Новая трудовая книжка заводится работодателем в одном случае: человек поступает на работу, бумажной книжки у него нет из-за утраты или повреждения, и он подал письменное заявление с указанием причины отсутствия. Это прямая норма статьи 65 ТК РФ. В остальных ситуациях оформляют другой документ: при утрате у последнего работодателя — дубликат с переносом стажа, при закончившихся страницах раздела — вкладыш, при записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, — снова дубликат. Порядок действий определяет дата начала трудовой деятельности: тем, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не заводят вообще, сведения о их стаже формируются только в информационных ресурсах СФР по статье 66.1 ТК РФ.
Разберём каждую ситуацию отдельно: чем новая книжка отличается от дубликата, кто его выдаёт и в какой срок, когда вшивают вкладыш и почему вторую книжку заводить нельзя. Покажем, за чей счёт покупается бланк и когда работодатель платит за него сам. Кадровику материал даёт порядок действий при приёме работника без книжки и сроки подачи сведений в СФР. Сценарная таблица по ситуациям, стоимость и сроки подключения КЭДО на 2026 год, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работодатель обязан завести новую трудовую книжку, а когда не вправе
Обязанность возникает при приёме на работу и только по письменному заявлению самого работника. Статья 65 ТК РФ формулирует это так: при отсутствии у поступающего на работу трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица с указанием причины отсутствия оформить новую трудовую книжку. Без заявления обязанности нет. Устной просьбы недостаточно: в заявлении должна быть названа причина, потому что именно она отличает законное оформление чистого бланка от незаконного дублирования трудового стажа.
Из этой же статьи следует исключение, которое в 2026 году закрывает большую часть обращений. Оговорка «за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся» отсылает к части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. По ней на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, трудовые книжки не оформляются, а сведения о трудовой деятельности формируются по статье 66.1 ТК РФ. Если такой работник напишет заявление о выдаче бумажной книжки, работодатель обязан ему отказать: оформленный бланк не будет иметь юридической силы, а его ведение создаст расхождение со сведениями СФР.
Вторая группа, которой новая книжка не полагается, — работники, подавшие до конца 2020 года заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Бумажную книжку им выдали на руки под подпись, и обратного хода у этого решения нет: статья 66 ТК РФ прямо говорит, что такое заявление подаётся однократно и право на дальнейшее ведение бумажной книжки утрачивается. Разъяснение Роструда о том, что на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется, стоит сохранить: на него удобно ссылаться в переписке с работником, который настаивает на бумаге.
Факт: трудовая книжка входит в короткий перечень кадровых документов, которые закон оставляет на бумаге, вместе с актом о несчастном случае, приказом об увольнении и журналом инструктажей. Все остальные документы — трудовой договор, допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели — переводятся в электронный вид.
Есть и третья ситуация, где обязанности нет, но она возникает у другого работодателя. Если книжка утрачена работником, который продолжает работать, новую ему не заводят: дубликат оформляет тот работодатель, у которого внесена последняя запись. Новый работодатель вступает в дело только тогда, когда человек приходит устраиваться и книжки у него на руках нет.
Новая книжка, дубликат и вкладыш: что оформляют в каждой ситуации
Три документа решают три разные задачи, и подмена одного другим — самая частая ошибка кадровой службы. Новая трудовая книжка — это чистый бланк, в котором записи начинаются с текущего места работы; прошлый стаж в неё не переносится и подтверждается выпиской из СФР или документами от прежних работодателей. Дубликат — это восстановленная книжка: в неё переносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю суммарной записью, а затем записи по документам, которые работник принёс. Вкладыш — продолжение той же книжки, отдельным документом он не является и без неё недействителен.
Сопоставление по ситуациям выглядит так.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Что оформляет работодатель | Основание | Срок |
|---|---|---|---|
| Кандидат пришёл устраиваться, книжка утрачена или повреждена, стаж начат до 2021 года | Новую трудовую книжку по письменному заявлению с указанием причины | Статья 65 ТК РФ | При оформлении приёма |
| Работник утратил книжку, продолжая работать у вас | Дубликат с переносом стажа по документам | Пункт 27 Порядка, приказ Минтруда № 320н | Не позднее 15 рабочих дней со дня заявления |
| Запись об увольнении или переводе признана недействительной | Дубликат без этой записи, остальные записи переносятся | Пункт 30 Порядка, приказ Минтруда № 320н | По письменному заявлению работника |
| Заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» | Вкладыш, вшиваемый в книжку | Пункт 32 Порядка, приказ Минтруда № 320н | По мере заполнения раздела |
| Работник впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года | Ничего на бумаге, только сведения в СФР | Часть 8 статьи 2 439-ФЗ, статья 66.1 ТК РФ | Не оформляется |
| Работник ранее выбрал электронный формат и получил книжку на руки | Ничего, ведение бумажной книжки прекращено | Статья 66 ТК РФ | Не оформляется |
Из таблицы видно практическое правило отбора: пока человек работает у вас, восстанавливать документ надо дубликатом, а чистый бланк открывают только на входе. Заведя новую книжку действующему работнику, вы обнуляете его стаж на бумаге и создаёте документ, который при проверке ГИТ выглядит как сокрытие предыдущих записей.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Разница между новой книжкой и дубликатом сводится к одному вопросу: в каком качестве к вам пришёл человек. Если он кандидат и книжки у него нет, вы открываете чистый бланк по статье 65 ТК РФ и не отвечаете за его прошлый стаж. Если он ваш работник и потерял книжку в период работы, вы обязаны собрать подтверждающие документы и восстановить записи в дубликате. Проверьте по своей практике, какой из двух вариантов вы применяете по умолчанию: подмена происходит чаще всего именно на автомате.»
Как оформить новую трудовую книжку при приёме на работу
До того как взять чистый бланк, проверьте пять обстоятельств. Каждое из них способно превратить законное оформление в нарушение.
- Дата начала трудовой деятельности. Если первая работа человека началась после 31 декабря 2020 года, бумажная книжка не оформляется независимо от его желания.
- Не отказывался ли работник от бумажной книжки. Запросите выписку из электронной трудовой книжки: в ней видно, подавал ли он заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Причина отсутствия книжки. Она должна быть названа в заявлении. Формулировки «утрачена», «повреждена», «пришла в негодность» закрывают требование статьи 65 ТК РФ.
- Наличие бланков. Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей — обязанность работодателя, а не работника; приносить свой бланк человек не должен.
- Кто подписывает записи. Ответственный за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя. Без такого приказа записи вносит лицо без подтверждённых полномочий.
Как завести новую трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите от работника письменное заявление с указанием причины отсутствия книжки и зарегистрируйте его во входящей корреспонденции. Заявление хранится как основание оформления бланка.
- Шаг 2. Запросите выписку из СФР о трудовой деятельности и проверьте, не переведён ли работник на электронный формат ведения.
- Шаг 3. Возьмите бланк из книги учёта бланков, заполните титульный лист по паспорту и документу об образовании, заверьте подписью ответственного и печатью, если печать используется.
- Шаг 4. Внесите запись о приёме на работу в раздел «Сведения о работе» со ссылкой на приказ. Прошлый стаж в новую книжку не переносится.
- Шаг 5. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей: без этой записи документ считается неучтённым.
- Шаг 6. Подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о приёме на работу не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Шаг 7. Удержите с работника стоимость бланка либо примите решение об оформлении за счёт работодателя и зафиксируйте его документально.
Внимание: у работников, начавших трудовую деятельность до 1 января 2022 года, для перехода на кадровый электронный документооборот требуется отдельное письменное согласие, и они вправе отказаться. Тем, чей стаж начался позже, согласие не требуется. Отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно, и это часть плана перехода, а не досадная мелочь.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам
Комплект закрывает приём работника без книжки, восстановление записей и выдачу документов при увольнении; начинать стоит с приказа об ответственном, потому что без него остальные документы подписывать некому.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Дубликат трудовой книжки: срок 15 рабочих дней и перенос стажа
Работник, утративший книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где внесена последняя запись. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления — это пункт 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Срок считается в рабочих днях, и он не сдвигается из-за того, что работник долго собирает подтверждающие документы: обязанность выдать документ лежит на работодателе.
В дубликат вносятся две группы записей. Первая — общий стаж работы до поступления к данному работодателю, суммарной записью без расшифровки по организациям. Вторая — записи по каждому периоду работы, если работник принёс подтверждающие документы: справки, копии приказов, выписки. Отсутствие документов не блокирует выдачу дубликата, оно лишь сокращает объём восстановленных записей.
Отдельная ветка — дубликат при недействительной записи. Если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работник по письменному заявлению получает дубликат по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись. В дубликат переносятся все записи, кроме признанной недействительной. Зачёркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещено, поэтому для незаконного увольнения, отменённого судом, других способов очистить документ не существует.
Массовая утрата книжек в результате чрезвычайной ситуации идёт по своему порядку: трудовой стаж работников устанавливает комиссия по установлению стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъекта РФ, и её акт становится основанием для записей в дубликатах. Если организация, вносившая последнюю запись, ликвидирована, работник приходит к новому работодателю уже без книжки, и дальше применяется статья 65 ТК РФ с оформлением нового бланка по заявлению.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы выписка из электронной трудовой книжки или СТД-Р что-то значили как доказательство, их заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Бланк нового образца 2023 года, старые бланки и вкладыши
Форму трудовой книжки и вкладыша утвердил приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, вступивший в силу 1 сентября 2021 года. Книжки нового образца введены в действие с 1 января 2023 года постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Тем же постановлением признаны утратившими силу прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые в 2003 году.
Два положения постановления № 1250 снимают большинство вопросов о смене бланков. Первое: имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока. Второе: трудовые книжки, уже находящиеся у работников, действительны и обмену на новые не подлежат. Требование «принесите книжку нового образца» незаконно, а замена действующей книжки на бланк 2023 года по инициативе работодателя — это утрата подлинника со всеми последствиями.
Закончившиеся страницы раздела — не повод заводить вторую книжку. По пункту 32 Порядка, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, она дополняется вкладышем, который является её неотъемлемой частью и ведётся в том же порядке. Вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому выдавать его отдельно или хранить отдельно нельзя. Объём вкладыша нового образца: 12 разворотов в разделе «Сведения о работе» и 5 разворотов в разделе «Сведения о награждении».
Бланк оплачивает работник: при выдаче трудовой книжки или дубликата работодатель взимает плату в размере расходов на приобретение бланка. Из правила есть два исключения. Если бланк испорчен по вине работодателя при первичном заполнении, новый оформляется за его счёт. Если книжки утрачены массово в результате чрезвычайной ситуации, плата с работников тоже не взимается. Обеспечение наличия бланков остаётся обязанностью работодателя в любом случае: отсутствие бланка на складе не освобождает от оформления.
Что уходит в СФР: ЕФС-1, СТД-Р и электронная трудовая книжка
Бумажный бланк и сведения в СФР ведутся параллельно и по разным правилам. Оформление новой книжки само по себе в фонд не передаётся: передаются кадровые мероприятия. Сроки подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 различаются в зависимости от того, что произошло с работником.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 | Что выдаётся работнику |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Запись в книжке или сведения в СФР |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Книжка на руки либо СТД-Р в день прекращения договора |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия | Запись в книжке или сведения в СФР |
| Подача заявления о форме ведения сведений о трудовой деятельности | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления | Книжка на руки при отказе от бумажного ведения |
Разные сроки в одной форме создают типовую ошибку: приём и увольнение подают вместе с переводами в конце месяца и получают просрочку по двум из четырёх мероприятий. Проверить, что именно фонд получил по конкретному работнику, можно через выписку: раздел «Электронная трудовая книжка» на сайте Социального фонда России показывает состав сведений и порядок их запроса.
Работник получает свои сведения двумя способами. СТД-Р выдаёт работодатель: в день прекращения трудового договора, если книжка не ведётся, и по письменному заявлению в период работы. СТД-СФР работник заказывает сам через личный кабинет фонда или портал госуслуг. Для кадровой службы это означает простую вещь: спор о стаже за период после 2020 года решается выпиской из фонда, а не бумажным бланком.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. С трудовой книжкой это особенно заметно: она осталась бумажной, и подлинник у вас один. Планируя работу с кадровым архивом, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Ошибки работодателя и цена неправильно заведённой книжки
Оформление нового бланка вместо дубликата действующему работнику обнуляет его стаж на бумаге. Формально нарушены статья 65 ТК РФ, которая допускает новую книжку только при приёме, и пункт 27 Порядка № 320н, который обязывает выдать дубликат. Практически работник получает документ, по которому у него нет ни одного дня стажа до текущего места работы, и при следующем трудоустройстве это выглядит как подделка.
Вторая ошибка — заведение второй книжки при закончившихся страницах. Кадровик экономит время на вшивании вкладыша, а на выходе получает два документа на одного человека с пересекающимися периодами. Периоды придётся сводить при назначении пенсии, и исправлять это будет уже сам работник.
Третья ошибка — оформление бумажной книжки тому, кому она не положена. Здесь потери не только у работника: работодатель ведёт документ, не предусмотренный законом, и несёт за него ответственность как за учётный бланк строгой отчётности.
Цена ошибки считается по двум статьям. Нарушение трудового законодательства влечёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предупреждение или штраф: на должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридических лиц от 50 000 до 70 000 рублей. Отдельно работает статья 234 ТК РФ: при задержке выдачи трудовой книжки работодатель возмещает работнику не полученный им заработок за весь период задержки. Направленное в день увольнения уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте освобождает работодателя от этой ответственности со дня отправки.
Лайфхак: начинайте перевод кадровых процессов в электронный вид с отпусков, командировок и ознакомления с локальными актами. По этим документам работнику достаточно простой электронной подписи: вход учётной записью в кадровой системе или через портал госуслуг, без криптографии и без выдачи ключей. Со стороны работодателя нужна квалифицированная подпись, которая, как правило, уже есть.
Когда новую трудовую книжку заводить не нужно
Перечень ситуаций, в которых чистый бланк не оформляется, короткий и закрытый. Работник впервые вышел на работу после 31 декабря 2020 года. Работник ранее отказался от бумажного ведения и получил книжку на руки. Работник продолжает у вас работать и потерял книжку: ему положен дубликат. У работника закончились страницы раздела: положен вкладыш. Книжка испачкана, надорвана или в ней размыта запись, но текст читается: пока документ читаем, он действителен, а порча — это основание для дубликата, а не для чистого бланка по инициативе кадровой службы.
Отдельно стоит совместительство. Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника основным работодателем на основании подтверждающего документа. Работодатель по совместительству книжку не ведёт и не заводит, даже если у работника её нет на руках.
Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести в электронном виде большинство кадровых документов, но трудовая книжка в этот круг не входит. Бумажный бланк ведётся по прежним правилам, а электронный контур закрывает всё, что вокруг него: заявление о выдаче дубликата, приказ о назначении ответственного, уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие на отправку по почте. Книга учёта движения трудовых книжек остаётся бумажной вместе с самим бланком, потому что она фиксирует движение физического документа.
Кейс из практики: федеральное медицинское учреждение с распределённым по стране кадровым резервом около 800 специалистов столкнулось с тем, что при землетрясении в Турции около 200 человек пришлось оформлять за несколько дней без КЭДО, находя компромиссы в общем документообороте. После перевода приёма в электронный вид основная часть комплекта документов готовится заранее, в личных кабинетах, а на бумаге остаётся только то, что требует закон, включая трудовую книжку.
В практике Добыто самый частый вопрос при переходе звучит так: «Если книжка бумажная, зачем нам КЭДО на приёме». Ответ считается по количеству документов: на одного принимаемого работника приходится один бумажный бланк и десяток документов, которые можно подписать электронно за минуты. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно для того, чтобы кадровая служба увидела это соотношение на своих данных.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Запомните дословно: если вы перешли на электронный документооборот по процессу и работник на это согласился, то в бумаге вы этот документ уже не оформите. Люди воспринимают внедрение как добавление удобного канала — раньше была бумага, теперь ещё и электронный вид. По переведённым процессам вы меняете способ, а не добавляете запасной. Поэтому сначала выпишите все кадровые процессы и определите по каждому, какие документы и какой вид подписи нужен, и только потом смотрите системы.»
Важный нюанс из практики: телеком-компания федерального масштаба к первому кварталу 2026 года перевела на КЭДО 72% сотрудников, 64% кандидатов трудоустраивались с использованием электронной подписи, а за весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками. Бумажные трудовые книжки при этом продолжают вестись: электронный контур закрыл приём, ознакомление и текущие кадровые действия, но не заменил бланк.
Сбор согласий остаётся самым долгим этапом. Работники со стажем, начатым до 1 января 2022 года, вправе отказаться от электронного взаимодействия, и на них сохраняется параллельный бумажный режим. В сервисе Добыто согласия собираются через личный кабинет, но сроки диктует не техника, а численность и возрастной состав коллектива.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Чем моложе коллектив, тем проще переход: тем, чей стаж начался после 1 января 2022 года, отдельное согласие на КЭДО не требуется. Если у вас много людей со стажем до этой даты, закладывайте на сбор согласий отдельное время и отдельные усилия. Посчитайте заранее, сколько у вас таких работников и сколько из них вероятно откажутся: эти люди останутся в бумажном режиме, и это часть плана, а не исключение.»
Стоимость КЭДО и сроки подключения в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с учётной системой, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к уровню сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров, а переход между тарифами возможен в любое время с пропорциональным пересчётом разницы за оставшийся период. Актуальный состав опций и условия по каждому тарифу приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельных затрат на юридическую проверку сервиса не потребуется. Бюджет на бумажный контур при этом сохраняется: бланки трудовых книжек и вкладышей работодатель закупает независимо от того, внедрён КЭДО или нет.
Выводы
Чистый бланк трудовой книжки открывают только на входе: кандидату без книжки, который написал заявление с указанием причины её отсутствия, и только если его трудовая деятельность началась до 2021 года. Действующему работнику положен дубликат в срок 15 рабочих дней, при закончившихся страницах — вкладыш, при первой работе после 31 декабря 2020 года — ничего, кроме сведений в СФР. Старые бланки остаются действительными без ограничения срока, а замена действующей книжки на образец 2023 года по инициативе работодателя законом не предусмотрена.
Бумажный бланк останется бумажным, а всё, что его окружает, давно живёт в электронном виде: заявления, приказы, уведомления, согласия и подтверждение ознакомления. Добыто подключает эти процессы к кадровому электронному документообороту и сводит сроки подачи сведений в СФР с фактическими датами кадровых приказов, чтобы просрочка по ЕФС-1 не возникала из-за ручного переноса данных.
Частые вопросы
Можно ли завести новую трудовую книжку, если работник не помнит, где лежит старая, и не хочет её искать?
Нет. Статья 65 ТК РФ говорит об отсутствии книжки в связи с утратой, повреждением или иной причиной, и причина указывается в заявлении. Нежелание искать документ утратой не является: если позже выяснится, что старая книжка цела, у работника окажется два документа с пересекающимися периодами. Правильный путь — письменное заявление об утрате, после которого прежняя книжка юридически считается недействующей, либо оформление дубликата по месту последней записи.
Что делать, если работник принёс книжку, где титульный лист заполнен с ошибкой в фамилии?
Ошибка на титульном листе исправляется, а не служит основанием для нового бланка. Прежняя фамилия зачёркивается одной чертой, рядом записывается новая, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание с указанием его номера и даты, заверенная подписью ответственного. Новый бланк оформляется за счёт работодателя только тогда, когда книжка была испорчена по его вине при первичном заполнении.
Нужно ли заводить трудовую книжку работнику, который переехал из другой страны и книжки образца РФ у него нет?
Да, если он ранее работал и его трудовая деятельность началась до 1 января 2021 года. Иностранная трудовая книжка в России не ведётся, записи в неё не вносятся, поэтому работодатель оформляет новый бланк по письменному заявлению по статье 65 ТК РФ. Стаж за границей в новую книжку не переносится, он подтверждается документами страны прежней работы при назначении пенсии.
Сколько трудовых книжек может быть у одного человека одновременно?
Одна действующая. Вторая книжка при закончившихся страницах не заводится — вшивается вкладыш по пункту 32 Порядка № 320н. Если у работника по какой-то причине оказалось две книжки, записи сводят, а лишний документ не уничтожают: он хранится у работника как подтверждение периодов работы. Выбирать, какую из двух вести дальше, работодатель не вправе — продолжается ведение той, в которой внесена последняя запись.
Обязан ли работодатель принять заявление о дубликате от бывшего работника, который уволился три года назад?
Да, если последняя запись в утраченной книжке внесена именно этим работодателем. Пункт 27 Порядка № 320н привязывает обязанность к месту внесения последней записи, а не к факту действующих трудовых отношений. Срок тот же — не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Отказ со ссылкой на то, что человек больше не в штате, основанием не является.
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки сейчас, в 2026 году?
Да. Срок подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности не ограничен датой 31 декабря 2020 года: работник, сохранивший бумажное ведение, вправе подать такое заявление в любой момент. Книжка выдаётся ему на руки с записью о подаче заявления, а сведения о подаче передаются в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца. Обратного перехода к бумажному ведению закон не предусматривает.
Что показывать инспектору ГИТ при проверке ведения трудовых книжек?
Проверяют четыре вещи: приказ о назначении ответственного за ведение, учёт, хранение и выдачу книжек; книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей; книгу учёта бланков; сами книжки, хранящиеся у работодателя. Отдельно сверяют даты записей с приказами и сроки подачи подраздела 1.1 ЕФС-1. Хранение бланков вне сейфа или металлического шкафа и отсутствие приказа об ответственном дают замечания чаще всего.
