Приём на работу оформляется трудовым договором: с 22.11.2021 приказ о приёме работодатель вправе издать, но не обязан (часть 1 статьи 68 ТК РФ). Запись в бумажную трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней по Порядку № 320н. В графе 2 указывают дату приёма, в графе 3 — наименование работодателя и должность, в графе 4 — реквизиты приказа. Если приказ не издавался, по разъяснению Минтруда в графу 4 вносят реквизиты трудового договора. Сведения о приёме уходят в СФР в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме. Тому, кто впервые устроился после 31.12.2020, бумажную книжку не заводят, и приём отражается только в ЕФС-1. Работнику с бумажной книжкой делают и запись в бланке, и отчёт в СФР.
Материал помогает специалисту по кадрам проверить, ведётся ли на работника бумажная книжка, выбрать документ-основание для графы 4 и заполнить запись без сокращений и ошибок в датах. Работник узнает, где проверить запись о приёме и получить сведения о стаже. Образец заполнения граф и пошаговая инструкция приведены в третьем разделе, таблица сроков — в четвёртом. Разбор ошибок со штрафами по КоАП, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Когда работодатель вносит запись о приёме в бумажную трудовую книжку
Работодатель ведёт бумажную книжку по основному месту работы, если работник проработал у него свыше 5 дней и книжка на него ведётся (часть 3 статьи 66 ТК РФ). Работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя трудовые книжки не ведёт. Для работника книжка установленного образца остаётся основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже.
Вторую границу задаёт год первого трудоустройства. Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют: сведения о трудовой деятельности сразу формируются в электронном виде (часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работник, который ранее выбрал бумажный вариант, сохраняет это право при последующем трудоустройстве. Новый работодатель продолжает вести его бланк.
Что делает работодатель в трёх типовых ситуациях при приёме:
| Ситуация при приёме | Запись в бумажную книжку | Сведения о приёме в СФР |
|---|---|---|
| Работник с бумажной книжкой, основное место работы, работает свыше 5 дней | Вносится не позднее 5 рабочих дней | Подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме |
| Работник впервые поступает на работу после 31.12.2020 | Не вносится: книжку не оформляют | Подраздел 1.1 ЕФС-1 в тот же срок |
| Работник, на которого бумажная книжка не ведётся | Не вносится | Подраздел 1.1 ЕФС-1 в тот же срок |
ЕФС-1 о приёме подаётся во всех трёх ситуациях. От наличия бумажной книжки зависит только запись в бланке. Поэтому при оформлении первым делом выясняют, ведётся ли книжка на работника. Затем принимают у него книжку или сведения о трудовой деятельности с прошлого места работы.
Полезно знать: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности при приёме не запрашивают в двух случаях: если человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству.
Перечень документов при приёме закрытый: в статье 65 ТК РФ, кроме трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности, названы паспорт, СНИЛС, документы воинского учёта и документы об образовании. Отдельные справки нужны только для должностей, к которым закон предъявляет специальные требования.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов в статье 65 ТК РФ может дополнить закон, указ Президента или постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме из-за этого нельзя. Перед приёмом сверьте свой список документов со статьёй 65.»
Образцы приказа, трудового договора и формы СТД-Р для оформления приёма
Начните с образца приказа о приёме: его наименование, дата и номер переходят в графу 4. Если приказ не издаётся, в графу вносят реквизиты трудового договора из второго шаблона.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Приказ о приёме или трудовой договор: что указать основанием в графе 4
С 22.11.2021 приём оформляется трудовым договором. Приказ (распоряжение) о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора, но не обязан. Такую редакцию части 1 статьи 68 ТК РФ ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Если приказ издан, его содержание должно соответствовать условиям договора: должность, подразделение и дата приёма в двух документах совпадают.
Порядок ведения трудовых книжек утверждён 19.05.2021, до изменения статьи 68. В графе 4 он предусматривает дату и номер приказа или иного решения работодателя. Минтруд в письме от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862 разъяснил: если приказ о приёме не издавался, в графу 4 можно внести реквизиты трудового договора. Письмо — ведомственное разъяснение без нормативной силы, а текст Порядка № 320н по-прежнему говорит о приказе или ином решении работодателя.
От выбора документа-основания зависит и текст записи. Если основанием служит приказ, запись должна точно соответствовать его тексту, а в графу 4 вносятся наименование, дата и номер приказа. Если приказ не издаётся, в графе 4 указывают наименование, дату и номер трудового договора. Формулировка в графе 3 тогда повторяет должность и подразделение из договора.
Тот же выбор определяет, с какого дня считать срок отчёта в СФР. Срок ЕФС-1 отсчитывается со дня издания приказа. Если приказа нет, его отсчитывают со дня иного документа или решения, которым оформлены трудовые отношения. Компании, которые отказались от приказа о приёме, сдают ЕФС-1 по дате договора или другого документа о приёме.
Трудовой договор и приказ о приёме можно оформить в электронном виде. Бумажная трудовая книжка и запись в ней остаются вне электронного документооборота. В Добыто договор и приказ подписываются электронной подписью в одном сервисе, и реквизиты документа-основания для графы 4 специалист по кадрам берёт из подписанного файла.
Образец записи о приёме на работу в трудовую книжку
Порядок заполнения граф задаёт пункт 10 приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Приказ зарегистрирован Минюстом 01.06.2021 № 63748. Сначала в графе 3 заголовком пишут полное наименование работодателя и, если оно есть, сокращённое. Ниже по графам 1-4 вносят саму запись о приёме.
Образец заполнен условными данными. Формат дат и требования к тексту соответствуют пунктам 3 и 10 Порядка № 320н.
| Графа | Что вносится | Образец заполнения |
|---|---|---|
| 3 (заголовок) | Полное и при наличии сокращённое наименование работодателя | Общество с ограниченной ответственностью «Наименование» (ООО «Наименование») |
| 1 | Порядковый номер записи | 12 |
| 2 | Дата приёма на работу: день и месяц двумя цифрами, год четырьмя | 03.11.2026 |
| 3 | Формулировка о приёме с должностью и, если это предусмотрено трудовым договором, структурным подразделением | Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам |
| 4 | Наименование, дата и номер приказа или иного решения работодателя; если приказ не издавался — трудового договора | Приказ от 03.11.2026 № 45-к либо Трудовой договор от 03.11.2026 № 45 |
Слово «приказ» в графе 4 пишется полностью: произвольные сокращения вроде «пр.» Порядок № 320н не допускает. Дата в виде 3.11.26 не соответствует пункту 3, так как день и месяц пишутся двумя цифрами, а год четырьмя.
Запись о приёме вносится только в бланк, электронной копии у неё нет. В электронном виде приём отражают сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в СФР. Если работник ведёт бумажную книжку, кадровая служба делает и то и другое.
Как внести запись о приёме в трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, ведётся ли книжка на работника. Работа должна быть для него основной, срок работы — свыше 5 дней, и он не должен относиться к тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020.
- Шаг 2. Определите документ-основание: приказ о приёме, если он издан, или трудовой договор, если приказа нет. Должность и подразделение возьмите из этого документа без изменений.
- Шаг 3. В графе 3 впишите заголовком полное наименование работодателя и сокращённое, если оно есть.
- Шаг 4. Ниже заполните графы. В графе 1 укажите номер записи, в графе 2 — дату приёма в формате ДД.ММ.ГГГГ. В графе 3 впишите формулировку о приёме с должностью и подразделением, в графе 4 — наименование, дату и номер документа-основания без сокращений.
- Шаг 5. Уложитесь в срок: запись вносится не позднее 5 рабочих дней (пункт 9 приложения № 2 к Порядку № 320н).
- Шаг 6. Зарегистрируйте книжку в журнале учёта движения трудовых книжек. Форму журнала работодатель разрабатывает самостоятельно.
- Шаг 7. Отдельно подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме.
Важный нюанс из практики: запись в книжку, регистрация в журнале и ЕФС-1 не завершают оформление военнообязанного работника. После приёма его данные нужно передать в военкомат. Этот шаг удобно включить в тот же чек-лист, что и запись о приёме.
Сроки записи о приёме и сведений в СФР в 2026 году
Бумажная запись и электронные сведения о приёме регулируются разными нормами, и срок для СФР истекает раньше:
| Действие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Запись о приёме в бумажную трудовую книжку | Не позднее 5 рабочих дней | Пункт 9 приложения № 2 к приказу Минтруда России № 320н |
| Сведения о приёме в СФР, подраздел 1.1 ЕФС-1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения о приёме | Статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ |
| Запись об увольнении в бумажную трудовую книжку | В день увольнения | Пункт 9 приложения № 2 к приказу Минтруда России № 320н |
| Выдача сведений о трудовой деятельности работнику без бумажной книжки по письменному заявлению | 3 рабочих дня; при увольнении — в день прекращения трудового договора | Часть 5 статьи 66.1 ТК РФ |
Отчёт в СФР по приёму сдаётся на следующий рабочий день после приказа или иного документа, а на запись в книжку отведено 5 рабочих дней. Если ориентироваться на пятидневный срок записи, ЕФС-1 окажется просроченной.
С 30.12.2025 сведения подаются по форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Приказ зарегистрирован Минюстом 18.12.2025 № 84665 и заменил прежний приказ СФР от 17.11.2023 № 2281. При приёме в подразделе 1.1 указывают вид кадрового мероприятия, дату приёма, трудовую функцию и реквизиты документа-основания. Код выполняемой функции для приёма обязателен.
Сроки подачи по каждому кадровому мероприятию (приёму, приостановлению, возобновлению и прекращению трудовых отношений) СФР приводит в базе знаний СФР о форме ЕФС-1. На дату публикации они совпадают с нормой статьи 11 закона № 27-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: шаблоны и инструкции, где отчёт о приёме называется СЗВ-ТД, устарели. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем ролике или шаблоне устарело название отчётной формы, я перепроверяю в нём всё остальное. Из таких материалов мы берём логику процедуры и перечни, которые меняются реже. Сроки, названия форм и реквизиты сверяем по действующей редакции нормы. Перед подачей ЕФС-1 проверьте, по какому приказу СФР утверждена форма на дату приёма.»
В Добыто кадровые документы синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день. Дата и номер подписанного приказа или договора попадают в учётную систему без повторного ввода.
Ошибки при оформлении приёма и сколько они стоят
Большинство ошибок при приёме связано с путаницей между бумажной записью и электронными сведениями или с расхождением текста записи и документа-основания.
- Срок ЕФС-1 считают по сроку записи в книжку. Оба действия опираются на один приказ, поэтому отчёт ставят на тот же пятый рабочий день. Закон требует подать сведения о приёме не позднее следующего рабочего дня после приказа или иного документа.
- Текст в графе 3 расходится с приказом. Должность записывают по памяти или сокращают название подразделения. Если основанием служит приказ, Порядок № 320н требует точного соответствия записи его тексту.
- В графе 4 сокращения, в графе 2 неверный формат даты. Вместо «приказ» пишут «пр.», а год указывают двумя цифрами. Пункт 3 Порядка требует дату в формате ДД.ММ.ГГГГ и запрещает произвольные сокращения.
- Бумажную книжку заводят тому, кто впервые устроился после 31.12.2020. Причина — привычка оформлять бланк каждому новому сотруднику. Часть 8 статьи 2 закона № 439-ФЗ указывает, что таким работникам трудовые книжки не оформляются.
- Требуют документы сверх перечня статьи 65 ТК РФ. Кандидата просят принести то, что закон, указ Президента или постановление Правительства не предусматривают.
Важный нюанс из практики: ИНН при приёме требовать нельзя. ФНС не может отказать работодателю в приёме отчётности, если в сведениях о физическом лице — получателе дохода нет ИНН. Если работник принёс ИНН сам, его можно использовать, но без него оформление тоже проходит.
Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф. Для должностного лица и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб. Повторное аналогичное нарушение квалифицируется по части 2 той же статьи.
За несвоевременную, неполную или недостоверную передачу сведений о трудовой деятельности часть 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 руб. Эту санкцию не путают со штрафом 500 руб. за каждое лицо по другим сведениям персонифицированного учёта.
Ещё одна ошибка касается внешних совместителей, которых принимают на вредные или опасные работы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «При приёме внешнего совместителя на вредное производство или опасные виды работ работодатель обязан выяснить условия труда на основном месте работы. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Если это не выяснили при приёме и человек отработал в двойной вредности, ответственность несёт работодатель, а не работник. Включите справку с основного места работы в комплект документов совместителя.»
Перед подачей ЕФС-1 сверьте дату приёма, должность и реквизиты основания в отчёте с записью в книжке и с самим приказом или договором.
Где работнику посмотреть запись о приёме и сведения о стаже
По статье 66.1 ТК РФ работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передаёт их на хранение в информационные ресурсы СФР. В сведения входят место работы, трудовая функция, переводы и увольнение. Поэтому приём отражается в электронных сведениях независимо от того, ведётся ли бумажная книжка.
Электронную выписку работник получает в личном кабинете на Госуслугах. Бумажную по форме СТД-СФР выдают территориальный орган СФР и МФЦ. Порядок получения описан в разделе СФР об электронной трудовой книжке. Нынешний или бывший работодатель по последнему месту работы выдаёт сведения по форме СТД-Р только за период работы у себя.
Работник с бумажной книжкой видит приём в двух местах: в бланке после записи и в сведениях СФР после обработки ЕФС-1. Сверьте дату приёма и должность в выписке с трудовым договором. Если они расходятся, обратитесь к работодателю, который подавал сведения.
Что КЭДО закрывает при приёме на работу, а что остаётся на бумаге
В электронный вид переводятся трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. Бумажная трудовая книжка в этот перечень не входит. Если работник её сохранил, запись о приёме делается в бланке так же, как без КЭДО.
В практике Добыто после подписания документов о приёме карточка сотрудника в личном кабинете показывает должность, отдел и дату устройства. Те же данные специалист по кадрам переносит в графы 2 и 3. Подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в сервисе без отдельной оплаты на всех тарифах.
Когда электронный документооборот не избавит от бумажной записи
КЭДО не заменяет бумажную трудовую книжку и не отменяет срок 5 рабочих дней для записи в неё. Ответственное лицо, назначенное приказом работодателя, по-прежнему ведёт, хранит и учитывает бланки. Если работники компании в основном сохраняют бумажные книжки, электронный документооборот сократит работу с договором, приказом и согласиями, но запись о приёме и ведение журнала учёта останутся ручными операциями.
Стоимость КЭДО для оформления приёма на работу в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи: тариф считается за сотрудника в месяц, электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности штата и от того, нужна ли сотрудникам УКЭП. Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого пакета приведён на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Основанием приёма служит трудовой договор, а приказ работодатель издаёт по своему решению. В графу 4 трудовой книжки вносят реквизиты приказа, а при его отсутствии — реквизиты договора. Текст записи совпадает с документом-основанием и пишется без сокращений. На отчёт о приёме в СФР отведён один рабочий день после приказа или иного документа, на запись в бланк — 5 рабочих дней, и эти сроки не совмещают.
Мы в Добыто переводим оформление приёма в электронный вид: договор и приказ подписываются в сервисе, данные синхронизируются с 1С:ЗУП. На бумаге у специалиста по кадрам остаётся только запись в трудовую книжку для тех работников, у которых она сохранилась.
Частые вопросы о записи о приёме и трудовой книжке
Нужно ли вносить запись о приёме, если работник проработал 5 дней или меньше?
Часть 3 статьи 66 ТК РФ обязывает вести трудовые книжки на работников, которые проработали свыше 5 дней и для которых работа основная. Если человек уволился раньше, обязанности внести запись у работодателя нет. Сведения о приёме в СФР от продолжительности работы не зависят: подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме, по статье 11 закона № 27-ФЗ.
Может ли работник с бумажной книжкой перейти на электронные сведения?
Да. Работник, который выбрал бумажную книжку, вправе позже подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (части 4-5 статьи 2 закона № 439-ФЗ). Пока такого заявления нет, право на бумажную книжку сохраняется и при переходе к другим работодателям.
Вносится ли в трудовую книжку запись о работе по совместительству?
Да, по желанию работника. Запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (часть 5 статьи 66 ТК РФ, пункт 11 приложения № 2 к Порядку № 320н). Совместительство — регулярная оплачиваемая работа по трудовому договору в свободное от основной работы время, и договор прямо указывает на совместительство (статья 282 ТК РФ). По статье 284 ТК РФ совместитель работает не более 4 часов в день и не более половины месячной нормы. В день, свободный от основной работы, допускается полная смена, но месячный предел сохраняется.
Изменил ли приказ СФР № 389 сведения о приёме в ЕФС-1?
Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 изменил приказ № 1462 с 30.05.2026: правки касаются кодов должностей и профессий для подраздела 1.3. Правило о сроке сведений о приёме в подразделе 1.1 он не менял. Этот срок по-прежнему определяет статья 11 закона № 27-ФЗ: не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа о приёме.
Кто в компании ведёт и хранит трудовые книжки?
Работодатель назначает приказом уполномоченное лицо, которое ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки (пункты 39-43 приложения № 2 к Порядку № 320н). Журналы учёта бланков и движения трудовых книжек работодатель разрабатывает самостоятельно. Книжки, которые работник не забрал при увольнении, хранятся у работодателя до востребования.
До какого срока действует Порядок ведения трудовых книжек № 320н?
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утверждает форму трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Он действует с 01.09.2021 до 01.09.2027, и записи о приёме в 2026 году оформляются по нему. Для записей после 01.09.2027 нужно проверить, какой акт придёт на смену Порядку.
