Трудовая книжка заполняется работодателем по документам-основаниям: сначала сведения о владельце, затем записи о приёме, постоянных переводах, квалификации и награждениях, а при увольнении — причина прекращения договора и заверение записей. Приём и другие предусмотренные Порядком события отражают не позднее 5 рабочих дней, увольнение — в день увольнения. Записи за период работы заверяет работодатель или ответственный за книжки, печать ставится при её наличии. Тем, кто впервые трудоустроился с 2021 года, бумажную книжку не оформляют: для них ведут электронные сведения. У работников, сохранивших бумажный формат, продолжают заполнять книжку и передавать данные в СФР.
Для заполнения нужны документы о личности и образовании, трудовой договор и документы о кадровых событиях. В графах различаются дата события и реквизиты основания: их нельзя механически переносить из одной колонки в другую. Здесь можно проверить последовательность заполнения всех разделов, выбрать формулировку увольнения и определить способ исправления. Во второй половине материала находятся порядок заверения и выдачи, сверка с электронной трудовой книжкой, стоимость КЭДО и итоговый чек-лист. Образцы документов по учёту и исправлению помогают оформить сопутствующие действия без выдуманных записей о прошлом стаже.
Кому заполнять бумажную трудовую книжку в 2026 году
До внесения первой записи проверьте дату начала трудовой деятельности и выбор работника. Часть 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ об изменениях трудового законодательства в связи с электронными сведениями исключает оформление бумажной книжки для впервые поступивших на работу после 31.12.2020. Пустой бланк, который принёс такой сотрудник, этого правила не меняет.
Работнику, сохранившему бумажную книжку, её ведут по основному месту работы, если он проработал свыше 5 дней. Продолжают ведение и для тех, кто не подавал заявление о переходе на электронные сведения. Работа по трудовому договору подтверждается также электронными сведениями; наличие бумажного бланка не освобождает от отчётности. Исполнителю по договору гражданско-правового характера запись о такой работе в бумажную книжку не вносят.
Проверка формата определяет, какой документ кадровая служба заполняет и возвращает при увольнении.
| Ситуация | Действие работодателя | При увольнении |
|---|---|---|
| Работник сохранил бумажный формат | Продолжать книжку и электронные сведения | Выдать заполненную книжку |
| Ранее работал, заявления о переходе не подавал | Продолжать бумажную книжку и электронные сведения | Выдать заполненную книжку |
| Выбрал электронные сведения | Новые события в бумажную книжку не записывать | Предоставить СТД-Р |
| Первое трудоустройство с 2021 года | Бумажную книжку не оформлять | Предоставить СТД-Р |
Инструкция по заполнению бумажного бланка применяется к первым 2 ситуациям. Для остальных проверяют сведения о трудовой деятельности, а книжку с прежними записями сохраняет её владелец.
Что подготовить до заполнения
На дату публикации, 02.10.2026, действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Его действие установлено до 01.09.2027. На странице Минтруда размещены форма и порядок ведения трудовых книжек с приложениями для проверки правил. Инструкцию из постановления Минтруда № 69 от 10.10.2003 к новым записям не применяют.
- Сверьте книжку и сведения о выборе формата с документами работника.
- Подготовьте паспорт и документы об образовании, квалификации или специальных знаниях для соответствующих сведений титульного листа.
- Сопоставьте трудовую функцию и подразделение в трудовом договоре с документом-основанием записи.
- Проверьте приказ о назначении ответственного, наличие места в нужном разделе и регистрацию книжки в книге учёта движения.
В Добыто мы разделяем документы, обязательные при приёме, и сведения, которые работник предоставляет по своей инициативе. Для заполнения книжки нельзя требовать характеристику или справку о доходах от прежнего работодателя без предусмотренного законом основания.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Я проверяю основание для каждого дополнительного документа при приёме. Перечень может дополняться законом, указом Президента или постановлением Правительства, но внутренний регламент компании такого права не даёт. Перед запросом документа сверяйте, предусмотрен ли он для вашей ситуации».
Как заполнить титульный лист и изменить сведения о владельце
У новой компании титульный лист уже действующей книжки повторно не оформляют. Новый лист заполняют при законном оформлении нового бланка или дубликата для человека, которому продолжают вести бумажную книжку. Правила формы и сведения, перечисленные в пункте 28 Порядка № 320н, помогают проверить каждую строку.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Фамилию, имя и отчество при наличии вписывают полностью по документу, удостоверяющему личность. Дату рождения записывают арабскими цифрами: число и месяц двузначные, год четырёхзначный. Образование указывают по документу об образовании; профессия и специальность также должны иметь документальное основание. Должность, на которую человека принимают сейчас, автоматически в строку «Профессия, специальность» не переносится.
После даты заполнения владелец подписывает титульный лист, подтверждая правильность сведений. Лист подписывает ответственный за выдачу книжек; печать работодателя или кадровой службы ставят при её наличии. Эти подписи проверяются отдельно от заверения записей при увольнении.
Смена фамилии и новое образование: разные способы изменения
Прежнюю фамилию, имя, отчество или дату рождения при изменении зачёркивают 1 чертой и вписывают новые сведения. На внутренней стороне обложки указывают документ-основание, его номер, дату и выдавший орган; запись заверяют уполномоченной подписью и печатью при наличии. Полученное новое образование, профессию или специальность добавляют без зачёркивания прежних записей, как требует пункт 8 Порядка № 320н.
Перед изменением определите, что произошло: изменились данные владельца, появился новый диплом или обнаружена неправильная запись о работе. Документ-основание и нужный раздел проверяются до внесения текста.
Как внести первую запись о приёме на работу
Заголовок работодателя помещают в графе 3 раздела «Сведения о работе»: полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Номер и дату у этого заголовка не ставят. Следующая строка содержит запись о приёме. Если книжка уже заполнена прежними работодателями, нумерацию продолжают, с 1 её заново не начинают.
В графе 2 указывают дату приёма, установленную документами, а в графе 4 — реквизиты основания. Дата составления приказа может отличаться от даты начала работы. В графе 3 записывают должность, профессию или специальность с квалификацией; структурное подразделение указывают, если работа в нём включена в трудовой договор.
Для переноса сведений удобно сначала составить макет строки без вымышленных дат и названий.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| Не заполняется | Не заполняется | Полное наименование организации (сокращённое наименование при наличии) | Не заполняется |
| Следующий порядковый номер | Дата приёма: число, месяц, год | Принят в … на должность …; подразделение — при условии его включения в договор | Наименование документа, его дата и номер |
Многоточия в макете заменяют сведениями из документов сотрудника. Наименование должности сверяют с трудовым договором и штатным расписанием; при установленных законом льготах или ограничениях учитывают требования статьи 57 ТК РФ к её наименованию.
Основание, срок и способ внесения записи
Статья 68 ТК РФ предусматривает оформление приёма трудовым договором; приказ о приёме работодатель вправе издать. Пункты 9 и 10 Порядка № 320н допускают приказ, распоряжение или иное решение работодателя как основание записи. При отсутствии приказа указывают реквизиты документа, которым оформлен приём, в частности трудового договора. Нельзя придумывать номер несуществующего приказа ради заполнения графы 4.
Срок внесения предусмотренных пунктом 9 записей — не позднее 5 рабочих дней; для увольнения установлен отдельный срок. Записи выполняют аккуратно, рекомендуются световодостойкие чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Допускаются технические средства и штампы для текста. Слова «приказ», «переведён», реквизиты нормы пишут полностью: «пр.» или «пер.» использовать нельзя. Перед переносом макета проверьте номер, дату события и основание по отдельности.
Какие записи добавлять во время работы
Постоянный перевод отражают следующей нумерованной записью с датой перевода, новой трудовой функцией и реквизитами основания. Рабочая формулировка графы 3: «Переведён в … на должность …», с подстановкой документально подтверждённых сведений. Временный перевод сам по себе в книжку не вносится. Если он признан постоянным, в графе 2 указывают дату фактического начала временного перевода, а в графе 4 — реквизиты документов о временном переводе и о признании его постоянным.
При присвоении нового разряда, класса, категории или классного чина делают запись о квалификации. Установление второй и последующей профессии, специальности или квалификации также отражают с соответствующими разрядами и категориями. Справку о посещении курса нельзя автоматически превращать в запись о присвоении квалификации: проверьте, какое решение действительно оформлено.
Переименование работодателя и совместительство
Переименование организации отражают отдельной строкой графы 3: прежнее наименование, дата переименования и новое наименование. В графе 4 указывают основание, его дату и номер; графы 1 и 2 не заполняют. Само переименование работодателя не оформляют как увольнение и новый приём.
Сведения о совместительстве вносят по желанию работника по месту основной работы на основании подтверждающего документа. Пункт 11 Порядка № 320н разрешает записи как в хронологическом порядке, так и блоками о приёме и увольнении после окончания работы у соответствующего работодателя. Это относится и к совместительству, которое было до поступления на нынешнюю основную работу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: при поступлении на работу по совместительству трудовую книжку предъявлять не требуется. Документ о работе по совместительству нужен основному работодателю, когда работник хочет добавить соответствующие сведения.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «При приёме совместителя на вредные работы я отдельно проверяю условия его основной работы. Во вредных условиях нельзя работать одновременно по основному месту и по совместительству. Запрашивайте предусмотренную для такого случая справку с основного места работы».
В Добыто выбор между трудовым договором и договором ГПХ связываем с существом отношений. По договору ГПХ не создают запись о приёме в бумажной книжке, даже если заказчику удобен привычный кадровый шаблон.
Как заполнить сведения о награждении
Для награждений предусмотрен самостоятельный раздел и своя нарастающая нумерация. Под заголовком работодателя ставят номер записи, дату награждения, указывают, кем, за какие достижения и какой наградой отмечен работник, затем наименование, дату и номер документа-основания. Пункты 25 и 26 Порядка № 320н охватывают государственные награды, награды органов власти и профсоюзов, почётные грамоты, знаки и дипломы работодателя, другие предусмотренные виды поощрения.
Обычную премию как часть оплаты труда не следует автоматически записывать в этот раздел. Замечания и выговоры также не вносят; исключение — увольнение как дисциплинарное взыскание. Для каждого события проверьте, относится ли оно к предусмотренным сведениям о работе или награждении.
Образцы для учёта, исправления и выдачи трудовой книжки
Комплект сопровождает заполнение бланка; начните с приказа о назначении ответственного и книги учёта движения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата с образцом | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
Как исправить запись, оформить вкладыш или дубликат
В разделах о работе и награждении запрещено зачёркивать неправильную запись. Пункт 12 Порядка № 320н предусматривает признание её недействительной. Исправление должно иметь документальное основание: нельзя менять дату приёма или причину увольнения со слов работника.
Исправление сведений о работе
После последней записи вносят новую с очередным номером и датой исправления. В графе 3 указывают: «Запись за номером … недействительна», затем правильные сведения; в графе 4 — реквизиты документа-основания. Номер ошибочной записи подставляют точно. Корректор, подчистка и исправление цифры поверх прежней записи не заменяют этот порядок.
Если ошибка относится к прежнему работодателю, сначала получают подтверждающие документы. При реорганизации исправление производится правопреемником, при ликвидации — на основании соответствующего документа у нового работодателя или по месту последней записи. Сведения о работе, награждениях и общем стаже при восстановлении книжки должны подтверждаться документально.
Скачиваемый образец исправления используют как макет; его реквизиты заменяют документами конкретного работника. Для выбора способа исправления проверьте, в каком разделе находится ошибка и кто вправе подтвердить правильные сведения.
Когда страницы закончились или книжка утрачена
Если заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. В нём продолжают нумерацию соответствующего раздела, заполняют титульный лист по документам владельца. На титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером; когда места для последующего штампа нет, используют титульный лист первого вкладыша. Отдельно от книжки вкладыш недействителен. Раздел о награждениях нельзя переименовать в раздел о работе.
При утрате обращаются с заявлением к работодателю по месту последней внесённой записи. Пункт 27 Порядка № 320н устанавливает срок выдачи дубликата: не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. В дубликате сначала отражают документально подтверждённый общий стаж до поступления к этому работодателю, затем подтверждённые периоды работы. Если документы содержат неполные сведения, записывают только то, что ими подтверждено.
Старые действующие книжки обменивать на новые не требуется. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками, ввело новые бланки с 01.01.2023 и разрешило использовать имеющиеся у работодателя прежние бланки без ограничения срока. Перед выдачей вкладыша или дубликата сверяют серию и номер с учётом бланков.
Как записать увольнение и заверить записи работодателя
Дата в графе 2 — дата увольнения, а не дата подписания приказа и не дата получения книжки. В графе 1 ставят очередной номер, в графе 3 — основание прекращения трудового договора с полной нормативной ссылкой, в графе 4 — наименование, дату и номер документа-основания. Текст должен соответствовать приказу и формулировке Трудового кодекса РФ.
Для распространённых оснований графу 3 можно составить по следующим формулировкам, проверив, совпадают ли они с вашим оформленным увольнением.
- По инициативе работника: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- При сокращении штата: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При инициативе работодателя выбирают соответствующее основание статьи 81 или другую применимую норму; при обстоятельствах, не зависящих от воли сторон, — статью 83. Ссылка на пункт 4 или 10 части первой статьи 77 вместо конкретного основания этих случаев недостаточна. При увольнении переводом к другому работодателю указывают, по просьбе работника или с его согласия он происходит, и наименование нового работодателя.
Подписи и печать под последней записью
По пункту 36 Порядка № 320н записи за период работы у данного работодателя заверяют подписью работодателя или ответственного за ведение книжек и печатью работодателя либо кадровой службы при её наличии. Под заверением указывают должность подписанта и расшифровку подписи для его идентификации. Требования подписи самого работника под записью об увольнении в этом пункте нет; подпись владельца на титульном листе имеет другую функцию.
Важный нюанс из практики: оформление кадрового события включает отдельные действия: запись в книжке, учёт её движения и передачу сведений в Социальный фонд России. Подтверждение получения книжки хранится отдельно от текста записи об увольнении; для этого подходит расписка из комплекта образцов.
Как проверить и заверить книжку при увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сопоставьте приказ с трудовым договором и основанием прекращения отношений. Проверьте точный пункт, часть и статью закона.
- Шаг 2. Проверьте записи за период работы: приём, постоянные переводы, квалификацию и награждения. Убедитесь, что для увольнения есть место в соответствующем разделе или оформлен вкладыш.
- Шаг 3. Внесите запись в день увольнения: следующий номер, дата увольнения, полная причина и реквизиты основания.
- Шаг 4. Заверьте записи уполномоченной подписью и печатью при наличии. Проверьте полномочия подписанта и читаемость текста.
- Шаг 5. Выдайте книжку в день увольнения и зафиксируйте получение. При отсутствии работника или отказе получить документ направьте уведомление о необходимости явиться либо согласиться на почтовую отправку.
Отправить оригинал по почте можно только с согласия работника. Удерживать книжку до передачи дел или возврата имущества нельзя. Невостребованный документ сохраняют у работодателя; проверка заверения заканчивается проверкой фактической выдачи или направленного уведомления.
Во что обходится неправильная запись или задержка выдачи
При порче бланка не по вине работника его стоимость оплачивает работодатель, как установлено пунктом 45 Порядка № 320н. Статья 234 ТК РФ предусматривает возмещение неполученного заработка при незаконном лишении возможности трудиться, в том числе из-за задержки выдачи книжки или неправильной формулировки увольнения. Денежная сумма зависит от обстоятельств и подтверждённых потерь; автоматически начислять её за любую описку нельзя. До выдачи сопоставьте причину увольнения с приказом, чтобы не восстанавливать документы после передачи оригинала.
Как сверить бумажную книжку с СФР и электронными сведениями
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Работодатель передаёт их в Социальный фонд России (СФР) независимо от сохранения бумажной книжки. СТД-Р содержит сведения за период работы у выдавшего её работодателя, СТД-СФР — сведения из информационных ресурсов фонда. Работник может получить сводную выписку через Госуслуги, СФР или МФЦ.
У электронной трудовой книжки на сайте СФР есть разделы о составе сведений и способах их получения. При сверке проверяют работодателя, даты приёма и увольнения, переводы и трудовую функцию. Ошибка в бумажной записи и ошибка в сведениях фонда требуют исправления в соответствующем документе или отчётности; исправление одного формата не заменяет другого.
Факт: с 2023 года сведения о трудовой деятельности представляют в составе ЕФС-1. Указание СЗВ-ТД как действующей формы в старой инструкции требует проверки и актуализации.
Единая форма сведений ЕФС-1 имеет отдельный срок подачи: подраздел 1.1 при приёме и увольнении представляют не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, оформления соответствующего документа или принятия решения. Для постоянного перевода срок — не позднее 25-го числа следующего месяца. Эти сроки установлены статьёй 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте; срок заполнения бумажной книжки к ним не применяют.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Я не переношу из старой инструкции сроки, названия форм и реквизиты без проверки. Если обнаружилось устаревшее название формы, проверяю остальные положения материала. Перед оформлением сверяйте именно действующий документ».
Важный нюанс из практики: в Добыто при разборе инструкций по приёму отдельно проверяем названия отчётных форм. Последовательность кадровых действий может остаться прежней, а форма передачи сведений в фонд уже измениться.
Что КЭДО меняет и что остаётся на бумаге
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) не отменяет бумажную трудовую книжку. Статья 22.1 ТК РФ исключает её из этого режима; приказ об увольнении также относится к исключениям. Электронные трудовые договоры и дополнительные соглашения применяют по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Перед автоматизацией отделяют разрешённые электронные документы от сохраняемых бумажных.
Стаж по трудовой книжке проверяют по подтверждённым периодам работы, а не по количеству записей. Для расчёта сначала определяют цель: подтверждение трудовой деятельности, страховой стаж для пособия или пенсионные права. Калькулятор стажа по трудовой книжке не подтверждает пропущенный период и не исправляет документ; основанием остаются надлежаще оформленные сведения.
Стоимость КЭДО для сопровождения кадровых документов
Стоимость зависит от тарифа, численности работников и условий интеграции. Это расходы на электронный кадровый документооборот, а не плата за внесение записи в бумажную книжку. В опубликованных условиях отдельная услуга заполнения книжки не тарифицирована.
| Тариф или компонент | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Старт: до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | Общий срок внедрения не указан |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Общий срок внедрения не указан |
| Корпорация | По запросу | Общий срок внедрения не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам в составе тарифов | Бесплатно на всех тарифах | Срок выпуска не указан |
Для «Бизнес» предусмотрена минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. В тарифах Добыто КЭДО указаны состав пакетов и условия; при выборе проверяют также интеграцию и требования к размещению системы. Приведённые цены взяты из предоставленной копии страницы на дату подготовки статьи.
ПЭП — простая электронная подпись, УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Включение подписи в тариф не делает её допустимой для любого кадрового документа. Для модуля 1С:ЗУП опубликован срок установки и настройки 1 день; это срок модуля, а не обещание завершить весь переход за 1 день.
Выводы
Заполнение книжки начинается с проверки права на бумажный формат и документов-оснований. Приём, последующие кадровые события и увольнение оформляются в соответствующих разделах; неправильные сведения о работе исправляются отдельной записью. Заверение завершает записи работодателя, а выдача оригинала и отчётность в СФР остаются самостоятельными обязанностями.
Добыто сопровождает электронные кадровые документы, сохраняя разграничение КЭДО и бумажной трудовой книжки. Для выбора автоматизируемого процесса сначала определяют формат сведений работников и перечень документов, которые должны оставаться на бумаге.
Частые вопросы
Кто внесёт старую запись о совместительстве, если основной работы сейчас нет?
Пункт 11 Порядка № 320н позволяет неработающему человеку обратиться к работодателю, у которого он работал по совместительству. Для записи нужен документ, подтверждающий приём и прекращение соответствующего трудового договора. Записи разрешается внести блоком после окончания работы в этой организации.
Нужно ли отправлять книжку работодателю при дистанционной работе?
По пункту 2 Порядка № 320н сведения в бумажную книжку дистанционного работника вносят по его желанию при предоставлении документа. Допускается отправка заказным письмом с уведомлением. Если книжка на человека по закону не ведётся, почтовая отправка не создаёт обязанности её оформить.
Можно ли получить оригинал книжки до увольнения для обращения в СФР?
Для обязательного социального страхования или обеспечения оригинал выдают по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней, если бумажная книжка ведётся. Это предусмотрено пунктом 34 Порядка № 320н и статьёй 62 ТК РФ. После получения документа от соответствующего органа работник возвращает книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней.
Можно ли убрать из книжки признанное незаконным увольнение?
Признанную недействительной запись нельзя физически удалить или закрасить. Пункт 30 Порядка № 320н позволяет по письменному заявлению получить дубликат у работодателя, который внёс неправильную запись. В него переносят остальные записи, исключая признанную недействительной; при реорганизации или ликвидации применяют предусмотренный этим пунктом порядок.
Кому выдаётся трудовая книжка после смерти работника?
После записи о прекращении трудового договора по пункту 6 части первой статьи 83 ТК РФ книжку выдают члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку. Пункт 38 Порядка № 320н допускает почтовую отправку по письменному заявлению одного из родственников. Это отдельная процедура, к ней нельзя автоматически применять порядок выдачи самому увольняемому работнику.
Можно ли добавить в электронную трудовую книжку работу до 2020 года?
Работник вправе подать в СФР заявление о включении сведений за предшествующие периоды. Электронные сведения по умолчанию формируются с 2020 года; прежние периоды не появляются там только от передачи бумажной книжки новому работодателю. Бумажный документ сохраняют как источник подтверждения таких периодов.
