Купить трудовую книжку самому работнику закон прямо не запрещает, но и не требует: обязанность иметь бланки лежит на работодателе. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, обязывает компанию постоянно держать необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей, а статья 65 ТК РФ — оформить новую книжку по письменному заявлению человека, у которого её нет. Бланки работодатель приобретает у изготовителя или распространителей и учитывает по серии и номеру как документы строгой отчётности, поэтому бланк, принесённый работником, в эту систему учёта не встраивается. Для тех, кто впервые устроился на работу после 31.12.2020, вопрос не возникает: бумажную книжку им не оформляют, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде.
Разбираем, на какую норму сослаться, если работодатель просит принести бланк самостоятельно, как проверить подлинность бланка по серии и номеру и вправе ли компания брать деньги за книжку. Работодателю материал даёт порядок централизованной закупки: две книги учёта, ежемесячный отчёт бухгалтерии, акт на испорченные бланки. Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, образцы учётных документов, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы о стаже и дубликате — во второй половине статьи.
Кто обязан обеспечить бланк трудовой книжки: работник или работодатель
Часть 3 статьи 66 ТК РФ возлагает ведение трудовых книжек на работодателя: он ведёт книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у него для сотрудника основная. Исключение — работодатели-физлица без статуса ИП, они трудовые книжки не ведут. Бланк для записи работодатель берёт из собственного запаса: пункт 44 Порядка № 320н требует постоянно иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в неё.
С 01.01.2023 закупку описывает приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н: для приобретения бланков работодатели обращаются к изготовителю либо к распространителям — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. АО «Гознак» называет тот же круг покупателей: трудовые книжки и вкладыши приобретают организации и компании у официальных распространителей. Ни приказ № 55н, ни Порядок № 320н не содержат прямого запрета работнику купить бланк. Механизма, по которому компания обязана такой бланк принять и оформить, в них тоже нет.
Порядок № 320н действует с 01.09.2021 до 01.09.2027, его текст с приложениями размещён на официальной странице приказа на сайте Минтруда России. Эту редакцию стоит открыть, если кадровик ссылается на правила о бланках из прежних нормативных актов: действующий порядок не воспроизводит часть прежних норм, включая правило о плате с работника.
Если человек приходит на работу без трудовой книжки из-за утраты, повреждения или по иной причине, статья 65 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению оформить новую. В заявлении работник указывает причину отсутствия книжки. Исключение — случаи, когда книжка на этого человека по ТК РФ не оформляется, например при первом трудоустройстве после 31.12.2020 по части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.
Кто оформляет книжку и из чьего бланка, зависит от категории работника:
| Ситуация | Что происходит с книжкой | Чей бланк | Основание |
|---|---|---|---|
| Человек впервые поступает на работу после 31.12.2020 | Бумажная книжка не оформляется, сведения формируются в электронном виде | Бланк не нужен | Ч. 8 ст. 2 439-ФЗ, ст. 66.1 ТК РФ |
| У работника бумажная книжка, к 31.12.2020 он не выбрал электронный формат или выбрал бумажный | Работодатель продолжает вести книжку | Вкладыш при необходимости — из запаса работодателя | Ст. 66 ТК РФ, п. 44 Порядка № 320н |
| Работник подал заявление о переходе на электронные сведения | Работодатель прекращает вести книжку и выдаёт её на руки | Бланк не нужен | Порядок № 320н, разъяснения СФР |
| Книжка утрачена или повреждена, человек поступает на новую работу | Новая книжка по письменному заявлению с указанием причины | Из запаса работодателя | Ст. 65 ТК РФ |
| Книжка утрачена у текущего работодателя | Дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления, стаж подтверждается документами | Из запаса работодателя | Порядок № 320н |
| Работодатель — физическое лицо без статуса ИП | Трудовая книжка не ведётся | Бланк не нужен | Ч. 3 ст. 66 ТК РФ |
Во всех строках, где бланк нужен, его источник — запас работодателя. Ситуации, в которой работник по закону должен купить бланк сам, в действующих нормах нет. Если кадровая служба просит принести книжку, купленную на стороне, работник вправе подать заявление по статье 65 ТК РФ и попросить оформить книжку из запаса компании.
Почему компания не принимает бланк, купленный работником
Бланк трудовой книжки попадает в учёт работодателя в момент закупки и остаётся в нём до выдачи. Порядок № 320н требует вести две книги: приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Формы книг работодатель разрабатывает сам, но в обеих фиксируются операции с бланками с указанием серии и номера. Бланки хранятся как документы строгой отчётности, а ответственный за ведение книжек ежемесячно отчитывается бухгалтерии о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Бланк, купленный работником, по приходно-расходной книге не проходит: у компании нет документа о его приобретении, а серия и номер не совпадают ни с одной партией из закупки. Чтобы его оформить, кадровику придётся вписывать в учёт бланк неизвестного происхождения.
Второй вопрос — подлинность. Гознак предупреждал, что поддельные бланки бывают внешне похожи на подлинные, а гражданам с такими книжками приходилось сталкиваться с проблемами при подтверждении стажа и оформлении пенсии. Сам факт покупки бланка работником не означает подделку и не ведёт к автоматической потере стажа: такой нормы и такой судебной практики нет. Риск в другом: у бланка, купленного в обход изготовителя и распространителей, нет документов о закупке, и при сомнениях в подлинности его происхождение подтвердить нечем.
Проверить сомнительный бланк работодатель может через изготовителя. Гознак принимает запросы с серией, номером, годом выпуска бланка и сведениями о предприятии-изготовителе. Для бланков, закупленных централизованно, серия и номер уже есть в приходно-расходной книге вместе с документами о поставке.
Порядок № 320н распределяет и расходы на испорченные бланки. Если бланк испорчен при неправильном заполнении или не по вине работника, его оплачивает работодатель. Испорченные при заполнении бланки уничтожаются с составлением акта. С бланком, который работник купил сам, эта схема не работает: списать по акту то, что не поставлено на учёт, нельзя.
Как оформить новую трудовую книжку работнику, у которого её нет: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите категорию работника. Если он впервые поступает на работу после 31.12.2020 или ранее подал заявление о переходе на электронные сведения, бумажная книжка не оформляется: обратный переход с электронного формата на бумажный не предусмотрен.
- Шаг 2. Получите письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки. В нём работник указывает причину отсутствия книжки: утрата, повреждение или иная причина, как требует статья 65 ТК РФ.
- Шаг 3. Возьмите бланк из запаса компании и отразите расход в приходно-расходной книге по учёту бланков с серией и номером бланка.
- Шаг 4. Зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- Шаг 5. Внесите сведения о работнике и запись о приёме. Если бланк испорчен при заполнении, оформите акт на его уничтожение и возьмите следующий бланк из запаса.
- Шаг 6. Передайте сведения о приёме в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1: электронные сведения о трудовой деятельности формируются и на работников, которым ведут бумажную книжку.
Можно ли брать с работника деньги за бланк трудовой книжки
Прежнее регулирование позволяло взимать с работника плату за бланк по цене приобретения. Порядок № 320н это правило прямо не воспроизводит. При этом в нём сохранился отчёт ответственного бухгалтерии о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, и именно на этот пункт ссылаются сторонники платы. Прямой формулировки о праве работодателя требовать стоимость бланка или об обязанности работника её вносить в действующем порядке нет, а ответ Роструда о возмещении расходов на бланк, который часто цитируют, опубликован в 2017 году и опирается на прежние нормы.
На дату публикации вопрос остаётся спорным. Для работника из этого следуют две вещи: требование купить бланк на стороне нормой не подкреплено, а если компания всё же предлагает оплатить бланк из своего запаса, разумно попросить документ о закупке с ценой. Работодателю, который берёт плату, стоит учитывать, что ГИТ при проверке может прочитать действующий порядок иначе.
Если вы работодатель и выстраиваете учёт бланков с нуля, бумажной в этой цепочке остаётся только сама трудовая книжка. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение книжек и ознакомление сотрудников с ним в Добыто подписываются электронной подписью, без распечатки и сбора подписей на листе ознакомления.
Кому бумажная трудовая книжка не нужна в 2026 году
Лицам, впервые поступившим на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют. Работникам, которые выбрали электронный формат, бумажную книжку выдают на руки, и работодатель прекращает её вести. Те, кто к 31.12.2020 не подал заявление или выбрал бумажную книжку, сохраняют бумажное ведение и могут перейти на электронный формат позже. Обратный переход на бумажную книжку не предусмотрен. Порядок и формы сведений Социальный фонд России разъясняет на странице об электронной трудовой книжке на сайте СФР.
При переходе на электронные сведения работодатель выдаёт бумажную книжку не позднее 3 рабочих дней после письменного заявления, а если работник увольняется раньше — в последний рабочий день. После выдачи книжки бланки и вкладыши на этого работника компании не нужны.
Электронные сведения работник получает в двух формах. СТД-Р выдаёт работодатель за период работы у него. СТД-СФР формируется из информационных ресурсов Социального фонда России. Работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в фонд в составе ЕФС-1: новая форма действует с 30.12.2025 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, а изменения порядка заполнения по приказу СФР от 15.04.2026 № 389 вступили в силу 30.05.2026.
Бумажная книжка при этом остаётся вне КЭДО. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не распространяет правила электронного кадрового документооборота на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Бланк нельзя заменить электронным документом внутри компании: либо работник переходит на электронные сведения через СФР, либо книжка ведётся на бумаге.
Полезно знать: в КЭДО переводятся трудовой договор и допсоглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков, табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка остаётся в списке документов, которые ведутся только на бумаге, вместе с актом о несчастном случае и журналом инструктажей.
Книжки прежних образцов не требуют замены. Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 ввело книжки нового образца с 01.01.2023, но ранее выданные работникам книжки сохраняют силу и обмену не подлежат, а бланки старого образца, оставшиеся у работодателя, можно использовать без ограничения срока. Остатки прежней закупки компании списывать не нужно: их расходуют до конца.
В Добыто сведения о кадровых событиях синхронизируются с 1С:ЗУП через готовый модуль, поэтому приказ о приёме, подписанный в КЭДО, и данные для отчётности в СФР берутся из одной учётной системы. Бумажная книжка у работников, которые её сохранили, ведётся параллельно по Порядку № 320н.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Запись в трудовой книжке и стаж: что будет, если бланк вызывает сомнения
Периоды работы до 01.01.2020 подтверждаются в основном бумажной трудовой книжкой. В апреле 2026 года СФР разъяснил, что гражданин может обратиться за включением в индивидуальный лицевой счёт записей о работе до 01.01.2020 из бумажной книжки. При расхождениях за периоды с 01.01.2002 фонд проверяет полноту и достоверность сведений.
Если подлинность бланка вызывает вопросы, записи в нём придётся подтверждать другими документами о работе. Тот же принцип действует для дубликата: работодатель выдаёт его не позднее 15 рабочих дней со дня заявления, а записи о стаже в дубликате вносятся только на основании подтверждающих документов. Бланк, выданный из учтённого запаса работодателя, такой проверки происхождения не требует: его серия и номер записаны в книгах учёта компании.
Ошибка в записи сама по себе не требует нового бланка. Запись исправляют в той же книжке по правилам Порядка № 320н, а новый бланк расходуется, когда книжка утрачена, повреждена или испорчена при первом заполнении. Способ исправления выбирают по схеме ниже.
Как выглядит исправленная запись
Исправление вносится в ту же книжку по правилам Порядка № 320н, бланк при этом не меняется и в книгах учёта не списывается. Шаблон оформления есть в комплекте документов ниже.
Как организовать централизованную закупку бланков трудовых книжек
Объём закупки определяется числом работников, которым компания ведёт бумажную книжку, и приёмом сотрудников с бумажными книжками. Работники, впервые поступившие на работу после 31.12.2020, и сотрудники, перешедшие на электронные сведения, в расчёт не входят. Числового минимума запаса Порядок № 320н не устанавливает: пункт 44 говорит о необходимом количестве бланков и вкладышей.
Чек-лист: что подготовить до закупки бланков
- Издать приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.
- Заключить договор с изготовителем или распространителем бланков по приказу Минфина России № 55н.
- Утвердить форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.
- Утвердить форму книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.
- Определить место хранения бланков как документов строгой отчётности.
- Согласовать с бухгалтерией ежемесячный отчёт о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные книжки и вкладыши.
- Подготовить форму акта на уничтожение испорченных при заполнении бланков.
- Посчитать работников, которым компания ведёт бумажную книжку, и сверить остатки бланков прежнего образца.
Централизованная закупка закрывает сразу несколько требований Порядка № 320н: у каждого бланка есть документ о приобретении, серия и номер попадают в приходно-расходную книгу в день поступления, а ежемесячный отчёт бухгалтерии сходится с остатками. Бланки, купленные самими работниками, в этот учёт не попадают.
Факт: статья 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Трудовой кодекс обязывает хранить кадровые документы, но как именно хранить, не описывает: эти правила компания закрепляет сама.
В Добыто приказы и заявления по кадровым событиям, подписанные электронной подписью, хранятся в электронном архиве на тарифе «Бизнес». Бланки трудовых книжек и сами книжки в этот архив не переносятся и хранятся у ответственного как документы строгой отчётности.
Когда отдельная закупка бланков почти не нужна
Если все работники компании приняты впервые после 31.12.2020 или перешли на электронные сведения, бумажные книжки компания не ведёт, и бланки расходуются только при приёме человека с бумажной книжкой, которую нужно продолжить вкладышем, либо при оформлении новой книжки по статье 65 ТК РФ. Работодатель — физическое лицо без статуса ИП книжки не ведёт вовсе. Небольшой компании с остатком бланков старого образца достаточно этого остатка: использовать его можно без ограничения срока.
Во что обходится ошибка с трудовой книжкой
Нарушение порядка ведения трудовых книжек ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. Отсутствие запаса бланков при обязанности по пункту 44 Порядка № 320н и неучтённый бланк в книжке работника попадают в этот же состав.
Дороже штрафа обходится задержка выдачи. По статье 234 ТК РФ работодатель возмещает неполученный заработок, если из-за задержки выдачи трудовой книжки работник был незаконно лишён возможности трудиться. Если при увольнении в последний рабочий день книжку не выдали, потому что на испорченный бланк или новый вкладыш в компании не нашлось замены, сумма возмещения растёт с каждым днём задержки.
Образцы документов для учёта и выдачи трудовых книжек
Комплект закрывает учёт бланков от назначения ответственного до выдачи книжки, начинать стоит с приказа о назначении ответственного.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом заполнения | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
Стоимость КЭДО для кадровых документов вокруг трудовой книжки
Бланки трудовых книжек компания покупает у изготовителя или распространителя по их ценам, а стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников и нужных видов подписи. Тарифы ниже актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | при подключении |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, которые подписывают документы в системе, и от того, нужна ли УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП. Условия каждого тарифа и порядок пересчёта при смене тарифа собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Трудовые книжки и бланки в стоимость не входят: по статье 22.1 ТК РФ они остаются на бумаге.
Выводы
Обеспечить бланк трудовой книжки обязан работодатель: он держит запас по Порядку № 320н, закупает бланки у изготовителя или распространителей и учитывает каждый по серии и номеру. Бланк, купленный работником, прямо не запрещён, но в учёт компании не встраивается и не имеет подтверждённого происхождения, а плата за бланк по действующим нормам остаётся спорной. Человеку без книжки достаточно письменного заявления по статье 65 ТК РФ, а тем, кто впервые устроился после 2020 года, бумажная книжка не нужна.
Для компаний с бумажными книжками централизованная закупка и две книги учёта дают подтверждённое происхождение каждого бланка, а приказы, заявления и ознакомления вокруг книжки Добыто переводит в КЭДО с электронной подписью и интеграцией с 1С:ЗУП.
Частые вопросы
Что делать, если работодатель отказывается оформить книжку и требует купить бланк самому?
Подайте письменное заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины её отсутствия: статья 65 ТК РФ обязывает работодателя оформить книжку по такому заявлению. Сохраните копию с отметкой о получении. Если книжку не оформляют, работник вправе обратиться в ГИТ: за нарушение порядка ведения трудовых книжек организации грозит предупреждение или штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Можно ли принять на работу человека с купленной книжкой, в которой уже есть записи?
Записи в трудовую книжку вносит работодатель, поэтому записи в бланке, который человек купил сам, ничем не подтверждены. При сомнениях работодатель направляет серию, номер, год выпуска бланка и сведения о предприятии-изготовителе в Гознак, а периоды работы проверяет по сведениям СФР: работник может получить выписку СТД-СФР, а при расхождениях за периоды с 01.01.2002 фонд сам проверяет полноту и достоверность сведений.
Ведётся ли трудовая книжка на совместителя?
Нет. Часть 3 статьи 66 ТК РФ обязывает вести книжку на работника, для которого работа у этого работодателя основная. Работодателю, у которого человек работает по совместительству, книжку вести не нужно, и бланк на совместителя из его запаса не расходуется. Книжка остаётся у работодателя по основному месту работы.
Нужна ли трудовая книжка исполнителю по договору ГПХ или самозанятому?
Нет. Трудовые книжки ведутся на работников по трудовому договору, проработавших у работодателя свыше 5 дней на основной работе. Исполнитель по договору ГПХ и самозанятый работниками в смысле ТК РФ не являются, записи о таких договорах в книжку не вносятся, а бланк на них не расходуется.
Что происходит с книжкой, которую работник не забрал при увольнении?
Работодатель выдаёт книжку в последний рабочий день. Если работник её не получил, книжка хранится у работодателя до востребования по правилам архивного законодательства и учитывается в книге учёта движения трудовых книжек. Выдать её можно позже по запросу работника.
Как подтвердить стаж до 2020 года, если бумажной книжки нет?
Сведения о периодах с 01.01.2020 формируются в СФР в электронном виде, их показывает выписка СТД-СФР. Записи о работе до 01.01.2020 можно внести в индивидуальный лицевой счёт по обращению в СФР на основании бумажной книжки или документов, подтверждающих работу. Если книжка утрачена у текущего работодателя, он выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления и вносит записи о стаже по подтверждающим документам.
