Трудовая книжка России история формы и действующие правила её ведения

Трудовая книжка в России на дату публикации ведётся по приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 01.09.2021 до 01.09.2027 и заменил постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Запись о работе работодатель вносит не позднее 5 рабочих дней на основании приказа, запись об увольнении — в день увольнения. Ошибку исправляют последующей записью без зачёркивания, а утраченную книжку восстанавливают дубликатом не позднее 15 рабочих дней. С 2020 года работодатель также формирует электронные сведения о трудовой деятельности и передаёт их в СФР. Порядок зависит от даты первого трудоустройства. У тех, кто впервые устроился до 01.01.2021, может вестись бумажная книжка. Для поступивших впервые после 31.12.2020 бумажный бланк не оформляется.

Материал помогает применить эти правила: на кого книжку не ведут, как оформить запись о приёме и о совместительстве, как исправить ошибку и получить дубликат, где взять СТД-Р и СТД-СФР. Отдельно разобрано, чем подтвердить стаж, когда работы до 2020 года нет в выписке СТД-СФР. История формы от постановления 1938 года до бланка 2023 года собрана в одну таблицу с действующими актами. Таблица сроков, пошаговая инструкция, образцы документов, тарифы на КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие нормы о трудовой книжке действуют в 2026 году и что они заменили

Бумажную трудовую книжку на 22.10.2026 регулируют статьи 65, 66 и 66.1 ТК РФ и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, зарегистрированный Минюстом 01.06.2021 № 63748. Приложение № 1 к приказу утверждает форму трудовой книжки и вкладыша в неё, приложение № 2 — порядок ведения и хранения. Электронные сведения о трудовой деятельности регулирует отдельная линия норм: статья 66.1 ТК РФ, Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ и приказ СФР о форме ЕФС-1.

У приказа № 320н есть встроенный срок: он вступил в силу 01.09.2021 и действует до 01.09.2027. Дата окончания записана в самом приказе. Её можно сверить на странице приказа № 320н на сайте Минтруда России, где опубликованы утверждённые форма и порядок.

Хронологию удобнее держать в одной таблице: по колонке статуса видно, какая норма применяется на дату публикации, а какая осталась только в старых шаблонах.

Если шаблон приказа или внутренняя инструкция ссылается на постановление № 225, документ составлен по правилам, которые утратили силу, и его нужно сверить с приказом № 320н. Поправки 2026 года касаются только ЕФС-1. Сроки записей в бумажной книжке, порядок исправлений и выдачу дубликата они не меняли.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в инструкции устарела одна деталь, проверять нужно все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы не берём из обучающих роликов и пересказов: оттуда можно взять только логику процедуры и перечни, которые меняются реже. Срок записи, номер приказа и название формы отчёта сверяйте с действующей редакцией акта.»

Кому ведут бумажную трудовую книжку, а кому только электронные сведения

Бумажную книжку работодатель ведёт на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней, если эта работа для работника основная. Так установлено статьёй 66 ТК РФ и пунктами 2-3 приложения № 2 к приказу № 320н. Работодатели — физические лица, не зарегистрированные как ИП, трудовые книжки не ведут. Другие исключения устанавливают ТК РФ и федеральные законы.

Электронные сведения работодатель формирует по статье 66.1 ТК РФ на каждого работника, и ведение бумажной книжки этому не мешает. На тех, кто впервые поступил на работу после 31.12.2020, сведения ведутся только в электронном виде, а бумажная книжка не оформляется. Для большинства остальных работников переход на электронные сведения добровольный. Бумажную книжку после перехода сохраняют: она подтверждает периоды работы до 2020 года.

Шесть типовых ситуаций различаются тем, что ведёт работодатель и где хранится история работы:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Вторая и третья строки различаются по существу. У работника, перешедшего на электронные сведения, бумажная книжка есть и хранится у него. У человека, впервые поступившего на работу после 31.12.2020, бумажной книжки нет и оформлять её не будут, поэтому требовать её при приёме бессмысленно.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень документов при приёме задаёт статья 65 ТК РФ. Требовать сверх закона можно только то, что предусмотрено указом Президента или постановлением Правительства, а приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если при оформлении просят справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе их не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»

Важный нюанс из практики: трудовая книжка ведётся на работников по трудовому договору. Исполнитель по договору ГПХ работником не считается, и записи о такой работе в книжку не вносятся. Форму договора определяет существо отношений, удобство оформления основанием не служит: договор ГПХ возможен, когда задача конкретная и разовая.

До первой записи сверьте нового работника с таблицей по трём параметрам: основная работа или совместительство, дата первого трудоустройства, форма ведения сведений.

Правила ведения бумажной трудовой книжки по приказу № 320н

Запись в книжку вносят только на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя и указывают в ней реквизиты этого документа (пункты 9-12 приложения № 2 к приказу № 320н). Поэтому сначала оформляется приказ, потом запись. Подчистки и зачёркивания в разделах о работе и награждениях не допускаются.

В Добыто приказы о приёме и переводе подписываются электронной подписью в сервисе, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. Реквизиты для записи в бумажной книжке берутся из того же подписанного приказа, сама книжка остаётся бумажной.

Сроки записей, дубликата и выдачи сведений

Сроки по бумажной книжке и по электронным сведениям установлены разными актами, но кадровая служба применяет их одновременно:

Все сроки в таблице, кроме связанных с увольнением, считаются в рабочих днях. Запись об увольнении и сведения при увольнении привязаны к дню прекращения трудового договора, и переносить их на следующий день нормы не позволяют.

Как внести запись о приёме или переводе в бумажную трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, ведётся ли на работника бумажная книжка. Работа должна быть для него основной, срок — свыше 5 дней. Работник не переходил на электронные сведения и не поступил на работу впервые после 31.12.2020.
2. Шаг 2. Оформите приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о приёме или переводе. Этот документ служит основанием записи.
3. Шаг 3. Внесите запись не позднее 5 рабочих дней и укажите в ней реквизиты документа-основания.
4. Шаг 4. Отразите книжку в учёте движения трудовых книжек.
5. Шаг 5. Передайте сведения о кадровом мероприятии в СФР в составе ЕФС-1 по форме, утверждённой приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
6. Шаг 6. Если запись внесена с ошибкой, не зачёркивайте её: исправление вносят последующей записью по пункту 12 приложения № 2 к приказу № 320н.

Запись о работе по совместительству

По статье 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по месту основной работы. Это делают только по желанию работника и на основании документа, подтверждающего совместительство. Работодатель по совместительству запись в книжку не вносит: книжка находится у основного работодателя, а при приёме совместитель её не предъявляет. Без заявления работника основной работодатель такую запись не делает, поэтому работнику, которому важно видеть совместительство в книжке, нужно принести подтверждающий документ сам.

Для совместителя на вредные или опасные работы к комплекту при приёме добавляется справка с основного места работы.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Смысл нормы в том, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. Поэтому при приёме внешнего совместителя на вредное производство работодатель обязан выяснить, какие условия у человека на основном месте. Если этого не сделали и работника приняли, ответственность лежит на работодателе. Запросите справку с основного места работы до подписания трудового договора.»

Исправление неверной записи

Пункт 12 приложения № 2 к приказу № 320н требует исправлять неточную или неправильную запись последующей записью. Зачёркивать ранее внесённую неточную, неправильную или признанную недействительной запись запрещено. В разделах о работе и награждениях не допускаются ни подчистки, ни зачёркивания. Ошибочная строка остаётся в книжке, а правильные сведения появляются ниже со ссылкой на документ-основание.

Как выглядит исправленная запись

На образце видно требование пункта 12: ошибочная запись не зачёркнута и не подчищена, исправленные сведения внесены следующей записью. Перед внесением сверьте номер и дату приказа, который служит основанием исправления.

Утрата трудовой книжки и выдача дубликата

Работник, потерявший книжку, по пункту 27 приложения № 2 к приказу № 320н заявляет об этом работодателю, у которого внесена последняя запись. Новому или случайному работодателю такое заявление не подают. Работодатель выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней. Пока дубликат готовится, электронные сведения о работе с 2020 года работник может получить в СФР, в МФЦ или через Госуслуги. Заявление подают в письменном виде, а получение книжки или дубликата подтверждают распиской.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы для исправления записей, дубликата и учёта трудовых книжек

Комплект закрывает типовые операции с бумажной книжкой; при ошибке в записи начните с образца исправления.

Электронные сведения о трудовой деятельности: ЕФС-1, СТД-Р и СТД-СФР

С 01.01.2020 работодатель по статье 66.1 ТК РФ формирует в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника и передаёт их на хранение в информационные ресурсы СФР. Основанием перехода стал Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. С 01.01.2023 эти сведения подаются в составе единой формы ЕФС-1.

Действующая форма ЕФС-1 утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированным Минюстом 18.12.2025 № 84665. Он вступил в силу 30.12.2025 и заменил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281. Дата окончания его действия на официальной странице не указана. Текст опубликован на странице приказа СФР № 1462 по персонифицированному учёту.

Государственным и муниципальным учреждениям при заполнении подраздела 1.3 нужны коды наименования должности (профессии) в редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389, которая применяется с 30.05.2026.

Где работник получает сведения о трудовой деятельности

Сведения выдаются в двух формах. СТД-Р выдаёт работодатель по последнему месту работы, и только за период работы у него. СТД-СФР содержит сведения из информационных ресурсов фонда. Её получают в СФР, в МФЦ на бумажном носителе или через Госуслуги.

Перечень способов, состав сведений и ссылки на формы собраны в разделе СФР об электронной трудовой книжке. Там же указано, что при необходимости сведения электронной трудовой книжки выдаются бумажной выпиской.

Для периода работы у последнего работодателя СТД-Р запрашивают у него, для сводной истории по всем работодателям после 2020 года заказывают СТД-СФР.

Что остаётся на бумаге при переходе компании на КЭДО

Важный нюанс из практики: переход компании на КЭДО не переводит в электронный вид бумажную трудовую книжку. На бумаге остаются акт о несчастном случае, приказ об увольнении, журнал инструктажей и трудовая книжка. В электронный вид переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия.

В Добыто электронные кадровые документы подписываются ПЭП и УНЭП, которые выпускаются для сотрудников бесплатно на всех тарифах; на тарифе «Бизнес» доступна и УКЭП. Бумажная книжка в этот контур не входит. Её хранение по приказу № 320н остаётся за ответственным лицом, назначенным приказом работодателя.

Как проверить и подтвердить стаж по трудовой книжке и сведениям СФР

С 22.09.2025 в форме СТД-СФР нет раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица за периоды до 31 декабря 2019 г.»: его исключили, чтобы не дублировать информацию. Поэтому в новой выписке работа до 2020 года отдельным разделом не показывается. Чтобы включить эти периоды в индивидуальный лицевой счёт, работник обращается в СФР. Прежние записи подтверждает бумажная трудовая книжка.

Выписка из индивидуального лицевого счёта показывает сведения, которые СФР уже учёл. Периоды до 2002 года и пропуски в выписке сверяют с документами, сама выписка их не восполняет.

По статье 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ периоды работы подтверждает трудовая книжка установленного образца. Если книжки нет или записи в ней неправильные либо неполные, работу подтверждают трудовым договором, справками, выписками из приказов, лицевых счетов и зарплатных ведомостей. Порядок закреплён Правилами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.

Какие документы принимаются при отсутствии или неполноте записей, перечислено на странице СФР о подтверждении страхового стажа.

Порядок сверки стажа для работника:

1. Закажите в СФР выписку из индивидуального лицевого счёта.
2. Сопоставьте периоды из выписки с записями бумажной книжки: даты приёма и увольнения, наименования работодателей.
3. По периодам до 31.12.2019, которых нет в индивидуальном лицевом счёте, обратитесь в СФР с бумажной книжкой.
4. Если записи о периоде нет или она неполная, подтвердите работу документами по статье 14 400-ФЗ.

Если вы работодатель и читаете этот раздел вместе с работником, который восстанавливает стаж, заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности не обязательно принимать на бумаге. В Добыто заявления и согласия сотрудников подписываются ПЭП или УНЭП прямо в сервисе. Срок ответа по статье 66.1 ТК РФ при этом остаётся прежним.

Стоимость КЭДО для компаний, которые ведут бумажные трудовые книжки

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от численности, нужных видов электронной подписи и интеграций. Бумажная трудовая книжка в этот расчёт не входит и остаётся на бумаге. Тариф покрывает электронное подписание приказов, заявлений, согласий и других документов, которые можно вести в электронном виде.

Цены приведены по состоянию на 22.10.2026. Полный состав каждого тарифа и условия смены опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Бумажную трудовую книжку до 01.09.2027 ведут по приказу № 320н. Её оформляют только на работников, для которых работа основная, которые отработали свыше 5 дней и не перешли на электронные сведения. Тем, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, книжку не оформляют вовсе. Запись делают на основании приказа в пределах 5 рабочих дней, ошибку исправляют новой записью, а дубликат выдаёт работодатель последней записи. Работу до 2020 года подтверждают бумажная книжка и документы по 400-ФЗ, после 2020 года — сведения СФР, которые работодатели подают в составе ЕФС-1 по приказу № 1462.

В Добыто бумажная книжка остаётся там, где её оставляет закон. Приказы, заявления и согласия, на основании которых вносятся записи и формируются сведения для СФР, подписываются электронной подписью и синхронизируются с 1С:ЗУП.

Частые вопросы о трудовой книжке

Нужно ли менять трудовую книжку старого образца на бланк 2023 года?

Нет. Пункт 2 приказа Минтруда России № 320н сохраняет действительность ранее выданных трудовых книжек и вкладышей. Бланки нового образца введены в действие с 01.01.2023 постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, но появление нового бланка не служит основанием для обмена. Записи продолжают вносить в имеющуюся книжку.

Что будет с правилами ведения трудовых книжек после 1 сентября 2027 года?

Приказ № 320н ограничен сроком: он действует до 01.09.2027, и эта дата указана в самом приказе. На 22.10.2026 изменений, которые затрагивали бы сроки записей, исправления или выдачу дубликата, в него не вносили. До 01.09.2027 записи, исправления и дубликаты оформляются по приказу № 320н. С приближением этой даты кадровой службе нужно проверить, какой акт придёт ему на смену, и обновить шаблоны приказов и инструкций.

Есть ли официальный калькулятор стажа по трудовой книжке?

На сайте СФР размещён калькулятор условий приобретения права на страховую пенсию по старости. В него вводят уже сформированные страховой стаж и индивидуальный пенсионный коэффициент, а продолжительность трудового стажа по записям книжки он не считает. Стаж по книжке складывают по датам приёма и увольнения из записей, а учтённые СФР периоды сверяют по выписке из индивидуального лицевого счёта.

Засчитывается ли работа самозанятым в стаж?

С 16.03.2026 в страховой стаж для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам включаются периоды, когда самозанятый состоял в добровольных правоотношениях по обязательному социальному страхованию в рамках эксперимента. Такие периоды подтверждаются документами территориального органа СФР. Правило касается страхового стажа для пособий, записи о работе в трудовой книжке оно не затрагивает.

Куда обращаться за документами о работе до 2002 года?

Для периодов до 2002 года выписка из индивидуального лицевого счёта не заменяет документы, их сверяют с записями книжки. За подтверждающими справками и выписками СФР рекомендует обращаться к работодателю того периода. Порядок подтверждения установлен Правилами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.