Трудовая книжка у работника одна, потому что закон привязывает её к человеку, а не к рабочему месту: по статье 66 ТК РФ книжку ведёт только работодатель по основному месту работы, а Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, не предусматривает вторую книжку на того же человека. Мест работы при этом может быть сколько угодно: статья 282 ТК РФ не ограничивает число работодателей по совместительству. Запись о второй работе попадает в ту же единственную книжку, вносит её основной работодатель и только по желанию работника, на основании документа от совместителя. Различие, от которого зависит порядок действий: у бумажной книжки один держатель — основной работодатель, у электронной держатель общий — Социальный фонд России, куда сведения по форме ЕФС-1 подаёт каждый работодатель отдельно.
Разберём, кто ведёт книжку при внутреннем и внешнем совместительстве, какой документ нужен для записи о второй работе и почему параллельная работа не удваивает страховой стаж. Покажем, что делать, если книжек фактически оказалось две, и как исправить запись без переоформления документа. Сценарная таблица по формам занятости, сроки подачи ЕФС-1 в СФР, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Одна книжка на человека: откуда берётся это правило
Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной. Вся конструкция держится на слове «основной»: закон назначает единственного держателя документа, и им становится та компания, где человек работает по основному месту. Остальные работодатели того же человека книжку не ведут, не хранят и записей в неё не вносят.
Практическое следствие видно уже при приёме. Статья 283 ТК РФ перечисляет, что совместитель предъявляет при трудоустройстве: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документ об образовании или его копию, если работа требует специальных знаний; справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если совместительство связано с вредными или опасными условиями. Трудовой книжки в этом перечне нет. Второй работодатель её не запрашивает и не получает, поэтому физически не может ничего в ней написать.
Книжка подтверждает трудовую деятельность и стаж. Если бы на одного человека существовало два таких документа, периоды работы задваивались бы, а сведения в них расходились. Поэтому бланк заводится один раз: при первом трудоустройстве работника, который до 2021 года уже имел бумажную книжку, и хранится у основного работодателя до дня увольнения. Порядок ведения и хранения трудовых книжек и форма бланка утверждены приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года, действие которого ограничено 1 сентября 2027 года. Проверить, какой документ и в какой редакции применяет ваш кадровик, можно по этому же источнику.
У электронной трудовой книжки логика та же, но держатель другой. Статья 66.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, описывает сведения о трудовой деятельности, которые формируются в информационных ресурсах Социального фонда России. Они привязаны к СНИЛС, а СНИЛС у человека один. Сколько бы работодателей ни отчиталось по одному и тому же работнику, сведения лягут в одну учётную запись и выстроятся в единую хронологию.
Основное место работы и совместительство: кто и что оформляет
Совместительство по статье 60.1 и статье 282 ТК РФ — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Заключать такие договоры работник может с неограниченным числом работодателей, если закон прямо не запрещает это для его категории. В трудовом договоре обязательно указывается, что работа выполняется по совместительству: без этой формулировки договор читается как второй основной, а второго основного места у работника быть не может.
Время работы ограничено статьёй 284 ТК РФ: не более четырёх часов в день, а в дни, когда работник свободен от основной работы, он может трудиться у совместителя полный рабочий день или смену. За учётный период продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени. Эти четыре часа и есть причина, по которой несколько мест работы физически умещаются в календарь одного человека.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Путаница с книжкой почти всегда начинается не в книжке, а в трудовом договоре. Если в договоре не написано «по совместительству», кадровик второй компании рано или поздно потребует у работника книжку, а работник решит, что обязан её отдать. Прежде чем спорить о записях, откройте договор и посмотрите, как в нём назван характер работы.»
Внутреннее и внешнее совместительство различаются не объёмом прав, а тем, кто выступает вторым работодателем и что происходит с кадровыми документами.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Параметр | Внутреннее совместительство | Внешнее совместительство |
|---|---|---|
| Работодатель | Тот же, что и по основному месту | Другая организация или ИП |
| Трудовой договор | Отдельный, с указанием на совместительство | Отдельный, с указанием на совместительство |
| Кто хранит бумажную книжку | Этот же работодатель — как основной | Основной работодатель, совместитель книжку не получает |
| Кто вносит запись о совместительстве | Он же, по желанию работника | Только основной работодатель, по желанию работника |
| Документ-основание для записи | Собственный приказ о приёме по совместительству | Документ от второго работодателя, подтверждающий работу |
| Отчётность ЕФС-1 в СФР | Подаёт один работодатель по обоим договорам | Каждый работодатель подаёт самостоятельно |
Из таблицы видно, где чаще всего ломается процесс: запись о внешнем совместительстве зависит от действий компании, которая к этой работе отношения не имеет. Работник приносит документ из одного места, а вносит запись другое.
Факт: на одного сотрудника в год приходится около 30 кадровых документов, а прямые расходы на их бумажный оборот — порядка 2000 рублей в год на человека: бумага, курьерская доставка, хранение и трудозатраты кадровой службы.
Соберите трудовой договор под своего работника
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что у вас совместителей оформляют «как обычных» сотрудников, отдельный кадровый юрист для проверки не нужен: расхождение видно по двум полям договора — характеру работы и продолжительности рабочего времени.
Как вторая работа попадает в единственную книжку
Часть 5 статьи 66 ТК РФ формулирует правило коротко: по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Три условия в одном предложении. Инициатива исходит от работника, действие совершает основной работодатель, основанием служит документ от того работодателя, у которого человек трудится дополнительно.
Работник не обязан сообщать основному работодателю о второй работе, и отказ от записи не влечёт для него никаких последствий. Страховой стаж и заработок учитываются по отчётности каждого работодателя в СФР независимо от того, отражено совместительство в бумажной книжке или нет. Запись нужна там, где документ читает человек, а не система: при подтверждении профильного опыта перед новым работодателем, при оформлении допуска, при подаче документов в организации, которые запрашивают именно книжку.
Документом-основанием обычно выступает справка совместителя с реквизитами приказа о приёме, копия приказа или копия трудового договора, заверенная вторым работодателем. Дата записи в книжке при этом совпадает с датой начала работы по совместительству, а не с датой обращения работника. Если работник просит внести запись через год после трудоустройства к совместителю, запись всё равно вносится с фактической даты приёма, в порядке очерёдности записей.
Как внести в трудовую книжку запись о работе по совместительству: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите от работника письменное заявление с просьбой внести сведения о работе по совместительству. Без волеизъявления работника запись вносить нельзя: инициатива работодателя здесь не предусмотрена.
- Шаг 2. Запросите документ, подтверждающий работу по совместительству: справку второго работодателя с реквизитами приказа о приёме, копию приказа или заверенную копию трудового договора. Проверьте, что в документе указаны дата приёма, должность и то, что работа выполняется по совместительству.
- Шаг 3. Сверьте наименование организации и должность с документом. Должность указывается так, как она названа у второго работодателя, а не так, как её понимает основной.
- Шаг 4. Внесите запись в раздел «Сведения о работе» очередным порядковым номером: дата приёма, сведения о приёме на работу по совместительству с наименованием второго работодателя и должности, в графе 4 — реквизиты документа-основания.
- Шаг 5. При увольнении с работы по совместительству повторите процедуру: заявление работника, документ от второго работодателя, запись об увольнении со ссылкой на норму ТК РФ, указанную в этом документе.
Каждый шаг проверяем по документу-основанию: запись, внесённая со слов работника, исправляется в общем порядке и остаётся в книжке навсегда.
Электронная трудовая книжка: почему она тоже одна на всех работодателей
Сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ ведутся в информационных ресурсах Социального фонда России и привязаны к СНИЛС работника. Каждый работодатель подаёт в СФР форму ЕФС-1 по своему договору: подраздел 1.1 раздела 1 при приёме и увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, по переводу и выбору формы книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Данные всех работодателей собираются в одной учётной записи, и там же видно совместительство: в отчётности оно отражается отдельным кадровым мероприятием.
Работник получает эти сведения в двух формах, и различать их полезно: СТД-Р выдаёт работодатель по своему периоду работы, СТД-СФР формирует Социальный фонд по всем работодателям сразу.
| Форма | Кто формирует | Что в ней видно | Когда нужна |
|---|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Работодатель, в СФР | Кадровое мероприятие: приём, перевод, увольнение | Обязанность работодателя, срок зависит от вида мероприятия |
| СТД-Р | Работодатель, работнику | Периоды работы только у этого работодателя | В день увольнения или по письменному заявлению работника |
| СТД-СФР | Социальный фонд России | Сведения от всех работодателей по СНИЛС с 2020 года | По запросу работника через СФР, МФЦ или госуслуги |
| Бумажная книжка | Основной работодатель | Вся трудовая деятельность, включая периоды до 2020 года | Если работник сохранил бумажную форму |
Отсюда правило для проверки себя: полную картину по всем местам работы даёт СТД-СФР, а СТД-Р от одного работодателя закрывает только его период. Для подтверждения стажа до 2020 года потребуется бумажная книжка: в ресурсах СФР этих записей нет.
Полезно знать: выбор формы трудовой книжки устроен так же, как выбор зарплатного банка или согласие на КЭДО: это право работника, а не обязанность. Работодатель не может перевести человека на электронную форму за него, как не может заставить перейти на электронный документооборот.
Бумажная книжка в кадровый электронный документооборот не переводится. Статья 22.1 ТК РФ прямо выводит из-под КЭДО трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности, а вместе с ними приказ об увольнении, документы по инструктажам и акт о несчастном случае на производстве. Всё остальное кадровое оформление совместителя — договор, приказ о приёме, ознакомление с ЛНА, заявления — в электронный вид переводится без ограничений.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага исчезнет полностью. Трудовая книжка остаётся бумажной у тех, кто её сохранил, а суд вправе истребовать подлинник, если подтвердить обстоятельство способен только он. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
В практике Добыто кадровое оформление совместителя закрывается тем же маршрутом, что и приём основного работника: комплект документов подтягивается по шаблону, подписание идёт из мобильного приложения, а книжка остаётся отдельным бумажным процессом у основного работодателя.
Формы и образцы для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает четыре типовые ситуации кадровика; начинать стоит с приказа о назначении ответственного за трудовые книжки — без него остальные документы подписывать некому.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки | Скачать |
Две работы не дают двойной стаж
Страховой стаж считается в календарном порядке. Часть 1 статьи 13 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» устанавливает: если несколько периодов работы совпадают по времени, учитывается один из них по выбору застрахованного лица. Человек, который десять лет работал на основном месте и параллельно у двух совместителей, получит те же десять лет стажа, а не тридцать.
Совместительство влияет не на длительность стажа, а на сумму заработка, с которого уплачены страховые взносы: каждый работодатель платит взносы со своих выплат, и все они попадают на индивидуальный лицевой счёт по одному СНИЛС. Поэтому вторая работа увеличивает будущую пенсию через размер взносов, а не через количество отработанных лет.
Для проверки достаточно двух действий. Закажите выписку из индивидуального лицевого счёта и сведения о трудовой деятельности через личный кабинет на сайте Социального фонда России или на госуслугах и сверьте периоды с записями бумажной книжки. Расхождение по периодам до 2020 года закрывается справками работодателей и архивов, по более поздним — обращением к работодателю, который не подал ЕФС-1.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Спор о стаже почти никогда не выигрывается одной книжкой: суд смотрит, чем подтверждён период — отчётностью работодателя, приказами, лицевыми счетами. Запись о совместительстве полезна как ориентир, но она не заменяет сведения на индивидуальном лицевом счёте. Если вам важен конкретный период, сверьте его по выписке из СФР до того, как он понадобится для назначения пенсии.»
Если книжек оказалось две: как это чинят
Вторая книжка появляется по типовому сценарию: работник не взял документ при увольнении и завёл новый бланк у следующего работодателя, либо совместитель по ошибке оформил книжку как основной работодатель. В результате один и тот же период существует в двух документах, а часть периодов — только в одном из них.
Правило простое: действующей остаётся та книжка, в которой отражена непрерывная последовательность записей и которая ведётся по основному месту работы. Вторую книжку работник хранит у себя как источник сведений о стаже, но она не передаётся работодателю для дальнейшего ведения. Если в ней есть периоды, которых нет в основной, их подтверждают справками бывших работодателей, а при восстановлении сведений оформляют дубликат.
Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления — это пункт 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н. В дубликат вносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю суммарно, без детализации, и далее сведения о работе, подтверждённые документами.
Цена ошибки в записях: во что обходится вторая книжка
Неверная запись не исправляется зачёркиванием. Порядок 320н требует признать запись недействительной и внести правильную следующим номером, а в разделе сведений о награждении исправления оформляются по отдельным правилам. Работа с книжкой на этом не заканчивается: если запись внёс прежний работодатель, исправление делает он либо новый работодатель на основании его официального документа.
Финансовая сторона выглядит так. Нарушение порядка ведения трудовых книжек подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей, на индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Задержка выдачи книжки при увольнении добавляет к этому обязанность возместить работнику неполученный заработок по статье 234 ТК РФ за весь период задержки.
Лайфхак: переводить кадровые документы в электронный вид можно частями — по отдельным подразделениям, категориям сотрудников или типам документов. Закон это не ограничивает, поэтому пилотная группа снимает основную часть ошибок настройки до раскатки на всю компанию.
Когда бумажная книжка не заводится вовсе
Часть работников книжки не имеет и иметь не будет. С 1 января 2021 года на лиц, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки не оформляются: сведения о их трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Работник, подавший заявление о переходе на электронную форму, получил книжку на руки, и обязанность работодателя её вести прекратилась — у него остаётся только отчётность в СФР.
Отдельная группа — занятость вне трудового договора. По договору гражданско-правового характера и в статусе самозанятого трудовая книжка не ведётся, записи не вносятся, и попытка оформить такую запись создаёт признак трудовых отношений там, где стороны их не оформляли.
| Сценарий занятости | Бумажная книжка | Сведения в СФР | Что критично для работника |
|---|---|---|---|
| Основное место работы, книжка сохранена | Ведёт работодатель, хранит до увольнения | ЕФС-1 подаёт работодатель | Получить книжку в день увольнения |
| Внешнее совместительство | Не ведётся, запись — только через основного работодателя | ЕФС-1 подаёт каждый работодатель | Взять документ-основание для записи |
| Первое трудоустройство с 2021 года | Не оформляется | Только электронные сведения | Запрашивать СТД-Р при увольнении |
| Дистанционная работа | Ведётся, если работник не отказался от бумажной формы | ЕФС-1 подаёт работодатель | Согласовать способ передачи документов |
| Договор ГПХ | Не ведётся | Сведения о кадровых мероприятиях не подаются | Сохранять договоры и акты как подтверждение |
| Самозанятость на НПД | Не ведётся | Кадровых сведений нет | Помнить, что стаж сам по себе не идёт |
Строки с ГПХ и самозанятостью объясняют частый вопрос работников: почему при пяти источниках дохода книжка остаётся одна и пустует несколько лет. Книжка отражает только трудовые отношения, всё остальное подтверждается договорами, актами и сведениями об уплаченных взносах.
Что проверить до приёма совместителя
- Характер работы в договоре. Формулировка «работа по совместительству» присутствует в тексте договора и в приказе о приёме.
- Режим рабочего времени. Не более четырёх часов в день в дни занятости по основному месту и не более половины месячной нормы за учётный период.
- Ограничения по должности. Для отдельных категорий работников совместительство ограничено законом, это проверяется до подписания договора.
- Вредные и опасные условия. Если они есть по обоим местам работы, требуется справка о характере и условиях труда по основному месту.
- Книжка не запрашивается. Перечень документов при приёме совместителя закрыт статьёй 283 ТК РФ, требовать книжку работодатель не вправе.
- Отчётность. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 по приёму подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
В практике Добыто чек-лист приёма совместителя встраивается в маршрут согласования: пока в карточке не заполнены характер работы и режим времени, документ не уходит на подписание.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Знакомая картина: компания на 300 человек в 12 городах, один специалист по кадрам, за год штат вырос примерно на 30 процентов, а сотрудники работают то из офиса, то из другого города. Бумажная книжка в такой схеме остаётся у основного работодателя и никуда не ездит, а всё остальное оформление имеет смысл переводить в электронный вид. Посмотрите, сколько документов в месяц у вас физически перемещается между городами — это и есть ваш объём для перевода.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: подписи для работников входят в тариф, отдельно оплачиваются только УКЭП через удостоверяющие центры.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | доступен после подключения |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и необходимости УКЭП для руководителя, который подписывает документы со стороны работодателя. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что разница при повышении тарифа пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Расходы на бумажный оборот считаются по тому же принципу: около 30 документов в год на сотрудника, бумага, курьерская доставка и хранение. Сопоставление этих двух цифр и даёт ответ, окупается ли перевод кадрового оформления в электронный вид в конкретной компании.
Выводы
Единственность трудовой книжки — следствие того, что документ закреплён за человеком и ведётся только по основному месту работы. Совместителей может быть сколько угодно, но книжку они не получают и записей не вносят: сведения о второй работе попадают в тот же бланк через основного работодателя, по заявлению работника и на основании документа от совместителя. Электронные сведения устроены зеркально: работодателей много, учётная запись в СФР одна, а совпадающие по времени периоды в страховой стаж дважды не засчитываются.
Бумажная книжка остаётся вне кадрового электронного документооборота, а всё остальное оформление совместителя переводится в электронный вид. В сервисе Добыто этот маршрут собран целиком: трудовой договор с указанием на совместительство, приказ о приёме, ознакомление с ЛНА и подписание из мобильного приложения, с сохранением бумажного процесса там, где его требует закон.
Частые вопросы
Может ли у работника быть два основных места работы?
Нет. Основное место работы одно, поскольку именно оно определяет, кто ведёт трудовую книжку и хранит её до увольнения. Любая другая регулярная оплачиваемая работа в свободное время квалифицируется по статье 60.1 ТК РФ как совместительство, даже если по ней установлена полная ставка в дни, свободные от основной работы. Если в двух договорах не указано, какая работа основная, спор решается по фактическим обстоятельствам: где находится книжка и кто первым принял работника.
Обязан ли работник сообщать основному работодателю о второй работе?
По общему правилу нет: согласие или уведомление основного работодателя для совместительства не требуется. Исключение установлено статьёй 276 ТК РФ для руководителя организации — он вправе работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица, собственника имущества либо уполномоченного собственником лица. Отдельные ограничения действуют для государственных служащих и ряда должностей по специальным законам.
Что делать, если трудовую книжку потерял сам работник?
Нужно подать письменное заявление о выдаче дубликата работодателю по последнему месту работы. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Общий стаж до поступления к этому работодателю вносится суммарно, без расшифровки по организациям, а периоды, которые работник хочет видеть детально, подтверждаются справками прежних работодателей или архивов.
Как подтвердить стаж, если компания-работодатель ликвидирована?
Периоды с 2020 года видны в сведениях о трудовой деятельности: форму СТД-СФР можно запросить в Социальном фонде России, через МФЦ или на госуслугах. Более ранние периоды подтверждаются записями бумажной книжки, а при их отсутствии — архивными справками. Выписка из индивидуального лицевого счёта дополнительно показывает, за какие периоды уплачивались страховые взносы.
Нужно ли подавать ЕФС-1 на внешнего совместителя?
Да, отчитывается каждый работодатель по своему трудовому договору, независимо от того, где находится бумажная книжка. Подраздел 1.1 раздела 1 по приёму и увольнению подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Кадровое мероприятие при этом отражается с признаком работы по совместительству.
Что будет с записями, если совместителя переводят в основные работники?
Трудовые отношения по совместительству прекращаются либо преобразуются соглашением сторон, после чего этот работодатель становится основным и начинает вести книжку. Запись о периоде совместительства в этой же организации вносится по желанию работника на основании собственных приказов, а работник передаёт книжку новому основному работодателю. Если запись о совместительстве вносил прежний основной работодатель, исправлять её не требуется: она остаётся в книжке как достоверная.
