Запись недействительна в трудовой книжке — так оформляют отмену ошибочной записи, потому что п. 12 Порядка ведения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, запрещает зачёркивать неточные и недействительные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Исправление вносят новой строкой: следующий порядковый номер, дата исправления, фраза «Запись за номером таким-то недействительна», верные сведения и реквизиты документа-основания. Исправление запрашивают у работодателя, который внёс запись, а при реорганизации или ликвидации — у правопреемника, нового работодателя или работодателя с последней записью. Бумажная книжка и электронные сведения в СФР исправляются раздельно: в книжку вносят строку о недействительности, в ЕФС-1 отменяют переданное мероприятие отметкой X в графе 11 и, если событие было, подают строку с правильными сведениями.
Материал показывает, как заполнить графы 1-4 исправительной строки, чем отличается правка титульного листа и когда работник вправе получить дубликат без недействительной записи. Работнику он даёт порядок исправления электронной трудовой книжки и стажа через Госуслуги, работодателю — правила отмены строки в ЕФС-1 по приказу СФР № 1462. Пошаговая инструкция и сценарная таблица ошибок стоят в первой половине, сроки подачи ЕФС-1, штрафы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй.
Как оформить запись «недействительна» в бумажной трудовой книжке
Запрет на зачёркивание из п. 12 Порядка № 320н распространяется и на записи о переводе или увольнении, которые признаны незаконными. При восстановлении работника на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения прежнюю запись оставляют без изменений и признают недействительной новой строкой.
Нормы, на которые опирается этот раздел, удобно держать под рукой в официальной публикации приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н: в статье разобраны его пункты 7, 8, 9, 12 и 30.
Раскладку исправительной строки по графам сам п. 12 не задаёт. Её приводит письмо Минтруда от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613. Письмо — разъяснение ведомства, нормативным правовым актом оно не считается, и формулировка «Запись за номером таким-то недействительна» взята именно из него. Графы заполняют так:
| Графа | Что вносят в исправительную запись |
|---|---|
| 1 | Следующий порядковый номер после последней записи раздела |
| 2 | Дату внесения исправления |
| 3 | Фразу «Запись за номером таким-то недействительна», затем верные сведения |
| 4 | Реквизиты документа, на основании которого вносится исправление |
Ошибочная строка остаётся в книжке нетронутой: на неё указывает номер в графе 3 новой записи. Если событие состоялось, но с неверной датой, должностью или реквизитами приказа, правильную формулировку пишут в той же графе 3 сразу после фразы о недействительности.
Отдельного срока на исправление уже внесённой ошибочной записи п. 12 не называет. Пункт 9 устанавливает сроки для новых кадровых записей: не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения. К исправлению эти 5 рабочих дней напрямую не относятся.
Полезно знать: бумажная трудовая книжка входит в перечень документов, которые нельзя перевести в КЭДО, вместе с приказом об увольнении, актом о несчастном случае и журналом инструктажей по охране труда. Запись о недействительности вносится только в саму бумажную книжку.
Как признать запись недействительной в бумажной книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, где ошибка. Разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» исправляют по п. 12, титульный лист — по п. 7, сведения об образовании, профессии и специальности дополняют по п. 8.
- Шаг 2. Установите, кто вносит исправление. Если работодатель, сделавший запись, продолжает деятельность, исправление запрашивают у него. При реорганизации исправляет правопреемник, при ликвидации или прекращении деятельности работодателя-ИП — новый работодатель или работодатель с последней записью на основании документа (п. 30).
- Шаг 3. Подготовьте документ-основание. Для графы 4 понадобятся его наименование, дата и номер.
- Шаг 4. Внесите строку. Графа 1 — следующий порядковый номер, графа 2 — дата внесения исправления, графа 3 — «Запись за № 5 недействительна», где 5 — номер ошибочной записи, и верные сведения, если событие состоялось, графа 4 — реквизиты документа-основания.
- Шаг 5. Проверьте место в разделе. Если все страницы раздела заполнены, оформляют вкладыш: без книжки он недействителен, а на титуле книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша (пп. 32-33). Если места на титуле книжки нет, штамп ставят на титуле первого вкладыша.
- Шаг 6. Исправьте электронные сведения отдельно. Если ошибочное событие передавалось в СФР, нужен ЕФС-1 с отменой мероприятия и, когда событие было, строкой с правильными сведениями: запись в книжке сведения в СФР не меняет.
Когда запись «недействительна» не применяется
Ошибка в фамилии, имени, отчестве или дате рождения на титульном листе исправляется по п. 7 Порядка № 320н. Прежние сведения зачёркивают одной чертой и записывают новые рядом. На внутренней стороне обложки указывают документ-основание с номером, датой и органом, который его выдал, и заверяют подписью и печатью при её наличии.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сведения об образовании, профессии и специальности по п. 8 дополняют без зачёркивания: новую квалификацию дописывают к прежним сведениям. Строка «Запись за номером таким-то недействительна» в обоих случаях не нужна, и проверку правки ведут по пп. 7 и 8.
Какая ошибка какой способ исправления требует
Способ правки определяют два обстоятельства: было ли событие на самом деле и в каком носителе оно отражено — в бумажной книжке, в ЕФС-1 или в обоих сразу.
| Ситуация | Бумажная трудовая книжка | ЕФС-1, подраздел 1.1 |
|---|---|---|
| Внесена запись о событии, которого не было | Новая строка с фразой о недействительности записи (п. 12) | Только отмена: полный повтор первоначальных сведений с X в графе 11 |
| Событие было, но неверны дата, должность или реквизиты основания | Фраза о недействительности и верные сведения в графе 3, основание в графе 4 | Отмена с X в графе 11 и следующей строкой правильные сведения |
| Перевод или увольнение признаны незаконными: восстановление или изменение формулировки | Запись по п. 12; по письменному заявлению — дубликат без недействительной записи (п. 30) | Отмена ранее переданного мероприятия; если увольнение состоялось с другой формулировкой — строка с правильными сведениями |
| Ошибка в ФИО или дате рождения на титульном листе | Одна черта, новые сведения рядом, основание на внутренней стороне обложки (п. 7) | Порядок отмены мероприятий не применяется: правка касается бумажного титула |
| В разделе нет места для исправительной строки | Вкладыш и штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером (пп. 32-33) | Не затрагивается |
Для периодов до 2020 года электронной части нет: электронные сведения ведутся с 2020 года, а бумажная книжка остаётся источником сведений о работе за прошлые годы. Ошибку в записи за 2015 год исправляют только в книжке, ошибку в событии 2024 года — в книжке, если она ведётся, и в ЕФС-1.
Кто исправляет запись: работодатель, правопреемник или новый работодатель
Пункт 30 Порядка № 320н называет случаи, когда запись предыдущего работодателя исправляет другой работодатель:
- реорганизация — исправляет правопреемник;
- ликвидация — исправляет новый работодатель или работодатель, внёсший последнюю запись, на основании документа;
- прекращение деятельности работодателя — индивидуального предпринимателя — п. 30 распространяется и на этот случай.
Общего правила, по которому новый работодатель исправляет ошибку бывшего работодателя, продолжающего деятельность, п. 30 не содержит. Практически безопасный путь в такой ситуации — обратиться к работодателю, который внёс запись. Отменённое постановление № 225 текущее право править чужие записи не подтверждает, а официального разъяснения, которое разрешало бы новому работодателю исправлять любую чужую запись, на дату публикации мы не нашли.
При ликвидации бывшего работодателя исправление вносят на основании документа, поэтому работнику стоит заранее собрать подтверждение верных сведений: без его наименования, даты и номера новый работодатель не заполнит графу 4.
Когда вместо исправления выдают дубликат трудовой книжки
Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, п. 30 позволяет работнику по письменному заявлению получить дубликат трудовой книжки без этой записи. На прочие ошибки, включая неточности в записи о приёме, это основание не распространяется: их исправляют строкой по п. 12.
Срок 15 рабочих дней из пп. 27-29 установлен для дубликата при утрате книжки. Автоматически переносить его на дубликат по п. 30 нельзя.
Подтверждение стажа показаниями двух и более свидетелей п. 31 предусматривает для специальной процедуры комиссии: при массовой утрате книжек из-за чрезвычайной ситуации и отсутствии документов. Для обычной правки записи этот механизм не используется.
В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто есть электронный архив для кадровых документов, которые разрешено вести в электронном виде; бумажная книжка, вкладыш и приказ об увольнении остаются в бумажном хранении.
Образцы для исправления записи, дубликата и СТД-Р
Комплект собран под ситуации из статьи: если ошибка в разделе «Сведения о работе», начните с образца исправления записи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Как отменить ошибочное мероприятие в ЕФС-1 и исправить электронные сведения
С 30.12.2025 форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 в редакции приказа СФР от 15.04.2026 № 389; он заменил приказ № 2281. Электронный формат отчёта утверждён приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Приказ № 2282 от 17.11.2023 к формату ЕФС-1 не относится: он касается формы ДСВ-1.
Отделение СФР опубликовало текст, по которому заполняют отчёт, — приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 об утверждении формы ЕФС-1. Изменения, внесённые приказом № 389, в этом файле могут быть не учтены, поэтому пп. 41-52 сверяйте по действующей редакции.
Отмену и исправление в подразделе 1.1 определяют пп. 41-52 порядка заполнения:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Элемент подраздела 1.1 | Правило |
|---|---|
| Нумерация строк | Сквозная, без пропусков и повторов |
| Графа 2 | Дата события |
| Графы 8-10 | Наименование, дата и номер документа-основания |
| Графа 11 | Отметка X при отмене мероприятия |
| UUID отменяемого мероприятия | Идентичен UUID ранее переданного мероприятия (электронный формат по приказу № 1463) |
Для отмены первоначальные сведения повторяют полностью и ставят X в графе 11. Событие, которого не было, только отменяют. Если событие состоялось с неверными реквизитами, следующей строкой подают правильные сведения. Отмена в СФР не исправляет бумажную книжку, а запись о недействительности в книжке не меняет сведения в СФР, поэтому для работника с бумажной книжкой выполняют оба действия.
Сроки подачи сведений установлены ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. О приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора отчитываются не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа, о прочих событиях подраздела 1.1 — до 25-го числа следующего месяца.
В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, кадровые документы синхронизируются с 1С автоматически. Перед отправкой корректирующего ЕФС-1 сверьте UUID отменяемой строки с ранее переданным отчётом и реквизиты документа-основания в графах 8-10.
Как работнику исправить электронную трудовую книжку и стаж через СФР
Неверные электронные сведения работодатель исправляет по письменному заявлению работника: ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ обязывает его исправить или дополнить сведения и передать их в СФР. Проверить результат помогают две формы: СТД-Р выдаёт работодатель, СТД-СФР формируется из информационных ресурсов фонда.
Если ошибка касается стажа или пенсионных периодов, в инструкции СФР о корректировке электронной трудовой книжки и ИЛС от 06.10.2026 на Госуслугах разведены два варианта: «Скорректировать ИЛС» — для стажа и иных пенсионных периодов, «Скорректировать ЭТК» — для электронной трудовой книжки. Если фонд запросил оригиналы документов, их нужно представить в СФР в течение 3 рабочих дней после уведомления.
Дата публикации инструкции не подтверждает дату запуска этих вариантов в интерфейсе. Перед подачей сверьте названия услуг в личном кабинете и подготовьте оригиналы документов, подтверждающих верные сведения, заранее.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с заявлением работника на руках: заявления и приказы, кроме приказа об увольнении, разрешено оформлять в КЭДО, а в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Ошибки при исправлении записи и штрафы в 2026 году
Повторная правка возникает, когда исправление вносят по правилам другого раздела или в одном носителе из двух:
- Зачёркивание строки в разделе «Сведения о работе». Правило одной черты из п. 7 переносят с титульного листа на всю книжку. Для разделов о работе и награждении п. 12 такой способ запрещает, и строку о недействительности всё равно вносят.
- Дата ошибочного события в графе 2. В исправительной записи графа 2 содержит дату внесения исправления.
- Исправление в одном контуре. Строка в книжке не меняет сведения в СФР, отмена в ЕФС-1 не исправляет книжку.
- Правка чужой записи без оснований из п. 30. Новый работодатель исправляет записи предшественника при реорганизации, ликвидации или прекращении деятельности ИП.
- Дубликат по п. 30 при ошибке в записи о приёме. Это основание касается недействительных записей об увольнении и переводе.
Нарушения правил ведения трудовых книжек квалифицируют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для организации. Квалификация зависит от обстоятельств, и опечатка сама по себе не означает автоматического штрафа.
За нарушения порядка представления сведений в СФР ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ предусматривает для должностных лиц предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. Если страхователь исправил ошибку сам до того, как её обнаружил фонд, финансовые санкции к нему не применяют (ч. 26 ст. 17 27-ФЗ).
Внимание: статья 5.27 КоАП РФ отдельно устанавливает санкции за повторное нарушение трудового законодательства, вплоть до дисквалификации руководителя.
Тарифы и стоимость КЭДО для электронных кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций; бумажная трудовая книжка в электронный вид не переводится, и отдельной услуги по исправлению бумажных книжек на странице тарифов нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Модуль для 1С:ЗУП: установка и настройка | в составе интеграции с 1С тарифа «Бизнес» | 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций и условия по численности сверяйте на странице тарифов Добыто КЭДО: цены в таблице приведены по ней на 15.10.2026.
Выводы
Ошибочную запись в разделах о работе и награждении оставляют на месте и отменяют новой строкой с очередным номером, датой исправления, фразой о недействительности, верными сведениями и основанием, а титул и сведения об образовании правят по своим пунктам. Исправление запрашивают у работодателя, внёсшего запись, за реорганизованного или ликвидированного работодателя его вносит правопреемник либо новый работодатель. Электронная часть исправляется отдельно: отменой мероприятия с X в графе 11 ЕФС-1 и, если событие было, строкой с правильными сведениями.
В КЭДО Добыто бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении остаются на бумаге, а остальные кадровые документы, которые служат основанием для исправлений, ведутся в электронном виде и синхронизируются с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о недействительной записи в трудовой книжке
Нужно ли заверять исправительную запись подписью и печатью?
Пункт 12 Порядка № 320н отдельной подписи и печати на каждой исправительной строке не требует. Заверение предусмотрено п. 36: при увольнении записи, внесённые работодателем, заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии. Исправление титульного листа по п. 7 тоже заверяют подписью и печатью при её наличии.
Сколько дней у работодателя на исправление электронных сведений по заявлению работника?
Часть 6 статьи 66.1 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению исправить или дополнить неправильные сведения и передать их в СФР, но конкретного числа дней не устанавливает. Срок 3 рабочих дня относится к выдаче СТД-Р по заявлению, при увольнении СТД-Р выдают в день прекращения трудового договора. Если ошибку выявил СФР и направил уведомление, на её устранение отводится 5 рабочих дней.
Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР, если нужно проверить исправление?
СТД-Р выдаёт работодатель по форме, утверждённой приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н в редакции от 25.06.2026. СТД-СФР формируется из информационных ресурсов фонда. Чтобы убедиться, что отмена ошибочного мероприятия и строка с правильными сведениями приняты, запрашивают СТД-СФР: она показывает сведения, которые есть у фонда.
Можно ли отправить корректирующий ЕФС-1 в старом формате по приказу № 2315?
С 01.07.2026 СФР принимает ЕФС-1 только в электронном формате, утверждённом приказом СФР от 17.11.2025 № 1463 в редакции приказа от 15.04.2026 № 389. Прежний формат по приказу СФР от 23.11.2023 № 2315 для отправки отчёта не подходит, и корректирующие строки с отметкой X в графе 11 формируют по новому формату.
Отражается ли в ЕФС-1 перевод на дистанционную работу в 2026 году?
С 30.12.2025 отдельное отражение дистанционного или надомного режима кодами «ДИСТ» и «НДОМ» отменено. Приём дистанционного работника по-прежнему отражают в подразделе 1.1 мероприятием «ПРИЕМ», а перевод на другую постоянную работу — мероприятием «ПЕРЕВОД» по п. 43 приложения № 2 к приказу СФР № 1462 в редакции от 15.04.2026.
Действует ли Порядок № 320н после 2027 года?
Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н применяется с 01.09.2021 до 01.09.2027. Исправления, которые вносятся после 01.09.2027, сверяйте с порядком ведения трудовых книжек, действующим на дату исправления: правила граф, заверения и выдачи дубликата могут измениться.
