Трудовая книжка в 2026 году ведётся не у всех: бумажный бланк заполняется только тем, кто начал работать до 2021 года и не подал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности. Записи вносятся по закрытому перечню событий: приём, перевод на другую постоянную работу, присвоение квалификации, награждение, увольнение. Срок внесения — не позднее пяти рабочих дней после приказа, а запись об увольнении делается в день увольнения. От одного обстоятельства зависит весь порядок работы кадровика: если работник сохранил бумажную книжку, вы ведёте два учёта одновременно — запись в бланке и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России; если книжки нет, остаётся только ЕФС-1 и выдача формы СТД-Р.
Ниже разобрана формулировка по каждому кадровому событию: что писать в графе 3, какой документ указывать в графе 4 и какие события в книжку не попадают вовсе. Показано, как признать запись недействительной, не зачёркивая её, в какой срок выдаётся дубликат и чем вкладыш отличается от новой книжки. Сроки подачи ЕФС-1 отдельно разведены со сроками записи. Размеры штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, образцы документов для скачивания, стоимость перевода кадрового документооборота в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому ведут бумажную книжку, а кому только электронную
Развилка задана Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Работники, впервые поступившие на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не получают вовсе: на них формируются только сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Те, кто работал раньше, выбирали сами: подал заявление о переходе на электронные сведения — книжка выдана на руки и записи в неё больше не вносятся; не подал — работодатель продолжает вести бланк по статье 66 ТК РФ.
Правила заполнения на дату публикации задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, а бланки книжки и вкладыша образца 2023 года утверждены приказом Минфина России от 31.12.2021 № 240н. Книжки старого образца, заведённые раньше, менять не нужно: они действуют до тех пор, пока в них есть свободные страницы.
Сведения в Социальный фонд подаются на всех застрахованных лиц независимо от того, ведётся бумажная книжка или нет. Отказ от бумаги снимает с кадровика одну обязанность из двух, а не обе.
| Ситуация работника | Бумажная книжка | ЕФС-1 в СФР | Что выдаётся при увольнении |
|---|---|---|---|
| Сохранил бумажную книжку | Ведётся | Подаётся | Книжка на руки в день увольнения |
| Подал заявление о переходе на электронные сведения | Выдана на руки, записи не вносятся | Подаётся | СТД-Р в день увольнения |
| Впервые устроился после 31.12.2020 | Не заводится | Подаётся | СТД-Р в день увольнения |
| Внешний совместитель | Запись вносит основной работодатель по желанию работника | Подаётся работодателем по совместительству | СТД-Р по месту совместительства |
| Дистанционный работник | По соглашению сторон записи могут не вноситься (ст. 312.2 ТК РФ) | Подаётся | СТД-Р, книжка — если велась |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Не ведётся | Подаётся по факту заключения и прекращения договора | Акт по договору, книжка не выдаётся |
Две нижние строки объясняют половину ошибок в кадровом учёте: по договору ГПХ сведения в фонд идут, а запись в книжке не появляется никогда, и переносить на исполнителя правила для работника нельзя.
Внимание: перевод компании на КЭДО не отменяет бумажную книжку у тех, кто её сохранил. Трудовая книжка остаётся в перечне документов, которые ведутся только на бумаге, наряду с приказом об увольнении, журналом инструктажей и актом о несчастном случае.
Какие события в книжку не попадают вовсе
Перечень оснований для записи закрытый, и расширять его по внутреннему регламенту нельзя. В книжку не вносятся: временный перевод, совмещение должностей, изменение оклада без смены должности, премии, предусмотренные системой оплаты труда, и дисциплинарные взыскания. Единственное исключение по взысканиям — увольнение как мера дисциплинарного взыскания: оно попадает в книжку как увольнение, со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.
Лишняя запись так же дефектна, как отсутствующая. Убрать её потом можно только через процедуру признания записи недействительной, а при внешней проверке она читается как нарушение порядка ведения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как устроена запись: четыре графы и реквизиты, которые проверяют первыми
Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф, и у каждой своя функция. Графа 1 — порядковый номер записи, нумерация сквозная внутри раздела. Графа 2 — дата события, а не дата, когда кадровик сел заполнять книжку. Графа 3 — текст записи. Графа 4 — наименование, дата и номер документа-основания, чаще всего приказа.
Технические требования простые, но именно на них разваливаются записи: без сокращений (не «пр.», а «приказ»), даты арабскими цифрами в формате 05.09.2026, чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Наименование должности в графе 3 должно дословно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором. Расхождение в одном слове — это уже разночтение между тремя документами, которое всплывает при подтверждении стажа.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности требуется приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а код трудовой функции для ЕФС-1 берётся из ОКЗ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Образцы записей, которые лежат в открытом доступе, мы проверяем целиком, а не выборочно. Если в материале устарела одна деталь — например, названа форма СЗВ-ТД вместо ЕФС-1, — это индикатор: сверять надо все сроки, названия форм и реквизиты. Возьмите любой найденный образец и сверьте по нему три вещи: действующую редакцию нормы, название формы отчётности и срок подачи.»
Что проверить до того, как взять ручку
- Статус работника. Ведётся ли у него бумажная книжка или он перешёл на сведения о трудовой деятельности.
- Приказ. Издан, подписан, есть дата и номер — именно они пойдут в графу 4.
- Наименование должности. Совпадает в штатном расписании, трудовом договоре и приказе.
- Свободное место. Если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы, сначала оформляется вкладыш, а не запись на полях соседнего раздела.
- Предыдущая запись. Она закрыта корректно: у уволенного с прошлого места есть заверенная запись об увольнении.
Записи по кадровым событиям: что вносить и в какой срок
Срок внесения записи считается от даты приказа, а не от даты события. Общее правило порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н: не позднее пяти рабочих дней после издания приказа, а запись об увольнении вносится в день увольнения.
| Кадровое событие | Запись в книжке | Срок внесения | Основание в графе 4 |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Вносится | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о приёме, дата и номер |
| Перевод на другую постоянную работу | Вносится | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о переводе |
| Временный перевод | Не вносится | — | — |
| Присвоение квалификации, разряда, класса | Вносится | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ работодателя |
| Переименование организации | Вносится отдельной строкой | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ или иное решение работодателя |
| Награждение, поощрение по локальному акту | Вносится в раздел «Сведения о награждении» | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о награждении |
| Премия по системе оплаты труда | Не вносится | — | — |
| Военная служба, обучение на курсах повышения квалификации | Вносится отдельной строкой | Не позднее 5 рабочих дней | Подтверждающий документ |
| Работа по совместительству | По желанию работника, вносит основной работодатель | Не позднее 5 рабочих дней | Документ о работе по совместительству |
| Увольнение | Вносится | В день увольнения | Приказ об увольнении и ссылка на норму ТК РФ |
Три строки со словом «не вносится» экономят больше времени, чем все остальные: временный перевод, премия и выговор в книжке не отражаются, а попытка их зафиксировать создаёт запись, которую придётся аннулировать.
Как внести запись о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Убедитесь, что работник проработал больше пяти дней и работа для него основная. На совместителя книжку по месту совместительства не заводят.
- Шаг 2. Если книжка заводится впервые для работника, начавшего трудовую деятельность до 2021 года, оформите титульный лист: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия — по паспорту и документу об образовании, заверьте подписью ответственного лица.
- Шаг 3. В графе 3 отдельной строкой без номера укажите полное наименование организации, а при наличии — сокращённое. Порядковый номер этой строке не присваивается.
- Шаг 4. Следующей строкой поставьте номер записи в графе 1, дату приёма в графе 2 и текст в графе 3: принят в такое-то структурное подразделение на такую-то должность, наименование — строго по штатному расписанию.
- Шаг 5. В графу 4 внесите наименование, дату и номер приказа о приёме. Сокращать слово «приказ» нельзя.
- Шаг 6. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Соберите приказ, на который сошлётся запись в книжке
Увольнение: формулировка, заверение и выдача книжки
Запись об увольнении содержит основание и ссылку на пункт, часть и статью ТК РФ. Формулировка берётся из закона дословно: расторжение по инициативе работника — пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ, соглашение сторон — пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ, истечение срока договора — пункт 2 части первой статьи 77 ТК РФ. Собственная редакция вроде «уволен по собственному желанию согласно заявлению» без ссылки на норму делает запись дефектной.
Запись заверяется подписью ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации при её наличии и подписью самого работника. Книжка выдаётся в день прекращения трудового договора по статье 84.1 ТК РФ. Если работник не явился или отказался её получать, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте. С даты отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи, а без него применяется статья 234 ТК РФ: возмещение работнику не полученного за время задержки заработка.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему кадрового электронного документооборота, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, кассационный суд по делу № 8Г-10825/2022 акты отменил и вернул дело, а при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: электронная подпись была выдана работнику в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проигрывают не из-за электронной формы, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия порядка идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата заявления об увольнении у вас не совпадают.»
Ошибки в записях: как исправлять и когда выдавать дубликат
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать нельзя. Неверная запись исправляется через признание её недействительной: следующей строкой с новым порядковым номером вносится текст о том, что запись за таким-то номером недействительна, и сразу после — правильная запись. В графе 4 указывается документ-основание: приказ, которым исправление вводится, либо реквизиты приказа, который был отражён неверно.
На титульном листе логика другая: там ошибочные сведения о работнике зачёркиваются одной чертой, рядом пишутся верные, а на внутренней стороне обложки даётся ссылка на документ, по которому внесено изменение, заверенная подписью ответственного лица и печатью при её наличии.
Дубликат и вкладыш: разные документы и разные поводы
Дубликат оформляется, когда книжка утрачена, испорчена или содержит запись об увольнении, признанную недействительной по решению суда или ГИТ. Заявление подаёт работник, и срок выдачи дубликата — 15 рабочих дней со дня подачи заявления. В дубликат переносится общий стаж работы до поступления к данному работодателю суммарно, без расшифровки по местам работы, если подтверждающих документов нет, и полностью — по каждому месту работы, если работник принёс справки и приказы.
Вкладыш — это не замена книжки, а её продолжение: он оформляется, когда в разделе закончились страницы, вшивается в книжку, и на титульном листе ставится штамп с надписью о выдаче вкладыша, его серией и номером. Вкладыш без книжки недействителен.
Что параллельно уходит в Социальный фонд
Сроки подачи сведений о трудовой деятельности установлены статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и со сроками записи в книжке не совпадают. При приёме и увольнении подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При переводе на другую постоянную работу, переименовании организации, установлении квалификации и подаче работником заявления о выборе формы ведения сведений срок другой — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
Работник получает свои данные двумя путями: от работодателя по форме СТД-Р, которая выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней и обязательно в день увольнения, и самостоятельно — через сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов Социального фонда России, где доступна выписка по форме СТД-СФР за период с 2020 года. Стаж до 2020 года в электронных сведениях не отражён: он подтверждается бумажной книжкой, и по этой причине её не выбрасывают после перехода на электронный формат.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Расхождение сроков — частый источник просрочек: запись в книжке ещё можно внести на пятый рабочий день, а сведения о приёме в фонд к этому моменту уже опоздали на четыре дня. При настройке процессов в Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, и именно на ней вылавливаются такие рассогласования маршрутов, а не на всём штате сразу.
Полезно знать: формы СЗВ-ТД не существует с 2023 года — сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Если в найденной инструкции или образце упоминается СЗВ-ТД, материал написан до изменения, и сроки в нём тоже нужно перепроверять.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Распечатка электронного документа остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила в споре, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Прежде чем отдавать работнику распечатанные сведения о стаже, посмотрите, кто и чем у вас подтверждает их подлинность.»
Учёт, хранение и ответственный за книжки
В практике Добыто книга учёта движения трудовых книжек остаётся бумажным регистром даже у компаний, которые перевели в электронный вид приказы, заявления и ознакомление с локальными актами: движение бумажного бланка фиксируется там, где этот бланк физически лежит. Ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначается приказом работодателя. Без такого приказа обязанность считается лежащей на руководителе, и претензии при проверке адресуются ему.
Учёт ведётся в двух регистрах. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей фиксирует движение самих документов: кому заведена, когда принята, когда выдана и под какую подпись. Приходно-расходная книга по учёту бланков нужна тем, кто закупает бланки: в ней отражается поступление и расход чистых бланков книжек и вкладышей, а испорченные бланки списываются актом. Формы обоих регистров с 1 сентября 2021 года работодатель утверждает самостоятельно, ориентируясь на рекомендуемые образцы из приказа № 320н.
Невостребованные трудовые книжки уволенных хранятся в организации 50 лет, если документы по личному составу закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет — по более ранним. Выбросить их по истечении срока хранения трудового договора нельзя: у книжки собственный срок.
Образцы кадровых документов для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает четыре типовые ситуации: назначение ответственного, учёт движения, исправление записи и выдачу документов при увольнении; начинать удобнее с приказа об ответственном.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Цена ошибки в записи: штрафы, споры и потерянный стаж
Нарушение порядка ведения трудовых книжек квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, и от 50 000 до 70 000 рублей на организацию. Отдельный состав работает по сведениям персонифицированного учёта: непредставление или представление неполных сведений в Социальный фонд наказывается по статье 15.33.2 КоАП РФ, а финансовая санкция по 27-ФЗ считается за каждое застрахованное лицо.
Задержка выдачи книжки при увольнении обходится дороже штрафа. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает работнику не полученный за время задержки заработок, и при споре о нескольких месяцах сумма перекрывает годовую стоимость кадрового сервиса. Третий вид потерь не измеряется в рублях сразу: запись с разночтением по должности или без ссылки на норму всплывает через годы, когда бывший работник оформляет пенсию и возвращается с требованием выдать уточняющую справку.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед выбором системы мы сначала описываем кадровые процессы, и только потом смотрим на функции. Причина практическая: по документам, переведённым в электронный вид с согласия работника, вернуться к бумаге по конкретному документу уже нельзя. Выпишите свои процессы и по каждому определите, сколько документов в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется, — этот список и будет вашим техническим заданием.»
Важный нюанс из практики: работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от кадрового электронного документооборота, и для них согласие обязательно. Для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие на КЭДО не требуется. Практический вывод для планирования: чем больше в компании людей со стажем до 2022 года, тем больше времени уходит на сбор согласий и тем дольше придётся вести часть сотрудников в бумажном режиме параллельно.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к уровню поддержки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по согласованию |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Интеграция с 1С:ЗУП (модуль входит в тариф «Бизнес») | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного набора функций, а по тарифу «Бизнес» действует минимальный порог оплаты за год. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Порядок работы с трудовой книжкой в 2026 году держится на трёх вещах: перечень событий, по которым запись вообще вносится, срок в пять рабочих дней от даты приказа с отдельным правилом для увольнения, и параллельная подача подраздела 1.1 формы ЕФС-1 со своими сроками. Ошибки исправляются признанием записи недействительной, а не зачёркиванием, дубликат выдаётся за 15 рабочих дней, невостребованные книжки хранятся десятилетиями. Бумажная книжка остаётся единственным подтверждением стажа до 2020 года, поэтому её судьба после перехода на электронные сведения планируется так же тщательно, как и сами записи.
Сервис КЭДО Добыто закрывает ту часть кадрового документооборота, которая законно живёт в электронном виде: приказы, заявления, дополнительные соглашения и ознакомление с локальными актами подписываются из браузера, а комплект выдачи подписей и маршруты согласования настраиваются под процессы конкретной компании. Бумажную трудовую книжку это не заменяет, но снимает с кадровой службы всё, что можно не печатать.
Частые вопросы
Работник потерял трудовую книжку сам, кто оформляет дубликат
Дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы на основании письменного заявления работника, срок — 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Стаж за предыдущие периоды переносится по документам, которые работник соберёт сам: справки прежних работодателей, копии приказов, выписка о трудовой деятельности из Социального фонда за период с 2020 года. Если подтверждающих документов нет, общий стаж указывается суммарно, без расшифровки по работодателям.
Можно ли вносить записи в трудовую книжку в электронном виде
Нет. Бумажная трудовая книжка входит в перечень кадровых документов, которые не переводятся в электронный вид даже при полном внедрении КЭДО, наряду с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае. Электронный аналог книжки — это не файл с записями, а сведения о трудовой деятельности в информационной системе Социального фонда, формируемые из подраздела 1.1 формы ЕФС-1.
Как считать стаж по трудовой книжке, если периоды пересекаются
Периоды работы по совместительству, которые пересекаются с основной работой, в общий стаж дважды не засчитываются: календарное время учитывается один раз. Для страхового стажа считаются только периоды, за которые начислялись страховые взносы, поэтому запись в книжке подтверждает факт работы, а не автоматически даёт стаж. Сверять записи с данными персонифицированного учёта имеет смысл заранее, а не в год оформления пенсии.
Что делать, если предыдущий работодатель сделал ошибку в записи
Исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку, либо новый работодатель — на основании официального документа от прежнего: копии приказа, справки, выписки. Самостоятельно переписывать чужую запись по устной просьбе работника нельзя. Если организация ликвидирована, исправление вносится на основании документов из архива, куда были переданы документы по личному составу.
Нужно ли вносить в книжку запись об изменении фамилии работника
Фамилия меняется на титульном листе: старая зачёркивается одной чертой, рядом пишется новая, а на внутренней стороне обложки указывается документ-основание — свидетельство о заключении брака или о перемене имени, с его реквизитами. Ссылка заверяется подписью ответственного лица и печатью при её наличии. В раздел «Сведения о работе» такая запись не вносится.
Обязан ли работодатель выдать копию трудовой книжки по заявлению работника
Да, заверенная копия книжки или выписка из неё выдаётся по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Тот же срок работает для формы СТД-Р, если работник перешёл на сведения о трудовой деятельности. При увольнении СТД-Р выдаётся в день прекращения трудового договора без отдельного заявления.
Что делать с бумажной книжкой работника, который перешёл на электронные сведения
Книжка выдаётся работнику на руки под подпись, и с этого момента записи в неё не вносятся. Факт выдачи фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек и записью в самой книжке о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Хранить такую книжку в организации нельзя: ответственность за её сохранность переходит к работнику, а стаж до 2020 года подтверждается именно ею.
