Трудовая книжка как бланк стоит у официальных распространителей Гознака от 350 до 450 рублей, вкладыш в неё — от 320 до 400 рублей: цена зависит от размера партии. Покупает бланки работодатель. Пункт 44 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н, обязывает его постоянно держать запас книжек и вкладышей, а бланк, испорченный при заполнении или не по вине работника, оплачивает компания. Правило о плате работника за бланк отменено с 1 сентября 2021 года вместе с Правилами № 225, поэтому удержать стоимость из зарплаты без письменного заявления работника нельзя. Работнику, который впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют вовсе: сведения о стаже ведутся электронно через СФР, и расходов на бланк у компании нет.
Ниже — таблица ситуаций с ответом, кто платит в каждой, порядок выдачи дубликата за 15 рабочих дней и условия, при которых работник возмещает стоимость бланка без нарушения статьи 137 ТК РФ. Отдельно разобраны учёт бланков в двух книгах, счета 10 и 006 и спорный вопрос НДФЛ. Образцы приказа, книг учёта и заявления о дубликате, штрафы по статье 5.27 КоАП, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто оплачивает бланк трудовой книжки по закону в 2026 году
Форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года и заменил постановление Правительства № 225, которое признано утратившим силу постановлением Правительства от 24.07.2021 № 1250. В Порядке № 320н про деньги сказано в двух местах:
- пункт 44 — работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- пункт 45 — бланк, испорченный при неправильном заполнении или не по вине работника, оплачивает работодатель.
Прямой нормы, по которой работник обязан оплатить бланк при оформлении книжки, в действующем Порядке нет. В старых Правилах № 225 такой нормой был пункт 47: работодатель взимал с работника стоимость бланка при выдаче книжки или вкладыша. С 1 сентября 2021 года этот пункт не действует, а многие статьи в выдаче до сих пор пересказывают его как действующее правило. Нюанс в том, что пункт 41 Порядка № 320н сохранил обязанность ежемесячно отчитываться о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Норма сформулирована так, что её читают по-разному: отчёт о полученных суммах есть, а основания для обязательного взыскания нет.
Кто платит за бланк в конкретной ситуации, удобнее смотреть по сценарию оформления:
| Ситуация | Кто оплачивает бланк | Основание |
|---|---|---|
| Работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Никто: бумажную книжку не оформляют, сведения ведутся электронно | Часть 5 статьи 65 ТК РФ, статья 2 Федерального закона № 439-ФЗ |
| Запас бланков и вкладышей для работников с бумажной книжкой | Работодатель | Пункт 44 Порядка № 320н |
| Бланк испорчен при неправильном заполнении | Работодатель | Пункт 45 Порядка № 320н |
| Бланк испорчен не по вине работника | Работодатель | Пункт 45 Порядка № 320н |
| Работник потерял книжку, нужен дубликат | Работодатель выдаёт дубликат за свой бланк; автоматического взыскания нет | Пункт 27 Порядка № 320н, часть 1 статьи 137 ТК РФ |
| Работник сам согласен возместить стоимость | Работник, по письменному заявлению | Добровольное волеизъявление, часть 1 статьи 137 ТК РФ |
В 5 из 6 сценариев бланк остаётся расходом компании. Работник платит только тогда, когда сам выразил согласие письменно, и это касается работников с бумажной книжкой: у тех, кто начал работать после 2020 года, предмета оплаты нет.
Если ошибка допущена в уже внесённой записи, бланк не меняют: запись исправляют в той же книжке по правилам Порядка № 320н, и расход на новый бланк не возникает.
Когда работник может возместить стоимость бланка
Удержать цену бланка из зарплаты решением работодателя нельзя. Часть 1 статьи 137 ТК РФ допускает удержания из заработной платы только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а оплата бланка трудовой книжки к таким случаям не относится. Возмещение возможно при добровольном волеизъявлении работника: он пишет заявление, в котором просит удержать стоимость бланка или вносит деньги в кассу. Без такого заявления удержание квалифицируется как нарушение трудового законодательства.
Статья 248 ТК РФ на эту ситуацию переносится плохо. Она регулирует взыскание доказанного прямого действительного ущерба с соблюдением процедуры и ограничений, а не фиксированную плату за бланк. Ссылаться на неё, чтобы автоматически удержать стоимость дубликата у работника, который потерял книжку, рискованно: придётся доказывать ущерб, вину и соблюдение порядка взыскания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Работнику, у которого из зарплаты удержали деньги за бланк без заявления, стоит запросить расчётный листок и проверить основание удержания. Работодателю — проверить, есть ли в личном деле письменное заявление на каждое такое удержание.
Сколько стоит бланк трудовой книжки и вкладыша и где его купить
Бланки трудовых книжек и вкладышей изготавливает АО «Гознак», но напрямую работодателям их не продаёт: компания направляет покупателей к официальным распространителям, перечень которых опубликован на её сайте. Единой розничной цены Гознак не устанавливает, поэтому стоимость зависит от поставщика и объёма заказа.
У одного из официальных распространителей из перечня Гознака на октябрь 2026 года действует такая шкала:
| Размер партии | Трудовая книжка, за 1 шт. | Вкладыш, за 1 шт. |
|---|---|---|
| От 11 до 24 штук | 450 руб. | 400 руб. |
| От 250 штук | 350 руб. | 320 руб. |
Разница между малой и крупной партией — 100 рублей на книжке и 80 рублей на вкладыше. Для компании, где бумажные книжки ведутся у нескольких работников, крупная закупка не нужна: запас по пункту 44 Порядка № 320н измеряется необходимым количеством, а не фиксированным числом. Цены у распространителя выставляются в счёте и могут измениться, поэтому перед закупкой сумму сверяют по актуальному счёту.
Подлинность бланка по цене не определяется, на это прямо указывает сам Гознак. Бланк, купленный вне сети официальных распространителей, может оказаться поддельным, а книжка на таком бланке ставит под вопрос записи о стаже работника. Проверить поставщика можно по перечню распространителей на сайте Гознака до оплаты счёта.
Электронная трудовая книжка: кому бланк не нужен совсем
С 1 января 2021 года работникам, которые впервые поступили на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку не оформляют. Часть 5 статьи 65 ТК РФ возлагает первичное оформление книжки на работодателя, но делает оговорку для случаев, когда книжка на работника не оформляется, а для впервые трудоустроенных после 2020 года такое исключение установлено статьёй 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде, бланк компании не покупают, и вопрос оплаты не возникает.
Для работников с ранее заведённой бумажной книжкой переход на электронные сведения добровольный. Работник, который выбрал электронный формат, получает бумажную книжку на руки, и работодатель дальше её не ведёт. Работник, который сохранил бумажную книжку, остаётся в зоне расходов компании: при заполнении разделов ему понадобится вкладыш, а при утрате — дубликат. Порядок выбора и права работника СФР разъясняет на странице об электронной трудовой книжке на сайте Социального фонда России, там же видно, что впервые поступившим на работу сведения ведутся только электронно.
Электронные сведения о стаже работодатель передаёт в СФР по форме ЕФС-1. С 1 января 2026 года форму и порядок её заполнения определяет приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, зарегистрированный Минюстом 18.12.2025 за № 84665. Работнику сведения о трудовой деятельности выдаются у работодателя по форме СТД-Р, а в СФР и на Госуслугах — по форме СТД-СФР. Форму СТД-СФР изменил приказ Минтруда России от 08.08.2025 № 489н: с 22 сентября 2025 года из неё убран раздел о работе до 31 декабря 2019 года включительно. Стаж до 2020 года по-прежнему подтверждает бумажная книжка, поэтому работнику, который отказался от неё в пользу электронного формата, книжку стоит хранить у себя.
Внимание: бумажная трудовая книжка входит в 4 документа, которые нельзя перевести в КЭДО, вместе с приказом об увольнении, инструктажем по охране труда и актом о несчастном случае. Они остаются в бумажной форме.
Статья 22.1 ТК РФ исключает из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности. В практике Добыто бумажные книжки и бланки остаются в отдельном бумажном контуре: КЭДО закрывает приказы, заявления и согласия, а книжка хранится в сейфе и учитывается в книгах на бумаге.
Перед закупкой бланков полезно выгрузить список работников, у которых бумажная книжка ведётся по их выбору: по нему видно, сколько книжек и вкладышей реально понадобится компании.
Дубликат трудовой книжки: срок выдачи и кто платит за новый бланк
Работник, который потерял трудовую книжку, подаёт работодателю по последнему месту работы заявление, и тот обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления. Этот срок установлен пунктом 27 Порядка № 320н, его подтверждает письмо Минтруда России от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180. Вопрос оплаты дубликата в пункте 27 не решён: бланк берут из запаса компании, а автоматического взыскания его стоимости с работника действующий Порядок не предусматривает.
Вина работника в утрате книжки не меняет срок и обязанность выдать дубликат. Если компания хочет вернуть стоимость бланка, ей нужно добровольное письменное заявление работника; удержание без него упирается в часть 1 статьи 137 ТК РФ. Заявление о дубликате работник может подать через КЭДО и подписать электронной подписью, сам дубликат при этом оформляется только на бумажном бланке.
Как выдать дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление работника о выдаче дубликата и зарегистрируйте дату: от неё считается срок 15 рабочих дней.
- Шаг 2. Возьмите бланк из запаса и отразите расход в книге учёта операций с бланками с указанием серии и номера.
- Шаг 3. Заполните дубликат по правилам Порядка № 320н и внесите его в книгу учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 4. Если работник готов возместить стоимость бланка, получите от него отдельное письменное заявление; без заявления стоимость остаётся расходом компании.
- Шаг 5. Выдайте дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления и проверьте, что дата выдачи отражена в книге учёта движения.
Учёт бланков трудовых книжек: две книги, бухгалтерия и НДФЛ
Пункт 40 Порядка № 320н требует вести две отдельные книги: книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша. В обеих указываются серии и номера бланков. Книги нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью, если она есть. Полный текст требований к учёту, хранению и выдаче опубликован на странице приказа Минтруда № 320н на официальном сайте министерства.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: ответственного за ведение, хранение и учёт трудовых книжек назначают приказом. Без такого приказа неясно, кто отвечает за расход бланков и записи в книгах учёта.
Приказ о назначении ответственного относится к документам, которые можно оформить в КЭДО. В сервисе Добыто такой приказ подписывают руководитель и ответственный сотрудник электронной подписью, а прошнурованные книги учёта остаются на бумаге, как требует пункт 40.
Образцы приказа, книг учёта и заявлений по трудовым книжкам
Начните с приказа о назначении ответственного, затем заведите обе книги учёта: без них расход бланков не подтвердить при проверке.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Как отразить бланки в бухгалтерском учёте
Купленные бланки коммерческая организация обычно отражает на счёте 10 «Материалы» и одновременно контролирует их движение на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности». Учёт на счёте 006 подтверждало письмо Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18, но оно опиралось на прежние Правила № 225: часть письма о взимании платы с работника устарела, а сам подход к счёту 006 сверяют с действующим Планом счетов и учётной политикой организации.
Полезно знать: испорченные бланки трудовых книжек не выбрасывают. Их списывают по акту об уничтожении, а каждое движение бланка, включая порчу, отражают в приходно-расходной книге.
С налогами ситуация менее однозначна. Письмо Минфина России от 29.11.2021 № 03-04-05/96411 говорит о доходе работника в натуральной форме, если его освободили от платы за бланк, но с оговоркой: «в случае если такая обязанность предусмотрена действующим законодательством». После отмены пункта 47 Правил № 225 прямой обязательной платы в Порядке № 320н нет, поэтому письмо само по себе не доказывает, что бесплатное оформление книжки всегда образует облагаемый НДФЛ доход. Письмо ФНС России от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@ о НДС при выдаче книжки за плату тоже опиралось на отменённый пункт 47. Позицию по НДФЛ и НДС компания закрепляет в учётной политике и при сомнении запрашивает разъяснение в своей инспекции ФНС.
Ошибки с оплатой и выдачей трудовых книжек и их цена
Самая частая ошибка — удержание стоимости бланка из зарплаты без заявления работника. Так делают по инерции, по старым Правилам № 225, а сумма кажется незначительной. Цена ошибки несопоставима с ценой бланка: удержание без основания нарушает часть 1 статьи 137 ТК РФ, а за нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП.
Вторая ошибка — задержка книжки при увольнении из-за того, что запись внесена с ошибкой или не хватило бланка вкладыша. Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ обязывает выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности в день прекращения трудового договора. По письменному обращению уволенного работника книжку выдают не позднее 3 рабочих дней. За виновную задержку статья 234 ТК РФ обязывает возместить неполученный заработок за всё время, пока работник был лишён возможности трудиться. Если работника нет в день увольнения или он отказался получить книжку, работодатель направляет уведомление и после этого освобождается от ответственности за задержку.
Третья ошибка — закупка бланков у случайного продавца ради экономии в 50-100 рублей. Подлинность бланка по цене не определить, а книжка на поддельном бланке создаёт проблемы с подтверждением стажа у работника. Проверка поставщика по перечню Гознака занимает несколько минут и снимает этот риск.
В Добыто заявление работника о добровольном возмещении стоимости бланка оформляется отдельным документом в КЭДО и подписывается ПЭП или УНЭП, поэтому у каждого удержания в личном деле есть основание с датой и подписью работника.
Стоимость КЭДО для кадровых документов вокруг трудовой книжки
Сама трудовая книжка в КЭДО не переводится, но приказы, заявления о дубликате и о возмещении стоимости бланка, согласия и сведения о трудовой деятельности оформляются электронно. Стоимость сервиса зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе подключения |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
УКЭП для сотрудников выпускают партнёрские удостоверяющие центры, её стоимость в тариф не входит и рассчитывается отдельно. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия по вашей численности — на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Бланк трудовой книжки и вкладыш покупает и оплачивает компания: Порядок № 320н обязывает её держать запас бланков и относит на неё испорченные бланки, а прежняя норма о плате работника утратила силу в 2021 году. Работник возмещает стоимость только добровольно и по письменному заявлению, удержание без него рискует обернуться штрафом по статье 5.27 КоАП. Для тех, кто начал работать после 2020 года, вопрос оплаты снят: их стаж учитывается электронно, а бланк не нужен.
Бумажная книжка остаётся вне КЭДО, но всё, что вокруг неё, от приказа об ответственном до заявления о дубликате, Добыто переводит в электронный вид с подписью работника и хранением в архиве.
Частые вопросы о стоимости и оплате трудовой книжки
Кто платит за вкладыш, если работник пришёл с заполненной бумажной книжкой?
Вкладыш оформляет и оплачивает текущий работодатель: пункт 44 Порядка № 320н обязывает его иметь необходимое количество не только бланков книжек, но и вкладышей. Прямой нормы, по которой работник обязан оплатить вкладыш, в действующем Порядке нет. Стоимость вкладыша у официальных распространителей составляет от 320 до 400 рублей, возместить её работник может только по своему письменному заявлению.
Нужно ли держать запас бланков, если почти все работники перешли на электронные сведения?
Пункт 44 Порядка № 320н говорит о необходимом количестве бланков, а не о фиксированном числе. Пока в компании есть хотя бы один работник, выбравший бумажную книжку, ему могут понадобиться вкладыш или дубликат в срок 15 рабочих дней, поэтому небольшой запас нужен. Количество определяют по списку работников с бумажными книжками и фиксируют движение бланков в приходно-расходной книге.
Как оформить возмещение, если работник сам согласен оплатить бланк?
Работник пишет заявление, где указывает стоимость бланка и способ возмещения: удержание из зарплаты или внесение денег в кассу. Без заявления удержание нарушает часть 1 статьи 137 ТК РФ. Полученные суммы попадают в ежемесячный отчёт, который пункт 41 Порядка № 320н требует представлять в бухгалтерию вместе со сведениями о наличии бланков.
Нужна ли печать на книгах учёта, если компания отказалась от печати?
Нет. Пункт 40 Порядка № 320н требует заверять книгу учёта движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу подписью руководителя и печатью только при её наличии. Без печати книги нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя.
Что будет с правилами о бланках после 1 сентября 2027 года?
Приказ Минтруда № 320н действует до 1 сентября 2027 года. После этой даты порядок ведения и хранения трудовых книжек должен определять новый акт, и правила о запасе бланков, их оплате и учёте нужно будет сверить с его редакцией. До этой даты пункты 27, 40, 44 и 45 Порядка № 320н применяются в действующей редакции.
Какой штраф за отсутствие книг учёта бланков и трудовых книжек?
Отдельного состава для книг учёта нет, нарушение квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. Санкция — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации и от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП. Порядок № 320н, где установлены требования к книгам, относится к нормативным актам, содержащим нормы трудового права.
