Трудовая книжка на бумаге, если работник её сохранил, ведётся работодателем по основному месту работы на каждого, кто проработал свыше пяти дней. Исключение — работодатель-физлицо без статуса ИП. По всем работникам, включая тех, чья книжка остаётся бумажной, работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности и сдаёт их в СФР в подразделе 1.1 ЕФС-1. Запись в книжку вносится не позднее 5 рабочих дней после приказа, об увольнении — в день увольнения. Приём и увольнение отражаются в ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня, постоянный перевод — до 25-го числа следующего месяца. При увольнении работнику с бумажной книжкой выдаётся книжка. Тому, кто выбрал электронные сведения или впервые устроился после 31.12.2020, выдаются сведения по форме СТД-Р.
Материал сводит обязанности в таблицы с нормой и сроком: на кого книжку не заводят, как исправлять записи, как вести учёт бланков и что делать, если уволенный работник не пришёл за книжкой. Отдельно разведены три санкции за ЕФС-1: 500 рублей по статье 17 Закона № 27-ФЗ, штраф должностному лицу по статье 15.33.2 КоАП и штрафы по статье 5.27 КоАП. Повторность, срок давности, чек-лист перед проверкой ГИТ, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто ведёт трудовую книжку и на кого её не оформляют
Обязанность по статье 66 ТК РФ возникает при двух условиях одновременно: работа у этого работодателя для сотрудника основная, и он проработал свыше пяти дней. Индивидуальный предприниматель ведёт книжки и представляет сведения так же, как организация. Работодатель-физлицо без статуса ИП трудовую книжку не ведёт. В книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой работе, постоянных переводах, увольнении и награждениях.
Дальше режим определяют дата первого трудоустройства и выбор работника. При первом трудовом договоре, заключённом после 31.12.2020, бумажная книжка не оформляется: работодатель формирует только электронные сведения. Основания — статья 65 ТК РФ и Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности. Если книжка уже велась, её продолжают вести, пока работник не подаст заявление о выборе сведений по статье 66.1 ТК РФ. Работник, за которым на 31.12.2020 сохранялось место работы, но который тогда не подал заявление из-за временного отсутствия, вправе выбрать формат позднее.
По каждой категории работников работодатель решает три вопроса: вести ли бумажную книжку, кто сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 и что выдать при увольнении.
| Ситуация | Бумажная книжка | Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Что выдать при увольнении |
|---|---|---|---|
| Работник по основному месту с бумажной книжкой, заявление о выборе сведений не подавал | Ведётся по Порядку № 320н | Сдаёт работодатель | Трудовая книжка с записью об увольнении |
| Работник подал заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ | Выдаётся на руки с записью о поданном заявлении, дальше за неё отвечает работник | Сдаёт работодатель | Сведения о трудовой деятельности у этого работодателя (СТД-Р) |
| Впервые трудоустроенный после 31.12.2020 | Не оформляется | Сдаёт работодатель | Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) |
| Внешний совместитель | Работодатель-совместитель записей не вносит; запись о совместительстве по желанию работника вносит основной работодатель на основании подтверждающего документа | Сдаёт работодатель-совместитель | Сведения о трудовой деятельности у этого работодателя |
| Дистанционный работник | Ведётся по общим правилам, если работник её сохранил | Сдаёт работодатель, приём и увольнение — в общий срок | По общим правилам статьи 84.1 ТК РФ |
| Работодатель — индивидуальный предприниматель | Ведёт по основному месту работы, как организация | Сдаёт ИП как страхователь | По общим правилам статьи 84.1 ТК РФ |
Режим определяется по каждому работнику отдельно. В одной организации книжки могут вестись у части штата, а у новых сотрудников и тех, кто выбрал сведения, их нет, при этом подраздел 1.1 ЕФС-1 сдаётся по всем. Режим конкретного работника проверяется по книге учёта движения трудовых книжек и по наличию у работодателя заявления о выборе формы.
Записи в трудовой книжке: сроки, формулировки, исправления и вкладыш
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 01.09.2021 до 01.09.2027, поэтому в 2026 году записи вносятся по нему. Запись о работе, постоянном переводе, квалификации и награждении вносится на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, запись об увольнении — в день увольнения. Текст записи точно повторяет текст приказа.
Записи делаются на русском языке, без сокращений. Причину увольнения формулируют в точном соответствии с ТК РФ или иным законом, с указанием статьи, части и пункта. Та же полная формулировка нужна и в ЕФС-1: при увольнении в подразделе 1.1 указывают код и причину без сокращений с указанием нормы.
Факт: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказы можно оформлять в электронном виде, а бумажная трудовая книжка в КЭДО не переводится: запись в неё вносится на бумажном бланке, даже если приказ подписан электронно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить неверную запись
Зачёркивать неточную или неправильную запись запрещено, подчистки тоже не допускаются. Ошибочную запись признают недействительной и вносят правильную с указанием документа-основания. Ошибку прежнего работодателя исправляет он сам или его правопреемник, а в случаях, предусмотренных Порядком № 320н, — новый работодатель. Перед исправлением найдите документ-основание: приказ, решение или иной документ, которому должна соответствовать правильная запись.
Если работник не хочет, чтобы в книжке оставалась недействительная запись, по его письменному заявлению выдаётся дубликат без неё. При порче книжки или вкладыша дубликат оформляют в том же порядке.
Когда оформляется вкладыш
Вкладыш оформляют, когда заполнены страницы одного из разделов книжки, и ведут по тем же правилам. Отметку о выдаче вкладыша с его серией и номером ставят на титульном листе книжки. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Учёт бланков, хранение и ответственный за трудовые книжки
Работодатель обязан организовать ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек и вкладышей, а уполномоченное лицо назначается приказом работодателя (Порядок № 320н, пункты 39-42). Ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу книжек несёт работодатель, назначение ответственного её не снимает.
Формы книг учёта бланков и движения трудовых книжек работодатель утверждает сам. Книги нумеруются, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя и печатью при её наличии. Бланки книжек и вкладышей хранятся как документы строгой отчётности и выдаются ответственному лицу по заявке. По итогам каждого месяца ответственный отчитывается перед бухгалтерией о наличии бланков и их расходе, испорченный бланк уничтожается по акту. Книжки и дубликаты, которые работник не получил при увольнении, хранятся у работодателя до востребования по правилам архивного законодательства.
При утрате книжки работник подаёт заявление работодателю, который внёс последнюю запись, и тот выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. В дубликат вносят сведения, подтверждённые документами. Если книжку утратил работодатель, он содействует работнику в получении документов о предыдущем стаже. При массовой утрате книжек из-за чрезвычайной ситуации стаж устанавливает региональная комиссия.
Приказ о назначении ответственного — обычный кадровый приказ, и его можно провести электронно. В сервисе Добыто такой приказ проходит маршрут согласования и подписания в КЭДО, а книги учёта, которые по Порядку № 320н нужно прошнуровать и заверить печатью, остаются бумажными.
Шаблоны приказа, книги учёта и уведомлений по трудовым книжкам
Комплект закрывает обязательный учёт по Порядку № 320н; начните с приказа о назначении ответственного, на это лицо возлагаются ведение, хранение, учёт и выдача книжек.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Выдача трудовой книжки и сведений: при увольнении, по заявлению, при отказе работника
В последний день работы работодатель выдаёт работнику трудовую книжку с записью об увольнении. Если книжка не ведётся, вместо неё предоставляются сведения о трудовой деятельности у этого работодателя (статья 84.1 ТК РФ). Если работник отсутствует или отказывается получить книжку, ему направляют уведомление о необходимости явиться за ней или согласиться на отправку почтой. С даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку. При электронном ведении сведения, которые не удалось выдать в день увольнения, направляют работнику на бумаге заказным письмом с уведомлением.
Внимание: приказ об увольнении остаётся на бумаге даже в компании, которая перешла на КЭДО. Он входит в перечень документов, которые нельзя перевести в электронный вид, вместе с трудовой книжкой.
Как выдать трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. В день увольнения внесите запись об увольнении. Текст должен точно повторять приказ, причина указывается по формулировке ТК РФ или иного закона с указанием статьи, части и пункта.
- Шаг 2. В последний день работы выдайте работнику книжку и отразите её выдачу в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 3. Если работник отсутствует или отказывается забрать книжку, в тот же день направьте уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку почтой. Сохраните копию уведомления и подтверждение его направления.
- Шаг 4. Отправляйте книжку почтой только после согласия работника и только по адресу, который он указал.
- Шаг 5. Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа, подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ», кодом и полной формулировкой причины.
- Шаг 6. Если работник обратился за книжкой позже письменно, выдайте её не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Что выдать работающему сотруднику по заявлению
При электронном ведении работник подаёт заявление и получает сведения о трудовой деятельности за период работы именно у этого работодателя. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Способ работник выбирает сам: заверенный бумажный документ или электронный документ с УКЭП, если у работодателя есть такая подпись. Форма сведений — СТД-Р по приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н в редакции приказа от 25.06.2026 № 271н. Ссылаться на устаревший приказ № 23н как на источник формы нельзя.
Пока бумажная книжка ведётся, СТД-Р по части 5 статьи 66.1 вместо неё не выдаётся. Работник вправе получить саму книжку для целей обязательного социального страхования и заверенные копии документов, связанных с работой, по статье 62 ТК РФ. Сведения за периоды у других работодателей работник получает в СФР, через МФЦ или Госуслуги.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сведения по форме СТД-Р работодатель выдаёт только за период работы у себя, даже если работник просит полную историю стажа. Полную историю работник получает в СФР, через МФЦ или на Госуслугах. Форму берите по приказу № 713н в редакции от 25.06.2026 № 271н, а 3 рабочих дня отсчитывайте со дня подачи заявления.»
Переход работника на электронные сведения
Работник, подавший заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ, получает бумажную книжку на руки не позднее 3 рабочих дней. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения (Порядок № 320н, пункт 35). В книжке фиксируют факт подачи заявления, после выдачи за её сохранность отвечает работник. Как работнику получить сведения и выбрать формат, СФР объясняет в разделе об электронной трудовой книжке.
В Добыто заявления работника, в том числе о выборе формы ведения сведений и о выдаче сведений о трудовой деятельности, подписываются электронно. Дата подписания фиксируется в самом документе, и от неё кадровая служба отсчитывает 3 рабочих дня на ответ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
ЕФС-1 и сведения о трудовой деятельности: события и сроки сдачи в СФР
Сведения о трудовой деятельности работодатель формирует по каждому работнику и передаёт в СФР в подразделе 1.1 раздела 1 ЕФС-1. Основания — статья 66.1 ТК РФ и статья 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте. С отчётности за 2026 год форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы — приказом № 1463. Приказом СФР от 15.04.2026 № 389 эти акты актуализированы.
Приём, увольнение, приостановление и возобновление договора сдаются в короткий срок, переводы и реквизитные события — в месячный.
| Событие | Срок подачи подраздела 1.1 | Что учесть |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или иного документа | Включая совместителей и дистанционных работников; код выполняемой функции обязателен |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или решения | Код и полная формулировка причины с указанием нормы; при переводе к другому работодателю подаётся мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» |
| Приостановление и возобновление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ | Не позднее 1 рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Отдельные мероприятия; код занятия в графе кода выполняемой функции обязателен |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём документа | С 01.09.2026 — сведения о наличии в договоре условия об уплате взносов на травматизм; коды ДГПХФЛНС и ДАВТФЛНС |
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа | Отражается только постоянный перевод и мероприятия, которые порядок заполнения прямо относит к «ПЕРЕВОДУ» |
| Переименование страхователя, присвоение второй или последующей профессии, запрет занимать должность | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа | Отдельные мероприятия подраздела 1.1 |
Если последний день срока выпадает на нерабочий день, он переносится на следующий рабочий день. Разделы и подразделы ЕФС-1 разрешено сдавать раздельно, соблюдая срок для каждого. Сроки по событиям и специальные случаи СФР публикует в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1, и перед сдачей вид события стоит сверить с этим перечнем.
Канал подачи зависит от численности работающих застрахованных лиц за предшествующий отчётный период. При численности свыше 10 человек сдаётся только электронный документ, подписанный УКЭП, при 10 и менее разрешена бумажная форма. Сведения подаются в территориальный орган СФР по месту регистрации страхователя. Изменения отчётности на 2026 год СФР собрал в памятке работодателям о единой форме отчётности.
Важный нюанс из практики: для подраздела 1.1 значение имеет перевод на другую постоянную работу, а не любое изменение условий договора. Установление или отмену режима неполного рабочего времени СФР в разъяснениях по заполнению подраздела 1.1 относит к мероприятию «ПЕРЕВОД». Изменения, которые к постоянному переводу не относятся и не выделены порядком в отдельные мероприятия, как перевод автоматически не отражаются.
Если работник письменно сообщил о неполных или неверных сведениях, работодатель обязан исправить или дополнить их и передать в СФР (часть 6 статьи 66.1 ТК РФ). Исполнитель по договору ГПХ работником не считается: трудовая книжка на него не ведётся, а сведения о договоре идут в подраздел 1.1 в сроки из таблицы.
Сроки ЕФС-1 отсчитываются от даты приказа, поэтому приказ должен попасть в учётную систему в день подписания. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, документы, подписанные в Добыто, синхронизируются с ней автоматически через модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день.
Штрафы за нарушения с трудовыми книжками и ЕФС-1: какая норма за что
Санкции за бумажную книжку и за сведения в СФР установлены разными нормами и адресованы разным лицам.
| Нарушение | Норма | Кто отвечает и размер |
|---|---|---|
| Нарушение порядка ведения или выдачи трудовых книжек | Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ | Предупреждение или штраф: должностное лицо и ИП — 1 000-5 000 руб., организация — 30 000-50 000 руб. |
| Повторное аналогичное нарушение | Часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ | Должностное лицо — 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года; ИП — 10 000-20 000 руб.; организация — 50 000-70 000 руб. |
| Непредставление в срок, неполные или искажённые сведения персонифицированного учёта, включая ЕФС-1 | Часть 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ | Должностное лицо — 300-500 руб. |
| Непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения по пунктам 2 и 2.1 статьи 11 Закона № 27-ФЗ | Статья 17 Закона № 27-ФЗ | Страхователь — 500 руб. за каждое застрахованное лицо; к сведениям о трудовой деятельности (подпункт 4 пункта 2 статьи 11) не применяется |
| Задержка выдачи книжки или сведений, лишившая работника возможности трудиться | Статья 234 ТК РФ | Работодатель возмещает неполученный заработок при доказанной вине и причинной связи |
Суммы из таблицы не складываются автоматически. Каждая норма требует собственного состава, и сложить статьи 5.27, 15.33.2 КоАП и статью 17 Закона № 27-ФЗ за один эпизод без самостоятельного правового основания нельзя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Финансовая санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Закона № 27-ФЗ к подразделу 1.1 не применяется: сведения о трудовой деятельности из неё прямо исключены через подпункт 4 пункта 2 статьи 11. За просроченную ЕФС-1 о приёме или увольнении остаётся штраф должностному лицу 300-500 рублей по части 1 статьи 15.33.2 КоАП. Если в документе стоит 500 рублей за работника по кадровому событию, сверьте, к какому виду сведений относится санкция.»
Повторность, микропредприятия и срок давности
Часть 2 статьи 5.27 КоАП применяется, если на момент нового аналогичного нарушения лицо считается подвергнутым наказанию, то есть ещё не истёк срок по статье 4.6 КоАП, отсчитываемый после вступления постановления в силу. Второй по счёту эпизод сам по себе повторностью не считается.
Юрлицо, включённое в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, включая микропредприятие, по статье 4.1.2 КоАП может получить штраф по частям 1-2 статьи 5.27 в размере, предусмотренном для ИП. Статус проверяется по реестру МСП на дату нарушения, со статусом ИП этот режим не смешивается.
Срок давности по нарушениям трудового законодательства — 1 год со дня совершения, по длящемуся нарушению — со дня обнаружения (статья 4.5 КоАП). Статья 15.33.2 относится к нарушениям персонифицированного учёта, и срок по ней определяется отдельно от статьи 5.27.
Обязательные требования, которые проверяет ГИТ, собраны в руководствах по соблюдению, утверждённых приказом Роструда от 11.11.2022 № 253; по ним можно пройти самопроверку до визита инспекции.
Возмещение заработка за задержку книжки
Задержка выдачи книжки или сведений, которая лишила работника возможности трудиться, может обязать работодателя возместить неполученный заработок по статье 234 ТК РФ. Это имущественная ответственность, а не административный штраф, и автоматически она не возникает: суд оценивает вину и причинную связь.
Важный нюанс из практики: в решении от 11.03.2025 по делу № 2-3874/2024 суд отказал во взыскании неполученного заработка за задержку трудовой книжки. Истец не доказал, что работодатель помешал ему трудоустроиться и что другие работодатели отказали именно из-за отсутствия книжки. Сам факт задержки суд не признал самостоятельным основанием для возмещения.
Для работодателя практический вывод из решения касается доказательств. Уведомление о явке за книжкой, направленное в день увольнения, освобождает от ответственности за задержку, а в споре понадобятся его копия и подтверждение отправки.
Трудовая книжка при переходе на КЭДО: что остаётся на бумаге
Переход на КЭДО не снимает обязанностей по бумажным книжкам. Книжки работников, которые их сохранили, ведутся на бумаге, пока работник сам не подаст заявление о выборе сведений по статье 66.1 ТК РФ. Решением работодателя бумажное ведение не прекращается.
Электронно оформляются документы вокруг книжки: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка и приказ об увольнении остаются на бумаге.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если задача — избавиться от бумажных трудовых книжек, КЭДО её не решает: книжка относится к документам, которые закон оставляет на бумаге. КЭДО переводит в электронный вид документы вокруг неё: приказы о приёме и переводе, заявления работника, уведомления. Перед запуском составьте реестр кадровых документов и отметьте, какие из них остаются в бумажном контуре.»
При подключении мы оставляем вне электронного маршрута трудовую книжку, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и документы об инструктаже по охране труда. Для этих документов кадровая служба сохраняет бумажный порядок, а остальной поток идёт через КЭДО.
Чек-лист проверки ведения трудовых книжек и сведений перед визитом ГИТ
Каждый пункт чек-листа проверяется по конкретному документу, журналу или отчёту в СФР.
- Подписан приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.
- Формы книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей и книги учёта бланков утверждены работодателем, книги пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и печатью при её наличии.
- Бланки хранятся как документы строгой отчётности, ежемесячный отчёт в бухгалтерию о наличии и расходе бланков сдан, испорченные бланки уничтожены по акту.
- Записи о приёме, постоянном переводе и награждении внесены не позднее 5 рабочих дней после приказа, об увольнении — в день увольнения, текст совпадает с приказом.
- Исправления сделаны признанием записи недействительной, без зачёркиваний и подчисток.
- По каждому работнику определён режим: бумажная книжка, выбранные сведения или первое трудоустройство после 31.12.2020; заявления о выборе формы есть у работодателя.
- Работникам, выбравшим сведения, книжки выданы на руки с записью о поданном заявлении.
- Невостребованные книжки хранятся до востребования, по каждой есть копия уведомления о явке и подтверждение его отправки.
- Подраздел 1.1 ЕФС-1 по приёму, увольнению, приостановлению и возобновлению сдан не позднее следующего рабочего дня, по постоянным переводам — до 25-го числа следующего месяца.
- При численности свыше 10 застрахованных лиц ЕФС-1 сдаётся в электронном виде с УКЭП.
- СТД-Р выдаётся по форме приказа № 713н в редакции от 25.06.2026 № 271н.
- Письменные заявления работников об исправлении сведений отработаны, исправленные сведения переданы в СФР.
Тарифы и стоимость КЭДО для кадровой службы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и требований к SLA.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Получение УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» минимальная оплата рассчитана на 50 сотрудников, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены приведены на дату публикации, актуальный состав каждого тарифа указан на странице тарифов Добыто КЭДО.
Бумажные трудовые книжки, книги их учёта и бланки в тариф не входят: они ведутся по Порядку № 320н вне КЭДО.
Выводы
Работодатель ведёт два параллельных контура: бумажную книжку — только для тех, кто её сохранил, и электронные сведения в СФР — по всем работникам. Сроки внесения записей, выдачи книжки и сдачи ЕФС-1 различаются и считаются от даты приказа, а вопрос, что выдавать работнику, решается по режиму конкретного сотрудника. Санкции за книжку и за сведения в СФР назначаются по разным нормам, и одна сумма не переносится на другой состав.
В Добыто приказы и заявления, на основании которых вносятся записи и сдаётся ЕФС-1, подписываются электронно и синхронизируются с учётной системой, а трудовая книжка и приказ об увольнении остаются в бумажном порядке, предусмотренном законом.
Частые вопросы о трудовых книжках
Нужно ли вести трудовую книжку, которую новый сотрудник принёс после выбора электронных сведений?
Нет. Если работник у прежнего работодателя подал заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ, книжку ему выдали на руки с записью о поданном заявлении, и дальше за её сохранность отвечает он сам. Новый работодатель формирует только электронные сведения и сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме не позднее следующего рабочего дня после приказа. Запись о поданном заявлении в книжке позволяет проверить этот режим.
Кто исправит ошибку в трудовой книжке, если её допустил прежний работодатель?
По Порядку № 320н ошибку исправляет работодатель, который её допустил, или его правопреемник. В случаях, предусмотренных Порядком, исправление вносит новый работодатель на основании документа, подтверждающего правильные сведения. Зачёркивать запись нельзя ни в одном из вариантов: её признают недействительной и вносят правильную с указанием документа-основания.
Как подтвердить стаж, если трудовая книжка утеряна, а дубликат ещё не готов?
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже, но сведения о работе есть и в других источниках: у последнего работодателя, в СФР, в МФЦ и на Госуслугах. Электронные сведения по статье 66.1 ТК РФ также используются для исчисления трудового стажа. Дубликат работодатель по месту последней записи выдаёт не позднее 15 рабочих дней со дня заявления и вносит в него только подтверждённые документами сведения.
Грозит ли индивидуальному предпринимателю штраф по статье 15.33.2 КоАП за просроченную ЕФС-1?
Статья 15.33.2 КоАП адресована должностным лицам и содержит оговорку, что ответственность по ней не применяется к ИП как гражданам-предпринимателям. При этом ИП-работодатель отвечает за нарушения порядка ведения и выдачи трудовых книжек по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф 1 000-5 000 рублей, при повторном аналогичном нарушении — 10 000-20 000 рублей.
Нужно ли вносить в трудовую книжку выговор или замечание?
Нет. По статье 66 ТК РФ сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключение — увольнение, если оно применено как дисциплинарное взыскание: такая запись вносится в день увольнения с формулировкой по ТК РФ и указанием статьи, части и пункта.
Должен ли работодатель отдать работающему сотруднику трудовую книжку для оформления пособия или пенсии?
Да, если книжка ведётся и сотрудник подал письменное заявление для целей обязательного социального страхования. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт саму книжку не позднее 3 рабочих дней, а работник обязан вернуть её не позднее 3 рабочих дней после получения в органе социального страхования. Заверенные копии документов, связанных с работой, и выписки работодатель выдаёт безвозмездно.
