Электронная трудовая книжка содержит сведения о работе только с 1 января 2020 года: более ранние периоды в неё не переносили, кроме одной записи о месте работы по состоянию на 1 января 2020 года. Если выписка на Госуслугах пустая или в ней нет последнего места работы, причина обычно одна из трёх: работодатель не сдал подраздел 1.1 формы ЕФС-1, сведения ушли на чужой лицевой счёт из-за расхождения в фамилии или СНИЛС, либо период вообще не относится к трудовой деятельности — договор ГПХ, самозанятость, работа до 2020 года. Порядок действий дальше зависит от того, работаете вы у этого работодателя сейчас или уволились: действующий работодатель исправляет сведения сам корректирующей формой, по бывшему придётся обращаться в Социальный фонд России.
Разберём, как получить выписку тремя способами и какой из них показывает больше, как отличить сбой на портале от реального отсутствия сведений и как сформулировать заявление работодателю, чтобы он подал корректировку. Отдельно покажем, где искать стаж до 2020 года и что делать, если компания ликвидирована. Сроки подачи ЕФС-1 по видам кадровых мероприятий, суммы штрафов за непредставление сведений, образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Актуально на 28.09.2026.
Коротко: если записи о работе нет, проверьте три вещи по порядку. Первое: прошёл ли рабочий день после даты приказа — для приёма и увольнения срок подачи сведений наступает на следующий рабочий день, для перевода это 25-е число следующего месяца. Второе: совпадают ли фамилия и СНИЛС в профиле Госуслуг и в отделе кадров. Третье: был ли трудовой договор, а не ГПХ или самозанятость. Если все три пункта в порядке, пишите заявление работодателю по части 3 статьи 66.1 ТК РФ, готовый текст — ниже в разделе об исправлении сведений.
Что попадает в электронную трудовую книжку, а что в неё не попадёт никогда
Статья 66.1 ТК РФ называет содержимое электронной трудовой книжки сведениями о трудовой деятельности. Это закрытый перечень кадровых мероприятий: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, переименование работодателя, установление второй и последующей профессии или квалификации, увольнение с указанием основания и статьи ТК РФ. Туда же попадает поданное работником заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Учёт начался с 1 января 2020 года. За 2020 год работодатели подавали в фонд сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года, поэтому у большинства работающих людей в выписке видно место работы на эту дату и всё, что произошло позже. Стаж 1995-2019 годов в электронной трудовой книжке не появится ни при каком обращении и ни через какое время: его там нет технически, а не по ошибке.
Часто эту же ситуацию описывают словами «данные только до 2020 года» или «ничего до 2019» — речь об одном и том же. Одна строка о месте работы на 01.01.2020 без более ранних периодов не ошибка выписки, а результат того, как переносили исходные сведения: работодатель подавал одно мероприятие на дату старта учёта, а не всю историю из книжки. Проверить это можно за минуту: если дата единственной старой записи — 01.01.2020, вопросов к работодателю по ранним годам нет.
Дальше идёт группа периодов, которые к трудовой деятельности не относятся и в выписке отображаться не должны. Работа по договору гражданско-правового характера — это не работа по трудовому договору: записи в трудовой книжке она не даёт, хотя с 1 января 2023 года сведения о заключении и прекращении договора ГПХ работодатель подаёт в том же подразделе 1.1 ЕФС-1 для персонифицированного учёта. Самозанятость на налоге на профессиональный доход страховых взносов на пенсионное страхование не порождает, если человек не вступил в добровольные правоотношения, поэтому и стажа она не даёт. Служба по призыву, уход за ребёнком, периоды получения пособия по безработице учитываются как нестраховые периоды в индивидуальном лицевом счёте, а не в трудовой книжке.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий и должностей ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому наименование должности в выписке может отличаться от привычной формулировки в приказе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отдельная категория — работа, которой юридически не было. Если вас не оформили трудовым договором, сведений в фонде нет и не появится, пока факт трудовых отношений не установит суд. Здесь пустая выписка выполняет диагностическую функцию: она показывает, что работодатель вас как работника не заявлял. Сверьте по своей ситуации: есть ли у вас на руках трудовой договор и приказ о приёме — от ответа зависит, куда обращаться дальше.
Почему в электронной трудовой книжке нет записи о работе: семь причин и как отличить их друг от друга
Пустая или неполная выписка — это симптом, а не диагноз. До обращения куда бы то ни было имеет смысл определить, на каком участке цепочки «приказ — отчёт работодателя — лицевой счёт — портал» потерялись данные. Таблица ниже разводит причины по признакам, которые видны самому работнику, и показывает, когда претензия к работодателю уже обоснована.
| Причина | Как распознать | Что делать | Когда пора действовать |
|---|---|---|---|
| Работодатель не подал подраздел 1.1 ЕФС-1 | Видны прежние места работы, нет последнего; с даты приказа прошло больше одного рабочего дня | Письменное заявление работодателю о подаче сведений | Со второго рабочего дня после даты приказа о приёме или увольнении |
| Отчёт подан с ошибкой в СНИЛС или фамилии | Выписка пустая при длительном стаже; фамилия менялась, документы переоформлялись | Сверка СНИЛС в профиле и в отделе кадров, затем корректирующая форма | Сразу, ждать бессмысленно |
| Период до 1 января 2020 года | В выписке одна запись о месте работы на 01.01.2020 и более поздние | Смотреть бумажную трудовую книжку и выписку из лицевого счёта | Ждать бессмысленно: в выписке этих периодов не будет |
| Договор ГПХ или самозанятость | Приказа о приёме не было, трудовой договор не подписывался, оплата по актам | Кадрового мероприятия нет; проверять взносы в лицевом счёте | Записи о приёме не будет вообще, проверяйте другой документ |
| Трудовые отношения не оформлены | Нет ни договора, ни приказа, зарплата наличными без ведомости | Обращение в ГИТ и установление факта трудовых отношений в суде | Сразу, чем раньше собраны доказательства, тем проще спор |
| Учётная запись на Госуслугах не подтверждена | Услуга не запускается или запрос не уходит в обработку | Подтверждение личности, затем повторный запрос | Сразу: до подтверждения выписка не выдаётся |
| Работодатель ликвидирован до подачи сведений | Компания исключена из ЕГРЮЛ, увольнение прошло, записи нет | Заявление в Социальный фонд с приложением подтверждающих документов | Сразу, заявления работодателю ждать не от кого |
| Перевод на другую постоянную работу ещё не отчитан | Прежняя должность в выписке, новая пока не видна | Дождаться отчётного срока, затем письменное заявление | С 26-го числа месяца, следующего за месяцем перевода |
Первые две причины закрываются заявлением работодателю и занимают дни. Последние три требуют участия государственного органа и растягиваются на месяцы, поэтому разбираться лучше в порядке сверху вниз, а не начинать с жалоб. Найдите в таблице строку, которая совпадает с вашей картиной, и посмотрите последнюю колонку: она отвечает на вопрос, пора уже писать заявление или срок ещё идёт.
Выписка пустая целиком
Пустая выписка при длительном стаже почти никогда не означает, что ни один работодатель не отчитался. Это картина расхождения данных: фамилия или СНИЛС в кадровой системе отличаются от данных фонда, и отчёты уходят на другой лицевой счёт. Второй вариант — два лицевых счёта на одного человека, когда СНИЛС оформлялся дважды: часть сведений лежит на закрытом счёте и в выписке не видна. Порядок действий: сверить СНИЛС и написание фамилии в профиле Госуслуг, в паспорте и в отделе кадров посимвольно, а затем обратиться в клиентскую службу Социального фонда с просьбой проверить, нет ли второго счёта. Сравните три документа между собой прямо сейчас: расхождение в одной букве видно за минуту.
Есть прежние места работы, а последнего нет
Когда прежние работодатели в выписке отражены, а текущий или последний нет, привязка к лицевому счёту в порядке и дело в отчёте конкретной организации. Это либо непредставленный подраздел 1.1 ЕФС-1, либо ещё не истёкший срок подачи. Для приёма и увольнения срок наступает на следующий рабочий день после приказа, для перевода — 25-го числа следующего месяца. Возьмите дату приказа и сравните её с сегодняшним числом по таблице сроков ниже: если срок прошёл, основание для заявления по части 3 статьи 66.1 ТК РФ появилось.
Выписка неполная: видны не все места работы и не все страницы
Ситуация «запись есть, но не вся» имеет три типовые причины. Первая: часть периодов относится к времени до 2020 года, и в сведениях о трудовой деятельности их не будет никогда. Вторая: часть мероприятий привязана к другому лицевому счёту из-за расхождения персональных данных. Третья: отдельные работодатели подавали сведения с ошибками в реквизитах, и эти формы не сцепились с вашим счётом.
Отдельный случай — когда кажется, что «не все страницы скачались». Выписка приходит файлом PDF, подписанным электронной подписью фонда, и проверять здесь нужно не портал, а сам скачанный файл: его полноту и открытие штатной программой для просмотра PDF, а не встроенным просмотрщиком браузера, который иногда показывает только первую страницу. Помните и о статусе документа: распечатка с этого файла остаётся копией, а не оригиналом. Откройте скачанный файл отдельной программой и сверьте число страниц в нумерации документа.
Услуга на Госуслугах не запускается или запрос не уходит
Отказ самого портала и отсутствие сведений в фонде — разные проблемы, и лечатся они по-разному. Проверьте три вещи. Первое: статус проверки паспортных данных в профиле. Пока проверка не завершена или завершилась с ошибкой, услуга не запустится, и дело не в трудовой книжке. Второе: поиск по порталу. Сведения о трудовой деятельности — это отдельная услуга, а не раздел профиля, и искать её нужно по названию услуги; расположение разделов портал время от времени меняет, поэтому привязываться к прежнему пути не стоит. Третье: незаполняемые поля в форме заявления. Они подтягиваются из профиля, поэтому править нужно данные профиля, а не форму.
Если срок по ранее поданному на портале заявлению истёк, заявление подаётся заново: ограничений по числу обращений нет. Начните с профиля: проверьте статус паспортных данных и СНИЛС, а затем повторите запрос услуги.
Что проверить до того, как писать заявления
Половина обращений отпадает на этом этапе, потому что проблема оказывается не в сведениях, а в том, где и как их искали.
- Статус учётной записи. Подтверждённая или нет, привязан ли актуальный СНИЛС.
- Совпадение персональных данных. Фамилия, имя, отчество и дата рождения в профиле, паспорте и страховом свидетельстве должны совпадать посимвольно, включая букву «ё».
- Дата кадрового мероприятия. Посмотрите дату приказа: для приёма и увольнения срок подачи — следующий рабочий день, для перевода — 25-е число следующего месяца.
- Основание отношений. Трудовой договор, договор ГПХ или вообще ничего. От этого зависит, ищете вы сведения о трудовой деятельности или сведения о взносах.
- Второй лицевой счёт. Если СНИЛС оформлялся дважды, часть сведений может лежать на закрытом счёте: это проверяется только в клиентской службе фонда.
В практике Добыто самая частая находка на этом шаге — расхождение в одной букве фамилии между кадровой системой и данными фонда. Отчёт при этом уходит и принимается, но привязывается не к тому человеку, а работник видит пустую выписку и уверен, что работодатель ничего не сдавал.
Где взять выписку: Госуслуги, СФР, МФЦ и работодатель — чем СТД-СФР отличается от СТД-Р
СТД-СФР и СТД-Р различаются охватом и составом реквизитов, и от этого зависит, какой документ вам нужен. Госуслуги и Социальный фонд выдают форму СТД-СФР — всё, что фонд получил от всех работодателей с 2020 года. Работодатель выдаёт форму СТД-Р — только по своей организации, но с реквизитами приказов, которых в СТД-СФР нет. МФЦ выдаёт ту же СТД-СФР на бумаге с печатью.
Обязанность работодателя выдать сведения о трудовой деятельности закреплена статьёй 66.1 ТК РФ: СТД-Р выдаётся в день увольнения без всякого заявления, а работающему сотруднику — по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней. Форму выдают на бумаге, заверенную надлежащим образом, либо в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью. Порядок получения сведений во всех вариантах, включая обращение в территориальный орган фонда, описан в разделе об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте статус учётной записи на Госуслугах. Выписка доступна только при подтверждённой учётной записи: со стандартной и упрощённой услуга не запустится.
- Шаг 2. Сверьте в профиле СНИЛС, фамилию, имя, отчество и дату рождения с данными паспорта и страхового свидетельства. Расхождение хотя бы в одном символе приводит к тому, что запрос уходит не на тот лицевой счёт.
- Шаг 3. Закажите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки». Результат приходит в личный кабинет файлом PDF, подписанным электронной подписью фонда.
- Шаг 4. Если нужен документ для банка, визового центра или суда, закажите бумажный вариант в клиентской службе Социального фонда или в МФЦ — там выписку заверяют печатью.
- Шаг 5. По конкретному месту работы запросите у работодателя форму СТД-Р письменным заявлением в двух экземплярах, на своём попросите отметку о принятии с датой. С этой даты отсчитываются три рабочих дня.
Файл, который приходит с Госуслуг, — электронный документ с криптографической подписью фонда, а не картинка. Распечатка с него юридической силой оригинала не обладает, и это регулярно приводит к отказам при подаче документов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом споре о подписи, — в каком режиме создан документ. Файл, подписанный криптографически, и распечатка с изображением подписи живут по разным правилам, и требования к ним разные. Посмотрите на свою выписку: если вы держите в руках лист бумаги с картинкой штампа, у вас копия электронного документа, и для инстанции, которая требует подлинник, её придётся заверять отдельно.»
Проверьте электронную подпись на полученной выписке
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Как добиться исправления через работодателя
Часть 3 статьи 66.1 ТК РФ даёт работнику прямой инструмент: при обнаружении неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить их и представить скорректированные сведения в Социальный фонд. Отдельного основания для отказа в этой норме нет.
Заявление пишется в свободной форме, но работает оно тогда, когда в нём есть четыре элемента: период, который отсутствует или отражён неверно; реквизиты приказа или трудового договора, подтверждающие мероприятие; ссылка на часть 3 статьи 66.1 ТК РФ; требование подать корректирующие сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Два экземпляра, на своём — входящий номер и дата.
Факт: заявление по части 3 статьи 66.1 ТК РФ подаётся в двух экземплярах, и отметка о принятии с датой на вашем экземпляре — единственное подтверждение обращения, которое пригодится при обращении в инспекцию труда.
Заявление работодателю о корректировке сведений: готовый текст
Сформулировать заявление можно по этому образцу, подставив свои данные.
Руководителю (наименование организации) от (фамилия, имя, отчество), должность (должность), СНИЛС (номер).
Заявление о корректировке сведений о трудовой деятельности.
В сведениях о моей трудовой деятельности, полученных на портале Госуслуг, отсутствует или отражено неверно кадровое мероприятие: приём на работу, перевод или увольнение от (дата), оформленное приказом от (дата) № (номер).
На основании части 3 статьи 66.1 ТК РФ прошу исправить и дополнить сведения о моей трудовой деятельности и представить скорректированные сведения по подразделу 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Приложение: копия приказа или трудового договора на (число) листах. Дата. Подпись.
Заявление передаётся в отдел кадров или канцелярию в двух экземплярах, на вашем проставляется входящий номер и дата. Если работодатель уже бывший, тот же текст направляется почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.
Сроки подачи сведений привязаны не к календарю отчётности, а к виду кадрового мероприятия. Это первое, что стоит проверить перед тем, как считать работодателя нарушителем.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения |
| Приостановление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Установление второй и последующей профессии, специальности или квалификации | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Запрет занимать должность по акту уполномоченного органа | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Переименование работодателя | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем мероприятия |
| Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи |
Если вас приняли пятого числа, а сегодня двадцатое и записи нет, срок нарушен. Если вас перевели на другую должность десятого числа, а сегодня двадцатое того же месяца, срок ещё идёт, и претензия преждевременна.
Сколько ждать появления записи после кадрового события
Срок подачи формы работодателем и момент, когда запись видна в выписке, — разные точки на одной линии: между ними лежит обработка отчёта фондом.
| Событие | Нормативный срок подачи | Когда реально видно в выписке |
|---|---|---|
| Приём на работу | Следующий рабочий день после приказа | В течение нескольких рабочих дней после успешного протокола приёма отчётности |
| Увольнение | Следующий рабочий день после приказа | В течение нескольких рабочих дней после протокола приёма |
| Перевод на другую постоянную работу | 25-е число месяца, следующего за месяцем перевода | С 26-го числа этого месяца и позже, после обработки отчёта |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Следующий рабочий день после заключения или прекращения | Как факт договора для персонифицированного учёта; кадрового мероприятия по трудовому договору не возникает |
| Переименование работодателя | 25-е число следующего месяца | С 26-го числа этого месяца и позже |
| Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки | 25-е число месяца, следующего за месяцем подачи | С 26-го числа этого месяца и позже |
| Корректирующая форма по заявлению работника | По мере подачи работодателем | В течение нескольких рабочих дней после успешного протокола приёма |
Неделя без записи после приёма на работу — уже повод спросить отдел кадров о дате отправки формы. Три недели после увольнения — повод подать письменное заявление, а не ждать дальше.
Во что обходится работодателю неподанная запись
Непредставление или представление неполных либо недостоверных сведений персонифицированного учёта наказывается по статье 15.33.2 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 300 до 500 рублей. Параллельно действует финансовая санкция по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не поданы или поданы с ошибкой. На компании в тысячу человек арифметика перестаёт быть символической.
Отказ выдать СТД-Р в установленный срок — это уже нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, на юридических лиц от 50 000 до 70 000 рублей.
Упоминание этих норм в заявлении обычно ускоряет процесс сильнее, чем просьба. Кадровая служба понимает, что жалоба в государственную инспекцию труда и обращение в фонд проверяются по одному и тому же документу — реестру поданных форм.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда работник приходит с претензией по сведениям, мы сначала поднимаем не отчётность, а дату приказа и дату отправки формы. В половине случаев выясняется, что приказ издан задним числом, и подать сведения вовремя работодатель физически не мог. Попросите у отдела кадров копию приказа с датой: она объясняет расхождение быстрее любой переписки.»
Если в выписке неверно указано основание увольнения
Неверная статья или формулировка увольнения в выписке — это тот же случай недостоверной информации, что и отсутствующая запись, и исправляется он по части 3 статьи 66.1 ТК РФ через работодателя. В заявлении укажите, какое основание отражено в сведениях и какое стоит в приказе, приложите копию приказа об увольнении и потребуйте подать корректирующие сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1. Расхождение между приказом и выпиской работодатель обязан устранить, спора о праве здесь нет.
Отдельно стоит ситуация, когда сведения совпадают с приказом, а вы не согласны с самой формулировкой увольнения. Корректировкой сведений это не решается: изменение формулировки требует обращения в суд по трудовому спору, и срок такого обращения ограничен. Сравните свою выписку с приказом построчно: от того, совпадают они или нет, зависит, пишете вы заявление кадровикам или готовите иск.
Если выписка приходит на старую фамилию
Старая фамилия в выписке означает, что данные разошлись между тремя источниками: паспортом, индивидуальным лицевым счётом и кадровой системой работодателя. Порядок такой: сначала обновите сведения в страховом свидетельстве через Социальный фонд или МФЦ, затем подайте новые данные в отдел кадров, затем проверьте профиль на Госуслугах. Пока в профиле стоит прежняя фамилия, запрос уходит по старым реквизитам, и новые мероприятия в выписку не подтягиваются.
Если после обновления всех трёх источников часть периодов по-прежнему не видна, речь уже о привязке сведений к другому лицевому счёту: это проверяется в клиентской службе фонда. Сверьте написание фамилии в паспорте, в страховом свидетельстве и в личном кабинете — расхождение должно отсутствовать во всех трёх документах.
Как проверить, оформлены ли вы официально и платятся ли взносы
Запись о приёме подтверждает кадровое мероприятие, но не уплату страховых взносов, поэтому проверять нужно два документа. Первый — сведения о трудовой деятельности: если там есть запись о приёме от вашего работодателя, трудовой договор он в фонд заявил. Второй — сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта: в них видны периоды работы и суммы, начисленные каждым страхователем.
Если в выписке записи о приёме нет и прошло больше рабочего дня после даты приказа, вопрос адресуется работодателю письменно. Если записи нет и приказа вам не показывают, а трудовой договор не подписан, это признак неоформленных отношений: такой факт устанавливается через обращение в государственную инспекцию труда и суд. Если запись есть, а начислений за период нет, вопрос адресуется работодателю и Федеральной налоговой службе, которая администрирует страховые взносы. Закажите оба документа на Госуслугах в один день и сравните их между собой.
Образцы кадровых документов по трудовым книжкам и сведениям о работе
Комплект собран под ситуацию, когда сведений не хватает: начинать стоит с формы СТД-Р, по которой сверяются данные конкретного работодателя.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в бумажной трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Что делать, если работодателя больше нет или он не отвечает
Бывший работодатель обязан исправлять сведения по тем же правилам, что и действующий, но рычагов у работника меньше: трудовых отношений нет, и заявление придётся направлять почтой с описью вложения и уведомлением о вручении. Дата вручения понадобится, если дело дойдёт до инспекции труда.
Когда компания исключена из ЕГРЮЛ, исправлять сведения некому. Дальше работает связка из трёх действий. Первое — заявление в Социальный фонд России о корректировке сведений индивидуального лицевого счёта с приложением документов: бумажной трудовой книжки, трудового договора, приказов, справок, архивных выписок. Обращение рассматривается в порядке Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, срок ответа — 30 дней. Второе — запрос в государственный или муниципальный архив по месту нахождения ликвидированной организации: кадровые документы при ликвидации передаются на архивное хранение. Третье, если документов не сохранилось, — установление стажа в судебном порядке.
Правила подсчёта и подтверждения страхового стажа утверждены постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015. Основной документ подтверждения — трудовая книжка; при её отсутствии или неверных записях принимаются трудовые договоры, справки работодателей, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Свидетельские показания допускаются только в узком случае — когда документы утрачены из-за стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.
Порядок действий здесь один и тот же в любом регионе: сначала заявление в клиентскую службу фонда по месту жительства, параллельно запрос в архив по месту нахождения организации. Проверьте по своей ситуации, сохранились ли у вас трудовой договор и приказы: от их наличия зависит, хватит ли документов фонду или придётся идти в суд.
Внимание: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на кадровый электронный документооборот. Отказавшихся работодатель ведёт в бумажном режиме параллельно, и это закладывается в план перехода заранее, а не выясняется по факту. Отказ от КЭДО и выбор способа ведения трудовой книжки — разные заявления с разными последствиями, и одно не заменяет другое.
Где искать стаж до 2020 года
Электронная трудовая книжка и страховой стаж — разные учётные сущности, и путаница между ними порождает половину паники вокруг пустых выписок. Стаж с 1997-1998 годов учтён в индивидуальном лицевом счёте по данным персонифицированного учёта: там видны периоды работы и суммы начисленных взносов по каждому страхователю. На Госуслугах это отдельная услуга — сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта.
Отсюда и типовая ситуация, которую описывают словами «есть сведения о стаже, но нет информации о факте работы». Это нормально: стаж и взносы за период учтены в лицевом счёте, а кадрового мероприятия по этому периоду в сведениях о трудовой деятельности нет, потому что оно относится к времени до 2020 года либо не подавалось работодателем. Два документа отвечают на разные вопросы, и заказывать нужно тот, который отвечает на ваш.
| Что вы ищете | В каком документе это есть | Где заказать | Чего в нём нет |
|---|---|---|---|
| Факт и дата кадрового мероприятия с 2020 года | Сведения о трудовой деятельности, форма СТД-СФР | Госуслуги, клиентская служба СФР, МФЦ | Периодов до 2020 года, сумм взносов и заработка |
| Периоды стажа и суммы начисленных взносов | Сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта | Госуслуги, клиентская служба СФР | Реквизитов приказов и оснований увольнения |
| Размер заработка за период | Справка о доходах и суммах налога физического лица | Работодатель, Федеральная налоговая служба | Кадровых мероприятий и стажа до регистрации в учёте |
| Реквизиты приказа по конкретному работодателю | Форма СТД-Р | Работодатель по письменному заявлению | Данных по другим работодателям |
| Стаж до регистрации в персонифицированном учёте | Бумажная трудовая книжка, архивные справки | У себя на руках, в архиве по месту организации | Сумм взносов и электронного подтверждения |
Периоды до регистрации в системе персонифицированного учёта подтверждаются бумажной трудовой книжкой, а при её утрате — дубликатом и архивными справками. Бумажная книжка после 2020 года не стала ничтожной: для всех, кто сохранил её ведение, она остаётся основным документом о стаже за ранние годы, и хранить её нужно так же бережно, как и раньше.
Если в бумажной трудовой книжке стаж есть, а в выписке его нет
Развилка здесь одна и решается по дате периода. Если период относится к времени до 1 января 2020 года, так и должно быть: этих записей в сведениях о трудовой деятельности нет и не будет, а стаж подтверждается бумажной книжкой и данными индивидуального лицевого счёта. Если период после 2020 года, сведения либо не подавались работодателем, либо ушли на другой лицевой счёт из-за расхождения персональных данных, и дальше работает обычный порядок из раздела о причинах.
На вопрос «засчитается ли такой стаж» отвечают правила подсчёта и подтверждения страхового стажа: основной документ подтверждения — трудовая книжка, а при её отсутствии или неверных записях принимаются трудовой договор, справки работодателей, выписки из приказов и лицевые счета. Отсутствие записи в выписке само по себе стаж не отменяет. Возьмите книжку и выписку и сверьте их построчно по датам: каждый расходящийся период отнесите к одной из двух веток выше.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага никогда не понадобится. Подлинник истребуют, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа или отдельных его реквизитов. Прежде чем избавляться от бумажной трудовой книжки и старых справок, посмотрите, какие периоды у вас существуют только в них и чем вы подтвердите их при споре о стаже.»
Когда искать сведения в электронной трудовой книжке бесполезно
Есть ситуации, в которых выписка не решает задачу, и время на её получение тратится впустую. Их четыре.
- Нужен стаж для назначения пенсии. Пенсионный стаж считается по индивидуальному лицевому счёту и документам, а не по перечню кадровых мероприятий. Выписка из электронной трудовой книжки для этого расчёта неинформативна.
- Нужны суммы заработка. В сведениях о трудовой деятельности нет ни зарплаты, ни начисленных взносов: там только факт и дата мероприятия. Доход подтверждается справкой о доходах и суммах налога физического лица.
- Нужны причины и обстоятельства увольнения подробнее статьи. В выписке указывается основание и норма ТК РФ. Мотивировка, реквизиты соглашения сторон и приложения к приказу остаются у работодателя.
- Работа велась по договору ГПХ. Кадрового мероприятия по трудовому договору не было, и запись о приёме не появится. Подтверждением послужат сам договор, акты и сведения о взносах в лицевом счёте.
Отдельно стоит разобрать три статуса, по которым чаще всего ждут записи напрасно.
| Статус | Что происходит со сведениями | Где искать подтверждение |
|---|---|---|
| Государственная и муниципальная служба | Сведения подаются тем же порядком, вопрос обычно в наименовании страхователя, под которым вы их ищете | Выписка СТД-СФР, сверка наименования органа с кадровой службой |
| Индивидуальный предприниматель без работников | Собственная деятельность кадровым мероприятием не является и в сведениях о трудовой деятельности не отражается | Сведения о состоянии индивидуального лицевого счёта: стаж идёт по уплаченным взносам |
| Работа по договору ГПХ | С 2023 года заказчик подаёт факт заключения и прекращения договора в подразделе 1.1 ЕФС-1, но кадрового мероприятия по трудовому договору не возникает | Сам договор, акты, сведения о взносах в лицевом счёте |
В этих случаях смысл имеет запрос другого документа, а не повторные попытки получить выписку и жалобы на портал. Определите по таблице свой статус и закажите тот документ, который его подтверждает.
Что здесь может сделать работодатель
Если вы читаете этот раздел со стороны работодателя, у проблемы обычно организационная природа, а не техническая: приказ издан, а форма не ушла, потому что кадровик узнал о мероприятии позже, чем оно произошло. Срок в один рабочий день не оставляет запаса на бумажную пересылку документов между подразделениями и на согласование по электронной почте.
Кадровый электронный документооборот эту дистанцию убирает. Заявление и приказ подписываются в системе в день события, дата фиксируется, и подраздел 1.1 ЕФС-1 формируется по данным, которые уже лежат в учётной системе. Мы в Добыто закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней вылезают расхождения в персональных данных между кадровой системой и данными фонда, из-за которых потом и теряются сведения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «По процессам, которые вы перевели в электронный вид и на которые работник дал согласие, оформить документ обратно на бумаге вы уже не сможете. Поэтому порядок такой: сначала разбираем процессы и пишем локальный акт под них, потом выбираем систему, а не наоборот. Выпишите свои кадровые процессы и по каждому определите, сколько документов в год и какой вид подписи требуется работнику, — это и будет план перехода.»
Второй участок, где теряются сведения, — хранение и выгрузка. Когда проверка или работник просят подтвердить факт подачи, нужен не отчёт, а связка «приказ — дата подписания — отправленная форма». В Добыто эта связка собирается из журнала подписей, поэтому ответ на запрос готовится за один рабочий день, а не за неделю поднятия бумажных папок.
Стоимость подключения КЭДО для работодателя
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с учётной системой, электронный архив и уровень поддержки различаются по тарифам.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по регламенту центра |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Отсутствие записей в выписке на Госуслугах почти никогда не означает, что стаж потерян. Чаще всего сведения относятся к периоду до 2020 года, не соответствуют кадровому мероприятию по трудовому договору либо привязались к другому лицевому счёту из-за расхождения в персональных данных. Действующий работодатель исправляет это корректирующей формой по письменному заявлению работника, бывший обязан сделать то же самое, а при ликвидации компании вопрос решается через Социальный фонд, архивы и, в крайнем случае, суд. Бумажная трудовая книжка и выписка из индивидуального лицевого счёта остаются основными доказательствами по ранним периодам.
Большая часть таких историй начинается в кадровой службе работодателя, где приказ и отчёт разошлись во времени. Мы в Добыто выстраиваем кадровые процессы так, чтобы дата подписания документа и дата подачи сведений были связаны одной цепочкой, а подтверждение подачи поднималось по запросу за минуты.
Частые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке, если однажды выбрал электронный формат
Нет. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде необратимо: работодатель выдал бумажную книжку на руки с соответствующей записью и больше её не ведёт. Обратный переход законом не предусмотрен. Здесь важно не путать два разных заявления: выбор способа ведения трудовой книжки и согласие на кадровый электронный документооборот — разные документы с разными последствиями, и отказ от КЭДО способа ведения книжки не меняет. Сама книжка при этом сохраняет силу как документ о стаже за периоды до её выдачи, поэтому терять её нельзя.
Отображается ли в выписке работа по совместительству
Да, если совместительство оформлено трудовым договором: работодатель по совместительству подаёт по нему собственный подраздел 1.1 ЕФС-1 наравне с основным местом работы. В бумажной трудовой книжке запись о совместительстве вносится по желанию работника основным работодателем, а в электронных сведениях она появляется автоматически от того, кто оформил договор.
Что сделать при смене фамилии, чтобы сведения не разошлись по разным счетам
Обновите данные в страховом свидетельстве через Социальный фонд или МФЦ и сообщите новую фамилию в отдел кадров в тот же период. Дальше проверьте профиль на Госуслугах: если там осталась прежняя фамилия, запрос выписки уйдёт по старым реквизитам. Расхождение между тремя источниками — паспортом, лицевым счётом и кадровой системой — основная причина того, что новые мероприятия не подтягиваются в выписку.
Сколько времени занимает исправление сведений после подачи корректирующей формы
Корректирующая форма обрабатывается фондом в порядке приёма отчётности, и данные в лицевом счёте обновляются в течение нескольких рабочих дней после успешного протокола приёма. Если исправление идёт не через работодателя, а по заявлению в фонд, срок рассмотрения обращения — 30 дней по Федеральному закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Отказ или отсутствие ответа обжалуются в вышестоящий орган фонда и в суд.
Как проверить, платил ли работодатель взносы, если запись о приёме есть
Запись о приёме подтверждает кадровое мероприятие, но не уплату взносов. Взносы видны в другом документе — сведениях о состоянии индивидуального лицевого счёта: там указаны периоды работы и суммы, начисленные каждым страхователем. Если запись о приёме есть, а начислений за период нет, вопрос адресуется работодателю и Федеральной налоговой службе, поскольку страховые взносы администрирует она.
Что делать, если в выписке неверно указано основание увольнения
Это тот же случай неполной или недостоверной информации, и исправляется он по части 3 статьи 66.1 ТК РФ через работодателя. В заявлении укажите, какая статья ТК РФ отражена и какая должна быть по приказу, и приложите копию приказа об увольнении. Если работодатель считает запись верной, а вы с формулировкой увольнения не согласны, спор решается не корректировкой сведений, а требованием об изменении формулировки в суде.
Нужно ли передавать выписку новому работодателю при трудоустройстве
При приёме на работу предъявляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР из фонда — для тех, кто перешёл на электронный формат. Работодатель вправе запросить их для внесения данных о стаже, но сам он видит только то, что подаёт в фонд за вас: доступа к вашей полной истории у него нет. Если документ не сохранился, выписка заказывается заново на Госуслугах в любой момент.
