Трудовая книжка при увольнении по собственному желанию получает одну запись из четырёх граф: номер, дата увольнения, причина со ссылкой на норму и реквизиты приказа. Графу 3 заполняют по образцу из Порядка, утверждённого приказом Минтруда России № 320н: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Датой увольнения служит последний день работы, если иное не установлено. Запись вносится в день увольнения и заверяется работодателем без подписи работника. Работнику с бумажной книжкой её выдают в тот же день, работнику без бумажной книжки выдают форму СТД-Р. Сведения в СФР в обоих случаях уходят в ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Материал показывает, как заполнить каждую графу без сокращений «пр.» и «расп.», чем действующий образец отличается от формулировки из образца Роструда и что подписывает работник: приказ об увольнении, но не запись в книжке. Отдельно разобраны отзыв заявления, увольнение в период нетрудоспособности, отсутствие работника в последний день и исправление ошибочной записи по пунктам 12-13 Порядка № 320н. Во второй половине статьи — пошаговая инструкция, сценарная таблица выдачи книжки, СТД-Р и ЕФС-1 с изменениями 2026 года, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Образец записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию по графам
Пункты 15 и 17 Порядка ведения трудовых книжек распределяют сведения об увольнении по четырём графам раздела сведений о работе. Порядок утверждён приложением № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Он применяется с 01.09.2021, сам приказ действует до 01.09.2027. На 15.10.2026 правила заполнения за последний год не менялись.
Состав граф и содержание каждой из них при увольнении по инициативе работника:
| Графа | Что вносится | Как заполнить |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Очередной номер, следующий за последней записью в книжке |
| 2 | Дата увольнения | Последний день работы, если иное не установлено (п. 16). День и месяц пишутся двумя арабскими цифрами, год — четырьмя (п. 3): ДД.ММ.ГГГГ |
| 3 | Причина увольнения со ссылкой на норму | «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» |
| 4 | Документ, на основании которого внесена запись | Наименование, дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя. Слова «приказ» и «распоряжение» пишутся полностью |
От работника к работнику не меняется только текст графы 3: в ней воспроизводится формулировка Порядка без изменений. Номер, дата и реквизиты приказа в остальных графах индивидуальны.
Условный пример строки выглядит так. В графе 1 стоит «15», в графе 2 — «16.10.2026», в графе 3 — формулировка из таблицы, в графе 4 — «Приказ от 16.10.2026 № 48-у». Номер записи, даты и номер приказа в примере условные.
Срок внесения записи установлен пунктом 9 Порядка: запись об увольнении вносится в день увольнения. Пункт 16 срока не устанавливает. Он определяет содержание графы 2: в ней указывается последний день работы, если иное не установлено.
Пункт 3 Порядка рекомендует вносить записи аккуратно, свето- и водостойкими чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Записи можно заполнять техническими средствами частично или полностью. Сокращения «пр.», «расп.», «пер.» тот же пункт отдельно называет недопустимыми. Точность самого основания — уже обязанность работодателя. Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ требует указать основание и причину прекращения договора в точном соответствии с формулировкой Кодекса и со ссылкой на статью, часть и пункт.
Запись заверяет работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Печать ставится, если она есть (п. 36 Порядка). Подпись увольняемого под записью действующий пункт 36 не требует. Работник расписывается на приказе об увольнении, когда его знакомят с этим приказом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перед внесением записи сверьте пункты 3, 9, 15-17 и 36 Порядка с официальной публикацией приказа Минтруда России № 320н на портале правовой информации.
Образцы заявления, уведомления и расписки для оформления увольнения
Комплект покрывает путь от заявления работника до выдачи книжки, и если процедура только запускается, первым откройте заявление об увольнении.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
Ссылка на норму: пункт 3 части первой статьи 77 и статьи 80, 84.1 ТК РФ
Правила увольнения по собственному желанию Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ распределяет между тремя статьями, но в книжку попадает ссылка только на одну из них. Пункт 3 части первой статьи 77 называет основание: расторжение трудового договора по инициативе работника. Статья 80 задаёт порядок: по общему правилу работник письменно предупреждает работодателя не позднее чем за две недели. Статья 84.1 требует внести основание в точном соответствии с формулировкой Кодекса. Она же обязывает в день прекращения договора выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.
В графе 3 ссылка ставится на пункт 3 части первой статьи 77: именно так она приведена в образце Порядка № 320н. На практике в книжках встречаются и другие варианты. У них разный статус:
| Формулировка или элемент записи | Откуда | Как применять |
|---|---|---|
| «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» | Порядок № 320н, приложение № 2 | Действующий образец для графы 3 на 15.10.2026 |
| «Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации» | Образец Роструда, дата разъяснения не установлена | Основание и норма те же, элементы ссылки идут в обратном порядке. Для новой записи ориентир — текст Порядка № 320н |
| Сокращения «ТК РФ», «п. 3 ч. 1 ст. 77» | Пункт 3 Порядка № 320н | Порядок рекомендует писать без каких-либо сокращений, в его образце Кодекс назван полностью |
| «пр.», «расп.», «пер.» | Пункт 3 Порядка № 320н | Прямо названы недопустимыми сокращениями |
| Причина без ссылки на статью, часть и пункт | Часть 5 статьи 84.1 ТК РФ | Не соответствует требованию указать основание со ссылкой на норму |
Сила требований в таблице разная. Точность основания и ссылки обязательна по части 5 статьи 84.1. Пункт 3 Порядка в части сокращений вообще сформулирован как рекомендация, но запрет на «пр.», «расп.» и «пер.» в нём записан отдельно.
Цепочку действий от заявления до ознакомления с приказом Роструд описывает в инструкции по увольнению по инициативе работника на портале Онлайнинспекция.РФ. По ней можно проверить, не пропущен ли шаг до внесения записи.
Что изменилось в 2026 году для записи об увольнении
Правила заполнения книжки в 2026 году остались прежними. Постановление Конституционного Суда РФ от 13.10.2026 № 59-П, опубликованное 14.10.2026, касается выплат при увольнении по собственному желанию, предусмотренных трудовым договором. Формулировку графы 3 оно не меняет. Изменения 2026 года затронули другую процедуру — отчётность в СФР по форме ЕФС-1, которую теперь регулирует приказ СФР № 1462.
Приказ об увольнении и ознакомление: что подписывает работник
Графа 4 ссылается на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Поэтому запись вносят, когда приказ уже издан и у него есть дата и номер. С приказом работника знакомят под подпись. Если работник отказывается расписаться или ознакомить его невозможно, на приказе делается отметка об этом. Так этот шаг описан в инструкции Роструда по статье 80 ТК РФ.
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит эту часть процедуры из-под правил КЭДО. Правила статей 22.1-22.3 не применяются к трудовым книжкам и к сведениям о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде. Не применяются они и к приказу об увольнении. КЭДО и передача электронных сведений в СФР — разные процедуры с разными правилами.
Внимание: приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка входят в четыре исключения КЭДО. Туда же относятся акт о несчастном случае и документы об инструктаже по охране труда. Эти документы оформляются только на бумаге, даже если остальной кадровый документооборот переведён в электронный вид.
Заявление работника об увольнении в электронный документооборот перевести можно, и при КЭДО бумажными остаются два документа: приказ и сама книжка.
В Добыто заявление об увольнении работник подписывает ПЭП или УНЭП. Приказ по форме Т-8 конструктор собирает в .docx с основанием и документом-основанием. Распечатанный приказ подписывают на бумаге, а его наименование, дату и номер переносят в графу 4.
Сформируйте приказ Т-8 для графы 4 записи об увольнении
Для приказа понадобятся дата увольнения из заявления и реквизиты самого заявления как документа-основания. Запись в книжку по готовому приказу вносит работодатель — от руки или техническими средствами, как разрешает пункт 3 Порядка № 320н.
Выдача трудовой книжки, СТД-Р и сведения в СФР после увольнения
Статья 84.1 ТК РФ требует в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку с записью. Если бумажная книжка не ведётся, вместо неё выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Форма утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н в редакции от 25.06.2026. Работник может также письменно попросить надлежаще заверенные копии документов, связанных с работой. Их выдают в день увольнения (статья 62 и часть 4 статьи 84.1).
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что делает работодатель, зависит от двух обстоятельств: ведётся ли бумажная книжка и пришёл ли работник в последний день.
| Ситуация | Что делает работодатель | Норма | Срок |
|---|---|---|---|
| Работник с бумажной книжкой в последний день на месте | Вносит и заверяет запись, выдаёт книжку | Ст. 84.1 ТК РФ, п. 9 Порядка № 320н | В день увольнения |
| Работник отсутствует или отказывается получить бумажную книжку | Направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. Книжку пересылают только с согласия работника | Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ | Когда выдать книжку в день увольнения невозможно |
| Бумажная книжка не ведётся | Выдаёт форму СТД-Р | Ст. 84.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 713н | В день прекращения договора |
| Сведения о трудовой деятельности невозможно выдать в день увольнения | Направляет заверенные сведения на бумаге заказным письмом с уведомлением. Отдельного согласия, как для книжки, не требуется | Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка № 320н | При невозможности выдачи в день увольнения |
| Работник не получил книжку или сведения и обратился после увольнения | Выдаёт книжку или сведения по письменному обращению | Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения |
| Работник письменно просит копии документов о работе | Выдаёт надлежаще заверенные копии | Ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ | В день увольнения |
| Отчёт в СФР по любому из сценариев | Передаёт кадровое мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» в подразделе 1.1 ЕФС-1 | Приказ СФР № 1462 | Не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового документа |
Для срока ЕФС-1 имеет значение только дата издания кадрового документа. Получил ли работник книжку, на этот срок не влияет. Три рабочих дня по части 6 статьи 84.1 относятся к выдаче документов работнику, а не к отчёту в СФР. ЕФС-1 — отчёт работодателя в СФР. Выдачу книжки или СТД-Р работнику он не заменяет.
ЕФС-1 при увольнении по собственному желанию в 2026 году
Форма и порядок ЕФС-1 в 2026 году установлены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Приказ зарегистрирован 18.12.2025 под № 84665 и вступил в силу 30.12.2025. С 01.07.2026 действует новый электронный формат. Объявленное изменение кодов касается подраздела 1.3 для бюджетной сферы. Обычная запись об увольнении работника в подразделе 1.1 под него не попадает.
Состав сведений подраздела 1.1 и мероприятия «Увольнение» СФР разбирает в базе знаний для страхователей по подразделу 1.1 ЕФС-1. Перед отправкой отчёта сверьте с ней основание увольнения и реквизиты приказа.
Полезно знать: заявления работников, уведомления и согласия входят в перечень документов, которые можно оформлять в электронном виде. В нём же трудовой договор и допсоглашения, приказы, ЛНА, графики отпусков и табели. Трудовой книжки в этом перечне нет.
В тарифе «Бизнес» подписанные в Добыто заявления и уведомления хранятся в электронном архиве. Бумажную книжку сервис не ведёт: запись, её заверение и выдачу книжки выполняет работодатель.
Как оформить увольнение по собственному желанию и запись в трудовой книжке: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника и определите последний день работы. По общему правилу статьи 80 ТК РФ работник предупреждает не позднее чем за две недели.
- Шаг 2. До истечения срока предупреждения учитывайте право работника отозвать заявление (часть 4 статьи 80 ТК РФ). Исключение — на его место письменно приглашён работник, которому нельзя отказать в заключении договора.
- Шаг 3. Издайте приказ с основанием по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ и ознакомьте с ним работника под подпись. При отказе или невозможности ознакомления сделайте отметку на приказе.
- Шаг 4. В день увольнения внесите запись в четыре графы. Графа 1 — очередной номер, графа 2 — последний день работы. Графа 3 — формулировка из Порядка № 320н, графа 4 — наименование, дата и номер приказа без сокращений «пр.» и «расп.».
- Шаг 5. Заверьте запись подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии.
- Шаг 6. В тот же день выдайте трудовую книжку или форму СТД-Р, а по письменному заявлению — заверенные копии документов. Выдачу подтвердите распиской работника и записью в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 7. Если работник не пришёл или отказался получить книжку, направьте уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку почтой. Книжку отправляйте только с согласия работника.
- Шаг 8. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа передайте в СФР мероприятие «УВОЛЬНЕНИЕ» в подразделе 1.1 ЕФС-1.
Когда запись по пункту 3 части первой статьи 77 не вносится или вносится иначе
Пока срок предупреждения не истёк, работник вправе отозвать заявление (часть 4 статьи 80 ТК РФ). Отозвать его нельзя, если на это место письменно приглашён другой работник, которому по закону нельзя отказать в заключении трудового договора. При отпуске с последующим увольнением отзыв возможен до начала отпуска, с тем же исключением (часть 4 статьи 127). После отзыва основание для записи об увольнении отпадает, и запись не вносится.
Часть 6 статьи 81 ТК РФ запрещает увольнять работника в период временной нетрудоспособности по инициативе работодателя. Увольнению по собственному желанию сам по себе листок нетрудоспособности не препятствует. Если дата из заявления пришлась на период нетрудоспособности, запись оформляется по общей формулировке пункта 3 части первой статьи 77.
Смерть работника — самостоятельное основание прекращения договора по пункту 6 части первой статьи 83 ТК РФ. Запись о нём вносится по пункту 19 Порядка № 320н, и формулировка «по инициативе работника» к этому основанию не относится.
Запись по пункту 3 части первой статьи 77 относится только к трудовому договору. Она не распространяется на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых. Прежде чем вносить запись, сверьте с приказом, не отозвано ли заявление и не изменилось ли основание прекращения договора.
Ошибка в записи об увольнении: исправление и последствия
Как исправить запись по пунктам 12-13 Порядка № 320н
Неправильное основание или дату увольнения в сведениях о работе не зачёркивают. Следующей записью предыдущую признают недействительной, после неё вносят верные сведения. В графе 4 исправляющей записи указывают документ, на основании которого вносится исправление.
Кто исправляет запись после реорганизации или ликвидации работодателя
Пункт 30 Порядка № 320н отвечает на вопрос, кто вносит исправление, если работодатель, сделавший ошибочную запись, изменился. После реорганизации исправление вносит правопреемник. После ликвидации его вносит работодатель по новому месту работы или по месту, где сделана последняя запись, на основании документа, подтверждающего верные сведения.
Ошибку в электронных сведениях о трудовой деятельности исправляет работодатель по письменному заявлению работника. Он уточняет или дополняет сведения и передаёт их в СФР в установленном порядке (статья 66.1 ТК РФ).
Последствия неверной формулировки или задержки книжки
Статья 394 ТК РФ позволяет суду изменить неправильную или не соответствующую закону формулировку основания увольнения. Статья 234 обязывает работодателя возместить неполученный заработок, если задержка выдачи книжки или незаконная формулировка лишили человека возможности трудиться. Автоматической выплаты за любую опечатку эти нормы не устанавливают: возмещение привязано к незаконному лишению возможности трудиться.
Реквизиты приказа для графы 4 берутся из кадровой системы. В тарифе «Бизнес» Добыто подключается к 1С:ЗУП через готовый модуль, документы синхронизируются автоматически. Перед заверением записи сверьте дату и номер приказа в графе 4 с подписанным экземпляром приказа.
Стоимость электронного оформления документов увольнения: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф. Бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении в КЭДО не переводятся, поэтому тариф покрывает документы вокруг них: заявления, уведомления, согласия и архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, Email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | не указан |
Итоговая сумма определяется численностью и тем, нужны ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив. Состав каждого тарифа приведён на странице тарифов КЭДО Добыто. Там же описан переход между тарифами: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны по странице тарифов на 15.10.2026.
Выводы
Запись об увольнении по собственному желанию собирается из фиксированных элементов. Это очередной номер, последний день работы, формулировка Порядка № 320н со ссылкой на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ и полные реквизиты приказа. Работник расписывается на приказе, а не в книжке. Документы выдают в день увольнения, а срок ЕФС-1 считается от даты приказа. Неверную запись не зачёркивают: её признают недействительной следующей строкой.
Приказ об увольнении и трудовая книжка остаются на бумаге по закону. Заявления, уведомления, согласия и архив подписанных документов Добыто переводит в электронный вид с подписями ПЭП и УНЭП. Бумажной у кадровой службы остаётся только та часть процедуры, которую требует ТК РФ.
Частые вопросы о записи об увольнении по собственному желанию
Указывать ли в графе 4 заявление работника вместо приказа?
Нет. Графа 4 по пункту 15 Порядка № 320н содержит наименование, дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись. Заявление работника служит основанием для самого приказа. Его реквизиты указывают в приказе как документ-основание, в трудовую книжку их не переносят.
Нужно ли упоминать в записи выход на пенсию при увольнении по собственному желанию?
Пункт 17 Порядка № 320н требует указывать причину увольнения, если с ней закон связывает предоставление льгот и преимуществ. Выход на пенсию приведён в Порядке как пример такой причины. Если это обстоятельство применимо к работнику, его отражают в записи. Если с причиной льготы не связаны, запись остаётся стандартной: только основание по пункту 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
Можно ли получить дубликат трудовой книжки без ошибочной записи об увольнении?
Да. Порядок № 320н даёт работнику право письменно обратиться за дубликатом без записи, признанной недействительной, если речь идёт о записи об увольнении или переводе. Обращаются к работодателю, который внёс ошибочную запись. Сначала ошибочную запись признают недействительной следующей строкой, после этого подают письменное заявление о выдаче дубликата.
Чем форма СТД-Р отличается от СТД-СФР?
Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н в редакции от 25.06.2026: СТД-Р — приложением № 1, СТД-СФР — приложением № 2, порядок их заполнения — приложением № 3. При увольнении работнику, у которого не ведётся бумажная книжка, работодатель выдаёт именно СТД-Р. СТД-СФР — форма Социального фонда России.
Какой код причины увольнения по собственному желанию указывать в ЕФС-1?
Для увольнения по инициативе работника используется код «п3ч1с77тк». По пункту 47 раздела IV приложения № 2 к приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 и классификатору в графе 7 подраздела 1.1 указывают код и текст причины. Текст причины пишется без сокращений.
Можно ли взыскать выплату по трудовому договору, если работник уволился по собственному желанию?
Постановление Конституционного Суда РФ от 13.10.2026 № 59-П, опубликованное 14.10.2026, касается выходного пособия и компенсации при увольнении по собственному желанию, предусмотренных трудовым договором. По этому постановлению работник вправе взыскать такую выплату. На запись в трудовой книжке постановление не влияет: в графе 3 остаётся пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.
