Запись в трудовой книжке о приёме на работу с указанием подразделения вносится по пункту 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В графе 3 под полным наименованием организации пишут, в какое структурное подразделение и на какую должность принят работник, в графе 4 указывают дату и номер приказа. Срок — не позднее 5 рабочих дней, текст записи точно повторяет приказ. Подразделение указывают, только если условие о работе в нём включено в трудовой договор: есть условие — отдел пишут в книжке и в графе 5 подраздела 1.1 ЕФС-1, а смена отдела потом оформляется переводом; нет условия — в записи остаются должность и квалификация, а перемещение между отделами переводом не считается.
Материал поможет сверить договор, приказ Т-1 и трудовую книжку до внесения записи, выбрать формулировку для филиала и совместителя и не допустить расхождения с отчётом в СФР. Покажем образец заполнения граф 1-4 и порядок исправления ошибочной записи без зачёркиваний, а также что КЭДО меняет в оформлении приёма. Образцы документов, стоимость кадрового ЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда подразделение указывают в записи о приёме, а когда нет
Пункт 10 Порядка связывает указание подразделения с одним документом — трудовым договором. Запись делается «о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования», если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Когда такого условия нет, в графе 3 остаются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а отдел, в котором человек фактически работает, в трудовую книжку не попадает.
Статья 57 ТК РФ относит место работы к обязательным условиям договора, а уточнение места работы с указанием структурного подразделения — к дополнительным: стороны включают его по договорённости. Исключение одно. Если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение, расположенное в другой местности, место работы указывается с названием обособленного подразделения и его местонахождением обязательно, и тогда подразделение появляется в записи о приёме автоматически.
Как условие о подразделении влияет на перевод по статье 72.1 ТК РФ
Статья 72.1 ТК РФ считает переводом изменение структурного подразделения, в котором работает работник, только если подразделение было указано в трудовом договоре. Такой перевод допускается с письменного согласия работника и оформляется приказом, записью в трудовой книжке и кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» в ЕФС-1. Перемещение к тому же работодателю в другое подразделение в той же местности согласия не требует, если не меняет условий договора. Записи о нём в книжке нет: пункт 4 Порядка допускает в трудовую книжку сведения о переводе на другую постоянную работу, а перемещение переводом не является.
Сценарии ниже показывают, как одно условие договора проходит через все кадровые документы по сотруднику.
| Ситуация | Графа 3 трудовой книжки | Графа 5 подраздела 1.1 ЕФС-1 | Если подразделение потом меняется |
|---|---|---|---|
| Условие о работе в конкретном подразделении включено в договор | Принят в (наименование подразделения) на должность (наименование должности, квалификация) | Должность, квалификация и наименование структурного подразделения | Перевод: письменное согласие работника, приказ, запись в книжке, мероприятие «ПЕРЕВОД» |
| Подразделение в договоре не указано | Принят на должность (наименование должности, квалификация) | Должность и квалификация без подразделения | Перемещение в той же местности: согласие не нужно, записи в книжке нет |
| Филиал или иное обособленное подразделение в другой местности | Заголовок — полное наименование организации, в записи — обособленное подразделение | Подразделение указывается; при переводе между обособленными подразделениями отдельной строкой подаётся мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» | Перевод в другую местность — только с письменного согласия |
| Работа по совместительству | Запись по желанию работника вносит работодатель по основному месту работы на основании документа о совместительстве | Код вида договора «1», «1.1» или «1.2» | Те же правила статьи 72.1 ТК РФ, что и для основной работы |
Если компания часто перестраивает оргструктуру, условие о подразделении в договоре превращает каждую перестройку отделов в серию переводов с согласиями работников и записями в книжках. Без такого условия та же перестройка проходит приказом о перемещении. Для должностей, где отдел определяет условия труда и оплату, условие в договоре, наоборот, защищает работника от перемещения без согласия.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Вопрос, было ли подразделение условием договора, в споре решается текстом самого договора. Подписывать каждую страницу норма не требует, это практика, но она убирает возможность подмены листа: подписанная каждая страница закрывает спор о содержании сразу, а сшивка с печатью сохраняется не всегда. Если договор занимает несколько листов, просите работника подписать каждый.»
До внесения записи откройте трудовой договор и найдите условие о месте работы: от его текста зависит, появится ли подразделение в графе 3.
Образец записи о приёме с подразделением: что писать в графах 1-4
В графе 3 раздела «Сведения о работе» сначала идёт заголовок — полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Под заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 — дату приёма на работу, в графе 3 — подразделение, должность, специальность или профессию с квалификацией, в графе 4 — дату и номер приказа или иного решения работодателя. Даты записывают арабскими цифрами: число и месяц двузначными, год четырёхзначным.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка») | |||
| 7 | 01.09.2026 | Принята в отдел закупок на должность специалиста по закупкам | Приказ от 01.09.2026 № 45-к |
Наименование организации и номер приказа в образце условные. Формулировка графы 3 берётся из приказа слово в слово: пункт 9 Порядка требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа, поэтому «отдел закупок» в приказе не превращается в «службу закупок» в книжке. Сокращения запрещены: нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведён». Писать можно чернилами, пастой или гелем чёрного, синего или фиолетового цвета, а также техническими средствами или штампом.
Если человек пришёл в порядке перевода от другого работодателя, пункт 21 Порядка требует отразить это в той же записи: «Принят в отдел закупок в порядке перевода на должность специалиста по закупкам». Наименование подразделения и должности в записи совпадает со штатным расписанием: по нему же заполняется графа 5 ЕФС-1, и расхождение трёх документов потом видно при сверке.
В сервисе Добыто должность, отдел и дата устройства хранятся в карточке сотрудника после приёма, и кадровик сверяет с ней формулировку графы 3 до того, как переносить её в бумажную книжку.
Внимание: запись в книжке — не последнее действие после приёма. Кроме неё нужно зарегистрировать книжку в журнале учёта движения трудовых книжек, передать данные о военнообязанных в военкомат и отчитаться о приёме в Социальный фонд России.
Как внести запись о приёме с указанием подразделения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте трудовой договор: включено ли условие о работе в конкретном структурном подразделении и как точно оно названо. Для филиала в другой местности сверьте, что указаны обособленное подразделение и его местонахождение.
- Шаг 2. Сверьте приказ о приёме по форме Т-1 с договором и штатным расписанием: наименование подразделения и должности во всех трёх документах одинаковое.
- Шаг 3. Подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «ПРИЁМ» не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Подразделение в графе 5 указывается при том же условии, что и в книжке.
- Шаг 4. Ознакомьте работника с приказом под подпись в течение 3 дней со дня фактического начала работы, как требует статья 68 ТК РФ.
- Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты приказа: заголовок с наименованием организации, номер записи, дата приёма, текст по приказу, реквизиты приказа в графе 4.
- Шаг 6. Зарегистрируйте принятую трудовую книжку в книге учёта движения трудовых книжек с указанием её серии и номера.
Важный нюанс из практики: фактический допуск к работе приравнивается к заключению договора. Если человек вышел на работу до подписания документов, договор оформляют письменно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска, и дата приёма в графе 2 не может быть позже этого дня.
Мария Ж, специалист по КЭДО: «Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с локальными актами до подписания договора. Ознакомление в момент подписания — допустимая практическая уступка, а после подписания — уже нарушение. В электронной системе метка времени фиксирует очерёдность ознакомления и подписания точнее, чем бумага.»
Обособленное подразделение, совместительство и первая работа: частные случаи записи
При приёме в филиал заголовок записи не меняется: пункт 10 Порядка требует указывать полное наименование организации, а филиал юридическим лицом не является. Наименование обособленного подразделения идёт в текст графы 3 вместе с должностью, потому что статья 57 ТК РФ делает его обязательной частью условия о месте работы. Если обособленное подразделение само отчитывается в СФР, на титульном листе ЕФС-1 указывают наименование организации или её обособленного подразделения.
Перевод сотрудника из одного обособленного подразделения в другое или в головную организацию СФР просит показать в ЕФС-1 отдельной строкой — мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» с прежним и новым регистрационными номерами страхователя. В бумажной книжке такой строки нет: там оформляется перевод по статье 72.1 ТК РФ.
Запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только работодателем по основному месту работы, на основании документа, подтверждающего совместительство. Пункт 11 Порядка разрешает вносить такие записи как в хронологическом порядке, так и блоком — приём и увольнение одновременно, после увольнения из организации-совместителя. Подразделение в такой записи указывается, если оно есть в документе, выданном работодателем по совместительству.
Полезно знать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при приёме не предъявляет тот, кто устраивается впервые или идёт работать по совместительству.
Важный нюанс из практики: если работа в компании для человека первая, работодатель заводит ему электронную трудовую книжку, а бумажную не оформляет. Запись о приёме с подразделением в этом случае существует только в виде строки подраздела 1.1 ЕФС-1, и формулировку графы 5 проверяют так же тщательно, как текст в бумажной книжке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый. Расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании. Кандидат вправе отказаться принести документ сверх перечня, и отказать ему в приёме на этом основании нельзя.»
Для каждого частного случая сверьте три вещи: что написано в договоре о месте работы, кто вносит запись и какое кадровое мероприятие уходит в ЕФС-1.
Подразделение в ЕФС-1 и электронной трудовой книжке
Правило для отчёта в СФР повторяет правило для бумажной книжки дословно. В графе 5 подраздела 1.1 ЕФС-1 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» наименование подразделения указывают, если условие о работе в нём включено в трудовой договор. Порядок заполнения формы утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
Наименование должности в графе 5 берут из штатного расписания. Если с должностью связаны льготы или ограничения по федеральному закону, название должно совпадать с квалификационным справочником, профстандартом или списком должностей. В той же графе ставят код вида договора: «0» — бессрочный, «0.1» — срочный до 6 месяцев, «0.2» — срочный более 6 месяцев. Графа 6 с кодом по ОКЗ при мероприятии «ПРИЁМ» заполняется обязательно, а в графах 8-10 указывают наименование, дату и номер приказа, номер — без знака «№».
Сведения о приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, то есть раньше, чем истекает срок на запись в бумажной книжке. Из этих сведений формируется электронная трудовая книжка, которую работник видит на Госуслугах, поэтому расхождение формулировки в ЕФС-1 и в бумажной книжке работник обнаруживает сам. Полный порядок заполнения граф 1-11 со всеми кодами СФР публикует на странице о заполнении подраздела 1.1 ЕФС-1 в базе знаний для страхователей.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для компаний на 1С:ЗУП в Добыто есть готовый модуль: подписанные в сервисе приказы и договоры синхронизируются с учётной системой автоматически, и формулировка подразделения для отчёта берётся из того же документа, что и для книжки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, а в видеоинструкциях и памятках до сих пор встречается СЗВ-ТД. Если в материале устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы сверяем только с действующей редакцией акта, а из старых источников берём разве что логику и перечни.»
Перед отправкой отчёта откройте приказ о приёме и сверьте, что подразделение в графе 5 названо так же, как в приказе и договоре.
Образцы документов для оформления приёма в подразделение
Комплект собран под сверку «договор — приказ — штатное расписание», и начинать стоит с трудового договора, где закрепляется условие о подразделении.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности для выдачи работнику | Скачать |
Ошибка в подразделении: как исправить запись в книжке и в ЕФС-1
Способ исправления зависит от того, где ошибка: в бумажной книжке запись признают недействительной и вносят новую, в ЕФС-1 отменяют строку и подают исправленную. Исправляет тот работодатель, который внёс неточную запись. Если организация реорганизована, исправление делает правопреемник, а если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправление записи о подразделении в бумажной трудовой книжке
Пункт 12 Порядка запрещает зачёркивать в разделе «Сведения о работе» неточные или неправильные записи. Запись изменяют, признавая её недействительной и внося правильную. После последней записи раздела ставят следующий порядковый номер и дату внесения, в графе 3 пишут, что запись под таким-то номером недействительна, и тут же приводят верную формулировку, например «Принята в отдел закупок на должность специалиста по закупкам», в графе 4 повторяют реквизиты приказа о приёме.
Если ошибка сидит в самом приказе, сначала исправляют приказ, иначе новая запись снова разойдётся с его текстом. Перевод, признанный незаконным работодателем, ГИТ или судом, признают недействительным тем же способом. Для записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, работник вправе по письменному заявлению получить дубликат книжки без этой записи.
Исправление подразделения в ЕФС-1
Чтобы исправить строку о приёме в отчёте, подраздел 1.1 подают повторно: сначала строку, полностью совпадающую с первоначальной, со знаком «X» в графе 11 «Признак отмены записи», затем в следующей строке — исправленные сведения. Просто отправить новую строку с другим подразделением нельзя: в электронной трудовой книжке появится второй приём.
Переименование подразделения и организации
Для организации пункт 13 Порядка предусматривает отдельную строку: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», в графе 4 — основание переименования с датой и номером. В ЕФС-1 этому соответствует мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». Для переименования структурного подразделения отдельной записи Порядок не предусматривает. Если название отдела вписано в трудовой договор, новое название закрепляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, иначе договор разойдётся с фактической оргструктурой.
Во что обходится ошибка в записи о приёме
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для организации от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. За неполные или недостоверные сведения в ЕФС-1 статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Отдельный риск связан с самим условием договора: если подразделение закреплено в договоре, а смену отдела оформили приказом о перемещении без письменного согласия работника, по статье 72.1 ТК РФ это перевод без согласия.
Перед исправлением определите, кто вносил ошибочную запись и совпадает ли приказ с договором: от этого зависят и исполнитель, и текст новой записи.
Что КЭДО меняет в оформлении приёма, а что остаётся на бумаге
Трудовой договор с условием о подразделении, дополнительные соглашения, приказ о приёме, заявления, ЛНА, уведомления и согласия переводятся в электронный вид и подписываются электронной подписью. Бумажная трудовая книжка в этот перечень не входит: запись о приёме в ней по-прежнему делают от руки, техническим средством или штампом, а отчёт ЕФС-1 подают в СФР отдельно.
Факт: закон оставляет только на бумаге четыре вида кадровых документов — трудовую книжку, акт о несчастном случае, журнал инструктажей и приказ об увольнении.
Когда КЭДО не решает задачу записи о приёме
Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку, электронный договор и электронный приказ не освобождают от записи в ней: срок 5 рабочих дней и требование точного соответствия приказу сохраняются. КЭДО убирает расхождения на входе — договор, приказ и карточка сотрудника формируются из одних данных, — но переписать формулировку в бумажную книжку кадровику всё равно приходится вручную.
В Добыто трудовой договор и приказ о приёме подписываются электронной подписью, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. После подписания в профиле сотрудника видны должность, отдел и дата устройства — те данные, которые затем уходят в графу 3 книжки и в графу 5 ЕФС-1.
Если в компании ведутся и бумажные книжки, и электронные сведения, проверьте, из какого документа кадровик берёт формулировку подразделения: источник должен быть один — подписанный приказ.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления приёма в 2026 году
Цена зависит от тарифа и численности сотрудников, которых переводят на электронное подписание договоров, приказов и заявлений.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | Подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | По запросу | По запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | Бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | Входит в тариф «Бизнес» | Установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | По запросу | По запросу |
Итоговая сумма складывается из тарифа и числа сотрудников; при переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия минимальной оплаты указаны на странице тарифов КЭДО Добыто, цены действуют на дату публикации.
Выводы
Подразделение в записи о приёме появляется тогда, когда оно стало условием трудового договора, и это же условие определяет, будет ли последующая смена отдела переводом с согласием работника или перемещением приказом. Формулировка графы 3 копирует приказ, совпадает со штатным расписанием и графой 5 ЕФС-1, а ошибку исправляют новой записью о недействительности или отменяющей строкой в отчёте, без зачёркиваний.
Добыто закрывает электронную часть оформления приёма: договор, приказ и ознакомление с ЛНА подписываются в сервисе, данные о должности и отделе хранятся в карточке сотрудника и передаются в 1С:ЗУП, а бумажная книжка заполняется по уже подписанному приказу.
Частые вопросы о записи о приёме с подразделением
Можно ли указать подразделение в трудовой книжке, если в договоре его нет?
Пункт 10 Порядка из приказа № 320н обязывает указывать подразделение, когда условие о нём включено в договор, а прямого запрета упоминать отдел в других случаях не содержит. При этом запись должна точно повторять приказ, а в графе 5 ЕФС-1 подразделение без условия в договоре не указывается, и бумажная книжка разойдётся с электронной. Согласованный вариант — либо включить условие о подразделении в договор, либо не указывать отдел ни в приказе, ни в книжке.
Как записать временный перевод, который стал постоянным?
Пункт 10 Порядка описывает отдельную запись: в графе 1 — порядковый номер, в графе 2 — дата фактического начала работы по временному переводу, в графе 3 — конкретное наименование структурного подразделения и должность с квалификацией. В графе 4 указывают дату и номер приказа о временном переводе и приказа, которым перевод признан постоянным.
Как дистанционному работнику получить запись о приёме в бумажную книжку?
По пункту 2 Порядка сведения о работе вносятся в книжку дистанционного работника по его желанию, при условии что он предоставит книжку работодателю. Отправить её можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением. Срок 5 рабочих дней на запись отсчитывается от приказа, поэтому книжку лучше направить до выхода на работу.
Как указывают подразделение прежних работодателей в дубликате трудовой книжки?
Пункт 29 Порядка требует сначала записать общий стаж суммарно — количество лет, месяцев и дней без разбивки по работодателям. Затем по каждому подтверждённому периоду в графе 3 указывают наименование организации, структурное подразделение и должность с квалификацией, но только если эти сведения есть в представленных документах. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня заявления.
Действует ли приказ Минтруда № 320н в 2026 году?
Да. Приказ вступил в силу с 1 сентября 2021 года и действует до 1 сентября 2027 года. Он заменил Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утверждённую постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, поэтому ссылки на неё в старых образцах записей уже не актуальны.
С какого срока работы работодатель обязан вести трудовую книжку?
По пункту 2 Порядка книжку ведут на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если работа у этого работодателя для него основная. Работодатели — физические лица без статуса ИП трудовые книжки не ведут. Совместителю запись вносит только работодатель по основному месту работы и только по желанию работника.
