Запись об увольнении в трудовой книжке собирается по одной схеме независимо от основания: порядковый номер в графе 1, дата увольнения в графе 2, причина со ссылкой на пункт, часть и статью Трудового кодекса в графе 3, реквизиты приказа в графе 4. Текст графы 3 должен совпадать с текстом приказа, а часть статьи пишется словами, а не цифрами: «пункт 3 части первой статьи 77». Дата в графе 2 — последний день работы, а не день издания приказа и не следующий за ним день. Норма в записи зависит от того, кто прекратил договор: инициатива работника и соглашение сторон идут по статье 77, инициатива работодателя — по статье 81 или по части первой статьи 71, обстоятельства вне воли сторон — по статье 83.
Ниже — готовые тексты графы 3 для одиннадцати самых частых оснований, три формулировки, из-за которых запись признают недействительной, и порядок исправления, когда книжка ещё у вас и когда она уже выдана на руки. Сроки по ЕФС-1 и СТД-Р, сценарная таблица для нестандартных ситуаций, расчёт стоимости ошибки по статьям 234 и 394 ТК РФ и тарифы 2026 года — во второй половине статьи.
Из чего собирается запись об увольнении и где кадровики теряют норму
Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н и действует с 1 сентября 2021 года. Алгоритм записи об увольнении описан в пункте 15 Порядка, и он короче, чем кажется: четыре графы, никаких дополнительных строк с наименованием работодателя (они нужны только при приёме) и никакого заверения подписью самого работника. Требование, по которому работник расписывался под записью об увольнении, действовало до 1 сентября 2021 года и с тех пор отменено. Актуальную редакцию формы и Порядка удобно сверять на странице приказа Минтруда № 320н на сайте министерства: там же лежит приложение с образцом формы книжки.
Три реквизита ломаются чаще остальных. Первый — дата. В графе 2 стоит последний день работы по статье 84.1 ТК РФ, и он может не совпадать ни с датой приказа, ни с датой заявления. Второй — часть статьи. «Пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» пишется словами; сокращение «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» в графе 3 считается дефектом оформления. Третий — соответствие приказу. Если в приказе написано «уволить по инициативе работника», а в книжке «уволена по собственному желанию», формально это разные тексты, и при проверке к ним возвращаются.
Запись вносит работодатель или лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек отдельным приказом. Заверяется она подписью этого лица и печатью организации, если печать есть. В практике Добыто мы начинаем аудит бумажных книжек именно с приказа об ответственном: без него подпись под записью принадлежит непонятно кому.
Образцы кадровых документов, которые понадобятся в день увольнения
Комплект собран под один день процедуры; начинать удобнее с заявления, потому что от его даты считается и дата приказа, и дата в графе 2.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Образец исправления записи трудовой книжки | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Образцы записей об увольнении по одиннадцати самым частым основаниям
В таблице собран текст графы 3 целиком: его можно перенести в книжку без правок, подставив только реквизиты приказа в графу 4. Норма указана отдельной колонкой, чтобы сверить её с приказом до того, как ручка коснётся бланка.
| Основание увольнения | Текст графы 3 | Норма |
|---|---|---|
| По собственному желанию | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 3 ч. 1 ст. 77 |
| По соглашению сторон | Трудовой договор прекращён по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 1 ч. 1 ст. 77 |
| Истечение срока трудового договора | Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 2 ч. 1 ст. 77 |
| Перевод к другому работодателю | Трудовой договор прекращён в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 5 ч. 1 ст. 77 |
| Отказ от работы после изменения условий договора | Трудовой договор прекращён в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определённых сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 7 ч. 1 ст. 77 |
| Сокращение численности или штата | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 2 ч. 1 ст. 81 |
| Ликвидация организации | Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 1 ч. 1 ст. 81 |
| Неудовлетворительный результат испытания | Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации | ч. 1 ст. 71 |
| Прогул | Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей — прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 |
| Призыв на военную службу | Трудовой договор прекращён в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 1 ч. 1 ст. 83 |
| Смерть работника | Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации | п. 6 ч. 1 ст. 83 |
Обратите внимание на пары оснований, которые внешне похожи, а нормы у них разные: перевод к другому работодателю остаётся в статье 77, а увольнение по итогам испытания уходит в статью 71 и не имеет отношения к статье 81, хотя относится к инициативе работодателя. Глаголы «расторгнут», «прекращён» и «уволен» равнозначны, выбирается тот, что стоит в приказе.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Запись об увольнении живёт дольше, чем кажется. Удостоверяющие центры принимают скан страниц трудовой книжки с записью об увольнении как документ, подтверждающий прекращение трудовых отношений, когда бывший сотрудник сам отзывает свой сертификат. Проверьте перед выдачей книжки, что запись читается на копии целиком: номер, дата, норма и реквизиты приказа».
Как внести запись об увольнении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте основание в приказе с нормой ТК РФ по таблице выше. Расхождение исправляется в приказе до внесения записи, а не после.
- Шаг 2. Проставьте в графе 1 следующий порядковый номер по книжке, не начиная нумерацию заново после вкладыша.
- Шаг 3. В графе 2 укажите дату увольнения арабскими цифрами в формате 00.00.0000 — это последний день работы по статье 84.1 ТК РФ.
- Шаг 4. Перенесите в графу 3 текст основания целиком, с частью статьи словами и полным наименованием кодекса.
- Шаг 5. В графе 4 укажите вид документа, его дату и номер: приказ от 00.00.0000 № 00.
- Шаг 6. Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью при её наличии, выдайте книжку под расписку и внесите отметку в книгу учёта движения трудовых книжек.
Соберите приказ, реквизиты которого пойдут в графу 4
Три формулировки, из-за которых запись признают недействительной
Первая — вольный пересказ основания. «Уволен по сокращению» без указания пункта, части и статьи, «уволен за прогулы» во множественном числе, «уволен по статье» — всё это не соответствует требованию о точной ссылке на норму. Запись не становится автоматически ничтожной, но при споре формулировка причины увольнения оценивается отдельно от законности самого увольнения, и здесь работодатель проигрывает на ровном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая — несовпадение с приказом. Кадровик пишет в приказе «расторгнут по инициативе работника», а в книжке «по собственному желанию», либо наоборот. Запись должна воспроизводить приказ, а не пересказывать его.
Третья — неверная норма при увольнении по итогам испытания. Расторжение по части первой статьи 71 регулярно оформляют по пункту 3 части первой статьи 81, которого в кодексе нет в таком виде, либо по статье 77. Эта ошибка тянет за собой не только исправление записи, но и пересмотр всей процедуры: предупреждение за три дня, причины, доказательства.
Внимание: увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено статьёй 81 ТК РФ, и увольнение по итогам испытания сюда входит: оно относится к инициативе работодателя. Запись, внесённая в день, когда работник находился на больничном, оспаривается вместе с самим увольнением.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять приказ и книжку у вас некому, отдельный человек для этого не нужен: в сервисе Добыто основание и реквизиты приказа подтягиваются в кадровые документы из одной карточки, а расхождение текста видно до подписания.
Запись уже внесена с ошибкой: как её исправить
Зачёркивать в разделе сведений о работе нельзя — это единственное жёсткое ограничение, из которого растут все остальные правила. Ошибочную запись признают недействительной следующим порядковым номером, после чего вносят верную. Текст стандартный: «Запись за номером 00 недействительна», далее с новым номером — правильная формулировка со ссылкой на приказ.
Дальше развилка зависит от того, где сейчас книжка. Если она ещё у вас, исправление занимает пять минут. Если книжка выдана на руки, работник приносит её обратно, и запись правит тот работодатель, который её внёс, либо новый работодатель на основании официального документа от прежнего. Когда исходная запись порочит работника и он этого не хочет, оформляется дубликат: в него переносятся все записи, кроме признанной недействительной.
Как выглядит исправленная запись
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие кадровые документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Что оформляется в тот же день: ЕФС-1, СТД-Р и выдача книжки
Подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. Приказ в четверг — отчёт не позднее пятницы, приказ в пятницу — не позднее понедельника. Финансовая санкция по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены в срок или представлены неполно. Порядок заполнения и состав подразделов разбирает база знаний Социального фонда России по форме ЕФС-1.
В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт трудовую книжку либо, если работник от бумажной книжки отказался, предоставляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Работник не явился — в тот же день направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Лайфхак: в чек-листе увольнения машиночитаемая доверенность отзывается раньше сертификата подписи: сертификат принадлежит человеку и уходит с ним, а полномочия принадлежат компании. Заявление на отзыв сертификата подписывайте в последний рабочий день, пока работник ещё на месте.
Важный нюанс из практики: в компаниях, где отзыв доверенности не вынесен в процедуру увольнения отдельной строкой, бывший сотрудник получает новый сертификат на себя как на физическое лицо и продолжает подписывать документы от имени организации по действующей доверенности. Мы ставим этот пункт в чек-лист до пункта про сертификат, а проверку статуса делаем в течение суток после последнего рабочего дня.
Нестандартные ситуации: что критично в записи, а что вторично
Универсальный образец закрывает типовой случай, а спорные ситуации отличаются не текстом графы 3, а датой и сопутствующими документами. Сценарная таблица показывает, на что смотреть в каждом случае.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Отпуск с последующим увольнением | В графе 2 — последний день отпуска; книжка и расчёт выдаются в последний рабочий день перед отпуском | Выбор глагола в графе 3 |
| Увольнение в период испытания | Норма — часть первая статьи 71; больничный продлевает срок испытания, даты предупреждения пересчитываются | Формулировка причины неудовлетворительного результата в книжке |
| Срочный договор истекает в выходной | Срок переносится на ближайший рабочий день по статье 14 ТК РФ, эта дата и идёт в графу 2 | Дата издания приказа |
| Организация переименована после приёма | Отдельная запись о переименовании со ссылкой на приказ вносится до записи об увольнении | Оттиск печати с прежним названием на предыдущих записях |
| Увольнение до отработки срока по ученическому договору | Запись остаётся стандартной по пункту 3 части первой статьи 77; уважительность причины влияет на взыскание затрат, а не на формулировку | Упоминание обучения в книжке |
Вывод из таблицы один: почти во всех спорных случаях меняется дата в графе 2 и комплект сопутствующих документов, а текст графы 3 остаётся типовым.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечня уважительных причин увольнения в законе нет, и отсутствие такого перечня в соглашении об обучении работает против работодателя, а не в его пользу. Критерий у практики один: обстоятельство препятствует продолжению работы независимо от воли работника. Перечень уважительных причин в соглашении делайте открытым, перечень неуважительных — закрытым и коротким, и обязательно впишите обязанность подтвердить обстоятельство документами».
Когда бумажной записи об увольнении не будет вовсе
Работники, которые до 31 декабря 2020 года подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, и все, кто впервые устроился на работу с 2021 года, бумажную книжку не ведут. Им при увольнении выдают не книжку, а сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, и никакой записи в графах 1-4 не появляется. Кадровику здесь важно не путать два потока: в одной и той же компании часть сотрудников остаётся на бумаге, часть — только в электронном учёте.
Сама трудовая книжка в кадровый электронный документооборот не переводится: это одно из четырёх исключений, которые закон оставил на бумаге наряду с приказом об увольнении, журналом инструктажей по охране труда и актом о несчастном случае.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: Минтруд разработал законопроект о применении отечественного мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем. На сентябрь 2026 года закон не принят, и допустимые виды подписи для конкретных кадровых документов определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: Положение о КЭДО было утверждено, перечень документов определён, порядок создания личного кабинета описан. Кассационный суд акты отменил, указав, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что порядок идентификации описан в локальном акте».
Сколько стоит ошибка в записи об увольнении
Прямые последствия считаются по трём нормам. Статья 234 ТК РФ обязывает возместить работнику не полученный им заработок, если заработок утрачен из-за задержки выдачи трудовой книжки или из-за внесения неправильной, не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения. Часть восьмая статьи 394 ТК РФ добавляет: если неправильная формулировка причины увольнения препятствовала поступлению на другую работу, суд взыскивает средний заработок за всё время вынужденного прогула.
Административная часть считается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении суммы растут, а должностному лицу грозит дисквалификация. Отдельно идут 500 рублей за каждое застрахованное лицо по просроченному подразделу 1.1 ЕФС-1.
Позиции складываются, а не выбираются: по одному эпизоду работодатель платит и средний заработок за время, пока формулировка мешала трудоустройству, и административный штраф, и санкцию по персонифицированному учёту, и судебные расходы. Стоимость самой ошибки при этом ноль: исправление записи занимает две строки в бланке, если поймать его до выдачи книжки.
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов (тариф «Бизнес») | входит в тариф | с даты подключения |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора видов подписи и необходимости кастомных шаблонов и интеграции. Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указан порядок перехода между тарифами с пропорциональным пересчётом.
Трудовая книжка и приказ об увольнении остаются на бумаге в любом тарифе. Электронный документооборот закрывает всё, что вокруг них: заявление, дополнительные соглашения, ознакомление с локальными актами, архив и выгрузку для проверки.
Выводы
Текст графы 3 определяется нормой, а норма — тем, кто прекратил договор: работник и обоюдное соглашение дают статью 77, работодатель — статью 81 или часть первую статьи 71, внешние обстоятельства — статью 83. Часть статьи пишется словами, дата в графе 2 равна последнему дню работы, а сама запись воспроизводит приказ дословно. Ошибка исправляется признанием записи недействительной следующим номером, зачёркивание запрещено. В тот же день закрываются ЕФС-1, СТД-Р и выдача книжки под расписку, и именно на этих сроках чаще всего появляются штрафы.
Мы в Добыто ведём кадровый документооборот компаний, где бумажные и электронные трудовые книжки существуют параллельно, и настраиваем маршруты так, чтобы основание из приказа попадало в остальные документы без ручного переписывания. Бумажная часть при этом сокращается до четырёх исключений, которые закон оставил на бумаге.
Частые вопросы
Что писать в графе 2, если последний день работы выпал на выходной?
Дата увольнения не переносится: в графе 2 стоит тот день, который указан в приказе как последний день работы, даже если это суббота или праздник. Исключение одно — срочный трудовой договор: если срок истекает в нерабочий день, по статье 14 ТК РФ днём окончания считается ближайший следующий рабочий день, и в графу 2 идёт именно он.
Нужно ли вносить запись об увольнении совместителю?
Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника и только по месту основной работы. Если такая запись была внесена, при увольнении с совместительства запись об увольнении делает основной работодатель на основании документа от работодателя по совместительству: копии приказа или справки с реквизитами. Самостоятельно работодатель по совместительству в книжку ничего не пишет, потому что она у него не хранится.
Ставится ли печать под записью об увольнении?
Печать проставляется при её наличии у организации. С 2016 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе работать без печати, и отсутствие оттиска под записью само по себе нарушением не является. Подпись ответственного за ведение трудовых книжек обязательна всегда, а подпись самого работника под записью об увольнении не требуется с 1 сентября 2021 года.
Как оформить запись, если организация была переименована?
Сначала отдельной строкой вносится запись о переименовании: в графе 3 указывается прежнее и новое наименование с даты переименования, в графе 4 — приказ или решение с датой и номером. Только после этого вносится запись об увольнении. Если переименование пропустить, у работника в книжке остаётся приём в одну организацию и увольнение из другой, и подтверждать стаж придётся справками.
Запись внесена позже дня увольнения — это нарушение?
Дата в графе 2 всегда совпадает с датой увольнения по приказу, независимо от того, когда бланк реально заполнили. Внесение записи об увольнении откладывается только в одном смысле: книжка выдаётся в день прекращения договора, и если запись к этому моменту не готова, нарушается срок выдачи по статье 84.1 ТК РФ. Датировать саму запись задним числом не нужно и не требуется — у неё нет отдельной даты, кроме даты увольнения в графе 2.
Работник отказывается забирать трудовую книжку. Что делать с записью?
Запись остаётся внесённой и заверенной, книжка хранится у работодателя. В день увольнения направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправление по почте; со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи с работодателя снимается. Факт направления фиксируется: опись вложения и почтовая квитанция, а при выдаче на руки — расписка и отметка в книге учёта движения трудовых книжек.
Можно ли выдать дубликат вместо исправления записи, если основание было порочащим, а суд его отменил?
Да, и это штатный порядок. Работник вправе требовать дубликат, в который переносятся все записи, кроме признанной недействительной. Если увольнение признано незаконным судом, основание меняется на то, которое указано в решении, а по части восьмой статьи 394 ТК РФ при препятствии трудоустройству дополнительно взыскивается средний заработок за время вынужденного прогула.
