ЗУП синхронизирует кадровые документы автоматически, поэтому приказ, на основании которого вносится исправление, и сведения для ЕФС-1 берутся из одной базы.
Ошибки при исправлении записи и во что они обходятся работодателю
Большая часть испорченных трудовых книжок испорчена попыткой исправить ошибку быстро. Ниже — четыре ошибки, которые повторяются чаще других, и их последствия.
- Зачёркивание или правка ошибочной строки в разделе «Сведения о работе». Так делают, чтобы запись выглядела аккуратнее и не занимала две новые строки. Результат — нарушение пункта 12 Порядка № 320н, а у работника при назначении пенсии появляется запись, которую придётся подтверждать договорами, выписками из приказов и ведомостями.
- Исправление без документа-основания. Новый работодатель вносит исправление по словам работника, графа 4 остаётся пустой или в ней указан документ, из которого правильные сведения не следуют. Запись не соответствует требованию пункта 9 о соответствии приказу, и исправление само становится неверной записью.
- Новая строка в ЕФС-1 без отмены прежней. В подразделе 1.1 появляются две противоречащие друг другу записи о том же событии. Правильный порядок — «X» в графе «Признак отмены» у ошибочной строки и верные сведения следующей строкой.
- Исправление только на одном носителе. Кадровик исправил бумажную книжку и не проверил ЕФС-1 или наоборот. Работник получает расхождение между книжкой и выпиской с Госуслуг, и ошибку приходится искать повторно.
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ. По части 1 это предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица. Повторное аналогичное нарушение по части 2 обходится должностному лицу в 10 000-20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет, ИП — в 10 000-20 000 рублей, юридическому лицу — в 50 000-70 000 рублей.
За неполные или недостоверные сведения в отчётности Федеральный закон № 27-ФЗ предусматривает финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Статья 17 этого закона освобождает от санкции работодателя, который сам исправил принятые фондом сведения до того, как СФР обнаружил ошибку. При массовой ошибке, например в коде должности у целого подразделения, сумма считается по числу работников, поэтому собственная проверка отчёта до уведомления фонда обходится дешевле любого другого сценария.
Когда исправительная запись не решает задачу
Исправительная запись закрывает ошибку, допущенную при заполнении книжки. Она не помогает в четырёх ситуациях:
- Ошибка в самом приказе. Если приказ содержит неверную дату или должность, запись в книжке ему соответствует. Исправлять книжку до исправления приказа бессмысленно: новая запись опять будет расходиться с основанием.
- Спор о формулировке увольнения. Если работодатель считает запись верной, а работник нет, основанием для признания записи недействительной становится решение работодателя, контрольно-надзорного органа, органа по рассмотрению трудовых споров или суда. Без такого решения менять формулировку не на чем.
- Работодатель ликвидирован, документов нет. Новый работодатель по пункту 30 исправляет запись только на основании соответствующего документа. Если его нет, стаж подтверждают документами по пункту 11 Правил № 1015 или через СФР, а книжка остаётся с ошибкой.
- Работник хочет убрать из книжки любую исправленную запись. Дубликат без недействительной записи пункт 30 предусматривает только для записей об увольнении и переводе на другую постоянную работу. Исправленная запись о должности или дате приёма в книжке остаётся.
Стоимость КЭДО для оформления кадровых документов по трудовой книжке
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и потребности в интеграции с 1С и электронном архиве. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из тарифа, численности сотрудников и нужных интеграций; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП сотрудники получают через партнёров-удостоверяющих центров.
Выводы
Ошибочную запись в разделе о работе оставляют на месте: ниже последней строки её объявляют недействительной и вносят правильную со ссылкой на документ, который подтверждает верные сведения. Исправляет тот, кто ошибся, а при его отсутствии — новый работодатель, и только при наличии документа. Электронные сведения правят отменой строки в ЕФС-1, а при ликвидации работодателя — через СФР. Стаж при неточной записи подтверждают договорами, выписками из приказов и зарплатными документами, поэтому проверять книжку выгоднее заранее.
Добыто закрывает электронную часть этой работы: заявления работников, приказы и сведения о трудовой деятельности подписываются электронной подписью и хранятся в одном архиве, связанном с 1С:ЗУП, а бумажная книжка заполняется по основаниям, которые легко найти.
Частые вопросы об исправлении записей в трудовой книжке
Что делать, если ошибочную запись уже зачеркнули или замазали корректором?
Вернуть исходный вид строке невозможно, и повторное зачёркивание ситуацию не улучшит. Пункт 12 Порядка № 320н прямо запрещает зачёркивание в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», корректор в нём отдельно не упомянут. Для пенсии такая запись не означает потери стажа: по пункту 11 Правил № 1015 период работы подтверждают трудовым договором, справками работодателя, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями о выдаче зарплаты. Имеет смысл запросить эти документы, пока работодатель существует.
Может ли новый работодатель исправить запись прежнего, если тот продолжает работать?
Да. Пункт 12 Порядка № 320н разрешает исправление работодателю по новому месту работы, но только на основании соответствующего документа. Работник приносит документ прежнего работодателя с правильными сведениями, и его реквизиты указываются в графе 4 исправительной записи. Без документа новый работодатель исправление не вносит.
Нужен ли отдельный приказ об исправлении записи?
Обязательной формы приказа об исправлении записи в трудовой книжке нормативные акты не устанавливают. Исправительная запись ссылается в графе 4 на документ-основание, из которого следуют правильные сведения. Если ошибка была в самом приказе о приёме, переводе или увольнении, сначала оформляется документ, исправляющий приказ, и уже его реквизиты указываются в книжке.
В какой срок работодатель выдаёт СТД-Р, чтобы проверить исправление?
По статье 66.1 ТК РФ работающему сотруднику СТД-Р выдают не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Для проверки удобно сравнить СТД-Р с выпиской на Госуслугах: в выписке исправленные сведения появятся после того, как СФР примет отчёт ЕФС-1 с отменённой и новой строкой.
Сколько ждать дубликат, если книжка с ошибочной записью утеряна?
При утрате трудовой книжки дубликат выдаёт работодатель по последнему месту работы не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления, это пункт 27 Порядка № 320н. Дубликат по пункту 30, из которого исключается недействительная запись об увольнении или переводе, тоже оформляется только по письменному заявлению работника.
Изменился ли порядок исправления ЕФС-1 после 1 июля 2026 года?
С 1 июля 2026 года СФР принимает электронную ЕФС-1 только в новом формате. Изменения приказа СФР от 15.04.2026 № 389 касаются в том числе справочника кодов должностей бюджетных страхователей для подраздела 1.3. Порядок исправления строк подраздела 1.1 прежний: отметка «X» в графе «Признак отмены» и верные сведения следующей строкой по форме, утверждённой Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
