Трудовая книжка в бумажном виде остаётся обязательной для работников, которые в 2020 году сохранили её за собой: по статье 66 ТК РФ работодатель продолжает вести её на каждого такого сотрудника и параллельно передаёт сведения в СФР по форме ЕФС-1. У всех остальных книжка лежит на руках и остаётся единственным полным источником записей о работе до 2020 года: электронная трудовая книжка по умолчанию отражает сведения с 2020 года, а выписка из неё не показывает общий страховой стаж. Порядок действий зависит от ветки. Для тех, кто сохранил бумагу, кадровая служба вносит записи не позднее 5 рабочих дней и выдаёт книжку в день увольнения. Тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, книжку не оформляют вовсе: сведения ведутся только в электронном виде.
Материал помогает кадровой службе определить, на кого из сотрудников книжка ещё ведётся и какие сроки по приказу Минтруда № 320н проверит ГИТ, а работнику — чем подтвердить стаж до 2002 года и периоды, которых нет в выписке СФР. Покажем, почему трудовую книжку нельзя перевести в КЭДО и как выдать её при увольнении без риска штрафа. Пошаговая проверка стажа, образцы кадровых документов, стоимость перехода на КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кому работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в 2026 году
Право выбора формы ввёл Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В 2020 году работодатели уведомляли сотрудников о переходе на электронные сведения: исходно до 30 июня, но постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 перенесло крайний срок на 31 октября 2020 года. Заявления о выборе работники подавали до 31 декабря 2020 года. С тех пор компания живёт в двух режимах одновременно: на одних сотрудников ведёт бумажную книжку и электронные сведения, на других только электронные.
Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у него основная, и если работник сохранил бумажный формат. Право на бумажную книжку не теряется при смене работы: новый работодатель принимает книжку и продолжает её вести. На дату публикации почти 27 млн работников ведут сведения о трудовой деятельности только в цифровом формате (данные СФР на 6 августа 2026 года), так что в большинстве компаний бумажные книжки остаются у меньшей части штата, но не исчезают.
Выбор работает в одну сторону. Сотрудник, сохранивший бумажную книжку, вправе в любое время подать заявление о переходе на электронные сведения. Тогда работодатель выдаёт ему книжку на руки и освобождается от её ведения и хранения. Обратный переход к бумажному режиму законом не предусмотрен. Подать заявление позднее 2020 года вправе также работники, которые отсутствовали с сохранением места работы (болезнь, отпуск), и люди со стажем, не состоявшие в трудовых отношениях на 31 декабря 2020 года.
Сценарии, с которыми кадровая служба сталкивается на практике, сведены в таблицу.
| Ситуация работника | Что с бумажной книжкой | Что делает работодатель |
|---|---|---|
| В 2020 году сохранил бумажную книжку | Ведётся и хранится у работодателя, в том числе у нового после смены работы | Вносит записи по приказу № 320н и параллельно подаёт ЕФС-1 в СФР |
| Подал заявление о ведении сведений в электронном виде | Выдана на руки с записью о поданном заявлении, хранится у работника | Книжку не ведёт и не хранит, сведения передаёт только через ЕФС-1 |
| На 31.12.2020 не работал, но имеет стаж | Остаётся у работника, выбор формы не сделан | Принимает заявление о выборе формы при трудоустройстве |
| В 2020 году отсутствовал с сохранением места (болезнь, отпуск) | Ведётся работодателем до подачи заявления | Принимает заявление о выборе формы в любое время |
| Впервые устроился на работу после 31.12.2020 | Не оформляется | Ведёт сведения только в электронном виде |
| Работает у вас по совместительству, основное место у другого работодателя | Хранится по основному месту работы | Запись о совместительстве вносит основной работодатель по желанию работника на основании подтверждающего документа |
Из таблицы видно, что ни один сценарий не позволяет работодателю завести бумажную книжку новичку без стажа и вернуть в бумажный режим того, кто уже выбрал электронные сведения. Сверьте личные дела с книгой учёта движения трудовых книжек: число книжек в сейфе должно совпадать с числом сотрудников, сохранивших бумажный формат.
Что бумажная книжка подтверждает, а выписка из электронной трудовой книжки нет
Электронная трудовая книжка по умолчанию содержит сведения с 2020 года. Работнику, который выбрал электронный формат, книжку выдают с записью о выборе, и её нужно сохранить: это источник сведений о работе до 2020 года. В августе 2026 года СФР отдельно напомнил, что бумажные книжки сохраняют значение именно для этих периодов. Подробности о выборе формы, хранении книжки и порядке перехода собраны в разъяснении СФР об электронных трудовых книжках.
Выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР (утверждена приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н) показывает периоды работы и кадровые события, но общий страховой стаж в ней не указан. Для проверки продолжительности стажа и пенсионных коэффициентов нужна выписка из индивидуального лицевого счёта (ИЛС): на это в июне 2026 года обращало внимание отделение СФР по Саратовской области. Обе выписки заказывают через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ, а электронную трудовую книжку открывают на странице услуги «Электронная трудовая книжка» на Госуслугах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Для пенсии старые записи весят больше новых. Пенсионные права за периоды до 1 января 2002 года были конвертированы в расчётный пенсионный капитал, а валоризация увеличила его на 10% за общий стаж до 2002 года и дополнительно на 1% за каждый полный год стажа до 1 января 1991 года. Работа до регистрации гражданина в системе персонифицированного учёта подтверждается трудовой книжкой установленного образца (статья 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ). Единой календарной границы здесь нет: у одного человека это 1997 год, у другого 2002-й.
Если книжки нет или записи в ней неточные и неполные, СФР принимает другие документы: письменные трудовые договоры, справки работодателя, выписки из приказов, лицевых счетов и зарплатных ведомостей. Когда сведений о работе до 2002 года нет в индивидуальном учёте, СФР направляет к работодателю соответствующего периода. На практике это означает поиск правопреемника или архива, и бумажная книжка с аккуратными записями избавляет от этого поиска.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные сведения не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Поэтому бумажную трудовую книжку с записями до 2020 года я советую хранить как оригинал, а не как скан. Проверьте, какие сведения о вашей работе существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их, если запись в ИЛС окажется неполной.»
Сравнение документов, которыми подтверждают стаж и периоды работы, приведено ниже.
| Документ | Какие периоды и сведения | Где получить |
|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Записи о работе до 2020 года, у работников с бумажным форматом и после; подтверждает работу до регистрации в персонифицированном учёте | У работника или у работодателя, если работник сохранил бумажный формат |
| Выписка СТД-СФР (электронная трудовая книжка) | Сведения с 2020 года; общего страхового стажа нет | Госуслуги, клиентская служба СФР, МФЦ |
| Выписка из ИЛС | Продолжительность страхового стажа и пенсионные коэффициенты | Госуслуги, клиентская служба СФР |
| Сведения о трудовой деятельности СТД-Р | Период работы у конкретного работодателя | У работодателя: в период работы не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, при увольнении в день прекращения договора |
Ни одна электронная выписка не закрывает одновременно периоды до 2020 года и общий стаж. Для полной картины нужны две выписки СФР и бумажная книжка рядом.
Если вы работодатель и читаете этот раздел глазами кадровой службы, задача сводится к тому, чтобы сведения в ЕФС-1 совпадали с записями в книжке и приказами. В Добыто кадровые документы о приёме, переводе и увольнении подписываются в электронном виде, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует их с учётной системой автоматически, так что расхождение между приказом и отчётностью видно до отправки в СФР.
Как проверить стаж и восполнить пробелы в сведениях СФР: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Закажите выписку из индивидуального лицевого счёта через Госуслуги или клиентскую службу СФР. В ней видны продолжительность страхового стажа и пенсионные коэффициенты.
- Шаг 2. Закажите выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР и сверьте периоды с 2020 года: даты приёма, переводов и увольнений.
- Шаг 3. Положите рядом бумажную трудовую книжку и сверьте периоды до 2020 года, отдельно отметив работу до 1 января 2002 года и до 1 января 1991 года: от них зависят расчётный пенсионный капитал и валоризация.
- Шаг 4. Если период в ИЛС отсутствует или отражён неверно, подайте запрос на корректировку через Госуслуги или в клиентскую службу СФР. Приложите подтверждения: трудовую книжку, письменный трудовой договор, справку работодателя, выписку из приказа, лицевого счёта или зарплатной ведомости.
- Шаг 5. Если запись в книжке неточная или неполная, а сведений о работе до 2002 года в индивидуальном учёте нет, запросите справки и выписки из приказов у работодателя того периода и приложите их к запросу в СФР.
Записи в трудовой книжке: сроки и правила приказа Минтруда № 320н
С 1 сентября 2021 года порядок ведения, хранения и учёта трудовых книжек устанавливает приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Он заменил прежнюю Инструкцию № 69 и действует до 1 сентября 2027 года, поэтому в 2026 году кадровая служба работает по нему. Ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу книжек назначают приказом работодателя, а книгу учёта движения трудовых книжек работодатель разрабатывает самостоятельно: единой утверждённой формы у неё нет.
Сроки внесения записей заданы пунктом 9 Порядка: сведения о выполняемой работе и переводе вносятся не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения. Книжку ведут на русском языке. Отчётность в СФР идёт отдельной линией и не зависит от формы книжки: с 1 января 2026 года ЕФС-1 заполняют по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, сведения о приёме и увольнении подают не позднее следующего рабочего дня, о постоянном переводе — не позднее 25-го числа следующего месяца. Получается, что по сотруднику с бумажной книжкой кадровик отвечает за два комплекта сведений с разными сроками.
Когда работник с бумажной книжкой переходит на электронные сведения, в книжку вносят запись по пункту 35 Порядка: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 1 ставят номер записи, в графе 2 — дату выдачи книжки, в графе 4 — реквизиты заявления работника с датой и номером регистрации. Запись заверяет подписью работодатель или ответственное лицо, печатью при наличии. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения.
Как исправить неверную запись: что разрешает 320н
Пункт 12 Порядка запрещает зачёркивать неточные, неправильные или признанные недействительными записи. Распределения полномочий на исправление любой ошибки действующий приказ не содержит, и переносить в него подробные правила старой Инструкции № 69 нельзя. Данные о самом работнике исправляют по пункту 7: при смене фамилии прежнюю зачёркивают одной чертой на титульном листе и записывают новую, а на внутренней стороне обложки указывают реквизиты подтверждающего документа и заверяют ссылку подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью, если она есть.
Исправление записи о незаконном увольнении или переводе
Для записи об увольнении или переводе, признанных незаконными, Роструд приводит пример формулировки: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен», с новой датой и формулировкой причины. Пример дан в руководстве по соблюдению обязательных требований, утверждённом приказом Роструда от 11.11.2022 № 253, в разделе об изменении даты или формулировки увольнения. Это образец для увольнения, а не универсальная формула для любой ошибки, поэтому другие исправления оформляют без зачёркивания, новой записью со ссылкой на документ-основание.
Образцы документов для ведения, исправления и выдачи трудовых книжек
Комплект закрывает учёт, назначение ответственного и выдачу книжек; начните с приказа о назначении ответственного, без него остальные документы некому вести.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Выдача трудовой книжки при увольнении и ответственность работодателя
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (часть 4 статьи 84.1 ТК РФ). Если работника в этот день нет или он отказывается получать документы, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку почтой. Работнику с электронными сведениями отправляют заказным письмом заверенные сведения на бумаге. Со дня направления уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Сведения по форме СТД-Р работник получает тем способом, который указал в заявлении: на бумаге, заверенные надлежащим образом, или электронным документом с УКЭП, если она у работодателя есть (часть 5 статьи 66.1 ТК РФ). При увольнении срок один — день прекращения договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибка в этой процедуре стоит дороже переоформления бумаги. Если задержка выдачи книжки или сведений лишила человека возможности трудиться, работодатель по статье 234 ТК РФ возмещает неполученный заработок за весь период задержки. Сверху ГИТ вправе применить часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Уведомление, отправленное в день увольнения, снимает оба риска, поэтому его шаблон держат готовым заранее.
Заявление об увольнении в компаниях с КЭДО всё чаще приходит в электронном виде, а сама книжка и приказ об увольнении остаются на бумаге. На стыке двух режимов работодатель и проигрывает споры.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя: у него были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, и указал, что работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали ему в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала сама система.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доказать, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Проверьте три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя.
Почему трудовую книжку нельзя перевести в КЭДО
Статья 22.1 ТК РФ исключает из кадрового электронного документооборота трудовые книжки и формируемые по закону электронные сведения о трудовой деятельности. В тот же перечень входят приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве и документы об инструктажах по охране труда. Электронные сведения о трудовой деятельности ведутся по своим правилам через ЕФС-1 и СФР, а бумажная книжка остаётся бумажной на весь срок, пока работник не подаст заявление о переходе.
Внимание: в КЭДО нельзя перевести 4 вида документов: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажную трудовую книжку. Для них бумажная форма сохраняется даже в компании, где всё остальное подписывается электронно.
Сканирование книжки в личное дело эту проблему не решает. Скан страниц, подписанных от руки, — электронный образ бумажного документа, а не электронный документ, и требования к нему другие.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в любом вопросе о юридической силе файла, — в каком режиме он создан. Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Важный нюанс из практики: Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 перечислил случаи, когда суд может затребовать подлинники доказательств, уже направленных ему в виде электронных образов. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Скан трудовой книжки в споре о стаже или увольнении подлинник не заменит.
Для работодателя КЭДО снимает всё, кроме перечня исключений: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, заявления, ЛНА, графики отпусков. Бумажные книжки остаются в сейфе у ответственного, и их учёт ведётся по книге учёта движения. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на ней проверяют, что сотрудники действительно умеют подписывать документы сами, потому что суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления.
Когда электронные сведения не заменят бумажную трудовую книжку
- Нужно подтвердить работу до 2020 года: ЭТК по умолчанию содержит сведения только с 2020 года.
- Нужен общий страховой стаж: в выписке СТД-СФР его нет, а периоды до регистрации в персонифицированном учёте подтверждает трудовая книжка.
- Суд или СФР требует подлинник: электронный образ книжки его не заменит.
- Работник сохранил бумажный формат и не подавал заявления о переходе: работодатель обязан продолжать вести книжку независимо от того, внедрена ли в компании КЭДО.
Стоимость КЭДО для компании, где часть работников сохранила бумажные трудовые книжки
Стоимость зависит от численности сотрудников в КЭДО, нужных видов электронной подписи и интеграции с учётной системой; бумажные книжки в расчёт не входят, потому что по закону остаются вне электронного документооборота.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итог по компании складывается из численности и тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Условия по каждому тарифу и состав функций приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Бумажная книжка в 2026 году нужна двум группам: сотрудникам, сохранившим бумажный формат, на которых работодатель ведёт её по 320н до их заявления о переходе, и всем, у кого есть стаж до 2020 года, потому что электронные сведения эти периоды не содержат, а выписка из ЭТК не показывает общий стаж. Для работодателя это отдельный контур с жёсткими сроками записей и выдачи в день увольнения, который нельзя перевести в электронный документооборот.
Добыто берёт на себя ту часть кадрового документооборота, которую закон разрешает вести электронно: договоры, приказы о приёме и переводе, заявления и ЛНА, с синхронизацией в 1С:ЗУП. Так кадровая служба тратит ручное время только на книжки и документы из перечня исключений статьи 22.1 ТК РФ.
Частые вопросы о трудовой книжке
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?
Нет. Федеральный закон № 439-ФЗ позволяет перейти с бумажной книжки на электронные сведения в любое время, но обратный выбор не предусматривает. После заявления о переходе книжку выдают на руки с записью по пункту 35 приказа № 320н, и дальше работодатель её не ведёт. Сохраните её: она подтверждает периоды работы до 2020 года.
Сколько хранится трудовая книжка, которую уволенный работник так и не забрал?
По пункту 43 Порядка, утверждённого приказом № 320н, невостребованные книжки хранятся у работодателя до востребования. Срок архивного хранения задаёт статья 664 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для созданных до 2003 года.
В какой срок работодатель выдаёт дубликат утерянной трудовой книжки?
Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления работника (пункт 27 Порядка ведения трудовых книжек по приказу № 320н). Заявление подают работодателю по последнему месту работы, если книжка велась там в бумажном виде.
Как получить на руки трудовую книжку, если она хранится у работодателя?
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней выдать трудовую книжку для целей обязательного социального страхования или предоставить копии документов, связанных с работой. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р за период работы у этого работодателя выдают в тот же срок, на бумаге или электронным документом с УКЭП.
Достаточно ли записи в трудовой книжке для досрочной пенсии?
Одной записи о должности может не хватить. Особый характер и условия труда подтверждают уточняющими справками и другими документами работодателя или архива по статье 14 Федерального закона № 400-ФЗ. Свидетельскими показаниями характер работы не подтверждается.
Есть ли официальный калькулятор стажа по трудовой книжке?
Официальный калькулятор СФР рассчитывает условия приобретения страховой пенсии: в него вводят уже сформированные страховой стаж и индивидуальный пенсионный коэффициент. Календарную продолжительность стажа по датам из трудовой книжки он не суммирует, поэтому стаж для расчёта берут из выписки из индивидуального лицевого счёта.
