Запись о переходе на электронную трудовую книжку — завершающая запись в разделе «Сведения о работе» бумажной книжки. Работодатель вносит её после письменного заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Содержание записи задаёт пункт 35 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н: в графе 2 ставят дату выдачи книжки, в графе 3 — формулировку о поданном заявлении, в графе 4 — дату и номер регистрации заявления. Книжку выдают работнику не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если до увольнения осталось меньше 3 рабочих дней, её выдают не позднее дня увольнения. Запись вносят только тем, у кого велась бумажная книжка: впервые поступившему на работу после 31.12.2020 её не оформляют.
Статья отвечает на вопросы специалиста по кадрам и работника: почему под записью нет подписи работника, почему номер приказа о переходе в графу 4 не ставят, как отметить выдачу в книге учёта и когда подать подраздел 1.1 ЕФС-1. Отдельно показано, чего Порядок № 320н прямо не регулирует: исправления ошибочной записи о переходе, пропущенной записи и выдачи книжки дистанционному работнику. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, дополнение стажа до 2020 года в СФР, образцы документов и тарифы на КЭДО приведены во второй половине статьи.
Кому вносят запись о переходе на ЭТК и в каких случаях её нет
Основание для записи — письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Часть 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ связывает с ним два последствия: работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку и освобождается от её дальнейшего ведения и хранения. Работник, который раньше выбрал бумажную книжку, вправе подать такое заявление позже: это предусматривает часть 5 той же статьи. Если заявления нет и работник продолжает работать, работодатель ведёт его бумажную книжку дальше.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) не прекращает трудовой договор. Часть 3 статьи 2 439-ФЗ не предусматривает ни увольнения, ни прекращения договора, поэтому запись об увольнении в книжку не вносят. Отдельного приказа о переходе закон и пункт 35 Порядка № 320н не требуют: запись вносят по заявлению работника.
Действия работодателя с бумажной книжкой зависят от того, какое заявление подал работник и когда он впервые устроился на работу.
| Ситуация работника | Что работодатель делает с бумажной книжкой | Основание |
|---|---|---|
| Работник с бумажной книжкой подал заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ | Вносит запись о поданном заявлении и выдаёт книжку не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Дальше книжку не ведёт | ч. 3 ст. 2 439-ФЗ, п. 35 Порядка № 320н |
| Заявление подано, до увольнения осталось меньше 3 рабочих дней | Вносит запись и выдаёт книжку не позднее дня увольнения | п. 35 Порядка № 320н |
| Работник заявлений не подавал и продолжает работать | Продолжает вести бумажную книжку | ч. 2 и 5 ст. 2 439-ФЗ |
| Дистанционный работник сохранил бумажную книжку | Вносит сведения, если работник предоставит книжку лично или направит её заказным письмом с уведомлением | п. 2 Порядка № 320н |
| Работник впервые поступил на работу после 31.12.2020 | Бумажную книжку не оформляет, сведения ведутся в электронном виде. Записи о переходе нет | ст. 66 и 66.1 ТК РФ в редакции 439-ФЗ |
| Работник раньше подал заявление о предоставлении сведений и просит вернуть бумажное ведение | Возобновить ведение бумажной книжки работодатель не вправе | ч. 3 и 5 ст. 2 439-ФЗ, письмо Минтруда России от 04.09.2024 № 14-6/ООГ-5261 |
Запись о переходе появляется только в первых двух сценариях. Перед её внесением проверьте по личному делу, велась ли у работника бумажная книжка и какое именно заявление он подал. Заявление о продолжении бумажного ведения и заявление о предоставлении сведений по статье 66.1 ТК РФ ведут к противоположным действиям с книжкой.
Образец записи о переходе на ЭТК: что писать в графах 1-4
Запись вносят в раздел «Сведения о работе» под следующим порядковым номером после последней записи о работе. Содержание граф и способ заверения определяет пункт 35 Порядка № 320н. Порядок заполнения граф 1 и 2 Минтруд разъяснял письмом от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Письмо выпущено до действующего Порядка, поэтому правила выдачи сверяют с пунктом 35.
| Элемент записи | Что вносят | Основание |
|---|---|---|
| Графа 1 | Следующий порядковый номер записи | письмо Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150 |
| Графа 2 | Дата выдачи трудовой книжки работнику на руки | п. 35 Порядка № 320н, письмо № 14-2/В-150 |
| Графа 3 | «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» | п. 35 Порядка № 320н |
| Графа 4 | Заявление работника с датой и номером его регистрации | п. 35 Порядка № 320н |
| Заверение | Подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя либо кадровой службы при наличии | п. 35 Порядка № 320н |
Дату подачи заявления в графу 2 не переносят: она стоит в графе 4 вместе с регистрационным номером. Номер приказа о переходе графу 4 не заменяет, потому что пункт 35 требует реквизиты регистрации заявления. Специального журнала регистрации таких заявлений ни 439-ФЗ, ни Порядок № 320н не устанавливают. Без регистрационного номера графу 4 не заполнить, поэтому заявление регистрируют до внесения записи.
Полный текст пункта 35 и смежных правил ведения книжек можно открыть на странице приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Перед внесением записи сверьте с ним формулировку графы 3.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если в разделе «Сведения о работе» не осталось места
Для заполненного раздела пункт 32 Порядка № 320н предусматривает вкладыш. Записи во вкладыше продолжают нумерацию книжки. По пункту 33 вкладыш без трудовой книжки недействителен, поэтому работнику передают книжку вместе со вкладышем. Правила о том, что запись о переходе вносится именно во вкладыш, Порядок не содержит: пункт 32 описывает общий случай заполненного раздела. Проверьте, есть ли в разделе свободная строка, до дня выдачи книжки.
Порядок оформления: от заявления до выдачи книжки и отчёта ЕФС-1
Ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек организует работодатель. Непосредственно эту работу выполняет уполномоченное лицо, назначенное приказом или распоряжением (пункт 42 Порядка № 320н). Если руководитель не подписывает запись о переходе сам, её подписывает это лицо. Выдачу отражают в книге учёта движения трудовых книжек. Работодатель разрабатывает её самостоятельно, а книгу нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя организации или ИП и печатью при наличии (пункт 40).
Что проверить до внесения записи
- Заявление подано в письменной форме, и в нём работник просит именно о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ (часть 3 статьи 2 439-ФЗ).
- Заявлению присвоены дата и регистрационный номер: без них графа 4 не заполняется (пункт 35).
- Приказом или распоряжением назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (пункт 42).
- Книга учёта движения трудовых книжек пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя и печатью при наличии (пункт 40).
- В разделе «Сведения о работе» есть свободная строка. Если строки нет, оформлен вкладыш (пункт 32).
- Рассчитан крайний срок выдачи: 3 рабочих дня со дня заявления. Если до увольнения осталось меньше 3 рабочих дней, крайний срок — день увольнения (пункт 35).
- Запланирован отчёт в СФР: подраздел 1.1 ЕФС-1 сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Сроки выдачи книжки и отчёт в СФР по форме ЕФС-1
Срок выдачи считают в рабочих днях: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал заявление, когда до увольнения оставалось меньше 3 рабочих дней, книжку выдают не позднее дня увольнения. В графу 2 вносят дату фактической выдачи, поэтому запись делают в день выдачи.
Сведения о поданном заявлении работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 единой формы сведений ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления. С 2026 года форму регулирует приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Порядок и сроки для работодателей и работников собраны в разъяснениях СФР об электронной трудовой книжке. По ним удобно сверить отчётный месяц.
ЕФС-1 сдают как отчётность страхователя, и кадровый электронный документооборот (КЭДО) её не заменяет. В тарифе «Бизнес» Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП. Он устанавливается и настраивается за один день, а документы, подписанные в КЭДО, синхронизируются с учётной системой автоматически.
Выдача книжки дистанционному работнику
Пункт 35 Порядка № 320н требует выдать книжку при переходе. Нормы, которая разрешала бы заменить выдачу почтовым отправлением работнику, в Порядке нет. Пункт 2 разрешает дистанционному работнику направлять книжку работодателю заказным письмом с уведомлением. Эта норма касается внесения сведений и не регулирует возврат книжки при переходе. Работодатель, который выбирает почтовую отправку, действует без прямой опоры на норму, поэтому способ передачи стоит зафиксировать в книге учёта.
Как внести запись о переходе на ЭТК и выдать книжку: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ и зарегистрируйте его. Дата и регистрационный номер понадобятся для графы 4.
- Шаг 2. Рассчитайте крайний срок выдачи: 3 рабочих дня со дня заявления. Если до увольнения осталось меньше 3 рабочих дней, крайний срок — день увольнения.
- Шаг 3. В день выдачи внесите запись в раздел «Сведения о работе». В графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — дату выдачи, в графе 3 — формулировку о поданном заявлении, в графе 4 — дату и номер регистрации заявления. Если раздел заполнен, используйте вкладыш.
- Шаг 4. Заверьте запись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя либо кадровой службы при наличии.
- Шаг 5. Выдайте книжку работнику и отразите выдачу в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 6. Передайте сведения о заявлении в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
- Шаг 7. Больше не вносите записи в бумажную книжку: дальнейшие сведения о работе передаются только в электронном виде.
Образцы документов для учёта и выдачи трудовой книжки при переходе на ЭТК
Комплект охватывает назначение ответственного, учёт выдачи и исправление записей. Первой откройте книгу учёта движения трудовых книжек: в ней фиксируют выдачу книжки при переходе.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
Ошибки в записи о переходе: исправление и ответственность
Зачёркивать запись в разделе «Сведения о работе» нельзя. Пункт 12 Порядка № 320н запрещает зачёркивание ранее внесённых неточных, неправильных или признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Исправление оформляют новой записью под следующим порядковым номером.
Неточная запись о переходе: что даёт пункт 12
Механику признания записи недействительной пункт 12 описывает для записи об увольнении или постоянном переводе. После такой записи вносят следующую по порядку запись о признании её недействительной и при необходимости верную запись. Специальной формы исправления записи о переходе на электронные сведения в Порядке нет. Работодатель, который применяет эту механику к ошибке в графе 2 или 4, опирается только на общий запрет зачёркивания.
Пункты 29-30 Порядка регулируют заполнение и выдачу дубликата, в том числе при недействительной записи об увольнении или переводе, а также отдельные случаи правопреемства. Общего правила о том, какой работодатель исправляет любую ошибку в книжке, эти пункты не устанавливают. Сверьте графы 2 и 4 с регистрационными данными заявления и датой фактической выдачи, пока книжка ещё не передана работнику.
Книжку выдали без записи о переходе
К пропущенной записи механика исправления по пункту 12 не подходит: этот пункт касается неправильных и неточных записей. Пункт 9 требует вносить записи о работе на основании документа работодателя. Отдельной процедуры для пропущенной записи о подаче заявления Порядок № 320н не содержит. В такой ситуации работодатель может опереться на документально подтверждённый факт подачи заявления, то есть на его дату и регистрационный номер, и на общие правила внесения записей. Проверьте, сохранилось ли зарегистрированное заявление в личном деле.
Цена ошибки: штраф и спор о неполученном заработке
За нарушение трудового законодательства часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Санкция общая: состав нарушения устанавливают по конкретным обстоятельствам, и автоматического штрафа за любую ошибку в книжке из нормы не следует.
Статья 234 ТК РФ обязывает возместить неполученный заработок, если работника незаконно лишили возможности трудиться. Норма называет, в частности, виновную задержку выдачи трудовой книжки или сведений при увольнении и неправильную формулировку основания увольнения. Одной ошибки в записи или факта задержки для вывода об убытках недостаточно. Дата выдачи в книге учёта и в графе 2 должна совпадать: по этим датам подтверждается соблюдение срока в 3 рабочих дня.
Бумажная трудовая книжка у работника после перехода: стаж и сведения СФР
Выданная книжка остаётся действительной. По разъяснению СФР её следует сохранить как документ о работе до 2020 года: электронные сведения формируются с 2020 года, а стаж за более ранние периоды отражён в бумажном бланке. Работодатель после перехода новых записей в эту книжку не вносит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сведения о работе до 01.01.2020 можно внести в индивидуальный лицевой счёт в СФР. Для этого работник подаёт заявление на корректировку и подтверждающие документы, в том числе бумажную трудовую книжку, через услугу «Корректировка индивидуального лицевого счёта в СФР». Порядок корректировки установлен приказом СФР от 11.07.2023 № 1363. Последовательность действий описана в инструкции СФР по дополнению электронной трудовой книжки.
Если работник продолжает работать в компании и подписывает кадровые документы в КЭДО, в тарифе «Бизнес» Добыто эти документы хранятся в электронном архиве. Сведения о трудовой деятельности в этот архив не входят, они ведутся в системе СФР.
С 08.08.2026 электронный запрос сведений о трудовой деятельности из СФР по форме СТД-СФР подают через Единый портал госуслуг. Раньше запрос подавали через личный кабинет на сайте СФР. С той же даты действует приказ Минтруда России от 25.06.2026 № 271н. Он изменил приказ от 10.11.2022 № 713н и обновил порядок заполнения форм СТД-Р и СТД-СФР, сам бланк СТД-Р не изменился. Чтобы проверить, все ли периоды попали в электронные сведения, закажите выписку СТД-СФР через госуслуги и сравните её с бумажной книжкой.
Почему бумажная трудовая книжка и запись о переходе остаются вне КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ прямо исключает из режима электронного документооборота по статьям 22.1-22.3 трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде по трудовому законодательству. Запись о переходе вносят в бумажный бланк. Сведения в СФР работодатель передаёт отдельной отчётностью, в частности ЕФС-1, по статье 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Заявление о выборе электронной формы сведений тоже отделяют от обычного заявления в КЭДО. Часть 3 статьи 2 439-ФЗ требует письменного заявления, а статья 22.1 ТК РФ исключает трудовые книжки и электронные сведения из своего режима. Эти нормы не подтверждают, что такое заявление можно подписать в произвольном сервисе КЭДО. Письменное заявление на бумаге с регистрационным номером выполняет требование 439-ФЗ без дополнительного толкования.
Когда КЭДО не помогает с трудовой книжкой
Для самой записи о переходе, выдачи бумажной книжки, учёта её движения и сдачи ЕФС-1 КЭДО не нужен. Эти действия выполняют по Порядку № 320н и правилам персонифицированного учёта, вне режима статьи 22.1 ТК РФ. В сервисе Добыто бумажная трудовая книжка и записи в ней не оформляются. Через КЭДО в Добыто проходят остальные кадровые документы работника: электронные заявления по шаблонам, подписание кадровых документов электронной подписью и архив подписанных документов.
ПЭП и УНЭП для сотрудников мы выпускаем бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Перед подключением КЭДО проверьте, какие документы в вашей компании остаются бумажными по части 3 статьи 22.1 ТК РФ, и ведите их учёт отдельно.
Стоимость КЭДО для кадровых документов, которые не входят в трудовую книжку
Стоимость КЭДО рассчитывается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности. Внесение записи в бумажную трудовую книжку в тарифы не входит: книжка остаётся вне КЭДО.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Запись в бумажной трудовой книжке и её выдача | не тарифицируется: вне КЭДО по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | не применяется |
Цены приведены на октябрь 2026 года. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Текущие условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Запись о переходе прекращает ведение бумажной книжки, а трудовой договор продолжает действовать. Её вносят по зарегистрированному заявлению работника: в графе 2 указывают дату выдачи, в графе 4 — реквизиты заявления. Запись заверяет ответственное лицо, а книжку отдают работнику в течение 3 рабочих дней. Затем бланк остаётся у работника как подтверждение стажа до 2020 года, а сведения о заявлении работодатель передаёт в СФР в подразделе 1.1 ЕФС-1. Для исправления записи о переходе, пропущенной записи и почтовой выдачи Порядок № 320н прямого правила не даёт, поэтому работодатель опирается на документы учёта.
Трудовая книжка и ЕФС-1 остаются за кадровой службой и учётной системой, а остальные кадровые документы работника можно перевести в КЭДО. В Добыто мы подключаем подписание этих документов электронной подписью, выпускаем сотрудникам ПЭП и УНЭП, а в тарифе «Бизнес» синхронизируем документы с 1С:ЗУП.
Частые вопросы о записи о переходе на ЭТК
Должен ли работник расписаться под записью о переходе на ЭТК?
Нет. Пункт 35 Порядка № 320н требует заверить запись подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью при наличии. Подпись работника под этой записью не предусмотрена. Получение книжки работник подтверждает отдельно: отметкой в книге учёта движения трудовых книжек, которую работодатель ведёт по пункту 40 Порядка, или распиской.
Что делать, если работник потерял бумажную книжку уже после перехода?
По пункту 27 Порядка № 320н работник, утративший книжку, должен немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Исключения для книжки, выданной при переходе на электронные сведения, пункт 27 не содержит, и отдельной процедуры для этой ситуации Порядок не устанавливает. Периоды работы с 2020 года отражены в электронных сведениях СФР.
Что предъявить новому работодателю после перехода на ЭТК?
По статье 65 ТК РФ при приёме на работу предъявляют сведения о трудовой деятельности вместе с бумажной книжкой либо вместо неё. Бумажная книжка понадобится, если в ней есть периоды работы, которые ещё не внесены в индивидуальный лицевой счёт. Новый работодатель записей в закрытую книжку не вносит: сведения о работе передаются в СФР в электронном виде.
Нужно ли выдавать СТД-Р вместе с трудовой книжкой при переходе?
Нормы, которая обязывала бы выдать СТД-Р вместе с книжкой при переходе, нет. Статья 66.1 ТК РФ обязывает выдавать сведения о трудовой деятельности работникам, у которых бумажная книжка не ведётся: по их заявлению сведения выдают не позднее 3 рабочих дней. После перехода работник попадает в эту категорию, поэтому СТД-Р ему выдают по отдельному заявлению.
Как работник получает сведения о трудовой деятельности при увольнении после перехода на ЭТК?
Книжку работодатель уже не ведёт, поэтому в день прекращения трудового договора он выдаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если работник в этот день отсутствует или отказывается от получения, сведения направляют ему на бумаге заказным письмом с уведомлением. Этого требует статья 66.1 ТК РФ.
