Заверенная трудовая книжка на практике означает копию всех заполненных листов бумажной книжки, на которой работодатель поставил отметку о заверении по пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016: слово «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата. Если копия уходит в банк, консульство или к новому работодателю, отметку дополняют строкой о месте хранения подлинника и печатью организации, если печать у неё есть. Копию выдают по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней и бесплатно, это статья 62 ТК РФ. Подписывает руководитель или сотрудник, которому право заверения передано ЛНА, приказом или доверенностью. Для бумажной книжки заверяет работодатель или нотариус, для электронной копии нет: вместо неё выдают сведения по форме СТД-Р у работодателя или СТД-СФР через Социальный фонд России.
Ниже разобран образец надписи по каждому реквизиту, фраза «Работает по настоящее время», выбор между заверением каждого листа и прошивкой, а также случаи, когда подпись кадровика без полномочий делает копию непригодной. Работодатель найдёт пошаговый порядок и срок, работник — способ проверить копию до того, как её вернут из банка. Ошибки заверения, нотариальный вариант, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Образец заверительной надписи на копии трудовой книжки
Пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 задаёт состав отметки о заверении копии, а для трудовых книжек этот стандарт применяют с 01.08.2017. Отметку размещают под реквизитом «Подпись», то есть ниже последней записи на листе, и она не должна закрывать текст копии. Для отметки допускается штамп: в нём заранее набраны слово «Верно» и строка о месте хранения подлинника, а должность, подпись, расшифровку и дату дописывают от руки.
Реквизиты отметки и то, как они выглядят на листе копии:
| Реквизит отметки | Как пишут на копии | Когда обязателен |
|---|---|---|
| Слово о заверении | «Верно» (в практике также «Копия верна») | Всегда |
| Должность заверившего | «Инспектор службы кадров», «Генеральный директор» | Всегда |
| Собственноручная подпись | Подпись от руки, факсимиле не подходит | Всегда |
| Расшифровка подписи | Инициалы и фамилия: «И.О. Фамилия» | Всегда |
| Дата заверения | Дата, когда копию заверили, а не дата последней записи | Всегда |
| Место хранения подлинника | «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» | Если копию передают в другую организацию |
| Печать организации | Оттиск захватывает часть надписи, но не перекрывает записи | Если копию передают в другую организацию и печать у работодателя есть |
Пять верхних реквизитов нужны на любой копии, два нижних добавляются, когда копия уходит за пределы компании. Для банка, консульства, СФР и нового работодателя это практически всегда так, поэтому кадровики держат полный вариант надписи как базовый.
Надпись «Работает по настоящее время»
ГОСТ такую фразу не предусматривает, но и запрета на неё нет, и банки при оформлении кредита её обычно просят. Запись делают на последнем листе копии ниже всех записей: текущая дата и фраза «Работает по настоящее время». Под ней руководитель или уполномоченный сотрудник указывает должность, ставит подпись, расшифровку и печать. Проверьте перед подачей, что дата у этой строки совпадает с датой заверения: копия с разными датами вызывает вопросы у получателя.
Каждый лист или прошивка
Копируют все заполненные листы, начиная с титульного, включая вкладыши. Дальше есть два допустимых варианта. Первый: отметку о заверении ставят на каждом листе. Второй: листы нумеруют и прошивают, концы нити на обороте последнего листа заклеивают бумажной наклейкой, пишут количество листов и оформляют одну заверительную надпись на обороте. Если в пачке заверены не все листы и она не прошита, получатель вправе считать незаверенные листы простой ксерокопией. Текст печатают на одной стороне листа: двусторонние копии принимают не во всех организациях.
Как заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зарегистрируйте письменное заявление работника и отметьте дату: от неё отсчитываются 3 рабочих дня.
- Шаг 2. Отсканируйте и распечатайте все заполненные листы книжки и вкладышей, начиная с титульного, на одной стороне листа. Проверьте, что текст читается полностью.
- Шаг 3. Выберите способ: заверение каждого листа или нумерация и прошивка с наклейкой на обороте последнего листа и указанием числа листов.
- Шаг 4. Оформите отметку: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата. Подписывает руководитель или сотрудник с оформленным правом заверения.
- Шаг 5. Для другой организации добавьте строку «Подлинник документа находится в … в деле № … за … год» и поставьте печать, если она есть, так, чтобы оттиск не закрывал записи.
- Шаг 6. Если работник просит, внесите на последнем листе дату и запись «Работает по настоящее время» с подписью уполномоченного лица.
- Шаг 7. Выдайте копию работнику не позднее третьего рабочего дня со дня подачи заявления.
Образцы приказов и форм для работы с трудовыми книжками
Комплект закрывает оформление полномочий, выдачу книжки и сведения о работе, первым стоит открыть приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Кто ставит подпись на копии трудовой книжки
Без отдельного документа о полномочиях копию заверяет руководитель организации: генеральный директор или индивидуальный предприниматель. Специалист по кадрам вправе подписать отметку только тогда, когда право заверять копии ему передано ЛНА, приказом или доверенностью. Если такого документа нет, кадровик готовит копию, а подпись под «Верно» ставит руководитель. Должность в надписи должна совпадать с должностью в документе о полномочиях: получатель копии, прежде всего банк, иногда просит этот документ показать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек сам по себе закрывает учёт, хранение и внесение записей. Право заверять копии надёжнее прописать в нём отдельной строкой или оформить отдельным приказом. В библиотеке образцов Добыто есть приказ о делегировании права подписи в КЭДО, но он регулирует электронные документы и полномочий на заверение бумажных копий не даёт: это разные полномочия, и каждое оформляется своим документом.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Полномочия подтверждаются по своим правилам, и подпись на самом документе их не заменяет. Когда документ за организацию подписывает не руководитель, а представитель, я проверяю отдельно два обстоятельства: действует ли документ о полномочиях на дату подписания и в каком виде он оформлен. Сверьте дату заверения копии со сроком доверенности до того, как отдавать копию работнику.»
Печать: когда нужна и что делать, если её нет
Печать ставят, когда копию передают в другую организацию, и только если печать у работодателя есть. Хозяйственные общества вправе работать без круглой печати, и заверенная ими копия имеет ту же силу без оттиска. Индивидуальный предприниматель без печати ограничивается подписью и расшифровкой. ГОСТ Р 7.0.97-2016 применяется добровольно, и банки, консульства и другие получатели вправе устанавливать свои требования к заверению, поэтому работнику стоит узнать их до подачи заявления.
Кто фактически подписал: урок из электронных споров
Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, районный суд сначала встал на сторону работодателя: у того были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил, а при новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек, что зафиксировала информационная система самого работодателя. Для заверения копий вывод тот же: значение имеет, кто реально поставил подпись и было ли у него право. В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию.
Электронная трудовая книжка: СТД-Р и СТД-СФР вместо заверенной копии
Если работник выбрал электронную трудовую книжку или поступил на работу впервые после 31.12.2020, копировать нечего: бумажной книжки у него нет. Сведения о работе подтверждают двумя документами. Работодатель по статье 66.1 ТК РФ выдаёт форму СТД-Р: в период работы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении в день прекращения трудового договора. Социальный фонд России выдаёт СТД-СФР на основании сведений, которые работодатели подают по форме ЕФС-1. Форму СТД-Р выдают на бумаге, заверенной надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного УКЭП работодателя, при её наличии. ПЭП и УНЭП для этого документа не подходят.
Сравнение способов подтвердить стаж и записи о работе:
| Документ | Кто выдаёт и как заверен | Срок и цена | Ограничение |
|---|---|---|---|
| Заверенная копия бумажной трудовой книжки | Работодатель, отметка по п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 | Не позднее 3 рабочих дней, бесплатно (ст. 62 ТК РФ) | Только пока книжка хранится у работодателя; после новой записи копия устаревает |
| СТД-Р | Работодатель, бумага с заверением или электронный документ с УКЭП | 3 рабочих дня в период работы, в день увольнения при увольнении | Сведения только о работе у этого работодателя |
| СТД-СФР | СФР через Госуслуги, сайт СФР, клиентскую службу, МФЦ; электронная выписка подписана усиленной подписью | Через Госуслуги в течение нескольких минут, бесплатно | Сведения с 1 января 2020 года; более ранний стаж есть только в бумажной книжке |
| Нотариальная копия | Нотариус, только с оригинала книжки | Платно, тариф конкретной нотариальной конторы | Работающему нужно взять книжку у работодателя под расписку |
Для человека со стажем до 2020 года и электронной книжкой после него полную картину дают только два документа вместе: копия бумажной книжки и СТД-СФР. Одна выписка из электронной трудовой книжки весь стаж не покрывает, а Социальный фонд прямо советует сохранять бумажную книжку.
Порядок перехода, способы просмотра сведений и сроки подачи отчётности работодателем описаны на странице Социального фонда России об электронной трудовой книжке: приём и увольнение работодатель отражает не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, поэтому свежая запись попадает в СТД-СФР с задержкой.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП получают через партнёров-удостоверяющих центров. Для СТД-Р в электронном виде нужна именно УКЭП работодателя, поэтому её наличие проверяют до того, как обещать работнику электронную форму.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Довод, что договоры займа подписывают кодом из SMS и суды это признают, к кадровым документам не относится. Прежде чем выдавать работнику сведения о трудовой деятельности в электронном виде, сверьте, какой вид подписи требует норма для этого документа.»
Факт: трудовые договоры, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и уведомления переводят в электронный вид, а трудовая книжка, приказ об увольнении, журнал инструктажей и акт о несчастном случае остаются только на бумаге.
Проверьте электронную подпись на выписке или СТД-Р
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Скан заверенной копии и распечатка выписки: что считается документом
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия. Электронный образ — электронная копия того, что изготовлено на бумаге. Электронный документ — то, что изначально создано в электронной форме. Скан копии трудовой книжки с рукописным «Верно» остаётся электронным образом, а выписка СТД-СФР с Госуслуг — электронным документом. К ним разные требования: скан заверенной копии не заменяет бумажный экземпляр там, где требуют оригинал заверения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем в споре о документе, — в каком режиме он создавался. Скан подписанной от руки бумаги и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а если подпись существует отдельно как криптографический реквизит — электронный документ.»
Важный нюанс из практики: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка выписки что-то подтверждала на бумаге, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Если получатель принимает электронные файлы, надёжнее передать саму выписку вместе с файлом подписи.
Заявление на копию, срок выдачи и ответственность работодателя
Отсчёт 3 рабочих дней начинается со дня подачи письменного заявления, устная просьба срок не запускает. Форма заявления законом не установлена: работник пишет, кому и от кого оно адресовано, какие документы нужны, ставит дату и личную подпись. Работодатель вправе закрепить в ЛНА свою форму и адресата, например начальника отдела кадров, где хранятся книжки. Требовать от работника указать, зачем ему копия, нельзя: ГИТ считает такое поле в форме заявления нарушением. По статье 62 ТК РФ вместе с копией трудовой книжки работник вправе запросить копии приказов о приёме, переводах и увольнении, справки о заработной плате и о периоде работы, и все они выдаются бесплатно.
В компаниях на КЭДО заявление о выдаче копий подписывают электронно: заявления работников входят в перечень документов, которые переводят в электронный вид. В Добыто такое заявление уходит ответственному по маршруту согласования, а дата подачи фиксируется автоматически, так что спор о начале трёхдневного срока не возникает. Бумажную копию книжки при этом по-прежнему готовят и заверяют от руки.
Сколько стоит задержка или отказ
Отказ или просрочка выдачи копии нарушают статью 62 ТК РФ, и работник вправе пожаловаться в ГИТ. Ответственность наступает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностного лица и ИП штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организации от 30 000 до 50 000 рублей. Копия, заверенная человеком без полномочий, формально выдана, но банк или консульство её не примут, и работник вернётся с тем же заявлением, а работодатель снова уложится в 3 рабочих дня только при повторной подготовке всей пачки.
Внимание: по части 8 статьи 75 АПК РФ письменные доказательства представляют в подлиннике или в надлежаще заверенной копии, и суд вправе потребовать оригинал, если копия подана в электронном виде. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Нотариальная копия трудовой книжки: когда без работодателя не обойтись
Нотариус заверяет копию только с оригинала трудовой книжки: заранее сделанные ксерокопии он не примет, потому что перед копированием сверяет записи. Неработающий человек приходит с книжкой и паспортом. Работающий сначала получает книжку у работодателя под расписку, затем возвращает её. Если нотариус находит ошибки или неточности в записях, он предлагает сначала исправить их у работодателя. Услуга платная, размер тарифа уточняют в конкретной конторе.
Нотариальная копия нужна, когда получатель прямо требует нотариальное заверение или когда работодателя, который вёл книжку, уже нет. В остальных случаях копия от работодателя по статье 62 ТК РФ бесплатна и выдаётся не позднее 3 рабочих дней.
Когда заверенная копия не решает задачу
- После заверения в книжке появилась новая запись: ранее сделанная копия уже не отражает текущие сведения, её делают заново.
- Получатель ограничивает срок давности копии: закон срок действия не устанавливает, но банки и другие организации обычно принимают копию не старше 30 дней, а при крупных суммах просят подготовленную за 3-14 дней.
- Человек перешёл на электронную трудовую книжку: записи после перехода подтверждают СТД-Р или СТД-СФР, а не копия бумажной книжки.
- Нужен стаж за периоды до 2020 года: СТД-СФР их не покажет, нужна копия бумажной книжки.
Ошибки при заверении копии трудовой книжки
Копию возвращают из банка или консульства по одним и тем же причинам, и почти все они видны при проверке пачки перед выдачей:
- Оттиск печати закрывает записи. Получатель не может прочитать даты или номера приказов. Печать ставят так, чтобы она захватывала надпись, но не перекрывала текст копии.
- Изношенная печать. По оттиску не читается наименование организации.
- Неполная отметка. Нет должности, расшифровки или даты, либо подписал сотрудник без права заверения.
- Исправления в надписи. Помарки и зачёркивания в отметке делают копию непригодной. Лист заново распечатывают и заверяют.
- Заверены не все листы. Допустимо только при прошивке, нумерации и заклеенной наклейке с числом листов.
- Скопированы не все заполненные листы. Пропущен вкладыш или разворот со сведениями о награждении, и стаж по копии не сходится.
Отдельная ситуация — ошибка в самой трудовой книжке, а не в копии. Заверять копию с неверной записью бессмысленно: сначала запись исправляют в оригинале по правилам ведения трудовых книжек, затем делают новую копию.
Полезно знать: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Споры проигрывают не из-за формата, а из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа, неоформленных полномочий.
Стоимость КЭДО для кадровых документов: тарифы 2026 года
Цена кадрового электронного документооборота зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с 1С. Заявления о выдаче копий, приказы и уведомления переводятся в электронный вид, а бумажная трудовая книжка остаётся в бумажном контуре при любом тарифе.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и выбранного тарифа, а при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Копию бумажной трудовой книжки работодатель выдаёт по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней и бесплатно, а отметка на ней состоит из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки и даты, для внешнего получателя плюс строка о месте хранения подлинника и печать при её наличии. Подпись ставит руководитель либо сотрудник, чьё право заверения оформлено документально. Если книжка ведётся в электронном виде, вместо копии работник получает СТД-Р у работодателя или СТД-СФР через Госуслуги, а стаж до 2020 года по-прежнему подтверждает только бумажная книжка.
Добыто переводит в электронный вид заявления, приказы и уведомления, из которых складывается работа с копиями и сведениями о трудовой деятельности, и оставляет трудовую книжку там, где её оставляет закон, — на бумаге.
Частые вопросы
Обязан ли работник писать в заявлении, зачем ему копия трудовой книжки?
Нет. Статья 62 ТК РФ требует только письменного заявления и не обязывает работника объяснять цель. Если в утверждённой работодателем форме заявления есть обязательное поле «для чего нужна копия», ГИТ расценивает это как нарушение трудового законодательства.
Сколько действует заверенная копия трудовой книжки?
Закон срок действия копии не устанавливает, ни для заверенной работодателем, ни для нотариальной, ни для выписки с Госуслуг. Срок задаёт получатель: банки и другие организации обычно принимают копию не старше 30 дней, а при кредитах на крупные суммы просят подготовленную за 3-14 дней до подачи. Любая новая запись в книжке делает прежнюю копию неактуальной.
Можно ли принести нотариусу готовые ксерокопии трудовой книжки?
Нет. Нотариус снимает копии сам и только с оригинала: перед копированием он проверяет записи. Работающему нужно получить книжку у работодателя под расписку и вернуть её после заверения. Если нотариус заметит ошибки в записях, он предложит сначала исправить их у работодателя.
Примут ли копию, распечатанную с двух сторон листа?
Не везде. Часть организаций принимает только копии, где текст напечатан на одной стороне листа. Чтобы не переделывать пачку, каждый разворот книжки распечатывают на отдельном листе с одной стороны.
Нужно ли писать слово «Копия» в верхней части листа?
ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методические рекомендации к нему такого требования не содержат: обязательна только отметка о заверении по пункту 5.26. Организация вправе закрепить надпись «Копия» в своей инструкции по делопроизводству, тогда кадровики проставляют её на каждой копии.
Какой штраф грозит малому бизнесу за невыдачу копии?
С 06.04.2022 по Федеральному закону от 26.03.2022 № 70-ФЗ малые и микропредприятия отвечают по статье 5.27 КоАП РФ как ИП: от 1 000 до 5 000 рублей, а не 30 000-50 000 рублей, как обычные юрлица. Этот же закон запрещает наказывать организацию, если за то же нарушение уже оштрафовано её должностное лицо.
Как подтвердить стаж до 2020 года, если трудовая книжка электронная?
СТД-СФР содержит сведения только с 1 января 2020 года, поэтому более ранний стаж подтверждает бумажная трудовая книжка, которую работнику выдали при переходе на электронный формат. Для полного подтверждения стажа подают заверенную копию бумажной книжки или её нотариальную копию вместе с СТД-СФР.
