Трудовая книжка в бумажном виде ведётся на работника, если одновременно выполнены три условия. Работа у этого работодателя для него основная. Срок работы превысил пять дней. Работник сохранил бумажный формат: выбрал его заявлением в 2020 году, не подавал заявления вовсе или выбрал бумагу позднее по 439-ФЗ. Работодатель-физлицо без статуса ИП трудовые книжки не ведёт. На совместителя отдельную книжку не заводят: запись о совместительстве по желанию работника вносят по месту основной работы. Электронные сведения о трудовой деятельности работодатель формирует и передаёт в СФР по каждому работнику, с бумажной книжкой или без неё. Главное различие — дата первого трудоустройства. Тому, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют. У работавших раньше формат зависит от их заявления.
Материал помогает разобрать ситуацию по конкретному работнику. Он показывает, по какой записи в книжке видно, что человек уже выбрал электронный учёт, как оформлять совместителя, дистанционного работника и исполнителя по договору ГПХ и предусмотрен ли обратный переход с электронного формата на бумагу. Во второй половине статьи — сроки записей в книжку и подачи ЕФС-1 в 2026 году, пошаговая проверка при приёме, образцы приказа и уведомлений, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы.
Кому работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку
Статья 66 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у этого работодателя для человека основная. Обязанность действует, пока закон не предусматривает для работника ведение сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Работодатель-физлицо без статуса индивидуального предпринимателя трудовые книжки не ведёт.
Бумажную книжку ведут, если выполнены все условия одновременно:
- с человеком заключён трудовой договор: на исполнителя по договору ГПХ и самозанятого книжку не ведут;
- работа у этого работодателя для человека основная: книжку совместителя ведёт работодатель по основному месту работы;
- работник проработал у работодателя свыше пяти дней;
- работодатель не физлицо без статуса ИП;
- работник не перешёл на электронные сведения о трудовой деятельности и не поступил впервые на работу после 31.12.2020.
Если не выполнено хотя бы одно условие, у этого работодателя бумажная книжка на работника не ведётся. Электронный учёт от этого не зависит. Статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и передавать её в СФР. У работника с бумажной книжкой учёт идёт по двум линиям: книжка хранится у работодателя, электронные сведения поступают в Социальный фонд России.
В 2026 году бумажные книжки есть только у части работников. В сообщении Социального фонда России от 6 августа 2026 года указано, что почти 27 млн работников по всей стране уже переведены на цифровой формат ведения данных о трудовой деятельности. Попал ли конкретный работник в их число, кадровая служба определяет по двум признакам: дате первого трудоустройства и последней записи в книжке.
Как выбор 2020 года и дата первого трудоустройства определяют формат книжки
С 1 января 2020 года Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ разрешил переход на электронные сведения о трудовой деятельности. В течение 2020 года работник письменно выбирал один из двух вариантов. Первый — продолжить ведение бумажной книжки. Второй — получить книжку на руки и дальше вести только электронные сведения. Если работник заявления не подал, работодатель продолжил вести книжку на бумаге.
При выборе электронного формата работодатель выдал книжку работнику с записью о поданном заявлении. С этого момента работодатель освобождён от её дальнейшего ведения и хранения. Работник, оставшийся на бумаге, сохраняет право на ведение книжки и у следующих работодателей. Обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную не предусмотрен. Это прямо зафиксировано в памятке СФР об электронной трудовой книжке 2026 года.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кандидат может принести книжку и при электронном формате, поэтому её наличие на руках ещё ничего не решает. По 439-ФЗ работник без заявления остался на бумаге. Работник, выбравший электронные сведения, получил книжку с записью о поданном заявлении. Поэтому при приёме смотрите на последнюю запись. Если в ней есть отметка о таком заявлении, новый работодатель бумажную книжку не ведёт, а вернуть работника в бумажный учёт нельзя.»
Для тех, кто не мог подать заявление до 31.12.2020, закон отложил выбор. К ним, в частности, относятся работники, которые отсутствовали на работе с сохранением места, и лица, не состоявшие на эту дату в трудовых отношениях. Они выбирают формат позднее: подают заявление работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. Основание — часть 6 статьи 2 439-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У тех, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, выбора нет. Часть 8 статьи 2 439-ФЗ прямо указывает: трудовые книжки на этих лиц не оформляются, сведения о работе формируются только в электронном виде. Бумажный бланк на такого работника не заполняют, даже если он сам об этом просит.
Решение по конкретному человеку зависит от категории, к которой он относится.
| Категория работника | Бумажная книжка у этого работодателя | Что учесть | Основание |
|---|---|---|---|
| Работал в 2020 году, заявления о формате не подавал | ведётся | книжка остаётся на бумаге, электронные сведения формируются параллельно | ст. 2 439-ФЗ, ст. 66.1 ТК РФ |
| В 2020 году подал заявление о продолжении бумажного учёта | ведётся | право на бумажную книжку сохраняется при переходе к другому работодателю | ст. 2 439-ФЗ |
| Подал заявление о ведении электронных сведений | не ведётся | книжка выдана на руки с записью о заявлении, обратный переход не предусмотрен | ст. 2 439-ФЗ |
| Не мог подать заявление до 31.12.2020: отсутствовал с сохранением места, не работал | по выбору работника | заявление подаётся по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве | ч. 6 ст. 2 439-ФЗ |
| Впервые поступил на работу после 31.12.2020 | не оформляется | сведения о работе формируются только в электронном виде | ч. 8 ст. 2 439-ФЗ |
| Совместитель | не ведётся | запись о совместительстве по желанию работника вносят по месту основной работы | ст. 66 ТК РФ |
| Дистанционный работник | по общим правилам выбора формата | при бумажном формате запись вносится по желанию работника, если он передал книжку, в том числе заказным письмом с уведомлением | ст. 312.2 ТК РФ |
| Проработал у работодателя не более пяти дней | не ведётся | обязанность возникает при работе свыше пяти дней | ст. 66 ТК РФ |
| Работник физлица без статуса ИП | не ведётся | такой работодатель трудовые книжки не ведёт | ст. 66 ТК РФ |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | не ведётся | договор не может фактически регулировать трудовые отношения | ст. 15 ТК РФ |
По большинству строк решение дают две вещи: дата первого трудоустройства и последняя запись в книжке. Если по ним формат определить нельзя и работник относится к тем, кто не мог сделать выбор до 31.12.2020, он подаёт заявление при оформлении.
Внимание: бумажная трудовая книжка входит в перечень документов, которые не переводят в КЭДО. Если работник сохранил бумажный формат, его книжка остаётся на бумаге и после перехода компании на электронный кадровый документооборот.
Совместители, дистанционные работники, исполнители по ГПХ и самозанятые
Работник по совместительству
Работодатель по совместительству бумажную книжку на работника не ведёт: работа у него для человека не основная. По статье 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы. Запись делают по желанию работника на основании документа, который подтверждает совместительство. Электронные сведения о трудовой деятельности работодатель по совместительству при этом формирует: статья 66.1 ТК РФ распространяется на каждого работника. Совместителю, который хочет видеть эту работу в бумажной книжке, нужно взять у второго работодателя подтверждающий документ и передать его по основному месту работы.
Дистанционный работник
Дистанционный работник выбирает между бумажным и электронным форматом так же, как работник в офисе. Если книжка ведётся на бумаге, запись в неё вносится по желанию работника при условии, что он передал книжку работодателю. Передать её можно и почтой, заказным письмом с уведомлением (статья 312.2 ТК РФ). Пока книжка находится у работника, работодатель ведёт по нему электронные сведения и подаёт ЕФС-1 в обычные сроки.
Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый
Работа по договору ГПХ и в статусе плательщика налога на профессиональный доход в трудовую книжку не записывается: книжка отражает только трудовые отношения. Это касается и человека, у которого есть бумажная книжка по основному месту работы.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Договор ГПХ или статус самозанятого сами по себе не обязывают вести трудовую книжку. При этом статья 15 ТК РФ запрещает гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения. Прежде чем оформить человека без книжки как исполнителя, сверьте условия договора с тем, как работа выполняется на деле.»
Если вы работодатель и сверяете по этой схеме весь штат, бумажные книжки останутся у части работников. Трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления и ЛНА при этом можно оформлять электронно. В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а бумажные книжки ведутся отдельно от электронного маршрута.
Как проверить при приёме, вести ли на работника бумажную книжку
Формат книжки определяют в день оформления. Для этого сверяют договор с работником, его трудовую историю и записи в принесённой книжке. Заявление о выборе формата понадобится только тем, кто не мог подать его до 31.12.2020.
Как определить формат трудовой книжки нового работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте вид договора. Трудовая книжка ведётся только при трудовом договоре. На исполнителя по договору ГПХ и самозанятого её не заводят, но такой договор не может фактически регулировать трудовые отношения (статья 15 ТК РФ).
- Шаг 2. Определите, основная ли это работа. Если человек оформляется по совместительству, бумажную книжку ведёт работодатель по основному месту. Запись о совместительстве вносится там по желанию работника.
- Шаг 3. Уточните, работал ли кандидат по трудовому договору до 2021 года. Если он впервые поступает на работу после 31.12.2020, книжку не оформляйте: сведения о его трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
- Шаг 4. Проверьте последнюю запись в принесённой книжке. Отметка о заявлении на электронные сведения означает, что бумажную книжку вы не ведёте и обратно на бумагу работника не переводите. Если такой записи нет, а работник в 2020 году работал и заявления не подавал, книжка продолжает вестись на бумаге.
- Шаг 5. Если работник не мог подать заявление до 31.12.2020, примите от него заявление о выборе формата. Это касается тех, кто отсутствовал с сохранением места работы или не состоял в трудовых отношениях. Заявление подаётся по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве.
- Шаг 6. Если книжка остаётся на бумаге, передайте её уполномоченному лицу. Обязанность вести книжку возникает, когда работник проработал свыше пяти дней. Запись о работе вносится не позднее 5 рабочих дней после приказа, сведения о приёме в ЕФС-1 подаются не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Правила ведения бумажной трудовой книжки по приказу Минтруда № 320н
Форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Приказ зарегистрирован Минюстом 01.06.2021 под № 63748. Работодатель организует ведение, хранение, учёт и выдачу книжек. Эти функции выполняет уполномоченное лицо, которое назначается приказом работодателя (пункты 39-43 Порядка, утверждённого приказом № 320н).
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Порядок № 320н поручает ведение, хранение, учёт и выдачу книжек уполномоченному лицу, которое назначается приказом работодателя. Пока такого приказа нет, не определено, кто отвечает за запись о работе в течение 5 рабочих дней и за запись об увольнении в день увольнения. Подпишите приказ о назначении ответственного до того, как первая бумажная книжка поступит в кадровую службу.»
Какие записи вносятся и в какие сроки
В книжку вносятся сведения о работе, постоянных переводах на другую работу, увольнении и основании прекращения трудового договора, а также о награждениях (статья 66 ТК РФ). Основанием для записи служит приказ или иное решение работодателя, и запись должна ему соответствовать. По пункту 9 Порядка № 320н записи о работе, постоянном переводе, квалификации и награждениях вносятся не позднее 5 рабочих дней. Запись об увольнении вносится в день увольнения.
По работнику с бумажной книжкой один приказ запускает сроки сразу в двух учётах.
| Действие | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Запись в книжку о работе, постоянном переводе, квалификации, награждении | не позднее 5 рабочих дней | п. 9 Порядка № 320н |
| Запись в книжку об увольнении | в день увольнения | п. 9 Порядка № 320н |
| Выдача бумажной книжки или сведений о трудовой деятельности при увольнении | в день увольнения | ст. 84.1 ТК РФ |
| ЕФС-1, подраздел 1.1: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | не позднее следующего рабочего дня после приказа | п. 5 ст. 11 27-ФЗ |
| ЕФС-1, подраздел 1.1: постоянный перевод, переименование | не позднее 25-го числа следующего месяца | п. 5 ст. 11 27-ФЗ |
О приёме и увольнении СФР должен узнать не позднее следующего рабочего дня. Запись о приёме в книжке может появиться позже, в пределах 5 рабочих дней. Дату приказа удобно фиксировать как общую точку отсчёта для обоих сроков.
ЕФС-1 по работникам с бумажной книжкой
С 1 января 2026 года применяется новая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения. Их утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный 18.12.2025 под № 84665. Сам приказ, как указывает СФР в разъяснениях по форме ЕФС-1, вступил в силу 30.12.2025.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кадровые мероприятия отражаются в ЕФС-1 по всем работникам, в том числе по тем, у кого книжка ведётся на бумаге. Наличие бумажной книжки не освобождает от подачи сведений, а подача сведений не отменяет записи в книжке. В Добыто для связки кадровых документов с учётной системой есть готовый модуль для 1С:ЗУП. Он устанавливается и настраивается за один день, а подписанные документы синхронизируются автоматически. Приказ, от которого считаются сроки по книжке и по ЕФС-1, попадает в 1С без повторного ввода.
Сроки отчётности работодателя по отдельным видам кадровых мероприятий СФР публикует на странице об отчётности страхователей. По ней удобно сверять внутренний календарь кадровой службы.
Выдача книжки при увольнении и хранение невостребованных
В день увольнения работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку. Если книжка не ведётся, вместо неё выдаются сведения о трудовой деятельности (статья 84.1 ТК РФ). Если работника в этот день нет или он отказывается получить книжку, работодатель направляет ему уведомление. Переслать книжку почтой можно только с согласия работника. Невостребованные после увольнения книжки работодатель хранит до востребования (Порядок № 320н).
Важный нюанс из практики: в апелляционном определении от 16 апреля 2026 года Верховный суд Республики Татарстан указал, на ком лежит доказывание при задержке выдачи книжки. Чтобы взыскать неполученный заработок, работник должен доказать, что задержка препятствовала его трудоустройству. Обязанность доказывания этих обстоятельств суд возложил на истца. Работнику, который рассматривает такой иск, понадобятся подтверждения отказов в приёме, связанных с отсутствием книжки.
При выдаче книжки на руки оформите расписку о её получении. Если работник не пришёл, сохраните копию направленного уведомления. Оба образца есть в комплекте документов к статье.
Образцы приказа, уведомления и расписки для ведения трудовых книжек
Комплект закрывает основные операции с бумажной книжкой. Начните с приказа о назначении ответственного: без него не определено лицо, которое ведёт, хранит и выдаёт книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге
Перевод кадрового документооборота в электронный вид бумажные трудовые книжки не затрагивает. Книжка входит в перечень документов, которые остаются в бумажной форме, вместе с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае. У работника, сохранившего бумажный формат, кадровые документы могут оформляться электронно, а записи о работе по-прежнему вносятся в бумажную книжку.
Платформа Добыто работает по требованиям Федерального закона № 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Трудовая книжка в ней остаётся в перечне документов, которые ведутся на бумаге. При запуске КЭДО кадровой службе нужен список работников с бумажными книжками: по ним бумажные операции продолжаются параллельно электронному маршруту.
Полезно знать: в электронный вид переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Бумажная трудовая книжка в этот перечень не входит.
Два учёта по одному работнику
По работнику с бумажной книжкой одновременно идут три процесса. Кадровые документы оформляются в выбранном компанией формате. Книжку ведёт уполномоченное лицо по Порядку № 320н. Сведения о трудовой деятельности уходят в СФР через ЕФС-1. Сроки у этих процессов разные, поэтому их удобно отслеживать от одной даты приказа.
Проверьте две вещи. Приказ о назначении ответственного за книжки должен быть подписан. Ответственный должен получать приказы о приёме, переводе и увольнении в день их подписания: запись об увольнении вносится в тот же день.
Стоимость КЭДО для кадровых документов, которые не остаются на бумаге
На тарифах «Старт» и «Бизнес» стоимость КЭДО в Добыто считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности штата и нужных видов электронной подписи. Бумажные трудовые книжки ведутся вне КЭДО на любом тарифе.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого пакета и условия подключения опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
В 2026 году бумажная трудовая книжка остаётся форматом для части штата. Её ведут только по основному месту работы и при сроке работы свыше пяти дней. Есть и третье условие: работник сам сохранил бумагу либо выбрал её позднее, потому что не мог подать заявление до 31.12.2020. Тот, кто впервые устроился после 2020 года, и тот, кто подал заявление об электронных сведениях, остаются в электронном учёте без возможности вернуться. Сведения о трудовой деятельности формируются по каждому работнику, поэтому книжка и ЕФС-1 ведутся параллельно и каждая по своим срокам.
Сервис Добыто переводит в электронный вид кадровые документы, которые закон разрешает вести электронно, а трудовые книжки оставляет на бумаге по перечню исключений. Кадровой службе остаётся вести книжки только тех работников, у кого они действительно сохранились.
Частые вопросы о трудовой книжке
Нужно ли хранить бумажную книжку после перехода на электронные сведения?
Да. СФР в памятке 2026 года указывает, что бумажную книжку следует хранить и после перехода. Она остаётся источником сведений о работе до 2020 года, а электронные сведения по умолчанию охватывают периоды с 2020 года. Записи о прежних местах работы, которых нет в электронной записи, подтверждаются книжкой.
Как работнику получить сведения о трудовой деятельности, если бумажной книжки нет?
Сведения можно получить у последнего работодателя, в СФР, МФЦ или через Госуслуги. Работодатель выдаёт сведения только за период работы у него. По заявлению работника он делает это в течение 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора (статья 66.1 ТК РФ).
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Работник должен немедленно заявить об утрате работодателю по месту последней записи в книжке. Работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н).
Записывают ли в трудовую книжку выговоры и замечания?
Нет. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вносятся, кроме случаев, когда взысканием стало увольнение. Тогда в книжку вносится запись об увольнении и основании прекращения трудового договора (статья 66 ТК РФ).
Подаётся ли ЕФС-1 на исполнителя по договору ГПХ, если трудовую книжку на него не ведут?
ЕФС-1 может содержать сведения о договорах ГПХ. О заключении и прекращении такого договора сообщают не позднее следующего рабочего дня, в тот же срок, что и о приёме и увольнении. Основание — пункт 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Отражение договора в ЕФС-1 не означает записи о такой работе в трудовую книжку.
До какого срока действует приказ Минтруда № 320н?
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. На дату публикации мы не обнаружили поправок к нему за 2026 год. Форма книжки, сроки записей и порядок хранения в 2026 году применяются в его действующей редакции.
