Смена трудовой книжки на электронную требует от работника одной обязательной подписи — на письменном заявлении работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Утверждённой федеральной формы у заявления нет. Подаётся оно по основному месту работы. Запись о заявлении в бумажной книжке заверяет работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: пункт 35 Порядка по приказу Минтруда № 320н подписи работника под ней не требует. Книжку выдают не позднее 3 рабочих дней. Дату заявления работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца. Тот, кто сохранил бумажную книжку, может перейти на электронный формат позже, но только в одну сторону. На впервые трудоустроенных после 31.12.2020 бумажную книжку не оформляют, и выбора у них нет.
Материал закрывает задачу обеих сторон. Работник поймёт, что подписывать и какие подписи от него не требуются. Специалист по кадрам увидит, какие записи, сроки и отчёт в СФР возникают после заявления. Отдельно разобраны две ошибки открытых шаблонов: срок ЕФС-1 «на следующий рабочий день» и обязательная подпись работника в журнале учёта. Пошаговая инструкция и сценарии для впервые трудоустроенных и потерявших книжку — в середине материала. Требования к заявлению через КЭДО, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине.
Что подписывает работник: заявление о выборе сведений по статье 66.1 ТК РФ
Основание смены формата — письменное заявление работника. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ в части 2 статьи 2 предусматривает два варианта такого заявления. Первый — о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге. Второй — о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Если работник когда-то выбрал бумагу или не подал заявление вовсе, части 5-6 той же статьи позволяют выбрать электронные сведения позже. Для этого он подаёт заявление работодателю по основному месту работы.
Заявление фиксирует выбор формата. Электронные сведения работодатель формирует на каждого работника независимо от заявления: по части 1 статьи 66.1 ТК РФ он формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности каждого работника. У тех, кто сохранил бумажную книжку, работодатель ведёт её параллельно с электронными сведениями. Пока заявления о переходе нет, для работников, на которых распространялся переходный порядок 439-ФЗ, бумажное ведение сохраняется по умолчанию.
Переход добровольный. В памятке СФР «Электронная трудовая книжка» с данными на январь 2026 года сказано, что переход происходит только с согласия работника. Там же указано, что при сохранении бумажной книжки решение можно изменить позже и подать работодателю заявление о переходе.
Согласие на кадровый электронный документооборот — отдельный документ с другим предметом. Оно определяет, в каком виде работник подписывает кадровые документы, и выбор формата трудовой книжки не заменяет. У работника, подписавшего согласие на КЭДО, бумажная книжка ведётся дальше, пока он не подаст заявление по статье 66.1 ТК РФ.
Утверждённой государством формы заявления нет, закон требует письменной формы. Содержание подсказывают документы, которые на заявлении основаны. В тексте должен однозначно читаться выбор предоставления сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, и обязательны дата и подпись работника. Дата попадает в два места. Первое — графа 4 записи о заявлении в бумажной книжке, где она стоит вместе с номером заявления. Второе — поле «Дата подачи» подраздела 1.1 ЕФС-1. Поэтому заявление регистрируют в день подачи: без даты и номера запись в книжке не оформить.
Заявление может поступить к работодателю в трёх видах:
- бумажный экземпляр с собственноручной подписью;
- файл с электронной подписью в системе КЭДО работодателя;
- скан бумажного заявления, присланный по электронной почте.
Закон говорит о письменном заявлении. Допустимый цифровой канал зависит от порядка, принятого у конкретного работодателя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда возникает вопрос о подписи, мы первым делом выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки заявления и файл, подписанный криптографически, подчиняются разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ бумажного документа.»
Перед тем как вносить запись в книжку, сверьте, в каком виде получено заявление и предусматривает ли локальный порядок такой канал подачи.
Кто ставит подпись на каждом документе при смене формата
При смене формата возникают пять документов и записей. Обязательная подпись работника стоит только на одном из них.
| Документ или запись | Кто подписывает или заверяет | Подпись работника | Срок | Основание |
|---|---|---|---|---|
| Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности | Работник, адресат — работодатель по основному месту работы | Обязательна | В любой момент, пока ведётся бумажная книжка | Ч. 2, 5-6 ст. 2 439-ФЗ; ст. 66.1 ТК РФ |
| Запись о заявлении в бумажной книжке, графы 3 и 4 | Работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек; печать при наличии | Пунктом 35 не предусмотрена | При выдаче книжки, не позднее 3 рабочих дней после заявления | П. 35 Порядка, приказ Минтруда России № 320н |
| Журнал учёта движения трудовых книжек | Ответственное лицо по форме, разработанной работодателем | Зависит от локальной формы журнала, условием выбора формата не служит | При выдаче книжки | П. 40 Порядка № 320н |
| Расписка о получении книжки | Работник, если работодатель её оформляет | Необязательна, служит доказательством выдачи | При выдаче книжки | В п. 35 не упоминается |
| Подраздел 1.1 ЕФС-1 | Страхователь, которому подано заявление | Не ставится | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления | Подп. 1 п. 5 ст. 11 27-ФЗ; приказ СФР № 1462 в ред. № 389 |
Всё, что возникает после заявления, оформляет работодатель. Нормы о выборе формата не делают подпись работника под записью в книжке или в журнале учёта условием перехода. Ожидание такой подписи не продлевает срок выдачи книжки.
Запись о заявлении вносится в бумажную книжку при её выдаче. В графе 3 указывается установленная Порядком формулировка о поданном заявлении, в графе 4 — дата и номер заявления. Запись заверяет подписью работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек. Ставится и печать работодателя или кадровой службы, если печати есть. Так требует пункт 35 приложения № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Журнал учёта движения трудовых книжек работодатель по пункту 40 Порядка разрабатывает сам. Поэтому графа для подписи работника в журнале — вопрос локальной формы. В открытых шаблонах 2026 года встречается совет сделать такую подпись обязательной, но пункт 35 условием выбора формата её не называет. Расписка о получении книжки помогает работодателю доказать выдачу, заявление она не заменяет.
Форма сведений о трудовой деятельности для работника после перехода
Форма СТД-Р оформляет сведения о трудовой деятельности на бумаге, когда после перехода работник запрашивает их у работодателя.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Сроки после заявления: выдача трудовой книжки и подраздел 1.1 ЕФС-1
Бумажную книжку работодатель выдаёт работнику не позднее 3 рабочих дней после подачи заявления о переходе. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения. Выдачу отражают в журнале учёта движения трудовых книжек.
Срок следующего рабочего дня, который встречается в открытых шаблонах, к заявлению о выборе формата не относится. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о таком заявлении подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. Срок установлен подпунктом 1 пункта 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сведения сдаёт страхователь, которому подано заявление, работник ЕФС-1 не подписывает. Если заявление подано 14 октября 2026 года, подраздел 1.1 нужно сдать не позднее 25 ноября 2026 года.
На дату публикации подраздел 1.1 заполняют по порядку, утверждённому приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Действует редакция приказа СФР от 15.04.2026 № 389. Приказ № 1462 применяется с 30.12.2025. Для заявления о выборе формата в поле «Дата подачи» указывают дату подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение по полям СФР расписал в инструкции по подразделу 1.1 ЕФС-1.
Специалист по кадрам, который формирует ЕФС-1 в учётной системе, сверяет дату подачи заявления с подписанным документом. В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются с учётной системой автоматически.
Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Работник проверяет, что у текущего работодателя по основному месту работы ведётся его бумажная трудовая книжка. Если трудовая деятельность впервые началась после 31.12.2020, бумажной книжки нет и заявление не подаётся.
- Шаг 2. Работник пишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ, ставит дату и подпись и передаёт заявление работодателю в виде, который допускает локальный порядок.
- Шаг 3. Работодатель регистрирует заявление в день подачи: дата и номер понадобятся для записи в книжке и для подраздела 1.1 ЕФС-1.
- Шаг 4. Работодатель вносит в бумажную книжку запись о заявлении: в графе 3 — формулировку о поданном заявлении, в графе 4 — дату и номер заявления. Запись заверяет подписью работодатель или ответственное лицо, а при наличии печатей ставится и печать.
- Шаг 5. Работодатель выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней после заявления. Если до увольнения меньше 3 рабочих дней, книжку выдают не позднее дня увольнения. Выдача отражается в журнале учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 6. Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, работодатель сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1. В поле «Дата подачи» указывается дата заявления.
- Шаг 7. Работник хранит полученную бумажную книжку: она остаётся источником сведений о его работе до 2020 года.
Когда смена формата недоступна или идёт по другой процедуре
Заявление о переходе подаёт работник, у которого ведётся бумажная трудовая книжка. В остальных ситуациях выбора либо нет, либо вопрос решается другой процедурой.
| Ситуация | Что подписывает работник | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| Бумажная книжка ведётся, работник выбрал бумагу или не подавал заявление | Заявление о предоставлении сведений по ст. 66.1 ТК РФ | Вносит и заверяет запись, выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней, сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 до 25-го числа следующего месяца |
| Работник уже выбрал электронный формат | Заявление о возврате к бумаге не предусмотрено | Бумажную книжку не ведёт: возобновление законодательством не предусмотрено |
| Трудовая деятельность впервые началась после 31.12.2020 | Заявление о выборе не подаётся, выбора нет | Формирует только электронные сведения, трудовую книжку не оформляет (ч. 8 ст. 2 439-ФЗ) |
| При приёме на работу бумажной книжки нет из-за утраты, повреждения или по иной причине | Письменное заявление с указанием причины отсутствия книжки | Оформляет новую книжку, кроме случаев, когда книжка по закону не ведётся, в частности для впервые трудоустроенных после 31.12.2020 и выбравших электронный формат (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) |
Решение о переходе работает в одну сторону. СФР указывает, что возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено. Сохранение бумаги оставляет возможность перейти позже, а выбор электронных сведений окончательный.
Порядок выбора формата касается работников по трудовому договору. На исполнителей по договору ГПХ и самозанятых требования к трудовой книжке работника не переносятся.
Утрата книжки и переход на электронный формат — разные процедуры. Потерянную книжку восстанавливают дубликатом, и заявление о переходе этот вопрос не закрывает. Свою строку в таблице работник определяет по дате первого трудоустройства и по наличию в бумажной книжке записи о поданном заявлении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Заявление о переходе через КЭДО: подпись и доказательность
Когда заявление можно подписать электронной подписью
Нормы о кадровом электронном документообороте, статьи 22.1-22.3 ТК РФ, оставляют на бумаге четыре вида документов:
- трудовые книжки;
- приказы об увольнении;
- документы об инструктажах по охране труда;
- акты о несчастном случае.
Заявление о выборе формата в этот перечень не входит. Подписать его в КЭДО можно при двух условиях: работодатель включил такие заявления в перечень документов КЭДО, а работник взаимодействует с ним в электронном виде. Сама книжка при этом остаётся бумажной, и запись о заявлении работодатель вносит в неё на бумаге.
Вид подписи для каждого документа устанавливает перечень документов КЭДО работодателя в рамках статей 22.1-22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись допустима не для всех документов. Каким видом подписи работник подписывает заявление о выборе формата, проверяется по этому перечню.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Суд читает совпадение даты выдачи подписи с датой заявления как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»
Что суд проверяет в электронном заявлении работника
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа.
- Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал. У работодателя было Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов.
- Апелляционная инстанция жалобу отклонила.
- Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил. Суд признал, что заявление сформировал сам истец, но в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. Суд также указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения, когда поступило электронное заявление.
- При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл.
Исход определили три обстоятельства. Подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении. Работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Система работодателя зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
Дело касалось заявления об увольнении. Дефекты, из-за которых работодатель проиграл, лежат в процедуре подписания в КЭДО и с видом заявления не связаны.
Полезно знать: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Споры проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа.
Если вы работодатель и планируете принимать заявления о выборе формата в электронном виде, проверьте у себя три вещи. Первая — описан ли в локальном акте порядок идентификации работника при подписании. Вторая — фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи. Третья — есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении. Платформа Добыто построена под требования 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ. ПЭП и УНЭП для сотрудников на ней выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты.
Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода
Выданную бумажную трудовую книжку работник хранит у себя. Электронная трудовая формируется из сведений, которые работодатели передают в СФР. Бумажная книжка остаётся источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В разделе СФР об электронной трудовой книжке необходимость сохранять бумажную книжку названа прямо.
После перехода книжка остаётся у работника бумажным подлинником записей о работе за прежние годы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Получив книжку, проверьте последнюю запись. В графе 3 должна стоять формулировка о поданном заявлении, в графе 4 — дата и номер заявления. Под записью нужна подпись ответственного лица, а если у работодателя есть печать, то и печать.
Ошибки при смене формата трудовой книжки и их последствия
Требовать подпись работника под записью в книжке или в журнале учёта как условие перехода. Так поступают по старым разъяснениям, которые опирались на прежние правила заверения записей. Действующий пункт 35 Порядка № 320н возлагает заверение записи на работодателя или ответственное лицо. Книжка должна оказаться у работника не позднее 3 рабочих дней после заявления, и ожидание дополнительной подписи этот срок не продлевает.
Считать согласие на КЭДО заявлением о выборе формата. Оба документа появляются при подключении работника к электронному документообороту, и их объединяют в один пакет. Без заявления по статье 66.1 ТК РФ бумажная книжка продолжает вестись. Для подраздела 1.1 ЕФС-1 в таком случае нет даты подачи.
Поставить в ЕФС-1 не ту дату. Между заявлением, записью в книжке и выдачей проходит до 3 рабочих дней, и даты путают. В поле «Дата подачи» ставится дата подачи заявления. Если сведения о заявлении нужно отменить, указывают прежнюю дату и признак отмены.
Переносить на кадровые заявления логику подписи кодом из SMS. По документам с простой электронной подписью через код из SMS накоплена судебная практика по займам, лизингу и договорам оказания услуг. Суды признают такие документы, опираясь на часть 2 статьи 5 63-ФЗ. К кадровым документам эти дела не относятся: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи.
Важный нюанс из практики: для нас довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» служит первым признаком того, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Проверьте, указан ли в вашем перечне документов КЭДО вид подписи для заявлений работников.
Принимать электронное заявление от работника, который не умеет пользоваться системой. В споре об увольнении, который рассматривал Девятый кассационный суд общей юрисдикции, работодатель проиграл в том числе потому, что за работника подписывал другой человек.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Суд оценивает фактическую способность работника работать в системе, и подпись в журнале ознакомления её не доказывает. Когда документы за работника подписывает другой человек, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Перед приёмом заявлений через КЭДО убедитесь, что каждый работник подписывает документы в системе сам.»
Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. На ней проверяется, что работники сами подписывают документы в системе.
Внимание: разъяснений Верховного Суда РФ именно по трудовым спорам с электронной подписью нет. Практика по КЭДО складывается на уровне районных судов и кассационных судов общей юрисдикции.
Стоимость КЭДО для заявлений и кадровых документов: тарифы на 2026 год
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц. Она зависит от численности и набора функций: видов подписи, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены и состав тарифов приведены на 23.10.2026 по странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
При переходе на электронные сведения работник подписывает одно заявление по статье 66.1 ТК РФ и подаёт его по основному месту работы. Всё последующее — заверение записи в книжке, её выдача, журнал учёта и отчёт в СФР — остаётся задачей работодателя, и подписи работника там не требуются. Решение необратимо, поэтому бумажную книжку после выдачи сохраняют как источник записей за годы до 2020-го. Если заявление подают через КЭДО, исход спора определяют идентификация, момент выдачи подписи и то, кто фактически подписывал документ.
Добыто ведёт заявления работников в той же системе, что и остальные кадровые документы. Подписи сотрудникам выпускаются в составе тарифа, а документы синхронизируются с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о смене трудовой книжки на электронную
Можно ли дополнить электронную трудовую книжку сведениями о работе до 2020 года?
По умолчанию в электронной трудовой книжке отражаются сведения начиная с 2020 года. Работник может обратиться в СФР, чтобы дополнить электронные сведения более ранними периодами. Источником для этих периодов служит бумажная трудовая книжка, поэтому СФР указывает на необходимость её сохранять. Пока сведения не дополнены, данные о работе до 2020 года остаются в записях бумажной книжки.
Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна до перехода на электронный формат?
О потере работник должен немедленно сообщить работодателю по месту последней записи. Дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней после заявления, это пункт 27 Порядка по приказу Минтруда России № 320н. Восстановление книжки — самостоятельная процедура, заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ её не заменяет.
Чем отчётность о выборе формата в 2026 году отличается от прежней?
В материалах 2020-2023 годов встречаются ссылки на форму СЗВ-ТД и приказ № 2281. С 30.12.2025 подраздел 1.1 ЕФС-1 заполняют по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, который заменил приказ № 2281. На дату публикации действует редакция приказа СФР от 15.04.2026 № 389. Устарело и представление о том, что выбор формата был разовым и закончился 31.12.2020: работник с сохранённой бумажной книжкой может подать заявление о переходе и сейчас.
Нужен ли приказ работодателя о переходе работника на электронную трудовую книжку?
Нормы о выборе формата отдельного приказа не называют. Юридическое основание — заявление работника. Дальше работодатель вносит запись о заявлении в бумажную книжку по пункту 35 Порядка № 320н и подаёт подраздел 1.1 ЕФС-1. Если в компании принято оформлять внутренний приказ, это локальная практика, обязательной формы у такого приказа нет.
До какого срока действует Порядок ведения трудовых книжек по приказу № 320н?
Порядок, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, действует с 01.09.2021 до 01.09.2027. На дату публикации запись о заявлении о переходе вносится и заверяется по его пункту 35. Перед оформлением записей после 01.09.2027 проверьте, какой документ заменил этот приказ.
