Работник забрал трудовую книжку что зафиксировать работодателю в документах

Работник забрал трудовую книжку — у работодателя должно остаться письменное подтверждение: когда, на каком основании и кому её выдали. При увольнении книжку выдают в день прекращения трудового договора с заверенной записью об увольнении (статья 84.1 ТК РФ). При переходе на электронную трудовую книжку её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления и вносят запись о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ. Любую выдачу отражают в книге учёта движения трудовых книжек. Главное различие — вернётся книжка или нет: выданную на время по статье 62 ТК РФ работник возвращает не позднее 3 рабочих дней после получения её в органе социального страхования, а после выбора ЭТК работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Материал показывает, какую запись вносит кадровая служба в каждом случае, какие графы заложить в книгу учёта, если её форму вы разрабатываете сами, и как составить уведомление при неявке, чтобы от ответственности за задержку освобождала уже дата отправки. Образцы документов и сводная таблица по шести основаниям идут в первой трети. Сроки подачи ЕФС-1 в Социальный фонд России, типичные ошибки со штрафами по статье 5.27 КоАП, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы подтверждают, что работник получил трудовую книжку

На дату публикации порядок выдачи и учёта задаёт приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которым утверждены форма трудовой книжки и Порядок её ведения и хранения. Приказ действует с 1 сентября 2021 года до 1 сентября 2027 года. Выдаче работнику посвящён раздел VII Порядка, учёту и хранению — раздел VIII.

Центральный документ — книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. По пункту 40 Порядка её форму работодатель разрабатывает самостоятельно. Обязательны три вещи: в книге отражаются книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и книжки и вкладыши, выдаваемые вновь, с серией и номером; листы пронумерованы и прошнурованы; книга заверена подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью, если она есть.

Нюанс в том, что приказ 320н не перечисляет колонки для выдачи книжки на руки и не говорит прямо, где работник расписывается при получении. Поэтому графы о выдаче работодатель закладывает сам, и от них зависит, чем он потом докажет дату выдачи. Рабочий набор граф: дата выдачи, основание (увольнение, статья 62, статья 66.1, дубликат), подпись работника в получении, подпись ответственного лица и дата возврата — для книжки, выданной на время.

Кто именно выдаёт книжку, тоже фиксируется документом. Пункт 42 Порядка обязывает работодателя назначить приказом уполномоченное лицо, которое ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки. Без такого приказа запись в книге учёта подписывает человек без полномочий, и заверение записи об увольнении теряет опору.

Полный комплект, из которого под конкретное основание берутся нужные позиции:

• Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей — строка с датой выдачи, основанием и подписью работника. Нужна при любом основании.
• Письменное заявление работника — при выдаче на время по статье 62 ТК РФ и при переходе на ЭТК по статье 66.1 ТК РФ. Дата и регистрационный номер заявления переносятся в графу 4 трудовой книжки.
• Запись в самой трудовой книжке — об увольнении или о подаче заявления по статье 66.1 ТК РФ, заверенная подписью работодателя или ответственного лица и печатью при её наличии.
• Расписка о получении трудовой книжки — отдельный документ на случай, если в книге учёта нет графы для подписи работника или книжку передают вне кадровой службы.
• Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой и доказательство отправки — если работник в день увольнения отсутствует или отказывается брать книжку.
• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.
• Сведения о трудовой деятельности в составе ЕФС-1 — при увольнении и при подаче заявления о выборе формы трудовой книжки.

Если в компании ведётся личная карточка работника, отметку о выдаче книжки при увольнении дублируют в ней с подписью работника. Приказ 320н этого прямо не требует, но так у работодателя появляется второй документ с той же датой. Проверьте свою книгу учёта: если в ней нет графы для подписи работника в получении и графы для даты возврата, добавьте их при заведении следующей книги, а до этого оформляйте выдачу распиской.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В старых образцах и обучающих роликах до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1. Для меня это индикатор: если в образце устарела одна деталь, проверять надо все. Из таких источников мы берём только логику и перечни, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем с действующей редакцией нормы.»

Образцы документов для фиксации выдачи трудовой книжки

Начните с книги учёта движения трудовых книжек: в ней отражается любая выдача, остальные документы нужны под конкретное основание.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Что фиксировать при каждом основании выдачи трудовой книжки: сводная таблица

Трудовая книжка покидает кадровую службу по шести основаниям, и у каждого свой срок, своя запись и своя отчётность перед Социальным фондом России.

Книга учёта присутствует в каждой строке, а запись в самой книжке и отчётность в СФР меняются от основания к основанию. Выдача по статье 62 ТК РФ — единственный случай, когда книжка должна вернуться к работодателю, поэтому для неё в книге учёта нужна вторая дата. Определите основание до того, как отдавать книжку: от него зависит, какая запись появится в графе 3.

Увольнение: запись, заверение и подпись работника в день выдачи

Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна точно соответствовать тексту приказа (пункт 9 Порядка 320н). Причину указывают в формулировке ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на статью, часть и пункт. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением сторон.

Перед выдачей все записи, внесённые за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы, если печати есть (пункт 36). В этот же день работодатель производит с работником окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ, а по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой.

Как оформить выдачу трудовой книжки при увольнении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте запись об увольнении с приказом: дата, формулировка причины, ссылка на статью, часть и пункт закона, в графе 4 — наименование, дата и номер приказа.
2. Шаг 2. Заверьте все записи за период работы подписью ответственного лица и печатью, если она есть. Если книжка заполнялась и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
3. Шаг 3. Внесите в книгу учёта движения трудовых книжек дату выдачи и основание, получите подпись работника в получении. Если графы для подписи нет, оформите расписку.
4. Шаг 4. Выдайте книжку в последний день работы вместе с расчётом и копиями документов, если работник подал о них заявление.
5. Шаг 5. Направьте в Социальный фонд России сведения об увольнении в составе ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
6. Шаг 6. Если работник в этот день отсутствует или отказывается забрать книжку, в тот же день подготовьте и отправьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой.

Когда заявление об увольнении поступает через систему КЭДО, спор с работником идёт уже не о книжке, а о том, кто и как подписал заявление. Мы в Добыто разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет пользоваться системой.

Работник не пришёл за трудовой книжкой или отказался её брать

Если в день увольнения выдать книжку невозможно из-за отсутствия работника или его отказа, работодатель обязан направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой (часть 6 статьи 84.1 ТК РФ, пункт 37 Порядка). Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Отправлять саму книжку почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Уведомление работает как документ, только если в нём есть оба варианта: прийти лично или согласиться на пересылку. Дата отправки доказывается почтовыми документами, поэтому их хранят вместе с копией уведомления, а в книге учёта книжка остаётся числиться невыданной.

Что об этом думает ГИТ: в разборе типовой ситуации инспекция указала два нарушения работодателя. Он отправил уведомление с требованием явиться за книжкой в течение 7 рабочих дней, но не указал в нём возможность дать согласие на пересылку. После неявки работника он отправил книжку почтой без его письменного согласия. Правильный порядок по позиции ГИТ: без согласия книжка остаётся храниться у работодателя, а по письменному обращению выдаётся не позднее 3 рабочих дней.

Полный разбор этой ситуации с перечнем прав работника опубликован на портале Роструда Онлайнинспекция.РФ в разделе о выдаче трудовой книжки: там же перечислены основания для жалобы и размеры штрафов.

Статья 84.1 ТК РФ отдельно называет случаи, когда работодатель не отвечает за задержку при несовпадении последнего дня работы с днём оформления увольнения: увольнение за прогул по подпункту «а» пункта 6 части первой статьи 81, прекращение договора в связи с осуждением работника по пункту 4 части первой статьи 83 и увольнение женщины, срочный договор с которой продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам по части второй статьи 261 ТК РФ.

Невостребованные трудовые книжки и дубликаты хранятся у работодателя до востребования в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункт 43 Порядка). Если бывший работник обращается за книжкой спустя время, фиксируют дату его письменного обращения: от неё отсчитываются 3 рабочих дня на выдачу.

Работник выбрал электронную трудовую книжку: запись о выдаче и отчёт в СФР

После письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ работодатель выдаёт бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. Это прямо установлено частью 3 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, которым в ТК РФ введены сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Срок — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения (пункт 35 Порядка 320н).

Запись о выдаче вносится в раздел «Сведения о работе» по схеме пункта 35:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата выдачи трудовой книжки, а не дата заявления;
• графа 3 — «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• графа 4 — заявление работника с датой и номером его регистрации.

Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя или кадровой службы при их наличии. Поскольку в графу 4 идут дата и номер регистрации, заявление регистрируют в день поступления: без номера запись заполнить по Порядку нельзя. В книге учёта выдачу отражают так же, как при увольнении, с подписью работника.

Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности для Социального фонда России. В составе ЕФС-1 подраздел 1.1 со сведениями о заявлении подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором заявление получено. Пример: заявление подано 16 января 2026 года — ЕФС-1 не позднее 25 февраля 2026 года; если последний день выпадает на выходной, отчёт переносится на следующий рабочий день.

Переход работает в одну сторону. Закон 439-ФЗ позволяет работнику, который раньше выбрал бумажную книжку, позже подать заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности, а обратного перехода не предусматривает. Поэтому перед выдачей работнику полезно знать, что бумажная книжка после этой записи работодателем больше не ведётся, а сведения за период работы он получит в форме, которую укажет в заявлении: на бумаге, заверенной надлежащим образом, или электронным документом с УКЭП, если она есть у работодателя.

Если заявления принимаются через КЭДО, спор возникает не о выдаче книжки, а о том, кто подписал заявление. В Добыто заявления работников подписываются ПЭП или УНЭП, которые выпускаются сотрудникам бесплатно на всех тарифах; сама трудовая книжка и запись в ней остаются на бумаге и оформляются ответственным лицом.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для спора недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если заявления принимаются через КЭДО, проверьте, описан ли порядок идентификации работника при подписании в вашем локальном акте и фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи.»

Когда выдавать и фиксировать нечего

Выдача книжки не оформляется, если книжка на работника не ведётся. Таких ситуаций три:

• Работник впервые поступил на работу после 31 декабря 2020 года. По части 8 статьи 2 закона 439-ФЗ трудовые книжки на таких лиц не оформляются, сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
• Работа не является для работника основной. Работодатель ведёт книжку на тех, кто проработал у него свыше пяти дней и для кого это основное место работы (пункт 2 Порядка). Совместитель не предъявляет книжку, если её ведёт работодатель по основному месту работы.
• Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем. Пункт 2 Порядка выводит таких работодателей из обязанности вести трудовые книжки.

В этих случаях запрос работника закрывается выдачей сведений о трудовой деятельности или копий документов, связанных с работой, по статьям 62 и 66.1 ТК РФ.

Выдача трудовой книжки на время по статье 62 ТК РФ

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее 3 рабочих дней выдать трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник обязан вернуть её не позднее 3 рабочих дней со дня получения книжки в органе, который осуществляет обязательное социальное страхование. Трудовой договор при этом продолжается, и работодатель остаётся ответственным за ведение книжки: запись в неё Порядок 320н не предусматривает, поэтому весь след такой выдачи — в заявлении и книге учёта.

Отсюда состав документов: заявление работника с указанием цели, дата выдачи и подпись работника в книге учёта, дата возврата и подпись ответственного лица при приёме книжки обратно. Если книжка не вернулась в срок, фиксируют это письменным запросом работнику о возврате с отметкой о вручении: так у работодателя появляется дата, после которой невозврат лежит на работнике.

Часто выдавать оригинал не нужно. Та же статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по заявлению выдать заверенные копии документов, связанных с работой: выписку из трудовой книжки, копии приказов о приёме, переводах и увольнении, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и о периоде работы. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются бесплатно. Уточните у работника, что именно запросил орган: если достаточно заверенной копии, оригинал остаётся в кадровой службе.

Ошибки при выдаче трудовой книжки и во что они обходятся

Ошибки при выдаче книжки редко видны в день выдачи. Они всплывают при жалобе в ГИТ, при споре о задержке или когда работник теряет книжку, которую работодатель должен был вести.

1. Книжку выдали при переходе на ЭТК без записи о подаче заявления. Так делают, чтобы уложиться в 3 рабочих дня, если заявление не зарегистрировано и графу 4 заполнить нечем. Запись обязательна по части 3 статьи 2 закона 439-ФЗ и пункту 35 Порядка; её отсутствие — нарушение трудового законодательства, которое ГИТ квалифицирует по части 1 статьи 5.27 КоАП.
2. Выдачу не отразили в книге учёта. Экономят время, рассчитывая на устную договорённость. При споре о задержке у работодателя нет документа с датой выдачи, а по статье 234 ТК РФ задержка выдачи трудовой книжки обязывает возместить работнику неполученный заработок.
3. Книжку отдали на время без заявления и без даты возврата. Ответственность за ведение книжки при этом остаётся у работодателя. Если книжка утрачена по вине работодателя, по пункту 29 Порядка он обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж до поступления на работу, и выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления.
4. Уведомление при неявке отправили без варианта пересылки или книжку выслали без согласия. Это позиция ГИТ из разобранной выше ситуации: оба действия признаются нарушением части 6 статьи 84.1 ТК РФ, а освобождение от ответственности за задержку не наступает.
5. Запись об увольнении не заверили или внесли не в день увольнения. Пункт 9 и пункт 36 Порядка требуют и того, и другого; расхождение записи с приказом становится основанием для исправления через признание записи недействительной.

Цена ошибки складывается из двух частей. Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП составляет для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей или предупреждение, для индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Вторая часть — неполученный заработок работника за всё время задержки по статье 234 ТК РФ, который зависит от его среднего заработка и длительности задержки. Обе части снимаются одним документом: строкой в книге учёта с датой выдачи и подписью работника либо почтовым подтверждением отправки уведомления.

Трудовая книжка и КЭДО: что остаётся на бумаге

Трудовая книжка входит в короткий перечень документов, которые при переходе на кадровый электронный документооборот остаются бумажными. Заявления работников, приказы, уведомления и согласия переводятся в КЭДО, а запись в книжке, её заверение и подпись работника в получении делаются на бумаге. Книга учёта тоже бумажная по устройству: требование пронумеровать, прошнуровать и заверить её подписью руководителя рассчитано на бумажный носитель.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Скан трудовой книжки в личном деле: электронный образ, а не подлинник

Перед выдачей книжки на руки кадровые службы часто сканируют заполненные развороты и кладут скан в электронное личное дело. Такой файл остаётся электронной копией бумажного документа. Подлинником он не становится, и подтверждать им запись в споре приходится вместе с книгой учёта и приказом.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Скан подписанного от руки документа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Как заявления о выдаче книжки проходят через КЭДО

Заявление о выдаче книжки по статье 62 ТК РФ или о выборе ЭТК относится к документам, которые можно оформлять электронно. В Добыто кадровик создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, работник подписывает заявление с телефона, и оно уходит в электронный архив с датой подписания. Эта дата и становится отправной точкой для 3 рабочих дней на выдачу. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: так проверяется, что работники действительно подписывают документы сами.

Стоимость КЭДО Добыто для кадровых документов вокруг трудовой книжки

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив.

Для компании до 25 сотрудников, где кадровые документы подписывают ПЭП и УНЭП, хватает начального тарифа; интеграция с 1С и электронный архив для заявлений работников входят в тариф «Бизнес». Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; цены действительны на дату публикации.

Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, модуль Добыто синхронизирует документы автоматически: заявление уходит из 1С на подпись и возвращается со статусом подписания.

Выводы

Выдача трудовой книжки доказывается не самим фактом передачи, а документами, которые кадровая служба оформила в тот же день. Общая для всех случаев опора — книга учёта с датой и подписью работника; остальной набор определяется основанием: заверенная запись об увольнении, запись о заявлении по статье 66.1, дата возврата при выдаче на время или уведомление с двумя вариантами при неявке. Отчётность в СФР тоже привязана к основанию, а ошибки обходятся штрафом по статье 5.27 КоАП и неполученным заработком работника.

Добыто закрывает электронную часть этой работы: заявления работников подписываются в КЭДО и попадают в архив с датой, от которой считаются сроки, а бумажная часть остаётся за ответственным лицом и книгой учёта.

Частые вопросы о выдаче трудовой книжки

Сохраняется ли бумажная трудовая книжка при смене работы, если работник не выбирал ЭТК?

Да. Если работник не подавал заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку по статье 66 ТК РФ. По части 4 статьи 2 закона 439-ФЗ право на ведение бумажной книжки сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям, поэтому новый работодатель принимает книжку и регистрирует её в книге учёта движения трудовых книжек.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку, которую ему выдали на руки?

Работник заявляет об утрате работодателю по месту работы, где внесена последняя запись, и тот выдаёт дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня заявления (пункт 27 Порядка 320н). Стаж до поступления к этому работодателю вносится в дубликат суммарно и по периодам только на основании подтверждающих документов. Чтобы не зависеть от бумаги, работник со стажем до 1 января 2020 года вправе обратиться в Социальный фонд России с заявлением о включении этих периодов в свои сведения о трудовой деятельности (часть 6.1 статьи 2 закона 439-ФЗ).

Как дистанционному работнику передать трудовую книжку для внесения записи?

По пункту 2 Порядка 320н сведения о работе дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию, если он предоставит её работодателю, в том числе направив по почте заказным письмом с уведомлением. Поступление книжки отражают в книге учёта, а обратную отправку оформляют с согласия работника и с сохранением почтовых документов.

Какие документы предъявить новому работодателю после перехода на электронную трудовую книжку?

При заключении трудового договора работник предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 65 ТК РФ). Сведения можно получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в Социальном фонде России или через портал Госуслуг в форме электронного документа с УКЭП (статья 66.1 ТК РФ). Бумажная книжка с записью о подаче заявления остаётся у работника как документ о стаже за прежние периоды.

В какой срок вносятся записи о приёме, переводе и увольнении?

Записи о приёме, переводе на другую постоянную работу, квалификации и награждениях вносятся на основании приказа или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения (пункт 9 Порядка 320н). Все записи должны точно соответствовать тексту приказа, сокращения вида «пр.» или «пер.» не допускаются.

Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы одного из разделов?

Книжку дополняют вкладышем, который оформляется и ведётся в том же порядке и без трудовой книжки недействителен (пункт 32 Порядка). На титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером вкладыша, а если места нет — на титульном листе первого вкладыша (пункт 33). Выданный вкладыш отражают в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей.