Запись о переводе в трудовой книжке: образец и сроки 2026

Запись в трудовой книжке о переводе вносится только тогда, когда перевод постоянный: временный перевод в книжку не попадает, пока не станет постоянным. Срок — не позднее 5 рабочих дней с даты приказа (пункт 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н), а текст записи должен точно соответствовать тексту приказа. В графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата перевода, в графе 3 — «Переведён на должность ведущего инженера», в графе 4 — дата и номер приказа. Различие, от которого зависит весь порядок действий: постоянный перевод даёт и запись в книжке, и подраздел 1.1 ЕФС-1 со сроком до 25 числа следующего месяца, а чисто временный перевод не даёт ни записи, ни отчёта в Социальный фонд.

Разберём заполнение всех четырёх граф для перевода на другую должность, перевода в другое структурное подразделение и перевода к другому работодателю. Покажем, чем перевод отличается от перемещения, при котором записи нет вообще, и как выглядит запись, когда временный перевод стал постоянным. Отдельно — формулировки, из-за которых запись потом приходится признавать недействительной, и способ проверить себя по документам-основаниям. Сценарная таблица по видам перевода, образцы кадровых документов для скачивания, стоимость перевода кадровых процессов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие переводы попадают в трудовую книжку, а какие нет

Переводом статья 72.1 ТК РФ называет постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, если это подразделение было указано в трудовом договоре, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Любой перевод требует письменного согласия работника. В трудовую книжку при этом попадает не всякий перевод: пункт 4 Порядка № 320н называет предметом записи сведения о переводе на другую постоянную работу.

Рядом с переводом живёт перемещение — часть 3 той же статьи 72.1. Работника переводят на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручают работу на другом механизме или агрегате, но трудовая функция и определённые сторонами условия договора не меняются. Согласия работника здесь не требуется, дополнительное соглашение не заключается, запись в трудовую книжку не вносится. Проверка простая: откройте трудовой договор и посмотрите, названо ли в нём конкретное подразделение. Если названо — перед вами перевод, если нет — перемещение.

Ниже сведены все типовые сценарии: что происходит с бумажной книжкой, что уходит в Социальный фонд и какой документ служит основанием.

Строка про перемещение закрывает самый частый спор внутри кадровой службы: перевод сотрудника из одного отдела в другой сам по себе основанием для записи не является, всё решает текст трудового договора. Строка про временный перевод объясняет, почему у работника с годовой подменой руководителя в книжке пусто и почему это не ошибка кадровика.

Что оформляется до записи: соглашение, приказ, отчёт

Запись в трудовой книжке — последний по логике документ в цепочке, а не первый. Изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон в письменной форме (статья 72 ТК РФ), поэтому исходный документ перевода — дополнительное соглашение, а не приказ. Приказ издаётся на основании соглашения, запись вносится на основании приказа, сведения в Социальный фонд формируются из того же приказа.

Сроки в этой цепочке разные, и путать их дорого.

Действующие сроки по каждому виду кадрового мероприятия опубликованы в разделе о представлении ЕФС-1 в базе знаний Социального фонда России: там же перечислены способы подачи и требования к подписи отчёта. Сверять срок стоит по дате приказа, а не по дате, с которой работник фактически вышел на новую должность.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить постоянный перевод и внести запись: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли новая должность в штатном расписании и совпадает ли её наименование с тем, что вы собираетесь писать в соглашении, приказе и книжке.
2. Шаг 2. Получите письменное согласие работника и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с новой редакцией пунктов о трудовой функции, подразделении и оплате.
3. Шаг 3. Издайте приказ о переводе с датой, с которой работник приступает к новой работе, и ознакомьте работника с приказом.
4. Шаг 4. Внесите запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приказа, дословно повторив формулировку должности из приказа.
5. Шаг 5. Сформируйте подраздел 1.1 ЕФС-1 с кадровым мероприятием «Перевод» и отправьте его в Социальный фонд до 25 числа следующего месяца.
6. Шаг 6. Обновите личную карточку и внутренние учётные данные, если карточка в компании ведётся, и проверьте, что в расчётной системе изменился оклад с той же даты.

Личная карточка Т-2 с 1 сентября 2021 года не обязательна, и знакомить работника с каждой записью книжки под роспись в карточке больше не требуется. Компания решает сама, вести карточку дальше или отказаться от неё; на порядок внесения записи о переводе это решение не влияет.

Приказ о переводе: реквизиты, от которых зависит запись

Пункт 9 Порядка № 320н требует, чтобы запись точно соответствовала тексту приказа, поэтому приказ проверяется до того, как кадровик берёт в руки книжку. Унифицированная форма Т-5 обязательной не является, работодатель вправе применять свою форму, но три реквизита в ней должны быть безупречны — дата перевода, полное наименование новой должности по штатному расписанию и ссылка на дополнительное соглашение как на основание.

Расхождение в одном слове даёт то, что потом придётся исправлять отдельной процедурой. «Ведущий инженер-технолог» в приказе и «ведущий инженер» в книжке дают недействительную запись, которую придётся признавать таковой отдельной строкой. В практике Добыто мы сводим приказ, соглашение и штатное расписание в один экран до подписания: сверка трёх наименований занимает минуту и снимает основную часть последующих исправлений.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Когда приказ подписывает не первый руководитель, а замещающее лицо, в приказе о возложении обязанностей должен стоять конкретный перечень полномочий. Формулировка «возложить исполнение обязанностей директора» без перечня порождает ровно тот спор, который этим приказом и пытались предотвратить: был ли заместитель вправе подписывать именно этот документ. Посмотрите свой приказ о замещении и проверьте, названо ли в нём право подписывать кадровые приказы.»

Соберите приказ о переводе под свою ситуацию

Как заполнить графы трудовой книжки при постоянном переводе

Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» следом за записью о приёме, в том же блоке, без повторного указания наименования организации. Заголовок с названием работодателя ставится один раз, при приёме на работу, и при переводе внутри той же компании не дублируется.

• Графа 1 — порядковый номер записи, сквозной по всему разделу. Нумерация не начинается заново и не пропускается.
• Графа 2 — дата перевода, то есть дата, с которой работник приступает к новой работе по приказу. Не дата приказа и не дата, когда кадровик открыл книжку.
• Графа 3 — формулировка перевода без сокращений: «Переведён на должность ведущего инженера-технолога». Если структурное подразделение указано в трудовом договоре, оно называется здесь же и конкретно, по штатному расписанию.
• Графа 4 — дата и номер приказа о переводе. Основанием указывается приказ, а не дополнительное соглашение.

Записи вносятся на русском языке, без сокращений вроде «пр.» вместо «приказ» и «инж.» вместо «инженер». Печать при переводе не ставится: она нужна только при заверении сведений об увольнении, если печать в организации используется. Порядок заполнения раздела «Сведения о работе» с примерами разобран в памятке Роструда о трудовых книжках, там же описан порядок исправления ошибочных записей.

Что проверить до внесения записи

1. Наименование должности в приказе, дополнительном соглашении и штатном расписании совпадает дословно.
2. Дата перевода в приказе не раньше даты подписания дополнительного соглашения.
3. Структурное подразделение указано в трудовом договоре, если вы собираетесь писать его в графе 3.
4. Предыдущая запись в книжке закрыта корректно, свободных строк и пропусков нумерации нет.
5. Перевод действительно постоянный, а не временный на срок до года.
6. В книге учёта движения трудовых книжек отражено, что документ находится у работодателя.

Временный перевод: когда запись всё-таки появляется

Статья 72.2 ТК РФ разрешает временный перевод по соглашению сторон на срок до одного года, а если перевод оформлен для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, — до выхода этого работника. Пока перевод остаётся временным, книжка не заполняется: ни при начале перевода, ни при возвращении на прежнюю работу.

Дальше начинается механизм, который кадровые службы пропускают чаще всего. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он её не потребовал и продолжает работать, условие о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным. Работодатель после этого не может вернуть человека на прежнюю должность без его согласия. Запись в книжку в такой ситуации становится обязательной, и заполняется она иначе, чем обычный перевод.

Пункт 10 Порядка № 320н описывает эту запись отдельно: в графе 2 ставится дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу, а не дата, когда перевод стал постоянным; в графе 3 указываются подразделение и должность; в графу 4 вносятся дата и номер обоих документов — приказа о временном переводе и приказа или соглашения, которым перевод признан постоянным. Дата в графе 2 отодвинута назад именно потому, что стаж работы в новой должности считается с фактического начала.

Превращение перевода в постоянный происходит без единого документа со стороны работодателя, поэтому обнаруживается оно обычно уже в споре. В практике Добыто мы ставим срок окончания временного перевода отдельным контрольным событием в маршруте: за две недели до даты кадровик получает уведомление и решает, возвращать работника, продлевать перевод или оформлять его как постоянный.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оформить перевод, пока работник на больничном, закон не запрещает: если человек в состоянии подписать дополнительное соглашение, перевод произвести можно. Я оцениваю кадровые документы по последствиям для работника, и перевод попадает в группу «формально можно, но лучше подождать»: в споре работник скажет, что лежал с температурой и бумаги не читал, а опровергать это придётся вам. Если ждать нельзя, зафиксируйте перепиской, как документ передан и что работник сам подтвердил готовность подписать его сейчас.»

Частные случаи: подразделение, переименование должности, другой работодатель

Перевод в другое структурное подразделение отражается в книжке при одном условии: подразделение названо в трудовом договоре. Если в договоре указано только место работы без конкретного отдела, смена отдела остаётся перемещением, и запись не вносится. Обратная ошибка тоже встречается: подразделение в договоре есть, а в графе 3 его не написали, и запись перестаёт соответствовать приказу.

Переименование должности без изменения трудовой функции переводом не является, но в книжку попадает отдельной записью. Единой формулировки нормативно не установлено, поэтому пишется по существу: «Наименование должности «секретарь» изменено на «офис-менеджер»», в графе 4 — дата и номер приказа об изменении штатного расписания. С работником при этом подписывается дополнительное соглашение, потому что наименование должности относится к обязательным условиям трудового договора.

Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перевод к другому работодателю прекращает трудовые отношения с прежней компанией. В книжке появляется запись об увольнении по пункту 5 части 1 статьи 77 ТК РФ с указанием, в каком порядке осуществляется перевод — по просьбе работника или с его согласия, и с наименованием организации, в которую работник переходит. Новый работодатель делает у себя обычную запись о приёме. Сведения в Социальный фонд идут с кадровым мероприятием «Увольнение», и срок здесь жёстче: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Что проверить работнику после перевода

Проверка со стороны работника занимает несколько минут. Совпадает ли должность в записи с должностью в дополнительном соглашении. Стоит ли в графе 2 дата, с которой он реально вышел на новую работу. Читается ли формулировка без сокращений. Есть ли перевод в сведениях о трудовой деятельности: их можно запросить у работодателя по форме СТД-Р, срок выдачи — 3 рабочих дня со дня заявления, либо посмотреть выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале госуслуг. Расхождение между бумажной записью и данными Социального фонда — повод обратиться в кадровую службу до того, как оно всплывёт при назначении пенсии.

Образцы кадровых документов для оформления перевода

Комплект собран под цепочку «соглашение — приказ — запись — учёт»; начинать стоит с дополнительного соглашения, потому что без него приказ о переводе не имеет основания.

Ошибки в записи о переводе и порядок их исправления

Три ошибки дают почти все последующие исправления. Первая — запись о временном переводе, которой быть не должно: кадровик оформляет её «для порядка», а потом вынужден признавать недействительной. Вторая — дата приказа в графе 2 вместо даты перевода: расхождение в несколько дней всплывает при сверке стажа. Третья — сокращённое или изменённое наименование должности, не совпадающее с приказом.

Как исправить неверную запись о переводе

Зачёркивать записи в разделе «Сведения о работе» нельзя. Исправление делается так: следующей по порядку строкой вносится запись «Запись за номером таким-то недействительна», после чего в той же строке или следующей приводится правильная формулировка перевода, а в графе 4 повторяется ссылка на приказ, служивший основанием. Если ошибку допустил прежний работодатель, исправляет её текущий — по документу, подтверждающему верные сведения, который запрашивается у прежней организации.

Если неверных записей накопилось столько, что читать книжку невозможно, выдаётся дубликат: в него переносятся общий стаж и все записи по документам-основаниям, а ошибочные не воспроизводятся. Дубликат оформляется по заявлению работника.

Во что обходится ошибка в записи

Нарушение порядка ведения трудовых книжек попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей, на индивидуального предпринимателя от 1000 до 5000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 50 000 до 70 000 рублей на организацию и дисквалификация должностного лица на срок от 1 года до 3 лет.

Основные потери лежат за пределами штрафа. Неверная запись о переводе бьёт по стажу: работник обнаруживает расхождение при оформлении пенсии, через несколько лет после того, как компания забыла про этот приказ. Восстанавливать приходится по архиву, а приказы по личному составу хранятся 50 или 75 лет и лежат далеко не всегда там, где их ищут. Отдельная статья расходов — задержка выдачи книжки при увольнении, когда кадровик доделывает пропущенные записи в день расчёта.

Кейс из практики: в производственной компании на 900 сотрудников при аудите книжек нашли 17 временных переводов, оформленных записями в разделе «Сведения о работе». Каждую запись пришлось признавать недействительной отдельной строкой, работа кадровой службы заняла 3 недели. После аудита компания перевела согласования переводов в маршрут КЭДО, и приказы перестали уходить в кадровый учёт без сверки со штатным расписанием.

Электронная трудовая книжка и КЭДО при переводе

С 2021 года бумажная книжка ведётся только тем, кто подал заявление о её сохранении; тем, кто устроился на работу впервые, бумажный документ не оформляется вовсе, и перевод у них отражается только в сведениях о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. В одной компании часть переводов требует и записи, и отчёта, а часть — только отчёта, поэтому признак ведения бумажной книжки должен стоять в карточке сотрудника, а не держаться в голове у кадровика.

Сама трудовая книжка в электронный вид не переводится. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ вывели из кадрового электронного документооборота четыре документа, и бумажная книжка среди них.

В электронный вид уходит всё, что стоит до записи: дополнительное соглашение о переводе, приказ, ознакомление с должностной инструкцией и изменённым штатным расписанием. В сервисе Добыто перевод собирается одним маршрутом: соглашение и приказ уходят работнику на подпись, а кадровик получает готовый комплект оснований к моменту, когда берёт в руки книжку. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, отдельная закупка подписи для перевода не нужна.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В споре суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию, даже если Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Мы поэтому закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней.»

Когда перевод кадровых документов в электронный вид не решает задачу

КЭДО не снимает обязанность вести бумажные книжки тех, кто их сохранил, и не заменяет запись о переводе. Если в компании 20 человек, переводы случаются раз в год, а книжки лежат в одном сейфе, выигрыш от системы будет в согласованиях и расчётных листках, но не в работе с книжками. Не подойдёт электронное оформление и там, где у значительной части сотрудников нет ни смартфона, ни рабочей почты: по таким работникам документооборот продолжают вести на бумаге.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы не берём из вебинаров и обучающих роликов сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Если в материале названа форма СЗВ-ТД вместо ЕФС-1, это индикатор: проверять надо все даты и номера в этом источнике, а не одну устаревшую строку. Перед тем как сверять свой кадровый календарь по чужой статье, посмотрите дату публикации и действующую редакцию нормы.»

Стоимость перевода кадрового оформления в электронный вид

Стоимость считается от численности сотрудников и набора функций: виды подписей, шаблоны, интеграция с учётной системой и электронный архив. Данные на дату публикации.

Итоговая сумма для компании со сложной оргструктурой зависит от числа маршрутов согласования и от того, нужны ли кастомные шаблоны приказов и соглашений. Разбивка по тарифам, состав функций и условия перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: повышение или понижение тарифа доступно в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Отдельно считать выпуск подписей для сотрудников не нужно: ПЭП и УНЭП входят в тариф, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров по их регламенту и тарифам.

Выводы

В бумажную книжку попадает только постоянный перевод, и попадает он в течение 5 рабочих дней с даты приказа, дословно повторяя формулировку должности из приказа. Временный перевод книжку не затрагивает до тех пор, пока не станет постоянным по соглашению сторон или автоматически, по правилу статьи 72.2 ТК РФ; тогда в графу 2 идёт дата фактического начала работы, а в графу 4 — оба приказа. Перемещение внутри той же местности без смены трудовой функции записи не порождает вовсе. Параллельно с книжкой работает подраздел 1.1 ЕФС-1 со сроком до 25 числа следующего месяца, и именно расхождение между бумажной записью и данными Социального фонда чаще всего вскрывается позже всего.

Сама книжка остаётся на бумаге, а вот основания для записи спокойно живут в электронном виде: дополнительное соглашение, приказ, ознакомление с изменённым штатным расписанием. Мы в Добыто собираем эту цепочку одним маршрутом, чтобы к моменту внесения записи у кадровика на руках был полный комплект подписанных оснований.

Частые вопросы

Нужно ли вносить запись, если работника перевели на ту же должность в другой филиал в том же городе?

Смотрите трудовой договор. Если в нём указано конкретное структурное подразделение, смена филиала — это перевод, требующий согласия работника, дополнительного соглашения и записи в книжке. Если в договоре названо только место работы без подразделения, перед вами перемещение по части 3 статьи 72.1 ТК РФ: ни согласия, ни записи, ни подраздела 1.1 ЕФС-1 не требуется.

Что делать, если приказ о переводе издан задним числом?

Срок в 5 рабочих дней по пункту 9 Порядка № 320н считается от даты приказа, поэтому формально запись вносится вовремя. Проблема возникает в другом месте: в графе 2 должна стоять дата, с которой работник фактически приступил к новой работе, и она окажется раньше даты приказа. Расхождение само по себе нарушением не является, но при проверке потребует объяснения табелем и расчётными документами, поэтому лучше привести даты в соответствие дополнительным соглашением.

Как отражается перевод на неполное рабочее время?

Изменение режима рабочего времени трудовую функцию не меняет, переводом не считается и в книжку не вносится. Оформляется дополнительным соглашением и приказом. С 1 сентября 2026 года для заключения такого соглашения и издания приказа по заявлению работника установлен срок в 5 рабочих дней с даты заявления.

Работник отказался от перевода при сокращении. Пишется ли это в трудовую книжку?

Сам отказ в книжку не вносится: в ней отражаются перевод и увольнение, а не предложения работодателя. Отказ фиксируется письменно на уведомлении о предложении вакансий и хранится в кадровых документах как основание для последующего увольнения. В книжке появится только запись об увольнении с той формулировкой, которая указана в приказе.

Можно ли внести запись о временном переводе по просьбе самого работника?

Порядок № 320н относит к предмету записи сведения о переводе на другую постоянную работу, поэтому запись о временном переводе будет внесена без основания и подлежит признанию недействительной. Если работнику нужно подтверждение работы в другой должности, выдаётся справка с места работы или сведения по форме СТД-Р, а не запись в книжке.

Как быть, если сотрудник переведён, а книжка утеряна работодателем?

Оформляется дубликат по заявлению работника: в него переносятся сведения об общем стаже по подтверждающим документам и все записи по последнему месту работы, включая перевод, на основании приказов. Ошибочные и недействительные записи в дубликат не переносятся. Испорченные при заполнении бланки списываются актом об уничтожении испорченных бланков, а движение книжек и дубликатов отражается в книге учёта.

Влияет ли запись о переводе на расчёт стажа?

Общий стаж по книжке считается от даты приёма до даты увольнения, поэтому запись о переводе его длительность не меняет. На специальный стаж она влияет напрямую: для льготного и педагогического стажа значение имеет именно должность, а датой начала работы в ней считается дата из графы 2. По этой же причине при признании временного перевода постоянным в графу 2 ставится дата фактического начала исполнения обязанностей, а не дата решения работодателя.