Подсчет стажа по трудовой книжке вручную и в кадровой системе

Подсчёт стажа по трудовой книжке начинается с выбора цели: стаж для больничного считают по Правилам, утверждённым приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н, стаж для пенсии — по статье 13 400-ФЗ и Правилам № 1015. Порядок в обоих случаях календарный: из даты окончания периода вычитают дату начала и прибавляют 1 день, остатки дней по всем записям суммируют, каждые 30 дней переводят в месяц, каждые 12 месяцев — в год. Совпадающие по времени периоды засчитывают один раз. Для пособия стаж определяют на день начала болезни: до 5 лет — 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Периоды до 2020 года есть только в бумажной книжке, с 2020 года — в электронных сведениях СФР, поэтому по одному работнику обычно нужны оба источника.

Ниже — расчёт на конкретных датах, таблица периодов, которые входят и не входят в стаж для больничного и для пенсии (армия, уход за ребёнком, ГПХ, ИП, учёба), и порядок ввода стажа в 1С:ЗУП, где незаполненный вид стажа программа считает нулевым. Отдельно разбираем, откуда брать данные: бумажная книжка, СТД-Р, СТД-СФР или выписка из ИЛС. Типичные ошибки ручного подсчёта и их цена, образцы кадровых документов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой стаж вы считаете: для больничного, для пенсии или для личной карточки

Слово «трудовой стаж» в действующих законах о пособиях и страховой пенсии не используется: там считают страховой стаж. Понятие «общий трудовой стаж» сохранилось в статье 30 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ и применяется только при оценке пенсионных прав, приобретённых на 1 января 2002 года. Одна и та же трудовая книжка даёт разный результат в зависимости от того, для какой процедуры вы считаете.

Для обычного больничного непрерывный стаж не нужен: шкала 60, 80 и 100% зависит только от суммарного страхового стажа, перерывы между работами на неё не влияют. Исключение по размеру — больничный по уходу за ребёнком до 8 лет: он оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа (пункт 1 части 3 статьи 7 255-ФЗ). Если задача — пособие, дальше работаете по Правилам № 585н; если пенсия — по 400-ФЗ и Правилам № 1015, и тогда итог сверяете с выпиской из ИЛС.

Где взять данные о стаже: бумажная трудовая книжка, СТД-Р, СТД-СФР и выписка из ИЛС

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде работодатели формируют с 1 января 2020 года. СФР прямо указывает на странице об электронной трудовой книжке, что в электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года, а бумажную книжку нужно сохранить как источник данных о прежней работе. Для работника со стажем с 2005 года это означает: 15 лет считаются по бумаге, остальное по электронным сведениям.

Бумажную книжку ведут по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н: он действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года и утверждает форму книжки, порядок ведения и хранения. Записи о приёме, переводе и увольнении в ней — основное подтверждение периодов работы до регистрации человека в системе персонифицированного учёта. После регистрации для пенсии приоритет у сведений индивидуального учёта (Правила № 1015, пункты 10, 11 и 43).

Электронные сведения существуют в двух формах. СТД-Р выдаёт работодатель по своим данным, СТД-СФР формирует Социальный фонд из своих информационных ресурсов (статья 66.1 ТК РФ). С 1 января 2023 года работодатель передаёт сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1, а с 2026 года действует обновлённая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. О приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора работодатель сообщает не позднее следующего рабочего дня после приказа (подпункт 2 пункта 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если запись о приёме вчерашняя, в СТД-СФР её ещё может не быть — это срок подачи, а не ошибка.

Для проверки пенсионного стажа нужна выписка из ИЛС: СТД-СФР показывает трудовую деятельность, а страховой стаж и пенсионные права отражены именно в ИЛС. Порядок её получения описан на странице СФР о сведениях о пенсионных правах: через Госуслуги выписку предоставляют в течение дня, в клиентской службе СФР или МФЦ её формируют сразу.

Когда в книжке нет записи или она неполная, для стажа по больничному принимают письменный трудовой договор, справки работодателя или госоргана, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты (пункты 9-10 Правил № 585н). В Добыто подписанные кадровые документы хранятся в электронном архиве сервиса, и их можно скачать в любой момент, поэтому приказ о приёме за прошлые годы не приходится искать по бумажным папкам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не отменяет бумагу полностью. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Прежде чем отказываться от бумажного архива, проверьте, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Образцы документов для подтверждения и исправления стажа

Комплект нужен, когда по книжке нельзя восстановить период: начните с формы СТД-Р, она закрывает период с 2020 года.

Как посчитать стаж по трудовой книжке вручную: правило 30 дней и 12 месяцев

Пункт 23 Правил № 585н задаёт формулу для каждого периода: дата окончания минус дата начала плюс 1 день. День приёма и день увольнения оба входят в стаж, поэтому без прибавленного дня каждая запись теряет сутки. После этого остатки дней по всем периодам складывают, каждые 30 дней переводят в полный месяц, каждые 12 месяцев — в полный год. Для пенсии те же правила перевода закреплены в разделе VIII Правил № 1015 (пункт 47).

Возьмём книжку с двумя записями, без пересечений. Первая работа — с 15.03.2019 по 10.08.2021, вторая — с 01.09.2021 по 18.12.2025. Расчёт по каждой записи и итог — в таблице.

Стаж 6 лет 8 месяцев 15 дней попадает в диапазон от 5 до 8 лет: больничный оплачивается в размере 80% среднего заработка. Если человек после 18.12.2025 устроился к вам, к итогу добавляется третий период — с даты приёма по день, предшествующий началу болезни, потому что стаж для пособия определяют на день наступления страхового случая (пункт 8 Правил № 585н), а не на дату закрытия листка.

Остатки дней переводят в месяцы только после сложения всех записей. Если округлять каждую запись отдельно, 27 и 18 дней пропадут, и в примере потеряется 1 месяц 15 дней. На границах 5 и 8 лет такая потеря меняет процент оплаты.

Как посчитать стаж по трудовой книжке: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите цель: больничный (Правила № 585н) или пенсия (400-ФЗ и Правила № 1015). От цели зависит, какие периоды включать.
2. Шаг 2. Выпишите из раздела «Сведения о работе» даты приёма и увольнения по каждой организации. Периоды с 2020 года сверьте с СТД-Р или СТД-СФР.
3. Шаг 3. Проверьте пересечения. Совпадающие по времени периоды, например основная работа и внешнее совместительство, учитываются один раз, по выбору работника, который он подтверждает заявлением (пункт 24 Правил № 585н).
4. Шаг 4. Для каждого периода вычтите дату начала из даты окончания и прибавьте 1 день. Запишите результат в годах, месяцах и днях.
5. Шаг 5. Сложите годы, месяцы и дни отдельными столбцами. Каждые 30 дней переведите в месяц, каждые 12 месяцев — в год.
6. Шаг 6. Для пособия добавьте текущий период работы до дня начала болезни и сравните итог с порогами: меньше 6 месяцев, 5 лет, 8 лет.

Работник, который приносит при приёме скан книжки, передаёт копию, а не саму книжку. Расчёт по скану допустим как рабочий черновик, но спорную запись проверяют по оригиналу или по сведениям СФР.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный электронной подписью, живут по разным правилам. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ бумажного документа. Прежде чем считать по нему стаж и ссылаться на него в споре, выясните, в каком режиме создан файл, который вам прислали.»

Перенесите итог в личную карточку работника Т-2

В унифицированной форме Т-2, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, стаж фиксируют в разделе I, пункт 8: общий, непрерывный и дающий право на надбавку за выслугу лет, с датой, на которую он посчитан. С 2013 года унифицированные формы не обязательны (статья 9 402-ФЗ), но если в компании карточка утверждена, дата расчёта в ней снимает вопрос, на какой день кадровик зафиксировал стаж.

Какие периоды входят в стаж для больничного и для пенсии

Запись в трудовой книжке не гарантирует, что период войдёт в стаж, а часть засчитываемых периодов в книжке не отражена вовсе. Перечни для пособия и для пенсии различаются, и с 2026 года в обоих появились изменения.

Самые частые расхождения дают ГПХ и учёба. Договор подряда, который работник показывает как «работу», в стаж для больничного попадает только с 2023 года и только как период, покрытый страхованием на условиях 255-ФЗ. Учёбу не засчитывают ни для пособия, ни для пенсии, даже если она записана в книжке. Если работник принёс справку о службе в армии, а в книжке запись о ней отсутствует, период всё равно входит в стаж для больничного: военный билет или справка из военкомата подтверждают его отдельно.

Если вы работодатель и пересчитываете стаж вручную по каждому больничному, большую часть этой работы снимает кадровая система, где стаж на дату приёма вводится один раз и дальше растёт автоматически. Ниже — как это устроено и где система ошибается без контроля кадровика.

Подсчёт стажа в кадровой системе: 1С:ЗУП, СЭДО и КЭДО

В 1С:ЗУП 3 виды стажа настраиваются в справочнике «Виды стажа» (раздел «Настройки»): среди предопределённых есть общий, непрерывный и медицинский, список можно дополнять. Начальные сведения о прежней работе вносят в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность». Программа не читает бумажную книжку: стаж на дату приёма кадровик считает по записям и вводит сам, после этой даты 1С увеличивает его автоматически по данным о работе в организации. Для проверки введённых данных в ЗУП 3.1 есть калькулятор «Рассчитать стажи» по указанным периодам.

Если вид стажа у сотрудника не задан, 1С считает его нулевым. Для стажа для больничного это означает расчёт пособия с ограничением, как при стаже меньше 6 месяцев, хотя у человека за плечами 10 лет работы. Проверяйте заполнение стажа до первого начисления пособия, а не после жалобы работника.

Северный стаж в ЗУП работает отдельно от общего справочника: его учёт и северная надбавка связаны с территориальными условиями и настройками оплаты. Состав видов стажа и расположение разделов зависят от редакции, релиза и настроек конкретной базы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

По пособиям стаж проверяет и СФР. В проактивном процессе фонд присылает работодателю запрос с данными для назначения пособия, и в ответе работодатель может изменить количество лет и месяцев стажа, если у него есть подтверждающие документы. Ответы на такие запросы ЗУП поддерживает с версии 3.1.18.364. С сентября 2026 года в ЗУП 3.1.38.92 у сообщений по пособиям новые идентификаторы — 10010 и 10110 вместо 100 и 101; инструкции со старыми номерами описывают тот же обмен. Обмен с типами 320 и 321 касается заработка, отдельного запроса стажа в нём нет.

В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически: кадровик ведёт стаж и расчёты в привычной базе, а приказы, заявления и согласия уходят на подпись в КЭДО.

Что стаж меняет при переходе на КЭДО

Дата начала трудовой деятельности определяет порядок перехода на электронный документооборот. Работники, начавшие трудовую деятельность до 1 января 2022 года, вправе отказаться от КЭДО; для тех, чей стаж начался позже, отдельное согласие не требуется.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Чем моложе коллектив, тем проще переход. Если у вас много людей со стажем, начатым до 2022 года, закладывайте на сбор согласий отдельное время. Ещё до выбора системы посчитайте, сколько таких работников и сколько из них вероятно откажутся: отказавшихся придётся вести в бумажном режиме параллельно, и это часть плана.»

Важный нюанс из практики: когда часть процессов переведена в электронный вид, а часть осталась на бумаге, кадровая служба живёт в двух режимах одновременно. Как переходное состояние это нормально, как постоянное — нет. Заранее определите, сколько продлится переход, и отслеживайте, кто по каким процессам переведён, если система этого не показывает.

В профиле сотрудника в Добыто видны должность, отдел и дата устройства. Её сверяют с приказом о приёме и записью в книжке до того, как стаж уйдёт в расчёт пособия.

Ошибки при подсчёте стажа и во что они обходятся

Ошибка в стаже стоит дороже всего на порогах: 5 лет и 8 лет для процента пособия и 6 месяцев для ограничения по МРОТ. У работника со стажем 7 лет 11 месяцев 25 дней вместо фактических 8 лет больничный оплатят в размере 80% вместо 100%: за каждый день болезни он недополучит пятую часть среднего дневного заработка, а спор и перерасчёт лягут на кадровую службу.

• Не прибавлен 1 день к периоду. Так считают «по разнице дат», потому что это быстрее. В книжке с 10 записями теряется 10 дней, и стаж может не дотянуть до порога.
• Дни округлены по каждой записи. Остатки отбрасывают, чтобы не возиться с суммированием. В примере выше так пропадает 1 месяц 15 дней.
• Совместительство посчитано дважды. Две записи за одни и те же месяцы складывают как два периода. По пункту 24 Правил № 585н засчитывается один, по выбору работника.
• В стаж включены учёба или ГПХ до 2023 года. Книжку читают как перечень «всего, где работал». Для пособия эти периоды не засчитываются.
• Стаж взят на дату закрытия листка. Для пособия нужен стаж на день начала болезни (пункт 8 Правил № 585н).
• В 1С не заполнен вид стажа. Начальный стаж не внесли при приёме, программа считает его нулевым и применяет ограничение.

Ошибки ввода начального стажа повторяются на всех сотрудниках, если их не поймать на старте. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки до того, как данные уйдут в расчёты по всему штату.

Как исправить ошибку в записи трудовой книжки

Если стаж не сходится из-за неверной даты в самой книжке, запись исправляют по приказу № 320н. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачёркивать неточную или неправильную запись запрещено: её признают недействительной и вносят правильную (пункт 12 приложения № 2 к приказу). Основанием служит приказ, по которому была сделана запись, или другой подтверждающий документ.

Когда расчёт системы нужно перепроверить вручную

Кадровая система ведёт стаж с даты приёма, но не заменяет кадровика в четырёх ситуациях. Периоды до 2020 года есть только в бумажной книжке, и их вводит человек. Совпадающие периоды требуют заявления работника о выборе, которого в программе нет. Северный стаж зависит от территориальных настроек базы. Спорный период без записи в книжке подтверждается договором, справками или выписками из приказов, и решение о его включении принимает кадровик, а не программа.

Стоимость КЭДО для учёта кадровых документов на 2026 год

Цена зависит от численности работников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт», интеграция с 1С и электронный архив появляются на тарифе «Бизнес». Условия по своей численности и пересчёт при смене тарифа сверьте на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП сотрудники получают через партнёров-удостоверяющих центров.

Выводы

Стаж по трудовой книжке считают под конкретную задачу: для пособия по Правилам № 585н, для пенсии по 400-ФЗ и Правилам № 1015. Арифметика одна — плюс день к каждому периоду, сложение остатков, перевод по 30 дней и 12 месяцев, совпадающие периоды один раз, — а перечни засчитываемых периодов разные. Бумажная книжка остаётся единственным источником за годы до 2020-го, электронные сведения и выписка из ИЛС закрывают остальное, а кадровая система избавляет от пересчёта только после того, как начальный стаж внесён и проверен.

Добыто берёт на себя документную часть этой работы: приказы, заявления и согласия подписываются электронно и хранятся в архиве, а модуль для 1С:ЗУП передаёт их в учётную систему, где кадровик ведёт стаж.

Частые вопросы о стаже и трудовой книжке

В выписке из ИЛС стаж меньше, чем по трудовой книжке. Что верно?

Для пенсии периоды до регистрации человека в системе персонифицированного учёта подтверждаются документами, прежде всего трудовой книжкой, а после регистрации — сведениями индивидуального учёта (Правила № 1015, пункты 10, 11 и 43). Если расхождение относится к годам до регистрации, в СФР подают книжку и подтверждающие документы. Если к годам после регистрации — проверяют, подавал ли работодатель сведения за этот период, и запрашивают у него исправление.

Трудовая книжка утеряна. Как подтвердить стаж для больничного?

Период работы с 2020 года виден в СТД-СФР. Для более ранних периодов по пунктам 9-10 Правил № 585н принимают письменный трудовой договор, справки работодателя или государственного органа, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Параллельно работник подаёт заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Где посмотреть сведения из трудовой книжки онлайн и как получить их у работодателя?

Выписку из электронной трудовой книжки (СТД-СФР) работник заказывает на Госуслугах, выписку о стаже и пенсионных правах — там же как выписку из ИЛС; обе содержат данные с 2020 года и позднее. У работодателя сведения запрашивают по форме СТД-Р письменным заявлением: по статье 66.1 ТК РФ в период работы их выдают не позднее трёх рабочих дней со дня заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Работник выбрал электронную трудовую книжку. По чему считать стаж до 2020 года?

По бумажной книжке, которую работодатель при выборе электронной формы выдаёт работнику на руки. Новые записи в неё не вносятся, но старые сохраняют силу как подтверждение периодов до 2020 года. Если работник её не сохранил, стаж за эти годы подтверждают договорами, справками и выписками из приказов.

Входит ли время на больничном в стаж для пенсии?

Да. Период получения пособия по обязательному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности назван в пункте 2 части 1 статьи 12 400-ФЗ. Он засчитывается при условии, что до или после него у человека были периоды работы или иной деятельности, указанные в статье 11 того же закона.