Основные записи в трудовой книжке чек лист для кадровика компании

Основные записи в трудовой книжке — это сведения о приёме, переводе на другую постоянную работу, присвоении квалификации, награждении и увольнении. Работодатель вносит их на основании приказа или иного решения не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения. Каждая запись должна точно соответствовать документу-основанию (приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Неверную запись признают недействительной следующим номером, зачёркивание запрещено. Взыскания, кроме увольнения, в книжку не вносят. Проверка идёт по двум контурам. Бумажную книжку ведут только на тех, кто её сохранил. Сведения по форме ЕФС-1 работодатель подаёт в Социальный фонд России (СФР) на всех работников: приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня, постоянный перевод — до 25-го числа следующего месяца.

Материал даёт кадровику таблицу событий со сроками для книжки и ЕФС-1, чек-лист проверки перед внесением записи и перед увольнением. В нём также описан порядок исправления, при котором бумажная запись и сведения СФР не расходятся. Отдельно разобраны изменения 2025-2026 годов: новая форма ЕФС-1, получение СТД-СФР через Госуслуги, исключение из неё периодов до 2020 года и редакция подпункта «г» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, действующая с 01.09.2026. Образцы документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

На кого ведётся бумажная трудовая книжка, а на кого только электронные сведения

Бумажную трудовую книжку ведёт любой работодатель, кроме физического лица без статуса ИП. Книжку заводят на работника, для которого эта работа основная и который проработал у работодателя свыше 5 дней (часть 3 статьи 66 ТК РФ). Тем, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, книжку не оформляют: по Федеральному закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ их сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. У тех, кто получил книжку до 2021 года, бумажный вариант сохраняется, если работник выбрал его или не подал заявление о переходе на электронные сведения.

Сведения о трудовой деятельности работодатель формирует в электронном виде на каждого работника и передаёт в СФР по статье 66.1 ТК РФ. Это касается и тех, у кого сохранилась бумажная книжка. Перед первой записью кадровик определяет, по какому из четырёх сценариев учитывается работник.

По третьей строке сверка показывает, вносили ли что-то в книжку после отметки о выборе. Вносить ничего не должны: работодатель её больше не ведёт, а события уходят только в ЕФС-1. Сверьте список работников с книгой учёта движения трудовых книжек. На хранении у работодателя должны остаться книжки только второго сценария.

Основные записи и сроки: трудовая книжка и ЕФС-1 в одной таблице

Каждое кадровое событие оставляет до двух следов. Первый — запись в бумажной книжке по Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом № 320н. Второй — сведения подраздела 1.1 ЕФС-1 по статье 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. Сроки у этих следов разные, поэтому матрица сведена по событию. Документом-основанием в каждой строке служит приказ или иное решение работодателя.

У приёма срок для СФР короче срока для книжки. Сведения уходят не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, а запись в книжку допускается в течение 5 рабочих дней. У постоянного перевода соотношение обратное: для книжки — 5 рабочих дней, для СФР — до 25-го числа следующего месяца. Приостановление и возобновление трудового договора отражаются в ЕФС-1 в том же порядке, что приём и увольнение, — не позднее следующего рабочего дня.

Новая форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и действует с 30.12.2025. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 изменил порядок её заполнения и классификатор с 30.05.2026. Официальные разъяснения по заполнению сведений о трудовой деятельности СФР собрал в ответах на вопросы работодателей по подразделу 1.1 ЕФС-1. Спорную строку перед отправкой проверяют по этим ответам.

Чек-лист проверки записей в трудовой книжке сотрудника

Чек-лист собран по нормам статей 66, 66.1 и 84.1 ТК РФ, Порядка № 320н и статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Каждый пункт проверяется по приказу, книге учёта или отправленному отчёту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перед внесением записи

• Бумажная книжка на этого работника ведётся: работа основная, отработано свыше 5 дней, заявления о выборе электронных сведений нет, работник не из числа впервые поступивших на работу после 31.12.2020.
• Есть подписанный приказ или иное решение работодателя. Его номер и дата совпадают с теми, что будут указаны в графе основания.
• Наименование работодателя стоит заголовком перед первой записью о работе у него.
• Должность, специальность и квалификация перенесены из приказа без изменений.
• Структурное подразделение указано, только если работа в нём предусмотрена трудовым договором.
• Срок соблюдён: не позднее 5 рабочих дней после приказа о приёме, постоянном переводе, присвоении квалификации или награждении.
• В книжку не попали взыскания (кроме увольнения), отпуска и изменения оплаты труда.

Перед увольнением

• Формулировка причины повторяет ТК РФ или иной федеральный закон и содержит статью, часть и пункт.
• Дата увольнения, формулировка и реквизиты приказа совпадают в приказе, в книжке и в данных для ЕФС-1.
• Для увольнения по подпункту «г» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ применена редакция, действующая с 01.09.2026.
• Запись внесена в день увольнения.
• Книжка или, по заявлению, СТД-Р выдаются в день прекращения договора. На случай отсутствия работника подготовлено уведомление.
• Выдача книжки отражена в книге учёта движения трудовых книжек.

При сверке со сведениями СФР

• Приём, увольнение, приостановление и возобновление договора переданы в ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после документа.
• Постоянный перевод и заявление о выборе формата сведений переданы до 25-го числа следующего месяца.
• Исправление в книжке продублировано корректировкой ЕФС-1, и наоборот: правка одного контура не меняет другой.
• Награждения в ЕФС-1 не передавались, в подразделе 1.1 их нет.

Распечатайте чек-лист и храните его вместе с книгой учёта. Отмечайте пункты по каждому приказу о приёме, переводе и увольнении.

Записи о приёме, переводе, совместительстве и награждении по Порядку № 320н

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил форму трудовой книжки и Порядок её ведения и хранения. Он зарегистрирован в Минюсте 01.06.2021 под № 63748 и действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. Поэтому записи, которые вносятся после сентября 2027 года, сверяют с порядком, действующим на эту дату.

Текст приказа и приложения к нему опубликованы на официальной странице приказа № 320н на сайте Минтруда России. Файлы с этой страницы можно сохранить и приложить к внутренней инструкции по ведению книжек.

Запись о приёме на работу

Наименование работодателя пишут заголовком в разделе «Сведения о работе». Под ним указывают порядковый номер записи, дату приёма, должность, работу, специальность или квалификацию и реквизиты приказа или иного решения работодателя (пункт 10 Порядка). Название структурного подразделения вносят, только если работа в нём предусмотрена трудовым договором. Пункт 9 Порядка требует, чтобы запись точно соответствовала документу-основанию. Поэтому наименование должности переносят из приказа без сокращений.

Важный нюанс из практики: в электронном маршруте приказу при отправке на подпись присваиваются код, название и регистрационный номер. Этот номер и дата подписанного приказа переносятся в графу основания записи о приёме.

В Добыто на тарифе «Бизнес» подписанные приказы хранятся в электронном архиве. Реквизиты для записи кадровик сверяет с подписанным экземпляром приказа.

Перевод на другую работу и совместительство

В книжку вносят только перевод на другую постоянную работу. Временный перевод сам по себе записи не требует. Если он стал постоянным, запись вносят, а датой указывают фактическое начало работы при временном переводе (пункты 9 и 11 Порядка). Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника и только по месту основной работы, на основании документа, подтверждающего совместительство. Для записи о присвоении квалификации действует тот же срок — не позднее 5 рабочих дней после решения работодателя.

Награждения и поощрения

В раздел «Сведения о награждении» вносят государственные и ведомственные награды, почётные грамоты и другие поощрения. Они должны быть предусмотрены законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или положением о дисциплине (пункты 25-26 Порядка). Запись называет, кем награждён работник, за какие достижения и какой наградой, и приводит реквизиты документа о награждении. Перед записью откройте коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка и найдите в них этот вид поощрения. Если его там нет, оснований для записи в разделе награждений нет.

Запись об увольнении: формулировка, дата и выдача трудовой книжки

Причину увольнения вносят в точном соответствии с формулировкой ТК РФ или иного федерального закона, с указанием статьи, части и пункта (часть 5 статьи 84.1 ТК РФ, пункты 15-20 Порядка № 320н). При увольнении по инициативе работника запись приводит основание по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Разговорной формулы «по собственному желанию» без указания нормы недостаточно. Датой увольнения указывают день прекращения трудового договора по приказу, как правило это последний день работы.

С 01.09.2026 действует новая редакция подпункта «г» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Увольнение за хищение, растрату, умышленное уничтожение или повреждение имущества на работе теперь допускается и в другом случае. Основанием может стать решение суда о прекращении уголовного преследования с назначением судебного штрафа или по иному нереабилитирующему основанию. В приказе и в книжке такая запись приводит подпункт «г», пункт 6, часть 1 и статью 81 ТК РФ полностью. Отсылка к статье 81 без подпункта требованию точной формулировки не отвечает.

В день прекращения трудового договора работник получает трудовую книжку, если она ведётся. Работник без бумажной книжки получает по заявлению сведения по форме СТД-Р (часть 4 статьи 84.1 и часть 5 статьи 66.1 ТК РФ). Если работника нет на работе или он отказывается получить книжку, работодатель направляет уведомление. В нём работнику предлагают явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С удалёнными сотрудниками бумажные документы идут через почту и курьеров, и время на подписание растёт многократно. Для бумажной трудовой книжки этот путь сохраняется и при увольнении. Заранее выясните у удалённого работника, придёт ли он за книжкой лично или даст согласие на отправку по почте. Оба варианта прямо предусмотрены статьёй 84.1 ТК РФ.»

Образцы документов для записей, исправления и выдачи трудовой книжки

Комплект закрывает основания записей, выдачу книжки и исправления. Первым стоит открыть образец исправления записи с признанием прежней записи недействительной.

Как исправить запись в трудовой книжке и сведения в СФР

Пункт 12 Порядка № 320н запрещает зачёркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи. Исправление идёт в двух контурах. Бумажную книжку правят по Порядку № 320н, сведения о трудовой деятельности — корректировкой подраздела 1.1 ЕФС-1. Правка книжки не меняет данные в СФР, а корректировка ЕФС-1 не исправляет книжку. Поэтому после исправления проверяют оба контура.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Исправление в бумажной трудовой книжке

Порядок одинаков для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Под следующим порядковым номером вносят запись о признании ошибочной записи недействительной. Затем вносят правильную запись и указывают документ-основание (пункты 12 и 30 Порядка). Исправление вносит работодатель, который допустил ошибку. Для реорганизации и ликвидации работодателя Порядок № 320н предусматривает исключения, их проверяют до внесения записи.

Исправление сведений о трудовой деятельности

Если работник обнаружил неверные или неполные сведения о трудовой деятельности, он письменно обращается к работодателю. Работодатель обязан исправить или дополнить сведения и передать их в СФР (часть 6 статьи 66.1 ТК РФ). Отдельного срока для такого исправления эта часть статьи не устанавливает. Корректировку подают в порядке заполнения ЕФС-1, после чего работнику можно выдать актуальную СТД-Р.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В электронном маршруте кадрового документа работают несколько ролей. Инициатор формирует документ, согласующий (эту роль может выполнять юрист) проверяет, что всё указано корректно и юридически верно. Заполняющий дописывает недостающие реквизиты, такие как СНИЛС или отчество работника, а представитель компании подписывает. В небольшой компании все роли может совмещать один специалист. Включите согласующего в маршрут приказов о приёме и переводе: их реквизиты и формулировки переносятся в запись в трудовой книжке, и проверить их удобнее до подписи.»

Как исправить ошибочную запись в трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите приказ или иное решение работодателя, на основании которого внесена запись. Сверьте с ним ошибочную запись: дату, должность, формулировку, реквизиты.
2. Шаг 2. Определите, кто вносит исправление. По общему правилу это работодатель, допустивший ошибку. При реорганизации или ликвидации проверьте исключения Порядка № 320н.
3. Шаг 3. Под следующим порядковым номером внесите запись о признании ошибочной записи недействительной. Прежнюю запись не зачёркивайте.
4. Шаг 4. Внесите правильную запись и укажите документ-основание.
5. Шаг 5. Если ошибка затрагивает сведения о трудовой деятельности, подайте корректировку подраздела 1.1 ЕФС-1.
6. Шаг 6. Сверьте исправленную запись с приказом и с данными, переданными в СФР. Дата, должность, формулировка и реквизиты должны совпасть.

Электронная трудовая книжка: СТД-Р, СТД-СФР и изменения 2025-2026 годов

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. В них входят данные о работнике, месте работы и трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, увольнении с основанием и причиной и иная информация, предусмотренная законом.

Формы выписок утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, действующим с 01.01.2023. Выписок две. СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него. СТД-СФР формируется из информационных ресурсов СФР. Работнику, на которого бумажная книжка не ведётся, СТД-Р выдают по заявлению. В период работы срок — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — день прекращения договора (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ).

С 22.09.2025 из формы СТД-СФР исключена информация о трудовой деятельности за периоды до 01.01.2020 (приказ Минтруда России от 08.08.2025 № 489н). С 08.08.2026 электронная СТД-СФР формируется по запросу через Единый портал государственных услуг. Это изменение внёс приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н в пункт 19 Порядка к приказу № 713н.

Электронная выписка СФР теперь не покрывает всю трудовую историю работника. Периоды до 2020 года подтверждаются бумажной книжкой или другими документами о стаже. Позицию о том, что бумажную книжку с этими периодами следует сохранять, СФР изложил на официальной странице об электронной трудовой книжке. Перед выдачей выписки уточните у работника, за какой период ему нужны сведения. Годы до 2020-го СТД-СФР не покажет.

В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Реквизиты подписанного приказа в сервисе и в 1С:ЗУП совпадают, и сведения для ЕФС-1 кадровик сверяет с одним и тем же приказом.

Стаж по трудовой книжке и страховой стаж: где искать расхождения

Сведения о трудовой деятельности используются в том числе для исчисления трудового стажа (часть 3 статьи 66.1 ТК РФ). Однако стаж по трудовой книжке или ЭТК и страховой стаж в индивидуальном лицевом счёте (ИЛС) СФР совпадают не всегда. В ИЛС учитываются и другие страховые и пенсионные периоды.

Если в ИЛС не хватает периодов до регистрации в системе персонифицированного учёта, их подтверждают документами. Подходят трудовая книжка, письменный трудовой договор, справка работодателя, выписка из приказа, лицевой счёт или ведомость. Работник вправе запросить у работодателя связанные с работой документы и их заверенные копии (статья 62 ТК РФ).

Ошибку в ИЛС исправляют отдельно от записи в книжке. Порядок обращения описан на странице СФР об исправлении ошибок в индивидуальном лицевом счёте. Запрос работника о пенсионном стаже кадровик закрывает заверенными копиями документов за период работы у себя, а корректировку ИЛС работник проводит через СФР.

Трудовая книжка и КЭДО: какие документы для записей переводятся в электронный вид

Документы-основания для записей о приёме и переводе подписываются в КЭДО электронной подписью. Сама бумажная книжка и записи в ней ведутся на бумаге по Порядку № 320н. В электронный вид переводятся трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы (кроме приказа об увольнении), заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вид электронной подписи выбирают по роли подписанта и по типу документа. От имени компании кадровый документ подписывает генеральный директор или сотрудник по доверенности, в том числе руководитель отдела кадров, и для этого используется УКЭП. Работник подписывает ПЭП или УНЭП, причём значительная часть кадровых документов требует от него именно УНЭП. До запуска электронных приказов проверьте, у кого из подписантов оформлена доверенность и какая подпись выпущена работникам.»

Важный нюанс из практики: в электронном маршруте работник сначала открывает документ и подтверждает ознакомление, затем подписывает его. Ознакомление и подписание фиксируются как два отдельных действия. При сверке приказа о приёме проверяйте, что зафиксированы оба.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной покупки. УКЭП получают через партнёров сервиса — удостоверяющие центры.

Когда КЭДО не снимает бумажную работу с трудовыми книжками

Если работники сохранили бумажные книжки, каждая запись о приёме, переводе, награждении и увольнении по-прежнему вносится в книжку от руки. Приказ об увольнении оформляется на бумаге. Обязанность передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по статье 66.1 ТК РФ и статье 11 Закона № 27-ФЗ КЭДО тоже не отменяет. Перед внедрением подсчитайте, сколько работников ведут бумажные книжки. Для них ведение книжки, книга учёта движения трудовых книжек и выдача в день увольнения остаются бумажной процедурой.

Стоимость КЭДО для приказов, на основании которых вносятся записи в трудовую книжку

Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с 1С:ЗУП и электронного архива. Цены приведены по странице тарифов сервиса на октябрь 2026 года.

Тарифы «Старт» и «Бизнес» считаются за сотрудника в месяц, на тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата за 50 сотрудников в год. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций каждого тарифа и актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Записи в бумажной книжке и сведения ЕФС-1 ведутся параллельно и сверяются по одному приказу. Сроки и процедура исправления у них разные, а награждения есть только в книжке. Формулировку увольнения сверяют с действующей редакцией ТК РФ, в 2026 году это касается подпункта «г» пункта 6 части 1 статьи 81. Для периодов до 2020 года бумажная книжка остаётся основным подтверждением, потому что СТД-СФР их больше не показывает.

В Добыто приказы о приёме и переводе, на которых строятся записи, подписываются электронно и синхронизируются с 1С:ЗУП. Бумажный контур остаётся за кадровиком только там, где его сохраняет закон.

Частые вопросы о записях в трудовой книжке

Можно ли продолжать заполнять трудовые книжки старого образца?

Да. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 вступило в силу 01.09.2021. По нему книжки прежнего образца остаются действительными и обмену на новые не подлежат. Бланки старого образца, которые уже были у работодателя, разрешено использовать без ограничения срока. Прежнее постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 утратило силу с 01.09.2021. Поэтому порядок записей в любом бланке определяет приказ Минтруда № 320н.

В каком виде выдавать работнику СТД-Р: на бумаге или в электронном виде?

Формат выбирает работник (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ). Бумажную выписку заверяют надлежащим образом. Электронную подписывают УКЭП, если она есть у работодателя. Для бумажного экземпляра используется форма СТД-Р, утверждённая приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Где взять сведения о трудовой деятельности, если прежний работодатель ликвидирован?

Последний работодатель выдаёт сведения только за период работы у него. Остальные данные работник получает в СФР, в МФЦ или через Госуслуги (часть 4 статьи 66.1 ТК РФ). Бумажная выписка в этом случае заверяется, электронная выдаётся с УКЭП. Если ошибка касается стажа или пенсионных периодов, её исправляют отдельно в индивидуальном лицевом счёте.

Нужно ли подавать ЕФС-1, если сотрудника переводят на дистанционную работу?

Отдельный подраздел 1.1 только из-за перевода на дистанционную или надомную работу не подают. Новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, отменила эту обязанность. В редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389 подавать его также не требуется. Если вместе с переходом на удалённый режим работник переводится на другую постоянную работу, мероприятие «ПЕРЕВОД» подают в общем порядке — до 25-го числа следующего месяца. Сведения о самом приёме нового работника по-прежнему подают по статье 11 Закона № 27-ФЗ.

Может ли работник получить новую трудовую книжку без исправленной записи об увольнении?

Да. Если запись об увольнении или о переводе на другую работу признана недействительной, работник вправе письменно запросить дубликат трудовой книжки (пункты 12 и 30 Порядка № 320н). Зачёркивание запрещено, поэтому ошибочная запись и запись о признании её недействительной остаются в книжке. Дубликат позволяет работнику не предъявлять новому работодателю прежнюю формулировку.

Можно ли посчитать стаж по трудовой книжке калькулятором?

Калькулятор стажа по трудовой книжке складывает периоды между датами приёма и увольнения. Поэтому результат зависит от точности этих дат в записях. Для пенсии учитывается страховой стаж в индивидуальном лицевом счёте СФР, куда входят и периоды, которых в книжке нет. Расхождение расчёта по книжке со стажем в ИЛС само по себе ошибку в записях не означает.